METODER. til intern videndeling. - dokument til download

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "METODER. til intern videndeling. - dokument til download"

Nicklas Mathiasen
8 år siden
Visninger:

1 METODER til intern videndeling - dokument til download

2 VIDENDELING HVORFOR NU DET? Om forskellen på information og viden kan der siges meget. Ganske kort er én definition at viden er information som fører til en forandring for nogen om noget. Det passer i den forstand fint ind i møder: I bund og grund er der ingen mening i at holde møder, hvis ikke vi ønsker at forandre noget for nogen. Derfor er det afgørende, at vi i alle dele af vores kommunikation, møde- og interaktionsdesign husker og fokuserer på det ønskede udbytte: Hvorfor er det nu lige vi mødes? Følg tankerækken som beskrives i dette værktøj, adoptér de elementer som giver bedst mening hos dig, og husk at videndeling ikke handler om informationssystemer, Content Management Systems eller protokoller. Det centrale er, at vi giver hinanden de bedste rammer for og lyst til at tale sammen. Det gælder på tværs af organisationer, og det gælder alle organisationer, unge som gamle, private som offentlige. Tal sammen! BEST PRACTISE I EN KOMPLEKS VERDEN Kompleksitet en parameter vi ikke kan komme udenom når nogen taler best practise : Den bedste praksis er en teoretisk størrelse så snart vi har med blot lidt komplicerede sager at gøre. Det er som når økonomer siger alt andet lige alt andet er aldrig lige! Derfor kommer vi altid til at være så mange forskellige faktorer som spiller sammen og forhold som gør sig gældende specielt for jer, at den bedste praksis ikke virker. Derimod kan vi lede efter de bedsteerfaringer og lade dem tjene som inspiration og rettesnor.

Derfor er det afgørende, at vi i alle dele af vores kommunikation, møde- og interaktionsdesign husker og fokuserer på det ønskede udbytte: Hvorfor er det nu lige vi mødes?

3 GENERELLE TIPS TIL VIDENDELING Den største barriere er den kultur vi har for det, i Danmark, i branchen, i organisationen, for vi er i grunden ikke særlig gode til at læne os frem og sige: Hey, jeg har oplevet dét og dét, og det virkede rigtig skidt eller godt eller. Især oplever mange, at det at tale om tabte investeringer ofte er henvist til det private rum, og også succeserne reduceres til at være på overskriftniveau uden at reflektere og videndele med andre. Men der er for hver af os kun én ting som for alvor kan føre til en ændring: Os selv. Her er en liste til inspiration og afprøvning for at hjælpe dig frem via en øget videndeling i og uden for organisationen: Fortæl mindst én gang om ugen en kollega om en udfordring du har oplevet. Tag den ved kaffemaskinen, ring eller send en mail. Fortæl, og spørg: Jeg fortæller det til dig, fordi jeg gerne vil høre hvordan du ville have grebet dette an. Har du oplevet noget lignende? Hvad synes du jeg skal gøre næste gang? Er du medlem af et netværk eller en forening for ligesindede, har du dér en chance for at læne dig frem og fortælle. Der er andre som dig som vil gøre det samme, og det giver jer alle en chance for at blive klogere sammen fremadrettet. Al videndeling handler om at give og modtage, om at reflektere alene og sammen med andre, og igennem bevidst handling at blive klar over hvad du kan gøre anderledes næste gang, hvad du allerede gør som det skal gøres, etc. Er du bevidst om hvad du gør i det øjeblik du gør det, er du i stand til at ændre praksis: Skriv ned. Reflektér. Gå til dine nærmeste og del dine overvejelser. VI ER ALLE I (NÆSTEN) SAMME BÅD Om vi er mødeplanlæggere eller mødeejere, har vi brug for videndeling. Med mødeplanlægger mener vi i det følgende dem som sidder på venue, hos en agent eller på anden vis arbejder på vegne af mødeejeren uden selv at være direkte involveret i mødets afholdelse. Med mødeejer mener vi i det følgende dem som har det endelige ejerskab og ansvar for mødet, dvs. som har budgettet, beslutningskompetencen og som kommer til at høste gevinsten af det gode møde, såvel som spilder sine penge på det dårlige.

Især oplever mange, at det at tale om tabte investeringer ofte er henvist til det private rum, og også succeserne reduceres til at være på overskriftniveau uden at reflektere og videndele med andre.

4 TANKERÆKKEN - MØDEPLANLÆGGER Er du mødeplanlægger, har du et hav af kollegaer som sidder med samme udfordringer. Ikke i samme organisation som din, nødvendigvis, men de er der. Så hvordan finder du og de andre hinanden, og hvordan hjælper du og de andre hinanden med viden? Prøv! At prøve er det første og vigtigste skridt. FØR MØDET Hvorfor skal mødet holdes hvad er dets formål? Hvis ikke du har fået det at vide i din briefing eller dit opdrag, så spørger du om det. Hvorfor? Fordi det giver en chance for at videndele dig og mødets ejer imellem, hvor du bliver klar over præcis det udbytte som ventes at komme hjem på investeringen i mødet, og hvor mødeejeren får grund til at tænke videre over om mødet har det rette formål og design. Mødestedet i den anden ende har masser af møder fra kunder som dig og din organisation; de vil ikke fortælle dig enkeltheder, men de har erfaring med hvilke rum og lokaler, placeringer og forløb som plejer at passe til bestemte mødetyper. Fortæl dem hvad I vil, og spørg dem om hvordan de tænker sig at imødekomme det. UNDER MØDET Om du deltager på mødet eller ej, har du en chance for med blot et enkelt opkald eller besøg at høre, om det I ville, er på vej til at ske. Virker det med lokalet, taler mødedeltagerne sammen etc.? Hvis ikke, må du her træffe et valg hvordan det kommer til at ske: Viser de fysiske rammer sig at være begrænsende, så søg ud: Tag dele af programmet i andre rammer, flyt en pause eller andet. Er problemet en manglende interaktion mellem deltagerne, kan en øvelse, interview, en gåtur eller andet, være vejen frem. Spørg mødets facilitator, venue eller andre om hvad de har af ideer. Eller tag selv forbi. Læs om andre muligheder i Meetovation-værktøjskassen. EFTER MØDET Bland dig i evalueringen: Spørg hos både mødestedet, indholdsleverandører og deltagerne, men snak først og fremmest med mødeejeren. Fokuser dine spørgsmål på de områder du kan og vil gøre noget ved; så risikerer du ikke at trætte eller ligefrem spilde tiden hos dig selv eller de mennesker du spørger.

5 TANKERÆKKEN - MØDEEJER Som mødeejere er vores fineste funktion at tænke på vegne af vores deltagere. De kan være medarbejdere, kunder, gæster eller andre, men de skal alle have en god oplevelse, inspiration, faglighed, eller andet, som får dem til at tage noget med sig videre og tale pænt om dig mens de gør det. FØR MØDET Har du ret til at kræve af deltagerne at de skal forberede sig, og i så fald hvordan? I så fald er der en række trin du kan overveje. Under alle omstændigheder kan du bruge materialet som inspiration, og i din kommunikation forud for mødet opfordre mødedeltagerne til at følge processen. Gør det klart hvad det ønskede udbytte for dig selv og organisationen, med en klar formulering af hvad I håber at deltagerne får ud af det. Indarbejd dette i den rammefortælling og kommunikation I har med deltagerne. Kræv af jeres deltagere, eller opfordr dem til, at de sætter sig ind i hvad de især har en interesse i, i programmet. Jo mere I kan få at vide på forhånd, jo bedre er I i stand til at designe de enkelte dele af jeres møde (allokering af mødelokaler, plads, servering, programmets flow etc.) UNDER MØDET Gør det klart for jeres deltagere såvel som indholdsleverandører (talere o.a.) at du og I selv ønsker at blive klogere. Annoncér undervejs opdateringer, ændringer eller aflysninger i programmet, og vær til stede og synlige sådan at spørgsmål og kommentarer fra deltagerne kan gives tilbage til jer. Sørg for rum og rammer (dvs. tid) til at deltagerne kan møde hinanden imellem indlæg, sessioner og plenumaktiviteter. Husk at pauser skal være pauser: De er et frirum hvor deltagerne selv skal bestemme og råde over egen tid. Eftersom I samtidig gerne vil have dem til at snakke sammen, snakke med talere o.a., ringe hjem efter behov m.v., er det afgørende at pauserne er hyppige og lange nok. EFTER MØDET Send materiale, præsentationer, opsamlinger o.a. til deltagerne så tilpas hurtigt efter mødet at I endnu rider på oplevelsens sus. I jeres evaluering spørger I om det I reelt ønsker og formår at gøre noget ved, og ikke mere. I byder deltagerne velkomne med yderligere kommentarer. Jo lettere I gør det for deltagerne at møde hinanden igen bagefter, jo stærkere vil I stå som den instans, der bragte dem samme. Opgiv enhver kontroltrang til selv at skulle være med hver gang to af jeres deltagere ønsker at have med hinanden at gøre. De skal nok huske og kreditere jer for det hvis I blot åbner døren.

mens de gør det. FØR MØDET Har du ret til at kræve af deltagerne at de skal forberede sig, og i så fald hvordan? I så fald er der en række trin du kan overveje.

Relaterede dokumenter

SPØRGERAMME. til dialogen mellem mødeplanlægger og kunde

SPØRGERAMME. til dialogen mellem mødeplanlægger og kunde SPØRGERAMME til dialogen mellem mødeplanlægger og kunde INTRODUKTION I din organisation er det sandsynligt, at I allerede har spørgerammer eller protokoller som I følger, når I har en dialog med kunden,