Repræsentantskabsmøde afholdtes torsdag den 27. november 2014 kl på Radisson SAS, Scandinavia Hotel Aarhus, Margrethepladsen 1, 8000 Aarhus C.

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde afholdtes torsdag den 27. november 2014 kl på Radisson SAS, Scandinavia Hotel Aarhus, Margrethepladsen 1, 8000 Aarhus C. Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af repræsentantskabsprotokol. 3. Orientering ved formanden. 4. Indkomne forslag. 1. Forslag om afd. 43, Veri Centret træder i likvidation. Afdelingens ejendom Veri Centret er solgt ultimo Forslag om at afd. 70, Volden II træder i likvidation. Afdelingens ejendom på Volden, 8000 Aarhus C er solgt i Forslag om salg af ubebygget grund på 648 m2 i afd. 40, Veri I beliggende ved Tjelevej. 4. Forslag om mindre arealoverførsel fra afd. 41, Veri II til afd. 40, Veri I. 5. Forslag om godkendelse af byggeprojekt af ca. 200 til 250 almene ungdomsboliger på godsbanearealerne, som fremtidig afd Valg af kredsdelegerede til BL s 5. kreds. 6. Valg af 2 redaktører for 2 år til Beboer Nyt. På valg er: Lene Schødt, afd. 9 og Hans Sejr Stentoft, afd Valg af 2 suppleanter for 1 år til Beboer Nyt På valg er Mads Siim, afd. 24 og Victoria Trolle-Millbrath, afd Eventuelt. Erik Piilgaard bød, på foreningens vegne, repræsentantskabet, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, funktionærer samt tillidsrepræsentanter velkommen til repræsentantskabsmødet. 1. Valg af dirigent Peter Kragballe blev valgt som dirigent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødet, ifølge foreningens vedtægter, var indkaldt rettidigt, hvorved mødet var beslutningsdygtigt. Dirigenten oplæste herefter den udsendte dagsorden som blev godkendt.

2 Dirigenten nedsatte herefter følgende stemmeudvalg: Susanne S. Nielsen afd. 2, Vibeke Jørgensen afd. 6, Gitte Frandsen afd. 31, Pia Rohde afd. 38, Bruno Ansberg afd. 58, Jan Nielsen Afd. 9, Lisbeth Høstrup afd. 15, Søren Hvorslev Jensen afd. 26 samt Katrine Sørensen Administrationen. 2. Godkendelse af repræsentantskabsprotokol. Repræsentantskabsprotokollen fra den 19. juni 2014 blev godkendt. 3. Orientering ved formanden. Skriftlig orientering Projektafdelingen Digitalisering Indkøring af digital drift og vedligeholdelse er nu i mere faste rammer. Siden starten, i 2012, har programmet udviklet sig, så de begrænsninger vi oplevede i starten nu er rettet. I forbindelse med afleveringen af afdeling 65, Æblelunden, kunne vi for første gang lade entreprenøren opdatere bygningsdelskort med korrekte specifikationer. Vi forventer ved fremtidige bygge- og renoveringsopgaver, at bygningsdelskort og afdelingens model i Revit 3D tegneprogrammet vil være opdateret allerede i starten af byggeprocessen. På samme måde vil programmet DOtAB, der via QR koderne giver adgang til bygningsdelskortene bidrage til bedre grundlag for afdelingernes planlægning. Pt. er der oprettet bygningsdelskort, hvoraf ca allerede er forsynet med billeder. Bygningsdelskortene skal nu suppleres med opdaterede oplysninger om, hvordan de planlagte arbejder ønskes udført. Her får afdelingsbestyrelserne via bygningsdelskortet mulighed for, at deres ønsker og krav til de planlagte arbejder fremover vil fremgå.

3 De tidligere bygningsdelskort og opgavebeskrivelser ligger i mapper og arkivskabe, disse oplysninger kan naturligvis findes frem, men har afdelingsbestyrelserne ønske om ændringer til planlægningen, er det en god ide at drøfte det med inspektørerne og lokalinspektørerne forud for næste budgetlægning. Af hensyn til nye repræsentantskabsmedlemmer gentages principperne for ansvar og fordeling af PV arbejder. Inspektørerne er ansvarlige for den overordnede PV planlægning, men den praktiske planlægning er fordelt efter denne model. Som det fremgår af modellen varetager inspektørerne eftersyn og budgetlægning af alle primære bygningsdele og tekniske installationer. Lokalinspektøren forestår eftersyn og budgetlægning af øvrige opgaver, haver, hegn, maskiner, vaskerier, hvidevarer, køkkener, og lignende. Med et samlet digitalt system, hvor alle oplysninger kan lagres, har vi nu en unik mulighed for at registrere, hvad der tilhører boligen, altså afdelingens pligt til vedligeholdelse, og hvad har beboeren selv installeret eller selv overtaget vedligeholdelse af, f. eks køleskabe, vaskemaskiner, emhætter, belysning, trapper, haver, carporte, skure, drivhuse og lignende. Netop her er der meget stor forskel afdelingerne imellem også mellem de enkelte lejemål. Det er derfor vigtigt med dialog med afdelingsbestyrelserne. Mange aftaler går langt tilbage og jo bedre viden des bedre bygningsdelskort, QR koderne er under omdeling, og beboerne bliver anvist i, hvorledes de skal placeres.

4 Ved at scanne QR koden kan en medarbejder se, hvad der hører til afdelingens basisindretning. Også uden QR koden kan inspektør og lokalinspektør, på en tablet kalde bygningsdelskortet frem og bruge dem ved eftersyn. Helhedsplaner og byggesager Afdeling 7, Ringkøbingvej Skema B er nu godkendt, og entreprenøren Ejner Kornerup har påbegyndt arbejdet i afdelingen. Afdeling 24, Skovgårdsparken Arbejdet skrider nu bedre frem, men det kniber stadig hovedentreprenøren MT Højgaard, at holde de aftalte tider i de enkelte lejligheder, dette er til meget stor gene for beboerne. Det forventes renoveringen afsluttes: blokke juni 2015, rækkehuse juli Fælleshuset er færdigt. Afdeling 25, Klostervangen Landsbyggefonden har igen udsat behandling af sagen, forventes genoptaget inden nytår. Afdeling 12, Riisvangen II Ombygning af Riisvangen 3. Licitation vedrørende installationsfag måtte igen gå om, grundet for høje priser. Afdeling 20, Niels Ebbesens Gård Ombygning af institutioner. Projekt er sendt i udbud, skema B forventes indsendt i december. Afdeling 29, Højhus Langenæs Det ledige erhvervslejemål i stueetagen, har været forsøgt udlejet gennem længere tid. Mulighed for at finde ny lejer anses for udelukket. Afdelingen undersøger nu mulighed for ændring til boliger, Aarhus Kommune har givet tilsagn til kvote. Det vurderes, at der kan indrettes fem boliger.

5 Driftsafdelingen Repræsentantskabsweekend d. 4. oktober AABs administration har nedsat projektgrupper, der arbejder med hvorledes AAB skal håndtere de udfordringer, der er i forhold til: 1. indeklima og dermed skimmel. 2. Leverandørstyring og indkøb 3. Syn. Det var derfor en kærkommen opfordring, vi fik fra kursusudvalget om at deltage på repræsentantskabsweekenden i Rebild Formålet med workshoppen var, at få beboerrepræsentanternes input til hvordan AAB skal håndtere og arbejde med de 3 problemstillinger. Vi arbejdede i grupperum, hvor der blev lagt op til en debat, hvor grupperne vendte egne forventninger og problemstillinger, der havde værdi i forbindelse med vedtagelse af en ny procedure til håndtering af indeklima, indkøb og syn. Workshoppen har skabt mange inputs til udformningen af nye procedurer således, at der er en fælles forståelse for hvilke tiltage der forventes fra AABs side, og hvordan evt. finansiering skal ordnes. Serviceviften I Rebild var serviceviften på dagsordenen, denne gang for at lave en forventningsafstemning i forhold til de værktøjer serviceviften giver mulighed for i det daglige samarbejde. Lokalinspektør og varmemester afholder møde med den enkelte afdelingsbestyrelse inden udgangen af december for at forventningsafstemme serviceviften for 2015, og eventuelle budget-konsekvenser skal afklares med økonomi afdelingen. Tusind tak for nogle inspirerende og givtige timer Netværk m.v. Vores interne netværk udvides stadig løbende. Der er ca steder/punkter i netværket hvor der hentes data hjem til Langelandsgade, eller sendes data ud til de enkelte afdelinger. Bag ved disse punkter kan der igen ligge mange datapunkter. Eksempelvis er der flere tusinde energi-målere. Auktionsforsøg: Der er i sommeren 2014, som forsøg, gennemført budrunde på næsten samtlige arbejdsopgaver i afdeling 14. Forsøget er ikke færdig evalueret endnu. Der er ved at udbyde opgaverne opnået besparelser på mellem 2 % og 75 % pr. opgave. Et forsigtigt skøn viser en gennemsnitlig besparelse på 26 % pr. opgave ved at sammenligne de to laveste bud. Sker sammenligningen på laveste og højeste bud er besparelsen større. Kridthøjparken. Det nye varmemesterkontor mener vi kan deltage i Fra skrot til Slot. Kontoret bliver aldeles tidssvarende og velfungerende. Kontoret er udarbejdet i fantastisk godt sammenarbejde med bestyrelsen. Vi glæder os til at vise de fine lokaler frem. Vi er i gang med at undersøge: Nedgravningsaffaldscontainere (Molokker) LED belysning over alt i fællesarealer og udvendig belysning. Varmepumpe til fælles opvarmning El paneler til at mindske udgifter til el i fællesområder. De 5 afdelinger under Skådeparken, Her er der afsat midler til anskaffelse af LED pærer til alle typer lamper både udvendig og indvendig.

6 Samtidig indkøbes der kun LED pærer til udskiftninger, det vil sige, at i fremtiden vil der kun være LED pærer på lager. Alle udvendige lamper bliver ombygget til LED belysning. Vi forven-ter en stor besparelse ved dette tiltag. Afdeling 65: Afdelingens første afdelingsmøde bar præg af en god stemning. Der var stillet ca. 25 forslag, og rigtigt mange af dem er sendt til videre behandling i afdelingsbestyrelsen. For nuværende arbejder driften og afdelingsbestyrelsen sammen om at udarbejde forslag til legepladser, gangbro, hække mellem boliger, skiltning af veje i området, tilretning af belysning og mange andre ting. Afdeling 06. Er godt i gang med maling af opgange og nyt linoleum på trapper Mandskab: Der er udlært 4 voksne ejendomsserviceteknikere: Frank Johansen afd. 15, Flemming Nøhr Nielsen afd. 21, Søren Jørgensen afd. 35 og Ole Fenger Lassen afd af foreningens ungdomselever er udlært: Jacob Rasmussen som ejendomsmedhjælper og Steffen Suryaninoff som ejendomsservicetekniker. 1 varmemester og 3 gårdmænd er startet på ejendomsserviceteknikeruddannelsen i september måned. Der har været 2 nye ungdomselever til samtale, som starter efter endt skoleophold til januar Økonomiafdelingen Forbrugsregnskaber Samtlige forbrugsregnskaber er udarbejdet og udsendt rettidigt. For at forbedre kvaliteten af forbrugsregnskaberne, er layoutet på forbrugsregnskaberne forbedret med nye informationer, mere logisk opbygning og farver. Afdelingerne 15 og 29 har været en del af et forsøg med et udvidet forbrugsregnskab. Det udvidede forbrugsregnskab er på 4 sider, og indeholder relevant information om bl.a. indeklima, graddage, omkostninger ved utætte vandhaner og toiletter mv. Forsøget i afd. 15 og 29 har været en stor succes, og vi arbejder derfor på, at de resterende afdelinger også vil modtage det udvidede forbrugsregnskab næste år. Budget 2016 Planen er udsendt, og der er ikke de store ændringer i forhold til Regnskab 2014 Afslutningsplan er udsendt og alle opfordres til at gennemgå deres konti i budgetkontrollen for eventuelle rettelser, så alt er gennemgået når året slutter. Her er det også vigtig at få alle fakturer frem til bogføring så hurtig som muligt, ligesom udlæg skal afregnes husk at vi ikke modtager kontanter i Langelandsgade. Udbetaling til Nem konto Det er nu muligt for AAB at udbetale til vores beboeres Nem konto. 1. september var den officielle startdato for udbetaling til Nem konto. Fordelen ved at udbetale til en Nemkonto er at overførslen sker hurtigt, er mere sikkert og væsentligt nemmere for modtageren og for administrationen i AAB, end hvis pengene var modtaget på en check.

7 Der er i øjeblikket 4 måder, hvorpå at AAB kan udbetale et beløb til en beboer: 1. Overførsel til Nem konto 2. Overførsel til anden bankkonto 3. Udbetaling via dankortautomater i receptionen. 4. Udbetaling via check. Den 1. januar 2015 stopper AAB med at udbetale via checks. Dette skyldes først og fremmest, at finanstilsynet har varslet, at checks helt skal udfases i Danmark. Fra årsskiftet fjernes derfor den 4. måde at udbetale på. Ejendomsskat AAB fører stadig en lang række sager ved SKAT om fejlagtig opkrævet ejendomsskat. Vi har 40 sager kørende hos vores rådgiver, heraf er 6 sager helt afsluttet, 10 sager afventer afgørelse fra SKAT, 9 sager afventer afgørelse fra vurderingsankenævnet og 15 sager er anket til Landsskatten. Obligationer AAB s likvide formue, der ca. andrager 830 mio. kr., er investeret i obligationer. I den seneste 3 års periode har investeringerne givet AAB et samlet afkast på mellem 9,9 og 15,1 procent, hvilket vi er yderst tilfredse med i forhold til markedet, og de boligforeninger vi ellers sammenligner os med. Obligationerne forvaltes af 4 forskellige professionelle investeringsrådgivere. For hele tiden at sikre, at vi har de bedste vilkår og får de bedste afkast, bliver én til to af investeringsrådgiverne med dårligst afkast skiftet ud hvert 3. år. AAB har derfor opsagt to ud af de fire investerings-rådgivere og vil inden for den næste måned finde 2 nye investeringsrådgivere. Udlejning og Kommunikation Hjemmesiden På sidste repræsentantskabsmøde var der debat om hjemmesidens brugervenlighed. Da hjemmesiden blev lavet, havde vi en gruppe beboere til at vurdere den, men må konstatere at repræsentantskabet har givet udtryk for forbedringsmuligheder. Vi har taget debatten til os, og har derfor indkaldt en gruppe af beboere, hvoraf nogle er beboervalgte. Gruppen har været indkaldt til en workshop, hvor vi fik værdifuldt input til udvikling af en mere brugervenlig hjemmeside. I 2015 vil vi derfor foretage nogle justeringer og tilretninger, som tager udgangspunkt i gruppens input. I 2015 vil Serviceviften blive implementeret på afdelingssiderne, så beboerne i de enkelte afdelinger, tydeligt kan se, hvordan økonomien i afdelingen disponeres. Vi har tidligere lovet at afholde kurser i redigering af hjemmeside ultimo 2014, men set i lyset af de tilretninger, der kommer, har vi valgt at udskyde kurset til Har man svært ved at redigere siden, så er man altid meget velkommen til at kontakte Kommunikation for at få hjælp. Medarbejdere Vi har jævnligt studerende i praktik eller i et studenterjob. I øjeblikket har vi en studerende i afdelingen. Han samarbejder med kommunikationsafdelingen om at udarbejde en kommunikationsstrategi. Beboervalgte Vi vil gerne gøre opmærksom på, at Håndbogen for beboervalgte for nyligt er blevet redigeret. Håndbogen er et godt redskab til at forstå sin rolle som beboervalgt. Den ligger på intranettet og på hjemmesiden.

8 AARHUSbolig Betina Højmark deltager med medarbejdere fra AL2bolig og Boligkontoret Aarhus i arbejdet om ny hjemmeside for AARHUSbolig. Den nye hjemmeside forventes i luften primo Samarbejde med Aarhus Kommune Vi samarbejder med Kontrolgruppen for at stoppe overbefolkede boliger. Siden februar 2014 har vi fået besked, hver gang kommunen opdager, at der bor flere i boligen end loven tillader. Der må højest bo en voksen pr. beboelsesrum. Kommunens formål er at mindske svindel med sociale ydelser ved at forhindre de såkaldte fædrehoteller. AAB har i øjeblikket 28 boliger, der er overbefolkede, så det er en lille del, men vi fortsætter selvfølgelig indsatsen. Samlet set er der sket en halvering i overbefolkede boliger i alle de almene boligorganisationer, siden forsøget startede. Aarhus Kommune har taget en del flygtninge fra Syrien, som vi som boligorganisation, også skal hjælpe med at finde boliger til. Kommunen har valgt at bruge af 4. dels ordningen til at huse flygtningene, og man forventer ikke, at der er behov for flere boliger. Samarbejde med Skanderborg Kommune Der er indgået en udlejningsaftale vedr. afd. 59 Spongparken, hvor 100 % af boligerne skal udlejes til boligsøgende, der er over 55 og uden hjemmeboende børn. Der udlejes fortrinsvis til borgere fra Skanderborg. Hidtil har to af boligerne i Spongparken været udlejet som familieboliger. Skanderborg Kommune har som Aarhus taget en del flygtninge fra Syrien. AAB har, sammen med de øvrige boligorganisationer i Skanderborg, sagt ja til at hjælpe kommunen med at finde boliger til flygtningene. Dog er der kun tale om at kommunen råder over hver 6. bolig, de får tilbudt fra AAB. Medarbejdere Til februar går Susan Lennø på barsel, og der ansættes en barselsvikar. Pia Møller afslutter sin efteruddannelse i boligjura ultimo Helhedsplaner Udlejningen er involveret i de aktuelle helhedsplaner i afdeling 24, Skovgårdsparken og i afdeling 7, Ringkøbingvej. Opgaverne består først og fremmest af genhusninger, men også beboerskrivel-ser og varslinger, vil i visse tilfælde varetages af udlejningsmedarbejderne. Kursusudvalget Repræsentantskabsweekend i Rebild 4-5. oktober med temaet Service og bevægelse med oplæg fra driften og debat med rådmand Kristian Würtz med flere, blev en succes. Vi er glade for den begejstring og store interesse, der blev udvist af repræsentantskabet. Har I emner til en repræsentantskabsweekend, er I meget velkomne til at give dem til kursus-udvalget. Den 26. august holdt vi kursus for Ny i afdelingsbestyrelsen, her var der mere end 40 deltagere, det største antal i flere år. Det er dejligt at se, at så mange af de nye afdelingsbestyrelses-medlemmer kunne afsætte tid til denne introduktion i afdelingsbestyrelsesarbejdet, som det fungerer i AAB. Tirsdag den 20. januar 2015 afholder vi Budgetmøde, her er det regnskabsafdelingen, der giver et indblik i de konti, I skal tage stilling til i et budget. Sidste tirsdag i februar, den 24., har vi kursus i Afholdelse af afdelingsmøde Vær opmærksom på vores AAB Intranet, der vil løbende komme opslag af kurser. Redaktionsudvalget Bestyrelsen besluttede på første bestyrelsesmøde efter sidste repræsentantskabsmøde i juni måned 2014, at Peter Kragballe skulle afløse Dan Christensen som ansvarshavende redaktør af beboernyt. Der blev i juni måned orienteret om, at redaktionen har inddraget frivillige i redaktionen til at skrive artikler og tage billeder til bladet.

9 Det har vist sig at være en stor succes. Sammen med de af repræsentantskabet valgte medlemmer af redaktionen, er de medvirkende til at højne niveauet i bladet, både på billed- og artikelsiden. Det er en succes, som vi både håber og tror vil fortsætte. Der har således været rigtig mange gode forslag til både artikler og billeder, og det arbejder redaktionen på, vil kunne opleves i de kommende numre af bladet. Der skal her siges rigtig mange tak til både de frivillige og de valgte. Fritidsudvalget Doron Haahr er efterhånden kendt af mange beboere for sine fantastiske byvandringer. Først var han med rundt i Århus Ø og senere i september på Frederiksbjerg. En stor succes som vi gerne vil gentage. Var man til kunst og overtro, mytedannelse og optiske illusioner, så var der en omvisning i Ebbe Wittrups udstilling på ARoS i august måned. I november er det Michael Kviums udstilling FOOLS på ARoS med omkring 200 enkeltstående malerier, vi skal besøge. Det er besluttet, at vi gentager besøgene på ARoS i 2015, men programmet er ikke fastsat endnu, bortset fra den hvor Cardiff/Miller udstiller. Vi har flere gange haft foredragsholdere, som bl.a. er kendte fra TV. Både Anne Glad, men også Anders Agger er begge kendte personer fra TV programmer, og de trak hver især mange beboere til arrangementerne. For at få plads til alle, var vi nødt til at leje salen i Storcenter Nord til Aggers foredrag. Et besøg i Den moderne Bydel i Den Gamle By har også været et af tilbuddene til beboerne. Et besøg som var ganske populært, og hvor pladserne meget hurtigt røg. I oktober får vi besøg af kokken Thomas Rode (også kendt fra TV) sammen med Mathilde Maarbjerg. Det foregår i AABs mødelokaler. I november får vi besøg af den pensionerede kriminal- og PETbetjent Hugo Mortensen. Rygtet vil vide, at det skulle være ganske underholdende. Traditionen tro slutter vi året af med det populære julemarked i Den Gamle By for familien. Mundtlig orientering Boligforlig Man forhandler stadig, og vi følger løbende med i udviklingen. Der skal laves en ny aftale for den almene sektor. Bevilling fra landsbyggefonden til helhedsplaner. Vi mangler ca. 12 milliarder kr. Finansloven Der er aftale om, at man i 5 kommuner kan låne penge til køb af jord fra private. Rente og afdragsfrie i 50 år, hvis kommunen ønsker 25 % almene boliger i byområderne. En ordning der godt kan bruges, hvis der bliver bevilliget kvoter her i Aarhus. BL og BL 5. kreds BL påvirker forliget om den nye boliglovgivning. BL s 5. kreds er tilbudt køb af ældreboliger af Aarhus Kommune. Disse skal ombygges og lejes ud som små billige boliger. Fordelingsudvalget har behandlet sagen, og udpeget de der skal give bud på opgaverne. AAB blev udpeget som nr. 2 til 250 boliger i Midtbyen og står dermed på venteliste.

10 AARHUSbolig Vil på sit næste repræsentantskabsmøde optage DOMI (en fusion mellem Beder-Malling Boligforening og AAB Odder) og Lejerbo Aarhus i AARHUSbolig pr. 1/3. Det betyder, at hvis man går med en drøm om få en bolig i Odder er vi bedre stillet. Genoprettelse af anciennitet medlemmer er genoprettet ud af 2014 ansøgninger. AARHUSbolig har i alt medlemmer. Der er aktive medlemmer heraf er 2023 brevtilmeldte resten er elektronisk tilmeldte. Der er ved at blive oprettet en ny og mere brugervenlig hjemmeside som ventes i gang foråret 2015 AAB Vi arbejder konstant med nye muligheder for at få kvoter til nye boligprojekter. Vores projekt sammen med Kollegiekontoret om et byggeprojekt på Godsbanen er godt i gang. Projektet i afd. 40 Veri om ungdomsboliger. Kvote til vores 210 boliger i afd.66 Gartnerlunden. Der er for få kvoter, som vi fortalte Rådmanden Kristian Würtz på vores kursus i Rebild. Tilbud til Aarhus kommune om køb af ældreboliger, som skal bygges om til billige lejligheder. Vi er på venteliste. Kommende nybyggeri, vi er ved at udarbejde et katelog over de faciliteter og installationer, vi ønsker i vores nybyggeri. Regnskab solenergi, her venter vi på lovgivningen. Vi har solceller i afdeling 41, Veri II og i afdeling 65, Æblehaven, begge projekter kører godt. Elektronisk tilmelding til møder og arrangementer. Vi vil i foråret udarbejde en model til tilmelding til vores møder og arrangementer for folkevalgte. Vi er ved at udarbejde en skabelon til udfærdigelse af referat fra afdelingsmøderne. Administration og kursusudvalget har udarbejdet en skabelon, som de vil præsentere på et møde om afholdelse af afdelingsmøder i foråret. De vil spørge nogle afdelinger, om de vil prøve forslaget af på de kommende møder. Resultatet vil så blive evalueret og blive præsenteret på møder i efteråret Strategi år er ingen alder AAB nærmer sig de 100 år, men det er ingen alder. Vi har i flere år arbejdet med serviceudvikling til gavn for vores beboere, beboervalgte og boligsøgende. Den udvikling, har betydet, at vi har flyttet fokus fra sagsbehandling til fokus på kundeservice. Det er den rette vej for AAB, så vi også i fremtiden står stærkt. I strategien fik vi stadfæstet Bedre Beboerdemokrati og Synlig Service i samarbejde med beboere, beboervalgte og medarbejdere. Vi har introduceret nye kurser for beboervalgte, udviklet beboervenlige regnskaber og budgetter. Serviceviften er resultatet af et ønske fra beboervalgte om gennemsigtighed. Det skal være tydeligt at se, hvad beboerne får for deres husleje. Det viser Serviceviften, og vi har skabt et redskab til gavn for beboerdemokratiet. Vores ambitioner Vores ambition er at skabe rammerne for de mest attraktive hjem i Aarhus. Det gør vi igennem et højt serviceniveau og ved at have boliger af høj kvalitet. Fordi vi er non-profit og har en sund økonomi tilbyder vi tidssvarende boliger til en husleje under markedsprisen.

11 Strategiske temaer Vi har to temaer som vores primære fokus: Nærhed og Ansvar. Nærhed Lige nu er tendensen i samfundet, at service digitaliseres uafhængig af brugerens alder, kompetencer og behov. Den tendens kan skabe stor afstand mellem mennesker. Vi ser mødet mellem medarbejdere og beboere som nøglen til vores gode service. Vi vil derfor tilpasse vores service, så kontakten med beboeren imødekommes med forståelse for den enkeltes ønske og behov. Det betyder, at vi vil skabe nye servicetiltag, der øger den personlige kontakt til beboeren. Vejen til service, hjælp og rådgivning skal være tydelig og kort, så beboeren hurtigt kommer til den rette medarbejder. Nærhed i service kan også opnås digitalt, så længe det altid sker med beboernes behov i fokus. Når vi digitaliserer service, er det grundigt overvejet og skal ses som et supplement og en mulighed for de, der ikke har behov for den personlige kontakt. Det skal være muligt for beboeren at kunne se og følge med i et sagsforløb, så det er gennemsigtigt, hvad der sker og hvornår. Også udenfor normal åbningstid skal vores beboere opleve, at AAB står til rådighed. Her vil vi servicere via vores hjemmeside og andre digitale medier. Nærhed skal udvises og opnås igennem løsninger, der udvikles ved at inddrage beboerne: Mere selvbetjening via digitale løsninger, som muliggør kontakt/vejledning udenfor normal åbningstid Systemer, der understøtter, at kunde og medarbejder kan følge en sag/henvendelse. Alle beboervalgte skal have adgang til væsentlig viden og information igennem udvikling af mailsystem, intranet mv. Nye servicetiltag for personlig service: Indflytningsbesøg med rådgivning, Indeklima og energirådgivning Interne kurser i kommunikation Retningslinjer for og træning i kommunikation, så der skabes nærhed og ikke afstand Ansvar Hånd i hånd med service følger hensyn til mennesker, til miljø, til kvalitet og til økonomi. Det skal vi leve op til og vurderes på. Kravene til medarbejderne i en serviceorganisation er store. Derfor skal alle medarbejdere opleve en anerkendende og inkluderende leder. Social ansvarlighed er et pejlemærke for os. For at medarbejderne kan være med til at opfylde de strategiske mål og træffe velbegrundede beslutninger er uddannelse og dygtiggørelse nødvendigt. Det er ledelsens ansvar at muliggøre og at sikre den rette uddannelse og kompetenceløft blandt medarbejderne, så de føler sig parate til at løse fremtidige opgaver. I hverdagen skal vi tænke bæredygtigt og energirigtigt. Det skal afspejles i de projekter, der

12 udarbejdes, så både vi og vores leverandører lever op til miljømæssig ansvarlighed. Vi vil stille krav til leverandører, så de også vurderes på deres sociale og bæredygtige adfærd. Vi er bevidste om vores sociale ansvar som almen boligorganisation. Det skal afspejle sig i de forventninger, vi har til hinanden i det daglige. Det betyder at vi vil: Indføre ASA (almen social ansvarlighed) i ledelse, uddannelse og rekruttering Stille krav til leverandører om ansvarlighed igennem arbejdsklausuler og miljøhensyn Udvikle koncepter for indeklima og energiløsninger Indføre Grøn drift /indkøbspolitik Uddannelse i kommunikation for medarbejdere og beboervalgte Uddannelse af elever i administration og drift skal fortsat være en del af vores arbejdsdag Tilbageblik på strategien I strategien har vi arbejdet med en række emner for at opnå Bedre Beboerdemokrati og Synlig Service. Bedre Beboerdemokrati - Beboervenlige budgetter og regnskaber - Kursusprogram for nye beboervalgte i samarbejde med kursusudvalget - Ny form for kursusaktivitet til repræsentantskabsweekender - Hjemmesider til afdelinger - IT platforme og IT værktøjer - Helhedsplaner i samarbejde med beboere. - Beboerpaneler til dialog og ideudvikling Synlig Service - Servicevifte - 24/7 døgnbemandet tryghedsordning - Nye varmemesterområder - Grundlæggende Leder Uddannelse - SMS service Strategi planen vil her i december blive lagt på vores hjemmeside og intranet. Valg til sommer Bestyrelsen har som en selvfølge talt om fremtiden. Vi vil til sommer indstille Dan Christensen som formand for AAB og indstiller Karin Jørgensen og Anders Nielsen samt vores 1. suppleant Betinna Grumsen til bestyrelsen. Dette var bestyrelsens orientering, som vi sammen med den skriftelige orientering sætter til debat.

13 Mogens Holm, afdeling 11 Riisvangen II. Spurgte ind til Asa og hvordan skriftlige aftaler fungerer med Waoo Lis Søballe, afdeling 59 Spongparken. Takkede for beretning. Ønsker større information omkring flytninger. Mere info omkring intranet og funktionen af denne, ønsker flere kurser. Ønsker mere info omkring rørinstallationer i afdelingen. Klaus Lund, afdeling 35 - Trillegården Indeklima, ønsker mere info omkring hvem man henvender sig til. Anders Rønnebro Til Mogens Holm - AAB står som ejere, derfor skal vi skrive under på kontrakt Til Lis Søballe - opfordrer til at kontakte Ajaja omkring kurser. Arne Tollaksen Til Klaus Lund - man indberetter omkring skimmel til AAB og derefter kører den enkelte sag i AAB. Til Lis Søballe man vil altid kunne spørge varmemester, derudover vil der senere blive indlagt data på hjemmesiden omkring tekniske forhold. Den mundtlige og skriftlige orientering blev taget til efterretning. 4. Indkomne forslag Der var fremmødt 113 repræsentantskabsmedlemmer med stemmeret. Repræsentantskabsmødet er derfor beslutningsdygtigt. 1. Forslag om at af. 43, Veri Centret træder i likvidation Afdelingens ejendom Veri Centret er solgt ultimo Repræsentantskabet for ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING godkender hermed, at afd. 43, Veri Centret træder i likvidation, og at advokat Henrik Steen Jensen, Hans Broges Gade 2, 8000 Aarhus C vælges som likvidator. Forslaget blev vedtaget. 2. Forslag om at afd. 70, Volden II træder i likvidation Afdelingens ejendom på Volden, 8000 Aarhus C er solgt i Repræsentantskabet for ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING godkender hermed, at afd. 70, Volden II træder i likvidation, og at advokat Henrik Steen Jensen,

14 Hans Broges Gade 2, 8000 Aarhus C vælges som likvidator. Forslaget blev vedtaget. 3. Forslag om salg af ubebygget grund på 648 m2 i afd. 40, Veri I beliggende ved Tjelevej Repræsentantskabet for ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING bemyndiger herved bestyrelsen til at sælge ubebygget grund på 648 m2 i afd. 40. Matrikel nr. 9 GC, Vejlby By, Vejlby. Beliggende Tjelevej, 8240 Risskov.. Forslaget blev vedtaget. 4. Forslag om mindre arealoverførsel fra afd. 41, Veri II til 40, Veri I Repræsentantskabet for ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING bemyndiger herved bestyrelsen til at foretage en mindre arealoverførsel fra afd. 41, Veri II til afd. 40, Veri I. Forslaget blev vedtaget. 5. Forslag om godkendelse af byggeprojekt af ca. 200 til 250 almene ungdomsboliger på godsbanearealerne, som fremtidig afd. 50. Repræsentantskabet for ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING beslutter herved at godkende byggeprojektet af ca. 200 til 250 almene ungdomsboliger på godsbanearealerne, som fremtidig selvstændig afdeling 50, 8000 Aarhus C. Kommunen har endnu ikke fastsat den endelige byggeramme, hvilket bevirker, at der ikke kan fastsættes et nøjagtigt antal boliger på nuværende tidspunkt. Forslaget blev vedtaget. 5. Valg af kredsdelegerede til BL s 5. kreds. Følgende blev valgt til BL s 5. kreds uden kampvalg se bilag 1 6. Valg af 2 redaktører for 2 år til Beboer Nyt På valg er: Lene Schødt, afd. 9 og Hans Sejr Stentoft, afd. 53. Hans Sejr Stentoft, afdeling 53 - Bushøjen og Hanne Vincent Christiansen, afdeling 2 Nordre Bydel I blev foreslået. Hans Sejr Stentoft og Hanne Vincent Christiansen blev valgt som redaktører

15 Valg af 2 suppleanter for 1 år til Beboer Nyt På valg er Mads Siim, afd. 24 og Victoria Trolle-Millbrath, afd. 23. Lone S. de Pauli, afdeling 65 - Æblelunden og Henning Jensen, afdeling 8 - Marselisgaard opstiller som suppleanter. Lone S. de Pauli og Henning Jensen blev valgt som suppleanter. 8. Eventuelt. Morgan Rohrsel, afd.60 Frederiksbjerg-Bo Forespurgte om udlejning af erhvervsejendomme. Hvem der har kontakten til rengøringsfirma, afdelingen havde problemer med udførelsen af trappevask. Anders Rønnebro AAB står for udlejningen af erhvervsejendomme. Trappevask står AAB som kontrakthaver. Bentha Skovgaard, afdeling 25 - Klostervangen Problemer omkring trappevask bør ikke foregå på repræsentantskabsmødet, men tages op med varmemester og lokalinspektør, såfremt der er problemer. Per Andersen, afdeling 40 Veri I Hvorfor ungdomsboliger og ikke familieboliger. Erik Piilgaard Ungdomsboliger. Kommunen har ønsket disse, og disse har vi kvoter til. Jubilæum Der er 2 jubilarer. Henny Düring, afdeling 44, nu afdeling 11 Riisvangen II, har 25 år. Henny var ikke til stede. Erik Piilgaard ønskede Henny til lykke med de 25 år Næstformand Dan Christensen ønskede Erik Piilgaard, formand for AAB og afdelingsbestyrelsesmedlem, først i afdeling 6 Ingerslevsgaard og nu i afdeling 16 Charlottehøj, til lykke med de 40 år.. Erik Piilgaard takkede dirigenten, de ansatte, repræsentantskabet samt kollegaerne i bestyrelsen for et godt møde. Samtidig ønskede han de fremmødte en god jul samt et godt nytår.

16 Referent Sekretær Bendt E. Nielsen Dirigent Peter Kragballe Erik Piilgaard Formand Dan Christensen Næstformand Tom Sørensen Karin Jørgensen Anders T. Nielsen Bilag 1 Afd. Navn Sæt X Nr. 1 Dan Bøjlund 1 6 Kirsten Skjøt Andersen 2 9 Martin Grønbæk Poulsen 3 14 Peter Svart 4 16 Vibeke Petersen 5 18 Rene Bilgrav Kragh 6 19 Lene Bruhn Jørgensen 7 21 Carsten Juul Pedersen 8 22 Dan Rasmussen 9 23 Birgit Møgelvang Jørgen Ulrik Jensen 11

17 Bentha Skovgaard Poul Lanther Kjeld Hansen S. Ali Joshanpour Erik Møller Nielsen Bettina Muurmand Hans Sejr Stentoft Henning Laurits Pedersen Lis Søballe Jensen Frida Arberg Jensen