Frederiksberg Kommune. Sundheds og Omsorgsafdelingen

Transkript

1 2013 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen ANMELDT KOMMUNALT TILSYN HOS LEVERANDØR AF INDKØB MULTI INDKØB A/ S [ Tilsynet er udført d. 16/ af Merete Larsen i Sundheds og Omsorgsafdelingen.]

2 1. Formål Formålet med det anmeldte kommunale tilsyn er at afdække og kontrollere, hvor vidt leverandøren af indkøb lever op til Den indgåede kontrakt med Frederiksberg Kommune Kvalitetsstandarden for indkøb Kravspecifikationen vedr. udbud af indkøb til borgere i eget hjem Tilsynet skal endvidere afdække borgernes oplevelse af den leverede ydelse, herunder om der er fokus på individuelle hensyn og tryghed i leveringen. Tilsynet har ikke som formål at kontrollere om leverandøren lever op til lovgivning på området, da det forventes at være en forudsætning for samarbejdet. Ifølge lovgivningen skal leverandører, der er autoriseret eller registreret til at håndtere fødevarer dels udføre egenkontrol i henhold til hygiejneforordningens artikel 5 dels have egenkontrolprocedurer, der sikrer og dokumenterer, at fødevarerne, materialerne og genstande bestemt med kontakt til fødevarer, opfylder fødevarelovgivningen i øvrigt. Hvis tilsynet får information om forhold, der kan så tvivl om at gældende lovgivning overholdes, vil der blive anmodet om uddybende redegørelse fra leverandørens side. Tilsynet skal medvirke til at skabe mulighed for læring og udvikling af indkøbsordningen. 2. Metode Det anmeldte kommunale tilsyn tager udgangspunkt i leverandørens tilbagemeldinger i stamoplysningerne samt i tilbagemeldingen fra borgerinterviews, der er foretaget telefonisk ud fra fast spørgeguide. For leverandører, der leverer indkøb til 1-50 borgere, telefoninterviewes som udgangspunkt 5 borgere For leverandører, der leverer indkøb til over 51 borgere, telefoninterviewes som udgangspunkt op til 10 borgere. Borgerne udvælges tilfældigt ud fra den forrige måneds fremsendte statistikoversigt fra leverandøren. Såfremt tilbagemeldinger har givet anledning til særlig undren hos tilsynet, er disse efterfølgende drøftet med leverandørledelsen. Forudsætningen for at borgerne kan deltage i tilsynet er, at de kan indgå i en telefonsamtale. Tilsynet kan i særlige tilfælde vælge at aflægge leverandøren eller borgeren besøg. Dog kun efter indgivet samtykke fra borger i forhold til evt. borgerbesøg. 3. Bedømmelsen Tilsynet har i forhold til borgerinterviewene tilstræbt at afdække følgende områder/ målepunkter Kvalitet Kommunikation / kontakt mellem borger og leverandør Levering Service/ kompetencer/ tilbagemelding 2

3 Målepunkterne skal beskrive forskellige dele af leverandørens opfyldelse af indgåede aftaler med Frederiksberg Kommune samt afdække overholdelse af øvrig lovgivning på området. Målepunkterne er søgt afdækket ved at der stilles spørgsmål, som kan besvares med enten ja eller nej. Ved nogle af spørgsmålene vil der være behov for en uddybning, som også vil blive afdækket under telefoninterviewet. Afslutningsvis vil borger ud fra hver hovedgruppe blive bedt om at give en overordnet bedømmelse af målet punktet. Denne kan enten være 1. Meget tilfreds 2. Tilfreds 3. Mindre tilfreds 4. Ikke tilfreds. 4. Præsentation af leverandør Multi Indkøb A/S. Der er visiteret 9 borgere til leverandøren. Der er telefoninterviewet 3 borgere. 5. Tilsynsresultat Leverandøren har ved tilsynet fået følgende tilbagemelding: Kvalitet borger oplever ikke, at der er overensstemmelse mellem bestilte og leverede varer. Samme borger har oplevet at leveret rugbrød kunne holde sig i 2 dage. 1 anden borger oplever, at denne stort set modtager varer, der er i overensstemmelse med de bestilte varer. 3

4 Kommunikation borger oplever, at dennes telefonopkald bliver registreret og hører efterfølgende en besked om, at der vil blive ringet til borgeren, når der er ledigt. Derved oplever borgeren, at denne bliver sparet for at vente ved telefonen. 1 borger oplever ventetid, når denne vil igennem på telefonen. Levering borger har oplevet at leverandøren har rettet op på klager over for sen levering af varer. 1 borger oplever, at man ved bestilling over nettet, kan vælge et tidsinterval på et par timer, hvor varerne kan leveres i. Samme borger oplever, at det er svært at se en sammenhæng mellem det der trækkes over PBS og de udleverede kvitteringer på leverede varer. 1 borger har oplevet at en vikar fremviste billedlegitimation. Leverandøren oplyser at kunderne på Frederiksberg ligger først på ruten. Som hovedregel foregår leveringen mellem kl. 9:30 10:30. Der kan forekomme forsinkelser, som gør, at chaufføren ikke kommer af sted helt præcist til at nå det planlagte tidspunkt. Der vil blive fulgt op på at borgerne får denne information. 4

5 Service/ kompetencer/ tilbagemeldingspligt Indskærpelser / Krav På baggrund af de interviewede borgeres tilbagemeldinger kan følgende meddeles til leverandøren: Jf. Kravspecifikationen for udbud af Indkøbsordning for borgere i Frederiksberg Kommune Det skal aftales nærmere med borgeren præcist, hvilket tidspunkt varerne leveres på med en afvigelse på +/- ½ time. Dette på baggrund af at ingen af de 3 borgere oplyser, at der er aftalt et fast leveringstidspunkt. 5.2 Anbefalinger Tilsynet lægger vægt på udvikling og læring i forbindelse med det anmeldte tilsyn. På baggrund af afdækningen af ovenstående tilsynsresultat anbefaler tilsynet følgende: Selvom kommunens kravspecifikation ikke kræver at chaufføren bærer synlig billedlegitimation, men kun at det skal kunne fremvises på forlangende, anbefaler tilsynet at der bæres synlig billedlegitimation, da Frederiksberg Kommune lægger vægt på, at levering af varer på borgernes bopæl foregår på en måde, som sikrer borgerne størst mulig tryghed. 6. Opfølgning på tidligere tilsyn Indskærpelser og krav fra seneste tilsyn / Bemærkninger Kommunalt tilsyn, indskærpelser, Kan ikke udfyldes i

6 xx Egenkontrol: Leverandøren opbevarer alle varer i de rette klimazoner. Alle varer pakkes i fødevaregodkendte plastposer og transporteres i plastkasser. Kølevarer og tørvarer transporteres ved maks. 5 grader Frostvarer transporteres i flamingokasser med tøris og ved max 18 grader. Temperaturerne kontrolleres jævnligt af chaufføren. Der foretages jævnligt kontrol af køle- og frysekæden ved hjælp af temperaturloggere. Leverandøren har en politik vedrørende personlig hygiejne, der omhandler vask af hænder, og at man ikke må udføre arbejde under sygdom. Bilerne bliver rengjort hver uge eller efter behov. Der foretages uanmeldte kontrolbesøg hos alle chauffører minimum én gang årligt. 6