VSM-p. Kaizenlederens vejledning

Transkript

1 DI-version VSM-p Værdistrømsanalyse - Produktion VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 1 af 16

2 Instruktion til kaizenlederen Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 2 af 16

3 Indhold Instruktion til kaizenlederen... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 3 Dokumenter til værktøjet VSM - Værdistrømsanalyse Dokumenter til fase Forberedelse Undervisning Udførelse Opfølgning Diplomer... 4 Adobe-fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Kaizenevent... 5 Specielle forhold vedrørende værdistrømsanalyse, VSM... 6 KV Kundeværdi og værdistrømme... 6 Valg af værktøj til værdistrømsanalysen... 6 Formål med VSM Værdistrømsanalyse... 7 Målet med VSM Værdistrømsanalyse... 7 Krav til kaizenlederen... 8 Træning i VSM-p... 8 Datagrundlag til VSM-p... 8 Tips til kortlægning af nuværende værdistrøm for VSM-p... 9 Ramme for VSM-p kaizenevent Tidsplan for VSM-p kaizenevent Kaizenevent - generelt Kaizenlederens opgaver Varighed Information til interessenter Anvendelse af stopur Indkaldelse til kaizenevent Deltagere til kaizenevent Accept, læring og forankring Kaizenkultur Forberedelse Undervisning - deltagerne og deres forventninger Undervisning - P-plads Indsamling af information Evaluering Afrapportering Tjekliste - Kaizenevent Tjekliste - VSM VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 3 af 16

4 Dokumenter til værktøjet VSM - Værdistrømsanalyse 0 Dokumenter til fase 0 1 Forberedelse VSM - Kaizenevent Indkaldelse Word VSM-p - Adobe VSM - Ledelsens vejledning Adobe 2 Undervisning VSM-p - Fase 1 - Nuværende værdistrøm - Noter Deltager Adobe VSM-p - Fase 1 - Nuværende værdistrøm - Noter Underviser Adobe VSM-p - Fase 1 - Nuværende værdistrøm - Præsentation Adobe VSM-p - Fase 2 - Fremtidig værdistrøm - Noter Deltagere Adobe VSM-p - Fase 2 - Fremtidig værdistrøm - Noter Underviser Adobe VSM-p - Fase 2 - Fremtidig værdistrøm - Præsentation Adobe VSM-p - Øvelse Lastbilfabrikken Adobe 3 Udførelse VSM-p - Definitioner Adobe VSM-p - Symboler Adobe VSM Skemaer Excel 4 Opfølgning A3 skema Power Point VSM - Audit - med makro Excel med makro VSM - Audit Beskrivelse Adobe 5 Diplomer VSM - Diplom for deltagelse i kaizenevent Power Point VSM - Diplom for kaizenleder master Power Point VSM - Diplom for kaizenspecialist master Power Point VSM - Evalueringsskema Excel VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 4 af 16

5 Adobe-fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med VSM-præsentationen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser et slide show. Visning i fuldt format: Crtl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menulinjen. Her vælges: View Full Screen Mode Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Det kan udnyttes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående). Her vises en udskrift for 6 x 5 sider liggende: Kaizenevent Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går. Event betyder begivenhed. Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort periode for at skabe en forbedring VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 5 af 16

6 Specielle forhold vedrørende værdistrømsanalyse, VSM KV Kundeværdi og værdistrømme Inden der arbejdes på kortlægning af virksomhedens værdistrømme, bør ledelsen have identificeret de værdier, kunderne køber af virksomheden. De bør også have identificeret de værdistrømme, som frembringer disse værdier. Med værktøjet KV identificerer virksomheden de vigtigste værdistrømme og den værdi, virksomhedens ydelser giver kunderne. Der er udarbejdet materiale til afholdelse af en kaizenevent på en halv dag. Ved denne kaizenevent lærer ledelsen at identificere virksomhedens værdistrømme. Efterfølgende gøres arbejdet færdigt, og ledelsen vælger den værdistrøm, hvor leankonverteringen skal begynde. I forbindelse med undervisningen præsenterer ledelsen kundeværdi for deltagerne i denne kaizenevent. Præsentationen foretages i forbindelse med gennemgangen af det første læringstrin, som er i den første del af undervisningen. Som afslutning på det første læringstrin præsenterer ledelsen den kundeværdi, som virksomheden opfylder hos kunderne. Den gennemgår også de værdistrømme, som leverer denne værdi til kunderne, deres prioritering og, hvorfor den valgte værdistrøm skal kortlægges. Valg af værktøj til værdistrømsanalysen Ved kortlægning af en værdistrøm, skal der vælges et værktøj, som fremhæver det, der er væsentligt at bearbejde for at forbedre flowet i værdistrømmen. Der er tre principielt forskellige måder at kortlægge en værdistrøm på for henholdsvis produktion (-p), service (-s) og administration (-a). VSM-p VSM-s VSM-a Produktionsprocesser forløber som en sekvens af processer og er den simpleste form for kortlægning. VSM-p anvendes til processer, som forløber uden indblanding fra kunderne forløber mellem afdelinger med få, klare ansvarsskift forløber uden, at ydelsen i særlig grad sendes tilbage til en tidligere proces for genbearbejdning belaster enkelte områder meget udføres regelmæssigt Serviceprocesser forløber som en sekvens af processer, men med interaktion med kunden i eller i mellem nogle af processerne. VSM-s anvendes til processer, som forløber med involvering af kunderne i bestemte dele af forløbet forløber mellem afdelinger med få, klare ansvarsskift forløber uden, at ydelsen i særlig grad sendes tilbage til en tidligere proces for genbearbejdning belaster enkelte områder meget udføres regelmæssigt Administrationsprocesser forløber overordnet set som en sekvens af processer med hyppige ansvarsskift fra proces til proces. VSM-a anvendes til processer, som forløber uden indblanding fra eksterne kunder forløber mellem mange afdelinger med klare ansvarsskift forløber ofte med regelmæssige returneringer til en tidligere proces for genbearbejdning VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 6 af 16

7 belaster enkelte områder meget udføres regelmæssigt Der er også tre forskellige måder at etablere trækstyring på. Kanban anvendes, når der skal leveres en bestemt mængde af det samme. Det betyder, at gennemløbstider og cyklustider er kendte for de enkelte processer. Pitch anvendes, når der skal leveres opgaver af samme art, som tilsammen kræver en kendt tid at udføre. Det betyder, at gennemløbstider og cyklustider er kendt for de enkelte processer. Tidsvinduer anvendes, når opgaven belaster meget lidt, men kan have et langt tidsforløb. For at begrænse det samlede tidsforløb etableres der parallelle processer, som koordineres på faste tidspunkter. Tiden mellem de faste tidspunkter er tidsvinduet. Tidsvinduer anvendes ofte til administrative processer, som kommer regelmæssigt med varierende frekvens. For at vise, hvorledes disse processer håndteres, er der en værdistrømsanalyse for en administrativ proces med tidsvinduer for den fremtidige værdistrøm. VSM-t Administrationsprocesser forløber overordnet set som en sekvens af processer med hyppige ansvarsskift fra proces til proces. VSM-t anvendes til processer, som forløber uden indblanding fra eksterne kunder forløber mellem mange afdelinger med klare ansvarsskift forløber ofte med regelmæssige returneringer til en tidligere proces for genbearbejdning belaster lidt i de enkelte områder udføres regelmæssigt og har et langt tidsforløb Formål med VSM Værdistrømsanalyse Dette værktøj er ledelsens værktøj til kortlægning af en værdistrøm med henblik på at forbedre flowet i værdistrømmen. Formålet er at identificere forhindringer for flow, så de kan elimineres. Ofte vil det kræve forbedringer i processer, udstyr, metoder eller materialer, for at forhindringerne kan elimineres. Første gang, værktøjet anvendes, er formålet, at deltagerne bliver i stand til at se potentialet for forbedringer; lær at se. Hvis ledere og ledelsen ikke kan se potentialet, kan de ikke foranledige, at potentialet indfries. Traditionelt (moderne ledelse) optimeres de enkelte processer for at få så effektivt et system som muligt. Leanfilosofien forudsætter at gennemløbstiden prioriteres højst, hvilket ændrer præmisserne for at være effektiv. Der opstår derfor nye muligheder for forbedringer. Når en sekvens af processer betragtes ud fra leanfilosofien, inden fasen Konvertering er gennemført, vil der være mange forhold, som ikke er optimeret. Det er årsagen til, at ledelsen kan få øje på nye muligheder for forbedringer. Målet med VSM Værdistrømsanalyse I fasen Konvertering skal mulighederne for forbedringer identificeres og prioriteres. Kaizeneventen afsluttes med, at der udarbejdes en plan for de første forbedringer. Forbedringer vil ofte kræve, at der anvendes et forbedringsværktøj ved en kaizenevent for at få forhindringerne elimineret. Når forhindringerne er elimineret, omlægges vareflowet, så det bliver et flow uden stop. Ved omlægningen kan der ofte fjernes lagre, hvilket giver en reduk VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 7 af 16

8 tion i gennemløbstiderne. Med kortere gennemløbstider bliver det muligt at reagere hurtigere på ændringer i kundernes behov. Omlægningen giver også mulighed for at ændre styringen af værdistrømmens værdiskabende processer til trækstyring. Efter fasen Konvertering vil forbedringerne ofte blive implementeret på grund af andre tiltag. Enten er det et strategisk indsatsområde, som igangsætter forbedringer, eller der er identificeret et problem, som skal løses med et værktøj. Værdistrømsanalyse er i denne sammenhæng ikke det drivende værktøj, men er en god måde at holde overblik over procesforløbet i området. Værdistrømsanalyse vil efter Konverteringen ofte blive mere generel, så den viser det typiske forløb gennem processerne for de betydende varer. Den vil ofte angive de vigtigste varer fra værdistrømmen, de vigtigste kunder samt de vigtigste leverandører. Metoden for kortlægningen er den samme, og det er de samme informationer, som er vigtige, men præsentationen medtager flere informationer, som beskrevet ovenfor. Den samlede værdistrøm ændres ikke, så der vil ikke være udarbejdet en fremtidig værdistrøm. Andre planer sikrer, at udvalgte dele af processerne forbedres. For den nuværende værdistrøm vil enkelte tal efterfølgende blive opdateret. Hvis det samlede flow skal ændres, vil det være naturligt at udarbejde både en nuværende værdistrøm med indsatsområderne markeret og en fremtidig værdistrøm. Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal mindst have ansvaret for den værdistrøm, som kortlægges. Kaizeneventen afsluttes med udarbejdelse af en implementeringsplan for de identificerede forbedringer. Kaizenlederen skal råde over kompetencer og ressourcer til at gennemføre planen samt personligt have beføjelser til at igangsætte og gennemføre planen. Træning i VSM-p Der er udarbejdet en øvelse til udarbejdelse af en værdistrømsanalyse, Lastbilfabrikken A/S. Denne øvelse indeholder data til at udarbejde både den nuværende værdistrøm og den fremtidige værdistrøm. Dette materiale indgår i materialet til undervisningen. Øvelsen indeholder også data til en fremtidig værdistrøm med mere omfattende forandringer. Denne del af øvelsen indgår ikke i undervisningsmaterialet. Denne løsning viser et praktisk eksempel på styring til TAKT med to niveauer, der skiftes imellem. Øvelsen er opbygget som en beskrivelse af en virksomhed med de relevante data. I øvelsen stilles der opgaver i udarbejdelse af værdistrømsanalysen, samt beregning og visning af belastning og kapacitet. Datagrundlag til VSM-p For de områder, der skal kortlægges, fremskaffes en oversigt over, hvilke varer der leveres til kunderne. For varerne findes kundernes behov, så der kan laves en ABC-analyse. Fra arbejdet med værktøjet Kundeværdi (KV) er varerne vægtet, og det er valgt, hvilke varer der skal laves en værdistrømsanalyse for. Hvis varerne ikke er valgt, vælges de ud fra en vægtning af ABC-analysen. Vægten afhænger af, hvad der er kritisk for denne værdistrøm. Vægten kan være salgsværdien, hvis den er udtryk for forbruget af ressourcer kostprisen, hvis den er udtryk for forbruget af ressourcer tidsforbrug på en nøgleressource (maskine eller anlæg) VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 8 af 16

9 VSM-p Værdistrømsanalyse - Produktion faktoren 1, hvis alle varer belaster en nøgleressource lige meget tidsforbruget/lønomkostning, hvis varernes belastning er proportional med den tid, de bearbejdes gennemløbstiden, hvis den er udtryk for forbruget af ressourcer Vægtet Levering er vægten ganget med antallet af varen. VL = Vægt x Antal Hovedprocesserne identificeres i det område, der skal kortlægges. Varerne/varegrupper listes i faldende orden efter VL, Vægtet Levering. For hver vare/varegruppe anføres rækkefølgen for forløbet gennem hovedprocesserne med et nummer. Den førstes proces er 1, den næste er 2 og så fremdeles. Varer/varegrupper med samme eller et ensartet procesforløb samles som en gruppe, og deres vægtning tælles sammen. Denne opgørelse er en VLPR, Vægtet Levering ProcesRute. VSM udarbejdes for den gruppe, der har den største samlede vægtning. Fra denne gruppe vælges en typisk vare, som kortlægges på VSM-kaizeneventen. Den valgte vare og varegruppen præsenteres på VSM kaizeneventen sammen med de kriterier, der er grundlaget for udvælgelsen. Data for beregning af TAKT indsamles på forhånd. Til denne beregning skal bruges informationer om den daglige effektive arbejdstid de gennemsnitlige daglige leveringer af den udvalgte vare/varegruppe den belastning processerne i værdistrømmen har fra andre varegrupper For den enkelte proces kan det enten identificeres som en reduktion i den daglige effektive arbejdstid eller som en forøget belastning. Belastningen skal i så fald omregnes til den vare, der udarbejdes en værdistrømsanalyse for. Der skal fremskaffes data vedrørende leveringsforholdene for den udvalgte råvare. Leveringsforholdene omfatter frekvens og tidspunkt for fremsendelse af en prognose til leverandøren hvilken periode prognosen dækker rammerne for ændringer fra prognosen ved beordring frekvens for ordre til leverandøren leveringsbetingelser krav til leveringsmængder leveringstid leveringsfrekvens (daglig, ugentlig, månedlig) Tips til kortlægning af nuværende værdistrøm for VSM-p Til tegning af den nuværende værdistrøm udleveres papir i formatet A3 samt blyant og viskelæder. Til tegning af værdistrømmen anvendes en rulle brunt papir eller lignende. Papiret fastgøres på væggen, og der anvendes Post-it til proceskasserne. Gennemgå VLPR og definér produktfamilie Beregn TAKT Alle deltagerne tegner processerne og noterer de relevante procesdata VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 9 af 16

10 Brug blyant og viskelæder Følg varestrømmen som en samlet gruppe Følg varestrømmen fra forsendelsen og tilbage til varemodtagelsen og leverandøren Notér, om processen deles med andre værdistrømme Notér antal hold og antal medarbejdere pr. hold Identificér, hvor varerne kommer fra Identificér, hvad der igangsætter produktion i den enkelte proces Notér maskinens og operatørernes cyklustid, samt tiden mellem emner fra processen Notér omstillingstider, kassationer og udnyttelsesgrad af udstyret Ramme for VSM-p kaizenevent Kortlægning af vareflowet udføres af ledelsen. Der deltager ikke medarbejdere, men medarbejderne bidrager med informationer under opsamling af data. Processerne observeres så længe, at alle deltagerne har et indtryk af medarbejdernes belastning. Belastningen er ikke et udtryk for medarbejdernes arbejdsmoral, men er bestemt af den organisering, som ledelsen har lavet for processerne og for vareflowet. Ved at vurdere belastningen identificeres en indikator for et ikke udnyttet potentiale. Processerne vurderes for spildtyper, som også er indikatorer for et potentiale for forbedringer. Alle beholdninger tælles og registreres. Data for processerne observeres. Kan data ikke observeres, fremskaffes de ved at spørge medarbejderne ved processen. Der anvendes aldrig data fra systemer. Det er ikke systemerne, der skal kortlægges. Det er virkeligheden, der skal kortlægges, så data skal komme fra virkeligheden. Deltagerne vil ofte indvende, at den aktuelle situation ikke er typisk og derfor ikke retvisende. Til det er kun at bemærke, at hvis de opsamlede data giver et gennemløb, som passer med det, der opleves i virkeligheden, er det en god model af virkeligheden. Hvis det kan godtgøres, at der er detaljer, som er meget afvigende, kan observationerne gøres om. Den fremtidige værdistrøm skal følge principperne for lean: der skal etableres flow for så lange forløb som muligt hvor flow afbrydes, etableres der et supermarked hele værdistrømmen styres ved trækstyring Den fremtidige værdistrøm skal fjerne så meget spild som muligt. Der udarbejdes en plan i A3 for implementeringen af den fremtidige værdistrøm. De væsentligste aktiviteter skal være gennemført inden for 90 dage. Tidsplan for VSM-p kaizenevent Dag 1 1. Fase 1 - Undervisning i nuværende værdistrøm At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre kaizeneventen Introduktion til kaizeneventen, ved kaizenlederen (Præsentationen side 1-7). Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen, ved kaizenlederen. Undervisning i nuværende værdistrøm, ved en kaizenspecialist i VSM (Præsentationen fra side 8 og frem) VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 10 af 16

11 Dag 2 VSM-p Værdistrømsanalyse - Produktion 2. Analyse af værdistrømmen At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne i værktøjet 1. Fase 2 - Undervisning i den fremtidige værdistrøm At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre kaizeneventen Undervisning i fremtidige værdistrøm, ved en kaizenspecialist i VSM. 3. Lav forslag til den fremtidige værdistrøm At udarbejde forslag til den fremtidige værdistrøm. Forslaget præsenteres for afdelingen. 4. Gennemfør forandringen At udarbejde en handlingsplan for ændringen 5. Evaluering At sikre læring af forløbet Undervisning i nuværende værdistrøm Formål: At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre kaizeneventens første del. Kaizenlederens rolle er at lede eventen lokalt i den virksomhed, hvor eventen foregår. Kaizenspecialistens rolle er at undervise i værktøjet og bidrage med egne erfaringer. Undervisningen må ikke vare mere end to timer. I modsat fald skal undervisningen spredes over flere dage. Analyse af værdistrømmen: Formål: At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne for at skabe flow i deres værdistrøm. Indhold: Tegn værdistrømmen Indsamling af data for værdistrømmen Alle analyserne skal foregå der, hvor processen foregår (Genba) for at sikre, at det er fakta og ikke mavefornemmelser og tal, der ikke umiddelbart kan verificeres, der ligger til grund for analyserne. Undervisning i den fremtidige værdistrøm Formål: At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre kaizeneventens anden del. Undervisningen må ikke vare mere end to timer. Lav forslag til fremtidig værdistrøm Formål: At udarbejde forslag til den fremtidige værdistrøm. Forslaget præsenteres for afdelingen. Indhold: Udarbejdelse af forslag på brunt papir/konsulentfilm Forslaget skal være visuelt. På den måde vil medarbejderne bedre kunne forholde sig til forslaget VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 11 af 16

12 Gennemfør forandringen Formål: At udarbejde en handlingsplan for ændringen. Indhold: Der udarbejdes et A3-skema med aktiviteter, der kan gennemføres inden 90 dage. Det er bedre at gennemføre en 70% s løsning i indretningen for hurtigst muligt at komme i gang med at arbejde efter det nye forslag end at gå efter den perfekte løsning i første hug. Der vil altid være tilpasninger, der skal gennemføres efterfølgende. Ved at arbejde efter det nye forslag får medarbejdere og ledere en læring, der kan kvalificere tilpasningerne. Når forslaget implementeres i forbindelse med eventen sikres samtidig, at det sker, og momentum fastholdes. Evaluering Formål: At sikre læring af forløbet. Indhold: Det er en opsamling på kaizenlederens rolle, forventningerne til eventen og resultatet nåede vi det, vi skulle. Det giver samtidig mulighed for, at deltagere fra andre virksomheder kan videregive observationer fra eventen i fortrolighed VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 12 af 16

13 Kaizenevent - generelt VSM-p Værdistrømsanalyse - Produktion Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutning af kaizeneventens første dag. Information til interessenter Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer for de eksisterende arbejdspladsers indretning og funktion, skal de berørte medarbejdere og deres repræsentanter informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre på arbejdspladserne. Anvendelse af stopur Det er ofte ønskeligt at anvende stopure under en kaizenevent. Der må ikke anvendes stopure uden accept fra medarbejdernes repræsentanter i SU. Ifølge Samarbejdsaftalen, må der ikke tages tid på arbejdsopgaver med mindre, der er indgået en aftale om fordeling af produktivitetsgevinsten med repræsentanter for de faglige organisationer. Der skal ikke indgås en sådan aftale i forbindelse med implementering af lean og herunder afholdelse af kaizenevents. Tidtagning i forbindelse med lean har ikke til formål at øge det arbejdstempo, som medarbejderne kan præstere. Måling af tid i forbindelse med lean har alene til formål at fordele den tid, arbejdet tager mellem medarbejderne. Det kan derfor anbefales at lade medarbejderne eje tidsgrundlaget, da det alene anvendes til at fordele belastningen mellem medarbejderne. I lean fokuseres der på at fjerne ikke værdiskabende arbejdsopgaver, som virksomheden har indført, for at få en effektiv udnyttelse af udstyr og maskiner. Forbedringer i den samlede produktivitet opnås ved at fjerne disse arbejdsopgaver. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres hvilken type værktøj, der skal anvendes ved denne kaizenevent formålet med, at kaizeneventen afholdes forventninger til udbyttet af denne kaizenevent tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen, dage og tidsrum hvem, der er kaizenleder tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og, om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt Deltagere til kaizenevent Alle deltagerne i en kaizenevent er lige og skal bidrage med det, de kan. VSM er kendetegnet ved, at der ikke deltager medarbejdere i kaizeneventen. Det kan være meget inspirerende at VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 13 af 16

14 have ledere med fra andre områder af virksomheden eller fra andre virksomheder, da de ofte ser forhold, som den lokale ledelse er blevet blind overfor. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det, vi selv har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte personer har repræsentanter med i kaizeneventen og deres repræsentanter ikke er i mindretal. De berørte personer er dem, hvis arbejdsforhold bliver ændret som en umiddelbar følge af kaizeneventen. Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en leder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal lederen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents. 1. Har ikke deltaget tidligere 2. Har deltaget tidligere 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis lederen ikke er aktiv kaizenleder med passende intervaller. Status som kaizenspecialist mistes, hvis lederen ikke er aktiv kaizenspecialist med passende intervaller. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres og accepterer tidspunkt og omfang. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Undervisning - deltagerne og deres forventninger Indled med, at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 14 af 16

15 Undervisning - P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål, der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne i opsamlingen af data for medarbejderen, samt at oplyse om formålet med denne kaizenevent. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen. Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Afrapportering Afrapporteringen for værdistrømsanalysen vil ofte være til ledere og nøglemedarbejdere i områder, som skal bidrage til at implementere planen for den fremtidige værdistrøm. Afrapporteringen indeholder en gennemgang af den nuværende værdistrøm, den fremtidige værdistrøm og planen for implementering VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 15 af 16

16 Tjekliste - Kaizenevent Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen SU og medarbejderne Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftal eventuel forplejning Aftal tidspunktet med lederne i området Aftal tidspunktet med underviser Aftal tidspunktet med nøgledeltagere Lav og udsend indkaldelse til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér, at pc og projektor virker Der er whiteboard eller flipover i lokaler Der er skriveredskaber til whiteboard Der er skriveredskaber til deltagerne Lommeregner Tjekliste - VSM Emne Udført Accept Bemærkning Udarbejdelse af ABC-analyse Udarbejdelse af VLPR Valg af produktgruppe Valg af den råvare vi følger strømmen til Beregning af TAKT Identifikation af processer Hvordan får vi prognoser fra kunderne? Hvordan får vi ordrer fra kunderne? Hvordan informerer vi leverandøren? Hvordan bestiller vi varer hos leverandøren? Blyant og viskelæder A3-papir til deltagerne Vigtige definitioner til deltagerne VSM-symboler til deltagerne Gennemgang af varestrømmen før eventen Aftale med planlægger og ledelse, at der produceres relevante varer under eventen Rulle med brunt papir - 1 meter bred Tape til opklæbning af brunt papir på væg Fil: VSM Symboler og definitioner VSM-P - Kaizenlederens Vejledning Alle rettigheder tilhører DI. side 16 af 16