Vejledning Brug af linjedetaljer i Prophix

Transkript

1 PROPHIX 11 Systemansvarlige Michael Siglev Økonomiafdelingen Daniel Nygaard Ricken Økonomiafdelingen Vejledning Opdateret: September 2015 Version: 4

2 1. I Prophix er der mulighed for at påføre en bestemt kontering yderligere oplysninger ved hjælp af linjedetaljer. Hvis du eksempelvis skal budgettere på artskontoen Inventar, vil det være muligt at specificere, at de er gået til stole, til borde, til xx, osv.. Vær opmærksom på, at alle linjedetaljer ruller med op i konsolideringsrapporterne og ikke forbliver på decentralt niveau i de forskellige driftsbudgetterings- eller projektbudgetteringstemplates. Det vil derfor være muligt at genfinde linjedetaljer for alle kontostrenge i konsolideringsrapporterne og i de driftsbudgetterings- eller projektbudgetteringstemplates, som de oprindeligt blev oprettet i. 1.1 Oprettelse af linjedetaljer For at oprette en linjedetalje skal man stå i den specifikke celle, som du vil oprette en linjedetalje for. Hver opmærksom på, at der kun kan oprettes linjedetaljer for en månedscelle, og dermed ikke ved års- og totalceller. Når den specifikke celle er markeret, skal der højre-klikkes og derefter vælger du Linjedetaljer. Prophix-vejledning: Side 2 af 10

3 Følgende menu vil komme frem: Bemærk at kontostrengen øverst i menuen vil være den streng, som du har valgt tidligere i templaten. Brug knappen Indsæt til at lave så mange linjer, du har behov for. De nye linjer vil fremkomme under den nederste linje i ovenstående billede. Der er i følgende eksempel sat 3 ekstra linjer ind der er altså trykket på Indsæt 3 gange efter hinanden. Prophix-vejledning: Side 3 af 10

4 Derefter lægges de 3 oplysninger ind på som stole på i marts, borde på i februar og xx med ligeligt fordelt over året: Prophix-vejledning: Side 4 af 10

5 Teksten Stole, Borde og xx er blot skrevet ind i feltet ved at markere feltet under Beskrivelse og skriv. På samme måde er de sat ind i marts og de sat ind i februar for henholdsvis Stole og Borde. De ligeligt fordelte ved xx er indsat ved at markerede Linjetotal cellen og skrive Prophix vil derefter spørge, om beløbet skal fordeles ligeligt, fordeles på baggrund af værdier i andre medlemsegenskaber, fordeles på baggrund af de andre linjedetaljer eller fordeles på baggrund af data i en anden kontostreng: Bemærk, hvis du vælger fordeling på baggrund af data i en anden kontostreng, skal du kende den specifikke kontostreng, hvor Prophix skal finde det allerede budgetterede data. Dette kunne i princippet også være ældre budgetteret data fra tidligere år, hvis du vil fordele omkostningen på samme måde, som du har gjort i et tidligere år. For at fordele beløbet markere du en fordelingsmetode og trykker på OK. I eksemplet er beløbet fordelt ligeligt ud over året. Prophix-vejledning: Side 5 af 10

6 Tryk derefter på Gem, når du er færdig med at indskrive dine linjedetaljer. Følgende boks kommer frem: Tryk OK og luk derefter Linjedetalje -vinduet. Prophix-vejledning: Side 6 af 10

7 De celler i driftsbudgetterings- og projektbudgetteringstemplaten, der har en linjedetalje tilknyttet sig, vil være markeret med en lille blå trekant i højre nederste hjørne. Denne symboliserer, at der er foretaget en yderligere opdeling af tallene. I eksemplet ser det således ud: 1.2 Sletning af linjedetaljer Hvis du vil fjerne en linjedetalje, skal du markere den celle, som har en linjedetalje tilknyttet sig. Derefter åbner du Linjedetaljer menuen som forklaret ovenfor ud fra ovenstående eksempel, vil du se følgende menu: Prophix-vejledning: Side 7 af 10

8 For at slette en bestemt linje markerer du linjen, der skal slettes, og trykker på Slet : Følgende boks vil komme frem: Vælg Ja, og linjedetaljen vil blive slettet: Prophix-vejledning: Side 8 af 10

9 Tryk på Gem for at gemme ændringen i Linjedetaljen. Og luk Linjedetalje vinduet. Prophix-vejledning: Side 9 af 10

10 Ønsker du at slette hele linjedetaljen, skal du vælge Slet alt : Følgende boks kommer frem: Tryk på Ja for at slette hele linjedetaljen. Og tryk igen på Gem for at gemme ændringen i Linjedetaljen, og luk Linjedetalje vinduet. Linjedetaljen vil nu være fjernet, og den lille blå trekant vil være væk i templaten ved alle celler. Prophix-vejledning: Side 10 af 10