Referat fra bestyrelsesmøde på Erhvervsakademiet Lillebælt Mødet afholdes 15/ kl i bestyrelseslokalet på Munke Mose Allé 9

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde på Erhvervsakademiet Lillebælt Mødet afholdes 15/ kl i bestyrelseslokalet på Munke Mose Allé 9 Bestyrelse Peter Zinck Lone Engberg Thomsen Lars Hedal Søren Jan Nielsen Dan Johansen Poul Erik Madsen Jens Ejner Christensen Britt Lindegaard Peter John Andersen Morten Dissing Jesper Agermose Hansen Afbud Anders Klinge Martin Rasmussen Fra Erhvervsakademiet Lillebælt Jens Mejer Pedersen Ole Hjort Willatzen Sara Maria Christensen (referent) Peter Zinck bød Jesper Agermose Hansen velkommen i bestyrelsen som ny studenterrepræsentant. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden/underskrift af referat fra møde den 29/ Der var ingen kommentarer til dagsorden. 2. Orientering om 3. kvartalsregnskab 2014 (bilag vedhæftet) Ole Hjort Willatzen orienterede om 3. kvartals regnskab for Perioderesultatet er et overskud på 15,8 mio. kr. Resultatet er i nogen grad påvirket af periodeforskydninger, og det forventede årsresultat er et overskud på 9,8 mio. kr. I forhold til det oprindelige budget forventes aktivitetsniveauet at blive reduceret med 81,5 STÅ, primært som konsekvens af svigtende efteruddannelsesaktivitet. Det forventes, at lønomkostningerne tilpasses indtægtsreduktionen, og øvrige omkostninger forventes holdt på et lavere niveau end budgetteret. Det forventede resultat er 3,8 mio. kr. bedre end budgetteret og tilfredsstillende. Bestyrelsen tog det fremlagte 3.kvartalsregnskab til efterretning. 3. Godkendelse af budget for 2015 (bilag vedhæftet) Ole Hjort Willatzen fremlagde budgettet for Der forventes en aktivitetsstigning på 5,3 % fra 2014 til Det er en lavere vækstrate end vi har realiseret de senere år. I disse forventninger er indregnet effekten af den uddannelsesdimensionering, der indføres over 4 år startende i

2 Der forventes en omsætning på 265,5 mio. kr. og et overskud på 6,3 mio. kr. Budgettet er relativt offensivt og forudsætter en effektivisering i såvel aktivitetsgennemførelsen som kapacitetsomkostningerne, herunder beskeden anvendelse af merarbejde. Der er i sagens natur mange usikre forhold. Væsentligst er den forventede og forudsatte STÅ- aktivitet. Poul Erik bemærkede at det er positivt at kunne vurdere budgettet ift tidligere år, og spurgte til, om nivelleringen mellem universområder har nået det ønskede mål. Ole Hjort svarede, at man er nået langt, og at der er grundlæggende forskelle i betingelser og vilkår mellem uddannelser, som gør at man må acceptere forskelle i dækningsbidrag. Britt Lindegaard spurgte, hvordan der kan være så stor forskel på dækningsbidrag fra uddannelser der ligner hinanden meget, fx finansuddannelser og markedsførings/handelsuddannelser. Hertil svarede Jens at det skyldes forskelle i, hvor kompleks udbuddet er (antal uddannelser/antal udbudssteder) samt med forskelle i taxameter. Britt bad om en opgørelse af, hvor mange medarbejdere, der var beskæftiget indenfor de angivne hovedområder i budgettet, og om forholdet mellem undervisere, administration og ledelse. Ole udarbejder et notat, som eftersendes til bestyrelsen Dan gav udtryk for, at det set i lyset af resultaterne de seneste 2 år, er konservativt budget. Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget Godkendelse af honorar til bestyrelsen Peter orienterede om, at der endnu ikke foreligger et forslag til honorering af bestyrelsesmedlemmer fra ministerier og foreslog, at man beslutter at honorere bestyrelsen jf. ministeriets forventede forslag. Det blev præciseret, at det udelukkende er eksternt udpegede som vil modtage honorar, dvs. studerende og medarbejdere vil ikke modtage bestyrelseshonorar. Det forventes, at ministeriet vil udsende nye retningslinjer for honorering af bestyrelsesmedlemmer primo Bestyrelsen besluttede at honorere formand/næstformand som hidtil, samt at fra 2015 at honorere alle også de menige bestyrelsesmedlemmer efter de forventede retningslinjer herfor. Bestyrelsesmedlemmer kan afstå fra at modtage honorar. Medarbejdere og studerende ved EAL må jvf ministeriet ikke honoreres. 5. Godkendelse af finansieringsmodel for campus i Odense (bilag vedhæftet) Ole Hjort Willatzen fremlage forslaget til finansieringsmodellen. I forlængelse af bestyrelsens principbeslutning om finansiering af campus i Odense på bestyrelsesmødet 29. september 2014, er det Søren Jan Nielsen og direktionens anbefaling, at finansieringen af campus sker ved optagelse af realkredit i fire trancher, hvoraf 50 % er fast forrentet uden afdrag, 25 % er fast forrentet med afdrag og 25 % er variabelt forrentet med afdrag. Det anbefales således, at byggefasen finansieres qua forhåndshjemtagelse af realkredit som alternativ til byggekredit. Denne finansieringsform er ikke den billigste, men vil give en meget begrænset usikkerhed i byggefasen og ikke mindst i hele tilbagebetalingsperioden, idet 75 % at lånet optaget som fast forrentet inden for det kommende år. 2

3 Bestyrelsen besluttede at hjemtage realkreditbelåning i fire trancher med 75% af lånet som fastforrentet, jf. anbefalingen fra Søren Jan Nielsen og direktionen. Det blev endvidere besluttet at økonomi- og ressourcedirektør og rektor i forening kan optage lån til andre rentesatser og handle hurtigt, hvis markedet ændrer sig. 6. Drøftelse af udviklingskontrakt og strategigrundlag (2 bilag vedhæftet) Den fremsendte udviklingskontrakt er blevet til i dialog med ministeriet og den vedhæftede version forventes endeligt godkendt. Parallelt hermed er der gennemført en proces med formulering af en overordnet strategi for EA Lillebælt. Der har været gennemført en fælles medarbejderkonference, strategimøder med TR- kreds og chefgruppen, samt en række efterfølgende medarbejdermøder, hvor strategien har været drøftet. Det foreliggende oplæg til strategi er et forsøg på at opsamle de helt centrale elementer af en samlet strategi: Mission, vision, mål og værdier, og skal således læses som en overordnet strategisk ramme for udfoldelse af udviklingskontrakt, kvalitetssystem og udvikling af praksisnær forskning og videnbasering. Peter Zinck foreslog at dele drøftelserne af punktet i to, herunder udviklingskontrakt først og derefter strategigrundlaget. Udviklingskontrakt Ambitionsniveauet i udviklingskontrakten blev drøftet og som følge heraf, er den samlede bestyrelse opmærksom på at udviklingskontrakten er en meget ambitiøs plan. Peter Zinck ser det som en udfordring af erhvervsakademiernes praksisnære DNA, at man presses i en forskningsretning. Britt Lindegaard bemærkede, at hun som underviser oplever, at der er stor fokus på forskning på bekostning af undervisningen. Hun bemærkede samtidig at Kvalitetsudvalget i deres nye rapport lægger stor vægt på kvaliteten af undervisningen. Jens Mejer bemærkede, at det er et vigtigt fokuspunkt for både EAL og sektoren at få defineret, hvad der menes med praksisnær forskning, da man ellers risikerer at andre definerer dette for os. Peter Zinck opsummerede drøftelsen og konkluderede, at der var enighed om, at vi skal holde fast i at vi skal bedrive praksisnær forskning. Målet er at undgå akademisering af erhvervsakademierne. Vi skal samtidig understøtte vores medarbejdere i at inddrage virksomhederne endnu mere, fx gennem projektet innovation i uddannelsespraksis. Strategigrundlag Jens orienterede om processen frem til nu og beskrev desuden det paradigmeskifte der er sket, fra fokus på vækst til fokus på kvalitet og relevans. Det er et strategisk fokusskifte for både EAL og øvrige erhvervsakademier. Poul Erik foreslog, at man i strategien øgede fokus på de studerende, således at der ikke blot er fokus på, at dimittender kommer i beskæftigelse, men at der er fokus på de studerendes udvikling, personligt og fagligt, i deres uddannelsesforløb. Søren Jan foreslog, at man anlægger et tydeligere kundefokus, og overvejer at samskrive afsnittene om studerende og virksomheder. 3

4 Opsummerende bemærkede Peter Zinck, at det har været en god proces for bestyrelsen og håber medarbejderne har den samme oplevelse. Peter Zinck opfordrede til, at der arbejdes videre på strategigrundlaget, og at der fokuseres på, at medarbejdere skal opleve at gøre en forskel i udøvelse af deres job. Strategigrundlaget færdiggøres som pixi- udgave til uddeling til medarbejdere/studerende, men også til samarbejdspartnere eksternt. Bestyrelsen vil løbende blive præsenteret for del- strategier og handlingsplaner for udmøntning af strategigrundlaget. 7. Drøftelse af dimensionering (2 bilag vedhæftet) Peter Zinck orienterede om processen på sektorniveau. Processen har været udfordret af den korte tidsfrist for indmeldning af udmøntningen til ministeriet, som har betydet, at der knapt har været tid til at drøfte det med uddannelsesudvalg og aftagerorganisationer. Det har heller ikke været muligt at drøfte et landsdækkende perspektiv på udbud af specialer og studieretninger med andre akademier. Det konkrete forslag til udmøntning af dimensioneringen bygger på tre hensyn i prioriteret rækkefølge: 1. hensyn til aftagere/erhvervslivet 2. hensyn til kritisk masse i uddannelserne 3. hensyn til driftsøkonomi Lars Hedal kritiserede den udmeldte dimensioneringsmodel for at være bagudskuende, og refererede til it- branchen, hvor der er stigende efterspørgsel efter kvalificerede medarbejdere. Peter John foreslog, at man er tydelig omkring de overvejelser der er gjort ift. at dimensionere i henholdsvis Odense og Vejle, hvilket betyder, at Vejle alene dimensioneres med 10 uddannelsespladser, mens Odense reduceres med 152 pladser. De økonomiske konsekvenser af dimensioneringen jvf økonomi- bilaget, er vurderet til at være betydelige, om end det vil være muligt at indhente en del af dimensioneringen igennem øget gennemførelse, samt øget tilgang til ikke- dimensionerede uddannelser. Peter opsummerede og konkludere at vi fremadrettet skal vende fokus indad dvs have fokus på kvalitet og gennemførelse. Jens Ejner og Lars opfordres til at vende tilbage med meldinger fra deres brancher, hvis dimensioneringen kommer til at skabe flaskehalse for vækst og udvikling. Bestyrelsen tog udmøntningen af dimensioneringen til efterretning. 8. Orientering om status på etablering af campus i Vejle og Odense Peter Zinck og Jens Mejer gav en kort orientering om status på campus i Odense og Vejle. I Vejle er indflytningen på Boulevarden 25 godt i gang. De nødvendige ombygninger og renoveringsarbejder afsluttes inden jul, og indflytningen af de merkantile uddannelser finder sted ultimo december. Der inviteres til åbning af vores nye campus den 27/2 kl , hvor Arne Sigtenbjerggaard vil indvie lokalerne. Vi inviterer bestyrelse, uddannelsesudvalg, virksomheder og samarbejdspartnere til indvielsen. I Odense skrider byggeriet fremad som planlagt og vi holder os fortsat indenfor den økonomiske ramme fastlagt af bestyrelsen. Projekteringsfasen forventes afsluttet inden jul, hvorefter byggeriets ydre og indre rammer, herunder lokaler og installationer, er fastlagt. 4

5 Bestyrelsen tog orienteringen om status på etablering af campus i Vejle og Odense til efterretning. 9. Orientering om organisationstilpasninger Jens orienterede om baggrunden for planerne. I 2014 har EA Lillebælt udviklet sig til en fuldt selvstændig organisation, med overflytning af medarbejdere fra Tietgen Kompetence Center, Dalum Landbrugsskole og Kold College. EAL har nået en størrelse og en kompleksitet, der på en række områder stiller krav til vores organisation og det er tydeligt, at vores ledelses- og støttefunktioner ikke er tilstrækkeligt udbyggede til at håndtere de opgaver, der skal løftes, herunder arbejdet med institutionsakkreditering, praksisnær forskningstilknytning, samt det øgede behov for personaleledelse som følge af OK13. På den baggrund har direktionen i efteråret 2014 drøftet behovet for at justere EAL organisation og øge ressourcer til at sikre omsætning af strategierne i universnære handlingsplaner og implementering i organisationen. Afdelingen i Vejle forslås styrket med ansættelsen af en afdelingschef, og Asger Rabølle Nielsen foreslås udpeges som prorektor, dvs. stedfortræder for rektor. Omkostningerne til ændringerne er indeholdt i det forelagte budget. Poul Erik Madsen havde forståelse for, at der skal tilføres ressourcer og det er vigtigt med et lokalt synligt ansigt jf. planen om en afdelingschef i Vejle. Han bemærkede samtidig at det er vigtigt at få kommunikeret til medarbejdere, at der er kommet nye krav som vi skal kunne løfte og håndtere. Britt Lindegaard var kritisk ift. udviklingen af stabsfunktioner..desuden foreslog Britt, at man overvejer at ansætte HK ere eller bachelorer i stedet for AC ere. Britt foreslog endvidere, at administrative opgaver i højere grad kunne udføres af undervisere, som afveksling ift undervisningen. Endelig gav Britt udtryk for, at hun hellere så at de ca. 3 mio., som de nye medarbejdere vil koste, gik til ny og bedre undervisning. Jens bemærkede, at der i det fremlagte ikke indføres yderligere chef- niveauer, men at man vil give uddannelsescheferne noget administrativt back- up, så de får mulighed for at prioritere bedre personaleledelse og til at styrke deres outreach til erhvervslivet. Jens var endvidere åben for at søge efter de rette kompetenceprofiler og ikke på forhånd lægge sig fast på uddannelsesniveauer. Peter Zinck opsummerede og konkluderede at han oplever, at fokus er på at sikre kvaliteten og bedre ledelse, dernæst at sikre en synlig afdelingsleder i Vejle. Desuden vil man sikre en stedfortræder for rektor. Bestyrelsen tog orienteringen om organisationstilpasning til efterretning, og godkendte udnævnelsen af Asger Rabølle Nielsen som prorektor med samme opgaveportefølje som hidtil. 10. Meddelelser Meddelelser fra formanden 5

6 Medtaget under punkter behandlet tidligere på mødet Meddelelser fra rektor - Aktiviteter siden sidst (bilag vedhæftet) - Udskydelse af institutionsakkrediteringen (mundtlig orientering) Det er vurderingen, at beslutningen om at udskyde akkrediteringen er blevet positivt modtaget internt, og at der er opbakning til, at indsatsen skal intensiveres, så vi kan forvente en positiv akkreditering i Status på dialog med landbrugssektoren (mundtlig orientering) Der har været dialog med landbrugssektoren særligt omkring udmøntningen af dimensioneringen af jordbrugsteknologuddannelsen. Der er endvidere etableret et uddannelsesudvalg, som har sit første møde den 19/ Rapport fra kvalitetsudvalget (mundtlig orientering) Kvalitetsudvalget har udgivet deres anden rapport, og der vil komme en sammenskrivning af deres arbejde/anbefalinger i januar Det er endnu uklart, om anbefalingerne i den anden rapport vil blive fulgt af ministeriet. 11. Eventuelt Formanden ønskede god jul til bestyrelsen. Peter Zinck (formand) Lone Engberg Thomsen (næstformand) Martin Rasmussen Anders Klinge Søren Jan Nielsen Dan Johansen Lars Hedal Jens Ejner Christensen Poul Erik Madsen Britt Lindegaard Peter John Andersen Morten Dissing Jesper Agermose Hansen 6