Oplæg om digital kvalitetskontrol i Gladsaxe Kommune. Dansk Rengøringsteknisk Forening 20. oktober 2015

Transkript

1 Oplæg om digital kvalitetskontrol i Gladsaxe Kommune Dansk Rengøringsteknisk Forening 20 oktober 2015

2 Ny organisation juni 2014, Intern Service Gladsaxe, fusion mellem rengøringsservice (GKR) og vagt-, betjent- og bygningsservice (VBB)

3 Fakta om Rengøringsservice Kerneopgaven er rengøringsservice på 2/3 af kommunens areal m2 dagligt, 42 mio m2 om året 156 rengøringskunder i kommunen Budget på ca 57 mio kr Vi er 172 rengøringsassistenter, 14 tilsynsass på skoler og rådhus, 4 rengøringsledere med hver sit kundeområde, chauffør, rengøringsplanlægger, administrative medarbejdere og chef Mangfoldighedsledelse, 20 nationaliteter, mænd og kvinder og aldersspredning fra år Vi har kontor på Gladsaxevej 382, kig forbi, vi elsker besøg

4 Historik gab GKR etableres som central rengøringsorganisation i 1999 på baggrund af drøftelser om udlicitering Decentral opgaveløsning præget af manglende systemer og overblik mht indsatser, kvalitet, tilfredshed, økonomi og kompetenceudvikling Rengøring som ny kerneydelse i GKR skulle defineres, ensrettes og effektiviseres (6,5 mio kr), og beskrives i kontrakter, programmeret rengøringssystem vælges- stærk styring er nødvendig Kvalitetsstyringssystem opbygges Samarbejdsrelationer i MED-regi og med KLS, værdigrundlag og spilleregler for god ledelse skabes

5 Styring/kontrol versus tillid/evaluering Kerneopgaven er sikret, kunde- og medarbejdertilfredshed på 90%, lavt sygefravær og flow, effektiviseringer, omlægning til markedets bedste udstyr og metoder og fokus på kompetenceudvikling, 50% ønsker rengøringskurser, 1/3 ønsker de nye faglærte rengøringsuddannelser Kerneydelsen står stille nu, tæt på overstyring og det er tid til evaluering og ny strategi (pris/effektivitet, kvalitet og miljø) Fornyet debat om det daværende GKR, kontrolbud og Rengøringsanalyse 2011

6 Adize/Kolind Livshøjden tid til fornyelse PAEI opførsel Den opvoksende alder Frieri Barndom Fødsel paei Voksen Den stabile organisation PAeI Den Skumring aristokratiske Den modne organisation organisation Bankerot aristokrati PAEi PAeI pa01 Teenage-organisation paei Go-Go organisation PaEi Baby-organisation Paei Bureaukrati 0A00 Senilitet Bankerot 0000 Død Med Kolind kuren stilles skarpt på Mening, Samarbejde, Partnerskab og Lederskab

7 INSTA nødvendighed og vision INSTA 800 er et system, der vinder udbredelse i hele rengøringsbranchen, og det er ved at blive et generelt markedskrav Vi vil gerne selv have indflydelse på, hvornår og hvordan det kommer til Gladsaxe Kommune Vi gør det, fordi vi med INSTA 800: Giver medarbejderne mulighed for selv at tilrettelægge deres arbejde på den måde, der giver det bedste resultat Vi har tillid til, at medarbejderne kan træffe de rigtige valg, og vi tror, at indflydelse og metodefrihed giver et mere meningsfuldt arbejdsliv Objektivt kan dokumentere den rengøringskvalitet vi leverer til vores kunder INSTA 800 giver en troværdig og retfærdig kvalitetskontrol, og det giver dermed sikkerhed for, at vi leverer den aftalte rengøringsydelse Over for kommunen kan dokumentere, hvilken effekt den får af de penge ISG bruger I ISG selv får mulighed for at sammenligne rengøringsydelsen med andre leverandører og for at få foretaget eksterne kontroller af kvaliteten

8 Pilotprojekt INSTA 800 Kontrakt mål og drejebog for pilotprojekt og samarbejde med eksterne private samarbejdspartnere Konvertering af planlægningssystem og arbejdsbeskrivelser, fra rengøringsprogram til kvalitetsniveau Ledergruppen som studiegruppe, planlægning af undervisning 30 medarbejdere deltager fordelt på 20 forskellige kunder Fokus på plan for processen der skaber tryghed og fællesskab

9 Shit tør vi det her? INSTA kontrol før projekt, kun 38% af lokalerne består - efter uddannelse, nye planer og træning består 98%! Positiv evaluering og aftaler om fuld implementering på 156 områder i medarbejdere gennemfører uddannelse på Teknisk Skole Lederne personcertificeres på kurser i Dansk Standard, nu DNV/GL I 2013 forberedes organisationen til certificering og i 2014 opnår vi virksomhedscertificering i INSTA 800 juhu! I tilfredshedsundersøgelsen 2014 svarer 96% af medarbejderne, at de er tilfredse med at arbejde efter INSTA 800 og 96% er tilfredse med at kvalitetskontrollen følger principperne i standarden Kundetilfredsheden ligger på 96%

10 Digitale værktøjer til INSTA 800 Forberedelse af digital kvalitetskontrol, tablets indføres Brug af Kvalitetskontrol modul i Rengøringssystemet 4 årlige kvalitetskontroller hos alle kunder planlægges i rengøringssystem samt total kontrol på skolers toiletter De udtagne stikprøver sendes fra planlægningssystemet til rengøringsleders tablets Så nu er opgaven rengøringsledernes

11 Digital kvalitetssikring in action

12 Digital kvalitetssikring in action Medarbejderne udtaler, at det nye styringssystem giver selvstændighed, respekt for kompetencer, faglighed, tillid til egne evner og en retfærdig kvalitetskontrol

13 Digital dokumentation I budgetaftalen for 2015 afsættes kr til ex soignering, af skoletoiletter, 689 toiletter i alt Ønske om dokumentation Forsøg med Pancomp Clean, til registrering af opgaveløsningen, nu fuld implementering Håndsæt/smartphone som kvittering for udførelse, rapport til ledelse og kunde det bliver lidt sjovt og hipt nu! Resultat: niveauet er forbedret, lugtgener mindre, alle har fået fornyet fokus og toiletter er det nye samtaleemne ikke som klamme toiletter, men som rum vi skal værne særligt om

14 Digital efteruddannelse INSTA 800 Virksomhedscertificeringen stiller krav om ajourføring af videns niveauer 2, 3 og 4 Lederne re-certificeres ved ny eksamen efter 3 år påniveau 3 og 4 det holder os skarpe Medarbejdernes vidensniveau 2 ajourføres årligt I 2015 afholdes opdateringskurser for medarbejderne på videnniveau 2, med digital læringsplatform fra How to Clean, bruges fremover som App løsning

15 Fremtiden Videreudvikling af kvalitetsmodulet så det bliver muligt at se det opnåede kvalitetsniveau fordelt på objektgrupper på tablet på stedet samt digitale afvigelsesrapporter Kvalitetssikringsmodul i rengøringssystemet bliver gearet til NIR Udvikling af device der kan komme med behovsanalyse af gulvoverfladers tilstand Robot til gulvvask, der kan noget på mindre arealer Brug af digitale værktøjer på INSTA kurser på Teknisk skole og på certificeringskurser