IKA tænketank for hygiejne referat af konstituerende møde d. 12/ Mødedeltagere

Transkript

1 IKA tænketank for hygiejne referat af konstituerende møde d. 12/ Mødedeltagere Kirsten Lindegaard(KL) John Christensen (JC) Torben Kodrup(TK) Bo Kristensen(BK) Signe Thorup Westermann(STW) Jens Prebensen(JP) Jan Stiiskjær(JS) Rikke Nørgaard Eriksen(RNE) Allan Zacho(AZ) Heidi Lundsfryd Jensen(HLJ) Anne Bak(AB) Brian Dall(BD) (JDL) Århus Universitetshospital Scan-Clean Multiline Abena SPT SPT DI Service Stadsing Vileda Professional Vejle Kommune VKT RV Unique Kalundborg Kommune Afbud Flemming Rosenstand(FR) Merete Parsdal (MP) Chresten Heide Andersen(CHA) Lars Münter(LM) Karsten Stadsing(KS) Gæst, indlægsholder Lone Gabel Locon Svendborg Kommune Dansk Service Rådet for Bedre Hygiejne Stadsing Århus Universitetshospital Referent: Jens Prebensen Dagsorden 1. Velkomst Referat fra sidste møde / Siden sidste møde Formålsbeskrivelse for Tænketank-gruppen Målgruppe Rammer Praktisk Oplæg ved Lone Gabel, Controller, Århus Universitetshospital, Skejby Dato og sted for næste møde Evt Side 1 af 8

2 1. Velkomst Alle Kort præsentation fra mødedeltagerne Valg af referent Beslutning JEDL bød velkommen. JP blev valgt som referent. Der blev udtrykt ønske om, at tænketanken skulle være et forum for dialog mellem leverandørerne og indkøberne, som bygger på fælles mål for begge parter. 2. Referat fra sidste møde / Siden sidste møde Opfølgning på sidste møde Bilag:./. Mødereferat fra den 11. november 2014 vedlægges. Referatet blev godkendt uden bemærkninger 3. Formålsbeskrivelse for Tænketank-gruppen Drøftelse af: Formålsbeskrivelse ved tænketank-gruppen Hygiejne 1) IKA Tænketank-gruppen har til formål at (f.eks. vidensdeling, sparring om diverse udfordringer) Side 2 af 8

3 2) Hvilke form har Tænketanken? (et netværk, en faglig gruppe m.v.) 3) Hvad er målet for de enkelte medlemmer i Tænketank-gruppen?(eks. at få indflydelse i arbejdet). 4) Hvordan opnås mål og formål? (eks. mødeform, krav til indsats m.v.) Indstilling: Målsætninger/Værdi - (formål med at deltage) Ved at deltage får deltagerne værdi igennem: -Dialog med andre leverandør og indkøbere -Øgede faglige kompetencer -Aktuelt viden/holde sig opdateret -Få sat fingeraftryk på dagsordenen både for leverandør og indkøbere Proces: Netværk Vidensdeling Indflydelse Udvide fokusområde fra at handle om rengøringsmidler/systemer til at omhandle hygiejne og rengøringsydelse: Hvordan laves udbud indenfor hygiejne Hvordan laves udbud indenfor rengøringsmidler og systemer Hvordan laves udbud indenfor rengøringsydelse Indlæg inden for fokusområdet - såsom funktionsudbud og erfaringsudveksling Definering af markedsområde: Markedsområde: Hygiejne Produktområder: -Rengøringsmidler og systemer -Rengøringsydelser -Værnemidler (handsker m.v.) -Personlig hygiejne Indkøbsfagligt arbejdsområde: -Markedsdialog -Funktionsudbud -TCO - Total Cost of Ownership -Controllerfunktion -Jura Side 3 af 8

4 Indstillingen blev vedtaget med følgende bemærkninger Overordnet formål Tænketanken skal primært afholde aktiviteter, som sigter mod at opfylde hovedformålet: Der skal mere kvalitet ind i hygiejneområdet inden for den offentlige sektor Tænketanken ser det som sit formål at bidrage til dette gennem dialog mellem interessenterne til den offentlige sektors indkøb inden for hygiejneområdet. I tænketankens arbejde er det vigtigt for fastholdelse af momentum, at der tænkes ud af boksen. Der skal fokuseres på hvad kan vi opnå i stedet for hvad kan vi undgå. De offentlige udbudsforretninger er under stærk forandring med stadigt flere private aktører som slutled, eksempelvis i form af totalentrepriser ved nybyggerier eller på serviceområdet. Det er derfor relevant også at tage i betragtning, hvordan kvaliteten på hygiejneområdet påvirkes gennem totalentrepriserne. Af konkrete emner for tænketanken blev nævnt Materialevalg, funktioner, TCO, livsperspektiv Hygiejnestandarder (Dansk Standard) vis a vis hygiejneretningslinjer (Statens Seruminstitut) Højnelse af niveauet blandt leverandørerne Særlige indsatsområder: skoletoiletter, dispensere Der skal i behandlingen af emnerne fokuseres på processer frem for værktøjer. Særlige problemstillinger og teknikaliteter kan indledningsvist drøftes i tænketanken, men det er vigtigt, at tænketanken fokuserer på de overordnede linjer. Andet JS fremsender hygiejnestandard udarbejdet på arkitektskole til JDL JP formulerer formål og sender til JDL til indledende afklaring. Formålet fremsendes med referat til kommentering blandt forummets medlemmer og behandles mhp. endelig vedtagelse på næste møde. (Formål ikke modtaget fra JP) Side 4 af 8

5 4. Målgruppe Målgruppe: IKA-tænketank-gruppe for Hygiejne er for (eks. indkøbere og leverandører som vil..) Tænketankens målgruppe blev defineret som interessenter inden for hygiejneområdet i kommuner og regioner. Dette skal forstås bredt som alle, der har interesse for hygiejneområdet, herunder eksempelvis: brancheforeninger, Statens Seruminstitut, Rådet for Bedre Hygiejne, indkøbsfællesskaber (IFIRS o.a.), hygiejnesygeplejersker og andre, som øver indflydelse på det offentliges indkøb af produkter og services på hygiejneområdet. Den primære målgruppe er dog indkøberne, og der var tilslutning til, at det skal have første prioritet for forummet, at få tiltrukket flere indkøbere til at deltage: uden indkøberne har tænketanken ingen eksistensberettigelse Det blev i forlængelse heraf besluttet, at gå bredt ud med annoncering om tænketanken, så vidt muligt eksempelvis via: IKA s nyhedsbrev og hjemmside i øvrigt Rådet for Bedre Hygiejne s nyhedsbrev og portaler (JP kontakter rådet) Statens Seruminstituts nyhedsbrev (JS kontakter SSI) Endvidere aftalte indkøberne i forummet, at bruge deres netværk til at hverve nye medlemmer. 5. Rammer Rammer: -Hvem er tovholder i Tænketank-gruppen og hvem sørger for at indsende referat til IKAsekretariatet? -Hvor mange møder forventes afholdt om året? Side 5 af 8

6 JDL foreslog at tovholderrolle gik på skift blandt gruppens medlemmer. Dette var der ikke enighed om fra leverandørernes side, som ytrede, at tovholderrollen skulle være en indkøber. JDL modtog valg som tovholder med den betingelse, at øvrige medlemmer på skift blev referent samt bistår referent/gruppens medlemmer tovholder med input til dagsorden m.v. JDL ønskede at tovholderroller, vil blive taget op, når der var flere medlemmer fra indkøbersiden. Referenten udarbejder referat og fremsender dette til tovholder til afklaring. Endeligt referat fremsendes til tovholder til udsendelse. Tovholderen varetager mødefacilitering, herunder mødeafholdelsen, udsendelse af referat og oplæg til næste møde. Der afholdes som udgangspunkt møde 2 gange årligt. Tilmeldingsfristen til møderne sættes til 14 dage før mødernes afholdelse, og fristen skal overholdes: efter tidsfristen er der lukket for deltagelse. Der blev opfordret til at tage kontakt til de andre tænketanke i IKA-regi og eksempelvis holde fælles møde med tænketanken Indkøbscontrollernetværk 6. Praktisk Praktisk: -Hvor afholdes møderne henne? (på skift ved hvert medlem m.v., hos IKA, eller?) -Hvis der er betaling, hvilket niveau er så acceptabelt for medlemmerne? Indstilling: Forslag til arbejdsgang: Offentliggørelse af referat på IKA s hjemmeside(ika-sekretariatet) Næste møde - tilmelding på IKA s hjemmeside (14 dage før mødet) Mødedeltagerne sender evt. pkt. til tovholder Tovholder samler pkt. op og sender til IKA-sekretariatet. Dagsorden godkendes af tovholder inden udsendelse Side 6 af 8

7 IKA-sekretariatet lave dagsorden og fremsender til mødedeltagerne samt evt. bilag Tænketank-gruppen laver referat og fremsender til IKA-sekretariatet IKA-sekretariatet sætter referat på IKA s hjemmeside Forslaget til arbejdsgang blev taget ad notam. Se også pkt Oplæg ved Lone Gabel, Controller, Århus Universitetshospital, Skejby Emne: Årsag til at Skejby har en controller Hvad gøres der når et nyt udbud startes op? Kontrol efter DS2441 samt INST800 (Hygiejneniveau og kvalitetsniveau) Bemærkninger: Lone Gabel kan kontaktes på tlf. nr Dato og sted for næste møde Alle Dato kl DI Sted Mødeansvarlig: Næste møde afholdes d. 29/9 kl hos DI, H. C. Andersens Boulevard 18. DI tilbød at afholde mødeomkostningerne. Statens Seruminstitut inviteres som gæstetaler. JS sender JP forslag til emne og forestår invitationen. Side 7 af 8

8 9. Evt. Alle a)./.revideret adresseliste vedlægges. JP foreslog, at der afholdes et fælles arrangement mellem Rådet for Bedre Hygiejne og tænketanken, eksempelvis om tænketankens hovedformål: mere kvalitet i hygiejneområdet. Det blev aftalt, at JP kontakter Lars Münter, sekretariatschef i rådet. b) Tilbagemelding fra IKA s bestyrelse: En tænketank er selvstyrende og vælger selv sin tovholder. Fordelingen af indkøbere og leverandører i en tænketank er organisk og kan ikke begrænses i henhold til gennemsigtighed og ligebehandling. Der tilføjes, at IKA ansvarsfraskriver sig de materialer, som Tænketankene udarbejder. For møder, der afholdes hos IKA i Århus, er betalingen 250,- kr. for medlemmer og 500,- kr. for ikke medlemmer. c) Deltagelse i Tænketank-gruppen Vedr. SKI, Udbudsportalen og Konkurrence og forbrugerstyrelsens deltagelse/indlæg i gruppen, drøftes ved næste møde. (Tovholders pkt.) Side 8 af 8