Bestyrelsesprotokol for:

Transkript

1 Bilag Møde i bestyrelsen Bestyrelsesprotokol for: Mødegruppe: Mødetidspunkt: Mødested: Dokument: Bestyrelsen for Århus Social- og Sundhedsskole 22. marts møde i bestyrelsen Århus Social- og Sundhedsskole Referat Til stede: Bestyrelsen: Formand: Leif Støy Dorthe Laustsen Vibeke Sjøgreen Leif Lund Marianne Svenningsen Medarbejdervalgt: Lene Beirholm Eriksen Medarbejdervalgt: Palle Herskind Jørgensen Elevvalgt: Nils Lund Becher Ledelsen: Direktør: Vicedirektør: Økonomi- og Administrationschef: Leo Fodgaard Hansen Anders Halling Morten Guldmann Olsen Fraværende: Kirsten Normann Andersen Niels Flade Nielsen Elevvalgt: Referent: Vakant Elsebeth Nielsen 1

2 Referat af 26. møde i bestyrelsen for Århus Social- og Sundhedsskole torsdag den 22. marts 2012 GODKENDELSER: ad pkt. 1. Godkendelse af dagsordenen Det blev drøftet, om møderne kunne holdes kl. 17. Det blev aftalt at høre de fraværende medlemmer om indstilling til at påbegynde møderne kl. 17. Leif Støy indledte med at beklage, at regnskabsmaterialet kom så sent. Bestyrelsen ønskede, at der blev taget højde for revisors tidsplan i næste års mødeplan. Revisoren deltog efter aftale med Leif Støy og Leo Hansen ikke i mødet. Leif Støy udtalte, at eventuelle spørgsmål kan sendes til revisoren til besvarelse. Leo Hansen fortalte, at det har været med til at forsinke færdiggørelse af årsrapport og revisionsprotokollat, at der er ændret koncept for årsrapporten, hvilket er kommet sent fra ministeriet og med mange ændringer undervejs. Med disse bemærkninger godkendte bestyrelsen dagsordenen. ad pkt. 2. Godkendelse af referat fra møde den 19. december 2011 og 23. februar 2012 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 19. december Leif Støy gjorde opmærksom på, at det på mødet den 19. december blev aftalt, at skolen på indeværende bestyrelsesmøde skulle give oplysning om tal til benchmarking med andre skoler i forhold til budgettal for Det blev aftalt, at disse tial fremlægges på næste bestyrelsesmøde. Med disse bemærkninger blev referatet godkendt og underskrevet. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 23. februar Referatet blev godkendt og underskrevet. ad pkt. 3. Godkendelse af revisionsprotokollat til årsrapporten : Leo Hansen bemærkede, at det som noget nyt fremgår, at produktiviteten er steget. Marianne Svenningsen udtalte, at hun syntes der var tale om et godt protokollat, som giver et godt indblik, og var glad for den blanke påtegning. Der var følgende bemærkninger til protokollatet: Afsnit 2.1. Risiko for væsentlige fejl og mangler: Det fremgår, at overarbejds- og feriepengeforpligtelserne indeholder væsentlige skøn. Morten Guldmann Olsen, Økonomi- og Administrationschef, oplyste, at undervisernes årsværk løber fra august til og med juli. Den tidligere praksis, hvor undertiden modregnes fuldt ud i overtiden er ændret. Fremover skal der foretages en vurdering af, hvor stor en del af overtiden, der bliver nedbragt samt hvor stor en del af undertiden, der indhentes i perioden 1. januar til 31. juli. Marianne Svenningsen udtalte, at der er tale om forholdsvis store 2

3 beløb og opfordrede til at se på, hvordan andre skoler behandler undertid. Det blev aftalt, at kontakte Aarhus Tech og Århus Købmandsskole. Afsnit 2.2. Institutionens forretningsgange og interne kontroller: Marianne Svenningsen pegede på bemærkningerne om, at der ikke på alle områder er mulighed for effektiv funktionsadskillelse grundet det begrænsede antal ansatte i institutionen. Leo Hansen udtalte, at bemærkningen indebærer, at såvel skolen som revisionen skal være ekstra opmærksom på de funktioner, der varetages af én person. Det blev aftalt at tage det op under drøftelse af regnskabsinstruksen. Afsnit 3.4. Fuldmagtsforhold I forhold til konto i Danske Bank. Marianne Svenningsen spurgte til enefuldmagt til bestemt konto og fortsat fuldmagt til fratrådte medarbejdere. Morten Guldmann Olsen oplyste, at de fratrådte medarbejdere ikke længere har adgang, mens enefuldmagten endnu ikke er bragt til ende, men at det vil ske. Bestyrelsen bad om, at dette sker pr. dags dato. Afsnit 4.1. Omsætning Underafsnittet: Bemærkninger til gennemgangen: Der var på bestyrelsesmødet bemærkninger til, at der i årets løb har været korrektioner vedrørende aktivitetsindberetninger for AMU og åben uddannelse og at revisionen anbefaler, at der igangsættes en proces omkring styrkelse af forretningsgangene i forbindelse med indberetningerne. Bestyrelsen anbefalede ligeledes dette. Ledelsen oplyste, at det er igangsat og er del af en løbende proces. Afsnit 4.9. Kortfristede gældsforpligtelser skyldige beløb: Bestyrelsen var enig i regnskabsprotokollatets anbefaling af, at periodisk afstemning af kreditormodulet dokumenteres i forbindelse med kvartalsregnskabet. Afsnit 3.6. Økonomirapportering og budgetprocedure og afsnit 5.4. Økonomisk styring: Bestyrelsen tilsluttede sig regnskabsprotokollatets anbefaling af, at skolens rapportering suppleres med balancen- og cash flowopgørelser. Afsnit 3.8. Ministeriets gennemgang af årsrapport for 2010 og afsnit 5.3. Effektivitet: Marianne Svenningsen udtrykte ønske om, at bestyrelsen løbende får opfølgning på strategiplanen og resultatlønnen. Leif Støy anbefalede, at formanden bemyndiges til at foretage den løbende opfølgning med skolens direktion. Leif Støy udtalte, at det burde fremgå af protokollatet, at skolen gennem overtagelse af lejekontrakten for skolen har sikret sig fortsat mulighed for at få udbetalt de 48 mio. kr. til køb af egne lokaler, idet han mente, at denne begivenhed efter regnskabsårets udløb har stor betydning for fremtiden. Der var ønske fra bestyrelsen om at modtage protokol fra revisionen i årets løb, når revisionen har været på besøg. Med disse bemærkninger blev revisionsprotokollen godkendt og underskrevet. ad pkt. 4. Godkendelse af regnskab for Århus Social- og Sundhedsskole for 2011 Leo Hansen indledte med at sige, at skolen hen over nogle år har haft stigende aktivitet bortset fra efter- videreuddannelsen, hvor aktiviteten har været svingende. I forhold til antal afbrudte uddannelsesaftaler pegede Leo Hansen på stigningen i afbrudte aftaler fra 2008 og frem og mente, at det er en fælles opgave for skolen 3

4 og praktikinstitutionerne. Vibeke Sjøgreen udtalte, at opsigelsen af et øget antal uddannelsesaftaler skyldes et ønske om at sikre, at eleven har de kompetencer, der skal til for at kunne gennemføre praktikken. Hun mente, at skolen og praktikstedet har fælles interesse i at gøre klart for eleverne, hvad der kræves og at der er flere indsatser under opsejling for at sikre færre afbrudte aftaler. Hun pegede videre på, at der også er et øget antal elever, som selv opsiger uddannelsesaftaler. Leo Hansen var enig i, at det er en fælles forpligtelse. Morten Guldmann Olsen, Økonomi- og administrationschef, gennemgik årets resultat, som var under det budgetterede, hvilket bl.a. skyldes mindre aktivitet grundet frafald. Han pegede på, at der i budgettet for efter- og videreuddannelsen havde været budgetteret i overkanten i forhold til løn, da der var usikkerhed omkring kravene til lærertilstedeværelse, hvorfor der på eftet- videreuddannelsesområdet er realiseret et lønforbrug under budget. Resultaterne for de første par måneder i 2012 viser, at skolen er foran budgettet, både grundet forsigtigt omsætningsbudget, men også fordi fastholdelsen på både social- og sundhedshjælperuddannelsen og grundforløbet er bedre end forventet. Leo Hansen gjorde opmærksom på, at taxametrene er blevet reduceret. I forhold til resultat for 2012 er der en vis usikkerhed omkring mulighederne for at få fyldt social- og sundhedshjælperholdene og om aktivitet på efter- og videreuddannelsen, hvor skolen indgår i rotationsprojekt med Aarhus Kommune. Bestyrelsen bemærkede, at det måske burde fremstå tydeligere, at ministeriets opgørelsesmetoder i forhold til målrapporteringen om frafald ikke er retvisende. Leif Lund mente, at frafaldet er steget mere end på de øvrige social- og sundhedsskoler. Leo Hansen bemærkede hertil, at frafaldet på social- og sundhedshjælperuddannelsen og grundforløbet er højere end landsgennemsnittet, men at frafaldet på social- og sundhedsassistentuddannelsen og den pædagogiske assistentuddannelse er lavere end landsgennemsnittet. Han oplyste videre, at der arbejdes med målrapporteringen i forskellige fora, og at ministeriet har indkaldt til møde i april om opgørelsesmetoderne. Det blev aftalt at godkende regnskabet med bemærkning om, at opgørelsesmetoderne i forhold til målrapporteringerne om frafald er usikre og at vi er vidende om, at der er forhandlinger på vej. Marianne Svenningsen var tilfreds med, at likviditeten er bedre end ved årets begyndelse, men fandt det bekymrende at forbedringen er sket på kortfristet gæld. Morten Guldmann Olsen oplyste, at det store likviditetsoverskud pr skyldes en manglende opkrævning af husleje for Beløbet er indbetalt i februar Vibeke Sjøgreen roste skolen for at have tilpasset udgifterne det aktuelle aktivitetsniveau. Regnskabet blev godkendt og underskrevet med bemærkning om, at opgørelsesmetoderne i forhold til målrapporteringerne om frafald er usikre og at bestyrelsen er vidende om, at der er forhandlinger på vej. ad pkt. 5. Godkendelse af revideret regnskabsinstruks Skolen har revideret sin regnskabsinstruks og fremsendt den til bestyrelsen. : Bestyrelsen besluttede at udsætte behandlingen af regnskabsinstruksen, da man på grund af det omfattende materiale ønskede tid til at behandle den. Regnskabsinstruksen vedlægges regnskabet uden underskrift af bestyrelsen og med bemærkning om at behandlingen er udsat grundet det omfattende materiale. 4

5 LUKKET PUNKT: ad pkt. 6. Skolens fremtidige lokalisering ORIENTERINGER: ad pkt. 7. Orientering om handlingsplan for øget gennemførelse 2012 Leo Hansen fremlagde hovedpunkter i handlingsplanen../. Præsentationen er vedlagt referatet. Der var spørgsmål til den store forskel mellem mål og resultat for grundforløbet. Leo Hansen udtalte, at målet for grundforløbet på 8,5 blev pålagt af Under- 5

6 visningsministeriet, fordi skolen har modtaget medfinansiering til et af indsatsområderne i handlingsplan 2010, og at ministeriet over for skolen har fastholdt, at måltallet i 2011 ikke kunne sættes op på baggrund af resultatet for Han gjorde opmærksom på, at skolen i handlingsplan for 2012 har justeret det tidligere indmeldte mål opad på baggrund af resultatet for Leo Hansen udtalte, at også andre skoler med beklagelse må fortælle, at frafaldet stiger, og at alle arbejder med det. Leo Hansen udtalte, at det med stigende tydelighed viser sig, at skolen i forhold til grundforløbet har en kæmpeopgave i at gøre nogle af eleverne klar til uddannelse, grundet at nogle elever har store problemer. Han pegede også på udfordringerne på social- og sundhedshjælperuddannelsen. Der var tilslutning til tanken bag indsatsområdet Lær mit barn sov længe!, bl.a. ud fra en mulig bedre udnyttelse af skolens faciliteter, men også ud fra at eleverne i deres arbejdsliv kommer til at arbejde på forskellige tidspunkter. Anders Halling oplyste, at en af problematikkerne i indsatsområdet ligger i praktikken. Anders Halling oplyste, at skolen er i færd med at se på opgaverne for skolens støttefunktioner. Arbejdet går på systematisering og koordinering af indsatsen, statistik og flere informationer om, hvad sker med de elever, der falder fra. Arbejdet omfattes med stor entusiasme af de involverede medarbejdere. Det blev oplyst, at der på grundforløbet er et vist forældresamarbejdet. Forældrene inviteres ind på skolen og der er taget specielle initiativer til orientering af forældre til tosprogede. Lene Eriksen spurgte til mulighederne for beskæftigelse. Leo Hansen udtalte, at der hidtil har været arbejde til de uddannede, men at ansættelsesstop det sidste års tid har betydet, at det er vanskeligt at få job som såvel pædagogisk assistent som social- og sundhedsassistent, ligesom der heller ikke er mange stillinger at søge for social- og sundhedshjælperen. Eksempelvis var der i december ledige social- og sundhedsassistenter i Århus Kommune. Siden er der sket lempelser i ansættelsesstoppet, hvilket forhåbentlig bedrer situationen. Leif Støy var enig i, at ansættelsesmulighederne er vigtige også for skolens image. Leif Lund udtalte, at det større frafald i forhold til andre skoler kan forklares på mange måder, eksempelvis, at der er tale om yngre elever og at der er flere uddannelsesmuligheder i Århus. Anders Halling udtalte, at mange af skolens elever har forhold i deres liv, som påvirker deres muligheder for at være i uddannelse. Han mente derudover, at der også via bestyrelsen bør rejses en debat om, at elever på erhvervsuddannelserne i forhold til andre unge i løbet af kort tid skal kvalificere sig til at gå videre ud i praktik og arbejde. Leif Støy bad om at få problematikken rejst i lederforeningen, så den derfra kommer over i bestyrelsesforeningen. Marianne Svenningsen spurgte, om det er skolens opgave at gå ind og løse problemer for de, der har det meget svært og mente, at det bliver vanskeligt, hvis midlerne til at løse opgaven ikke følger med. Hun spurgte, om man ikke også kan se på, hvem der optages. Leo Hansen oplyste, at der fra Rigsrevisionen er kommet rapport om frafald som stiller spørgsmålstegn ved, om globaliseringsmidlerne til frafald er brugt hensigtsmæssigt. Han var enig i, at skolen fortsat skal udvise kreativitet og opfindsomhed i forhold til både læringsrum og indsatser, men mente også, at problemerne hænger sammen med sammenhængskraft i samfundet. Dorte Laustsen udtalte, at det er politisk opgave at sætte fokus på denne opgave, og at vi ikke har råd til at tabe så mange unge. Hun mente, at der skal være fokus på opgaven helt ned i børnehaven og vuggestuen og var enig i, at skolen ikke kan løse opgaven alene. Anders Halling udtalte, at erhvervsuddannelseslogik og uddannelseslogik ikke altid passer sammen. Han mente, at det for samfundet kan betale sig, 6

7 fordi vi også skal bringe eleverne videre og Ungdommens Uddannelsesvejledning ved, at skolen behandler vore elever godt. Leif Støy var enig i, at skolens uddannelser også er del af 95 % målsætningen, en opgave vi bør tage medansvar for. Orienteringen blev taget til efterretning med de ovenfor nævnte kommentarer. ad pkt. 8. Orientering om strategiarbejdet efter seminar den 23. februar 2012 Til mødet var fremsendt udsagn fra grupperne fra strategiseminaret og de ledestjerner for skolens strategi , som direktionen har færdiggjort på baggrund af resultater af dagens arbejde. Ledestjernerne skal danne udgangspunkt for arbejdet på strategidag/workshop for den samlede personalegruppe den 29. marts 2012, hvor formålet er at udarbejde forslag til handlingsplan for eksekveringen af de af bestyrelsen opstillede ledestjerner. Orienteringen blev taget til efterretning. Bestyrelsen orienteres løbende om arbejdet. ad pkt. 9. Formandens beretning a) Orientering om direktørens resultatlønskontrakt Orienteringen blev taget til efterretning. b) Bestyrelsesforeningens møde med Leif Støy Leif Støy orienterede om, at repræsentanter for bestyrelsesforeningen, SOSU-B, kommer til møde med formanden, for at høre ønsker til bestyrelsesforeningen. Leif Støy udtalte, at han vil nævne det, der er kommet frem på dagens møde om de opgaver skolerne løfter og spurgte om bestyrelsen havde yderligere punkter. På mødet blev nævnt ønske om en forskningsinstitution til evaluering og forskning på ældreområdet, som også kan være med til at præge uddannelserne. Orienteringen blev taget til efterretning. Har bestyrelsesmedlemmer andre ønsker til bestyrelsesforeningen, kan de mailes til Leif Støy. ad pkt. 10. Skolelederens beretning a) Orientering om sygefravær for skolens medarbejdere i 2011 Til mødet var fremsendt oversigt over sygefravær for skolen i Leo Hansen gjorde opmærksom på, at oversigten viser alt fravær, inklusive langtidssygemeldinger. Han fandt det glædeligt, at sygefraværet er for nedadgående og håbede på fortsat nedgang. Han oplyste, at tallene i SU har været drøftet med medarbejderrepræsentanterne, som mener, at man fortsat bør være opmærksom på sygefraværet, ligesom dele af medarbejdersiden også stiller yderligere spørgsmål til resultaterne af APV-arbejdet. Han oplyste, at Arbejdstilsynet har været på risikobaseret tilsyn og gerne vil komme igen for specielt at se på feltet mellem undervisere og elever. Leif Støy udtalte tilfredshed med, at sygefraværet er faldende, ligesom han mente, at den lave udskiftning i medarbejderskaren ses som tegn på, at mange medarbejdere er glade for at være her og på en god og stabil medarbejderskare, som bestyrelsen sætter pris på. Orienteringen blev taget til efterretning 7

8 b) Status vedr. til- og afgang af personale i perioden 1. december 2011 til 29. februar Orienteringen blev taget til efterretning. Se i øvrigt pkt. 10 a) for yderligere bemærkninger. c) Orientering om optagne elever siden bestyrelsesmødet den 19. december 2012 Orienteringen blev taget til efterretning d) Status i forhold til APV-processen Til mødet var fremsendt sammenfatning af handlingsplaner og status i forbindelse med APV-arbejdet 2011 Orienteringen blev taget til efterretning. Se i øvrigt pkt. 10 a) for yderligere bemærkninger. e) Orientering om etablering af SOSU-Læringscenter på skolen Orienteringen blev taget til efterretning. f) Revision af social- og sundhedsuddannelsen Orienteringen blev taget til efterretning. Der blev uddelt pjece fra PASS om revisionen. ad pkt. 11. Eventuelt a) Ansvarsforsikring for bestyrelsen: Problematikken blev nævnt på bestyrelsesmødet i december. I mellemtiden er der kommet besked om, at emnet kommer op på formandsmøde i bestyrelsesforeningen i maj Derefter bliver det taget op i bestyrelsen igen. 8