RETNINGSLINJER FOR SYGEFRAVÆR HANDICAP

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR SYGEFRAVÆR HANDICAP JANUAR 2019

2 GULDBORGSUND HANDICAP STUBBEKØBINGVEJ NYKØBING F TLF MAIL: HANDICAP@GULDBORGSUND.DK Åbningstider: Mandag fra 8.00 til SYGEFRAVÆR Udgivet januar Godkendt i MED-udvalgets den xx Tirsdag fra 8.00 til Onsdag fra 8.00 til Torsdag fra 8.00 til Fredag fra 8.00 til INDHOLD Sygemelding og raskmelding 4 Opfølgning på sygefravær 5 Periodevist sygefravær 7 Støtte og særlige vilkår 8 Forebyggelse 10 2

3 SYGEFRAVÆR POLITIK OG RETNINGSLINJER Sygefraværspolitikken er en del af den samlede indsats i Guldborgsund Handicap for at nedsætte og forebygge sygefravær. Sygefravær er en fælles udfordring, der har betydning for kvaliteten i arbejdet, belaster økonomien og arbejdsmiljøet for de tilbageværende kollegaer. Målet med sygefraværspolitikken er: At sikre at Guldborgsund Handicap er en attraktiv arbejdsplads med fokus på trivsel, fastholdelse og et sundt arbejdsmiljø. At skabe et åbent og tillidsfuldt samarbejde om sygefravær mellem ledelse og medarbejdere. Kerneopgaven i Guldborgsund Handicap er i samarbejde med borgerne at styrke deres muligheder for at mestre egen tilværelse. Arbejdet med målene i sygefraværspolitikken er vigtige for, at vi bedst muligt kan løse kerneopgaven: jo lavere sygefravær der er, jo flere hænder er der til arbejdet! Sygefraværspolitikken indeholder nye tiltag og giver et samlet overblik over nogle af de eksisterende tiltag omkring arbejdsmiljø, trivsel og samarbejde. Sygefraværspolitikken for Guldborgsund Handicap er et lokalt tillæg til Guldborgsund Kommunes personalepolitik. De regler, muligheder og rettigheder, der gælder i kommunens personalepolitik, gælder således uændret for ansatte i Guldborgsund Handicap. Personalepolitikken kan findes på GUFI. 3

4 SYGEMELDING OG RASKMELDING SYGEMELDING En sygemelding skal meddeles så tidligt som muligt. Sygemelding meldes til kollega i eget team. Der gives personlig telefonisk besked (mail, sms eller telefonsvarer accepteres ikke). Såfremt det er muligt, oplyses forventet varighed af sygefravær. Man har ikke pligt til at oplyse om årsagen til fraværet. Sygemeldte medarbejder skal samtidig meddele sygemelding til nærmeste leder på sms. Angiv gerne hvornår leder mest belejligt kan ringe tilbage med henblik på kontakt ved første fraværsdag. RASKMELDING Raskmelding sker til kollega i eget team, gerne inden kl. 12 dagen før tjenestens påbegyndelse. Der gives personlig telefonisk besked (mail, sms, eller telefonsvarer accepteres ikke). Sygemeldte orienterer samtidig nærmeste leder på sms om raskmelding. OPFØLGNING PÅ SYGEFRAVÆR Ledelsens opfølgning på sygdom skal ske i et tillidsfuldt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Udgangspunktet for samarbejdet er, at alle sygemeldinger er reelle. Indsatser handler derfor om: At afdække eventuelle belastende forhold i arbejdet, der fører til øget sygefravær, Se på muligheder for at imødekomme særlige hensyn og Overveje andre tiltag, der kan fremme trivsel og forebygge sygefravær. 4

5 KONTAKT TIL SYGEMELDTE 1. fraværsdag Hvis der ved sygemeldingen ikke har været kontakt til nærmeste leder, kontakter nærmeste leder sygemeldte på 1. sygedag. Den sygemeldte kan forvente at få disse spørgsmål fra sin leder: Hvordan har du det? Er der noget, jeg kan gøre? Er der aftaler/opgaver, der skal aflyses eller videregives? Ved du hvor længe du er sygemeldt? 5. fraværsdag Efter 5 dages sygefravær ringes den sygemeldte op af nærmeste leder, medmindre andet er aftalt ved tidligere kontakt. Kontakten har til formål af planlægningsmæssige hensyn at afdække den forventede varighed af sygdomsforløbet. Hvis det er aktuelt, vil leder spørge til, om sygemeldingen hænger sammen med arbejdsmæssige forhold. Leder spørger ikke om, hvad den sygemeldte fejler. 14. fraværsdag Den sygemeldte modtager en indkaldelse til en sygefraværssamtale i e-boks. Formålet med samtalen er, at leder og medarbejder sammen drøfter det videre forløb, mulighed for opstart af FAST TRACK, og evt. udarbejder en mulighedserklæring mm. FAST TRACK er mulighed for tidlig opfølgning med sygedagpengeafdelingen så der kan sættes hurtigere ind med relevant støtte ved længerevarende sygdom. Der kan læses om FAST TRACK på GUFI. 28. fraværsdag Inden den 28. fraværsdag indkalder leder til en fastholdelsessamtale, hvor Jobcenteret også inviteres. Leder og medarbejder skal nu sammen udarbejde en fastholdelsesplan. 5 5

6 PERIODEVIST FRAVÆR Efter 5 kortere sygeperioder indenfor 6 måneder eller efter 12 arbejdsdages sygdom indenfor 1 år afholdes der omsorgssamtale. Efter individuel vurdering, kan der indkaldes til sygefraværssamtale tidligere. Leder indkalder til omsorgssamtale via digital post senest 6 dage før samtalen. omsorgssamtaler kan afholdes i en sygefraværsperiode, eller når medarbejderen er raskmeldt. Ansatte kan også bede om afholdelse af en omsorgssamtale, hvis de eksempelvis ønsker at drøfte belastende forhold i arbejdet eller orientere om helbredsproblemer, der kræver særlige hensyn. Ansatte kan også bede om afholdelse af omsorgssamtale, hvis de eksempelvis ønsker at drøfte belastende forhold i arbejdet eller orientere om helbredsproblemer, der kræver særlige hensyn. Omsorgssamtalen har til formål at: Afklare om der er forhold i arbejdet, der påvirker sygefraværet. Hvis der er enten psykiske eller fysiske forhold i arbejdet, der fører til sygefravær eller påvirker trivslen, er det vigtigt at få talt om dette og afdækket mulighederne for at afhjælpe problemerne. Afklare det videre forløb. For sygemeldte medarbejdere er det vigtigt, at der laves aftaler omkring det videre forløb. Det kan være med til at skabe tryghed og lette tilbagevenden til arbejdet. For medarbejdere, der ikke er sygemeldte, afklares forventninger til eventuel reduktion i sygefravær, og der aftales opfølgende sygesamtale. 6

7 Afdække muligheder for at nedbringe sygefraværet. Hvis fraværet er betinget i arbejdsmæssige forhold, aftales konkrete tiltag. Her kan eventuelt inddrages arbejdsmiljøgruppe eller personaletjenesten. RAMMEN FOR SYGESAMTALER OG OMSORGSSAMTALER Udgangspunktet for syge og omsorgssamtalen er, at den sygdomsramte har et ønske om hurtigst muligt at vende tilbage til arbejdet eller nedbringe sygefraværet. Der drøftes ikke, hvad den sygdomsramte fejler, medmindre den ansatte selv ønsker, at der tales om dette. Indholdet i syge og omsorgssamtalen er fortroligt. Der kan ved samtalen aftales, hvad der eventuelt skal informeres om til kollegaerne, samt AM-gruppe. Der udarbejdes et referat af samtalen, som sendes via digital post. Hvis den ansatte har kommentarer til referatet, vil kommentarerne blive arkiveret i personalemappen samme med referatet. Der kan altid tages bisidder med til samtalen. Det kan være en god ide, og det giver mulighed for efterfølgende at tale med bisidderen om samtalen og eventuelt gennemgå referatet. 7

8 STØTTEMULIGHEDER OG SÆRLIGE VILKÅR For et støtte den sygemeldte i tilbagevenden til arbejdet er der en række muligheder, der kan anvendes i samarbejde med Jobcentret. HANDLEPLAN FOR TILBAGEVENDEN TIL ARBEJDET Hvis en medarbejder er eller forventer at have længerevarende sygefravær, kan udarbejdes en handleplan. I en sådan plan skal medarbejderen i fællesskab med sin leder komme med konkrete forslag til, hvordan tilknytningen til arbejdspladsen fastholdes. Målet er at give de to parter lejlighed til at afstemme forventninger og skabe tryghed omkring den sygemeldtes fremtid på arbejdspladsen. Fastholdelsesplanen kan indeholde nogle af de samme elementer, som indgår i mulighedserklæringen, f.eks. gradvis tilbagevenden til jobbet, hjælpemidler og særlige hensyn. DELVIS RASKMELDING En delvis raskmelding betyder, at medarbejderen kan genoptage sit arbejde gradvist. Over en kortere periode øges timetallet, indtil medarbejderen er oppe på den almindelige arbejdstid. Betingelsen for at være delvis raskmeldt er, at man skal arbejde mindst 4 timer mindre om ugen, end man plejer. 56-ORDNING: Denne aftale kan være relevant, hvis medarbejderen f.eks. har gentagne sygeforløb på grund af en kronisk lidelse eller skal igennem et behandlingsforløb, f.eks. behandling med kemoterapi, hvor medarbejderen vil være sygemeldt på behandlingsdagene. Ifølge 56 i sygedagpengeloven kan jobcentret udbetale sygedagpengerefusion fra første fraværsdag. MENTORORDNING En mentor er en kollega, som hjælper med at introducere den syge til arbejdsopgaverne og på andre måder støtter den syges tilbagevenden til jobbet. Jobcentret kan yde tilskud til, at en kollega frikøbes i en periode, tilskud til uddannelse af mentoren eller honorar til en ekstern konsulent. 8

9 STØTTE TIL HJÆLPEMIDLER Jobcentret har mulighed for at yde økonomisk støtte til hjælpemidler og ændringer af arbejdspladsen. Det kan for eksempel være en bestemt stol eller en værktøjsbænk, der kan hæves og sænkes. Hele udgiften afholdes af jobcentret. PERSONLIG ASSISTANCE Jobcentret kan yde personlig assistance til lønmodtagere, der på grund af en varig og betydelig fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse, har behov for særlig personlig bistand for at varetage deres job. Jobcentret dækker lønudgifter til den personlige assistent. Ud over de særlige vilkår, der aftales i samarbejde med jobcentret, kan der i mange tilfælde findes individuelle løsninger. Hvis der eksempelvis opstår problemer med, at ens børn er hyppigt syge eller andre forhold af privat karakter, der kan føre til fravær opfordres til så tidligt som muligt at tage kontakt til gruppeleder for at afdække mulighederne for at imødekomme de særlige behov. 9

10 FOREBYGGELSE Sygefravær og arbejdsmiljø er gensidigt afhængige størrelser. Et godt arbejdsmiljø er vigtigt for at nedbringe og forbygge sygefravær samtidig med, at sygefravær påvirker arbejdsmiljøet for de tilbageværende kolleger. At skabe et godt arbejdsmiljø er en fælles opgave. ARBEJDSMILJØGRUPPE Arbejdsmiljøgruppen er ansvarlig i forhold til arbejdsmiljølovgivningen og for, at der løbende er fokus på forbedring af arbejdsmiljøet. Det sker blandt andet gennem APV-arbejdet (ArbejdsPladsVurdering), analyser af arbejdsulykker og håndtering af aktuelle arbejdsmiljøproblemer. Hvis der opstår arbejdsmiljøproblemer, skal ledelsen eller arbejdsmiljørepræsentanter kontaktes. Det kan gøres via mail eller ved henvendelse. Akutte problemer søges løst med det samme. Problemer, der ikke er akutte, tages op på førstkommende møde i arbejdsmiljøgruppen, der holder møde hver 4. uge. HYGIEJNE En høj hygiejnisk standard er med til at forebygge smitte blandt medarbejdere og ansatte. Gode arbejdsrutiner og viden om hygiejne er derfor et vigtigt indsatsområde for at forebygge sygdom. Der skal arbejdes videre med indsatser, der kan forbedre hygiejnen. BEREDSKAB VED VOLD OG TRUSLER Forebyggelse af vold og trusler i arbejdet er et højt prioriteret område. Høj faglighed og et godt samarbejde i teamet er vigtige elementer i indsatsen. Opstår der episoder med vold eller trusler, skal der være kvalificeret støtte til den voldsramte i situationen. I personalehåndbogen er beskrevet procedurer for støtte til den voldsramte, beredskab ved vold og for den forebyggende indsats. Indberettede arbejdsulykker behandles ud fra Arbejdstilsynets Guide til læring i samarbejde mellem gruppeleder og AMR. 3 10

11 FRAVÆRSSTATISTIK Fraværsstatistikker giver et godt grundlag for at arbejde med nedbringelse af sygefraværet. Her er det blandt andet muligt at undersøge, om der er sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljø. Der skal være åben dialog om fravær, og de statistikker, der bruges i det forebyggende arbejde, skal være tilgængelige for alle ansatte. Statistikker og fraværsoversigter skal derfor udformes, så de ikke udstiller enkelte medarbejdere. Oplysninger om individuelt fravær er fortroligt. Godkendt på MED den

12 RETNINGSLINJER FOR SYGEFRAVÆR GULDBORGSUND HANDICAP JANUAR 2019 HANDICAP