AU Arts. FAMU-FSU (FAMU-FSU Fællesmøde) :

Transkript

1 AU Arts FAMU-FSU (FAMU-FSU Fællesmøde) : Information : Deltagere: Dekan Johnny Laursen, formand (FAMU-FSU) FTR Marie Vejrup Nielsen, IKS, næstformand (FSU) AMR Jacob Christensen, DPU, næstformand (FAMU) AMR Lars Friis, ACA (FAMU) AMR Rikke Bjørn Jensen, IKS (FAMU) AMR Morten Brockhoff, IKK (FAMU) AMR Mette Bader, Dekansekretariatet (FAMU) AMR Mette Brinch Thomsen (FAMU) FTR Camilla Skovbjerg, IKK (FSU) FTR Ida Juul, DPU (FSU) FTR Stacey Cozart, CUDIM (FSU) FTR Mette Greve (DPU) FTR Stacey Marie Cozart, (CUDIM) AC TAP-Repræsentant Else Thousig, DPU Anne Møldrup Overballe, IKK (FSU) Observatør Institutleder Bjarke Paarup, IKS (FAM- FSU) Institutleder Per Stounbjerg, IKK (FAMU og FSU) Institutleder Claus Holm, DPU (FAMU-FSU) Administrationschef Ole Jensen, ACA (FAMU-FSU) Centerleder Arne Kjær, CUDIM (FAMU-FSU) Øvrige deltagere Referent: HR-Partnerchef Steen Weisner. Chefrådgiver Lone Plougmann Iversen, Dekanatet. Arbejdsmiljøfaglig kontaktperson Martin Keis Kristensen (referent), AU-HR. Afbud fra: Ivy Kirkelund, ACA (FSU) HR-Partner Karina Krogsdal-Wogensen (FSU-Sekretær).

2 Mødeindhold Punkt Side Punkt 1: Godkendelse af dagsorden og referat 1 Punkt 2: Orientering fra Dekanen 2 Punkt 3: Formel sammenlægning af samarbejdsudvalg og 4 Punkt 4: Beredskab og evakuering 6 Punkt 5: HAMU's arbejdsmiljøindsatsområde Risikovurdering 8 Punkt 6: APV Punkt 7: Lønforhandlinger 10 Punkt 8: Mødeplan og årshjul Punkt 9: Gensidig orientering 14

3 Punkt 1: Godkendelse af dagsorden og referat 1

4 Punkt 2: Orientering fra Dekanen Den internationale dimensionering orientering om seneste udvikling. Code of conduct kort orientering fra AU s arbejdsgruppe ved Per Stounbjerg. APV orientering om at handlingsplanen er afsluttet (se bilag) 2

5 Bilag til Punkt 2: Orientering fra Dekanen Arts APV Handlingsplan Oktober 2018.pdf 3

6 Punkt 2, Bilag 1: Arts APV Handlingsplan Oktober 2018.pdf AARHUS UNIVERSITET PSYKISK APV Arts. 20. september Opdateret HANDLINGSPLAN (Bygger på HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR ARTS Godkendt at FAMU og FSU 9. december 2016 Udarbejdet af APV FØLGEGRUPPEN og FORMANDSSKABET I FAMU og FSU) INDSATSOMRÅDE: Forebyggelse af stress MÅL: Nedsætte risikoen for stress i hverdagen. PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 2 Karrierevejledning Karrierevejledning skal systematisk tilbydes til alle tidsbegrænset ansatte VIP og TAP (eksklusiv eksterne lektorer og ansatte med mindre end 12 måneders samlet ansættelse) i form af individuel og evt. kollektiv vejledning. Evt. kollektiv vejledning kan forestås af interne eller eksterne partnere. ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Dekan (Institutledelser ne og Ph.d. skoleder, Ph.d. udvalget og Administrations chefen) FRIST (Dato) Iværksat senest ultimo november 2017 STATUS EVALUERING Status oktober 2018 Tiltag gennemført FAMU-FSU samler op på erfaringer og bestpractice i 2018 AFSLUTTET Vedr. Ph.D-delen er indsatsen er gennemført med prodekan Anne Marie Pahuus orientering den 12. juni. Institutterne anvender MUS som centralt forum for vejledning af alle, og med en særlig opmærksomhed på Phd. og Post docs. På institutterne arbejdes der på, at dele og anvende eksterne og interne netværk til at understøtte karrierevejledning- og udvikling. Denne praksis ligger sig op ad APV-følgegruppen anbefaling om, at afdelingsledere, projektledere og forskningsprogramledere orienterer om eventuelle jobmuligheder i nationale og internationale fagligt netværk, herunder Junior Researchers at Aarhus University APV-følgegruppen anbefaler desuden, at projektlederne klædes på til en samtale ved starten og ved afslutningen af et midlertidigt ansættelsesforhold (projekt) Se dagsorden fra FAMU-FSU 20. september 2018 for yderligere informationer om best practice på institutterne. Temaet er en fortløbende opgave for alle ledere og kan således ikke siges at kunne definitivt afsluttes. 1 Sammenhængende arbejdstid for VIP og TAP Sikring af bedre muligheder for sammenhængende arbejdstid, herunder større grad af langtidsplanlægning (fx tidlig planlægning over flere semestre af undervisning, projektansøgninger, udvalgsarbejde, bedømmelsesarbejde mv.) samt fleksibilitet, og dialog ved planlægning af møder, undervisning, eksaminer mv. 3 Karriereveje og trivsel for Ph.d.er På fakultært niveau ydes en særlig indsats for Ph.d.er, jf. AU s generelle Ph.d. karrierevejledning. INDSATSOMRÅDE: Arbejdsbelastning MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Forskningstilsyn og forpligtelse Justering af notat om forskningstilsyn så forpligtelsens karakter og tilsynets udmøntning tydeliggøres (f.eks. hvad der tæller som en publikation, og hvad der kan erstatte en publikation). Dekan (Prodekan for uddannelse ACA og Institutledelsern e) Ph.d.-skoleder og Ph.d.- udvalget ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Iværksat senest 1. juli 2017 FRIST (Dato) Tiltag næsten gennemført Tiltag gennemført Dekanatet 1.juli 2017 Tiltag gennemført FAMU-FSU evaluerer i Efterår 2018 Årlig drøftelse 2017 (Q4) STATUS EVALUERING Status 20. september november 2019 (efter forskningstilsyn) DELVIST AFSLUTTET APV-følgruppen anbefaler. at evalueringen udskydes og at der lægges op til en grundigere proces så man i en dialog i LSU/LAMU er kan opnå fælles forståelse af begrebet sammenhængende arbejdstid. Forslaget motiveres med, at drøftelserne om udvidede undervisningsperioder har givet anledning til en drøftelser om forståelsen af udvidede undervisningsperioder blandt de ansatte. at udviklings- og forskningskonsulenterne på institutterne udarbejder idékatalog med afsæt i lokale eksempler på anvendelsen af den udvidede undervisningsperioder til videre anvendelse på fakultetet. Akademisk Råd inddrage i udviklingen idékataloget Indsatsen er gennemført med prodekan Anne Marie Pahuus orientering den 12. juni 2018 Se referat fra FAMU-FSU 12. juni 2018 Der er fokus på, at vejlede Ph.d.er om, at flere skal søge karriereveje uden for AU. Der er opmærksomhed på internationale Ph.d.eres trivsel. AFSLUTTET Tiltaget er gennemført jf. konklusionen fra FAMU-FSU s møde 14. marts 2017 Uddrag fra orientering til FAMU-FSU juni 2017: FAMU-FSU drøftede indsatsområdet 14/ Under henvisning til rammerne for Forskningstilsyn på Arts tilkendegav Dekanen, at reglerne på området er klare, men at der bør være styrket kommunikation om reglerne og om praksis. Udvalgene ønskede større tydelighed omkring sagsgangen i forhold til hvordan man kan rette op på forskningsindsatsen inden for en nærmere defineret periode, samt hvordan proceduren er, hvis Side 1 af 4

7 Punkt 2, Bilag 1: Arts APV Handlingsplan Oktober 2018.pdf AARHUS UNIVERSITET aftaler om genopretning ikke overholdes. Institutlederne orienterede om de enkelte skridt i forskningstilsynet, og gav eksempler på den skriftlige kommunikation, og hvordan den sikrede at alle relevante oplysninger blev inddraget. På denne baggrund gav udvalgene tilslutning til at kommunikationen var fyldestgørende. 2 Koordinatorers arbejdsforhold Afklaring af mandat, opgaver og ansvarsfordeling ved koordinering af uddannelse og andre særlige funktioner. Dekanen Institutledere 1.februar 2017 Tiltag gennemført Årlig drøftelse 2017 (Q4) AFSLUTTET Institutlederne gav en afsluttende orientering til FAMU-FSU den 20. september Koordinatoropgaven varetages som udgangspunkt nu af afdelingslederne. Der er allokeret ressourcer (personale) til understøtte afdelingsledernes varetagelse af koordinatoropgaverne. Se også Dagsorden for FAMU-FSU mødet den 20. september 2018 Arbejdstid og timehonorering Den daglige ledelse har ansvaret for i samarbejde med medarbejderne at sikre overensstemmelse mellem VIP/TAP-opgaver og timehonorering jf. gældende/revideret arbejdstidsaftale, idet ledelsen samtidig klart markerer, at ingen medarbejder forventes at lægge mere arbejde i en opgave, end den honoreres for. Dekan og institutledere 1.juli 2017 Tiltag næsten gennemført Der henvises i øvrigt til aftalen indeholdende funktionsbeskrivelser for Afdelingsledere 1. november 2018 AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med institutternes midtvejsstatus den 12. juni 2018 Monitoreringen af arbejdstid indgår i dekanatets løbende afrapportering om timer i Vip-o-matic, som centralt redskab til at sørge balanceret arbejdstid. Der er fokus på balancen imellem opgaver og ressourcer, således at konkrete opgaver løses inden for rammeren af de aftalte ressourcer. Arbejdstidsnormerne tydeliggøres i alle relevante fora. Vip-o-matic anvendes til tidlig at kunne opfange ubalancer i arbejdstiden. Der arbejdes på at skabe sammenhængende forskningstid på afdelings og Institutniveau. Arbejdstid inddrages i MUS. Se også FAMU-FSU Dagsorden 12. juni INDSATSOMRÅDE: God ledelse i dagligdagen MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 4 MUS Sikring af at MUS gennemføres i henh. til AU-HR koncept: dvikling/mus/for-ledere/ MUS følges systematisk op af GRUS og/eller opsamling på afdelingsmøde. 1 Forebyggelse af stress Afdelingslederens personaleansvar i forbindelse med Ph.d.ers arbejdsbelastning, stress mv., herunder Ph.d.- vejlederens eventuelle rolle, skal tydeligt kommunikeres. 2 Timeubalancer, MUS og forventningsafstemning Ved alle MUS gennemføres en forventningsafstemning om opgaveomfang og evt. ubalancer i medarbejderens timeregnskab. Efter hver afsluttet MUS-runde samler ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Dekan (Institutlederne) Dekan (Institutlederne) Dekan (Institutlederne) FRIST (Dato) Næste MUSrunde (E17) STATUS EVALUERING Status 20. september 2018 Tiltag gennemført 01/ Tiltag gennemført Juni 2017 Tiltag gennemført FAMU-FSU evaluerer 2018, om MUS gennemføres iht. konceptet, og hvordan opsamlingen i form af GRUS/afdelingsmøde fungerer. FAMU møde Q2 FAMU - møde Q AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med udvalgenes drøftelse 15. marts 2018 FAMU-FSU har modtager orientering om status på MUS på fællesmødet den 15. marts Dekanen opsummerede, at det er obligatorisk at tilbyde og der er en gensidig forventning til deltagelse. AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med institutternes midtvejsstatus den 12. juni 2018 Afdelingslederes opgave med at tilrettelægge arbejdet så stress kan forebygges er i fokus. Der arbejdes med bedre introduktion af nyansatte. MUS inddrager stress Tæt samarbejde med Ph.d.skolen Monitorering af undervisningstiden i Vip-o-matic Se også FAMU-FSU Dagsorden 12. juni AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med institutternes midtvejsstatus den 12. juni 2018 Arbejdstiden inddrages i MUS. Side 2 af 4

8 Punkt 2, Bilag 1: Arts APV Handlingsplan Oktober 2018.pdf AARHUS UNIVERSITET afdelings- og institutlederne op på status, og medio 2017 og 2018 redegører Dekanen for status på registrerede timeubalancer (jf. VIP-omatic) på (anonymiserede cases) afdelings- og institutniveau samt hvordan mulighederne for at udligne evt. ubalancer har været i den forgangne periode og vil være fremover. I redegørelsen vil der være opmærksomhed på større individuelle udsving. 3 Medarbejderinklusion ved drøftelse af organisation, strategi mv. Fakultetsledelsen undersøger evt. udfordringer vedrørende inddragelse af forskellige medarbejdergrupper ved f.eks. forberedelse af bemandingsplan og dermed sammenhængende drøftelser af stillingsbehov, eller ved drøftelser af fagmiljøets strategiske og organisatoriske forhold mv., så der sikres ensartet gennemførelse af AUledelsens beslutninger af 22/ vedr. inddragelse af medarbejdere: Notat om medarbejderinddragelse v ansættelser INDSATSOMRÅDE: Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 3 Styrket anerkendelseskultur I forbindelse med årlig arbejdsmiljødrøftelse drøfter alle institutter/centre anerkendelse, samarbejde og sammenhængskraft mellem forskellige medarbejdergrupper. Ved fremsendelse af redegørelse for årlig arbejdsmiljødrøftelse til FAMU-FSU gives forslag til bestpractice vedr. anerkendelseskultur og andre sammenhængsskabende tiltag. Herefter udarbejdes samlet katalog i FAMU- FSU. 2 Styrkelse af samarbejde og kollegialt fællesskab gennem fysisk organisering Hvert LAMU-LSU udarbejder politik for fysisk organisering af medarbejdere med henblik på, at medarbejderplacering og kontorforhold bidrager positivt til det faglige miljø ved at stimulere samarbejde, vidensudveksling, kollegialt fællesskab og inklusion på tværs af stillingskategorier, samt at tildelingen af kontorarbejdsplads er gennemskuelig og retfærdig. 1 Sprogpolitik Fakultetsledelsen indsamler eksempler på best-practice fra institutter og afdelinger, vedrørende sprogpraksis i forhold til møder, mailkorrespondance mm. Indsamlingen sker i perioden 1. december 2016 til 1.april FAMU-FSU gør status på de indkomne praksiseksempler og med afsæt i status, beslutter FAMU-FSU, hvilke indsatser der skal sættes i værk med henblik på bedre inklusion og integration af medarbejdere med dansk som fremmedsprog, herunder retningslinjer for sprogvalg ved møder, referater/vigtige dokumenter mv. Dekanen (Fakultetsledels e) ANSVARLI G FOR TILTAG (Evt. hjælper) FAMU-FSU (LAMU-LSU) Dekanen (institutlederne) Dekanen (institutledere) 01/04/2017 Tiltag næsten gennemført FRIST (Dato) Ifbm. de årlige arbejdsmiljødr øftelser i marts 2017 FAMU-møde Q FAMU møde Q Der er truffet aftaler om justeringer og nedbringelser, som på kort sigt giver flere forskningssemestre Se også FAMU-FSU Dagsorden 12. juni AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med institutternes midtvejsstatus den 12. juni 2018 Der er faste og transparente procedure for inddragelse vedr. stillingsbesættelser. Inklusionen drøftes løbende i alle relevante fora. Se også FAMU-FSU Dagsorden 12. juni STATUS EVALUERING Status 20. september 2018 Tiltag gennemført Tiltag gennemført Tiltag gennemført Årlig drøftelse 2017 (Q4) Årlig drøftelse 2017 (Q4) Årlig drøftelse 2017 (Q4) AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med institutternes midtvejsstatus den 12. juni 2018 Der er generelt en styrket integration af juniorforskere fagligt-fysisk-socialt. Se også FAMU-FSU Dagsorden 12. juni AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med institutternes midtvejsstatus den 12. juni 2018 Kontorpolitik giver transparens. Der er en generel åbenhed for nye/anerledes samarbejdsrum og samarbejdsformer Se også FAMU-FSU Dagsorden 12. juni AFSLUTTET Indsatsen er gennemført med institutternes midtvejsstatus den 12. juni 2018 På de tre institutter er der en pragmatisk tilgang til sprogfællesskaber. Afventer centralt AU-initiativ vedr. danskundervisning Se også FAMU-FSU Dagsorden 12. juni Side 3 af 4

9 Punkt 2, Bilag 1: Arts APV Handlingsplan Oktober 2018.pdf AARHUS UNIVERSITET INDSATSOMRÅDE: God omgangstone MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Omgangstone og adfærd FAMU/FSU ARTS og HR-AU Udvikling og Arbejdsmiljø mødes for at inspirere og afklare muligheder for forebyggende initiativer på Fakultets og institutniveau. Dette kan være i form af workshops eller temamøde/dage for AMO I den forbindelse faciliterer FAMU/FSU videndeling om tiltag og om enheder, der har god omgangstone hvad bidrager til den gode omgangstone? Indsatsområdet udvikles løbende jf. evt. centrale (AU) indsatser på området ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Dekanen (Institut-ledere) FRIST (Dato) STATUS EVALUERING Status 20. september marts Tiltag gennemført Årlig drøftelse 2017 (Q4) Indsatsen er gennemført Udvalgenes arbejdsgruppe udarbejdede en indstilling til Fakultetsledelsen med forslag til videre handling. Indstillingen byggede på afrapporteringer fra dialoger i LAMU-LSU. Fakultetsledelsen tiltrådte forslag om (1) uddannelse af ledere og om udarbejdelse af en (2) Code of Conduct. 1. Der er gennemført fælles temadag for Lederkredsen på ARTS (22/5-2018) 2. Universitetsledelsen har besluttet at gå videre med at udarbejde en Code of Conduct på AU-niveau. Universitetsledelsens beslutning, sker i forlængelse af drøftelsen om Me Too indsatsen på AU. Side 4 af 4

10 Punkt 3: Formel sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøorganisationen på Arts. Sagsfremstilling Med afsæt i de positive erfaringer fra fællesmøder på fakultets-, institut- og centerniveau i 2017 og 2018, og med hjemmel arbejdsmiljølovens 7 og samarbejdsaftalens 8, indstiller dekanen, at samarbejdsudvalgene og arbejdsmiljøorganisationen forenes i en samlet organisation på Arts. FAMU og FSU har på møde den 20. september 2018 tiltrådt, at de lokale udvalg (LAMU og LSU) drøfter muligheden for en formel sammenlægning af FAMU og FSU samt sammenlægning af udvalgene på institut og centerniveau. En eventuel sammenlægning af udvalgene under rammerne af en virksomhedsaftale, skal ske for at styrke og effektivisere arbejdsmiljøindsatsen på Arts. En virksomhedsaftale skal bl.a. beskrive, hvilke konkrete tiltag en arbejdsplads vil sætte i værk for at styrke samarbejdet om arbejdsmiljøet. En virksomhedsaftale vil sætte en klar ramme om samarbejdet imellem alle medarbejderrepræsentanter og ledere fra samarbejdsudvalgene og arbejdsmiljøorganisationen i en samlet organisation, og vil kunne inddrage flest mulige perspektiver på spørgsmål og temaer der berører arbejdsmiljø, samarbejde og personaleforhold på Arts. (se også bilaget " Notat om sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts.") Indstilling Formanden indstiller: - At udvalgene drøfter dekanens forslag om at indlede en proces om en formel sammenlægning af FAMU og FSU samt sammenlægning af udvalgene på institut og centerniveau. 4

11 Bilag til Punkt 3: Formel sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøorganisationen på Arts. Procesplan Sammenlægning af udvalg Arts 2019.docx Notat om sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts docx 5

12 Punkt 3, Bilag 1: Procesplan Sammenlægning af udvalg Arts 2019.docx Forslag til procesplan for sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts AU HR U&A/Martin Keis Kristensen Dato: d. 24. august 2018 Dato Emne Aktør 20/ Kort indledende drøftelse og godkendelse af FAMU-FSU procesplan 20/9 til 1/ Lokaludvalgene drøfter erfaringer med fællesmøder i 2018 LAMU-LSU 11/ FAMU-FSU samler op på erfaringerne fra LAMU-LSU FAMU-FSU Orientering om regler og aftaler for en formel sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg FAMU-FSU drøfter indstilling om sammenlægning Hvis der er ønske om formel sammenlægning: Nedsættelse af arbejdsgruppe Udarbejde tidsplan og påse at sammenlægningen finder sted. Alle tidspunkter herefter er tentative 11/ til første møde i Q Arbejdsgruppen afklarer de formelle betingelser for en sammenlægning Kommer med indstilling til første fællesmøde i Arbejdsgruppen FAMU-FSU Q1-Q Q1 Arbejdsgruppen udarbejder forslag til det formelle grundlag for sammenlægningen (Virksomhedsaftalen) Arbejdsgruppen FAMU-FSU Q Endelig indgåelse af virksomhedsaftale FAMU-FSU

13 Punkt 3, Bilag 2: Notat om sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts docx AARHUS UNIVERSITET Modtager: FAMU-FSU, Arts Notat Martin Keis Kristensen AU HR Dato: 29. november 2018 Side 1/4 Baggrundsnotat om sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts. Med afsæt i FAMU-FSU s erfaringer med fællesmøder i 2018, og med sigte på den forestående drøftelse af en formel sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts, præsenteres herunder forudsætninger og rammer for indgåelse af en virksomhedsaftale. Formålet med og baggrund for, en virksomhedsaftale Selve formålet med at indgå en virksomhedsaftale skal være, at styrke og effektivisere arbejdsmiljøindsatsen. Dette gælder både for arbejdsmiljøudvalg og for arbejdsmiljøgrupperne. På Arts vil en sammenlægning også ske for at styrke samarbejds- og arbejdsmiljøaktiviteterne, samt styrke transparens og mulighederne for deltagelse i udvalgenes arbejde for medarbejderne. En virksomhedsaftale skal indgås imellem arbejdsgiveren og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter. Virksomhedsaftalen kan indgås på hele arbejdspladsen eller på dele af den. Der er dermed grundlag for, at der specifikt kan indgås en virksomhedsaftale på Arts. De juridiske og aftalemæssige forudsætninger Arbejdsmiljølovens 7 beskriver muligheden for at indgå en aftale om at fravige arbejdsmiljølovens regler om rammerne for samarbejde (Arbejdsmiljøorganisationen) med det formål at styrke og effektivisere arbejdsmiljøindsatsen. Arbejdstilsynets Bekendtgørelsen om samarbejde om sikkerhed og sundhed 20 og Arbejdstilsynets vejledning om Aftaler om virksomhedernes samarbejde om arbejdsmiljø beskriver kravene til en virksomhedsaftale. Samarbejdsaftalens 8 (SU-aftale2013) giver mulighed for indgåelse af virksomhedsaftaler, og i Vejledning om samarbejdsaftalens 8 gives der konkrete anvisninger på hvordan sammenlægningen af udvalg og udformning af en virksomhedsaftale skal foregå. Særlige opmærksomhedspunkter: Enighed Der skal være enighed blandt arbejdsgiveren og alle medarbejdergrupper på arbejdspladsen. Dette betyder i praksis, at alle tillidsrepræsentanter (TR er) skal bakke om, at der indgås en virksomhedsaftale. Alle medarbejdere skal være repræsenterede i forbindelse med indgåelse af en virksomhedsaftale. Det er de typisk ved deres TR. Hvis en medarbejdergruppe ikke er repræsenteret ved en TR, skal de enten være repræsenteret af deres faglige organisation, eller der kan træffes aftale om, at de repræsenteres ved en TR fra en af de faglige organisationer der er på arbejdspladsen. Valgperioder Der er forskellige valgperioder for tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Dette repræsenterer ikke i sig selv et problem, men det skal være et opmærksomhedspunkt i forbindelse med etableringen af de sammenlagte udvalg og konstitueringen af udvalgene. Studenterrepræsentanter I det omfang der er studenterrepræsentanter i de sammenlagte udvalg, skal man f.eks. i forretningsordenen gøre det tydeligt, hvilke dele af de sammenlagte udvalgs aktiviteter studenterrepræsentanterne kan være en del af. Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk Web:

14 Punkt 3, Bilag 2: Notat om sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts docx AARHUS UNIVERSITET Notat Martin Keis Kristensen AU HR Dato: 29. november 2018 Side 2/4 6 krav til en virksomhedsaftale jf. samarbejdsaftalens 8 Vejledning om samarbejdsaftalens 8 Kommentar om konkret udmøntning 1. Beskrivelse af institutionens arbejdsmiljøpolitik og handleplan for, hvordan arbejdsmiljøet i institutionen kan forbedres. AU s arbejdsmiljøpolitik er indeholdt i personalepolitikken Her angives de tiltag Arts ønsker at sætte i værk for at styrke arbejdsmiljøindsatsen, ud over lovgivningens mindste krav. Dette kan være både strukturelle initiativer og konkrete langsigtede indsatser. Se også bruttoliste over forbedringer. 2. Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af aftalen i institutionen. 3. Angivelse af, hvordan opgaver og funktioner varetages, herunder arbejdslederes og øvrige ansattes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet samt beskrivelse af relevante aktiviteter, f.eks. arbejdspladsvurdering og sikkerhedsrunder. 4. Angivelse af en procedure, som sikrer, at der hvert år gennemføres en evaluering af institutionens arbejdsmiljøarbejde og aftalens effekt herpå. 5. Angivelse af, hvordan aftalen kan ændres og opsiges. 6. Oversigt over den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet i form af en organisationsplan. Tids- og handlingsplan for implementering af aftalen: - hvordan og hvornår rulles aftalen ud på Arts? I forbindelse med den årlige drøftelse vurderer udvalgene på fakultets og institutniveau om aftalens og dens aktiviteter har løftet AM-arbejdet. Her angives hvilke opgaver der løses i de kombinerede udvalg (på lokalt niveau og på fakultetsniveau= og hvilke opgaver der løses i arbejdsmiljøgrupperne. Her kan man følge Bekendtgørelsen om samarbejde om sikkerhed og sundhed 17 og 18, som beskriver opgaverne på forskellige niveauer. Gør det tydeligt, hvilke områder Arbejdsmiljøgruppernes dækker. Valg af AMR og antallet af AMR: Her kan man følge de eksisterende strukturer. Angivelse af hvordan ledere og øvrige ansatte deltager i arbejdsmiljøarbejdet. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse anvendes til at vurdere effekterne at initiativerne til styrkelse og effektivisering af arbejdsmiljøindsatsen. Varsler og rammer for ændringer og opsigelse af aftalen. Herunder om hvad der skal træde i stedet, hvis en aftale opsiges. Organisationsplan med de sammenlagte udvalg. Uddannelse og økonomi For arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere er det lovpligtigt at gennemføre arbejdsmiljøuddannelsen. I et sammenlagt udvalg skal samarbejdsudvalgsmedlemmerne have tilbud om at deltage i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Alle udvalgsmedlemmer skal have tilbud om at deltage i et samarbejdsudvalgskursus. Det kan være en god idé at arrangere et fælles og tilpasset kursus for det sammenlagte udvalg.

15 Punkt 3, Bilag 2: Notat om sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts docx AARHUS UNIVERSITET Notat Martin Keis Kristensen AU HR Dato: 29. november 2018 Side 3/4 Forslag til køreplan for sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (under forudsætning af opbakning til beslutning om formel sammenlægning) Trin Aktivitet Tid 1 Orientering om regler og aftaler for en formel sammenlægning af samarbejdsudvalg og 11/12-18 arbejdsmiljøudvalg FAMU-FSU samler op på erfaringerne fra LAMU-LSU FAMU-FSU drøfter indstilling om sammenlægning Nedsættelse af arbejdsgruppe med følgende opgaver: Udarbejde procesplan og påse at sammenlægningen finder sted. 2 Arbejdsgruppen afklarer de formelle betingelser for en sammenlægning og dialog med relevante parter 3 Arbejdsgruppen kommer med indstilling til første fællesmøde i Q1 4 Arbejdsgruppen Udarbejder forslag til virksomhedsaftalen, herunder forslag 5 FAMU-FSU drøfter udkast til aftaletekst jf. procesplan 6 Høring af udkast i relevante udvalg i LSU, LAMU (tentativt) 7 Drøftelse af/beslutning om aftaletekst efter høring. 8 Implementering. 9 Kommunikation om beslutning til relevante parter (medarbejdere og andre). 10 Dannelse af udvalg. 11 Forretningsorden udarbejdes gamle forretningsordener opsiges. 12 Fælles uddannelse. 13 Første møde. Bruttoliste over tiltag til at styrke og effektivisere arbejdsmiljøindsatsen FAMU-FSU 2 årigt indsatsområde defineres af FAMU-FSU Dagsorden fast øverste punkt om arbejdsmiljø med faste underpunkter: o APV status på handlingsplan o Nyt fra lokale udvalg o Fakultets og AU-indsats - status o Aktuelle emner o Statistik LAMU-LSU APV-Mellemmålinger (f.eks. hvert år på få udvalgte gentagne parametre) Temamøder (evt. faciliterede drøftelser) Fast dagsordensskabelon som i FAMU-FSU Bedre anvendelse af arbejdsmiljøstatistikker Sundhedsfremme på arbejdspladsen Fast årshjul (i koordination med FAMU-FSU) Arbejdsmiljøgruppen Obligatorisk anvendelse af supplerende arbejdsmiljøuddannelse Fast årshjul (i koordination med LAMU-LSU) 2-4 arbejdsmiljørunderinger om året Deltager på P-møder 2 x pr. semester: o Møde 1: Opsamling fra sidst indmeldinger orientering om kommende rundering o Møde 2: opsamling fra rundering fremlæggelse af minihandlingsplan.

16 Punkt 3, Bilag 2: Notat om sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg på Arts docx AARHUS UNIVERSITET Notat Martin Keis Kristensen AU HR Dato: 29. november 2018 Side 4/4 Øvrige opmærksomhedspunkter i forbindelse med en evt. fusionsproces Hvorfor vil vi sammenlægge hvad vil et sammenlagt udvalg tilføje af merværdi? Hvad er kvalitet i vores udvalgsarbejde? Hvad er visionen for en sammenlægning? Hvilke forandringer ønsker vi? Helt konkret: Hvad ønsker vi mere/mindre af? På hvilken måde er det en forbedring? Hvilke udfordringer giver det os? Er de væsentlige parter for eller imod? Hvordan kan vi gribe eventuel modstand an? Hvad skal der til, for at alle kan få øje på fordelene?

17 Punkt 4: Beredskab og evakuering Sagsfremstilling FAMU og FSU arbejder løbende for at understøtte arbejdet med beredskab og evakueringsøvelser på Arts. Som bidrag til dette arbejde, indstiller arbejdsmiljørepræsentanterne på Arts, at beredskab og evakuering bliver en integreret del af introduktionen af nye medarbejdere. Der orienteres desuden om ændring af evakueringsplancherne (se bilag) Indstilling Formanden indstiller: - At udvalgene tager orienteringen om evakueringsplaner til efterretning. - At udvalgene drøfter, hvordan information om sikkerhed, beredskab og evakuering bliver integreret i introduktionen af nye medarbejdere. 6

18 Bilag til Punkt 4: Beredskab og evakuering EvacWpictograms.pdf 7

19 Punkt 4, Bilag 1: EvacWpictograms.pdf Evakueringsleder Evacuation Leader Veste i boksen. Vests in the box.! Ved alarmering - When alerted Kontroller årsagen. og afgør, om der skal evakueres. Check the cause and decide evacuation. Tag den gule vest på. Put on the yellow vest. Bed andre om at sprede alarmen - evt. til andre etager. Ask others to spread the alarm - to other floors if present. Bed alle personer i dit evakueringsområde om at forlade bygningen og gå til samlepladsen. Ask all persons in your evacuation area to leave the building, and go to the meeting point. Samlepladsens placering er vist på samlepladslederens kort. The location of the Meeting point are shown at the map on then meeting point leader instruction Sørg for at dit område bliver afsøgt, og at alle kommer ud. Luk vinduer og døre. Sweep your area and make sure that everybody has left. Close doors and windows Tag ingen chancer og deltag ikke i nogen form for redningsarbejde. Take no risks and do not participate in any kind of rescue work. Gå til samlepladsen og afgiv status til samlepladslederen. Go to the meeting point and report to the meeting point leader. Informér alle tilstødende områder om, at i foretager en evakuering. Inform adjacent areas about the evacuation Informér den nærmeste ledelse, når det er muligt. Inform the local management when possible.

20 Punkt 4, Bilag 1: EvacWpictograms.pdf Samlepladsleder Meeting Point Leader! Ved alarmering - When alerted Kontroller årsagen og at evakuering er påbegyndt. Check the cause and ensure that evacuation has started. Veste i boksen. Vests in the box. Tag den orange vest på (og kontroller. at den gule vest er i brug). Put on the orange vest (and ensure that the yellow vest has been activated). Gå direkte til samlepladsen (se nærmeste samleplads på instruksen i boksen). Go directly to the meeting point (see the nearest meeting point at the instruct in the box). Deltag ikke i nogen form for redningsarbejde. Do not participate in any kind of rescue work. Dette områdes samleplads Meeting point current area Modtag de evakuerede på samlepladsen. Receive evacuees at the meeting point. Koordiner med øvrige samlepladsledere (orange veste). Coordinate with the other meeting point leaders (orange vests). Modtag status fra de fremmødte evakueringsledere (gule veste). Receive reports from the arriving evacuation leaders (yellow vests). Kontakt politi og/eller brandvæsen på stedet og informer om status. Contact the arriving Police or Fire Brigade and deliver your evacuation status. Sørg for. at de evakuerede får så mange informationer som muligt. Ensure that all evacuees get as much information as possible.

21 Punkt 5: HAMU's arbejdsmiljøindsatsområde Risikovurdering Sagsfremstilling Præsentation af pjece og oplæg om principperne i risikovurdering. Drøftelse af behovet for oprettelse af en Arts-specifik workshop om risikovurdering. Indstilling Formanden indstiller: - At udvalgene tager orienteringen til efterretning samt advokerer for anvendelsen af guiden, hvor det er relevant på Arts. 8

22 Punkt 6: APV 2019 Sagsfremstilling Orientering om status på APV APV-følgegruppen har udarbejdet supplerende spørgsmål til APV-følgegruppen. Verifikation af organisationshierarki og medarbejderlister. Se i øvrigt tidsplanen på APV-siden Indstilling Formanden indstiller: - At tage orienteringen til efterretning. 9

23 Punkt 7: Lønforhandlinger Sagsfremstilling Orientering om de kommende lønforhandlinger. Centrale datoer for lønforhandling 2019 fremgår af vedlagte bilag Igangsætning af ansøgningsperiode på Arts Ansøgningsfrist Data ud til ledere og TR Periode for forhandling Udmøntning af tillæg Ansøgningsmodul og hjemmeside Som sidste år Nu 2000 anslag Yderligere orientering fremgår af Lønforhandling 2019 Indstilling Formanden indstiller: - At tage orienteringen til efterretning. 10

24 Bilag til Punkt 7: Lønforhandlinger Endelig Overordnet tidsramme for lønforhandling docx 11

25 Punkt 7, Bilag 1: Endelig Overordnet tidsramme for lønforhandling docx Lønforhandling 2019 AARHUS UNIVERSITET Side 1/1 Overordnet tidsramme for lønforhandling 2019 den lokale proces for lønforhandlingen. Indenfor nedenstående overordnede tidsramme tilrettelægges Tidspunkt Aktivitet November-december 2018 Universitetsledelsen fastlægger lønforhandlingsbudget for lønforhandling HSU informeres om lønforhandlingsbudgettet. Januar februar 22. februar 2019 Lokal tilrettelæggelse af lønforhandlingsprocessen (forberedelse i SU-systemet) herunder bl.a., - Drøftelse af lønforhandlingsbudget - Fastlæggelse af forberedelsesperioden - Fastlæggelse af forhandlingsperioden - Fastlæggelse af proces for tilbagemelding af forhandlingsresultat til medarbejderne Periode hvor medarbejderne kan give oplysninger til brug for lønforhandlingen og hvor selvforhandlere kan bede om forhandling Frist: 22. februar 2019 Februar 15. juni 2019 Forberedelses- og forhandlingsperiode Der afsættes lokalt god tid til forberedelsen. Når de forhandlende ledere og tillidsrepræsentanter er klar, går lønforhandlingerne i gang. Forhandlingsperioden kan således variere fra område til område. Alle forhandlinger ønskes afsluttet senest 15. juni 2019 Tilbagemelding af forhandlingsresultat til medarbejderne sker i overensstemmelse med den proces, som er fastlagt lokalt i SU-systemet. Udbetaling af aftalte lønforbedringer sker i umiddelbar forlængelse heraf. Efter lønforhandlingen er afsluttet Evaluering af lønforhandlingen, herunder drøftelse og evt. fastsættelse af kriterier for lønforhandling 2020.

26 Punkt 8: Mødeplan og årshjul 2019 Sagsfremstilling Fremlæggelse af årshjul med temaer for hvert kvartal Indstilling Formanden indstiller: - At mødeplan og årshjul tages til efterretning. 12

27 Bilag til Punkt 8: Mødeplan og årshjul 2019 Årshjul FAMU FSU 2019 UDKAST Final.docx 13

28 Punkt 8, Bilag 1: Årshjul FAMU FSU 2019 UDKAST Final.docx Årshjul for møder i FAMU FSU ARTS 2019 O = Orienteringspunkt, D = Drøftelsespunkt Q1 Onsdag d. 20. februar Kl Lokale ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Faste punkter Orientering fra Dekanen (O) - Nyt fra HAMU-HSU - Vipomatic (status på drift) APV-2019 (O) Q2 Torsdag d. 25. April. Kl Lokale APV 2019 Faste punkter Orientering fra Dekanen (O) - Nyt HAMU-HSU - Økonomi Status på ÅD punkter (O) FSU-AR-FAMU Fællesmøde 30. april Budget 2019 ØR1 Aktuelle punkter Årlig arbejdsmiljødrøftelse (D) AM-Stat Årsstatus 2018 (O) Beredskab og evakueringsøvelser - Oplæg v Lars Mitens MUS opsamling (D) Anvendelse af Kompetenceudviklingsmidler (O) Oversigt over ansættelser 2018 (D) Lønforhandling 2019 (O) Transition Q1 Q2 Opgaver til udførelse Møder i arbejdsgrupper Kommunikation fra udvalg Q3 Torsdag d. 19. september kl Lokale APV Opfølgning Faste punkter Orientering fra Dekanen (O) - Nyt fra HAMU-HSU - Økonomi - Vipomatic (status på drift) APV-2019 (O) Status på ÅD punkter (D) Aktuelle punkter AM-Stat - halvårsstatus 2018 (O) MUS /Grus start Lønforhandling Aktuelle punkter APV-2019 Offentliggørelse af måling (D) APV-tilbagemelding Fakultetsindsats APV? Transition Q2 Q3 Opgaver til udførelse Møder i arbejdsgrupper Kommunikation fra udvalg Q4 Tirsdag d. 10 december. kl Lokale Fakultetspecifikke AM-indsatser Faste punkter Orientering fra Dekanen (O) - Nyt fra HAMU-HSU - Økonomi APV-2019 (O) Status på ÅD punkter (D) Aktuelle punkter Mødeplan 2020 (O) FSU-AR-FAMU Fællesmøde 24. oktober Budget 2020 og FC3 Transition Q3 Q4 Opgaver til udførelse Møder i arbejdsgrupper Kommunikation fra udvalg Transition Q4 Q1 (2019) Opgaver til udførelse Møder i arbejdsgrupper Kommunikation fra udvalg

29 Punkt 9: Gensidig orientering Informationer fra de lokale udvalg med relevans for FAMU-FSU. 14