Brugermanual Kontrolpanel

Transkript

1 XL-BYG WEBSITE CONTENT MANAGEMENT SYSTEM Brugermanual Kontrolpanel af: Henrik Thue Nielsen // Webmaster XL-BYG NB. Brugermanualer holdes løbende opdateret, når der tilføjes ny funktionalitet til systemet eller hvis der foretages fejlretning. Der informeres altid herom på Dashboard når du er logget ind på XL-BYG CMS. XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 2 Login med certifikat og adgangskoder... 3 Hjælp til at få oplyst dine brugeroplysninger... 3 Menupunkterne i kontrolpanelet... 4 Banner (NB. funktionen er pt. ikke aktiveret) timers service... 4 Forretningsgangen... 4 Sådan behandles 24-timers henvendelser i XL-BYG CMS... 5 Sletning af en henvendelse... 7 Tilføjelse/sletning af ADMINISTRATIVE modtager- adresser i forretningen... 7 Administration... 8 Login oprettelse af redaktører/brugere af XL-BYG CMS... 8 Opsætning... 9 Stamdata... 9 Fragtzoner Palletyper Ændringslog af brugermanual Support og egne notater XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

3 LOGIN MED CERTIFIKAT OG ADGANGSKODER BROWSERE XL-BYG CMS kan benyttes med følgende browsere på Mac og PC: Internet Explorer (8.0+), Chrome, Firefox og Safari. CERTIFIKAT For at få adgang til XL-BYG CMS skal du have indlæst et certifikat; en sikkerhedsforanstaltning der sikrer at du som bruger har ret til at tilgå administrationen fra den computer du sidder ved. Dette certifikat har du modtaget i en da du blev oprettet som bruger (og kan tilsendes igen til dig, hvis du ikke længere har mailen se nedenfor) Certifikatet indlæses, som en cookie på computeren, når du klikker på certifikat-linket i den du har modtaget i forbindelse med din oprettelse som bruger. Det sker af forskellige årsager, at computeren får slettet denne cookie. Er det tilfældet genindlæses certifikatet fra en. LOGIN Start med at logge på XL-BYG CMS her: 1. Gå til siden: (indtast dit brugernavn) 3. Password: (indtast dit password) GLEMT ADGANGSKODER Har du glemt dine adgangsoplysninger kan du klikke på Klik her for at få tilsendt brugernavn/password? Følg anvisningerne med at indtaste enten webshoppens adresse eller den adresse du er registreret med som bruger af systemet. Kort efter vil du modtage en ny indeholdende certifikat og adgangskoder på den indtastede -adresse. Hjælp til at få oplyst dine brugeroplysninger Kan du ikke huske ovenstående eller hvordan du får adgang til systemet, kan du tage fat i forretningens ITansvarlige, der kan hjælpe dig med at få tilsendt dine brugeroplysninger eller se support på sidste side. XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

4 MENUPUNKTERNE I KONTROLPANELET Kontrolpanelet giver adgang til opsætning og administration af webshoppen og lokalsiden. Klik på menupunktet Kontrolpanel og vælg et menupunkt: Banner 24-timers service Administration Papirkurv BANNER (NB. FUNKTIONEN ER PT. IKKE AKTIVERET) Bannerfunktionen anvendes ikke på nuværende tidspunkt, men skal kunne anvendes til at oprette bannere i højreside, når der bliver lukket op for administration af forretningens lokalside i XL-BYG CMS. 24-TIMERS SERVICE Forretningsgangen En kunde kan benytte sig af at få et uforpligtende tilbud inden for 24-timer fra sin lokale XL-BYG. Kort beskrevet her hvorledes det sker og hvordan det håndteres: 1. Kunden udfylder en henvendelse indeholdende kontaktoplysninger, samt oplysninger om projektet (se 24-timer formularen på a. Der sendes en mail-advisering til forretningens webshop-mail, samt en kopi af mailen til kunden. 2. I XL-BYG CMS oprettes automatisk en sag i modulet 24-timer. a. I 24-timers modul håndteres henvendelsen i fire statusmuligheder: i. Åbne ii. Under behandling iii. Afsluttede iv. Slettet 3. Forretningen kontakter kunden og aftaler detaljerne omkring projektet og fremsender tilbud inden 24 timer. a. Er der tale om et mere omfattende tilbud der ikke kan afgives tilbud på inden for 24 timer, må forretningen kontakte og forklare kunden at det tager længere tid at beregne tilbuddet, samt med hvornår forretningen vender tilbage. b. Det vigtigste er at forretningen har været i kontakt med kunden inden for 24 timer 4. Når tilbuddet er godkendt afsluttes behandlingen af henvendelsen ved indtastning af værdien af ordren. Slettes en ordre skal værdien sættes til 1,- kr. 5. I statistik-modulet kan forretningen efterfølgende følge værdien af 24-timers konceptet. VIGTIGT! Der sendes på intet tidspunkt mails fra 24-timers service til kunden. XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

5 Sådan behandles 24-timers henvendelser i XL-BYG CMS 1. Åben 24-timers service modulet i Kontrolpanel 2. I Menu vises antallet af henvendelser med en bestemt status (se pkt. 2.a.) Klik på menupunktet Åbne og se oversigten over henvendelser, der endnu ikke er taget under behandling, samt emne (navn), oprettelsesdato, statusændring (dato) samt hvor lang tid der er til at tage kontakt til kunden inden fristen overskrides. 3. Klik på Rediger-knappen for at åbne henvendelsen: 4. Under status ændres fra Åbne til Under behandling efter kunden er blevet kontaktet vedrørende sin henvendelse. Afslut med at klikke på GEM (nederst på siden). XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

6 5. Under svar indtastes supplerende oplysninger omkring tilbudsgivningen, hvad det er der er aftalt med kunden og egne notater. Klik på GEM. Under tidligere svar listes i datoorden en historik på de svar der har været afgivet til kunden undervejs i forløbet. Brug SVAR-feltet tilat holde styr på henvendelsen. 6. NB. Der sendes IKKE nogen mail til kunden på noget tidspunkt fra 24-timer modulet oplysningerne der indtastes anvendes udelukkende til eget brug. Brug istedet , brev eller telefon (fax) til at holde kunden informeret: 7. Når henvendelsen er færdigbehandlet og klar til status Afsluttede, åbnes henvendelsen til redigering og status ændres til Afsluttede. Men for at kunne afslutte en henvendelse skal ordreværdien af henvendelsen indtastes. Afslut med at klikke på Gem. VIGTIGT! En henvendelse kan ikke afsluttes førend der er indtastes en ordreværdi (minimum 1,- kr.): XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

7 8. Klik på OK for at lukke for advarslen og indtast ordreværdien i feltet og afslut med Gem. Herefter placeres henvendelsen ind under punktet Afsluttede. Sletning af en henvendelse Det er muligt at slette en henvendelse ved at vælge punktet Slettede, hvis henvendelsen ikke fører til en ordre. Afslut med at klikke på Gem. Henvendelsen ligger nu under Slettede. Tilføjelse/sletning af ADMINISTRATIVE modtager- adresser i forretningen Gå ind under Kontrolpanel -> 24 timers service Menupunktet Modtager af mail for XXX Tilføj/slet -adresse og afslut med GEM XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

8 ADMINISTRATION Login oprettelse af redaktører/brugere af XL-BYG CMS Login og redaktører Start med at klikke på fanebladet Login for at få adgang til oprettelse af redaktører. Forretningens IT-ansvarlige, eller andre der har Webadministrator-brugerrettigheder, styrer hvilke medarbejdere der skal have adgang til XL-BYG CMS et og hvilke bruger-rettigheder der gives den enkelte Redaktør. Klik på Redaktører under fanebladet Login I højre side vises nu oversigten Redaktører eller brugere der har adgang til forretningens webadministration For at oprette en ny Redaktør skrives det fulde Fornavn og Efternavn ind i feltet Navn. Udfyld feltet og opret redaktøren ved at klikke på Gem Redaktørens navn står nu i listen under Navn-feltet Klik på redaktørens navn for at færdiggøre oprettelsen (eller redigere en eksisterende redaktør) med manglende oplysninger: o Navn - tjek at det fulde navn står angivet o - tjek at denne er korrekt o Password her indtastes redaktørens brugernavn o ForretNr feltet autoudfyldes, men tjek at oplysningen er korrekt o Hovedforr. - feltet autoudfyldes, men tjek at oplysningen er korrekt (hovedforretningen, hvis forretningen er en del af en koncern) o Profil Vælg mellem følgende rettighedsprofiler Admin SUPER - kun en enkelt eller to personer i forretningen bør have denne profil: Kan skifte mellem forskellige forretninger (hvis mere end en forretning udover XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

9 hovedforretning) Oprette sider, Oprette produkter, Redigere i webshop og stamdata, Redigere i redaktører/brugere incl. Admin SUPER samt Redigere i bannere. Webmaster - kun en enkelt eller to personer i forretningen bør have denne profil: Oprette sider, Oprette nyheder, Oprette produkter, Redigere i webshop og stamdata, Redigere i redaktører/brugere incl. Admin SUPER samt Redigere i bannere. Webadministrator: Oprette sider, Oprette produkter, Redigere i webshop og admin, Redigere i redaktører/brugere samt Redigere i bannere. Shopmanager har begrænsede rettigheder til kun at håndtere webshopordrer For at slette en Redaktør klik på Slet ud for den redaktør der ønskes slettet fra systemet. Opsætning eshop indstillinger Start med at klikke på fanebladet Opsætning. Herfra administrerer redaktører med Webadministratorbrugerrettigheder følgende: Stamdata Betaling Fragt Klik på Stamdata, betaling og fragt for at få vist en oversigt i panelet til højre med den/de forretninger der er tilknyttet redakøren/forretningen. Klik på Navn for at få adgang til indstillingerne for den valgte forretning STAMDATA På Stamdata er forretningens grundlæggende oplysninger oprettet. Undgå så vidt muligt at rette i oplysningerne, da flere felter har betydning for funktionalitet på webshoppen. Følgende felter bør der kun rettes i (de øvrige felter skal der ikke ændres i): Navn ret forretningens navn Adresse ret forretningens adresse Post nr. ret forretningens post nr. By ret forretningens bynavn Telefon - ret forretningens Tekst vedr. betaling (anvendes kun af koncerner med flere forretninger med en hovedforretning) Indtastninger kan fortrydes med ANNULLER hvis ikke der har været klikket på GEM eller GEM/LUK. XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

10 FRAGTZONER Alle varer i webshoppen er enten født med at de skal leveres som Stykgods eller med Pakkepost. Under fanebladet Fragtzoner styres fragt på stykgodsleveringer (levering med lastbil). Det er muligt at angive op til 10 forskellige fragtzoner. Fragtzone 1 udfyldes med de postnumre som ligger tættest på forretningen. Der udfyldes en pris for fragt samt hvis der ved samlet købet over en vis pris leveres fragtfrit ud til kunden, indenfor fragtzonen. Udfyld fragtzone 2 med de postnumre som ikke ligger tæt på forretningen, men lige udenfor fragtzone 1 osv. Man behøver ikke udfylde alle fragtzoner. De fleste har zone 1 og 2 udfyldt, måske op til zone 3. VIGTIGT! I fragtzone 11 skrives den fragtprisen det koster at levere til det øvrige postnumre. Fragtmatrice Under fanebladet Fragtmatrice udfyldes fragtprisen for småpakker. Følg anvisningerne for redigering af fragtpriser. Bemærk at intervallerne skal oplyses i GRAM. NB. Gavekort sendes i intervallet 0-3 Gram og må IKKE slettes. Betalingsmetoder Under fanebladet Betalingsmetoder kan de betalingsmetoder forretningen har til rådighed styres. Det sker sjældent at der skal laves ændringer og kræver fuld indsigt i hvilke betalingsformer der er aftalt med Nets (tidligere PBS). XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

11 VIGTIGT! Inden der foretages ændringer i indstillingerne i betalingsmetoderne skal den ansvarlige for Nets indløsningsaftale (bogholderiet) kontaktes, så der ikke aktiveres betalingsformer som indløsningsaftalen ikke understøtter! PALLETYPER Ditas indkøb opretter de palletyper der tilbydes på webshoppen. Fra kæden fødes palletyperne med en salgs- og retur standardpris. Disse priser kan forretningen selv ændre. Klik på redigeringssymbolet for at redigere priserne Palle pris her kan udsalgsprisen ændres Palle returpris her kan returprisen ændres Afslut med at klikke på GEM for at gemme ændringerne XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers

12 ÆNDRINGSLOG AF BRUGERMANUAL Version 1.02 Administration 24-timers service Tilføjelse/sletning af modtager- adresser 24-timer service SUPPORT OG EGNE NOTATER Har du spørgsmål til hvordan du anvender eshop administrationen kan du kontakte XL-BYG kædens webmaster for support. Henrik Thue Nielsen Webmaster E: T: Egne notater: XL-BYG CMS / manual ordrehåndtering vers