STUDENT GUIDELINES TO STUDIEOPHOLD ANSØGNINGSPROCEDURER

Transkript

1 STUDENT GUIDELINES TO STUDIEOPHOLD ANSØGNINGSPROCEDURER Step 1 - Check eligibility: Timeline: Start THREE months before for summer institutes and specialerejser (less than four weeks) Start SIX months before for longer overseas study such as semester exchange a) A current 3 rd year student or above: o Who has successfully completed at least two full years at bachelor level (passed 120 ECTS credits). o You should not be more than 60 ECTS behind your study plan. o You should still get USF funding. If you are running low on clips (below 20) or are no longer receiving funding, then the University may not be able to provide you with financial support. If in doubt, check with Study Service. b) Head of Department s pre- approval: o Do you fulfill all requirements to be accepted into the study program? o Does the study program give ECTS? Will your department head approve academic credit for study? o Are you a high-performing student? Students who are seeking to use government funds should have good grades and an average of 7 or above. c) Book a time with International Office Monday 1-3pm or Tuesday 10-12pm: o We can tell you if it s worth your time applying or not or if you have enough USF funding. o Confirm if there are any deadlines for funding or visa applications you should consider. Step 2 - Apply and get formal approval: Timeline: Completed roughly THREE months before start of departure a) Apply for the course / conference /project Contact the study program coordinators or relevant partners for your project and get formal acceptance. Step 3 Once accepted, apply for funding: Step 3 must be completed SIX weeks before departure. a) Government funding is administered by the university and can help to pay for flight tickets and housing support. Include: 1. A cover letter including purpose of the trip and how it will benefit your studies 2. Academic transcript (if necessary) 3. Approval from home organisation credit transfer form and recommendation signed by head of study 4. Approval from host organisation 5. Estimated budget o Mandatory host university study expenses like tuition fees, insurance fees, student union fees o Accommodation expenses (screen shots are good) o Flight quote (Request Grønlands Rejsebureau for a quote - these must be the cheapest nonrefundable red tickets, and should also include hotel accommodation if overnight transfers are necessary. This should be your last step, once you are absolutely sure you are going. Grønlands Rejsebureau will send this quote for approval to international@uni.gl.) 6. For students travelling for their master thesis project ( speciale ), you must show how your trip is time and cost effective. You must include an endorsement letter from your supervisor.

2 7. Filled out forms (if necessary) - Ansøgning om refusion af opholdsudgifter and Ansøgningsskema til frirejser b) Submit applications for external funding o Apply for as many extra expenses as you think necessary such as books, flights and domestic travel Note: You may also be eligible for further funding under ERASMUSPLUS or Nordlys program. The international coordinator will advise you under which agreement you will go on exchange. Step 4 Final steps: Once your study grant has been approved, it is time to organise the following (if necessary): a) Visa application b) Provide invoices for mandatory study related fees such as tuition fees, insurance, etc c) Approval of travel tickets including overnight hotel transfers o The International Office will look at your quote that Grønlands Rejsebureau provides. Only the International Coordinator or Head of Study Administration can book these tickets if paid for by the university d) The International Office will also help you with: A sponsor letter Clarification of government financial support Comprehensive travel insurance card and information from Gouda Travel Step 5 While you are away: a) Refund of accommodation or other necessary expenses You will most likely pay for your accommodation expenses first and then get it refunded. Keep records of your rent for each month, to submit a cost summary along with the receipts. You can either do this all at once at the end of your trip or at the end of each month. Each receipt must be marked with name, CPR number, reason for payment (e.g. accommodation period 1 March -31 March), and the reason for your trip (e.g. studieophold France). Step 6 Upon return: It is the student s responsibility to ensure that ECTS gained overseas are reflected in their academic transcript. You should submit a story with pictures which can be put online on the website within 2 weeks of returning. Important to note: It is your responsibility as a student to be in time for all flight transfers and connections. While insurance can cover missed connections due to unforeseen and unavoidable circumstances, it does not cover being late. In this case you will be responsible for paying for your own transportation costs to your destination or back to Greenland. Overseas study support rate (studiestøtte) is only valid when a student is overseas for a month or more. Questions: international@uni.gl, or arrange an appointment with the International Coordinator

3 RETNINGSLINIER FOR STUDERENDE TIL STUDIEOPHOLD ANSØGNINGSPROCEDURER Trin 1 Undersøg om du er berettiget: Tidshorisont: Begynd TRE måneder før, når det gælder sommerkurser og specialerejser (kortere end 4 uger) Begynd SEKS måneder før, når det gælder længere, udenlandske studier som f.eks. semesterudveksling a) En nuværende 3. års studerende eller mere: o Der har bestået mindst 2 fulde år på bachelorniveau (bestået 120 ECTS points). o Du må ikke være mere end 60 ECTS points bagefter i din studieplan. o Du skal stadig modtage støtte fra USF. Hvis du kun har få klip tilbage (færre end 20) eller ikke modtager støtte længere, er det ikke sikkert, at universitetet kan støtte dig økonomisk. Hvis du er i tvivl, så spørg i Studieservice. b) Forhåndsgodkendelse fra Institutleder: o Opfylder du alle forudsætninger for at blive optaget i studieforløbet? o Giver studieforløbet ECTS points? Vil din institutleder godkende akademiske point fra studiet? o Er du en studerende med gode karakterer? Studerende, der søger offentlige midler, skal have gode karakterer og et gennemsnit på 7 eller mere. c) Bestil en tid på det Internationale Kontor mandag mellem kl eller tirsdag mellem kl : o Vi kan fortælle, om det er spild af tid for dig eller ej at ansøge eller om du får støtte nok fra USF. o Få bekræftet, om der er tidsfrister med hensyn til støtte eller ansøgning om VISUM, du skal overveje. Trin 2 Ansøg og få en formel godkendelse: Tidshorisont: Skal være færdig ca. TRE måneder før påbegyndelse af afrejse a) Ansøg til kurset / konferencen / projektet Kontakt programkoordinatorerne på studiet eller andre relevante partnere på dit projekt og få en formel godkendelse. Trin 3 Når du har fået en godkendelse, ansøg om økonomisk støtte: Trin 4 skal være færdig SEKS uger før afrejse. a) Offentlig støtte administreres af universitetet, og kan være en hjælp til at betale for flybilletter og ophold. Det inkluderer: 1. Et brev hvori formålet med rejsen er nævnt, og hvordan det vil gavne dine studier 2. Akademisk udskrift (hvis påkrævet) 3. Godkendelse fra hjemmeinstitutionen en blanket til overførelse af points og en anbefaling underskrevet af lederen af studiet 4. Godkendelse fra værtsinstitutionen 5. Budgetberegning o Obligatoriske udgifter til studiet på værtsuniversitetet som f.eks. undervisningsgebyrer, forsikringsgebyrer, studenterorganisationsgebyrer o Indkvarteringsudgifter (kopi af skærmbilleder er gode)

4 o Tilbud på flybilletpriser (Bed om et tilbud hos Grønlands Rejsebureau det skal være de billigste, ikke-refunderbare røde billetter, og skal også inkludere hotelovernatninger, hvis det er nødvendigt ved omstigning mellem to fly. Dette skal være dit sidste trin, når du er fuldstændigt sikker på, at du skal af sted. Grønlands Rejsebureau skal sende dette tilbud til godkendelse hos 6. Studerende, der rejser i forbindelse med deres specialeopgave, skal vise, hvad det er, der gør deres rejse tidsog udgiftsbesparende. Du skal vedlægge en bekræftelse fra din vejleder. 7. Udfyldte skemaer (hvis påkrævet) - Ansøgning om refusion af opholdsudgifter og Ansøgningsskema til frirejser b) Indsend ansøgninger om støtte udefra o Ansøg om så mange ekstra udgifter, som du finder nødvendigt, som f.eks. bøger, flyvninger og indenlandske rejseudgifter Bemærk: Det kan også være, at du er berettiget til yderligere støtte under ERASMUSPLUS eller Nordlys programmet. Den internationale koordinator vil give dig råd vedrørende den aftale, under hvilken du tager på udveksling. Trin 4 De afsluttende trin: Når først dit stipendium er blevet bevilget, er det tid til at organisere følgende (hvis påkrævet): a) Visa ansøgning b) Skaffe fakturaer på obligatoriske studierelaterede gebyrer som f.eks. undervisningsgebyrer, forsikring, osv. c) Få godkendt rejsebilletter inklusiv hotelovernatninger mellem omstigninger o Det Internationale Kontor vil se på det tilbud, du har fået fra Grønlands Rejsebureau. Hvis universitetet skal betale, er det kun den Internationale Koordinator eller Studiechef, der kan bestille disse billetter d) Det Internationale Kontor vil også hjælpe dig med: Et sponsorbrev Trin 5 Mens du er væk: Tydeliggørelse af offentlig økonomisk støtte Rejseforsikringskort hvor alt er indbefattet og information fra Gouda Travel a) Refusion af opholdsudgifter eller øvrige nødvendige udgifter Det er meget sandsynligt at du skal lægge ud for opholdsudgifterne først, og senere få dem refunderet. Gem kvitteringer for hver måneds leje for at sende dem sammen med en opgørelse over samtlige udgifter. Det kan du enten gøre samlet, når rejsen er overstået eller i slutningen af hver måned. Hver kvittering skal være påført navn, CPR nummer, årsag til betalingen (f.eks. indkvartering periode 1. marts- 31. marts), og grunden til at du er på rejse (f.eks. studieophold Frankrig). Trin 6 Ved hjemkomst: Det er den studerendes ansvar at sikre, at ECTS opnået i udlandet optræder i vedkommendes akademiske udskrift. Du bør uploade en beretning med billeder til hjemmesiden indenfor 2 uger efter hjemkomst.

5 Væsentligt at bemærke: Det er dit ansvar som studerende at være der til tiden i forbindelse med samtlige flyomstigninger og forbindelser. Forsikringen kan dække ikke nåede forbindelser som følge af uforudsete og uundgåelige omstændigheder, men ikke for at komme for sent. Hvis dette skulle ske, skal du selv betale for rejseudgifterne frem til din destination eller tilbage til Grønland. Udenlandsk studiestøtte gælder kun, når en studerende er i udlandet i en måned eller mere. Spørgsmål: international@uni.gl, eller aftal et møde med den Internationale Koordinator

6 ILINNIARIARLUNI ANGALANISSAMIK QINNUTEQARNERMI MALITTARISASSAT Alloriarfissaq 1 Pisinnaatitaanerlutit misissoruk: Piffissaliussaq: Aasanerani aamma inaarutaasumik suliaqarnissamut atatillugu paasisassarsiorluni angalanissamut (sap. ak. sisamat ataallugit aallaqqassaguit) qaammatit PINGASUT sioqqullugit pilersaarusiorlutit aallartigit. Sivisunerusumik angalaniaruit, soorlu semesteri naallugu ilinniariartorniaruit, qaammatit ARFINILLIT sioqqullugit pilersaarusiorlutit aallartigit. a) Ukiut pingajussaa sivisunerusumilluunniit ilinniartoorersimaguit: o Bacheloritut ilinniarninni minnerpaamik ukiut siulliit marluk naammassisimassavatit (ECTS pointinik 120-nik katersereersimassaatit). o Ilinniarninni annerpaamik 60 ECTS-pointit taamaallaat amigaatigissavatit. o USF-imiit suli ilinniagaqarnersiutinik pisartagaqassaatit. Klippekortimi ilanngaatissat ikittuinnanngorsimappata (20-t inorlugit) imaluunniit ilinniagaqarnersiutinik pisartagaqarunnaarsimaguit Ilisimatusarfiup aningaasatigut tapiissuteqarsinnaanera qularnarsinnaavoq. Nalorniguit Ilinniartunik Aqutsisoqarfimmi aperigit. b) immikkoortortaqarfiup pisortaanit siumoortumik akuerineqarneq: o o o Ilinnialernissamik akuerineqarnissannut piumasarineqartut tamaasa angusimavigit? Ilinniarfiginiakkanni ECTS-ilersuineq atuuppa? Immikkoortortaqarfiup attavigisappit pisortaata ilinniarfissat akuersaarsinnaavaa? Ilinniakkanni angusarissaartuuit? Ilinniartut ilinniagaqarnersiutinik qinnuteqartut angusarissaartuussapput, angusat katinneranni agguaqatigiissitsineq 7-iussaaq qaffasinnerulluniluunniit. c) Avammut attaveqarnermik Ataqatigiissaarisup allaffianut piffissamik inniminniigit ataasinngorneq nal iml. marlunngorneq nal : o Qinnuteqarniarnerit ilinnut pisarissersuutaaginnarnersoq immaqaluunniit USF-iminngaanniit tapit naammannersut misissorsinnaavagut. o Tapiissutisinissannut immaqaluunniit visanut tunngatillugu qinnuteqarnissamut killigititaasut pillugit paasissutissanik paasiniaasinnaavugut. Alloriarfissaq 2 Qinnuteqarit pisortatigoortumillu akuerineqarlutit: Piffissaliussaq: Angalanissaq qaammatit PINGASUT sioqqullugu piareersimanissaq a) Pikkorissarnissamut / ataatsimiinnissamut / suliassamut qinnuteqarit Ilinniariarfissanni ataqatigiissaarisut imaluunniit suliassannut attuumassuteqartut attavigikkit pisortatigoortumillu akuersissummik pissarsillutit. Alloriarfissaq 3 Angalanissannut akuerineqareersimaguit aningaasatigut tapiiffigitinnissat qinnutigiuk: Alloriarfissaq 3 aallarnissaq sap.ak. arfinillitk sioqqullugit piareereersimassaaq. a) Ilinniagaqarnersiutinik pisartagaqalernissaq Ilisimatusarfiup aqutaraa taamatullu timmisartumut bilitsinik ineqarnermullu aningaasartuutinik akiliussisarneq, taakkununnga ilanngullugit:

7 1. Nammineq ilinniarfimmit allakkatigut angalanissamut akuersissut, tassunga ilanngullugu tamatuma ilinnut qanoq iluaqutaanissaanik nalunaaruteqarneq. 2. Ilinniakkanni killiffippit nalunaarsorsimaffia (pisariaqassappat) 3. Ilisimatusarfippit akuersissutaa ECTS-nik angusimasanik nalunaarsuiffik immikkoortortamilu pisortap inassuteqaataa atsiorsimasoq. 4. Ilinniariarfissamit akuersissut 5. Aningaasartuutissatut missingersuutit o Ilinniarfimmi tikeraarfissami pinngitsoorani aningaasartuutissat, soorlu ilinniakkamut akiliutit, sillimmasiissutit ilinniartullu kattuffiinut akiliutissat o Ineqarnermut aningaasartuutit ( assilinerinik nassataqarneq pitsaasuuvoq) o Timmisartukkut angalanissamut bilitsit akiinik neqeroorut (Kalaallit Angalatitsivianni neqeroorummik piumagit akikinnerpaajussapput, bilitsit aappaluttut, utertinneqarsinnaanngitsut taakkununnga ilaassallutik hotelini akunniffissat, timmisartumik angalanerup tamanna pisariaqartippagu. Angalanissat qaqugu pissanersoq aatsaat qulakkeerukku bilitsissannik inniminniissaatit. Kalaallit Angalatitsiviata inniminnikkat international@uni.gl imut akuerisassanngorlugu nassiutissavaa). 6. Ilinniartut inaarutaasumik suliaqarnissamut tunngatillugu angalaniartut uppernarsartussaavaat angalanermi piffissalersuinermilu aningaasartuutitigut qanoq annikillisaasoqarsimanersoq. Siunnersortivit allakkatigut uppernarsaanera ilanngutissavat. 7. Immersugassat immersorneqassapput (pisariaqarpata) Angalanermi aningaasartuutit matussuserneqarnissaannik qinnuteqaat aamma akiliutitilluni angalanissamut akuerineqarnissamik qinnuteqaat immersugassaq. b) Allanit tapiiffigineqarnissamik qinnuteqarit o Saniatigut aningaasartuutigiumaakkat pisariaqarsorisatit matussuserniarlugit qinnuteqarit, ikinaarnagit, soorlu atuakkanut, timmisartornernut nunallu iluani angalanernut Malugiuk: Imaassinnaavoq allanit tapiissutisisinnaasutit, soorlu ERASMUSPLUS-mit iml. Nordplusimit. Avammut attaveqarnermik Ataqatigiissaarisup paarlaasseqatigiinnissannut isumaqatigiissut iluaqutiginiakkat pillugu siunnersorsinnaavaatit. Alloriarfissaq 4 isumagisassat kingulliit: Ilinniagaqarnersiutit qinnutigisatit akuerineqarpata tullinnguutissaaq makkuninnga aaqqissuussinissat (piumasarineqarpata): a) Visamik qinnuteqarnissat b) Akiliutit aalajangersimasut ilinniagaqarnermut attuumassuteqartut akileeqqusissutaasa allagartaannik piniarneq soorlu ilinniarnermut akiliutit, sillimmasiinerit il.il. c) Angalanermut bilitsissappit hotelinilu unnuinissappit uppernarsaataat o Avammut attaveqarnermik Ataqatigiissaarisup Allaffiata inniminnigaq Kalaallit Angalatitsiviannit pisat misissussavaa. Ilisimatusarfiup akiliutissappatit Avammut attaveqarnermik Ataqatigiissaarisup iml. Ilinniartunut Aqutsisoqarfiup pisortaata taamaallaat bilitsit taakku bookersinnaavai, Ilisimatusarfimmit akiligassanngorlugit d) Avammut attaveqarnermik Ataqatigiissaarisup makkuninnga aamma ikiussavaatit: o Aningaasaliisussarsiornermik qinnuteqaasiorninni o Ilinniagaqarnersiutit nassuiaataannik erseqqissaalluni o Angalanermi sillimmasersimanermut allagartamik kiisalu Gouda Travelimiit paasissutissat piniarninni

8 Alloriarfissaq 5 Angalaninni: a) Ornitami ineqarniarnermut aningaasartuutit iml. aningaasartuutit allat pisariaqartut utertinnissaat Ilimanarnerpaavoq ornitanni ineqarnermut akiligassatit nammineq akilerallassagitit, kingorna utertinneqartussanik. Ineqarnermut akiliutivit uppernarsaatai toqqortakkit, aningaasartuutivit tamakkiisut nalunaarsorneri takussutissaqartinniassagakkit. Aningaasat qaqugu ilinnut utertinneqassanersut nammineq aalangissavat, qaammatit tamaasa akiliisimanermut uppernarsaatinik nassitsisarlutit utertittarsinnaavatit imaluunniit uteruit akilerallakkatit ataatsikkut tamaasa utertillugit. Uppernarsaatit tamarmik makkuninnga ilisarnaatitaqassapput: ateq, CPR normu, akilikkap suuneranik paasissutissaq (ass. najugaqarneq 1. marts 31. marts) kiisalu suna pissutigalugu angalanerlutit (ass. ilinniutigalugu angalaneq Frankrig). Alloriarfissaq 6 Angerlareernermi: Ilinniartup nammineq akisussaaffigaa ECTS-it angalanermi katersat iliakkami akuerineqarlutik nalunaarsorneqarsimanissaat. Angerlamut utersimalerninnit sapaatip akunneri marluk qaangiutinnagit tikeraarnerit allaganngorlugu nalunaarusiarisinnaavat assitalersorlugu, nittartamut ilanngunneqarnissaa siunnertaralugu. Maluginiagassat pingaartut: Illit ilinniagaqartutut timmisartut aallarfissaat aamma timmisartumut allamut nuunnermi piffissaq uniornagu tikiuttarnissat akisussaaffigaat. Naatsorsuutiginngisamik allannguutit, soorlu timmisartunut ilaaffissanut inortuinerit kinguaattoornermik pissuteqartut sillimmasiissummit matuneqartussaapput. Nammineq pisuullutit inortuissagaluaruit tamatuma malitsigisaanik angalanermut aningaasartuutit, Kalaallit Nunaannuugaluarpalluunniit, nammineq isumagissavatit. Nunani allani ilinniagaqarnersiuteqarneq taamaallaat atuuttarpoq nunami tassaniinneq qaammammik ataatsimik sivisunerusumilluunniit sivisussuseqaraangat. Apeqqutissaqaruit: international@uni.gl, imlt. Nunanut Allanut Ataqatigiissaarisup oqaloqatiginissaa inniminneruk