Region Midtjylland. Etablering af driftscenter i Holstebro. Bilag. til Forberedelsesudvalgets møde den 20. september 2006 Punkt nr.

Transkript

1 Region Midtjylland Etablering af driftscenter i Holstebro Bilag til Forberedelsesudvalgets møde den 20. september 2006 Punkt nr. 4

2 REGION MIDTJYLLAND Under dannelse Tingvej Viborg Dato: 11. september 2006 Sagsbehandler: MAB / CL Tlf.: mab@rm.dk Journalnr.: Etablering af driftscentret i Holstebro Baggrund I henhold til organisationsplanen arbejdes der med at etablere driftscentre i Århus, Horsens og Holstebro. I Århus og Horsens er driftscentrene placeret i lejede lokaler. I Holstebro er det planlagt, at driftscentret placeres i to bygninger ved sygehuset på Lægårdsvej i lokaler, der p.t. er ejet af Ringkjøbing Amt. De to bygninger udgøres af følgende: Bygning 17.3 har et bruttoetageareal på ca 2.000m², heraf en kælderetage. Bygningen har været ejet af Ringkøbing Amt i en årrække, hvor den har været udlejet til staten. Bygningen er renoveret og fremstår i pæn stand. Bygning 22 har et bruttoetageareal på ca m², hvoraf ca kvadratmeter er disponeret til anvendelse til driftscentret. Bygningen er erhvervet af Ringkjøbing Amt fra staten i 2006 og er ikke renoveret i en årrække. Bygningen opfylder ikke myndighedernes nuværende krav til bl.a. brandsikkerhed, arbejdsmiljø, tilgængelighed m.m. Herudover er der en fælles foyer på ca. 100 kvadratmeter, hvilket betyder, at det samlede areal i det planlagte driftscenter i Holstebro er på ca kvadratmeter (excl. kælder). Driftscentret forventes at skulle være arbejdsplads for ca. 100 medarbejdere i Region Midtjylland. Istandsættelse af driftscentret Lokalerne på Lægårdsvej har hidtil været anvendt til ergoterapeut- og fysioterapeutskole, og de vil dermed skifte anvendelsesformål, når de fremover skal anvendes til kontorformål. Det medfører en række myndighedskrav, der skal opfyldes, og derudover er der også brug for at justere indretningen af bygningerne, før de er velegnede til at huse driftscentrets funktioner. Endelig er der behov for at udføre forskellige istandsættelsesarbejder. Arbejdet med tilpasningen af bygningerne

3 har været i udbud i fagentreprise, og der er indkommet 20 tilbud fordelt på de forskellige entrepriser. Arbejdet kan først igangsættes efter en politisk godkendelse af licitationsresultatet. Man skal i den forbindelse være opmærksom på entreprenørernes vedståelsesfrist. Da licitationen, som det fremgår af løsning 1 nedenfor, viser, at det vil blive dyrere end hidtil antaget at gennemføre den planlagte renovering, opstilles der efterfølgende to alternative løsningsmuligheder (løsning 2 og 3). Fælles for de tre løsninger er, at det indstilles, at bygning 17.3 istandsættes på niveau med de øvrige driftscentre og således, at bygningen kan tages i brug den 1. januar Løsning 1: Istandsættelse på niveau med de øvrige driftscentre Hvis lokalerne i begge bygninger skal istandsættes, således at de opfylder myndighedskravene, og således at lokalerne er velfungerende og på niveau med lokalerne i de øvrige driftscentre, vil det koste ca. 13,9 mio.kr. Udgiften, som er specificeret i bilag 1, dækker over følgende myndighedskrav: Døre udskiftes således at de opfylder brandkrav til døre i kontorbyggeri Indretning af bygningen, således at der kan opretholdes et tilfredsstillende indeklima, herunder ventilation Krav til tilgængelighed, herunder etablering af handicaptoiletter Ændring af belysning i henhold til DS 700 Udover myndighedskrav omfatter ombygningen: En renovering, der opfylder brugernes ønsker til indretning og samhørsforhold I bygning 22 istandsættes samtlige overflader, hvilket betyder maling af samtlige vægge, nye akustiklofter og ny gulvbelægning I bygning 17.3 genanvendes gulve og lofter. Væggene males Der etableres direkte forbindelse mellem de to bygninger, og hovedtrappen renoveres EDB-kabling, sikring m.m. Udgifterne til istandsættelsen fordeler sig med cirka 9,3 mio. kr. til bygning 22, 2,3 mio. kr. til fælles forhold (ændring af trappeforholdene, parkeringspladskrav og sikring af bygningen), mens de sidste godt 2 mio. kr. vedrører bygning Baggrunden er, at der i bygning 22 skal udføres helt grundlæggende arbejde, både mht. at opfylde myndighedernes krav og mht. at få bygningen til at fungere i praksis. I bygning 17.3 er der tale om tilpasninger af mindre omfattende karakter, fordi bygningen er i pæn stand. Side 2

4 Tidsmæssigt indebærer løsningen, at såfremt arbejdet kan iværksættes efter Forberedelsesudvalgets møde den 20. september 2006, så vil bygning 17.3 være klar til indflytning til årsskiftet, mens bygning 22 er klar senest 1. marts Det nødvendiggør nogle midlertidige løsninger for at huse de afdelinger, der er placeret i bygning 22. Det er på den baggrund aftalt med staten, at patientbefordringskontoret bliver boende i deres nuværende lokaler i Ringkøbing indtil 1. marts. Den nye lægevagtsfunktion vil tilsvarende først kunne starte 1. marts. Derudover skal der etableres midlertidige løsninger til arbejdspladser i indkøbsafdelingen, bygningskontoret og Center for virksomhedsudvikling. Løsning 2: Istandsættelse af bygning 22, så udelukkende myndighedskravene opfyldes. Lokalerne i bygning 22 kan også istandsættes, så de udelukkende opfylder myndighedernes krav. Driftscentret vil så blive taget i brug, uden at fordelingen af lokaler tilpasses de berørte medarbejderes ønsker og behov, og uden at standarden for lokalerne i bygning 22 kommer på niveau med standarden i de øvrige driftscentre. En sådan istandsættelse vil i alt koste cirka 8,5 mio. kr., jf. specifikationen i bilag 2. Udgiften på ca. 8,5 mio. kr. fordeler sig med cirka 6,5 mio. kr. relateret til at istandsætte bygning 22, mens det vil koste cirka 2,0 mio. kr. at istandsætte bygning Denne løsning vil indebære, at der er behov for at revurdere indretningen af driftscentret. Løsningen indebærer bl.a., at en nuværende overflødig trappeopgang midt i bygningen ikke fjernes, og at der ikke etableres direkte sammenhæng mellem de to bygninger på hver etage. Her vil man i stedet skulle ud omkring trappeopgangen. Den direkte forbindelse mellem bygningerne har betydning for afdelingernes samarbejde, hvorfor afdelingernes placering skal revurderes, hvis den direkte forbindelse ikke etableres. Derudover minimeres renoveringen af bygning 22 til kun at omfatte myndighedskravene. Tidsmæssigt forventes løsningen af svare til løsning 1 formentlig endda således, at hele bygningen er klar til indflytning lidt tidligere, da der skal laves færre bygningsmæssige ændringer. For så vidt angår løsning 1 og 2 er det er vurderingen, at der vil være mulighed for, at udgifterne til renovering og istandsættelse af de to bygninger kan omfattes af Side 3

5 lånedispensationspuljen vedrørende visse engangsomkostninger i forbindelse med kommunalreformen. Løsning 3: Istandsættelse af bygning 17.3 og indgåelse af nyt lejemål Som et alternativ kan man vælge at opgive at anvende bygning 22 til driftscenter. Da bygningen er ejet af Regionen, vil der så skulle tages stilling til, om den i stedet skal anvendes til andet formål (fx sygehus- eller psykiatriformål), eller om den evt. skal afhændes. Bygning 17.3 istandsættes og anvendes som planlagt, mens der indgås et nyt lejemål et andet sted i Holstebro som erstatning for bygning 22. Løsningen vil kræve en gennemgribende revurdering af indretningen af bygning 22, da driftscentrets funktioner i denne løsning deles mellem to adresser. De anslåede udgifter til istandsættelse af bygning 17.3 vil i denne løsning udgøre omkring 2,0 mio. kr., hvortil kommer udgifter til det nye lejemål. Det skal i denne sammenhæng pointeres, at der må forventes udgifter til deponering svarende til lejemålets værdi. I denne løsning er der mulighed for, at driftscentret samlet får en bygningsmæssig stand svarende til de øvrige driftscentre. Der er pt. ikke foretaget undersøgelser af konkrete muligheder for at finde egnede lejemål. Side 4

6 Bilag 1. Oversigt over udgifterne til renovering, jf. licitationsresultaterne (løsning 1) Mio. kr. Murerentreprise 2,1 Tømrerentreprise 3,9 Gulventreprise 0,4 Malerentreprise 0,9 VVS-entreprise 0,3 Ventilationsentreprise 1,1 El-entreprise 1,3 Brandudstyr 0,2 Etablering af parkeringspladser / parkeringsfond 1,1 Uforudsigelige udgifter (5%) 0,5 Sikring og skiltning 0,6 Omkostninger, honorarer m.m. 1,5 I alt 13,9 Bemærkning vedr. parkeringspladser: I forbindelse med udarbejdelsen af hovedprojektet har der været kontakt til Holstebro Kommunes tekniske forvaltning, der har meddelt, at en indretning af de to bygninger til kontorformål betragtes som ændret anvendelse. På den baggrund stiler kommunen krav om en parkeringsplads pr. 50m² bruttoetageareal. Dette krav medfører et behov for yderligere 25 parkeringspladser. Kravet kan opfyldes dels ved etablering af parkeringspladser på udearealer og dels ved indbetaling til en parkeringsfond.i dette forslag er det indarbejdet, at der etableres flest mulige parkeringspladser (ca. 16) i nærheden af bygningerne, da udgiften hertil stort set svarer til afgiften til parkeringsfonden. Side 5

7 Bilag 2. Oversigt over minimumsudgifter til renovering (løsning 2) Mio. kr. Etablering af branddøre 0,5 Belysning i bygning 22 og flugtvejsbelysning 0,8 Facade vinduer 1,0 Malerarbejde 0,2 Etablering af parkeringspladser / parkeringsfond 1,1 Stilladser 0,1 EDB-kabling 0,3 Rådgivning, honorarer, licitationsmateriale m.m. (p.t brugt 0,6 mio. kr.) 0,9 Helt nødvendige tilpasninger af lokaleopdelingen 0,8 Sikring og skiltning 0,3 Uforudsete udgifter 0,5 Bygning ,0 I alt 8,5 Side 6