Bestyrelsesmøde. Mødedato: 7. november Klokken : 17.00

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 1 Mødedato: 7. november Klokken : Bestyrelsen: init.: Formand Claes Jensen CJ Næstformand Herdis Larsen HL Best.medlem Kirsten Boeriis Nielsen KBN Best.medlem Frederik Schrøder FS Best.medlem Stine Kallerup Sørensen SKS Best.medlem Torben Lokjær TL Best.medlem Martin T. Rise Christensen MRC Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: Herdis Larsen EMNER TIL BEHANDLING 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. oktober Meddelelser fra formanden VISA dankort. 4. Meddelelser fra andre bestyrelsesmedlemmer KB: På vegne af afd. 18 Vennesla- og Saloparken som ikke er tilfreds med specifikationen vedr. fordelingsnøglen for Driftsog Serviceafdelingen. BESLUTNING Godkendt uden bemærkninger. Godkendt uden bemærkninger. Oprettet VISA dankort til organisationsbestyrelsen på kr., som kan anvendes til mødeaktivitet herunder mad, drikke og transport. UV oplyste, at administrationen den 3. oktober har sendt afdelingsbestyrelsen et notat, som viser hvilke udgifter, der bogføres i drift og service. Ligeledes er fordelingsnøgle oplyst. UV beder KB/afdelingsbestyrelsen være mere konkrete, idet det ikke er god skik bare at tilkendegive at det svar, som er fremsendt ikke kan accepteres uden at give en nærmere tilkendegivelse af, hvad der ønskes konkretiseret. Fordelingsnøglen er bestemt ikke hemmelig, og det blev besluttet at UV skulle udarbejde en specifikation. 5. Rapportering fra direktionen a. Hovedforeningen Dagsorden Styringsdialogmøde med Aarhus Kommune den 9. november Følgende dagsorden er fremsendt fra Aarhus Kommune:

2 2 Dagsorden 1. Økonomi, drift og administration Økonomi i hovedselskabet o egenkapital (likvid del, likviditetskravet, tilskud/kriterier) o egenkapitalens fremadrettede udvikling o administrationshonorar (størrelse, kostægte budgettering) o formueforvaltning (afkast, principper) Soliditet i afdelingerne (henlæggelser) Revisionsprotokollat Forvaltningsrevision Effektiviseringer (fusion/potentiale) 2. Ledelse og beboerdemokrati Der vil under punktet være særlig fokus på udviklingen siden seneste styringsdialog: Ledelsen i ny organisation Beboerdemokrati o Afdelinger uden afdelingsbestyrelse o Afdelinger hvor beboerdemokratiet iflg. styringsrapporten bør styrkes. o Aktiviteter til styrkelse af beboerdemokratiet 3. Renoveringer, nybyggeri mv. Kommende helhedsplaner Renoveringer Nybyggeri 4. Energirenoveringer mv. Evt. strategi og praksis (vision) 5. Diverse Ekstraordinært afdelingsmøde afd. 45 Valg af bestyrelsesmedlemmer mv. Besøgsrapport fra Arbejdstilsynets tilsyn (AT) og resultatet heraf: Strakspåbud. Torsdag den 24. november 2016 kl Fælleshuset Engkærgårds Alle i Malling. AT har med baggrund i en skade på arbejdspladsen fra august måned besøgt driftsafdelingen på Stampmøllevej. En medarbejder har klippet sig i fingeren med en hækklipper. Mødedeltagere: NP, Ole Hvid og AT. Resultatet af besøget var et strakspåbud om at anvende hækklipperen forsvarligt. b. Afdelingerne Forespørgsel fra afd. 33 om organisationens holdning til AirBnB UV undersøger ved BL s jurister om lovligheden af, at lejerne reklamerer med udlejning af deres bolig via AirBnB. Svaret medtages på et af de kommende bestyrelsesmøder til drøftelse og beslutning.

3 RENOVERINGSPROJEKT Afd. 35 Stenhøjgårdsvej møde med Landsbyggefonden NYBYGGERI Afd. 28 Høghus etape II Bestyrelsen fik en kort opdatering om status på renoveringsprojektet og de udfordringer, vi står overfor, samt en redegørelse fra mødet med Landsbyggefonden. Vi afventer LBF s svar i uge 46. DAI arbejder i øjeblikket på, at få de 18 boliger placeret på matriklen. Det kræver dog en mindre dispensation i forhold til lokalplanforslaget. Vi håber at økonomiudvalget godkender boligernes placering, og udnyttelse af byggegrunden, på et møde den 29. november. 3 Afd. 47 Veilgårdsparken UV fremlage arkitektens forslag, som er en smule anderledes end det oprindelig tiltænkte. Ændringen i projektet er en konsekvens af stadigt stigende priser på byggeri. For at minimere disse har det været nødvendigt at reducere antallet af gavle i projektet. Vi forventer en boligfordeling som er: 4 små 2 vær. på ca. 55 m2. 6 stk. 2 vær. på ca. 65 m2 12 stk. 3 vær. på ca. 85 m2 12 stk. 4 vær. på ca. 102 m2 4 stk. 5 vær. på ca. 110 m2 FLYGTNINGEBOLIGER Invitation fra Odder Kommune. I Odder Kommune er der opstået et øget behov for almene boliger, hvilket især skyldes et større antal tilkomne flygtninge. Odder Kommune ønsker derfor at få opført ca. 40 almene boliger i kommunen primært til brug for disse flygtninge og deres familier. Idet der er tale om almene boliger, som primært skal anvendes af flygtninge, så vil der være nogle begrænsninger i forhold til størrelsen på huslejen, og dermed også til antal m 2. Odder Kommune har inviteret DOMI Bolig til en indledende uformel drøftelse af mulighederne for iværksættelse af et sådant projekt. DOMI Bolig går i tænkeboks med projektmuligheder. Tidshorisonten for projektet vil være med en godkendelse af Skema A senest den 31. december 2017.

4 4 6. Økonomi a. Balance b. Regnskaber Plan for Regnskabsaflæggelse 2016 Tidsplan: Mandag Uge 1 Bogholderiet udkast til årsregnskab - start. Fredag Uge 2 Sidste faktura i huset Uge 5 Bogholderiet afleverer 1. udkast af årsregnskab til gennemgang af UV. Fredag Uge 7 Bogholderiet gør klar til revisor. Mandag Uge 8 Opstart revisor. Fredag Uge 10 Revisors godkendte regnskaber og protokol afleveres til kontoret. Mandag Uge 11 Regnskaber udsendes til afdelingsbestyrelserne for godkendelse og underskrift. Protokol skal ikke sendes til afdelingsbestyrelserne. Regnskaberne returneres inden hovedbestyrelsesmødet i uge 14 (torsdag den 6. april). Uge 11 Afdelingsbestyrelserne tilbydes et regnskabsmøde for gennemgang af regnskabet i uge 12. Evt. de første dage i uge 13. Torsdag Uge 14 Regnskab og protokol forelægges på et bestyrelsesmøde til godkendelse. Protokol fremsendes til bestyrelsen 8 dage før mødet, regnskaberne kan evt. udleveres på mødet. Regnskaberne underskrives på dette møde. Torsdag Uge 22 Repræsentantskabsmøde: Dagsorden udsendes senest torsdag den (uge 18), dvs. 4 uger før mødet. Regnskabsberetning med dagsorden udsendes eller udleveres evt. på mødet. Regnskab for hovedforeningen samt alle afdelinger udsendes senest torsdag den (uge 21) dvs. 8 dage før. Medio/ultimo juni 2017 Referat fra repræsentantskabsmødet udsendes til beboerne.

5 5 c. Budgetter d. Dispositionsfonden e. Egen trækningsret i LBF f. Likviditet Afkastopgørelse PP Capital for perioden til , og perioden til Afkastopgørelse Djurslands Bank for perioden til ,29 % 1,23 % UV har meddelt PP Capital, at vi ikke er tilfredse med afkastet for 2016, og at vi bliver nødsaget til at forholde os kritisk til dette. 2,34 % g. Revisionsprotokol 7. Projekter 8. Opfølgning på igangværende sager 9. Indkomne forslag 10. Kommende møder: Bestyrelsesmøder: Alle møder starter kl december 2016 Forslag til møder i 2017 Mandag den 16. januar Mandag den 27. februar Mandag den 20. marts Torsdag den 6. april (Regnskabsmøde) Mandag den 8. maj (Budgetmøde) Torsdag den 29. juni (Konstituerende møde) Mandag den 14. august Mandag den 2. oktober Mandag den 6. november Torsdag den 7. december (Orienteringsmøde). Orienteringsmøde: 8. december 2016 Forslag til møde Torsdag den 6. april (Samråd). Torsdag den 7. december (Orienteringsmøde) Repræsentantskabsmøde Forslag til repræsentantskabsmøde 2017 Torsdag den 1. juni 2017 eller Torsdag den 8. juni 2017.

6 6 Boligdage: 16. til 18. november Eventuelt Kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Mødet blev afholdt den 3. november. Der var i år 17 personer som deltog i kurset. Odder den / 2016 Bestyrelsens godkendelse af referatet: