Resultatkontrakt. Vedrørende. Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. JOBmidt

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft JOBmidt [1. maj november 2011] Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson: Bent B. Mikkelsen Kontaktoplysninger: Bent B.Mikkelsen@ru.rm.dk Telefon: Operatør: erhvervsilkeborg Viborgvej Silkeborg Att.: Marie Tandrup CVR. Nr: Resumé Initiativet Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft har som formål at bidrage til udvidelse af arbejdsstyrken i Region Midtjylland. Målene er dels at lette virksomhedernes modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft og dels at understøtte og udvikle den offentlige modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft i lokalsamfundet. Indsatsen varetages af lokale konsortier bestående af erhvervs- beskæftigelses- og integrationspolitiske aktører, der understøttes af et Midtjysk Dialogforum. Lead-partnere i de syv konsortier er Ringkøbing Fjord Erhvervsråd, VIBORGegnens erhvervsråd, Horsens erhvervsråd, Randers Erhvervs- og udviklingsråd, Lemvig kommune, Erhverv Århus og erhvervsilkeborg. Ringkøbing Fjord Erhvervsråd er ansvarlig for sekretariatsbetjeningen af Midtjysk Dialogforum. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1. marts Kort redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektets første år var præget af en langsom opstart. Som det er velkendt i projekter, hvor nye tiltag prøves af, er der gået tid med at få etableret netværk og kontakter til målgruppen og andre aktører, som arbejder indenfor området. Hertil kommer desuden, at projektet oprindeligt er udarbejdet i en tid før finanskrisen, hvor manglen på arbejdskraft var udbredt. Finanskrisen påvirkede virksomhedernes behov for medarbejdere og dermed interessen for nogle af de aktiviteter, der var lagt op til ved projektets start. I projektets startperiode blev der derfor ikke afholdt det antal arrangementer, som forventet på ansøgningstidspunktet, og enkelte planlagte arrangementer måtte aflyses pga. for få tilmeldinger. På grund af ovenstående valgte daværende projektleder Claus Saunte medio 2010 at søge om ½ års projektforlængelse frem til udgangen af november 2011, da de resterende midler i projektet gav god mulighed for at videreføre projektet og de samarbejdsrelationer, som var under opbygning. Forlængelsen blev givet 7. september 2010 under betingelse af, at styregruppen godkendte projektet, hvilket skete på styregruppens møde d. 12. oktober Silkeborg Kommune ansatte fra 1. august 2010 til 30. november 2010 en kommunal koordinator, som skulle medvirke til at opfylde mål 2 målsætningerne. I den forbindelse blev der blandt andet nedsat en kommunal arbejdsgruppe med medarbejdere fra flere forskellige afdelinger, som kommer i kontakt med målgruppen, f.eks. Sundhedsplejen, Borgerservice, Jobcentret, Skoleafdelingen m.fl. Arbejdsgruppens formål har været at udarbejde et udkast til en modtagelses- og fastholdelsespolitik, at medvirke til at udarbejde den engelsksprogede hjemmeside til udenlandske medarbejdere samt generel vidensdeling og udvikling af modtagelsen og fastholdelsen af udlændinge. Af yderligere aktiviteter i perioden kan nævnes et kursus i kulturforståelse primært målrettet medarbejdere i Borgerservice i Silkeborg kommune, et oplæg om dansk kultur i samarbejde med Sprogcenter Midt, et landbrugsarrangement i samarbejde med konsortiet i Randers, et virksomhedsrettet møde afholdt hos Tvilum og endelig en hyggelig fællesmiddag i samarbejde med Silkeborg Bibliotek. Herudover deltog Silkeborg Kommune i det regionale virksomhedsnetværk i perioden. Af ovenstående fremgår det således, at projektet efter projektforlængelsen kommet godt i gang med et stigende aktivitetsniveau, som svarer til det forventede i resultatkontrakten. Fra 1. september 2010 til 28. februar 2011 viser regnskabet ligeledes en stigning i de anvendte midler, således at det nu er realistisk at anvende de resterende midler indtil projektets afslutning ved udgangen af november Fra 1. december 2010 er den tidligere kommunale koordinator Marie Tandrup ansat som ny projektleder for Silkeborg Welcome. Udskiftningen i personalestaben har naturligvis ikke været

3 optimal for projektforløbet, men nødvendig. Den nye projektleder har skulle bruge kræfter på, at sætte sig ind i projektet, men allerede nu er flere nye initiativer i støbeskeen bl.a. et iværksætterkursus for medfølgende ægtefæller samt en indsats for at få flere udenlandske medarbejdere involveret i foreninger og frivilligt arbejde i Silkeborg Kommune. Da Silkeborg konsortiet er forholdsvis lille både hvad angår bemanding og budget, er der etableret et meget velfungerende og tæt samarbejde med Randers og Horsens/Hedensted konsortierne om erfaringsudveksling, udvikling af initiativer og fælles arrangementer. Fremadrettet er strategien lagt om, således at der arbejdes med at skabe et stærkere bånd mellem projektet og de udenlandske medarbejdere i Silkeborg Kommune samt mellem projektet og virksomheder med udlændinge blandt deres ansatte med det formål at skræddersy initiativerne efter deres behov. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 At lette virksomhedernes modtagelse og integration af udenlandsk arbejdskraft Indsats målrettet virksomhederne i konsortiets dækningsområde Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Evaluering ved arrangement for 70 % af virksomhederne, der har Skriftlig evaluering af kontakten virksomheder hos Tvilum viser været i kontakt med konsortiet mellem virksomheder i konsortiets dækningsområde og kon- eller meget tilfredse (ingen util- 75 % af deltagerne er tilfredse mener det er blevet lettere og mere overskueligt at modtage sortiet i forbindelse med informationsmøder, netværksaktivifredse tilbagemeldinger) udenlandsk arbejdskraft teter mv.. Resultatkrav 1.2 Der har været planlagt 4 arrangementer i perioden, hvoraf 2 Der skal halvårligt afvikles 3 informationsmøder målrettet derne, invitation og deltagerli- desværre måtte aflyses pga. få Program for informationsmø- virksomheder i konsortiets ster tilmeldinger. De 2 aflyste arrangementer var målrettet land- dækningsområde med inddragelse af relevante myndigheder brugssektoren. Et af de afholdte og aktører arrangementer var i samarbejde med Randers konsortiet. Endelig er der i perioden deltaget i 2 møder i det regionale virksomhedsnetværk. Dermed 4 afholdte arrangementer i alt. Resultatkrav 1.3 Som beskrevet i det indledende Der skal halvårligt afvikles 2 informationsmøder målrettet derne, invitation og deltagerlispørgsel efter virksomhedsret- Program for informationsmø- afsnit er der ikke den efter- virksomheder i hele konsortiets ster tede møder, som forudsat ved dækningsområde om den idealtypiske integration af uden- derne under resultatkrav 1.2 projektets start. Enkelte af mø- har Side 3

4 landsk arbejdskraft i virksomhederne med fokus på inddragelse af samarbejdssystem, faglige organisationer, mentorer, opkvalificering mv. dog beskæftiget sig med integration af udenlandsk arbejdskraft i virksomheder. Resultatkrav 1.4 Etablering pr 1. marts 2010 og vedligeholdelse af virksomhedsnetværk bestående af virksomheder fra hele konsortiets dækningsområde m.h.p. erfaringsudveksling og mulighed for Kommissorium for netværket, herunder oversigt over deltagerne i netværket, formål, mødehyppighed og rollefordeling Der deltages i det regionale virksomhedsnetværk. Derudover er der udarbejdet en mail og kontaktliste med virksomheder i Silkeborg Kommune med udenlandsk arbejdskraft. job til medfølgende ægtefælle. Indsats målrettet udenlandsk arbejdskraft i konsortiets dækningsområde Resultatkrav % af de udenlandske arbejdstagere, der har været i kontakt med konsortiet mener at have modtaget relevant hjælp til at etablere sig i konsortiets dækningsområde, herunder til bosætning og myndighedskontakt Resultatkrav 1.6 Der skal halvårligt afvikles 2 informationsmøder på relevante sprog målrettet udenlandske arbejdstagere i konsortiets dækningsområde med inddragelse af relevante myndigheder og aktører, herunder banker, faglige organisationer m.v. Resultatkrav 1.7 Tilbud om praktisk bistand til den udenlandske arbejdskraft i forbindelse med etablering og bosætning markedsføres min. kvartalsvist i konsortiets dækningsområde Resultatkrav 1.8 Der skal halvårligt afvikles 2 informationsmøder på relevante sprog om varig bosætning i konsortiets dækningsområde, herunder om mulighed for ægtefællejob, skolegang, instituti- Skriftlig evaluering af kontakten mellem udenlandske arbejdstagere i konsortiets dækningsområde og konsortiet i forbindelse med informationsmøder og øvrige aktiviteter for målgruppen Program for informationsmøder, invitation og deltagerlister Markedsføringsmateriale på relevante sprog og oversigt over anvendte medier Program for informationsmøder, invitation og deltagerlister Der forventes at sendes evaluering ud for det seneste arrangement snarest. Der er afholdt 2 arrangementer i perioden. Ét i samarbejde med Sprogcenter Midt om dansk kultur og arbejdskultur og en fællesmiddag på Silkeborg Bibliotek med information om projektet, hjemmesiden workinsilkeborg.dk og bibliotekets services og funktion som kulturelt mødested. I perioden er der etableret en engelsksproget hjemmeside ( hvor der er angivet kontaktoplysninger til relevante personer og myndigheder mm. Var en del af temaerne for arrangementerne nævnt under resultatkrav 1.6 Side 4

5 ons- og fritidsliv Resultatkrav 1.9 Markedsføringsplan for konsortiets aktiviteter med angivelse af indhold, form hyppighed og medie forligger pr. 1. marts Markedsføringsplan Udarbejdet af tidligere projektleder Mål 2 At understøtte og udvikle den offentlige modtagelse og integration af den udenlandske arbejdskraft i lokalsamfundet Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der skal ultimo 2010 udvikles en differentieret modtagelsespolitik målrettet udenlandsk arbejdskraft Referat fra politisk behandling og godkendelse af modtagelsespolitikken i samtlige kommu- Den 9. februar 2011 godkendte arbejdsmarkedsudvalget Politik for modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. m.h.p. implementener i konsortiets dækningsom- ring i samtlige kommuner i konsortiets råde. dækningsområde Resultatkrav 2.2 Der skal ultimo 2010 udvikles en procedure for den kommunale modtagelse af udenlandsk arbejdskraft med inddragelse af alle relevante forvaltninger og institutioner, herunder formidling på relevante sprog. Godkendt procedure for hver kommune i konsortiet Den 18. november blev der afholdt et heldagskursus om kommunikation på tværs af kulturer for 19 kommunale ansatte. Herudover er der nedsat en kommunal arbejdsgruppe med fagpersoner fra flere forskellige afdelinger som kommer i kontakt med udenlandske arbejdstagere. Gruppen mødes hyppigt og videndeler og koordinerer indsatsen og har desuden været med til at udarbejde den engelsksprogede hjemmeside som samler relevant information for udenlandske tilflyttere Resultatkrav 2.3 Der skal ultimo 2010 udvikles en kommunal integrations/ fastholdelsespolitik med fokus på helhedsintegration og inddragelse af relevante forvaltninger, institutioner og frivillige organisationer i konsortiets dækningsområde Referat fra mødet, hvor integrations/ fastholdelsespolitikken godkendes m.h.p. implementering I slutningen af 2009 godkendte byrådet Silkeborg Kommunes integrationspolitik. Politik for modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft (beskrevet under punkt 2.1) er udarbejdet i forlængelse heraf. Side 5

6 6.1 Opfølgning på Økonomi I projektets første år er der ikke anvendt de midler, som forudsat ved projektets begyndelse. Årsagen hertil er nærmere beskrevet i afsnit 1. Hertil kommer, at projektet på visse områder har ændret karakter fra det forudsatte ved projektansøgning. Dels som følge af finanskrisen, som medførte et fald i antallet af nye udenlandske arbejdstageres ankomst til området, og dels som følge af de erfaringer projektet har opnået undervejs. Derfor er der hos Erhvervs- og Byggestyrelsen ansøgt om nyt budget, som fremgår nedenfor af tabel 3. Ændringer i det nye budget er overordnet set, at der flyttes midler mellem kontiene der vedrører løn (konto 10-50), således at der føres flere penge til konto 20 projektledelse og konto 30 administrativ personale. Det har været nødvendigt af to årsager. For det første fordi der ikke har været den efterspørgsel efter undervisning afholdt af tilsagnsmodtager, som forudsat ved projektstart, men i stedet for efterspørgsel efter en lang række af forskellige aktiviteter, som har krævet stor involvering og planlægning af projektleder. For det andet fordi det nødvendige skift i projektleder har trukket ekstra ressourcer hos dels den nye projektleder og især hos det administrative personale, som mere eller mindre har måttet agere projektleder i 2½ måneder. Derudover er der ansøgt om to nye konti, henholdsvis konto 120 afskrivninger og konto 70 indirekte udgifter. Fra projektansøgning og frem til projektstart har situationen for tilsagnsmodtager ændret sig, og det er derfor nødvendigt også at medtage indirekte udgifter i projektet. Kontoen til afskrivninger skyldes et enkelt køb af software, som ikke kunne konteres på konto 130. Midlerne til de 2 nye konti er flyttet fra konto 55 eksternt undervisningspersonale og 60 uddannelse af personale samt 230 ekstern konsulentbistand. På disse 3 konti har der været et mindre forbrug end antaget ved projektstart. Det skyldes, at de efterspurgte aktiviteter har krævet en stor indsats fra projektleder frem for generelle større infomøder og undervisning. Endelig skyldes det også, at der var mulighed for at etablere en hjemmeside for projektet langt billigere end forventet. Side 6

7 TABEL 1 - DET AKTUELLE BUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget År 2009 År 2010 År 2011 Total 10. projektforberedelse projektledelse administrativ personale intern undervisnings personale ekstern undervisningspersonale uddannelse af personale annoncering evaluering rejser, kost og logi materialer og forbrugsartikler regnskabsassistance ekstern konsulent bistand eksterne tjenesteydelser revisionsudgifter Total Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget År 2009 År 2010 År 2011 Total EU Region Midt Kommunalt tilskud Egenfinansiering Total TABEL 2 - AFREGNET FORBRUG Side 7

8 Udbetalingsregnskab Udbetalinger År 2009 År 2010 År 2011 Total 10. pr oj ekt f or ber edel se pr oj ekt l edel se admi nistrativ per sonal e , i nt er n under vi sni ngs per sonal e 632 (632) ekst er n under vi sni ngsper sonal e uddannel se af per sonal e i ndi r ekt e udgi fter annoncer i ng eval uer i ng r ej ser, kost og l ogi af skr i vni nger mat er i al er og forbrugsarti kl er r egnskabsass ekst er n konsul ent bi st and ekst er ne tjenesteydel ser r evi si onsudgi fter Total Finansieringsregnskab Indbetalinger År 2009 År 2010 År 2011 Total 891. EU Region Midt Kommunalt tilskud Egenfinansiering Total TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Side 8

9 Udgiftsbudget År 2009 År 2010 År 2011 Total 10. pr oj ekt f or ber edel se pr oj ekt l edel se admi nistrativ personale 26137, intern undervisnings 632 (632) ekst er n d uddannel i i se af per l sonal e i ndi r ekt e udgi fter annoncer i ng eval uer i ng r ej ser, kost og logi af skr i vni nger materialer og r egnskabsassi stance ekst er n konsul ent bi 240. t ekst d er ne t j enest eydel ser r evi si onsudgi f t er Total Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. marts 2011 År 2009 År 2010 År 2011 Total 891. EU Region Midt Kommunalt tilskud Egenfinansiering Total Side 9