Eksternt REFERAT. It-forum, møde den 18. september kl Møde 4/2013

Transkript

1 It-forum, møde den 18. september kl Møde 4/2013 Eksternt REFERAT Deltagere: Jørgen Jørgensen (JJ), (formand), Svend Hylleberg, Per Lindblad Johansen, Niels Damgaard Hansen (NDH), Lars M. Svendsen (LMS), Morten Frydenberg (MF), Hanne Østerby (HØ) Afbud: Arne Kjær (AK), Christina Breddam (CB),Flemming Bøge (FB), Nikolaj Harbjerg (NH) Gæst: Pkt. 2: Søren Christensen, Teknologi- og driftschef, AU IT (også pkt. 4), Jens Hørlück, projektleder AU IT, pkt. 3: Kristine Stougaard Thomsen, System- og uviklingschef, AU IT Dato: 7. Oktober 2013 Sagsnr.: Ref: HØ Side 1/7 1. Godkendelse af dagsorden 2. Mailadresser: Forberedelse af åbning for brugerne / Søren Christensen (bilag) 2.1 Status på klargøring til åbning for ny mailadresse 2.2 Studentermail 2.3 Drøftelsespunkt Funktionspostkasse skal den anvendes af lederne som separat mailboks 2.4 Ny beslutning i UNI-led om justering af politikken for mailnavn. 3. Gennemgang af oplæg til fælles standardbrugernavne på AU /Kristine Stougaard Thomsen (bilag) 4. Biblioteksprint på AU/Per Lindblad Johansen (bilag) 5. Drøftelse af it-forum s rolle set i lyset af porteføljestyring /Jørgen Jørgensen 6. Eventuelt 7. Næste møder Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Side 2/7 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Mailadresser: Forberedelse af åbning for brugerne 2.1 Status på klargøring til åbning for ny mailadresse Universitetsledelsen har den 15. september 2013 besluttet at foretage en mindre justering af politikken for nye mailadresser. Rent praktisk betyder justeringen, at der ikke længere er et krav om, at mailnavnet (det, der står skal være unikt på tværs af hele AU. Den samlede mailadresse skal naturligvis stadig være unik. Denne beslutning blev taget på et tidspunkt, hvor testen af systemsammenhænge for nye mailadresser var afsluttet og idriftsættelse planlagt til den 7. oktober. Se nærmere under pkt. 2.4, pkt. Herefter fulgte en gennemgang af øvrige aktiviteter i Mail- og kalenderprojektet. Alle gamle Exchang servere er tømt for brugere. NFIT-mailserveren har pr. 20. september ca. 150 brugere tilbage. Oprydning vil først være afsluttet ultimo året. Over mailinglister eksisterer i de gamle mailsystemer, men de fleste er formentlig forældede. Der er mange alias i to gamle systemer af hensyn til funktionsmail. Oprydning forsætter, at adresserne er i Exchange. 2.2 Studentermail I forbindelse med realisering af et fælles STADS er også Ingeniørhøjskolen (IHA) og AU Herning (HIH) inde i STADS. Hensigten er, at alle studerende, der er i post.au.dk, skal flytte ind i Uni-Exchange-løsningen, som anvendes til alle medarbejdere. Studerende fra AU herning har allerede en Uni-Exchang konto, fordi der er ressourcedeling i Herning imellem medarbejderne og studerende.

3 Side 3/7 Studerende fra Health (SUN) er i post.au.dk, men på Health er der en gammel mailinstallation med bl.a. holdadministration, som er blevet brugt på SUN. En analyse vil afgøre, hvordan dette projekt afsluttes. Det er således heller ikke afklaret om noget af SUN s funktionalitet afløses af Blackboard. FirstClass indeholder 576 brugere, men der er p.t. ingen udfasningsplan. Vedr. de 150 brugere, der er tilbage på NFIT s mailsystem: Ikke alle har AU ID nogle havde flere. Der er overvejende tale om eksterne lektorer. 2.3 Drøftelsespunkt - Funktionspostkasse Indstilling vedr. oprettelse af funktionspostkasser blev drøftet. JH oplyste, at projektet forventer, at 27 institutledere vil give massiv modstand mod at skulle anvende en funktionspostkasse. Beslutningen om at lederne skal have en funktionspostkasse er en forudsætning for at komme videre med arbejdet med oprydning i mailprojektet. Funktionaliteten blev drøftet: Problemer: - Hvis man videresender fra funktionspostkassen, sendes svar fra den personlige mail. - Ved videresendelse til personlig postkasse kan modtager ikke se, at det er svar på en mail fra funktionpostkassen. - Det, man har på telefonen, er den personlige mail. ipad kan ikke bruges til funktionsmail. Ulempe: Løsning A giver parallelt sagsbehandlingsforløb. SH konkluderede, at der er et behov som kan opdeles i to: Funktionspostkasse, således at mail kan være tilgængelige, selvom leder skifter job, samt mail til fortrolige diskussioner. Det er en ledelsesopgave at tale med institutlederne om tilvending til nye måder at arbejde på. Sekretær må videresende funktionsmail, men ikke alle institutter har back-up af en sekretær.

4 Side 4/7 It-forum anbefaler løsning A med følgende begrundelse: Professionel organisering forudsætter, at en leder har en funktionspostkasse, samt at en sekretær kan bidrage med behandling/videresendelse af mail. Det vil betyde, at nogle sekretærer på institutterne får en ny opgave. Indstilling sendes til beslutning i UNI-led. Det blev samtidig anbefalet, at en leder ikke må skjule sin personlige mailadresse over for resten af AU i den officielle adresseliste. 2.4 Ny beslutning i UNI-led om justering af politikken for mailnavn. Med henvisntning til universitetsledelsens justering oplyste SC, at denne beslutning ændrer fundamentalt ved hele mailadressekonceptet. Den 7. oktober, dato for ny mailadresse, er aflyst. Projektet er usikker på fortolkning af beslutningen og er ved at forberede en række spørgsmål, som skal besvares. Mailnavn skal nu kun være unikt i forhold til det enkelte institut og ikke på tværs af hele AU. Alle i administrationen - Ud af medarbejdere skal medarbejdere skifte det navn, der står fortsætter uændret med deres mailadresse. - Ca har et navn som er unikt. - Ca. 980 optræder dobbelt har ingen tilknytning. Hvilket domæne skal de på? I det gamle setup blev de sat på au.dk. SH: Hvorfor kan disse ikke få au.dk. JH: Det betyder, at personer i administrationen ikke kan beholde deres mailnavn. JJ konkluderede, at projektet må stille de nødvendige spørgsmål og oplyse, hvad der hurtigst kan implementeres. 3. Gennemgang af oplæg til fælles standardbrugernavne Indstilling vedr. oplæg til fælles standard for brugernavne blev gennemgået og drøftet. KST oplyste, at et nyt fælles AD er blevet opbygget i mailprojektet. Hensigten på sigt er, at dette skal udbygges til at kunne styre brugernes adgang til PC og mail. Det kræver også, at AD skal færdiggøres, således at det kan erstatte de gl. AD er.

5 Side 5/7 Vedr. brugernavne: Visionen er, at hver bruger har eet brugernavn og eet password. Det kan realiseres ved samme password og samme brugernavn også kaldet single sign on. Det vil forenkle administrationen af brugere og gøre det lettere for brugerne - en opgave, som ligger i SPARTO. Indstillingen i dag omhandler vision for standardbrugernavne for medarbejdere. Mailnavn: Faglig indentitet og brugerne har stor indflydelse. Brugernavn: Ingen andre skal kende dette og nogle systemer forudsætter at det er unikt over tid, fx journalsystemet. Løsningsforslaget er derfor, at brugernavnet findes ved en systematisk tilfældighed. Funktionsadskillelse imellem medarbejdere og studerende forudsætter 2 forskellige brugernavne. Funktionsintegration sker igennem WAYF, en løsning som p.t. er anvendt på BSS vedr. Blackboard. Regulære gæster bliver håndteret som medarbejdere. Gæster som fx konsulenter, der skal have adgang til det trådløse net. Der blev spurgt til om fastansatte har brug for 2 brugernavne i nogle situationer svarende til funktionsmailboks. KST: I moderne systemer vil man kunne styre forskellige roller i systemet kræver normalt ikke flere brugernavne. Men når AU køber standardsystemer, er vi afhængige af leverandørernes måde at håndtere brugernavne. Det er et forhold man kan tage med i et udbud. Studerende: Ulempe: De skal huske på studienumre og AU ID. AU IT undersøger om AU ID kan være det fremtidige studienummer. I dag er STADS-studienumrene ikke ens. Det undersøges sammen med AU Studier, hvilke nummertype, der skal anvendes i STADS måske det sammen kan anvendes som brugernavn. Der sondres i AU ID imellem: au=medarbejders= student. Forslag vedr. tilknyttede: a og ikke t for at bruge det engelske sprog. Der blev stillet spørgsmål ved om 6 cifre i AU ID er tilstrækkeligt. Det blev bemærket, at alle må kunne huske 6 ciftre ligesom et telefonnummer. Det er vigtigt med password-synkronisering, derfor bør der findes et standard brugernavn. Dette skal bruges som salgsargument for anvendelse af AU ID et som brugernavn. Projektet skal være opmærksom på, at for nogle brugere indgår brugernavnet i stien til filer: Hvad er konsekvenserne? Det er måske mest i forhold til linux-brugere.

6 Side 6/7 KST oplyste, at Anette Svejstrup har oplyst, at brugerne har vænnet sig til AURUS numre. NDH bekræftede, at han heller ikke har hørt klager over numrene. Der blev stillet forslag om at lave en let måde på hjemmesiden, hvor man kan finde medarbejdernes AU ID og de studerendes AU ID. Implementering af nyt brugernavn: Dette skal planlægges i AD-projektet (SPARTO). Det blev bemærket, at hvis man vælger den implementeringsstrategi, at det i første omgang kun er de, der skal have en ny PC, vil det kunne betyde, at support ikke længere kan ske ved sidemanden i enhederne. Alle der har været i forbindelse med AURUS har et AU ID nummer. Såfremt kommunikationen er opmærksom på at forklare, hvad et standard brugernavn skal bruges til, bør AU ID som brugernavn kunne sælges i organisationen. Der sendes indstilling til beslutning i UNI-led. 4. Biblioteksprint på AU Per Lindblad Johansen redegjorde kort for indstillingen om en fælles printløsning til de studerende mod betaling. I dag tilbydes forskellige løsninger under forskellige forhold til de studerende. En stribe løsninger er forældet. Nogle kan der ikke tilsluttes nye maskiner til. Indstillingen omhandler forslag om, at AU forfremmer eet af disse systemer til en fælles løsning for bibliotekerne, hvor andre kan koble sig på. SC, som deltog under dette punkt, oplyste at det er vigtig for it-support, at der kun er én printløsning til betaling på AU. Løsningen betyder, at den enkelte printer vil være enten på studenterprint eller AU print. Der skal opstilles en særskilt PC til printeren og logon sker via cpr.nummer som brugernavn. SH: BSS har for nylig slukket for deres betalingsløsning p.g.a. underskud, da Studenterlauget har en løsning på BSS. BSS ønsker dog at kunne tilbyde en løsning til de studerende. PLJ oplyste, at implementering går i gang, så snart en indstilling godkendes. De første printere kan være kørende 2-3 uger herefter. Det er p.t. ikke afklaret, hvad AU gør med de gamle betalingsordninger. Skal der fx ske tilbagebetaling? Der er spurgt rundt, så de eksisterende løsninger skulle være kendt af projektet.

7 Side 7/7 PLJ oplyste, at man kan printe alle filer. De studerende har ønsket at kunne printe, når de er er logget på via WAYF ligesom på CBS. Men det vil kræve, at AU påtager sig support på de studerendes printerdriver. Det er ikke med i den første løsning. Systemet kan ikke håndtere differentierede priser, hvis der er nogen der vil anvende løsningen uden for biblioteket. Systemet kan håndtere forskellige roller. P.t. 50 øre pr. side. Brugeren skal have penge på kontoen via nettet, så der kan ikke opstå en negativ saldo. AU vil have de samme Copy-dan problemer som i dag. AU har ansvaret. Man må fx ikke scanne ind til alle studerende og oploade til Dropbox. Indstillingen blev anbefalet og det principielle spørgsmål forelægges til UNIed til orientering. JJ godkendte, at implementering af den tekniske løsning igangsættes nu. 5. Drøftelse af It-forums rolle set i lyset af porteføljestyring It-forums rolle blev drøftet. Der var enighed om, at It-forum har sin berettigelse som fælles forum for fælles løsninger. Det skal ses som et rådgivende organ, der på relevant tidspunkter i et projekt kan stille spørgsmål og være et forum for drøftelse. 6. Eventuelt Intet til dette punkt. 7. Næste møder Mødet den 23. oktober aflyses p.g.a. afbud. Næste møde afholdes den 4. november.