Uddannelseskvalitet på Syddansk Erhvervsskole

Transkript

1 MARS Uddannelseskvalitet på Syddansk Erhvervsskole Introduktion for lederen Revideret version juni 2009

2 Indhold 1. Ledelsens rolle i MARS-processen 2 2. De grundlæggende beslutninger 2 a. Hvilken MARS-proces? b. Hvem er proceskonsulent ved selvevaluering og konsensusseminar? c. Hvem sikrer dokumentation og information forud og undervejs? d. Hvordan skal selvevalueringskemaerne udfyldes? e. Hvordan anvendes konsensusseminarerne? f. Hvem skal inddrages i arbejdet med MARS? 3. Vejledning i selvevaluering 6 4. Konsensusseminaret 8 5. Mål og Aktivitet 9 a. MARS b. MUS og GUS c. Benchmarking 6. Ressourcer og tidsforbrug 9 Videre herfra 11 Anvendelsen af denne introduktion forudsætter at du er bekendt med den generelle introduktion til MARS 1

3 1. Ledelsens rolle i MARS-processen Som leder har du en helt central rolle for gennemførelsen af den samlede MARS-proces og dens enkelte led. Du vil desuden opleve, at du har en dobbeltrolle, hvis du både vælger at optræde som afdelingslederen i processen og som leder af selvevalueringsprocessen og den opfølgende dialog. Nogle ledere ønsker at håndtere begge roller. Andre at overlade procesledelsen omkring selvevaluering og konsensusseminar til en ekstern proceskonsulent. Du bør læse vejledningen for proceskonsulenten, inden du træffer dit valg. Uanset hvad du vælger, skal du som leder tillige træffe en række andre overordnede beslutninger forud for processens igangsættelse og undervejs i processen, ligesom du skal sikre at data og information er til rådighed, og at ressourcerne omkring arbejdet er afklaret. Ud over at skulle have styr på en række praktiske forhold omkring processen, skal du også selv deltage i den som en vigtig aktør. Du skal foretage din egen selvevaluering, og du skal være med til at indkredse de forbedringsområder, afdelingen skal arbejde med i den kommende periode. 2. De grundlæggende beslutninger a. Hvilken MARS-proces? Især den første gang MARS skal anvendes, kan det være fristende alene at fokusere på selvevalueringen, fordi den et det nye og uprøvede element. Som leder bør du dog gøre dig forestillinger om hvordan den samlede MARS-proces bliver gennemført, og hvad din rolle er i den, samt hvordan du får inddraget dine medarbejdere i de forbedringsaktiviteter, som er det egentlige formål med at gennemføre processen. Du bør desuden overveje, om du skal gennemføre en indledende selvevaluering i en ledergruppe for at få kendskab til processen og for at blive klar på evt. fælles, tværgående udviklingsområder. Som leder vil du have ansvaret for at R Resultater er tilgængelige forud for selvevalueringen, og det vil være dit ansvar, at M Målene bliver klare og synlige samt at de er i overensstemmelse med skolens og afdelingens politik og strategi. Du vil desuden have ansvaret for at sikre, at der ikke opstår usikkerhed om hvilke ressourcer der skal anvendes i processen, såvel i forbindelse med selvevalueringen som med aktivitetsperioden. 2

4 b. Hvem er proceskonsulent ved selvevaluering og konsensusseminar? Mens der ikke kan herske tvivl om at det er dig som leder der har ansvaret for den samlede proces og særligt for M A R, kan du vælge at lade en anden styre S selvevalueringsdelen med konsensusseminar. Det kan være en god ide, fordi du derved undgår både at være en del af processen som aktør og leder af processen som procesmager. Da selvevaluering som regel er en mentalt hård proces, kan det være en fordel at det er en udenforstående som styrer dialogen på konsensusseminaret. Dels kan personen uden at være involveret både søge afklaring og skære igennem alene for at fremme processen, dels vil der i forbindelse med selvevalueringen uvægerligt være opstået modstand mod selve processen, frustration over de umulige udsagn, ønsker om at der skulle være spurgt om noget andet, ærgrelse over hvor meget der bør forbedres, nu man tænker efter, osv. Det er ofte bedre for processen, at den vrede, der er opstået hos nogle, kan kanaliseres over på en neutral proceskonsulent frem for på lederen af afdelingen. Dermed ikke sagt, at lederen ikke selv kan påtage sig procesmagerrollen med held. Men den første gang kan det måske være nyttigt med en ekstern proceskonsulent, så lederen kan blive fortrolig med processen, inden han eller hun selv tager over næste gang. Ønsker du en ekstern proceskonsulent, har du mulighed for at bestille konsulentydelse til en sådan hos ESB-netværket, som er det kvalitetsnetværk skolen er en del af. Du kan se ESB-netværkets tilbud om konsulentbistand til medlemsinstitutioner her: Tilbud om konsulentydelser. Du også henvende dig til nogle af skolens ledere der kan indgå som proceskonsulent fx Niels Mølhave Rasmussen og Helge Pasfall eller du kan henvende dig til kvalitetsafdelingen der kan være behjælpelig med at skabe kontakt til en anden proceskonsulent på skolen. Hvis du beslutter dig for selv at være procesmageren, kan det anbefales at du har gennemført din egen selvevaluering, inden du igangsætter processen for din afdeling. Du skal ikke fremlægge din selvevaluering på det tidspunkt, men du vil kunne sætte processen i gang på et mere sikkert og kvalificeret grundlag. c. Hvem sikrer dokumentation og information forud og undervejs? Som leder har du ansvaret for at data, dokumentation og information er til rådighed i den rette form på det rette tidspunkt. Resultater Ved arbejdet med Uddannelseskvalitet er det i meget høj grad procedurer og processer som er i centrum for opmærksomheden, fordi det er det bekendtgørelserne stiller krav om. Sådan set er det dermed kun indsatsen, som efterspørges: Gør I det? kunne spørgsmålet lyde. Nok så interessant er imidlertid også spørgsmålet om, hvad der kommer ud af det, og om det kan opgøres som et resultat, der lader sig vurdere. Til brug for det sidste er opstillet nogle resultatområder og indikatorer for resultater. Disse skemaer udfyldes forud for iværksættelse af selvevalueringen, eller data tilvejebringes og struktureres på anden vis. Ligeledes tilpasses resultatområderne i selvevalueringsskemaerne. 3

5 Når der er gennemført selvevaluering og der er sat mål for et forbedringsområde, kan det tilføjes til resultatoversigten og udfyldes ved næste resultatopgørelse. Afdelingens samlede opgørelse over indsats og resultater gøres tilgængelig for lærerne forud for deres selvevealuering, ligesom lederen anvender dem som led i sin selvevaluering. Selvevaluering Du skal som leder beslutte, hvordan processen skal igangsættes, hvordan den skal gennemføres og afrundes og herunder hvilken form for dokumentation, den skal efterlade. Du skal sikre at information tilgår medarbejderne såvel som skolen både forud for processen og efterfølgende. Du skal beslutte, hvordan processen skal lede frem til sammen med M og A din afdelings bidrag til virksomhedsplanen og evt. Handlingsplanen for øget gennemførelse. Du skal sikre at lærerne har vejledninger og skemaer til rådighed, når de skal foretage selvevaluering. Du skal sikre at det er de rigtige resultatområder som er indført på selvevalueringsskemaerne. Du skal sikre at dokumentationen opbevares forsvarligt og gøres tilgængelig i en anvendelig form. Mål Du skal beslutte, hvordan selvevaluering fører over i målsætning. Som leder har du ansvaret for at målene er de rigtige set i forhold til skolens og afdelingens politik og strategi Du skal også beslutte, hvordan du vil synliggøre målene, så fokus fastholdes over tid. Konkret skal du tage stilling til, hvem der udfylder målskemaet i MARS, og sikre at det sker. Aktivitet Du skal beslutte, hvordan aktivitetsplanen, opfølgningsplanen, forbedringsplanen, eller hvad du helst vil kalde den, skal se ud, og hvordan du vil sikre, at den bliver gennemført. Du må lægge planen eller planerne ind i den almindelige aktivitetsplan for året og dermed også budgettere med indsatsen. Du skal beslutte, hvordan du sikrer løbende information og drøftelse af planens gennemførelse og evt. justering. Du skal beslutte, hvordan arbejdsgrupper nedsættes og arbejder og hvilken tidsplan de enkelte forbedringsaktiviteter følger. Du skal beslutte, hvordan du sikrer informationsspredning om afdelingens aktiviteter, indsats og resultater. 4

6 Konkret skal du tage stilling til, hvem der udfylder aktivitetsskemaet i MARS, og sikre at det sker. d. Hvordan skal selvevalueringskemaerne udfyldes? Du skal beslutte, om I skal anvende papirversioner af skemaerne, eller om I skal bruge elektroniske. Man kan f.eks. bruge papirløsning til selve selvevalueringen og en elektronisk version ved konsensusseminaret. Det afhænger helt af afdelingens og lederens ønsker. Ligeledes skal du beslutte, om du og I mest er til ord eller til tal. I tilfælde af at I foretrækker at sætte tal på jeres selvevaluering, kan Excel-versionen af selvevalueringsskemaet anbefales. e. Hvordan anvendes konsensusseminarerne? Du skal beslutte hvilken struktur processen fra selvevaluering til enighed om styrker og forbedringsområder skal have. Selvevalueringen kan følges op af ét konsensusseminar, som illustreret nedenstående. Men som den anden model viser, kan processen indeholde flere konsensusseminarer. Du skal beslutte hvilken model, du vil anvende i din afdeling, dvs. hvordan du med færrest mulige ressourcer opnår den bedst mulige effekt. Selvevaluering Konsensusseminar Leder Afdeling 5

7 Selvevaluering Konsensusseminar Leder Evt. lederseminar Team Teamseminar Team Afdeling f. Hvem skal inddrages i arbejdet med MARS? Det er en naturlig konsekvens af kvalitetsarbejde efter MARS-modellen at stræbe efter alles inddragelse. Det betyder f.eks. at alle lærere inddrages i selvevalueringen og at der søges opnået enighed om afdelingens og evt. teamets styrker og forbedringsområder. Det betyder f.eks. også at alle involveres i et kvalitetsforbedringsprojekt, enten ved at alle deltager i et fælles projekt, eller at der er flere sideløbende projekter. Inddragelsen kan for nogle læreres vedkommende evt. bestå i at danne referencegruppe på team- og afdelingsmøder (lærermøder) i forbindelse med den løbende opfølgning på forbedringsprojektet. 3. Vejledning i selvevaluering Når du som leder foretager selvevealuering, skal du vurdere din egen og din afdelings præstation og processer på områder af betydning for en vurdering af om I arbejder systematisk med kvalitetsvurdering og foretager løbende forbedringer. Dette er indsatsdelen. Du skal desuden vurdere kvaliteten af de resultater I frembringer. Det sker i resultatdelen. Her er ingen udsagn, men et antal resultatområder. Du skal for hvert udsagn notere de tegn der er på styrker og forbedringsområder. Styrker er, at ting faktisk sker, at de sker systematisk, at de fører til værdifulde resultater, at bekendtgørelseskravene bliver opfyldt, at resultaterne er tilfredsstillende, osv. Forbedringsområder er modsat, når ting ikke sker, er tilfældige, utilstrækkelige og medfører dårlige resultater. 6

8 Selvevalueringsskemaet er opdelt i 5 temaer, hver med et eller flere udsagn til vurdering af indsatsen. De fem temaer er - Kvalitetssystemet - Markedskendskab - Uddannelseskvalitet - Vejledningskvalitet - Ledelseskvalitet og skolesamarbejde Skemaet er opbygget som vist og forklaret herunder. 1. Tema Point Styrker Forbedringsområder Prioriteret Sæt X 1 1 Udsagnet som skal selvevalueres Eksempler vedr. afdelingen (og lederen) Eksempler vedr. afdelingen (og lederen) Afsluttend e prioritering af forbedringsområder Udsagn nr. Temanummer Nummer udsagn i temaet Pointgivning i afdelinger som ønsker det. For øvrige afdelinger er kolonnen fjernet Når man ser på den samlede MARS-cyklus, er det klart forbedringsområderne, som er i centrum for opmærksomheden. Hvad skal man så med feltet til Styrker, kan man spørge. Hvor banalt det end lyder, er det vigtigt at man ikke blot fokuserer på det (måske meget) som bør forbedres, men at man selv, teamet og afdelingen som helhed bliver sig sine kvaliteter bevidst. Det er med til at styrke identiteten. Til at understøtte din forståelse af, hvordan det enkelte udsagn kan tolkes, er der anført nogle ledetråde. De er forsøg på at uddybe meningen med det enkelte udsagn. Når du foretager din selvevaluering skal du så vidt muligt udelukke alle andre afdelinger fra dine betragtninger. Når bekendtgørelsen stiller krav om at skolen gør et eller andet, så er du skolen. Og synes du, at det er dine lærere, som måske ikke gør som de burde altså at forbedringsområderne ligger dér så er det alligevel dig som leder, det falder tilbage på. Forsøg at undgå at gøre din vurdering til en evaluering af nogle andre. Husk på, at det er en selvevaluering, du foretager. Ønsker du at give point, kan du anvende følgende skala ved din vurdering: 7

9 0 Ingen indsats. Ingen resultater Dokumentation: Snak og spøgelser... anekdoter 25 Usystematisk indsats; ringe udbredelse; få resultater Dokumentation: Nogen; tilfældige og mangelfulde. 50 Rimeligt systematisk indsats; delvis udbredelse; nogle, ofte gode resultater det seneste år Dokumentation: Indsats og resultater er dokumenterede og kommunikerede, f.eks. via virksomhedsplan, handlingsplan for øget gennemførelse, regnskaber, bestyrelsesrapporter, personalebladet, sdeintra.sde.dk, samt formidlet eksternt i øvrigt 75 Helt systematisk indsats; stor udbredelse; mange gode resultater over de seneste tre år. Intern benchmarking anvendes til kvalitetsforbedring Dokumentation: Indsats og resultater er veldokumenterede og kommunikerede, f.eks. via virksomhedsplan, handlingsplan for øget gennemførelse, regnskaber, bestyrelsesrapporter, personalebladet, sdeintra.sde.dk, samt formidlet eksternt i øvrigt. 100 Helt systematisk indsats; gennemgribende udbredelse; mange gode resultater over de seneste fem år. Intern og ekstern benchmarking anvendes til kvalitetsforbedring Dokumentation: Indsats og resultater er veldokumenterede og kommunikerede, f.eks. via virksomhedsplan, handlingsplan for øget gennemførelse, regnskaber, bestyrelsesrapporter, personalebladet, sdeintra.sde.dk, samt formidlet eksternt i øvrigt. 4. Konsensusseminaret Du skal være opmærksom på, at selvevalueringsskemaet til lederen og til læreren er lidt forskellige. De stiller spørgsmål til de samme områder, men forsøger at rette udsagnene mod de to forskellige profiler: leder og lærer. Hvor der kun er opstillet udsagn for lederen, er dette markeret i lærerens selvevalueringsskema. Det afsluttende konsensusseminar skal i øvrigt anvendes til at skabe fælles forståelse for afdelingens styrker og svagheder og til at prioritere de kvalitetsforbedringsområder som skal i fokus i en periode fremover. Som leder har du stor indflydelse på hvor mange eller hvor store projekter det vil være realistisk at give sig i kast med. Konsensus indeholder derfor også forsøget på at skabe fælles forståelse af, hvad der er kræfter til. 8

10 5. Mål og aktivitet a. MARS De mål, som bliver sat for de prioriterede forbedringsområder, indskrives i virksomhedsplanen og evt. i handlingsplanen for øget gennemførelse, for det følgende år. Den aktivitet, der sættes i gang, vil uvægerligt omfatte dig, og du kan således forvente at skulle indgå i eller følge op på forbedrings-, udviklings- eller opfølgningsprojekter som led i den løbende kvalitetsudvikling. Men det kan sagtens være, at der også er områder, som gælder for dig alene som leder i afdelingen. Du vil derfor sandsynligvis have dine egne projekter, som afdelingen måske kun hører om og sidenhen mærker effekten af, men ikke nødvendigvis er involveret i. b. MUS og GUS De forbedringsområder, du selv skal tumle med som leder, finder du måske vanskelige at klare alene. Har du ikke deltaget i en selvevaluering i en lederkreds og dermed fået defineret fælles udviklingsområder, har du mulighed for at bringe dine refleksioner og overvejelser med dig til din MUS-samtale, hvor du drøfter dit job, jobudvikling, kompetencer og kompetenceudvikling med din leder. Har du været med i en fælles selvevaluering for ledere, vil I have et godt grundlag for senere at gennemføre en Gruppe-MUS (GUS) for ledergruppen, hvor de prioriterede områder vil være en ledetråd for afklaringen af udviklingsbehovet i gruppen. c. Benchmarking Synes du, det er vanskeligt at finde løsninger eller måske endda at sætte mål på et eller flere af de forbedringsområder, du har fastlagt for dig selv eller for din afdeling er benchmarking en oplagt mulighed for at få inspiration til at komme godt i gang med projektet. Du har erkendt dit forbedringsområde, og derfor ved du også, hvad du skal søge efter. Din benchmarking skal du starte med at prøve at finde dem, der gør det bedre end dig eller jer på det område, I skal forbedre. Når du har fundet dem på skolen, på en anden skole, i en helt anden branche prøver du at finde ud af, hvad der gør, at de er bedre end jer. Snak med dem; lær af dem. Og læg så din egen plan for forbedring. 6. Ressourcer og tidsforbrug Ressourceforbruget i MARS-processen er ikke givet på forhånd. Generelt kan det siges, at 9

11 M Mål hertil anvendes næppe ressourcer som ikke i forvejen bruges i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedsplan, handlingsplan for øget gennemførelse og budget for det kommende år. Forbedringsprojekter sættes der mål for hvert år. A Aktivitet ressourceforbruget til at gennemføre forbedringsaktiviteterne afsættes formodentlig allerede ved budgetlægningen. I hvilket omfang arbejdet vil være en ekstraomkostning i forhold til den aftalte ressourceanvendelse i en større ramme, kan variere fra afdeling til afdeling. R Resultater En mere systematisk opgørelse og vurdering af resultaterne vil nok kræve flere ressourcer end tidligere. Den første resultatopgørelse kan vise sig at være tungere at producere end de følgende. S Selvevaluering Ressourceforbruget til selvevaluering afhænger af valg af procesmodel og af afdelingens kultur. For at kunne styre ressourceforbruget anbefales at det på forhånd fastlægges i den enkelte afdeling; heri indgår en fordeling af finansieringen af tidsforbruget. 10

12 Nedenstående oversigt er et estimat over det typiske tidsforbrug. Hvad Forberedelse, tilrettelæggelse og kommunikation om processens gennemførelse Tilpasning af skemaer; overførsel af data; systemvedligeholdelse Tid leder & administrator Tid lærer / redaktør 7,4 timer 1,5 time 4 timer Målfastsættelse 7,4 timer 3 timer Aktivitetsplan 4 timer 1,5 time Resultatopgørelse 3 timer Selvevaluering, uddannelseskvalitet, 2 timer individuel le- der Selvevaluering, uddannelseskvalitet, 2 timer individuel team / lærer Konsensusseminar 7,4 timer 7,4 timer Skemamæssig opfølgning 2 timer I alt 37,2 timer 15,4 timer Anvender afdelingen en afdelingsekstern proceskonsulent, skal der til ovenstående lægges tid til dialog mellem ledelse og konsulent. Tidsforbruget vurderes til ca. 2 timer. Ud over ressourceforbruget i forbindelse med selvevalueringen kommer naturligvis de ressourcer som skal afsættes for at gennemføre Aktivitetsplanens forbedringsaktiviteter. Videre herfra Hvis du sidder med en elektronisk udgave af denne introduktion, kan du hoppe til indholdsoversigten over vejledninger og værktøjer og derfra linke dig videre til de øvrige filer. Hvis du sidder med en trykt udgave, får du desuden brug for siderne med vejledninger og det skema som er relevant for dig. Hop til Indholdsoversigt 11