De effektive kommuner

Transkript

1 1 Udarbejdet af KL s Økonomiske Sekretariat i forbindelse med Kommunal Økonomisk Forum De effektive kommuner Undersøgelse af kommunernes effektiviseringsarbejde 2011 og 2012

2 2 Indholdsfortegnelse Side 01 Indledning Kommunerne høster store gevinster Velfærdsområderne for alvor i fokus Kommunerne omstiller velfærdssamfundet Effektiviseringsplaner betaler sig Kommunerne bliver digitale Kommunerne køber sig til økonomisk råderum Sygefraværet rasler ned Om undersøgelsen 23

3 3 01 Indledning Resultaterne viser, at kommunerne tager ansvar for den økonomiske genopretning ikke mindst gennem omstilling og effektivisering af den kommunale sektor. Den økonomiske krise og et historisk stort offentligt budgetunderskud har sat sit præg på den kommunale sektor. Kommunernes budgetter og udviklingen i den kommunale beskæftigelse taler for sig selv. Kommunernes budgetter for 2012 ligger 2,6 mia. kr. under den aftalte serviceramme i økonomiaftalen for Det er samtidig knap 6 mia. kr. under niveauet i regnskab En opbremsning af historiske dimensioner, som afspejler sig i den kommunale beskæftigelsesstatistik. Siden efteråret 2009 er der reduceret næsten ordinært ansatte fuldtidmedarbejdere. Og alene i det seneste år har kommunerne nedlagt mere end fuldtidsstillinger. Tallene viser, at kommunalbestyrelserne i den grad tager ansvar for den økonomiske genopretning. De har sat hårdt ind allerede fra starten af 2010 for at finde løsninger, der kan afhjælpe de langsigtede velfærdsudfordringer. Det har betydet mange vanskelige besparelser i den kommunale service. Men det har også tvunget kommunerne til at tænke nyt og rette et skarpt fokus mod at udnytte ressourcerne optimalt. KL har i efteråret 2011 gennemført en undersøgelse blandt kommunerne om status for og perspektiverne i arbejdet med at skabe økonomisk og politisk råderum gennem effektivisering. Resultaterne viser ligesom sidste års undersøgelse, at de realiserede effektiviseringsgevinster i 2011 var større end forventet, og at kommunerne i 2012 igen hæver ambitionen. Undersøgelsen slår fast, at fokus i effektiviseringsindsatsen ikke længere kun er rettet mod den kommunale administration. Dertil er behovet for økonomisk råderum for stort. Kommunerne har også rettet blikket mod de store velfærdsområder for gennem strukturtilpasninger at udnytte stordriftsfordele og skabe en mere smidig service og organisering til fordel for borgerne. Der tegnes et billede af en kommunal sektor i omstilling. Der sammenlægges skoler og daginstitutioner som aldrig før, og der etableres nye og mere omkostningseffektive snitflader mellem administration og institutioner samt mellem kommune og borger med fx indførelse af digitale løsninger og velfærdsteknologi. Endelig ses en bevægelse imod mere tæt forbundne kommuner, der samarbejder om at få mest ud af de begrænsede ressourcer. Der er mange forskellige initiativer i spil. Kommunernes effektiviseringskatalog er stort, og de gode eksempler spredes som aldrig før på tværs af kommunerne. Pjecen bringer kun et lille udpluk herfra.

4 4 02 Kommunerne høster store gevinster Alene i 2011 har kommunerne effektiviseret for 2,6 mia. kr., og med en forventet gevinst på 3,3 mia. kr. i 2012 har kommunerne hævet ambitionerne. Effektivisering er og har i flere år været et centralt tema i kommunerne ikke mindst i årene Figur Mia. kr. 1 Kommunernes (2012-pl) budgetterede og 2,7realiserede effektiviseringsgevinster i ,6 Mia. kr. 2,5 (2012-pl) 2,4 2,7 2,3 2,2 2,6 2,2 2,5 2,1 2,4 2,0 2,3 Budgetterede 2,2 2,2 effektiviseringsgevinster 2,1 2,0 Budgetterede effektiviseringsgevinster efter kommunalreformen. KL s effektiviseringsundersøgelser fra 2009 og 2010 har ikke bare vist, 2,6 2,6 Realiserede effektiviseringsgevinster Realiserede effektiviseringsgevinster Figur 2 Udvikling i kommunernes effektiviseringsindsats efter kommunalreformen. Mia. kr. (2012-pl) 3,5 3,3 Mia. 3,0 kr. 2,6 (2012-pl) 2,5 3,5 3,3 2,0 3,0 2,6 1,5 1,3 2,5 0,9 1,0 1,0 2,0 0,5 0,5 1,5 1,3 0,0 0,9 1,0 1, Budget ,5 0,5 at kommunerne år for år har øget forventningerne om effektivisering i budgetterne. Undersøgelserne viser også, at forventningerne er blevet indfriet. Endda i en sådan grad, at gevinsterne hvert år har været større end forventet i budgetterne. Også i 2011 har kommunerne høstet flere gevinster end forventet, jf. figur 1. Resultaterne vidner om stor omstillingsparathed, men også at kommunerne har prioriteret at få hjemtaget gevinsterne af de mange effektiviseringstiltag i Den økonomiske krise og nødvendigheden af økonomisk genopretning har øget behovet for omstilling og effektivisering af den offentlige sektor. Alene i budgettet for 2012 er der indlagt nye effektiviseringer for 3,3 mia. kr., jf. figur 2. Det er næsten 25 pct. mere end, hvad der blev realiseret i Og næsten halvdelen af, hvad der blev realiseret i de første fem år efter kommunalreformen. Hvis kommunerne kan realisere de budgetterede effektiviseringsgevinster i 2012, vil kommunerne på seks år have høstet gevinster for knap 10 mia. kr. De mange frigjorte kroner har dog ikke fået kommunekasserne til at bugne. Forud for realiseringen af effektiviseringsgevinsterne har der fx typisk været foretaget væsentlige investeringer i nye it-løsninger, økonomisystemer, velfærdsteknologi, organisationsændringer og nye bygninger, som gradvist skal tjenes hjem. Desuden bliver en del af gevinsterne typisk omprioriteret til løft af kommunernes serviceniveau, fx i form af udvikling af medarbejdernes kompetencer, flere undervisningstimer mv. Effektivisering er derfor ikke nødvendigvis ensbetydende med besparelser. 0, Budget 2012

5 5

6 6 03 Velfærdsområderne for alvor i fokus Administration er fortsat i fokus, men kommunerne henter i stigende grad effektiviseringsgevinsterne på serviceområderne. Administrationen er fortsat det område, som høster den største effektiviseringsgevinst. Sådan har det været i alle årene siden kommunalreformen. Den årlige gevinst har været forholdsvis konstant, men i de seneste år har administrationens andel af de samlede gevinster været faldende. I 2010 og 2011 var administrationens andel af de samlede effektiviseringsgevinster henholdsvis 43 pct. (svarende til 470 mio. kr.) og 27 pct. (svarende til 700 mio. kr.). I 2012 forventer kommunerne at hente 22 pct. (svarende til 680 mio. kr.) af de samlede effektiviseringsgevinster på det administrative område, jf. figur 3. Figuren viser, at effektiviseringsindsatsen i de senere år er øget mærkbart på serviceområderne. Det er en naturlig udvikling i lyset af de demografiske og økonomiske udfordringer, kommunerne står i og overfor i de kommende år. Administrationen tegner sig kun for omkring 15 pct. af de samlede kommunale driftsudgifter, og derfor skal man ud på velfærdsområderne, hvis man for alvor vil skabe økonomisk råderum. Figur 3 Administrationens andel af de samlede effektiviseringsgevinster % 75% 50% 25% 57% 43% 73% 27% 78% 22% I 2011 blev 40 pct. (svarende til knap 1 mia. kr.) af de samlede effektiviseringsgevinster hentet på de tre store serviceområder (dagtilbuds-, skole- og ældreområdet), jf. figur 4. I 2012 er der udsigt til, at de tre områder kommer til at levere en endnu større andel, da undersøgelsen viser, at 45 pct. (svarende til ca. 1,4 mia. kr.) af de budgetterede effektiviseringsgevinster er placeret på disse områder. Stigningen skyldes først og fremmest øgede forventninger til gevinster på skoleområdet gennem blandt andet skolesammenlægninger, øget digitalisering og bedre udnyttelse af lærernes arbejdstidsaftaler. 0% Administration Øvrige områder

7 7 Figur 4 Fordeling af gevinster i 2011 Figur 3 Figur 3 21% Andre områder (0,53 mia. kr.) 14% Skoleområdet (0,37 mia. kr.) 9% Dagtilbudsområdet (0,24 mia. kr.) 27% Administration (0,7 mia. kr.) 6% Det tekniske område (0,15 mia. kr.) 7% Handicapområdet (0,18 mia. kr.) 16% Ældreområdet (0,42 mia. kr.) Fordeling af gevinster i % Andre områder (0,58 mia. kr.) 21% Skoleområdet (0,65 mia. kr.) 22% Administration (0,68 mia. kr.) 6% Det tekniske område (0,2 mia. kr.) 8% Handicapområdet (0,26 mia. kr.) 7% Dagtilbudsområdet (0,23 mia. kr.) 18% Ældreområdet (0,56 mia. kr.)

8 8 04 Kommunerne omstiller velfærdssamfundet Behov for effektivisering har sat skub i omstilling af den kommunale sektor. Kommunerne er for alvor begyndt at realisere stordriftsfordele. Kommunalreformen har blandt andet været båret af forventninger om Figur stordriftsfordele. 5 Men det er først inden for de seneste år, at kommunerne for alvor er begyndt at ændre strukturelt i den måde, servicen er tilrettelagt. Udviklingen har taget fart i den nuværende valgperiode. I 2011 stod strukturtilpasninger således for lidt under halvdelen af effektiviseringsgevinsterne. I 2012 fortsætter udviklingen med endnu større styrke, jf. figur 5. Her forventer kommunerne, at mere end halvdelen af effektiviseringsgevinsterne vil blive hjemtaget gennem sammenlægning af daginstitutioner, skoler og distrikter på ældreområdet samt afdelinger og stabe i administrationen mv. Figur 5 Forventede effektiviseringsgevinster i 2012 fordelt på typer 13% Andet 14% Skolestrukturtilpasninger 5% Lavere sygefravær 4% Dagtilbudsstrukturtilpasninger 11% Mere effektivt indkøb 9% Strukturtilpasninger på ældreområdet 10% Bedre tilrettelæggelse af arbejdet 3% Outsourcing/udlicitering 4% Statslig afbureaukratisering 5% Digitalisering 8% Øvrige strukturtilpasninger 16% Administrative strukturtilpasninger

9 9 Større skoler giver øget faglighed og bedre økonomi Antallet af folkeskoler er på et år faldet med 158, så der fra starten af skoleåret 2011/12 var folkeskoler. Og allerede nu har 22 kommuner planer om at nedlægge yderligere 73 skoler. Hertil kommer en række kommuner, der endnu ikke har truffet beslutningen, men som er på vej til at gøre det. Det betyder, at mere end hver syvende folkeskole siden skoleåret 2010/11 vil være nedlagt ved begyndelsen af skoleåret 2012/13. Nedlæggelsen af skolerne er dog ikke ensbetydende med færre skolebygninger. En hel del skoler bliver omdannet til afdelinger med fællesledelse, således at der stadigt undervises på den gamle skole. Alligevel er der god økonomi i store skoler. Store skoler giver mulighed for at udnytte kapaciteten bedre og fordelene ved stordrift på de administrative støttefunktioner. Dertil kommer, at der ofte er andre gevinster, som fx større faglig bæredygtighed, øget fleksibilitet i timeplanlægningen og bedre muligheder for at tilrettelægge undervisningen inkluderende. Boks 1 Skolesammenlægning for skolens skyld Fredensborg Kommune vedtog i 2010 en helt ny skolestruktur, der indebar, at antallet af kommuneskoler fra 1. januar 2011 blev reduceret fra 11 til 6. Formålet med den nye struktur var at sikre skolernes faglige bæredygtighed og kvaliteten af undervisningen i en situation med stram økonomi og faldende elevtal. Effektiviseringen af kommunens skoledrift er først og fremmest sket gennem et forbedret grundlag for højere klassekvotienter. Ved sammenlægning af to skoler har det, når elevtallet falder, for eksempel være muligt, at nøjes med at oprette tre nye klasser, hvor man på to mindre skoler ville have været tvunget til at oprette to gange to klasser. For lærerne har de større skoler med flere klasser på samme klassetrin desuden givet bedre mulighed for at tilrettelægge undervisningen, skabe et stærkere fagligt miljø og optimere vikardækningen. Hertil kommer, at skolesammenlægninger i kommunens fire bysamfund har reduceret antallet af skoleledere og administrative medarbejdere, og at de større skoler har fået bedre mulighed for at optimere skolernes indkøb og organisering af biblioteker, faglokaler og undervisningssamlinger mv. Når regnestykket er gjort op, har den nye skolestruktur i Fredensborg Kommune betydet en samlet gevinst på knap 16 mio. kr. i perioden 2011 til 2013, og herefter en gevinst på godt 9 mio. kr. årligt. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at en del af gevinsten blandt andet skal bruges på at øge timetallet og på at sikre et uddannelsesmæssigt løft af lærerne.

10 10 Færre ledere i dagtilbud Strukturtilpasningerne gør sig også gældende på dagtilbudsområdet i retning af færre og større daginstitutioner, ligesom mange kommuner etablerer områdeledelse og administrative fællesskaber på tværs af institutionerne. I takt med at børnetallene falder, får kommunerne herigennem bedre mulighed for at udnytte bygningskapaciteten. Samtidig bliver det mere rentabelt for institutionerne at tilknytte kontorpersonale, der ofte vil kunne løse de administrative opgaver mere effektivt. I mange kommuner betyder ændringerne, at der kan spares på ledelsen og at der kan frigøres tid blandt det pædagogiske personale, som før blev brugt på administration. Personaletallene viser således også, at antallet af ledere på dagtilbudsområdet er faldet med ca. 10 pct. de seneste to år. Boks 2 Børneby skaber råderum Med en ny organisering af ledelsen på skole- og dagtilbudsområdet har Norddjurs Kommune udfordret vanetænkningen. Den 1. august 2011 samlede kommunen skoler, børnehaver og dagplejer i otte børnebyer under hver deres fælles ledelse og bestyrelse. Det har skabt en rød tråd for børnene fra vuggestue og dagpleje til folkeskolens sidste klassetrin. Den nye struktur har gjort det muligt at reducere antallet af ledere, og fokus er i en vis grad flyttet over på selvledelse med koordinatorer og faglige ressourcepersoner som inspiration og støtte. Det har givet en foreløbig gevinst på 3,9 mio. kr. Egenomsorg og velfærdsteknologi på ældreområdet Hovedudfordringen på ældreområdet er i stort set alle kommuner en kraftigt stigende ældrebefolkning, hvor der især bliver flere af de gamle ældre. Blandt andet som følge af den demografiske udfordring omstiller mange kommuner indsatsen i ældreplejen i disse år. Der er mere fokus på hverdagsrehabilitering og på at udnytte de ældres kompetencer til egenomsorg. Samtidig tænkes der i nye teknologiske løsninger, der bidrager til at løse opgaverne smartere. Således har næsten 90 pct. af kommunerne indført hverdagsrehabilitering, mens mere end halvdelen af kommunerne er i gang med pilotprojekter med velfærdsteknologi. En femtedel af kommunerne har allerede så gode erfaringer med teknologien, at de udruller projekterne bredt i ældresektoren. Målet har dog ikke kun været at spare penge, men også at frigøre mere tid til arbejdet med børnene og til udøvelse af ledelse i kommunens institutioner. Det økonomiske og tidsmæssige overskud bliver bl.a. brugt til kompetenceudvikling og til at styrke indsatsen for inklusion, så flere børn kan flyttes fra specialområdet til atter at kunne rummes i almenskolen, ligesom der gøres en ekstra indsats for en tidlig opsporing af børn med sociale problemer. Administrativ effektivisering Der findes næppe den kommunalpolitiker, som ikke ønsker at flytte udgifter fra administration til velfærd. I de fleste kommuner er effektivisering af den kommunale administration derfor et særligt fokusområde. Den kommunale administration består dog af en broget buket af opgaver fra myndighedsopgaver, politisk sekretariatsbetjening, indkøbsfunktioner, løn- og personaleadministration, økonomisk styring mv. Kommunernes effektiviseringer strækker sig derfor også over en bred kam. Kommunernes personaletal viser fx, at der i det seneste år er sket en væsentlig reduktion i antallet af kommunale chefer. Det skyldes blandt andet, at kommunerne i stigende grad sammenlægger mindre afdelinger og stabsfunktioner til større enheder. Undersøgelsen viser således, at flere kommuner forventer eller allerede har opnået gevinster ved at samle og centralisere en række af de administrative støttefunktioner i større enheder for derigennem bedre at kunne udnytte stordriftsfordelene. Det gælder blandt andet kommunernes bogholderi-, regnskabs- og lønopgaver, rengøringsfunktioner og ejendomsdrift. Kommunerne gør også en indsats for at udvikle og implementere it-løsninger, som kan understøtte og effektivisere de administrative arbejdsgange, for eksempel gennem indførelse af digital byggesagsbehandling, automatiske selvbetjeningsløsninger, fjernprint, digital post, NemRefusion mv. Mange kommuner peger desuden på bedre udbud og indkøb som væsentlige indsatsområder i effektiviseringen af det administrative område, og at det blandt andet sker gennem fælleskommunalt samarbejde.

11 11 Boks 3 Genoptræning giver millionbesparelser i Esbjerg Op til 6 millioner kroner om året. Det er, hvad Esbjerg Kommune forventer at spare i visiteret tid ved at tilbyde borgerne et ophold på Esbjerg Døgnrehabilitering. Et ophold som gør, at borgeren bliver bedre i stand til at klare sig selv og derfor har brug for mindre hjælp i hjemmet. De borgere, som visiteres til døgnrehabilitering, kan komme fra både sygehus og eget hjem. Oftest er det ældre med fysiske eller psykiske problemer, som ikke er i stand til at klare sig selv. Opholdet varer typisk dage. 75 pct. af de borgere, som visiteres til tilbuddet, gennemfører det, og hos 91 pct. af dem kan der måles en fremgang i funktionsniveauet. Samtidig oplever over 90 pct. af borgerne efter opholdet selv en fremgang i evnen til og tilfredsheden med at udføre vigtige daglige aktiviteter. De gode resultater er opnået gennem en intensiv og koordineret rehabilitering og genoptræning af borgerne. Inden for den første uge testes borgerens aktivitets- og kropsniveau. Derefter holdes en samtale med borgeren og eventuelle pårørende, hvor der bliver sat mål for opholdet og aftalt aktiviteter og træningsindsatser. Træningen foregår døgnet rundt. Borgeren går ikke til træning. Han eller hun er i træning. I slutningen af opholdet testes og evalueres borgerens funktionsniveau og -evne igen, og der tages stilling til det videre forløb. Ved udgangen af august 2011 havde i alt 186 borgere afsluttet et rehabiliteringsforløb på Esbjerg Døgnrehabilitering. Det har givet store gevinster - både økonomisk for kommunen og i form af livskvalitet for den enkelte borger. Det administrative effektiviseringsparadoks Der er i disse år et stort politisk fokus på at få nedbragt udgifterne til den kommunale administration. Opmærksomheden samler sig typisk om kommunernes udgifter på hovedkonto 6 i den kommunale kontoplan, som blandt andet omfatter kommunernes udgifter til den centrale administration. Mange administrative opgaver bliver dog løst decentralt på institutionsniveauet, hvorfor udgifterne hertil ikke indgår i den centrale administration. I takt med at kommunerne i disse år i stigende grad ansætter kontorpersonale og investerer i it-løsninger, bliver institutionslederne og det faglige personale helt eller delvist frigjort for administrative opgaver, som fx ansættelsesbreve, budgetopfølgning, indberetning af sygdom og barsel, hjemtagelse af refusion mv. Men da udgifterne til kontor- og it-personalet typisk skal placeres på hovedkonto 6, øges kommunernes administrative udgifter. Udviklingen i de administrative udgifter bør derfor ses i sammenhæng med de administrative gevinster, der opnås på velfærdsområderne, men som i dag hverken er mulige at aflæse i kommunernes regnskaber eller personaletal. Tilsvarende problematik gør sig gældende i forhold til de gevinster, kommunerne i de senere år har realiseret på indkøbsområdet, og som blandt andet er muliggjort gennem en oprustning af den centrale indkøbsfunktion. Det har øget de administrative udgifter på hovedkonto 6. Men indkøbsaftalerne har samtidig ført til væsentligt større besparelser på sektorområderne dels på grund af de bedre indkøbsaftaler og dels på grund af de gevinster, som følger af, at institutionerne får bragt varerne til døren og ikke længere skal bruge tid på at håndtere udlæg og fakturer. En stigning på 2 mio. kr. på hovedkonto 6 kan altså sagtens være sund fornuft, hvis det samtidig betyder, at kommunen kan spare 10 mio. kr. i indkøb på serviceområderne.

12 12 05 Effektiviseringsplaner betaler sig Det betaler sig for kommunen at have en effektivise ringsstrategi og en plan for de konkrete indsatsområder. Det er dog ikke effektiviseringsstrategien i sig selv, men snarere det politiske og organisatoriske fokus, der følger med, der gør en forskel på de faktisk realiserede og budgetterede effektiviseringsgevinster. Samtidig er det afgørende, at kommunen har gjort sig grundige overvejelser om, hvordan effektiviseringerne skal rulles ud i praksis, fx i form af business cases, der gør det klart, hvordan og hvornår gevinsten skal hjemtages. Undersøgelsen viser, at godt halvdelen af kommunerne har udarbejdet flerårige, skriftlige effektiviseringsstrategier. Til gengæld tegner kommunerne med en flerårig strategi sig for knap 65 pct. af de samlede effektiviseringsgevinster i Det samme billede gør sig også gældende i Figur 6 viser, at kommuner med en strategi realiserede ca. 130 kr. mere pr indbygger i 2011 end kommuner uden en strategi. Med en forskel på mere end 350 kr. pr. indbygger er forskellen endnu mere tydelig i 2012, jf. figur 6. Undersøgelsen viser, at tre ud af fire kommuner i efteråret 2011 havde udarbejdet eller var i gang med at udarbejde en konkret plan for, hvordan de forventede gevinster i 2012 og videre frem skal udmøntes og hjemtages, jf. figur 7. Figur 6 Realiserede og forventede effektiviseringsgevinster pr. indbygger i Figur 10 kommuner med en strategi og i kommuner uden Kr. pr. borger 800 kr. 768 Figur 7 Kommuner, der har udarbejdet en plan med konkrete indsatsområder i effektiviseringsarbejdet for 2012 og frem kr. 558 kr. 421 kr % Kommuner, der ikke har udarbejdet en plan for effektiviseringer i Kommuner med strategi Kommuner uden strategi 23% Kommuner, der er i gang med at udarbejde en plan for effektiviseringer i % Kommuner, der har udarbejdet en plan for effektiviseringer i 2012

13 13

14 14 06 Kommunerne bliver digitale Digitalisering af arbejdsgange og kommunikationen mellem kommunen og borgere giver gevinst. Men det sker ikke af sig selv. Figur 11 Digitalisering indgår ofte som en naturlig del af kommunernes effektiviseringsarbejde, da de digitale løsninger fx kan understøtte bedre arbejdsgange og en bedre kommunikation med kommunens borgere og virksomheder. Selvbetjeningsløsninger, videokonferencer, telemedicin, talegenkendelsesprogrammer, fjernprint og digital post er eksempler på nogle af de mange forskelligartede initiativer, som i disse år indgår i kommunernes effektiviseringsarbejde. Figur 8 Forventer kommunen at opnå gevinster via digitalisering i 2012? 1% Nej, slet ikke 38% Ja, i høj grad Arbejdet med at få sat strøm på de kommunale arbejdsgange mv. foregår i den enkelte kommune, men også på tværs af kommunegrænserne. Blandt andet i regi af Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, som samler kommunerne om en række fælles initiativer, der skal give kommunerne bedre mulighed for at påvirke it-markedet og høste gevinsterne. Digitalisering kommer til at levere væsentlige effektiviseringsbidrag fremover. Undersøgelsen viser, at mange kommuner har store forventninger allerede i pct. af kommunerne forventer i høj grad, at digitaliseringsinitiativerne vil føre til gevinster i 2012, jf. figur 8. Det skal ses i lyset af, at investeringerne typisk skal hentes hjem over flere år, hvorfor gevinsterne først slår igennem på længere sigt. 61% Ja, i nogen grad Figur 9 viser, at de fleste kommuner forventer at realisere gevinsterne i 2012 gennem udbredelse af selvbetjeningsløsninger og digital post. Det er afgørende, at flere borgere bruger løsningerne, hvis kommunerne skal realisere gevinsterne. Det sker ikke automatisk. Der er eksempler på kommuner, der høster gevinsterne forlods for at fremrykke udbredelsen af løsningerne, og i mange kommuner gennemfører lokale kampagner og afholder introduktionskurser for borgere og virksomheder. Desuden er der igangsat mange initiativer, der skal øge medarbejdernes digitale kompetencer. I mange kommuner er åbningstiden på rådhuset også blevet reduceret for at få flere borgere til at bruge andre kanaler, som er mere omkostningseffektive for kommunen.

15 15 Figur 9 Digitale initiativer i 2012, som skal realisere effektiviseringsgevinsterne 87% 89% 71% 67% 54% 53% 8% Digital post Selvbetjeningsløsninger Optimering af hjemmesiden Optimering af kommunens sags- og dokumenthåndtering (ESDH) Processautomatisering Forbedring af kommunens IT-arkitektur Andet Ny lovgivning skal bane vej I Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er det indskrevet, at der frem mod 2015 bliver lovgivet om, at borgerne for flere og flere opgaver skal bruge selvbetjening, når de henvender sig til kommunen, også kendt under betegnelsen Obligatorisk digital service. Allerede i 2012 træder den første lovgivning i kraft. Det skal øge tempoet for udbredelsen af de mere omkostningseffektive kanaler. Også kommunikationen den anden vej, fra kommunen til borgere og virksomheder, bliver med hjælp fra lovgivning digitaliseret i de kommende år. I 2013 skal virksomheder modtage post fra det offentlige i en personlig, digital postkasse, Digital post. I 2014 kommer det samme til at gælde borgerne. Begge dele forventes at medføre væsentlige effektiviseringsgevinster i kommunerne. Et andet initiativ, som mange kommuner angiver som væsentligt for realisering af effektiviseringsgevinsterne i 2012, er udvikling af kommunens hjemmeside. Det handler blandt andet om at gøre det lettere for borgere og virksomheder at finde information, så mængden af traditionelle henvendelser via telefon, personligt fremmøde og ustruktureret mailkommunikation kan nedbringes. Derudover kan kommunerne spare mange ressourcer til at opdatere deres indhold ved at genbruge tekster fra den fællesoffentlige portal

16 16 Boks 4 Fjernprint hitter i Favrskov Kommune Favrskov Kommune har succes med at få medarbejderne til at bruge fjernprint og digital post. Løsninger, der sparer medarbejderne for at skulle gå til printer, finde kuverter og sende breve til frankering. I stedet kan det sendes elektronisk til borgere og virksomheder. Den fælles offentlige ambition om, at 30 pct. af myndighedernes post skal sendes digitalt i 2012, er allerede nået. 44 pct. af brevene fra kommunernes sagsbehandlere blev i november 2011 sendt med digital post. Kommunens mål er nu at nå 50 pct. i maj Kommunens medarbejdere har taget positivt imod de nye arbejdsgange. De fleste kan se, at det letter deres arbejdsprocesser. Men trods de lettere arbejdsgange er der stadig en del udfordringer. Langt fra alle fagsystemer har integration til fjernprintsystemet. Desuden er der underskriftskrav på visse typer af forsendelser, ligesom krav til brevskabeloner, designlinje, logo-placering med mere ikke kan honoreres til fulde af fjernprintsystemet. Det gør det vanskeligt at realisere den fulde gevinst. Favrskov Kommune har i budgettet for 2011 indregnet en forventet besparelse ved brug af fjernprint på kr. Budgettet for 2012 indeholder endnu en reduktion, så den samlede besparelse ved fjernprint vil blive på kr. Af besparelserne udgøres de 75 pct. af sparet tid og de 25 pct. af sparet porto. For at nå rationalerne med fjernprint bliver der hver måned lavet opgørelse over antal breve, der sendes ud manuelt, via fjernprint eller til borgerens digitale postkasse. Opgørelsen bliver gennemgået af ledere og medarbejdere på de enkelte områder, så de kan følge op og tage initiativer til endnu bedre resultater. Nu, hvor sagsbehandlerne har taget fjernprint og digital post til sig, vil kommunen igangsætte en kampagne mod borgerne, så endnu flere tilmelder sig digital post, og så kommunen kan opnå endnu større gevinster.

17 17 Boks 5 Det koster en henvendelse Kommunerne står midt i en stor opgave med at flytte kommunikationen med borgerne over på de mest omkostningseffektive kanaler for kommunen samtidig med, at borgerne får en god service. De fleste omkostninger til kommunernes håndtering af henvendelser ligger i dag i de variable omkostninger, som er medarbejdernes arbejdstid og det tilhørende overhead. Det betyder, at der er et stort potentiale for at flytte flere henvendelser til digitale løsninger, som ikke kræver manuelt arbejde. Den billigste kanal er selvbetjeningsløsningerne. Jf. figur 10. De løsninger, der er integreret med fagsystemerne koster ikke noget i arbejdstid, mens en henvendelse via de løsninger, som kræver efterfølgende manuelt arbejde, koster ca. 19 kr. i arbejdstid. Den dyreste kanal er personligt fremmøde, som i gennemsnit koster ca. 57 kr. pr. henvendelse i arbejdstid. Telefonkanalen er den mest anvendte kanal til kommunen efterfulgt af elektronisk post. I 2010 blev kun ca. 2 pct. af henvendelserne til kommunerne, foretaget gennem selvbetjening. Læs mere om kanalpriserne i KL og Devoteam Consulting (2011): Kanalpriser i danske kommuner Figur 10 De seks kanalers totalomkostninger og henvendelsernes fordeling Kr. pr. henvendelse Kr. 80 Kr. 70 Kr. 60 Kr. 50 Kr. 40 Kr. 30 Kr. 20 Kr. 10 Henvendelse i procent 50% 40% 30% 20% 10% Kr. - Selvbetjening (automatisk) Selvbetjening (manuelt) Telefon Elektronisk post Almindelig post Personligt fremmøde 0% Faste omkostninger (estimat) Variable omkostninger (estimat) Kanalfordeling - indgående henvendelser 2010

18 18 07 Kommunerne køber sig til økonomisk råderum Kommunerne fortsætter med at effektivisere på indkøb. Det sker blandt andet gennem fælleskommunale aftaler. Kommunernes indkøb professionaliseres og effektiviseres i disse år. Bedre indkøb har i gennem flere år bidraget til at skaffe et øget økonomisk råderum i mange kommuner. Det sker bl.a. ved at kommunerne i stadig større grad forpligter sig over for enkeltleverandører, standardiserer varesortimenterne og øger volumen ved at købe ind i fællesskab. Udviklingen foregår således ikke kun i den enkelte kommune, men også i geografiske kommunale indkøbsfællesskaber og på tværs af landet med SKI-aftaler. Sidste års undersøgelse viste en markant stigning i kommunernes forventninger til indkøbsområdet. Det går igen i 2012, hvor næsten fire ud af fem kommuner forventer effektiviseringer via bedre indkøb, jf. figur 11. Boks 6 Nye fælles forpligtende indkøbsaftaler Figur 15 Figur 11 Kommunernes forventninger til indkøbseffektiviseringer i 2012 Der har været stor tilslutning til de to første fælleskommunale forpligtende indkøbsaftaler på kopi og print. I alt 63 kommuner, svarende til 67 pct. af det samlede befolkningsgrundlag, har valgt at forpligte deres indkøb på de fælles aftaler, der forventes at have en samlet volumen på 515 mio. kr. over de næste tre år. Som en del af økonomiaftalen for 2012 har regeringen og KL aftalt, at SKI frem til år 2015 skal være operatør på forpligtende aftaler. Mindst fire af de forpligtende aftaler skal være etableret senest første halvår af Mens 2. bølge af de forpligtende aftaler forventes påbegyndt i andet halvår af % Kommuner, der ikke budgetterer med besparelser på indkøb De nye fællesforpligtende aftaler udbydes af SKI i tæt samarbejde med KL, og udspringer af økonomiaftalen for 2012 mellem regeringen og KL. Målsætningen er at indhente stordriftsfordele og opnå bedre priser gennem stort volumen og forpligtelse. 78% Kommuner, der budgetterer med besparelser på indkøb