Arbejdsopgaver for Chess House

Transkript

1 Arbejdspgaver fr Chess Huse Opdateret d. 18. marts 2011 Indhldsfrtegnelse Frmand... 1 Turneringer... 1 Barvagt samt indkøb... 2 Kmmunikatin... 3 Bestyrelsesmøder... 3 Generalfrsamling... 3 Lkalesituatin... 3 Flytning... 4 Div. ad-hv pgaver... 4 Kasserer... 4 Regnskab... 4 Medlemmer... 4 Lejepkrævning... 4 Bankkntakt (Nrdea/Danske Bank)... 4 Lkaletilskud... 5 Børneattester... 5 Mmsindberetning... 5 Indkøb... 5 Webmaster... 5 Generelt... 5 IT / 5 IM turnering... 5 Samarbejdsudvalg med ÅSS... 6 Nyhedsfrmidler... 6 Turneringsleder... 6 Øvrige pster... 8 Frmand Turneringer ÅM Mail til klub frmænd fr at få arrangeret ÅM Tvhlder fr arrangementet, herunder: Sende indbydelse ud til div. webmasterer (DSU, CH g malingliste). Anmelde turnering til rating kartteksfører, samt sørge fr at få indsendt resultater. Ansvarlig fr at få besat vagter, herunder barvagt g turneringsleder.

2 Oplyse CH kasserer m udsendelse af regning til Århus klubberne vedr. præmier. Barvagt på de dage sm ikke er blevet besat. Turneringsleder på de dage sm ikke er blevet besat. Sørge fr indkøb. IM turnering Ansvarlig fr at der er turneringsleder g barvagter under arrangementet. Indkøb. Barvagt. Turneringsleder. Lav mad til spillere g tilskuere, g krdinerer g finde øvrige ressurce persner sm ønsker at give en hånd med i frbindelse med mandlavning. Oprydning g rengøring i frbindelse med IM turnering. Have lgerende bende. Div. Hldskak Indkøb til af div. til hldkampe. Ansvarlig fr at der har været barvagter i frbindelse med hldskak. Barvagt i frbindelse med hldskak. Div. Div. turneringer g arrangementer Sørge fr at arrangerer øvrige turneringer g arrangementer, sm ikke er annnceret på kalenderen, herunder arrangementer sm: Ost g rødvin (v. THV). Skak i dagtimerne Hurtigskakturneringer Junirskak Fredrag i CH Lynturnering i frbindelse med flytning. NFL. Julefrkst g andre arrangementer inkluderet fællesspisning 6-hk arrangementer, herunder gså indkøb, madlavning samt at værre til rådighed sm barvagt. Div. andre arrangementer. Barvagt samt indkøb Ansvarlig fr barvagter i perider (sørge fr at vagter bliver besat). Afhldelse af møder fr barvagter. Finde nye barvagter til at indgå i teamet. Tage barvagter (det er mange, men har dg ikke styr på hvr mange det er blevet til i min tid sm frmand). Generel prydning i CH, i frbindelse med en barvagt. Rengøring af CH, herunder støvsugning, gulvvask, vaske tiletter, tørrer støv af, vaske brde, gøre rent i køkkenet g meget andet. Indkøb til baren, herunder bl.a. øl/sdavand, chips, slik, mad g til div. frkster/middage g meget mere. Div. madlavning til de mange arrangementer sm afhldes i CH. Div.

3 Kmmunikatin Skabe g sørge fr gd dialg med vres faste lejere, herunder Nrdre skakklub g Århus/Sklerne Skakklub, g sørge fr en psitiv dialg da de er en væsentlig indtægtskilde fr CH. 6-hk, fr herigennem af skabe sig et verblik ver situatinen i 6-hk, g ikke mindst sørge fr at der bliver arrangeret nye g spændende arrangementer i CH, med 6-hk sm arrangør. Skabe en psitiv dialg / frhld til 6-hk da de er en væsentlig indtægtskilde fr CH. Div. kmmunikatin g frmidling af g m CH til div. interessenter. Besvarelse af div. mails vedr. frskellige frhld af mindre væsentlig karakter, såsm tilmelding af medlemmer til nyhedsbreve, svar på frslag fa medlemmer m.m. Skrive nyhedsbreve g nyt fra CH til Nrdre Nyt, samt sørge fr udsendelse til medlemmer. Gøre webmaster pmærksm på nyheder fra CH, sm kan ligges på DSU fr herigennem at få psitiv mtale af CH i DK. Hverve spnsrer, samt plyse m visinen fr et fremtidigt CH. (plæring af nye bestyrelsesmedlemmer)?! Bestyrelsesmøder Indkaldelse til bestyrelsesmøder. Udarbejdelse af dagsrden til bestyrelsesmøder. Udarbejdelse af referat. Ordstyrer til bestyrelsesmøder. Frberedelser i frbindelse med bestyrelsesmøder. Deltagelse ved bestyrelsesmøder. Opfølgning på, af indgået aftaler. Praktiske pgaver såsm indkøb til lettere spidsning i frbindelse med et bestyrelsesmøde. Generalfrsamling Indkaldelse til generalfrsamling samt udarbejdelse af dagsrden. Finde referent samt rdstyrer til generalfrsamlingen. Skrive bestyrelsens beretning. Div. frberedelse til generalfrsamlingen. Lkalesituatin Søge efter nye egnede lkaler på nettet. Kntakt til div. mæglere, herunder før g efter fremvisning. Aftale fremvisninger, g krdinerer det med interessenter fr CH. Møder fr kntraktunderskrivning, herunder gså frmøder/telefnsamtaler. Indhentning af ibrugtagningstilladelse g herefter byggetilladelse Støjgener fra underb. Nøgler. Div. mange samtaler med Charltte fra Olav de Linde.

4 Flytning Tvhlder fr flytningen. Sørge fr at krdinerer de mange pgaver i frbindelse med flytningen. Ansvarlig fr at finde flk sm vil hjælpe til med flytningen. Praktisk arbejde i frbindelse med flytningen, herunder: Pakke inventar ned fra de gamle lkaler g pakke det ude igen i de nye lkaler. Indretning. Malerarbejde. Opsætning af plakater g billeder. Indkøb af køkken ved Ikea. Indkøb af små brde ved Silvan. Indkøb af skalstle ved Bilka samt hjælpe til med afhentning af skabe ved KVIK. Samle brde, stle, skabe, køkken g meget mere. Generel prydning/rengøring i frbindelse med flytningen. Aflevering/verdragelse af de gamle lkaler på silkebrgvej. (rengøring g div. andet frfaldende arbejde, samt sørge fr at finde hjælp til udførelses af disse arbejdspgaver). Indhentning af tilbud på slibning af gulv af de gamle lkaler. Div. Div. ad-hv pgaver Kasserer Varetagelse af div. ad-hc pgaver der kan pstå i frbindelse med frmandspsten fr Chess Huse. Regnskab Kntrl af daglige kasserapprter Betaling af kreditrer, udlæg m.m. Bgføring af bilag Revisin af regnskab Aflæggelse af regnskab på generalfrsamling Budget til generalfrsamling Medlemmer Opkrævning af kntingent årligt Opdatering af medlemskarttek Opfølgning på manglende betalinger Lejepkrævning Faste lejere hvert kvartal (Nrdre, Århus/Sklerne) Leje hldkampe (SK1968, Nrdre, Århus/Sklerne) Øvrige udlejninger (6.hk) Bankkntakt (Nrdea/Danske Bank) Administratin af fuldmagter

5 Lkaletilskud Afregning af lkaletilskud (gdkendes af kasserer g frmand) Timeptælling fr freningens aktiviteter Tilskudsregnskab (gdkendes af bestyrelse g revisin) Revisin af tilskudsregnskab Børneattester Årlig erklæring m indhentelse af børneattest Administratin af børneattester Mmsindberetning Halvårligt (0-indberetning) via skat.dk Indkøb Øl Sdavand Slik Returflasker Webmaster Generelt Møder, 4 timer pr. måned Lave halvårs-plan (kalender), 2 timer pr. halvår Praktisk hjælp Indkøb, IT IT / www Beskeder til hjemmesiden, frsiden 1 time pr. uge incl. billeder Chesshuse s, ½ time pr. 'ny i bestyrelsen' Nye indbydelser / tilmelding, ½ time pr. turnering Nye turneringer/tavler, 1 time pr. turnering Afslutning af tavler (slutrating), ½ time pr. turnering Flyt turneringger til afsluttede, ½ time pr. turnering * Junircyklus (indb + res), 1 time pr. gang Årsskifte medlemskartteket, 1 time pr. turnering Fredagslyn på www, ½ time pr. uge * IM turnering Lave budget (skabelner kan genbruges) Fastsætte termin g indbydelses detaljer Indbydelse / ffentliggørelse på www Mail infrmatin til diverse ptentielle spillere g rganisatiner

6 Ansøge m støtte, DSU, DSUS g 6.HK. (skabelner kan genbruges) Skaffe spnsrere (reelt aldrig sket, desværre) Eftersøge/Skaffe spillere g lave aftaler dermed Danske Udenlandske Sørge fr at alle regler vedr. IM verhldes (gså ved pludselig afbud) Krdinere spillerønsker g vernatningsmuligheden Eftersøge flk/hjem via. mails Barvagt krdinatin (mest Anders) TL krdinatin (mest Anders) IA til sidste runde Evt. aftensmad krdinatin (mest Anders) Evt. liveskak krdinatin Hjemmeside / IT Nyheder / presse Billeder Rasultater Partier Rating g ELO indberetning Evt. nrm indberetning Maile resultater g 'tak' til DSU, DSUS, 6.HK. g evt. andre spnsrere Samarbejdsudvalg med ÅSS (Stilstand i møderne det sidste ½ år) Nyhedsfrmidler Pstens væsentligste pgave er at udsende et Nyhedsbrev, sm beskriver de aktiviteter g arrangementer, der finder sted i Chess Huse. Infrmatinen kan indehlde såvel afhldte sm fremtidige begivenheder. Nyhedsbrevet udsendes til tilmeldte abnnenter, g udsendes ideelt set hver måned. Sm et sideprdukt til Nyhedsbrevet indrapprteres gså infrmatin til Skakklubben Nrdres klubblad, Nrdre Nyt. Det sker ca. 4 gange årligt. Infrmatin fra Nyhedsbrevet kan strt set genbruges til Nrdre Nyt, men det frventes, at der fkuseres på det, der er Nrdre relevant. Da Chess Huse g Nrdre har fælles residens vil alt nyt m residensen gså være relevant. Rapprtering kan sendes direkte med til redaktøren fr Nrdre Nyt. Psten kræver sm minimum adgang til en cmputer, da Nyhedsbrevet er elektrnisk. Rent teknisk afsendes Nyhedsbrevet til abnnenterne via en g-mail knt hs Ggle. På den måde kan abnnentkartteket bruges Turneringsleder Jbbet handler meget m at kmmunikere både med spillere, andre, der har pgaver i frbindelse med afviklingen af en turnering, g endelig flk, der kan hjælpe med udbrede kendskabet til en given turnering. Det er vigtigt fte gange afgørende at denne kmmunikatin fregår rettidigt.

7 Man bruger halvårskalenderen på hjemmesiden til at hlde sig rienteret mht. dater (især startdater) på (kmmende) turneringer. I frbindelse med en turnering er der følgende punkter: Giv Leif Jensen (Fra DSU s Ratingkmite) besked senest 5 uger før 1. runde, hvis en turnering skal være sikker på at blive el-ratet. I skrivende stund, er det Chess Huse s webmaster, der udfærdiger turneringsindbydelserne. Senest en måned før 1. runde beder man DSU s webmaster lægge indbydelsen på DSU s hjemmeside, g der prettes en indbydelse på 6. HK s hjemmeside, (Man skal bede dem m at få et lgin). Samtidig udfærdiges der en PDF-versin af indbydelsen, sm sendes til webmastere fr lkale klubber (brug dkumenterne Mailingliste til brug fr udsendelse af invitatiner til klubberne g template til invitatiner til klubberne ). Telefniske eller andre tilmeldinger, der ikke mdtages via hjemmesiden, lægges på denne, så man selv g gså både tilmeldte g ptentielle deltagere kan følge med. Afbud til bestemte dater nteres - husk dg, at et parti i sidste runde ikke kan udskydes. Når tilmeldingsfristens udløb nærmer sig, ringer eller skriver man m nødvendigt til medlemmer g/eller tidligere deltagere fr at få et passende antal tilmeldinger. Hvis turneringen må aflyses, infrmeres både Leif Jensen g de tilmeldte derm. Et par dage før 1. runde sendes den færdige tilmeldingsliste til DSU s ratingkartteksfører, Bjørn Laursen g Leif Jensen (Ratingkmitéen). Tilmeldingslisten skal indehlde Navn, Klub, Rating g El. Bjørn sender en anmeldelsesliste retur. Gruppeinddelingerne laves på grundlag af de ratingtal, der fremgår af denne. I skrivende stund er det Chess Huse s webmaster, der står fr ldtrækningen. Under turneringen sørger man fr, at resultaterne lægges på hjemmesiden, ligesm man frtsætter med at påføre eventuelle afbud til turneringsskemaet. Hvis der er grupper, sm ikke er alle-md-alle, beder man efter hver runde webmaster lægge den næste. Dg kan man ngle gange vente på resultatet af et udsat parti. Når sidste runde er spillet, frdeles kntantpræmier g gavekrt. Det kan være nødvendigt at bruge Skakhåndbgen, hvis der skal beregnes krrektin. Resultaterne fra turneringen tilsendes Bjørn Laursen g Leif Jensen i frm af de udfyldte turneringsskemaer fra hjemmsiden. De skal begge infrmeres m alle ikke-spillede partier, g Bjørn skal have at vide, m der efter turneringslederens skøn var gyldigt afbud. Leif skal endvidere have følgende plysninger til FIDE: Startdat, slutdat, spillested (by) g ikke-spillende turneringsleder. Kntaktsiden, Med et lgin på denne siden kan få adgang til medlemskartteket (med fødselsdater g kntaktplysninger), aktuelle tilmeldinger (redigerbar), pdatering af turneringsresultater (inkl. afbud) g gavekrtsystemet.

8 Øvrige pster Fundraising Barvagtsansvarlig Junirskak (herunder turneringer, Junir GP, Samarbejdsudvalg med ÅSS, Undervisning m.m.) Senirskak (udarbejdelse af senirplitik, skak i dagtimerne, Ansøge sm senir Dm). Sciale arrangementer (st/rødvin, julefrkst, påskefrkst, smmerfest, hurtigskak, div andre sciale arrangementer). Strategi udvikling (herunder visin & missin samt rganisatinsudvikling).