Forslag til ny organisering af stabene

Transkript

1 Forslag til ny organisering af stabene 1

2 Indledning I forbindelse med en reduktion af antallet af direktører fra 7 til 6 skal der træffes beslutning om, hvordan opgavefordeling og ledelsesstrukturen i fremtiden skal være i de enheder, der i dag udgør Fællesstaben, Økonomstaben, Borgmestersekretariatet og Udviklingsafdelingen. Udgangspunktet er, at enhederne skal referere til henholdsvis Kommunaldirektøren og Økonomidirektøren. Med det formål er der gennemført en proces, hvor der dels er foretaget vurdering af fordelingen på direktørområder er dels en vurdering af behovet for at ændre i opgavefordeling og ledelsesstruktur på chef og afdelingslederniveau. I den gennemførte proces er der indhentet input fra: Samtaler mellem Kommunaldirektøren og de enkelte chefer og afdelingsledere Drøftelser i MED-udvalg og efterfølgende skriftlig afrapportering Idégenerering på workshop den 11. september 2012, herunder input fra kunder /samarbejdspartnere (centrale og decentrale ledelsesrepræsentanter fra fagdirektørområderne) Øvrige konkrete forslag fra medarbejdere m.v. Disse input blev samlet i et idékatalog, som baggrund for ændret organisering. Med baggrund heri udarbejdede Kommunaldirektøren og Økonomidirektøren tre scenarier for den fremtidige organisering som blev præsenteret på stormødet den 27. september MED-udvalg, chefer og ledere har efterfølgende drøftet de tre scenarier og givet bemærkninger hertil som ligeledes er indgået i beslutningsgrundlaget ved udarbejdelsen af det følgende forslag. Organisatoriske principper for den administrative organisation Den ændrede organisering af stabene bygger på de samme organisatoriske principper og pejlemærker som den overordnede administrative organisation, herunder ledelsesgrundlaget de personalepolitiske værdier og MED-aftalen. Dette betyder, at stabene skal sikre helhed i opgaveløsningen, understøtte helhedstænkning i den samlede organisation og organiseres efter det bærende princip fra borgeren og ind. Herudover er pejlemærkerne for organiseringen således: Stærke faglige miljøer med fokus på synergi og vidensdeling Tværgående samarbejde og projektorganisering Klar opgavefordeling med korte beslutningsveje Delegation af ansvar og kompetence til den enkelte medarbejder i videst muligt omfang ud fra princippet omvendt kompetence På denne baggrund, og med de input som er kommet fra MED-udvalgene, drøftelserne på workshoppen og tilbagemeldingerne fra samarbejdspartnerne, er der enighed om, at der i den nye organisering skal være fokus på øget samarbejde og koordinering på tværs af alle fagområder. Dette er en forudsætning for optimering af opgaveløsning og ressorudeforbrug. Synliggjorte udfordringer I processen er der peget på følgende væsentlige udfordringer for organisering af stabene: Behov for at styrke koordineringen af opgaveløsning internt mellem stabene og i forhold til kunder og samarbejdspartnere. Behov for mere entydig placering af opgaverne, og i organisationen som helhed synliggøre, hvor og til hvem man skal henvende sig. Tilpasning af ledelsesstrukturen til de færre direktører, altså færre chefer Specifikt er der peget på: o Bedre koordinering mellem Løn & Personale og Forhandling, 2

3 o Mere entydig opgavefordeling på det samlede personaleområde og synliggørelse heraf o Klar opgavefordeling mellem de dele af Udviklingsafdelingen og HR og Kvalitet, der beskæftiger sig med f.eks. innovations- og kvalitetsopgaven, organisationsudvikling og projektledelse m.m. Kan der opnås synergi ved etablering af et Fællessekretariat for de to direktørområder? Skal der etableres et egentligt direktionssekretariat Er de mindre afdelinger budgetmæssigt bæredygtige i den nuværende struktur? 3

4 Beskrivelse af ny organisation Den nye organisering af stabene indebærer, udover justeringer af opgavefordelingen afdelinger og chefområder imellem, at antallet af chefområder reduceres fra de nuværende 9 til fremover 7. De nye chefområder er alle begrundet i deres strategisk vigtige betydning og vurderes som såvel fagligt som økonomisk bæredygtige. De syv chefer indgår i kommunens Strategisk Lederforum sammen med øvrige chefer i fagforvaltningerne. For at styrke koordineringen af opgaveløsningen internt mellem stabene og i forhold til kunder og samarbejdspartnere etableres der ét samlet stabschefforum for de to direktørområder med deltagelse af alle chefer i stabene, som skal understøtte overordnet koordinering på tværs. For eksempel udmøntning af direktionens strategi- og handleplan, prioritering af større projekter, allokering af ressourcer til særlige indsatsområder m.m. Etablering af et samlet stabschefforum er centralt for at understøtte den tværgående koordinering, men ansvaret for at sikre intern koordinering i den løbende opgaveløsning er delegeret til alle ledere og medarbejdere. Det fælles stabschefforum suppleres af chefgrupper under henholdsvis Kommunaldirektøren og Økonomi- & Personaledirektøren. Samarbejdet med og betjeningen af fagdirektørområderne styrkes gennem et øget fokus på stabenes matrixorganisering, hvor der sikres éntydigt ansvar på tværs af stabene i forhold til de enkelte projekter og opgaver. Koordineringen af den løbende opgaveløsning skal foregå ukompliceret, og i det løbende samarbejde med linieorganisationen er det den enkelte medarbejder, der ud fra princippet om én indgang, koordinerer i nødvendigt omfang på tværs af chefområder. Såfremt det er hensigtsmæssigt vil der ske en fysisk samling af de nyetablerede afdelinger, og i det hele taget skal rådhusets fleksible rammer udnyttes. MED-struktur MED-strukturen under de to direktørområder drøftes efterfølgende. Budget og økonomi i stabene Der er økonomisk balance i det nuværende stabe, i det man har gennemført tidligere trufne beslutninger om besparelser. Generelt vil der for hvert chefområde i den nye organisation være et budget til løn mv. med virkning for budget Der vil skulle ske en fordeling i det videre forløb, som gerne skal være afklaret inden 31. december Der er ikke taget stilling til udmøntning af de nye besparelser i budget , hvor administrationen generelt reduceres med 5 %. Stabene må forventes at tage sin andel heraf. Besparelserne vil, med baggrund i drøftelse i MED-udvalg, blive fordelt efter en prioritering på direktør- og chefniveau. 4

5 Organisationsdiagram for ny organisering af stabene Kommunaldirektør Erhvervs- og Udviklingsafdelingen Kommunikation Sekretariatet - Fællesstabens sekretariat - Borgmestersekretariat - Udviklingsafdelingens sekretariat - Økonomistabens sekretariat - Jura - Kantine - Rådhusbetjente Økonomi- og Personaledirektør Personale & Organisation IT & Digitalisering Indkøb & Udbud Økonomi Budget & Analyse Job & Velfærd Børn, kultur og teknik. Regnskab og systemopt. Teknisk service Brugerservice HR & Organisation Løn & Forhandling 5

6 Kommunaldirektørens område Med reference til Kommunaldirektøren etableres tre chefområder: Sekretariatet, Erhvervs- og Udviklingsafdelingen og Kommunikation. Sekretariatet Erik Mathiasen Jura teamorganiseres med faglig koordinator, der refererer til chefen for Sekretariatet. Frem til udgangen af marts 2013 ledes Jura af Juridisk, med reference til Kommunaldirektøren. Inden da tages der stilling til den samlede bemanding af Jura. Det forudsættes, at den faglige koordinator rekrutteres blandt de nuværende medarbejdere i Jura. Sekretariatet etableres af medarbejderne fra følgende nuværende funktioner: Fællesstabens sekretariat (Inkl. Kantine og Rådhusbetjente) Borgmestersekretariatet Økonomistabens sekretariat Udviklingsafdelingens sekretariat Jura Sekretærfunktionen for Borgmester og Kommunaldirektør varetages uændret af borgmestersekretariatet, der udgør selvstændigt team koordineret af sekretæren for Kommunaldirektøren. Indtil videre fastholdes rådhusdriften, herunder Rådhusbetjentene og Kantinen, i Fællessekretariatet med de nuværende ledelsesforhold. Der igangsættes i forbindelse med budget 2013 en proces omkring Facility Management, hvor hele driften af Rådhuset eventuelt samles i én afdeling. Denne proces forventes afsluttet medio Etablering af et fælles sekretariat sikrer en øget grad af fleksibilitet, faglig bæredygtighed og specialisering. Dette vil endvidere give mulighed for en øget effektivisering af arbejdsgangene. Sekretariatet skal betjene alle stabsfunktionerne, direktionen, Borgmester samt Økonomiudvalg og Byråd, og vil derfor kunne bidrage med en øget koordinering på tværs. Organisering og opgavefordeling i Sekretariatet fastlægges nærmere efter etablering, herunder afklares varetagelse af den specifikke sekretariatsbetjening af direktionen. Erhvervs- & Udviklingsafdelingen Kristian Brøns Nielsen Ændring I Erhvervs- & Udviklingsafdelingen indgår den nuværende Udviklingsafdeling bortset fra sekretariatet i den nuværende Udviklingsafdeling, som fremover indgår i Sekretariatet (svarende til én stilling). Opgaverne vedrørende innovation og organisationsanalyse, der indgår i chefområdet Personale & Organisation (svarende til én stilling). Erhvervs- og Udviklingsafdelingen er herudover uændret organiseret med to teams. Samarbejdet med forvaltningen for Kultur, Service & Events om udvikling af oplevelser og arrangementer med afsæt i Udviklingsstrategi 2011 vil fortsat være et væsentligt fokusområde. 6

7 En entydig placering af innovation og organisationsanalyse i HR & Organisation vil sikre koordinering og synergi i opgaveløsningen. Kommunikation Marianne Thingholm Kommunikationsafdelingen bliver en stabsfunktion med reference til kommunaldirektøren. Opgaveporteføljen er uændret. Samarbejdet med forvaltningen for Kultur, Service & Events om udvikling af oplevelser og arrangementer med afsæt i Udviklingsstrategi 2011 vil fortsat være et væsentligt fokusområde. Den strategiske betjening af Borgmester og Kommunaldirektør som udgør en væsentlig del af kommunikationsopgaverne sikres optimalt ved en direkte reference til Kommunaldirektøren. Der vil fortsat være et uændret fokus på servicering af interne samarbejdspartnere i fagforvaltningerne og de øvrige stabsfunktioner. Økonomi- og personaledirektørens område Med reference til Økonomi- og personaledirektøren etableres 4 chefområder. Personale & Organisation, IT & Digitalisering, Indkøb & Udbud samt Økonomi. Økonomi Jørgen Bach Afdelingsledere Regnskab & systemoptimering, Jørgen Jensen Job & Velfærd, Bjarne Hougaard Børn, Kultur og Teknik, Helle Kisum Budget & Analyse ledes af chef Jørgen Bach. Nuværende Løn & Personale overføres til ny Personale & Organisation (1 leder og ca. 15 medarbejdere) Sekretariatsopgaver overføres til Sekretariatet (1 medarbejder) Økonomistaben blev omorganiseret i Omorganiseringen blev blandt andet gennemført for at styrke afdelingens kapacitet med hensyn til controlling, ledelsesinformation og analysefunktion. Tilbagemeldingerne fra forvaltningerne og de økonomiske resultater viser, at Økonomistaben er på rette vej, men tilbagemeldingerne fra workshoppen på Søndermølle viser samtidig, at målene endnu ikke er nået. Det er derfor vigtigt at fortsætte kompetenceudviklingen, som er igangsat ved KOP 12, samt opprioritere analysekapaciteten ved nyansættelser ved stillingsledighed. Det er vurderingen, at det bedst kan ske ved en fortsættelse af den nuværende organisering af økonomiområdet, og at de nuværende sektioner har en passende størrelse. Da Løn & Personale nu udskilles fra Økonomistaben og lægges sammen med Forhandling er det vigtigt, at der fortsat løbende koordinering mellem Løn & Forhandling og Økonomi herunder i særlig grad omkring systemanvendelse, IT-værktøjer til decentral lønsumsstyring, styring af oprettelse af lønkonti/stamdata og sygefraværsdata mm. 7

8 Indkøb og udbud Tina Bjørnholt Arbejdsskadeforsikringsopgaven samles i Indkøb & Udbud ved overførsel af opgaver og ressourcer fra nuværende HR & Kvalitet. Dette afklares nærmere i det videre forløb. Indkøb & Udbud er et vigtigt område i forbindelse med konkurrenceudsættelse. Der er desuden over 200 udbudspligtige områder vedrørende varekøb og tjenesteydelser, og mange har fortsat ikke været i udbud. Både af hensyn til lovlige og billige indkøb er det vigtigt at have fokus på videreudvikling af området. Byrådet har i budget opprioriteret området med yderligere to stillinger. Desuden er arbejdet med konkurrenceudsættelser af en sådan karakter, at direkte reference til direktør er hensigtsmæssigt. IT & Digitalisering Erik Sørensen Afdelingsledere Brugerservice, Ole K. Christiansen Teknisk Service, Jakob Albertsen Sekretariatsopgaver overføres evt. til Fællessekretariat afklares i det videre forløb. En ændret organisering af IT-området er allerede besluttet og under implementering. Denne nye organisering skal gøre IT & Digitalisering endnu bedre i stand til at understøtte Byrådets vedtagne digitaliserings- og innovationsstrategier. På denne baggrund vurderes der ikke behov at ændre yderligere i organiseringen af IT- og Digitalisering. Personale & Organisation Claus Fjeldgaard Afdelingsleder Løn & Forhandling, Gitte Sørensen Faglig koordinator løn, Vinnie Vinter Afdelingen for HR & Organisation ledes af chef Claus Fjeldgaard og teamorganiseres efter nærmere afklaring. Løn & Personale sammenlægges med Forhandling til én afdeling Løn & Forhandling. Opgaven vedrørende innovation og organisationsanalyse overføres fra Udviklingsafdelingen til HR & Organisation, herunder forventeligt én medarbejder. Administration af arbejdsskadeforsikringer overføres fra nuværende HR & Kvalitet til Indkøb & Udbud. Afklaring af opgaver og ressourcer afklares nærmere. 8

9 Organisering af opgaverne vedrørende sygefravær i forhold til HR & Organisation og Løn & Forhandling afklares nærmere. Målet med etablering af Personale & Organisation er at skabe en samlet personaleafdeling, hvor opgaverne omkring HR, forhandling samt løn samles og dermed bedre kan koordineres. Hermed sikres også en mere synlig og entydig indgang for hele organisationen til personale- og organisationsopgaver. Målet med overførslen af innovationsopgaven fra Udviklingsafdelingen til HR & Organisation er at skabe en tættere tilknytning til arbejdet med effektivisering og organisationsudvikling. Videre forløb Direktionens indstilling til den nye organisering behandles politisk den 14. november i Økonomiudvalget og den 21. november i Byrådet. Med forbehold for denne godkendelse er tidsplanen, at den nye organisering træder i kraft pr. 1. december