behandlingen omfatter særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger) eller oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser.

Transkript

1 P O L I T I K F O R T V O V E R V Å G N I N G I A A B S I L K E B O RG 1 INDLEDNING 1.1 Det følger af databeskyttelseslovgivningen 1, at en dataansvarlig skal føre en såkaldt "fortegnelse" over de behandlingsaktiviteter, der foregår under den dataansvarliges ansvar. Hos AAB Silkeborg (herefter "Boligorganisationen") er vi i forbindelse med tv-overvågning, dataansvarlige i forhold til de personoplysninger, vi behandler om Medarbejdere Beboere Gæster/besøgende Andre, der befinder sig på de overvågede områder, der udgør de kategorier af registrerede, der behandles i boligadministrativ sammenhæng. 1.2 Forpligtelsen til at føre en fortegnelse finder som udgangspunkt ikke anvendelse for virksomheder, der beskæftiger mindre end 250 medarbejdere. Denne undtagelse gælder dog ikke, hvis den behandling, som vi foretager, sandsynligvis vil medføre en risiko for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, behandlingen ikke er lejlighedsvis, eller behandlingen omfatter særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger) eller oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser. Da vores behandling af personoplysninger som anført under pkt. 1.1 ikke blot er "lejlighedsvis" og tillige i visse sammenhænge kan indeholde oplysninger om lovovertrædelser, er det vores vurdering, at Boligorganisationen er forpligtet til at føre en fortegnelse. 1.3 I overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne har vi derfor udarbejdet nærværende fortegnelse. 1.4 Denne fortegnelse skal holdes opdateret og til enhver tid afspejle de faktiske omstændigheder i Boligorganisationen. Fortegnelsen skal altid arkiveres elektronisk. 1.5 Spørgsmål til fortegnelsen kan rettes til AABs direktør, der har det øverste interne ansvar for, at fortegnelsen er opdateret og afspejler de faktiske forhold. 1 Nærmere bestemt databeskyttelsesforordningens artikel 30, stk. 1.

2 1.6 Fortegnelsen skal efter anmodning stilles til rådighed for Datatilsynet. Ved eventuel inspektion eller anden kontakt med Datatilsynet, hvor denne fortegnelse er relevant, skal AABs direktør kontaktes og inddrages i et eventuelt forløb med Datatilsynet. 2 BEHANDLINGSAKTIVITETER 2.1 Dataansvarlig AAB Silkeborg, Borgergade 103, 8600 Silkeborg, Tlf , CVR-nr Formål Formålet med tv-overvågning er at forebygge kriminalitet i form af indbrud, tyveri og hærværk mod boligorganisationens administration og vores afdelinger samt skabe tryghed for personalet. AAB optager under normale omstændigheder ikke lydfiler. Tv-overvågning skal være et supplement til eks. mekanisk eller elektronisk sikring, hvor denne ikke skønnes at være tilstrækkelig til at opnå den ønskede sikkerhed. Tv-overvågningen kan i særlige tilfælde også være en forebyggende tryghedsskabende foranstaltning på AABs boligområder og arbejdspladser hvor der jf. TV-overvågningenlovens 2 stk. 2 sker overvågning af hensyn til kriminalitetsbekæmpelse og hvor personalet kan risikere at blive udsat for overfald eller overgreb. Tv-overvågningen har ikke til formål at kontrollere ansatte i deres arbejde. 2.3 Lovgivning Ud over databeskyttelseslovgivningen foretages Tv-overvågning hos AAB Silkeborg i overensstemmelse med den gældende lovgivning på området Lov om tv-overvågning "Lovbekendtgørelse nr af 11. oktober 2007" med senere ændringer. 2.4 Hvad er TV-overvågning Tv-overvågning er i loven om tv-overvågning defineret som: Overvågning af personer, der sker vedvarende eller gentages regelmæssigt, ved hjælp af et fjernbetjent eller automatisk virkende kamera. Alle betingelser skal være opfyldt, for at tv-overvågningsloven gælder. Loven gælder, uanset om billederne bliver optaget/lagret eller ej. 2.5 Hvad må overvåges Side 2

3 Alle betingelser skal være opfyldt, for at tv-overvågningsloven gælder. Loven gælder, uanset om billederne bliver optaget/lagret eller ej. Desuden administrationens reception og ekspeditionsareal. 2.6 Iværksættelse af TV-Overvågning Hvis en afdeling ønsker at etablere tv-overvågning skal henvendelse ske til teamlederen for drift der vil vurdere om ønsket er relevant i forhold til de gældende regler, og i bekræftende fald opstille de nærmere betingelser for overvågningen. 2.7 Skiltning Skiltning og anden form for information skal give tydelig oplysning om, at der foretages tvovervågning og hvor den finder sted. Der skal være sammenhæng mellem faktisk overvågning og skiltning/information. 2.8 Information til personale AABs ledelse er forpligtet til at informere personale om hvor tv-overvågning skal finde sted og formålet hermed. Det kan ske ved inddragelse af virksomhedsnævn/tillidsrepræsentant før beslutning træffes. 2.9 Kategorierne af registrerede Se punkt 1.1 ovenfor Kategorierne af personoplysninger Almindelige oplysninger om udseende, bevægelsesmønster, geografisk placering (afhængig af placeringen af det pågældende overvågningskamera), tidspunkt samt den aktivitet, der udføres det pågældende sted Eventuelle lovovertrædelser alt afhængig af den aktivitet, der udføres det pågældende sted Modtagerne af personoplysningerne Teamlederen for driften og driftsledere har ansvaret for tv-overvågningen samt brug af optagelser og logfiler. Adgang til lagrede optagelser kræver adgangskode. Tilgang til overvågningssystemet tids- og datostemples i en logfil. Gennemsyn af optagelserne fra tv-overvågningen må kun foretages, hvis det er nødvendigt pga. kriminalitet f.eks. (ved uønskede hændelser hvor personalet har været udsat for fysisk eller psykisk vold) og kun de få personer, som har autorisation hertil, må gennemse optagelserne. Dette må kun ske ved mistanke om et strafbart forhold. Side 3

4 Autoriseret personale skal være oplyst om de gældende regler og lovgivning for håndtering af tv-optagelser. Direktøren autoriserer de personer, der skal kunne tilgå systemet i driftsmæssig sammenhæng. Desuden vil vores driftstekniker/itv leverandør have adgang til overvågningssystemet. Enhver udlevering eller videregivelse af optagelser eller billeder må kun ske under iagttagelse af databeskyttelseslovgivningen: den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke videregivelsen følger af lov videregivelsen sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed 2.12 Tredjelande og internationale organisationer Personoplysninger vil kun blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS, såfremt dette fremgår af separat aftaletekst indarbejdet i databehandleraftaler. Dette skyldes, at nogle af vores databehandlere kan være beliggende i eller foretager behandlinger uden for EU/EØS 2.13 Sletning Optagelserne slettes senest 30 dage efter optagelsen har fundet sted. Optagelser kan dog opbevares i et længere tidsrum, hvis det er nødvendigt af hensyn til den vores behandling af en konkret tvist eller behandling af oplysningerne i kriminalitetsforebyggende øjemed Der henvises i øvrigt til vores retningslinjer for sletning af personoplysninger som kan findes på vores hjemmeside Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger Behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning sker i overensstemmelse med vores interne retningslinjer og politikker (se også punkt 2.5). Optagelserne lagres i Administrationen på Borgergade og/eller på et af AABs driftskontorer under sikkerhedsmæssige forsvarlige forhold. 3 AJOURFØRING 3.1 Ledelsen i Boligorganisation er af bestyrelsen bemyndiget til at tage denne fortegnelse op til revision, når det vurderes relevant og minimum 1 gang årligt. Side 4

5 Senest revideret 31/5 2018] Side 5