Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.)

Transkript

1 s Dagsorden LSU-LAU for de centrale stabe Mødedato: 25. september 2014 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Dokumentnavn: Dagsorden LSU-LAU Sted: Vestre Engvej 51 C (mødelokale 3.210) Deltagere: Udviklingsdirektør Steffen Svendsen Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen HR- og kommunikationschef Carsten Vikkelsøe It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) Økonomimedarbejder Sanne Gamrath (TR HK) (næstformand) It-medarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) Sekretariatsbetjening: DAGSORDENSPUNKTER Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) Indhold 1. Godkendelse af dagsorden Budgetopfølgning 1. halvår Budgetprincipper Status på opfølgning på APV for Økonomi og Personale og HR og Kommunikation 2 5. Status studieadministrationen Retningslinjer for nedsættelse af ansættelsesudvalg Arbejdsmiljødrøftelse- og plan Korte Punkter Status for arbejdet med kompetenceudvikling 2. Den nye elev-struktur 3. Indberetning i Easy 4. Studieadministrationens arbejdsmiljøorganisering 5. Status over flytteproces 9. Eventuelt... 4

2 s 1. Godkendelse af dagsorden 2. Budgetopfølgning 1. halvår 2014 v. Jesper Mogensen Til drøftelse og orientering. Bilag 2.1: Budgetopfølgning 1. halvår Budgetprincipper 2015 v. Lars Lund Strategisk ledelse har godkendt budgetprincipper Budgetprincipperne for ledelse, administration og bygninger er vedlagt som bilag, og vil blive gennemgået på mødet. Til orientering. Bilag 3.1: Budgetprincipper for de centrale stabe 4. Status på opfølgning på APV for Økonomi og Personale og HR og Kommunikation v. Lars Lund og Carsten Vikkelsøe Bilag 4.1: Handleplan for HR og Kommunikation 5. Status studieadministrationen v. Ambrosia Fladager Hansen Til orientering. 6. Retningslinjer for nedsættelse af ansættelsesudvalg I henhold til UCL s ansættelses- og fratrædelsespolitik, skal de lokale samarbejdsudvalg udarbejde retningslinjer for nedsættelse af ansættelsesudvalg for medarbejdere uden lederbeføjelser (under niveau 3 ledere). Det foreslås, at ansættelsesudvalget består af en tillidsrepræsentant og relevant leder og/eller evt. medarbejder fra området. I forbindelse med ansættelse af elever deltager den elevansvarlige fra HR og Kommunikation, relevant leder og/eller evt. medarbejder fra området samt en tillidsrepræsentant i ansættelsesudvalget. Til drøftelse og orientering. 7. Arbejdsmiljødrøftelse- og plan Hovedarbejdsmiljøudvalget ønsker, at den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse og tilhørende arbejdsmiljøplan fremadrettet skal være et resultat af lokale drøftelser vedrørende arbejdsmiljøarbejdet. Nedenstående skal følgelig drøftes i de lokale udvalg: 1: Arbejdsmiljøarbejdet i det lokale udvalgs område i det forgangne år: Forslag: - Sygefravær er behandlet.

3 s - Opfølgning på handleplan udarbejdet for henholdsvis Økonomi og Personale samt HR og Kommunikation. 2: Vigtigste indsatsområder for arbejdsmiljøarbejdet i 2015: Forslag: - APV Handleplan (fysiske og psykiske) - Sygefravær - Campusbyggeri (Odense og Vejle) 3: Forslag til mål for arbejdsmiljøarbejdet i 2015: Forslag: 4: Det lokale udvalgs ønsker til supplerende uddannelse i 2015 der understøtter arbejdet med de nævnte indsatsområder: Forslag: 5: Det lokale udvalgs ønsker til emner der skal drøftes i HAU i 2015?: Forslag: Den lokale årsplanlægning Den lokale årsplanlægning vedrørende arbejdsmiljøarbejdet skal fremadrettet afspejle: 1. Arbejdsmiljøplanens indsatsområder og mål Den gøres tilgængeligt på mit.ucl.dk og fremsendes til medlemmerne af de lokale arbejdsmiljøudvalg/sammenlagte udvalg årligt senest den 1. oktober 2. Ansvarsfordelingen i arbejdsmiljøorganisationen Inputs fra en drøftelse ved sidste års temadag for arbejdsmiljøorganisationen er blevet til et udkast til en oversigt over ansvarsfordelingen i arbejdsmiljøorganisationen. Den beskriver snitflader til aktører i og udenfor arbejdsmiljøorganisationen, og den bør anvendes i de lokale udvalgs årsplanlægning vedrørende arbejdsmiljøarbejdet samt i det daglige arbejde i arbejdsmiljøgrupperne. Til drøftelse og orientering. 8. Korte Punkter 1. Status for arbejdet med kompetenceudvikling for de centrale stabe (arbejdsgruppe Sanne Gamrath, Jørgen Markussen, Ambrosia Fladager Hansen og Carsten Vikkelsøe) 2. Den nye elev-struktur v. Carsten Vikkelsøe 3. Indberetninger i Easy v. Christian Jansson 4. Studieadministrationens arbejdsmiljøorganisering v. Ambrosia Fladager Hansen

4 s 5. Status over flytteproces v. Christian Jansson Bilag 8.3.1: Indberetninger i Easy 9. Eventuelt Næste møde er den 18. december, kl i Sundhedshuset (Vestre Engvej, Vejle) Foreløbige punkter til næste møde: Årsresultat l 2014 Fraværsstatistik 2014 Status studieadministrationen Nyt fra HAU Indberetninger i Easy (medarbejders arbejdsskader)

5 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Direktion(1105) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

6 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Sekretariat(1110) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

7 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Økonomi og Personale(1120) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

8 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Fælles Studieadministration(1130) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

9 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Fælles administration(1150) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

10 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Elever(1155) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter 650 Omsætning i alt 650 Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

11 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Sum bygninger(1299) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

12 Regnskab 2. kvartal Ansvar: Integrerede Kantiner i alt(1320) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

13 Regnskab 2. kvartal Ansvar: HR og Kommunikation(1551) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

14 Regnskab 2. kvartal Ansvar: IT(1511) 2. kvartal 2014 År til dato ( ) 2014 Tkr. Realiseret Budget Afvigelse 2013 Realiseret Budget Afvigelse 2013 Budget Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger Driftsomkostninger Andel Fællesomkostninger Resultat før afskrivninger Afskrivninger Resultat før renter Renteindtægter Renteudgifter Periodens resultat Specifikation LSU Direkte lønomkostninger Sum lønrefusioner Kursus personale

15 Notat Afdeling/enhed Økonomi og Personale, Vejle Oprettelsesdato 08-sep-2014 Udarbejdet af lvlu Journalnummer Dokumentnavn Bilag 3.1 Budgetprincipper 2015 Dokumentnummer 1. Budget 2015 for Fælles ledelse, administration og bygningsdrift. Notatet har til formål at beskrive budgetprocessen for 2015 for hovedområdet Fælles ledelse, administration og bygningsdrift. Der består af følgende afdelinger. Direktion Ledelsessekretariatet Økonomi og personale Fælles studieadministration Elever Bygninger Kantiner It HR og Kommunikation Fælles Administrationen HSU, SIS og TR.( Fordeling af bidrag til de afdelinger der bidrager med deltagere på HSU, TR samt SIS.) Herudover skal der afsættes puljer til fordeling til den øvrige organisation. Der afsættes puljemidler til direktionspuljen, omstillingspuljen, digitaliseringspuljen og Move aktiviteter. Midlerne udgør ca. 17 mio. kr. og vil blive fordelt til alle 6 hovedområder. Puljerne forankres i Ledelsessekretariatet. Stabenes indtægter udgør: Institutionstilskud Bygningstaxameter Bidrag svarende til det tidligere, Fællestaxameter Bidrag fra Grunduddannelserne Bidrag fra K & U Bidrag fra F&I Salg af timer til andre hovedområder i organisationen Øvrige indtægter, husleje, salg af konsulent timer m.v. Tildelte midler til Move-aktiviteter Tildelte midler fra puljer, direktions-, omstillingspuljen og digitaliseringspuljen (internt i hovedområdet) side 1/2

16 Budgettering foretages i 2 faser. Fase 1 Direktion fastsætter niveauet for bidrag fra Grunduddannelserne og Kompetenceudvikling & Undervisningsmidler samt en foreløbig ramme for hovedområdet. Den foreløbige rammebevilling for budget 2015 udgør 161,76 mio. kr. Eventulle reguleringer foretages i forbindelse med endelig indregning af konsekvenserne af FFL 2015 i budget Fase 2 Stabschefer udarbejder afdelingsbudgetter med udgangspunkt i hovedområdets samlede ramme og de strategiske beslutninger fra direktion. Budgetterne koordineres og tilpasninger foretages på tværs af stabsområder. Fase 2 foretages i 3. kvartal Tidsplan for budgetudarbejdelse for fælles Ledelse, administration og bygningsdrift: 11. september 2014: Gennemgang af budgetprincipper på stabsmøde 15. september til 3.oktober 2014: Stabschef udarbejder budget for egen afdeling. Der skal udarbejdes budgetbemærkninger til budgettet. Budget udarbejdes i Accostat, og budgetbemærkninger i en af økonomiafdelingen udarbejdet skabelon. Der vil være mulighed for assistance fra Økonomi og personaleafdelingen. 6. oktober til 10. oktober 2014: Økonomi og personaleafdelingen sammenstiller budgetterne for 2015 for hovedområdet Fælles ledelse, administration og bygningsdrift. Økonomi og personaleafdelingen afholder budgetmøder med de andre afdelinger i hovedområdet. 13. oktober til 24. oktober 2014: Tilpasning af budget 2015, der sikre overholdelse af budgetrammen. Foreløbig orientering til direktionen. 27. oktober 2014 Afsluttende budgetmøde for alle afdelinger i Fælles ledelse, administration og bygningsdrift. 3. november 2014 Budget for Fælles ledelse, administration og bygningsdrift. side 2/2

17 APV i HR og Kommunikation Opdateret september 2014 Efteråret 2013 APV-gruppe Carsten V., Lone, Signe og Tina

18 Indhold 1. APV i HR og Kommunikation Handleplan Udkast til APV-handleplan Psykisk arbejdsmiljø Udkast til APV-handleplan Fysisk arbejdsmiljø Dialogmøde psykisk APV opsamling Gruppeinddeling Styrker gruppe Styrker gruppe Styrker gruppe Udfordringer gruppe Udfordringer gruppe Udfordringer gruppe Udfordringer der blev arbejdet videre med Udfordringer - IGLO-modellen Det bedste ved i dag Opsamling fysisk APV Forhold der fungerer godt i det fysiske arbejdsmiljø Uddybning gode fysiske forhold Forhold der kan forbedres med forslag til ændringer i det fysiske arbejdsmiljø Uddybning af forhold der kan forbedres med forslag til forbedringer... 26

19 1. APV i HR og Kommunikation I HR og Kommunikation er der afholdt lovpligtig ekstraordinær APV i forbindelse med organisationsændring. APV en er gennemført af to omgange. En skriftlig APV på det fysiske arbejdsmiljø og en dialogbaseret på det psykiske arbejdsmiljø. 2. Handleplan Herunder er der udarbejdet udkast til handleplaner for både det fysiske- og psykiske- arbejdsmiljø. Handleplanerne er drøftet på personalemøde den 19. december 2013, og der bliver løbende fulgt op på personalemøderne i Opdateret september 2014 af Carsten Vikkelsøe. side 3

20 3. APV-handleplan Psykisk arbejdsmiljø Udfordringer Handling Prioritet Deadline Ansvarlig Ressourcer Usikkerhed om hinandens opgaver og afgrænsning af disse Arbejdspres At alle opdaterer om os på mit.ucl.dk Alle 0 OK Fast punkt på afdelingsmøder, hvor vi på skift fortæller om værktøjer/opgaver, vi har ansvaret for. Der skal formuleres 4-5 spørgsmål, som giver et fælles afsæt den enkelte medarbejderes oplæg. Teamdesk implementeres til overblik over både drift- og projektopgaver. Hjemmearbejdsdage kan afholdes i det nødvendige omfang. Bede om hjælp ved Carsten V. Kolleger Forventningsafklaring af opgavens omfang i forhold til kolleger og ledelse samt til eksterne samarbejdspartnere. Aftale kriterier for løsningen af opgaven Medio feb. 14 Carsten V. Carsten P Carsten V Udført OK Løbende Alle 0 OK Løbende Alle 0 OK Løbende Alle 0 Løbende Alle 0 side 4

21 Udfordringer Handling Prioritet Deadline Ansvarlig Ressourcer Være gode til at videregive informationer om, hvordan opgaver løses. Løbende Alle 0 Udført Være opmærksomme på hinanden, og hvordan vi reagerer i pressede situationer. Løbende Alle 0 Afsætte tid til udvikling. Løbende Alle 0 Italesætte vi er en gruppe vi kan se potentiale. Have fokus på arbejdspres kontinuerligt og sætte det på vores afdelingsmøder 3-4 gange årligt. Løbende Alle Carsten V. 0 Skabe vision, strategi og mål i fællesskab med afdelingen. Efteråret 2014 Carsten V 0 Bruge hinanden i ad hoc grupper. Løbende Alle 0 Bruge studentermedhjælpere hvis relevant, dette skal afklares med Carsten inden studentermedhjælperen udfører opgaven. Løbende Carsten V. 0 Afgrænsning/definere afdelingen ansvarsområder/opgaver. Efteråret 2014 Carsten V 0 Tænker opgaverne bredt - tænke flere fagligheder ind i løsning af opgaverne. Løbende Alle 0 side 5

22 Udfordringer Handling Prioritet Deadline Ansvarlig Ressourcer Deler ud af egen faglighed og byder ind. Løbende Alle 0 Udført Bruge hinandens kompetencer optimalt Teamdesk og wiki implementeres til videndeling Carsten V. 0 Skabe en videndelingskultur Løbende Alle 0 Sidde alene med nogle arbejdsopgaver Aleneansvar Minus sparring Leders tilgængelighed Tid/fysisk tilstedeværelsen Faglig sparring Fokus på succeser, det skal være et fast punkt på afdelingsmøderne Overblik til at kunne danne ad hoc grupper Ad hoc arbejdsgrupper/arbejdsfællesskaber Undersøge om det kan understøttes med en HR-servicedesk Den enkelte har selv ret og pligt til at kontakte Carsten. Overblik over opgaver med behov for backup og en definition af hvad backup-funktionen indeholder. Carsten laver mødefri perioder i kalenderen Mødestruktur for HR og Kommunikation booket ind. Punkt på afdelingsmøde Carsten V. 0 OK Løbende Carsten V. 0 Løbende Carsten V. Løbende Alle 0 Carsten V. Carsten V 0 OK Carsten V. 0 OK side 6

23 Udfordringer Handling Prioritet Deadline Ansvarlig Ressourcer Forventningsafstemning om opgaveløsningen internt/eksternt i foråret Sparring i forhold til løsning/rammer => hjælpe med at skabe overblik Tjekliste/-skema procesbeskrivelser, ved nye opgaver og projekter. Blive bedre til at skabe klare rammer for opgaver Definerer afdelingens ydelser til organisationen Løbende Alle 0 Ultimo 2014 Tine og Carsten V. Løbende Alle 0 Efterår Carsten V 0 Udført 4. APV-handleplan Fysisk arbejdsmiljø Udfordringer Handling Prioritet Deadline Ansvarlig Ressourcer Støj og akustik i lokalet Opsætning af lyddæmpende elementer som opslagstavler, gardiner eller lyddæmpende måtter i gangareal. Der skal undersøges hvilke headset, der virker bedst til telefonerne. Støj fra omkringliggende lokaler Filtdupper på stole- og bordben i Carsten V. og Lone Tina OK pr. headset incl. ledning til mobiltelefon side 7

24 lokalerne over os. Tina Undersøge om der kan laves bedre lydisolering af samtale- og mødelokale. Carsten V. og Tina OK bliver for dyrt Temperaturen og træk Undersøg om varme og ventilation fungerer optimalt. Carsten V. og Tina OK Luk døren fra lokalet ud til gangen. Alle OK Rengøring i lokalet samt toiletterne Rengøringsstandarden gennemgås med Tom Schmidt/Vejle Carsten V. og Tina Ikke nødvendigvis hyppigere rengøring, men grundigere rengøring. Carsten V. og Tina Aktivitet Walk and talk møder Alle Arbejdsstillinger Der gives rådgivning vedr. gode arbejdsstillinger og det undersøges, hvorvidt arbejdspladsens borde og stole er indstillet korrekt i forhold til personen. Signe Guides til alle Afklares hvem der har behov OK Printer Indstilles til først at udskrive, når man trykker på sin bruger på maskinen => sikker print og genindretning af printerrum Tine = sikker print OK side 8

25 Indretning af printerrum Tina og Lone genindretter printerrum Beredskabsplaner Beredskabsplanerne placeres synligt eller det tydeliggøres, hvor de kan tilgås. Signe OK Skal indgå ved introdag for nye medarbejdere. Flyverbord Afklares på mødet Der opsættes et ekstra flyverbord på Blangstedgårdsvej. => pladser og indretning evalueres på personalemødet. OK Samtalelokale Stolene erstattes af andre stole, der er lettere at flytte rundt på. Tine/CAVI OK Bør indrettes på samme måde som mødelokalet. Klædeskabe til overtøj Udskifte til mere optimale skabe som er bedre til opbevaring af vådt og meget overtøj. Carsten Ikke et problem Luftkvalitet Hyppigere udluftning => fx udluftning ved formiddags- gymnastik Alle Lade ventilationssystemet være tændt til senere på dagen. Undersøger muligheden Carsten V. og Tina Tændt til side 9

26 5. Dialogmøde psykisk APV opsamling Den 4. december 2013, blev der gennemført4 timers møde, hvor det psykiske arbejdsmiljø, blev diskuteret. 5.1 Gruppeinddeling På dialogmødet blev der arbejdet i grupper. Gruppeinddelingen var således: Gruppe 1: Lotte, Gitte, Tine, Lone og Carsten Gruppe 2: Anne, Lene, Ove, Marlene og Tina Gruppe 3: Bente, Carsten P., Ingrid, Jeanet og Signe side 10

27 5.2 Styrker gruppe 1 "Hvem vil med til frokost" Fysisk nærhed (Lokaliteten) Mange forskellinge kompetencer Når vi gør noget sammen uden for matriklen Mulighed for at arbejde hjemme Vi kan grine sammen "Gymnastik" - at vi har noget at være sammen om Styrker Tillid til afdelingen Umiddelbarhed Ikke lang fra ord til handling Rummelighed Ansvarlighed i opgaveløsningen - ingen tabte bolde Tillid fra leder og kolleger Indflydelse på eget arbejde (arbejdsform) side 11

28 5.3 Styrker gruppe 2 Selvledelse Vi føler os som en ressource i organisationen Hjælpsomhed God tone mellem kollegaer Forskelligartede opgaver => bred viden Styrker Teamkonstruktion Godt flow i opgaverne => meningsfyldt arbejde Tillid til hinanden og ledelsen Brede i opgaver Lyttende ledelse side 12

29 5.4 Styrker gruppe 3 Gymnatisk Styrker muskler og holdmoralen Snak om generelle opgaver/områder vi sidder med Respekt om individuel faglighed Ansvarlige Styrker Ser hinanden som en ressource God stemning - gymnastik -opmærksomhed Imødekommenhed Alle respekteres på lige fod - stor rummelighed side 13

30 5.5 Udfordringer gruppe 1 Blive naturligt at "bruge" hinandens kompetencer Blive bedre til at udnytte de faglige styrker og mulige synergier Kender endnu ikke hinanden godt nok som personer => svært at vide hvordan vi skal læse hinanden fx under pres Forventningsafstemning forud for opgaveløsningen Behov for større teams (>2) Udfordringer Større synlighed/fokus på de der er nået - fremfor det der ikke er nået Tid: pres på tid kan få en til at "lukke" lidt af for at nå noget Savner sparrubg på opgaver Svært at finde ud af, hvad vi hver især laver - ud over de overordnede opgaver Alene om ansvr for opgaver fra team => individuelt ansvar side 14

31 5.6 Udfordringer gruppe 2 Klar og konsekvent opgaveportefølge Forskellighed i forhold til opaver Altid til rådighed - alle kan bruge vores kompetencer, hvor er grænsen Geografi Tilgængelighed til leder Udfordringer Mangledne respekt for monoopgaver "Sidedørs"- opgaver Uklar rollefordeling Hvordan kan vi opnå kontinuerlig faglig sparring fra vores leder? Svært at planlægge egen tid side 15

32 5.7 Udfordringer gruppe 3 Hvad er målet med at slå de to afdelinger sammen. Udikkerhed/ forudsigelighed i forhold til opgaver, snitflader og tidsperspektiv Gennemsigtighed: Kommunikation og HR - overordnet Udfordringer Siloarbejde Teams Strategi Arbejdsmængden side 16

33 6. Udfordringer der blev arbejdet videre med For at finde ud af hvilke udfordringer der skulle arbejdes videre med, fik hver medarbejder to stemmer. Afstemningen afgjorde at det var nedenstående seks udfordringer der skulle arbejdes videre med. 1. Usikkerhed om hinandens opgaver og afgrænsning af disse 2. Arbejdspres 3. Bruge hinandens kompetencer optimalt 4. Sidde alene med nogle arbejdsopgaver a. Aleneansvar b. Minus sparring 5. Leders tilgængelighed a. Tid/fysisk tilstædeværelse b. Faglig sparring 6. Forventningsafstemning om opgaveløsningen internt og eksternt. Endvidere blev det aftalt, at der skulle etableres et særskilt forløb for medarbejderne i den tidligere Løn- og Personaleafdeling. side 17

34 7. Udfordringer - IGLO-modellen Usikkerhed om hinandens opgaver og afgrænsning af disse Individ: At alle opdaterer om os på mit.ucl.dk Gruppe: Ledelse: Organisation: Arbejdspres Individ: Synliggøre sine arbejdsopgaver Afsætte tid til udvikling Hjemmearbejdsdag til at nå konkrete opgaver => koncentration Bede om hjælp Carsten Kollegaer Forventningsafklaring Gruppe: Være opmærksomme på hinanden Forståelse for hjemmearbejdsdage/fordybelsestid Vi er langt her, men hvor går grænsen og hvor meget er ok? Ledelse: Afgrænse og definere opgaver i forhold til ressourcer (forventningsafstemning) Italesætte vi er en gruppe Afklare hvor mange hjemmearbejdsdage der er ok Organisation: Bruge hinanden i ad hoc grupper Bruge studentermedhjælpere Afgrænsning/definere afdelingen ansvarsområder/opgaver Bruge hinandens kompetencer optimalt side 18

35 Individ: Tænker opgaverne bredt - tænke flere fagligheder ind i løsning af opgaverne Deler ud af egen faglighed og byder ind. Gruppe: Videndeling afklaring af metode for vores afdeling Skabe en videndelingskultur Kendskab til fælles vision, strategi og mål =>ejerskab Socialt medie: fortælle hvad vi laver! Fokus på succeser Runde om, hvilke opgaver vi sidder med hvilket forum? Katalog over kompetencer Ledelse: Skabe vision, strategi og mål i fællesskab med afdelingen Have overblik til at kunne danne ad hoc grupper Overblik over hvordan vi som afdeling kan supplerer hinanden Organisation: Ad hoc arbejdsgrupper/arbejdsfælllesskaber Sidde alene med nogle arbejdsopgaver Alene-ansvar Minus sparring Individ: Overblik over opgaver med behov for evt. backup Gruppe: Definition af backup-funktionen Ledelse: Understøtte med HR-servicedesk Organisation: Leders tilgængelighed Tid/fysisk tilstedeværelse side 19

36 Faglig sparring Individ: Den enkelte har selv ret og pligt til at kontakte Carsten. Gruppe: Afklaring af hvornår der kan ske sparring mellem gruppen/grupperne internt og hvornår Carsten skal inddrages. Ledelse: At Carsten i en periode varsler, hvornår han forventer han er tilgængelig. Organisation: Den gode mødestruktur for HR og Kommunikation Forventningsafstemning om opgaveløsningen internt og eksternt Individ: Spørge ind til rammer/afklaring efter behov Gruppe: Sparring i forhold til løsning/rammer => hjælpe med at skabe overblik Tjekliste/-skema Ledelse: Blive bedre til at skabe klare rammer for opgaver Definerer afdelingens ydelser til organisationen Organisation: side 20

37 8. Det bedste ved i dag Aktiv deltagelse og der er blevet taget ansvar Bedre kendskab til hinanden Meningsfyldt dag Det bedste ved i dag IGLO-model Starten på en proces Fokus på det der fylder side 21

38 9. Opsamling fysisk APV Der er i efteråret blevet givet individuelle tilbagemeldinger på det fysiske arbejdsmiljø til Carsten. Herunder en sammenskrivning af det indmeldte. 10. Forhold der fungerer godt i det fysiske arbejdsmiljø Samtalerum og mødelokale Pausegymnastik Arbejdspladsens redskaber og hjælpemidler Indeklima Teaminddeling Lysforhold Planter Kantinen 10.1 Uddybning gode fysiske forhold Denne APV for HR og Kommunikation på Blangstedgårdsvej, giver et overordentligt godt indblik i de gode fysiske forhold på lokationen. Medarbejderne er i stor enighed om de forhold, der bliver beskrevet herunder. Afdelingens egne mødelokaler er til stor begejstring hos medarbejderne, der bruger dem flittigt til møder vedr. arbejdsopgaver, der kræver ro og koncentration og samtaler, der ikke vedkommer andre. Den daglige korte periode med pausegymnastik, er gavnligt for nakke og skuldre, der er udsatte i arbejdsmedfør. Herudover giver det stor glæde og mulighed for, at tale sammen uformelt med sine kollegaer, som har en klar effekt og styrker fællesskabet i afdelingen. Der tages stort hensyn til at være lavmeldt på kontoret generelt, og de 10 minutters pausegymnastik giver mulighed for, at bryde stilheden, hvilket stimulerer medarbejderne både fysisk og psykisk. Generelt er der stor tilfredshed med arbejdspladsens redskaber og hjælpemidler som hæve-/sænkeskriveborde, armstøtter og to eller store computerskærme. Skabene i afdelingen, fungerer godt som rumdelere og til opbevaring af arbejdsredskaber. De bærbare mobiltelefoner og computere giver fleksibilitet i arbejdsdagen. Der er stor tilfredshed med faste arbejdspladser, så man ikke som det første skal bruge tid på at finde en plads, og i øvrigt slæbe rundt på alle sine faste redskaber som mapper etc. Indeklimaet er generelt godt, med en god luftkvalitet. Det er positivt, at der er ikke så mange steder der kan samles støv, som kan give anledning gener. Der er gode muligheder for udluftning i lokalet. side 22

39 Pladsinddeling er generelt god. Medarbejderne er glade for, at sidde tæt på deres nærmeste kollegaer og samarbejdspartnere, så sparringen fungerer godt og man undgår at forstyrrer andre kollegaer. Dog er der et ønske om, at det kunne blive endnu bedre. Lysforhold både i form af naturligt og kunstigt lys fungerer optimalt. Udsmykningen med planter i lokalet, gør lokalet mindre klinisk og skaber smukke omgivelser. Der er dog ønsker, om flere udsmykningsgenstande, der bidrager til et bedre og mere inspirerende kontormiljø. Der er overordnet stor tilfredshed med de nye lokaler, samt lokalets inventar. side 23

40 11. Forhold der kan forbedres med forslag til ændringer i det fysiske arbejdsmiljø Forhold: Støj og akustik i lokalet Forslag til forbedringer: Opsætning af halvvægge. Opdele kontoret i to-tre mindre kontorer. Opsætning af lyddæmpende elementer som opslagstavler, støjskærme, bløde sofaer, gardiner eller lyddæmpende gulvmåtter. Der indføres brug af headset til telefonerne. Der tildeles ekstra arbejds-/stillerum. Forhold: Støj fra omkringliggende lokaler Forslag til forbedringer: Filtdupper på stole- og bordben i lokalerne over og ved siden af kontoret. Bedre lydisolering af samtale- og mødelokale. Forhold: Temperaturen og træk Forslag til forbedringer: Undersøg om varme og ventilation fungerer optimalt. Luk døren fra lokalet ud til gangen. Der skal være mulighed for selv, at kunne regulere temperaturen i lokalet. Forhold: Hjemme computere Forslag til forbedringer: Mulighed for tildeling af hjemme PC, til de medarbejdere der ofte arbejde hjemmefra. Forhold: Rengøring i lokalet samt toiletterne Forslag til forbedringer: Der bruges flere ressourcer på rengøring. side 24

41 Ikke nødvendigvis hyppigere rengøring, men grundigere rengøring. Rengøringsstandarden gennemgås. Forhold: Aktivitet Forslag til forbedringer: Walk and talk møder. En ekstra pause udover frokost. Forhold: Arbejdsstillinger Forslag til forbedringer: Der gives rådgivning vedr. gode arbejdsstillinger og det undersøges, hvorvidt arbejdspladsens borde og stole er indstillet korrekt i forhold til personen. Forhold: Printer Forslag til forbedringer: Der placeres en printer tættere på lokalet. Indstilles til først at udskrive, når man trykker på sin bruger på maskinen. Forhold: Beredskabsplaner Forslag til forbedringer: Beredskabsplanerne placeres synligt eller det tydeliggøres, hvor de kan tilgås. Kunne indgå ved introdag for nye medarbejdere. Forhold: Flyverbord Forslag til forbedringer: Der opsættes et ekstra flyverbord på Blangstedgårdsvej. Forhold: Uklarhed om interne aftaler og regler i afdelingen Forslag til forbedringer: Der opsættes retningslinjer, der kan tilgås til hver en tid om, hvorvidt husreglerne er. side 25

42 Forhold: Samtalelokale Forslag til forbedringer: Stolene erstattes af andre stole, der er lettere at flytte rundt på. Bør indrettes på samme møde som mødelokalet. Forhold: Klædeskabe til overtøj Forslag til forbedringer: Udskifte til mere optimale skabe, hvor der er bedre til opbevaring af vådt og meget overtøj. Forhold: Luftkvalitet Forslag til forbedringer: Hyppigere udluftning. Lade ventilationssystemet være tændt til senere på dagen. Forhold: Pladsproblemer ved skrivebordet Forslag til forbedringer: 11.1 Uddybning af forhold der kan forbedres med forslag til forbedringer Nedenstående uddybning af forhold der kan forbedres, er der generelt stor enighed om i afdelingen. Medarbejderne har givet utroligt gode forslag til forbedringer til deres nye lokale, som der ellers er stor tilfredshed ved. Følgende forhold kan dog forbedres. Det mest fremtrædende forhold, der skaber et dårligt fysisk arbejdsmiljø er støj og akustik i lokalet. Der er mange faktorer der spiller ind i forhold til støjniveauet som støj fra kollegaer og gæster i afdelingen i form af samtale, telefonsamtaler, fodtrin - specielt fra støvler, tasten på tasteturer etc. Trods alle i lokalet tager hensyn og forsøger at være lavmeldte, kan samtaler høres tydeligt, trods den foregår i den anden ende af lokalet. Det giver mange afbrydelser, koncentrationsbesvær og påvirker arbejdseffektiviteten hos medarbejderne, der til tider arbejder på uhensigtsmæssige skæve tidspunkter, hvor der er ro i afdelingen. Medarbejderne har desuden dårlig samvittighed overfor deres kollegaer, når de bidrager til nødvendig støj. side 26

43 For at nedbringe støjniveauet, forbedre lokalets akustik og skabe et mere inspirerende kontormiljø foreslås det, at opsætte opslagstavler, billeder, støjskærme, gardiner eller ligge lydabsorberende gulvmåtter Endvidere kan hele samtaler i mobiltelefoner tydeligt høres. Nogle medarbejder arbejder med hørertelefoner på, men uden den store effekt. Det kunne være en god ide og ønsker fra medarbejderne om, at indføre headset til mobiltelefoner i afdelingen. Der er også ønsker, om et ekstra arbejdsrum (som mødelokalet) til arbejdsopgaver, der kræver stor koncentration eller gruppearbejde, hvor der kræves meget samtale. Desuden vil en oversigtplan over medarbejderne, deres pladser med billeder og primære opgaveområder kunne bidrage til, at besøgende ikke er så opgivende og forvirrede, når de kommer til lokalet, samt nedbringe støjen. Støj fra omkringliggende lokaler vægter også højt hos mange af medarbejderne utilfredshed. Både lokaler over, rundt om og egne møde- og samtalelokaler er dårligt lydisoleret og generende når der er møder, undervisning og håndværkere. Til en start vil filtdupper under stole- og bordben formentlig kunne afhjælpe meget af støjen. Temperaturen i lokalet er for udsvingene generelt, samt der er ud udsving i temperaturen rundt i lokalet. Der er en vis urolighed for temperaturen, når frosten kommer. Der er problemer med, at medarbejderne fryser. Medarbejderne ønsker selv, at kunne regulere temperaturen. Der er ofte træt fra gangen uden for lokalet. Der er meget kritik af rengøringen af såvel kontoret samt toiletterne, hvor standarden ønskes højere. Samtalelokalet er dårligt indrettet og i de fleste tilfælde ikke brugbart, hvor behovet for et ekstra arbejdsrum er større end et samtalerum. Det burde indrettes på samme vis som mødelokalet, med bord, lavere stole og skærm. Det ville give en klart bedre værdi for alle brugere af lokalet. Der er stor utilfredshed med det smalle barbord. Også de høje barstole, er for besværlige at rokere rundt med og sidde på. Der er stor tilfredshed med arbejdspladsen og hjælpemidler. Dog er der problemer med, at have plads til alle sine ting som kameraer, dokumenter etc. på skrivebordet, som nærmest kun rummer tastetur og computerskærm. En ekstra arbejdsplads uden ejermand på kontoret, vil være til stor gavn for medarbejdere, der ellers ikke har fast plads på kontoret. Det vil også gøre, at de personers pladser, der bliver lånt på nuværende tidspunkt, ikke er indstillet forkert, og der ikke er flyttet på ting til når ejermanden er tilbage på sin plads. Desuden kan kollegaer, der pendler mellem Odense og Vejle føle sig hjemløse og i vejen for deres kollegaer, når de arbejde uden for deres eget kontor. Printerne står langt væk fra lokalet, og benyttes af mange. Derfor er det utrygt, at udskrive fortrolige dokumenter. For at forbedre luftkvaliteten på kontoret yderligere, og i sær om eftermiddagen, hvor der er en tydelig effekt af, at ventilationssystemet er slukket, kunne ventilationssystemet være tændt til senere på dagen, trods det giver støjgener. Der er mange, der ikke er bekendte med beredskabsplanerne eller blot ønsker dem mere synlige. De skal hurtigt kunne findes på mit.ucl.dk, samt være mere fysisk synlige flere steder på lokationen, evt. på hvert kontor/lokale. side 27

44 Der er tvivl om, hvordan husreglerne er på kontoret f.eks. i forhold til, at tale i telefon, spise ved arbejdspladsen, hvor samtaler mellem bl.a. kollegaer bør foregå etc. side 28

45 Blangstedgårdsvej Odense SØ Telefon ucl.dk

46 Overskrift dato Afdeling Undersøgelse Rygsmerter efter flytning af kasser Vrid i knæ Slog hovedet mod glasdør Faldulykke Faldulykke Gik ind i glasparti Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Soldalen 8, 7100 Vejle ( ) Professionshøjskolen Lillebælt / University College Lillebælt ( ) Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Soldalen 8, 7100 Vejle ( ) Center for Undervisningsmidler Vejle Damhaven 13 A, 7100 Vejle ( ) Center for Undervisningsmidler Vejle Damhaven 13 A, 7100 Vejle ( ) Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Soldalen 8, 7100 Vejle ( ) Påbegyndt (vis) Undersøgt (vis) Ikke undersøgt Ikke undersøgt Ikke undersøgt Ikke undersøgt

47 Mulige handlinger Tilføj aktivitetindsend anmeldelse Lav berigtigelsetilføj aktivitet Lav berigtigelsestart undersøgelse Start undersøgelseindsend anmeldelse Lav berigtigelsestart undersøgelse Start undersøgelseindsend anmeldelse