Bestyrelsesmøde / Board meeting

Transkript

1 Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers - Jonas Theis Natasja, Jonas, Theis, Astrid, Elisabeth Anders, Zyiad, Signe R., Signe G., Asger, Mads og Frederik 4. september :00 Teorilokalet, Bygn. 01, RUC Opsummering af referatet / Shot summation of the minute På mødet diskuterede bestyrelsen logo for studenterhuset, samt overordnet rammer for studenterhusuge, alumnefest, åbningsfest og generalforsamling. Derudover blev nødvendigheden af en frivilligkontrakt til husets frivillige diskuteret dette er et godt redskab til forventningsafstemning OG det kan sikre at vores frivillige er dækket af RUC s forsikring. Til sidste blev der planlagt tid og indhold for infomøder til nye frivillige. At the meeting the board discussed the logo for the house, and the overall frames for the student house week, alumne party, opening reception and general assemble. Additionally the necessity of a volunteer contract was discussed this is a good tool for matching the expectations AND making sure that our volunteers are covered by RUC s insurance. Finally the board planned time and content for info meetings for the volunteers.

2 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Bedre og klarer formulering fremover. Referat / Minute The phrasing should be better and more clear. Godkendt Referat fra lukket punkt godkendt Approved Minute from closed item approved Approve Agenda Kommentarer / Commets: Godkendt Approved Ændringer / Changes

3 Orienteringer / Orientations The Chairmanship Supplering: Theis har haft møde med Roskilde Festival som har givet kontakter til flere fonde og organisationer som måske vil hjælpe os. Supplementing: Theis had a meeting with Roskilde Festival who has given us a lot of contacts to funds and organizations that might want to help us. The Economic Committee Vi kan ikke få åbnet konto før vi er godkendt hos CVR. Det blev i første omgang gjort forkert og derfor skulle det laves om, derfor er CVR godkendelsen udskudt. Så snart godkendelsen kommer, bliver kontoen oprettet og pengene fra SR overført. Arbejdernes Landsbank har ændret gebyrer til at man skal betale 150 kr. per fuldmagtsoverdragelse. Der er dog også mange fordele ved Arbejdernes Landsbank der har bedre rente og mere erfaring med foreninger (bl.a. stor tålmodighed med frivillige organisationer). De tilbyder også kurser og opkvalificering til bestyrelser etc. Ziyad burde have overblik over vores regnskab. Dette skal ligges ud til bestyrelsen. We cannot open an account before we have a CPR. We applied for a wrong CPR the first time, which we then changed. Therefore the acceptance of CVR are postponed. As soon the acceptance are finish, we will establish an account and get the from SR. Arbejdernes Landsbank have changed some fees, fx you should pay 150 kr. for each authorization. However there is a lot of advantages by choosing Arbejdernes Landsbank, fx they have a lot of experience dealing with volunteer organizations (big patience). They also offers courses and upgrading of skills of the board etc. Ziyad should have the overview of your accounts. This should be presented for the board. Regnskab over de skal præsenteres til bestyrelsen / accounts for the kr should be presented for the board Zyiad 4/10-13

4 The Architect Committee Vi er blevet lidt forsinket i byggeplanen, men det er ikke meget. Baren skal bygges, men vi skal huske at inddrage Carlsberg og RUCbar We are delayed a bit with the re-construction, but not much. The bar should be build, but we have to remember to involve Carlsberg and RUCbar Lave aftale med RUCbar, Arkitekt og Carlsberg om bygning af Elisabeth baren / Make a deal with RUCbar, the architect and Carlsberg about building the bar asap The Event Committee Alumnefest: Roskilde Festival undersøger om de måske levere telt, lyd og lys (OG varme!) Hovedansvarlig: Ziyad og Signe R. Hjælpere: Elisabeth (Spørg Mads Fahnøe eller Ask Gudmundsen?) Bestyrelsen må meget gerne møde op da vi måske kan møde kontakter i erhverslivet der kan hjælpe studenterhuset. The Alumne party: Roskilde Festival are checking whether they can give us a tent, sound and light (and heat in the tent) Responsible: Ziyad and Signe R. Helpers: Elisabeth (ask if Mads Fahnøe and Ask Gudmundsen) The board should meet up to the party, to get contacts in the business world that can help the student house. Hold møde med Alumne Foreningen om rammer for Theis arrangementet / hold a meeting with the Alumne Union about frames for the event asap

5 The Communication Committee Podio har bekræftet at de sponsorerer os og vi har hermed fuld adgang til at bruge det. Vi prøver at få Ida og Markus ud og holde oplæg om hvordan man bruger Podio bedst. Efter Årsfesten. Hjemmeside: Jesper og Dina er i fuld gang med arbejdet. Der er ikke langt endnu. Jesper introducerede os i går til et alternativ, hvor det er langt lettere for os at administrere hjemmesiden. Jeg har sagt, at han skal arbejde videre på det og få det til at matche det design, som vi har bedt om. Al tekst er afleveret på dansk. Signe R sidder med oversættelsen og er færdig denne uge. Elisabeth har lovet at skrive noget til menupunktet: Bar og cafe. Morten Agerby har sagt ja til at tage billede imod en betaling af Gulddamer. Han kommer og tager billeder af hele bestyrelsen onsdag d. 11. september Podio have comfirmed that they will sponsor us and we have access to everything. We will try to get Ida and Markus to hold a workshop in how to use Podio after the annual party. Webpage: Jesper and Dina are working on it. They are close to be finish. Jesper presented an alternative that should be easier for us to use to administrate the webpage. Jesper is working with this and gets it to matching our wish for design. All text are written on Danish. Signe R. is translating it this week. Elisabeht is writing the last part about bar and café. Morten Agerby have said yes to taking pictures and being paid in beer. He will come Wednesday the 11 th of September and take pictures of all the board members! Andre orienteringer / Other orientations Fællesspisning til Årsfest: Folk vil gerne, men vi mangler kokke/madlavning. Communal eating at the annual party: People would love to, but we need chiefs to cook!

6 Bålplads: bålpladsen er blevet godkendt, dog kommer der ikke en fast bålplads, det dette vil tiltrække de lokale drenge (som RUC ikke vil have til at lave bål på området i tide og utide), derfor kommer der en cirkel med behandlede træstubbe, der males sort for at passe med biblioteket og stillen inde i huset. i midten af disse kommer en plads hvor vi kan sætte bålpladsen op, der bliver en stor "bål-talerken" eller hvad sådan noget hedder.. RUC har valgt næsten at fordoble de Solidaritets bar smider, så der er til projektet. Dertil ville de gerne at vi fandt nogle mennesker der kunne hjælpe med at sætte det hele op, det skulle kunne klares på en halv dags tid og tænker at det kunne være en af de første "events" vi afholdt, vi kunne evt. smide lidt gratis øl efter dem der gav en hånd med? Fireplace: it have been approved, however there will not be a permanent fireplace, since RUC fear that it will attract the wrong company. There will be a circle with black painted wooden stump so that the match the inside of the house and library. In the middle there will be a place where we can place a transportable fireplace, that we have inside the house. RUC have chosen to double up the money from solidarity bar from to kr. We need some people to help us build the fireplace, it should take about a half day. If we make it an events and through in some free beers to those who helps. Spørg Reality Bites om de vil være kokke til årsfest / Ask Reality Theis Bites if they wanna cook for the annual party Finde en dag vi invitere til at bygge en bålplads / Find a day to Anders invite people to build the fireplace Asap Asap

7 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Logo / logo Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Logo et fedt. Teksten er dog lidt forkert, den må gerne være mere rå og uden fødder. The logo is nice. The font however should be more raw and without feets Konklusioner / Conclusions: Theis går videre med Marie om at gøre teksten i logoet anderledes. Han sender et endelig forslag ud på mandag til godkendelse Theis go on together with Marie to change the font. He will sent out the final suggestion Monday for approval Ændre font på logo / Change font on logo Theis Asap Send logo til godkendelse i bestyrelsen / sent out the logo for approval in the board Theis 9/9-13

8 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Frivilligpolitik / Volunteer policy Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Hvem skal have kontrakter? Alle, eller kun kerne - frivillige? Måske kun dem der har en regular gang i huset og ikke dem der står for et enkelt eller to arrangementer? Forsikring! Kontrakten skal indeholde hvad den frivillige forpligter sig til, men også hvad vi som studenterhus forpligter at tilbyde de frivillige (opkvalificering, årlig fest, udtalelse, etc) Og hvordan forpligter vi de studerende? Et hvis antal møder om måneden? Eller hvordan gør vi det bedst? Forventningsafstemening: Vi forventer at: Du deltager i møderne aktivt Du besvare din mail / telefon Du melder klart ud hvis du ikke har tid? De sociale fordele såsom fester skal ikke stå i kontrakt og sælges på, men derimod noget der kommer som overraskelse Få fat i kontrakter fra Mellemrummet og Rusvejledning Who should we have contracts? Every volunteer, or only "core"-volunteers? Maybe only those which has a regular activity in the house and not them that only arrange a single event? insurance! The contract should contain what the volunteers oblige to do, but also what we as student house oblige to give the volunteers (upgrading skills, annually party, statements etc.) And how do we oblige the students? A certain amount of meeting every month? Or how do we do it best? Matching of expectations: We expect that: You appear at meetings actively You answer YOUR mail / phone You announce clearly whether or not you have time? The social "advantages" such as parties should not be in the contract and used to sell us, but something that comes as a surprise. Get hold of the contract from mellemrummet and tutoring for inspiration. Konklusioner / Conclusions: Laver kontrakter / make contacts Jonas 4/10-13

9 Sender Mellemrumkontrakt til Jonas / sent mellemrums contract Theis Asap to Jonas Skaffe rusvejleder kontrakt / get the tutor contract Jonas Asap Forsikring med RUC / Insurance from RUC Theis asap

10 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Aktiviteter / Activities Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Studenterhusuge Vi rykker det til kantinen: Vi skal afklare med RUCbar, Kantinen og admin Årsfest hands command åbner fredag d. 13/9 så lukker vi og de overtager Dagsansvarlig: Mandag: Theis, Natasja, Jonas, Astrid (Elisabeth) Tirsdag: Anders og Signe Onsdag: Theis og Jonas Torsdag: Anders og Signe Fredag: Event udvalget Åbning af huset Onsdag d. 30 oktober!!!! Torsdagsbar i huset d. 31 oktober!!!! Fredag d. 1. november: J-dag i kantinen, fest i Studenterhuset om aftenen, hvis det tynder ud. Åbning: Reception: Fest: Ansvarlige: Natasja, Astrid og Theis Generelforsamling: Bedre til at gøre folk bevidste om hvor deres forpligtigelser ligger. Ansvarlig for at finde nogen til ansvar: Jonas Studenter House Week We move it to the cantina. We need to clarify with RUCbar, the cantina and the admin. Annual Party hand command opens Friday the 13/9, when we close Daily responsible: Monday: Theis, Natasja, Jonas, Astrid (Elisabeth) Tuesday: Anders and Signe Wednesday: Theis and Jonas Thursday: Anders and Signe Friday: The Event Committee Opening of the house Wednesday the 30 th of October!!!! Thursday bar in the house the 31 st of October!!!! Friday the 1 st of November: J-day in the cantina, party in the student house later at the evening, if we re not so many. Åbening: Reception Party Responsible: Natasja, Astrid and Theis General Assemble We should be better to make people think about the obligations. Responsible for finding someone who will arrange it: Jonas Konklusioner / Conclusions: Studenterhusuge i kantinen fra tirsdag til fredag Natasja og Astrid er ansvarlige for åbningsfest: onsdag d. 30. oktober Student House week in the cantina from Tuesday to Friday

11 Jonas er ansvarlig for at finde nogen at arrangere GF Natasja and Astrid are responsible for the opening reception and party: Wednesday the 30 th of October Jonas are responsible for finding someone who will arrange GF Facebook event for studenterhus ugen (et for alle) / Facebook Theis Asap event for student house week (one for all the event) Plakat med program / Poster with the program Theis asap Åbningsfest / Opening reception and party Natasja and Astrid 4/10-13 Finde ansvarlige til GF / Find responsible for GF Jonas October

12 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Rekruttering af frivillige / Recruiting of volunteers Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Infomøder: Starter med en generel præsentation af Studenterhuset og hvad du kan. Derefter kan man komme ud i udvalg og høre mere specifikt om hvad man kan i udvalgene. Vi skal bruge frivillige til åbningen og de skal ind i huset inden og lave nogle fede ting. Infomøde i ugen efter årsfesten! 26/9 kl 13 26/9 kl 16 27/9 kl 13 27/9 kl 16 Ansvarlig: Natasja og??? Der SKAL være mindst en fra hvert udvalg! Info meetings: Start with a general presentation of the Student House and what you can do in it. Thereafter the students can sit down in the committees and hear more about what they can do in them. We need volunteers for the opening and they should do some nice stuff before. Info meetings in the week after the annual party: 26/9 kl 13 26/9 kl 16 27/9 kl 13 27/9 kl 16 Responsible: Natasja and??? There HAVE TO be some from alle committees attending! Konklusioner / Conclusions:

13 Evt. / AOB Theis er i Canada fra d. 23. september til d. 17. oktober Theis is at Canada from the 23rd of September to the 17th of October