Uddybning af Norddjurs Kommunes retningslinjer om kørselsgodtgørelse. HR-afdelingen januar udgave

Transkript

1 Uddybning af Norddjurs Kommunes retningslinjer om kørselsgodtgørelse 9. udgave 1

2 Baggrund Norddjurs Kommunes retningslinjer om kørselsgodtgørelse findes i personalepolitikken. Vær opmærksom på, at der gælder begrænsende regler for ansatte på følgende overenskomster: for syge- og sundhedsplejersker m. fl for social- og sundhedspersonale Dette oplæg er lavet for at uddybe og tydeliggøre retningslinjerne. 2

3 Definitioner Kørselsgodtgørelse Den godtgørelse Norddjurs Kommune som arbejdsgiver betaler til medarbejderne i forbindelse med en tjenesterejse. Godtgørelsen kan udbetales som skattefri eller som skattepligtig. 3

4 Definitioner Befordringsfradrag Det ligningsmæssige fradrag medarbejderen kan få hos SKAT vedr. kørslen mellem bopælen og det faste tjenestested. Der er dog ikke fradrag for de først 24 km af befordringen. I denne uddybning er befordringsfradraget angivet med rødt, både de steder hvor medarbejderen er berettiget til fradrag og de steder hvor medarbejderen ikke er berettiget til fradrag. 4

5 Definitioner Fast tjenestested Alle medarbejdere har ét fast tjenestested. Det er det sted, hvor medarbejderen møder ind hver dag for at varetage sit almindelige arbejde. Dette sted er omdrejningspunktet for alle beregninger omkring kørselsgodtgørelse og befordringsfradrag. Midlertidig arbejdsplads Man kan som medarbejder have flere midlertidige arbejdspladser. Det vil være alle de steder hvor medarbejderen kører hen og arbejder for Norddjurs Kommune, eksempelvis til møder, kurser mv. 5

6 Formål Retningslinjernes formål Retningslinjerne har til formål at godtgøre de merudgifter, som en medarbejder påføres i forbindelse med tjenesterejser. Det skal tilstræbes, at medarbejderen ud fra en samlet vurdering, hverken tjener på tjenesterejsen eller får merudgifter i den anledning. Efter 1. februar 2019 fortolkes formålet bogstaveligt, således at afstanden mellem bopælen og det faste tjenestested og retur altid vil blive fratrukket når der køres fra bopælen til en anden arbejdsplads/kursussted mv. 6

7 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Anvendelse af eget køretøj Korrekt udfyldelse af køreseddel* Overholdelse af 60 dages-reglen 7

8 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Anvendelse af eget køretøj Der er i dette oplæg taget udgangspunkt i kørsel i bil, men reglerne er de samme uanset om man kører i bil, på motorcykel, på knallert eller på cykel. Forskellen er alene taksten der udbetales efter. Kørslen skal ske i medarbejderens eget køretøj. Som eget køretøj anses også ægtefælles eller samlevers køretøj, når de er samlevende og har fælles økonomi. Delebil-ordninger, leasede biler og bil-sameje mellem ikke-samlevende personer. Hvis medarbejderen afholder de reelle, faktiske udgifter ved en delebil-ordning eller selv leaser en bil, vil kørslen kunne sidestilles med kørsel i egen bil. Det samme gælder, hvor en person er faktisk medejer af bilen, uanset at ejerne ikke er samboende. Offentlig transport Benytter medarbejderen offentlige transportmidler, kan der ikke udbetales kørselsgodtgørelse. Norddjurs Kommune dækker i stedet sådanne udgifter efter regning. Parkeringsbilletter Udgiften til parkeringsbilletter refunderes efter regning. 8

9 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Korrekt udfyldelse af køreseddel* * Det er ikke et krav, at det er en køreseddel, der udfyldes, da der også kan indberettes elektronisk. SKAT kræver, at følgende oplysninger er udfyldt/indberettet: Den ansattes navn, adresse, CPR-nummer og bilens registreringsnummer. Kørslens erhvervsmæssige formål. Det er således ikke nok blot at skrive et bynavn. Dato for kørslen. Kørslens mål med eventuelle delmål. Der skal skrives den fulde adresse, dvs. at husnummer og postnummer eller by skal med hver gang. Der skal skrives den faktisk kørte rute, også selvom der evt. ikke udbetales kørselsgodtgørelse for hele distancen. Det skal i så fald fremgå, hvilken distance der udbetales for. Angivelse af antal kørte kilometer med 1 decimal. De anvendte satser. Det er medarbejderen, der bærer risikoen for, at køresedlen er udfyldt i overensstemmelse med SKAT s krav. Udtager SKAT en køreseddel til kontrol, og det viser sig, at den er mangelfuld, bliver den udbetalte kørselsgodtgørelse skattepligtig. 9

10 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Korrekt udfyldelse af køreseddel* (fortsat) Udgangspunktet er, at kørsel skal indberettes digitalt via OS2Indberetning Det kan også ske ved at der afleveres køresedler som indberettes af leder eller administrativ medarbejder. Blanketter til indberetning findes i Netblanket. Følgende blanket kan anvendes: PL 982_707 - Indberetning til kørselsgodtgørelse Det er en forudsætning for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse, at køresedlen er udfyldt korrekt. En køreseddel eller indberetning er korrekt udfyldt, når alle felter er udfyldt som beskrevet. 10

11 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Overholdelse af 60 dages-reglen 60 dages-reglen er en skatteregel, ikke en Norddjurs regel. Når bopælen anvendes som start- og eller slutsted ved en tjenesterejse til eller fra en midlertidig arbejdsplads gælder 60 dages-reglen. 60 dages-reglen betyder, at hvis man kører til/fra sin bopæl fra/til en bestemt midlertidig arbejdsplads i mere end 60 dage på 12 løbende måneder, så vil denne midlertidige arbejdsplads blive betragtet som et fast tjenestested. Al kørselsgodtgørelse fra dag 61 bliver herefter skattepligtigt for medarbejderen. Der gælder en 60 dages-regel for hver midlertidig arbejdsplads, altså for hver unik adresse. Sammentællingen bliver kun afbrudt, hvis medarbejderen arbejder mindst 60 arbejdsdage i træk på andre midlertidige arbejdspladser, inden medarbejderen igen kører mellem bopæl og den første midlertidige arbejdsplads. Både medarbejder og leder har pligt til at føre kontrol med, om medarbejderen når over 60 dage til hver midlertidig arbejdsplads. Denne kontrol skal dog ikke føres, hvis det er usandsynligt, at medarbejderen kommer over 60 dage. Som tommelfingerregel kan man sige, at hvis en medarbejder kører til/fra den samme midlertidige arbejdsplads fra/til sin bopæl mere end 1 gang om ugen, så skal der føres kontrol. 11

12 Hovedprincipper for beregning af kørselsgodtgørelse 1. Der kan ikke ydes kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og tjenestested. 2. Der kan højst ydes godtgørelse for det antal km, der rent faktisk er kørt i forbindelse med tjenesterejsen. 3. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. 12

13 Hovedprincip 1 1. Der kan ikke ydes kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og tjenestested. Dette er den helt normale kørsel mellem bopælen og det faste tjenestested dette er et mellemværende mellem medarbejderen og SKAT = befordringsfradrag. 13

14 Kørsel ml. bopæl og fast tjenestested Befordringsfradrag Bopæl Tjenestested Befordringsfradrag 14

15 Hovedprincip 2 2. Der kan højst ydes godtgørelse for det antal km, der rent faktisk er kørt i forbindelse med tjenesterejsen. Det er ikke tilladt, at skrive en anden rute end den der faktisk er kørt, eksempelvis for at få mere i kørselsgodtgørelse eller befordringsfradrag. 15

16 Hovedprincip 3 3. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. Dette princip er det vigtigste og er afgørende for, hvad der kan betales kørselsgodtgørelse for. Dette princip bruges, når medarbejderen eksempelvis kører fra bopælen og ud til en midlertidig arbejdsplads i stedet for at køre fra det faste tjenestested. Bopælen anvendes oftest som start- og/eller slutsted, når bopælen er tættere på den midlertidige arbejdsplads, eller hvis man ønsker at spare den tid, som medarbejderen skulle have brugt på at køre fra tjenestestedet, fordi den midlertidige arbejdsplads ligger mellem bopælen og tjenestestedet. 16

17 Særlige regler for syge- og sundhedsplejersker m.fl. Overenskomsten for syge- og sundhedsplejersker m.fl. (70.01) indeholder en bestemmelse, der begrænser muligheden for at få kørselsgodtgørelse. Ansatte på overenskomst (70.01) omfatter: Syge- og sundhedsplejersker, ergoterapeuter, fysioterapeuter, ernæringsassistenter, professionsbachelorer i ernæring og sundhed, jordemødre, farmakonomer, tandplejere m.fl. Hvis den ansatte bor i Norddjurs Kommune Ingen ændring i forhold til de beskrevne regler. Hvis den ansatte ikke bor i Norddjurs Kommune Der kan kun gives godtgørelse for kørsel i arbejdskommunen, til og fra kommunegrænsen. Se mere på den næste slide. 17

18 Særlige regler for syge- og sundhedsplejersker m.fl. For at overenskomstens begrænsning ikke skal give en helt urimelig forskel mellem de ansatte pga. deres bopæl, har Norddjurs Kommune indført en elastik. Elastikken betyder, at der alligevel betales godtgørelse for kørsel uden for kommunens grænser i enkelte tilfælde. Det vil være i tilfælde, hvor der er tale om ren tjenestekørsel og der således ikke er indblandet delvis privat kørsel. Det vil også være i de situationer, hvor der udføres arbejde i andre kommuner. Det gælder eks. hvis der køres fra det faste tjenestested til en midlertidig arbejdsplads uden for kommunegrænsen (og/eller retur). Ren tjenestekørsel ud fra og hjem til det faste tjenestested. Det samme gælder hvis der køres fra bopælen til en midlertidig arbejdsplads (eks. et kursus- eller mødested) og retur. Kan være arbejde, der udføres i en anden kommune. 60 dages-reglen skal som altid iagttages for hver kørsel til eller fra bopælen NB der gælder en 60-dages regel for hver adresse der køres til eller fra bopælen. Hvis der er kørt mere end 60 dage på 12 løbende måneder til/fra bopælen fra/til en bestemt adresse, bliver kørselsgodtgørelsen skattepligtig. Det er som altid kun den merkørsel, som medarbejderen har udover den daglige sædvanlige transport mellem bopæl og det faste tjenestested, der godtgøres. Kørslen begrænses som altid af, at der ikke kan ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. 18

19 Særlige regler for social- og sundhedspersonale Overenskomsten for social- og sundhedspersonale (73.01) indeholder en bestemmelse, der begrænser muligheden for at få kørselsgodtgørelse. Dette gælder alene for ansatte: der ikke udelukkende arbejder på et fast arbejdssted, og hvor kommunen giver tilladelse til at benytte egen bil, knallert eller cykel i arbejdet, og hvor det forudsættes, at den ansatte selv stiller eget befordringsmiddel til rådighed i kommunens tjeneste. De ansatte får i så fald kun kørselsgodtgørelse for det faktisk antal kørte kilometer inden for kommunegrænsen med fradrag af 4 kilometer pr. dag. Det samme gælder også, når tjenesten påbegyndes/afsluttes på fx et distriktskontor, såfremt anvendelsen af eget befordringsmiddel efter kommunens bestemmelse er nødvendig for tjenestens varetagelse i distriktet. Se mere på næste slide. 19

20 Særlige regler for social- og sundhedspersonale Denne regel anvendes kun for ansatte i hjemmeplejen, hvor det er et krav, at den ansatte selv stiller befordringsmiddel til rådighed. For kørsel ud til borgere. De ansatte kan få kørselsgodtgørelse for det faktisk antal kørte kilometer inden for kommunegrænsen, med et fradrag af 4 kilometer pr. dag. Det betyder, at der kun kan udbetales kørselsgodtgørelse for kørsel i Norddjurs Kommune. 60 dages-reglen skal som altid iagttages for hver kørsel til eller fra bopælen. NB der gælder en 60-dages regel for hver adresse der køres til eller fra bopælen Hvis der er kørt mere end 60 dage på 12 løbende måneder til/fra bopælen fra/til en bestemt adresse, bliver kørselsgodtgørelsen skattepligtig. Indberetning Da der ikke findes en adresse de steder kommunegrænsen krydses, skal der skrives eks. Kommunegrænsen Grenåvej ved Fausing. Benyttes OS2Indberetning skal der altid indberettes som aflæst kilometeropgørelse, da beregnet kilometeropgørelse kræver en eksakt adresse. Der skal også sættes flueben i Jeg bruger 4Km-reglen. For anden kørsel fra bopælen til møder og kurser mv. Her er det Norddjurs Kommunes alm. regler der gælder og ikke 4 km. reglen. 20