Brugermanual. Outlook Web Access for Exchange Server 2003 (OWA 2003) Udarbejdet af IT-afdelingen 2006

Transkript

1 Brugermanual Outlook Web Access for Exchange Server 2003 (OWA 2003) Udarbejdet af IT-afdelingen 2006

2 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 HVORDAN DU FÅR ADGANG TIL DIN OWA 2003 BRUGERGRÆNSEFLADE... 4 MAPPER...4 GENVEJE...4 INDBAKKE...4 LÆSERUDE...4 SÅDAN ÆNDRER DU PLACERINGEN AF ELLER FJERNER LÆSERUDEN...4 OPRET EN NY MEDDELELSE... 5 BRUG TIL KNAPPEN TIL AT FINDE ANDRE BRUGERE... 5 GLOBAL ADRESSELISTE OG KONTAKTPERSONER...5 VEDHÆFT FILER... 5 SLET EN MEDDELELSE... 6 OPRET EN KONTAKTPERSON... 6 OPRET EN DISTRIBUTIONSLISTE... 6 INDSTILLINGER... 7 IKKE TIL STEDE-ASSISTENT...7 INDSÆT EN SIGNATUR...7 INDSTILLINGER TIL LÆSERUDE...7 INDSTILLINGER TIL STAVEKONTROL...7 BESKYTTELSE OG FOREBYGGELSE...7 VIGTIGE OPLYSNINGER MED HENSYN TIL SPAM FILTER...7 Tjek din Uønsket mappe jævnligt...7 Tillad afsender at sende til din indbakke...7 Besvar ikke SPAM...8 Outlook Express...8 Side 2 af 8 Outlook Web Access for Exchange Server 2003

3 Indledning Outlook Web Access 2003 (også kendt som OWA 2003) giver dig mulighed for at få adgang til din s, kalender, opgaver, noter, kontaktpersoner og offentlige mapper fra en hvilken som helst computer med Internet forbindelse. OWA 2003 har mange nye forbedringer som giver bedre performance, bedre sikkerhed og et frisk nyt udseende. Hvordan du får adgang til din Det blevet muligt at læse sin mail på to forskellige måder: ved at bruge Outlook Web Access 2003 ved som hidtil at bruge Outlook Express eller Outlook Denne manual beskriver brugen af Outlook Web Access. Det forudsættes, at brugeren generelt er fortrolig med brugen af Start Internet Explorer og naviger til https://mail.pharmakon-it.dk Bemærk at der er et "s" efter http. Dette betyder, at der oprettes en sikker forbindelse, hvor kommunikationen krypteres, så den ikke kan overvåges. OWA kan også nås fra Medlemsnettet under fanen Aktuelt. 2. I dialogboksen skal man nu skrive brugernavn og adgangskode. 3. Indtast samme brugernavn og adgangskode. OWA er nu klar til brug. Outlook Web Access for Exchange Server 2003 Side 3 af 8

4 OWA 2003 brugergrænseflade Når der er opnået adgang til OWA 2003 vil du kunne se at skærmen er opdelt i fire hovedområder. Mapper, genveje, indbakke og læseruden. Mapper I din mappe liste vil du finde følgende emner; din kalender, kontaktpersoner, slettet post, udbakke, indbakke, uønsket , noter, sendt post, opgaver og mm. Genveje I din genvejs liste vil du finde genveje til din indbakke kalender, kontaktpersoner, opgaver, offentlige mapper, regler. Indbakke Din indbakke liste vil som standard være opsat i en to-linie liste. Dette betyder at relevant information på en (afsender, dato, emne: ), vil fremstå i to linier. Du kan ændre denne opsætning ved at klikke på drop-down pilen placeret ved siden af ordet indbakken. Du kan se din indbakke i: Visning på to linjer, Meddelelser, Ulæste meddelelser, Efter afsender, Efter emne, Efter samtaleemne, Ulæste efter samtaleemner, Sendt til. Hvis du ønsker at åbne en af beskederne i indbakken skal du klikke på den. Læserude Læseruden giver dig mulighed for at se den valgte besked uden at fysisk skulle åbne den. Som en ny mulighed i 2003 kan du også åbne vedhæftet filer i læseruden. Sådan ændrer du placeringen af eller fjerner læseruden Som tidligere nævnt vil OWA 2003 være opdelt i 4 hovedområder: mapper, genveje, indbakke og læserude. Dette vil inddele skærmen i 3 kolonner. Mange fortrækker et mere traditionelt udseende, hvor læseruden er placeret forneden, i stedet for ved siden af beskederne. For at ændre hvordan læseruden fremstår på skærmen skal du klikke på den viste knap. Den er placeret i hoved menuen i toppen af OWA 2003 interfacet. I drop-down menuen vil du finde et udvalg, hvorpå du kan organisere kolonnen med læseruden. Vælg Bund for at læseruden skal placerede forneden af kolonnen. Side 4 af 8 Outlook Web Access for Exchange Server 2003

5 Opret en ny meddelelse For at oprette en ny meddelelse klik på pilen ved siden af drop-down menuen Ny og vælge Meddelelse. En liste med et udvalg af muligheder vil fremkomme. En Ikke-navngivet - Meddelelse dialogboks vil åbne og du kan nu skrive din meddelelse. Klik på Send knappen placeret i øverste venstre hjørne af dialogboksen. Brug Til knappen til at finde andre brugere Ved at trykke på knappen kan der søges efter modtager af meddelelsen i det fælles adressekartotek. Nedenstående Søg efter navne dialogboks vil åbne. Global adresseliste og kontaktpersoner Det giver mulighed for at søge efter en person i det fælles adressekartotek, hvis den person man ønsker at skrive til er under domænet apoteket.dk. Ellers er det listen kontaktpersoner man selv kan opbygge med egne kontakter. I feltet Søg efter navne klik på drop-down pilen for enten at vælge global adresseliste eller kontaktpersoner. Hvis en liste af søgeresultater vises, skal du klikke på den enkelte modtager og tryk på en af følgende knapper: Til, Cc eller Bcc for at placerer modtageren i det ønskede modtager felt. Vedhæft filer Med OWA 2003 kan du vedhæfte et dokument, billede eller andre filer til meddelelsen, som du vil sende. For at vedhæfte en fil til en ny meddelelse skal du trykke på knappen Vedhæftede Filer, som åbner Vedhæft filer dialogboksen. Du kan også vælge at klikke på knappen Når denne dialogboks er åben kan du trykke på knappen Gennemse for at finde den fil du ønsker at vedhæfte på meddelelsen. Klik dernæst på knappen Vedhæft. Gentag denne procedure hvis du ønsker at vedhæfte flere filer til den samme meddelelse. Når du har fundet og vedhæftet filerne, skal du trykke på Luk. Outlook Web Access for Exchange Server 2003 Side 5 af 8

6 Slet en meddelelse For at slette en meddelelse der er på din liste, skal du markere meddelelsen og trykke på knappen Delete på dit tastatur. Du kan også vælge at trykke på knappen med et X symbol i OWA brugergrænsefladen, det vil udføre den samme handling. Bemærk: Når du sletter en meddelelse fra din indbakke bliver den kun flyttet til mappen Slettet post. Meddelelsen tager derfor stadig plads på serveren. Derfor er det en god procedure periodisk at slette indholdet af din Slettet post mappe. Dette vil slette meddelelserne permanent. Opret en kontaktperson Kontaktpersoner sektionen er din egen personlige adressebog. Klik på kontaktpersoner ikonet enten i din mappeliste eller i dine genveje. Et vindue vil åbne med en liste af dine personlige kontaktpersoner. For at oprette en ny kontaktperson, skal du klikke på pilen ved siden af drop-down menuen Ny og vælge menupunktet Kontaktpersoner. En ny dialogboks vil åbne og du kan indtaste de oplysninger der skal være tilknyttet kontaktpersonen. Når du er færdig med indtastningen trykker du på gem og luk og kontaktpersonen vil være synlig i listen med kontakter. Opret en distributionsliste En distributionsliste (også kaldet en gruppe) er en adresse på en gruppe af flere kontaktpersoner. Dette er brugbart når du har en gruppe af kontaktpersoner som du skal udsende den samme meddelelse til jævnligt. Det sparer tid, ved at du ikke skal indtaste hver kontaktpersons adresse. For at oprette en ny distributionsliste skal du klikke på drop-down menuen Ny og vælge menupunktet Distributionsliste. En dialogboks med navnet Uden Titel Distributionsliste vil åbne. Tilføj adresser enten ved manuelt at indtaste dem ind i feltet Tilføj eller ved at trykke på knappen Søg efter navne, hvilket medfører at du kan søge efter kontakter i enten din personlige kontaktpersonliste eller i det fælles adressekartotek. Husk at indtaste navnet på distributionslisten. Du kan frit navngive listen. Klik på Gem og luk og distributionslisten vil nu fremkomme som en del af din personlige liste med kontaktpersoner. Side 6 af 8 Outlook Web Access for Exchange Server 2003

7 Indstillinger ændringer ikke blive aktiveret. Under Indstillinger er der mulighed for at tilpasse OWA 2003 til din profil. Husk at klikke på Gem og luk, når du er færdig med at tilpasse opsætningen, ellers vil dine Ikke til stede-assistent Du har mulighed for at benytte ikke til stede-assistenten. Den anvendes til automatisk at sende et svar til afsender om, at man f.eks. er på ferie og vil besvare mailen, når man er tilbage. Indsæt en signatur Du har mulighed for at indtaste din signatur, så du ikke hver gang du sender en meddelelse ud skal indtaste disse data. Tryk på knappen Rediger signatur og indtast din ønskede signatur og tryk på Gem og luk. Du kan ændre skrifttypen efter ønske. Indstillinger til læserude Du har mulighed for at sætte om en meddelelse skal stå som læst ved markering eller om den først skal stå som læst ved åbning. Indstillinger til stavekontrol En anden god funktion er stavekontrollen. Du kan vælge aktiver eller deaktiver stavekontrollen samt andre stavekontrols indstillinger. Beskyttelse og forebyggelse Her har du mulighed for at sætte dit eget spam filter, hvilket kan reducerer mængde af uønsket post i din indbakke. Vigtige oplysninger med hensyn til Spam filter Tjek din Uønsket mappe jævnligt Spam filteret vil flytte meddelelser, som formodes at være spam til mappen Uønsket . Det kan godt være at spamfilteret flytter til mappen Uønsket , selvom det reelt set ikke er spam, men alligevel opfatter mailen som spam. Derfor, tjek mappen Uønsket jævnligt. Tillad afsender at sende til din indbakke Du kan forhindre meddelelser i at blive flyttet Outlook Web Access for Exchange Server 2003 Side 7 af 8

8 Besvar ikke SPAM At svare på en SPAM meddelelse tilføjer afsender på Spamfiltrets White List, hvilket i fremtiden tillader meddelelser fra den pågældende afsender at ryge direkte i indbakken. Dette forringer effektiviteten af Spamfiltret og resulterer i mere SPAM i din indbakke. Derfor, svar aldrig på en SPAM meddelelse. Outlook Express Du vil ikke have mulighed for at tjekke din Uønsket mappe, hvis du anvender en program som Outlook Express. Anvend OWA (https://apomail.apoteket.dk) til at tjekke mappen. Side 8 af 8 Outlook Web Access for Exchange Server 2003