Vejledning til Budget & Budgetforslag. Projektrapporteringsværktøj - PRV

Transkript

1 Projektrapporteringsværktøj - PRV

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Godkendt budget Maksimer/minimer Vis i Excel Hent historiske budgetter Vejledning Budgetforslag Redigeringstilstand Grundlæggende funktioner Maksimer/minimer Importer godkendt budget Gem Vis i Excel Vejledning Udarbejdelse af budgetforslag Akkumuleret / ikke-akkumuleret Indsæt nye konti Skift slutdato Tjek valideringsfejl Ændringer for deltagerudgifter / deltagerfinansiering Ændringer for naturalieudgifter / naturaliefinansiering Ændringer for kontante tilskud Ændringer i egenfinansiering Oversigt over valideringsfejl Redegørelse for ændringer Valider og indsæt Fejl i budgetforslag

3 1 Indledning Alle projekter med støtte fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond oprettes som brugere i Projekt Rapporterings Værktøjet (PRV). I PRV kan du se projektets godkendte projektbudget med tilhørende halvårsbudgetter og godkendte halvårsregnskaber. PRV skal desuden anvendes i forbindelse med anmodninger om budgetændringer, hvor nye budgetforslag udarbejdes og indsendes til styrelsen via PRV. Området Projektbudget, er opdelt i to underområder Godkendt budget og Budgetforslag. Godkendt budget I underområdet Godkendt budget kan du se projektets godkendte halvårsbudgetter og godkendte ordinære regnskaber. Det er også muligt at hente tidligere godkendte budgetter. Budgetforslag I underområdet Budgetforslag kan du udarbejde og indsende forslag til nye halvårsbudgetter. Det er muligt at udarbejde nye budgetter både som akkumulerede og ikke-akkumulerede. Systemet hjælper dig med at overholde regneregler og valideringer, så nye udarbejdede budgetter opfylder de gældende krav og retningslinjer. NB: Indsendte budgetforslag er først godkendt, når styrelsen giver meddelelse herom til projektet

4 2 Godkendt budget I underområdet Godkendt budget kan du se projektets godkendte halvårsbudgetter og godkendte ordinære regnskaber. Det er også muligt at hente tidligere godkendte budgetter. Når du åbner underområdet Godkendt budget, ser du projektets seneste godkendte budget. Bemærk: Såfremt projektet har fået godkendt perioderegnskaber, vil de godkendte regnskabstal fremgå i den pågældende periodes kolonne i stedet for budgettet. Ekstraordinære regnskaber fremgår ikke. 1 NB: Styrelsen arbejder med akkumulerede budgetter, hvorfor det godkendte budget vises som sådan. Akkumulerede Når budgettet vises som akkumuleret betyder det, at de enkelte halvårsbudgetter er løbende summeret. Eksempel: Hvis det forventes at anvende kr. over 4 halvårsperioder, hvor udgiften fordeler sig med kr. pr. periode, da vil de akkumulerede halvårsbudgetter lyder på: Periode 1: kr. Periode 2: kr. Periode 3: kr. Periode 4: kr. 1 Projektets ordinære regnskabsperioder er fastsat med opgørelse pr. 28(29)/02, 31/08 og projektets slutdato. Såfremt projektet har indsendt og fået godkendt regnskaber opgjort med en anden opgørelsesdato, er der tale om et ekstraordinært regnskab i så fald vil dette regnskab ikke fremgå af PRV. Såfremt projektet har indsendt og fået godkendt et ekstraordinært regnskab, som erstatning for et ordinært regnskab (fx at opgørelsestidspunktet er ændret fra d. 31/08 til d. 31/09), vil regnskabet ikke kunne ses i PRV. I så fald vil denne periode fortsat fremstå med de godkendte budgettal

5 2.1 Maksimer/minimer Ved at trykke på knappen maksimér ændres visningen af budgettet til full-screen. Når budgettet vises i full-screen, kan budgettet minimeres igen ved at trykke på knappen minimér. Bemærk at funktionerne er de samme under maksimér og minimér

6 2.2 Vis i Excel Det er muligt at vise det godkendte budget i Excel. Derfra kan budgettet udskrives. Knappen Vis i Excel kan bruges både under maksimer- og minimervisning. Når der trykkes på knappen Vis i Excel, åbnes budgettet i Excel. Bemærk at der ikke er regnefunktioner lagt ind i Excel-udskriften

7 2.3 Hent historiske budgetter Det vil altid være det seneste godkendte budget, som vises i PRV. Projektet har dog mulighed for at hente tidligere godkendte budgetter, ved at trykke på knappen Hent historiske budgetter. 2 Når der trykkes på knappen Hent historiske budgetter fremkommer en boks, hvorfra du kan vælge det budget, du ønsker at hente. Ved at markere det ønskede budget, aktiveres knappen Hent. Når du trykker på knappen Hent, åbnes det ønskede historiske budget i Excel. Bemærk at der ikke er regnefunktioner lagt ind i Excel-udskriften. 2 Bemærk at kun godkendte budgetter pr. 01/ og frem, vil kunne hentes. Historiske budgetter før d. 01/ kan ikke hentes via PRV

8 2.4 Vejledning Ved at trykke på knappen Vejledning hentes denne vejledning i pdf

9 3 Budgetforslag I underområdet Budgetforslag kan du udarbejde og indsende forslag til nye halvårsbudgetter. Det er muligt at udarbejde nye budgetforslag både som akkumulerede og ikke-akkumulerede. Systemet hjælper dig med at overholde regneregler og valideringer, så nye budgetforslag opfylder de gældende krav og retningslinjer herfor. NB: Indsendte budgetforslag er først godkendt, når styrelsen giver meddelelse herom til projektet. Når du åbner underområdet Budgetforslag første gang, er budgettet tomt, og alle knapper vil være inaktive (med undtagelse af knappen Vejledning, jf. afsnit 3.2.5). På alle andre tidspunkter, vil de seneste gemte ændringer blive vist. Før der kan arbejdes med budgetforslag, skal værktøjet sættes i redigeringstilstand, jf. nedenfor i afsnit 3.1. Herefter er det muligt at arbejde med et nyt budgetforslag

10 Underområdet Budgetforslag er bygget op i 4 overordnede blokke: - Funktioner - Tilsagnsbeløb - Projektperiode - Budget Funktioner Knapper, som anvendes i forbindelse med udarbejdelse af et nyt budgetforslag. De enkelte knapper er beskrevet nedenfor i de enkelte afsnit. Tilsagnsbeløb Projektets godkendte tilsagnsbeløb fremgår af boksen øverst til venstre. Tilsagnsbeløbet er opdelt i henholdsvis Strukturfondsstøtte ( ESF støtte Socialfondsprojekter / ERDF støtte - Regionalfondsprojekter) og Statstilskud (EBST finanslovsbevilling). Langt de fleste projekter modtager alene strukturfondsstøtte. Det/de godkendte tilsagnsbeløb fremgår øverst i boksen. Nederst i boksen fremgår det/de tilsagnsbeløb som ændringerne i budgettet evt. medfører

11 Projektperiode Projektets projektperiode fremgår af boksen øverst til venstre dvs. projektets startdato og slutdato. Den godkendte projektperiode fremgår øverst i boksen, og såfremt der laves ændringer for projektets slutdato, vil dette fremgå nederst i boksen. Budget Selve budgetforslaget udarbejdes i budgetblokken. Budgetblokken indeholder alle projektets halvårsperioder, samt to total kolonner. Kolonnen Total Godkendt viser projektets godkendte totalbudget. Kolonnen Total Forslag viser dit budgetforslags totalbudget. Via disse to kolonner kan du altid sammenholde dit budgetforslags totalbudget, med det godkendte totalbudget

12 3.1 Redigeringstilstand Før der kan arbejdes med budgetforslag skal værktøjet sættes i redigeringstilstand, dvs. at det er nødvendigt at aktivere EDIT tilstand. Det er ikke muligt for flere brugere af samme projekt, at redigere samtidig i samme menu - men muligt for flere brugere at redigere i forskellige menuer. Sådan sættes redigeringstilstand til: Hvis ikonet med blyanten har en rød streg henover sig, er du i "EDIT IKKE" tilstand. Klik på blyanten, hvorefter den røde streg over blyanten forsvinder EDIT tilstand. Herefter aktiveres de knapper som er mulige at anvende. Jo længere du er i processen for udarbejdelse af budgetforslag, des flere knapper vil være aktive. Første gang du åbner Budgetforslag, er budgettet tomt. Derfor er kun knapperne Maksimer/minimer, Importer godkendte budget og Vejledning aktive

13 3.2 Grundlæggende funktioner Maksimer/minimer Ved at trykke på knappen maksimér ændres visningen af budgetforslag til full-screen. Når budgetforslag vises i full-screen kan budgetforslag minimeres igen, ved at trykke på knappen minimér. Bemærk at funktionerne er de samme under maksimer og minimer. Nedenfor er alle eksempler lavet i full-screen tilstand

14 3.2.2 Importer godkendt budget Nye budgetforslag udarbejdes ud fra det seneste godkendte budget. Første gang du åbner Budgetforslag, er alle felter tomme. For at kunne arbejde med et nyt budgetforslag, er det nødvendigt at importere det seneste godkendte budget. 3 Dette gøres ved at trykke på knappen Importer godkendt budget. Herefter vises det seneste godkendte budget. Herefter er det muligt at arbejde med udarbejdelse af et nyt budgetforslag. Samtidig er alle brugbare knapper gjort aktive. Det er selvfølgelig muligt at arbejde med et budgetforslag, gemme sit arbejde, og gå ind i systemet igen og arbejde videre senere. Du skal derfor ikke nødvendigvis importere det godkendte budget, hver gang du skal arbejde med budgetforslag. Det er dog vigtigt at det seneste godkendte budget importeres, hver gang du påbegynder udarbejdelsen af et nyt budgetforslag til styrelsen. På den måde sikrer du, at du altid tager udgangspunkt i de seneste godkendte budget- og regnskabstal. Systemet vil hjælpe dig til at huske, at arbejde i det seneste godkendte budget. Du kan til en hver tid importere det seneste godkendte budget på ny, fx hvis du ønsker at begynde forfra, eller hvis du skal påbegynde et nyt budgetforslag til styrelsen. Når du har arbejdet med budgettet, og derefter prøver at importere det seneste godkendte budget på ny, vil der fremkomme en advarselsboks om, at du er i gang med at overskrive de ændringer du lavet: Ønsker du at importere det seneste godkendte budget? Du skal være opmærksom på, at du vil overskrive alle tidligere ændringer du har lavet i budgetforslag - tidligere ændringer vil ikke kunne hentes igen. Trykker du på OK vil dine tidligere ændringer blive slettet, og det seneste godkendte budget vil blive importeret. Trykker du på Cancel kommer du tilbage til udgangspunktet, uden at overskrive dine ændringer. 3 Det er ikke muligt at importere historiske budgetter

15 3.2.3 Gem Du kan til enhver tid gemme dine ændringer. På den måde kan du fx gå ud af systemet, og komme tilbage igen og arbejde videre. Du gemmer dine ændringer ved at trykke på knappen Gem. Når du trykker på knappen Gem gemmes dine ændringer, og der vil komme en dialogboks, som informerer om, at ændringerne er gemt. Du skal altid gemme dine ændringer, før du fx kan få vist dit budgetforslag i Excel mv. Systemet vil hjælpe dig med at huske at gemme, hvis det er nødvendigt. Fx hvis du prøver at vise dit budgetforslag i Excel uden først at gemme ændringer, vil der komme en dialogboks, som fortæller, at du skal gemme dine ændringer

16 3.2.4 Vis i Excel Det er muligt at vise budgetforslaget i Excel. Derfra kan budgetforslaget også udskrives. Du kan til en hver tid bruge denne funktion, også selvom budgetforslaget ikke kan valideres som korrekt. Ved at hente dit budgetforslag i excel, kan du også udskrive eller gemme dit udkast uden for systemet. Fx hvis det bliver nødvendigt at begynde forfra med dit budgetforslag, men gerne vil have en kopi af dine ændringer. Eneste forudsætning for at kunne vise dit budgetforslag i Excel er, at du har gemt dine ændringer, jf. afsnit Når der trykkes på knappen Vis i Excel åbnes budgettet i Excel. Bemærk at der ikke er regnefunktioner lagt ind i Excel-udskriften. NB: Excel-udskriften er alene et visningsredskab, som kan anvendes til udskrift mv. såfremt der laves ændringer i Excel-versionen gemmes disse ændringer IKKE i systemet

17 3.2.5 Vejledning Ved at trykke på knappen Vejledning hentes denne vejledning i pdf

18 3.3 Udarbejdelse af budgetforslag Før du påbegynder arbejdet med et nyt budgetforslag, skal du importere det seneste godkendte budget, jf. afsnit Det er selvfølgelig muligt at arbejde med et budgetforslag, gemme sit arbejde, og gå ind i systemet igen og arbejde videre senere. Du skal derfor ikke nødvendigvis importere det godkendte budget, hver gang du skal arbejde med budgetforslag. Det er dog vigtigt at det seneste godkendte budget importeres, hver gang du påbegynder udarbejdelsen af et nyt budgetforslag til styrelsen. På den måde sikrer du, at du altid tager udgangspunkt i de seneste godkendte budget- og regnskabstal. Systemet vil hjælpe dig med at huske, at arbejde i det seneste godkendte budget. Det er ikke muligt at indsende et budgetforslag som ikke tager udgangspunkt i det seneste godkendte budget. 4 Når det seneste godkendte budget er importeret, kan du begynde at udarbejde et nyt budgetforslag. I budgetforslaget er det muligt at ændre tallene i de felter som er hvide. Det er ikke muligt at ændre i de øvrige felter. Felter, hvori der er foretaget ændringer, vil blive markeret. På den måde kan du hurtigt orientere dig i, hvilke ændringer du har lavet. Det er muligt at udarbejde nye budgetter både som akkumulerede og ikke-akkumulerede, jf. afsnit I forbindelse med udarbejdelsen af et budgetforslag er det muligt at ændre projektets slutdato, ligesom der kan indsættes nye konti, jf. afsnit 0 og Systemet hjælper dig med at overholde regneregler og valideringer, og det er ikke muligt at fremsende et nyt budgetforslag til styrelsen, før valideringerne er opfyldt. jf. afsnit og Styrelsen anbefaler, at man udarbejder budgetforslag ud fra følgende fremgangsmåde: 1. Start med ændring af projektets slutdato (hvis relevant), jf. afsnit Indsæt nye konti (hvis relevant), jf. afsnit Ændringer af udgifterne i de enkelte halvår. 4. Ændringer for deltagerfinansiering (hvis relevant), jf. afsnit Ændringer for naturaliefinansiering (hvis relevant), jf. afsnit Ændringer af kontante tilskud (hvis relevant), jf. afsnit Tilpasning egenfinansiering (hvis relevant), jf. afsnit Slut af med redegørelser for ændringerne, jf. afsnit Denne rækkefølge vil sikre, at du undgår at lave dobbeltarbejde. NB: Indsendte budgetforslag er først godkendt, når styrelsen giver meddelelse herom til projektet. 4 Hvis du har udarbejdet et budgetforslag, og der i mellemtiden er importeret et nye godkendt budget (fx fordi en budgetperiode erstattes med det godkendte regnskab for perioden), vil systemet forhindre dig i at sende dit budgetforslag, idet det ikke er udarbejdet ud fra de seneste godkendte tal. Det er kun muligt at sende nyt budgetforslag, når det er udarbejdet med udgangspunkt i de seneste godkendte tal. I det tilfælde anbefales det at lave et udskrift af dit budgetforslag jf. afsnit 3.2.4), således du hurtigt kan genskabe dit budgetforslag med udgangspunkt i de nye importerede tal

19 3.3.1 Akkumuleret / ikke-akkumuleret Det er muligt at udarbejde nye budgetforslag både som akkumulerede og ikke-akkumulerede budgetter. Som udgangspunkt vil systemet vise dit budget/budgetforslag som akkumulerede halvårsbudgetter. Såfremt du ønsker at skifte over til ikke-akkumulerede, kan du ændre dette ved at trykke på knappen Skift til ikke-akkumuleret. Hvis budgettet vises som ikke-akkumuleret, kan du skifte over til akkumuleret visning, ved at trykke på knappen Skift til akkumuleret. Akkumulerede Når budgettet vises som akkumuleret, betyder det, at de enkelte halvårsbudgetter er løbende summeret. Eksempel: Det forventes at anvende kr. over 4 halvårsperioder, hvor udgiften fordeler sig med kr. pr. periode. Dvs. de akkumulerede halvårsbudgetter lyder på: Periode 1 = kr., Periode 2 = kr., Periode 3 = kr., Periode 4 = kr. Bemærk at systemet vil fortælle dig, såfremt dine indtastninger ikke stemme overens med reglerne for akkumulerede budgetter, dvs. hvis det akkumulerede budget falder. Sådanne fejl vises ved, at feltet markeres med gult. 5 Ikke-akkumulerede Når budgettet vises som ikke-akkumuleret, betyder det, at de enkelte halvårsbudgetter står alene. Eksempel: Det forventes at anvende kr. over 4 halvårsperioder, hvor udgiften fordeler sig med kr. pr. periode. Dvs. de ikkeakkumulerede halvårsbudgetter lyder på: Periode 1 = kr., Periode kr., Periode 3 = kr., Periode 4 = kr. Bemærk at styrelsen arbejder med akkumulerede budgetter, hvorfor muligheden for at arbejde med ikke-akkumulerede budgetter, kun er et værktøj i forbindelse med udarbejdelsen af budgetforslag. Projektets budget, vil altid blive vist/godkendt som akkumulerede, jf. afsnit 2. 5 Som udgangspunkt kan styrelsen ikke godkende budgetter som indeholder faldende akkumulerende budgetter. Men i visse tilfælde kan det give mening, og kan derfor godkendes. Fx hvis man i en periode har fået godkendt et forbrug på en konto, og derefter finder ud af, at det var den forkerte konto som blev anvendt, hvorfor budgettet skal omallokeres, for derefter at omallokere beløbet i regnskabet. et andet eksempel er egenfinansieringen, hvor der i visse projekter kan være behov, for en mellemfinansiering i en periode, før den endelige finansiering af projektet kan udmøntes

20 3.3.2 Indsæt nye konti I forbindelse med udarbejdelse af et nyt budgetforslag, er det muligt at indsætte nye konti. Som udgangspunkt viser systemet kun de konti, som er godkendte til anvendelse i projektet. Når der trykkes på knappen Indsæt nye konti udløses den fulde kontoplan. Systemet sikrer, at der kun kan vælges konti fra den kontoplan som er godkendt til anvendelse i projektet. Kontoplan før der indsættes nye konti (Konto 1220 og 1240 er anvendt) Herefter kan der indsættes beløb på den/de ønskede konti. Når der er indsat beløb på nye konti, vil felterne blive markeret. Kontoplan med nye konti (Konto 1210 og 1230 er nu til rådighed som nye konti) Kontoplan med beløb på ny konto markeret med grøn

21 Når der er indsat beløb på de nye konti, som ønskes anvendt, kan kontoplanen rulles sammen igen. Dette gøres ved at trykke på knappen Fjern nye konti. Når kontoplanen rulles sammen igen, vil nye konti fortsat kunne ses og arbejdes i. Ved at rulle kontoplanen sammen igen, lettes arbejdet med budgetforlaget, idet budgettet bliver mere overskueligt. Sammenrullet kontoplan med nye konti. NB: Indsendte budgetforslag (herunder anmodning om godkendelse af nye konti) er først endeligt godkendt, når styrelsen giver meddelelse herom til projektet

22 3.3.3 Skift slutdato I forbindelse med udarbejdelse af et nyt budgetforslag, er det muligt at ændre projektets slutdato. Projektets godkendte periode fremgår af boksen øverst til højre. Den godkendte projektperiode fremgår øverst i boksen, og såfremt der laves ændringer for projektets slutdato, vil dette fremgå nederst i boksen. Såfremt der ikke laves ændringer vil Godkendt projektperiode og Projektperiode i budgetforslag være identiske. Projektets slutdato ændres ved at trykkes på knappen Skift slutdato. Når du har trykket på knappen Skift slutdato fremkommer en kalenderboks. I kalenderboksen er det muligt at vælge en ny slutdato. Når du har fundet den ønskede dato, markeres denne dato, og der trykkes på OK. Ønsker du alligevel ikke at ændre dato, kan du lukke boksen på krydset øverst til højre. Såfremt den nye slutdato medfører, at projektet får flere halvårsperioder, vil disse nye perioder blive lagt på budgettet. Nye perioder vil blive markeret med grøn. Budgettallene i de nye halvårsperioder, vil som udgangspunkt være en kopi af den tidligere sidste periode. Såfremt den nye slutdato medfører, at projektet får færre halvårsperioder, vil disse nye perioder blive fjernet fra budgettet. Som udgangspunkt fjerner systemet de overflødige perioder. NB: Indsendte budgetforslag (herunder anmodning om ændring af projektets slutdato) er først endeligt godkendt, når styrelsen giver meddelelse herom til projektet

23 3.3.4 Tjek valideringsfejl Som udgangspunkt er denne knap ikke aktiv idet denne kun er aktiv, når budgettet ikke kan valideres som korrekt. Valideringerne stemmer knap ikke aktiv. Hvis knappen er aktiv skyldes det, at finansieringen ikke stemmer med de udgifter, som er indsat. Dette ses også ved, at de relevante finansieringskonti markeres med blå. Valideringerne stemmer ikke knap aktiv. Eksempel på at valideringer ikke stemmer

24 Ændringer for deltagerudgifter / deltagerfinansiering For deltagerudgifter gælder det, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af deltagerudgifter. Det betyder, at deltagerudgifter altid skal modsvares på finansieringssiden med et tilsvarende beløb. Systemet hjælper dig med at overholde denne regel. I nedenstående eksempel er der ændret deltagerudgifterne under periode Da ændringerne i udgifterne medfører en valideringsfejl, startes ændringer på udgiftssiden med at være markeret med blå. Da deltagerudgifter altid skal modsvares på finansieringssiden med et tilsvarende beløb, markeres de dertilhørende finansieringskonti også med blå deltagerfinansieringskonti. Ved angivelse af deltagerfinansiering skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende deltagerfinansiering. I ovenstående eksempel er der i alt indsat kr. til deltagerudgifter. Før valideringen er korrekt, skal der indsættes et tilsvarende beløb under deltagerfinansieringen. I dette eksempel fordels finansieringen med kr. på henholdsvis statslig, regionalt og kommunalt deltagerfinansiering, og med kr. på henholdsvis privat og offentlig lignende deltagerfinansiering. I alt kr. Når valideringen er korrekt (udgifterne svare til finansieringen) vil de blå markeringer blive ændret til grøn. Bemærk at ikke alle finansierings nødvendigvis konti skal anvendes. Du skal naturligvis kun anvende de relevante finansieringskonti

25 Ændringer for naturalieudgifter / naturaliefinansiering For naturalier gælder det, at EU-tilskuddet ikke kan overstige de samlede støtteberettigede udgifter med fradrag af værdien af naturalier. Det betyder, at naturalier altid skal modsvares på finansieringssiden med et tilsvarende beløb. Systemet hjælper dig med at overholde denne regel. 6 I nedenstående eksempel er der ændret i naturalieudgifterne under periode Da ændringerne i udgifterne medfører en valideringsfejl, startes ændringer på udgiftssiden med at være markeret med blå. Da deltagerudgifter altid skal modsvares på finansieringssiden med et tilsvarende beløb, markeres de dertilhørende finansieringskonti også med blå naturaliefinansiering. Ved angivelse af naturaliefinansiering skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende naturaliefinansiering. I ovenstående eksempel er der i alt indsat kr. til naturalieudgifter. Før valideringen er korrekt, skal der indsættes et tilsvarende beløb under naturaliefinansieringen. I dette eksempel fordels finansieringen med kr. på henholdsvis statslig, regionalt, kommunalt og privat naturaliefinansiering, og med kr. på offentlig lignende naturaliefinansiering. I alt kr. Når valideringen er korrekt (udgifterne svare til finansieringen) vil de blå markeringer blive ændret til grøn. Bemærk at ikke alle finansierings nødvendigvis konti skal anvendes. Du skal naturligvis kun anvende de relevante finansieringskonti. 6 Bemærk at for Socialfonden er evt. støtteberettigede taxametertilskud også en del af naturalierne, hvorfor kontogruppen på Socialfonden hedder Taxametertilskud og naturalier

26 Ændringer for kontante tilskud Såfremt der skal ændres i de kontante tilskud (ekstern finansiering) skal disse ændringer gennemføres inden egenfinansieringen tilpasses. Ved angivelse af kontante tilskud skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende kontante tilskud. Ændringer markeres med grøn Ændringer i egenfinansiering Egenfinansieringen er det beløb tilsagnsmodtager og øvrige partnere skal betale, før projektbudgettet er fuldt finansieret. Størrelsen af den samlede nødvendige egenfinansiering beregnes på baggrund af de tidligere anførte finansieringsposter. Derfor er det vigtigt, at egenfinansieringen er det sidste, som tilpasses i nye budgetforslag. Ved angivelse af egenfinansiering skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende egenfinansiering. I nedenstående eksempel er der ændret i udgifterne under periode og markeret med grøn. Ændringerne i udgifterne medfører at egenfinansieringen også skal tilpasses markeret med blå

27 På kontolinjen Egenfinansiering beregnet kan du se, hvor meget egenfinansiering der er nødvendig i perioden. Dvs. at der skal indsættes en egenfinansiering svarende til dette beløb. I dette eksempel har ændringerne medført, at egenfinansieringen i perioden skal være ,50 kr. i periode , og ,00 kr. i periode (akkumuleret tal). På kontolinjen Sum af fordelt egenfinansiering kan du se, hvor meget egenfinansiering der er indsat i perioden. I dette eksempel er der indsat ,00 kr. i periode , og 0 kr. i periode Før valideringen er korrekt, skal kontolinjerne Egenfinansiering beregnet og Sum af fordelt egenfinansiering indehold samme beløb. I dette eksempel fordels egenfinansieringen i periode med kr. på offentlig lignende egenfinansiering og kr. på privat egenfinansiering. I alt kr. Når valideringen er korrekt (beregnet egenfinansiering stemmer med fordelt egenfinansiering) vil de blå markeringer blive ændret til grøn

28 3.3.5 Oversigt over valideringsfejl Du kan hente en oversigt over valideringsfejlene, ved at trykke på knappen Tjek valideringsfejl. Derved fremkommer en boks, med oplistning af de valideringsfejl budgettet har. Valideringsfejlen ligger i egenfinansieringen. Valideringsfejlen ligger i perioden Valideringsfejlen opstår fordi der er indsat kr. for meget på egenfinansieringen i forhold til det nødvendige. For at få valideringerne til at stemme, skal den indsatte egenfinansieringen således nedsættes med kr. til i alt kr. Du kan have boksen åben imens du arbejder i budgetforslaget. Boksen vil hele tiden opdatere tallene såfremt du ændre i forslaget. Luk boksen ved at trykke på krydset i øverste højre hjørne

29 3.3.6 Redegørelse for ændringer Når du laver ændringer, skal ændringerne ledsages af en redegørelse for de enkelte ændringer. Redegørelserne indskrives i systemet, og bliver dermed sendt sammen med jeres budgetforslag til styrelsen. Hver gang du laver en ændring på en konto eller i projektets slutdato fremkommer en lille rød blyant. Når der trykkes på blyanten fremkommer en boks, hvori redegørelsen for ændringen kan indskrives. Bemærk at redegørelserne skal laves for hver konto som ændres og hvis der ændres i projektets slutdato. Eksempel: Der laves ændringer på konto 20, 30 og slutdato. Dermed skal der indsættes en redegørelse for ændringerne på konto 20, ved at trykke på blyanten på konto 20. Der skal indsættes en redegørelse for ændringerne på konto 30, ved at trykke på blyanten på konto 30. Der skal indsættes en redegørelse for ændringen af slutdato, ved at trykke på blyanten ved projektets slutdato

30 Når redegørelsen er udfyldt vil blyanten blive ændret fra rød til grøn. Det er ikke muligt at indsende budgetforslag før alle blyanter er grønne, dvs. alle relevante redegørelsesfelter er udfyldt. Såfremt der laves ændringer i budgetforslaget, efter redegørelserne er lavet, vil blyanten på de ændrede konti eller slutdato skifte farve til gul. Du skal da forholde dig til redegørelserne igen (på de konti der er lavet nye ændringer på), og evt. lave ændringer i redegørelsen såfremt det er nødvendigt. Selvom de nye ændringer ikke medfører ændringer i den redegørelse, skal du fortsat gå ind i redegørelsesfeltet og godkende din tidligere redegørelse på ny ved at trykke på OK i redegørelsesfeltet. Det er ikke muligt at indsende et budgetforslag til styrelsen, såfremt en eller flere blyanter er røde eller gule

31 3.3.7 Valider og indsæt Når du er færdig med at udarbejde dit nye budgetforslag, kan du indsende dit nye budgetforslag til styrelsen. Bemærk at dine ændringer skal være gemt, før denne funktion kan bruges, jf. afsnit Du validerer og indsender dit budgetforslag ved at trykke på knappen Valider og indsend. Når du trykker på knappen Valider og indsend, bliver dit budgetforslag valideret for fejl. NB: det er ikke muligt at indsende et nyt budgetforslag med valideringsfejl. Såfremt der ikke er fejl i dit budgetforslag, vil der fremkomme en boks uden bemærkninger. I så fald kan du trykke på knappen Indsend budgetforslag (knappen er ikke aktiv, hvis der er valideringsfejl). Når du har trykket på knappen Indsend budgetforslag, vil denne dialog boks komme op, som orientering om at dit budgetforslag er indsendt. Tryk på OK for at komme retur til dit budgetforslag

32 Når du har indsendt dit nye budgetforslag vil den projektansvarlige (projektejeren) modtage en mail, hvor det nye budgetforslag er vedhæftet i Excel og en kopi i pdf-format. Den vedhæftede Excel-fil vil indeholde 3 ark: 1. Akkumulerede halvårsbudgetter 2. Ikke-akkumulerede halvårsbudgetter 3. Oversigt over redegørelserne for ændringerne Det er muligt at se redegørelserne for ændringerne ved at holde musen over den røde markering på kontoen i budgettet. Desuden kan en samlet oversigt over redegørelserne for ændringerne, som nævnt ovenfor, ses i ark 3. Samtidig med at den projektansvarlige modtager en mail, som dokumentation på indsendelsen af det nye budgetforslag, modtager styrelsen en tilsvarende mail med budgetforslaget. Herefter behandles dit nye budgetforslag af projektets sagsbehandler. Såfremt jeres sagsbehandler har brug for yderligere oplysninger, kontaktet i med henblik på afklaring heraf. NB: Indsendte budgetforslag er først godkendt, når styrelsen giver meddelelse herom

33 Fejl i budgetforslag Når du trykker på knappen Valider og indsend, bliver dit budgetforslag valideret for fejl. NB: det er ikke muligt at indsende et nyt budgetforslag med valideringsfejl. Såfremt der er fejl i dit budgetforslag, vil der fremkomme en boks med bemærkninger, som fortæller dig hvilke fejl der er i budgettet, og som skal rettes før budgettet kan indsendes. Såfremt der er valideringsfejl, vil knappen Indsend budgetforslag ikke være aktiv. Luk boksen, ved at trykke på Luk og ret fejlene. Du kan hente hjælp til rettelser i afsnit Når fejlene er rettet kan du indsende dit budgetforslag til styrelsen, jf. afsnit Bemærkningerne er opdelt i to kategorier: 1. Fejl som skal rettes før budgettet kan indsendes. Det vil ikke være muligt at indsende et budgetforslag med bemærkninger om fejl. 2. Advarsler som advarer om, at budgettet indeholder unormale (men ikke blokerende) fejl. Det er muligt at indsende et budgetforslag med advarsler, men projektet skal være opmærksom på, at styrelsen i så fald ofte vil efterspørge yderligere redegørelser. Eksempel på advarsel: Et typisk problem er manglende overholdelse af akkumulerende beregninger, jf. afsnit I visse tilfælde kan det give mening, at ønske budgetændringer med sådanne uoverensstemmelser, men projektet skal være opmærksom på, at der skal være en god begrundelse for ønske om sådanne budgetændringer