Aleph, ver.20. Indkøb. Aleph, ver.20. Side 1

Transkript

1 Indkøb Aleph, ver.20 Side 1

2 Confidential Information The information herein is the property of Ex Libris Ltd. or its affiliates and any misuse or abuse will result in economic loss. DO NOT COPY UNLESS YOU HAVE BEEN GIVEN SPECIFIC WRITTEN AUTHORIZATION FROM EX LIBRIS LTD. This document is provided for limited and restricted purposes in accordance with a binding contract with Ex Libris Ltd. or an affiliate. The information herein includes trade secrets and is confidential. Disclaimer The information in this document will be subject to periodic change and updating. Please confirm that you have the most current documentation. There are no warranties of any kind, express or implied, provided in this documentation, other than those expressly agreed upon in the applicable Ex Libris contract. Any references in this document to non-ex Libris Web sites are provided for convenience only and do not in any manner serve as an endorsement of those Web sites. The materials at those Web sites are not part of the materials for this Ex Libris product and Ex Libris has no liability for materials on those Web sites. Copyright Ex Libris Limited, [2011]. All rights reserved. Documentation Originally Released [April] [2011] Side 2

3 Indholdsfortegnelse 1. Indkøb Opret en ordre Opret en post med henblik på indkøb Opret eller søg en post Opret ordren Ordretyper Kopier ordre Tilføj eller ret budget Tilføj et budget Ret budget Flere budgetter til én ordre Manglende budget Send ordre Udskriv / annuller Slet ordre Ryd ordreoversigten Ubehandlede ordrer Status NEW Web OPAC indkøbsbest Samlet ordreafgivelse Bestil / Bestil alle Genfinding Direkte søgning Opslag i ordreindex Søgemodul Modtagelse Modtage en enkelt ordre Modtag enkelt ordre med faktura Se / Opdatere / Tilknytte budget Fællesfaktura Tilknyt enkelt ordrer til Fællesfaktura Samlet modtagelse Modtag / Modtag alle Reserverede materialer Rykkere Manuelle rykkere Svar fra Leverandør Annullering af en ordre Side 3

4 8. Administration Budgetter Filter Oprette budget Budgethierarki Objektkoder Overførsel mellem budgetter Leverandører Filter Oprette en leverandør Valuta Opdater (tilføj) en kurs Nyt budgetår Opret nyt budgetår Overfør disponeringer Overfør restbeløb EDI Oprettelse af ordrer Afsendelse af EDI-ordrer acq edi Rykkere Ordrer Tidsskriftshæfter Annullering af en ordre Leverandøren Opsætning af EDI (systemadministrator) edi_out_attr edi_in_attr UTIL G / edi_incoming edi/out Statuskoder Systemadministration Batchjobs Send ordreliste til leverandør Rykkere Budgettilladelser tab42 ændring af processtatus tab100 diverse parametre Side 4

5 Budget obligatorisk Budgetliste Ordreenhed Automatisk oprettelse af eksemplarer Objektkode acq.ini Pop up ved reserveret materiale Side 5

6 1. Indkøb Indkøbsmodulet er en del af accessionsklienten. De øvrige moduler i klienten er tidsskriftsstyring og søgning. I indkøbsmodulet foregår styringen af hele indkøbsprocessen. Indkøbsstyring eller ordrestyring forudsætter en bibliografisk post at styre på. Denne kan oprettes som en kvikkatalogisering i accessionsklienten. Indkøbsstyring inkluderer: Ordreoprettelse Udskrift / forsendelse af ordrer og rykkere Modtagelse af materialer Fakturering Modulet giver derudover mulighed for at administrere valuta, leverandører og budgetter. Indkøbsmodulet håndterer ordrer på alle typer af materialer. Også ordrer på tidsskriftsabonnementer varetages af indkøbsmodulet, mens selve styringen af modtagelse og rykning af de enkelte hæfter foregår i tidsskriftsmodulet. Opsætning af leverandører m.v. Ordreindex Ordrestyring Side 6

7 2. Opret en ordre 2.1 Opret en post med henblik på indkøb Inden du kan danne en ordre, skal der oprettes en bibliografisk post i den bibliografiske base. Posten kan oprettes i katalogiseringsmodulet og overføres til indkøbsmodulet, eller den kan kvikkatalogiseres i accessionsklienten Opret eller søg en post Du kan oprette en kvikkatalogiseret post i accessionsklienten. Aktiver Ordrer / Katalogiser post for at kvikkatalogisere. Vælg den bibliografiske base, posten skal lagres i. Derved popper en dialog op med de af biblioteket definerede felter. Udfyld så mange data som muligt og tryk OK. Dialogen lukkes, posten lagres, og der skiftes automatisk til ordrefunktionen. Hvis man overfører en post fra katalogisering eller fra søgning, placeres man også automatisk i ordrefunktionen. 2.2 Opret ordren Skift til højre del af skærmen og aktiver Tilføj. Vælg en af ordretyperne: Monografi Tidsskrift Stående ordre Nederste rude aktiveres og er klar til inddatering. En ordre skal tilknyttes en filial. Skal du bestille til flere filialer, skal du oprette flere ordrer. Når du har inddateret, skal ordreoprettelsen afsluttes med tryk på Tilføj. Side 7

8 2.2.1 Ordretyper Der findes tre ordretyper, som er beskrevet efterfølgende. Alle benytter følgende knapper: Knapper Tilføj / Opdater Gem som def. Beregn Opretter eller opdaterer ordren, inkl. tjek af obligatoriske felter Ved at klikke på denne knap gemmes alle inddaterede / valgte værdier som defaultværdier på nær prisoplysninger samt note om pris og antal Man kan slette defaultværdier ved at nulstille enkelte eller alle felter og trykke knappen igen. Man kan slettes alle ved menupunktet Aleph / Slet ordre defaults Udregner prisoplysninger Prisoplysninger udregnes automatisk ved klik på Tilføj Monografi Felt Indhold Obligatorisk Faneblad 2 Ordre Ordrenr. Genereres automatisk, kan overskrives Ja Ordrestatus Standard er NEW ved oprettelse. Ja Vælg eventuelt en anden kode (se afsnit 11) Ordrenr. 2 og 3 Ekstra ordrenumre kan inddateres. Inddater Nej et fælles nummer i Ordrenr.2 for ordrer, der skal behandles samlet (se afsnit 3.3) Ordrens ISBN Hentes fra 021 *a eller *e Nej ERM ID Anvendes ifm Verde Nej Ordregruppe Vælg fra liste Nej Materialets format Anvendes ifm Verde Nej Materialetype Vælg fra liste Ja Filial Vælg fra liste Ja Indkøbsmetode Vælg fra liste Ja Bestilt af ID Vælg eventuelt fra lånerregister Nej Handling I relation til låneren i feltet Bestilt af. Vælg fra Nej drop down (Send mail -> besked ved modtagelse) Godkender ID Vælg eventuelt fra lånerregister Nej Bibliotekets note Kan poppe op ved modtagelse (opsætning) Nej Side 8

9 Faneblad 3 Leverandør Leverandør kode Hent fra leverandørregister Ja Leverandør ref.nr. Inddater eventuelt Nej Leverandør note Inddater eventuelt Nej Kontaktperson Fra leverandørregistret, vælg eventuelt Nej Ordreforsendelse Brev eller Liste Ja Del af leverandørregistreringen, kan ændres Brevtype Del af leverandørregistreringen, kan ændres Ja (gælder kun Brev) Lev.måde Del af leverandørregistreringen, kan ændres Ja Forsendelsesmåde Del af leverandørregistreringen, kan ændres Ja (gælder kun Brev) Haster Hvis feltet er markeret med 'flueben', vil man Nej blive adviseret ved modtagelse i henhold til opsættelse af klienten Forventet modtaget = dagsdato + leverandørens leveringsfrist. - Udfyldes ved opdatering af ordren Rykkes i batch Sæt flueben, hvis ordren skal rykkes automatisk ifm batchjob (acq-12) - Faneblad 3 Antal og pris Antal eksemplarer Udfyld Ja Pris pr. stk. Udfyld Ja Pris i alt Udregnes automatisk Ja Note om antal Udfyld eventuelt Nej Opret beholdning Markeret (hvis opsat). Kan til- eller fravælges - Eksemplarer oprettes i henhold til opsætning i tab36 Afdeling Vælg eventuelt - Valuta Del af leverandørregistreringen Ja Listepris Udregnes: Antal eksemplarer * pris - Rabat / Ekstra Del af leverandørregistreringen - Procent Endelig pris Udregnes: Listepris kombineret med Rabat / - Ekstra Lokal pris Udregnes: Endelig pris ift valuta - Note om pris Inddater eventuelt Nej Disponeret budget Vælg eventuelt fra budgetregister Evt. Side 9

10 Tidsskrifter og Stående ordrer Felt Indhold Obligatorisk Faneblad 2 Ordre Som ovenfor. - OBS! Vælg Tidsskrift som materialetype Faneblad 3 Leverandør Som ovenfor SAMT - Subskription start Udfyld Ja Subskription slut Udfyld, så perioden dækker en årgang Ja Udfyldes, hvis budget er obligatorisk Budgetcyklus Antal budgetår, som prisen skal fordeles over Evt. Fornyelsesdato Af hensyn til disponering af budget Skal ses i sammenhæng med budgetcyklus Evt. Faneblad 3 Antal og pris Som ovenfor. OBS! Pris er pris pr. årgang / bind Kopier ordre Skal man oprette flere ordrer (fx til andre filialer), kan man fra ordreoversigten markere en eksisterende ordre på samme post og trykke Kopier. Herved oprettes en ny ordre, hvor data er kopieret fra den eksisterende. Tilret og opdater ordren. Side 10

11 2.3 Tilføj eller ret budget Ønsker du at tilføje et budget efter at ordren er oprettet, skal det ske fra menupunktet Budget i navigationsruden. Du kan også vælge et andet budget fra denne funktion. Ligesom kan du fordele en ordre over flere budgetter. Når budgettet / budgetterne er tilføjet, skifter man til ordreoversigten og sender ordren (se afsnit 2.4). Felter Tilføj budgetkode Disponering Disponering procent Ordrens forventede pris Ordrens lokale pris Ordrens valuta Disponering i alt Udfyld med budgetkode eller vælg et budget ved klik på Udfyldes ved anvendelse af flere budgetter med det beløb, der skal disponeres på valgte budget Skal det valgte budget disponeres for en procentdel af prisen, inddateres procenttallet her. Slet i så tilfælde at beløbet i Disponering Stammer fra ordren Stammer fra ordren Stammer fra ordren Udfyldes ved anvendelse af flere budgetter Side 11

12 Knapper Tilføj budget Disponer Fjern budget Balance Tilføjer det valgte budget til ordren Disponerer beløbet (kan anvendes ved fordeling af en ordre over flere budgetter) Sletter budgettet fra ordren Klik på denne knap for at se det valgte budgets balance. Dette kan ske inden man tilføjet et budget Tilføj et budget Listen over budgetter tilknyttet ordren er tom. Vælg derfor et budget i feltet Tilføj budgetkode. Ordrens pris indsættes automatisk i feltet Disponering. Klik på Tilføj budget i øverste til højre i ruden Ret budget Skal du ændre en ordres budget, skal du først slette et eksisterende budget. Klik på Fjern budget. Herefter skal du tilføje det korrekte budget som beskrevet under Flere budgetter til én ordre Vælg først et af de budgetter, der skal disponeres. Ret den disponerede pris: Klik på Tilføj budget. Bemærk, at feltet Disponering i alt opdateres med det disponerede budget. Gentag for de øvrige budgetter indtil beløbet i feltet Disponering i alt er identisk med Ordrens forventede pris. I ordreoversigten markerer en * efter budgetkoden, at der er disponeret på flere budgetter. Side 12

13 2.3.4 Manglende budget Biblioteket kan have opsat indkøbsstyring således, at der skal tilknyttes et budget til en ordre. Får man ikke tilknyttet budgettet ved oprettelsen af ordren, bliver ordren ikke sendt. Der popper en meddelelse op, og ordren får status DNB (delayed no budget). Tilføj budgettet som beskrevet i afsnit Send ordre Når ordren er tilføjet, fremgår den af listen i øverste rude. Tryk på Send for at afsende ordren. Hvis leverandøren får tilsendt eller mailet breve enkeltvis, skifter ordrens status til SV (sent to vendor). Får leverandøren tilsendt en liste, der udskrives i batchjobbet acq-14 i servicemenuen, får ordren i første omgang status RSV (ready to send to vendor). Status ændres til SV, når jobbet er afviklet. Eksemplet viser 4 ordrer Den første har tilknyttet flere budgetter, er afsendt (status SV) Den anden skal udskrives via et batchjobbet acq-14 og har derfor status RSV Den tredje har ikke tilknyttet budget og har fået status DNB (se afsnit 2.3.4) Den fjerde er sendt til serveren mhp EDI afsendelse (se afsnit 10) og har fået status SV Side 13

14 2.5 Udskriv / annuller Marker en ordre i listen og aktiver knappen Udskriv/Annuller. Herved popper en lille dialog op, hvorfra man skal vælge: Udskriv kun information om posten (til internt brug). Ordrens status ændres ikke Udskriv afbestilling til leverandør (ordrens status ændres til LC library cancelled biblioteket har annulleret) Udskriv ordre til leverandør (identisk funktion som ved knappen Send) 2.6 Slet ordre Skal en ordre slettes, skal det ske fra ordrelisten. Tryk Slet. Bekræft, at du vil slette. Hvis der er oprettet eksemplarer ved dannelsen af ordren, skal man bekræfte, at disse slettes. 2.7 Ryd ordreoversigten Du kan rydde ordreoversigten ved klik på ikonet yderst til højre for titlen i værktøjslinjen. Du kan også aktivere menupunktet Skift / Reset ordre/tidsskrift. Side 14

15 3. Ubehandlede ordrer Ubehandlede ordrer er ordrer med status NEW, dvs. de er oprettet men ikke afsendt. Det kan også være godkendte forslag til ordrer oprettet af lånere i Web OPAC (jf. afsnit 3.2). Endelig kan det være ordrer til samlet ordreafgivelse; disse ordrer har status NEW og har samme Ordrenr Status NEW Vælg funktionen Ny / annulleret index under fanebladet Ordreindex i navigationsruden. Opslaget foretages gennem et filter, som man kan justere. Knapper Søg Slet filter Udskriv ordre Vælg Slet Slet alle Tryk på denne knap, hvis du har ændret filteret Tryk på denne knap, hvis du ønsker at nulstille filteret Udskriver ordreinformation. Status ændres ikke Overfører ordren til ordreoversigten under faneblad Sletter den markerede ordre / de markerede ordrer Sletter alle ordrer i listen Bemærk! Listen indeholder også ordrer til behandling under funktionen Samlet ordreafgivelse, som er beskrevet i se afsnit 3.3. Side 15

16 3.2 Web OPAC indkøbsbest. Denne liste indeholder forslag til indkøb oprettet af lånerne i Web OPAC. Disse er oprettet som ordrer med status ONW. Ordrer med denne status har ingen leverandør eller budget tilknyttet. Også her kan man benytte et filter ved opslag. Felter Index Startende med Filial Ordregruppe Fra/Til dato Vælg index Der foretages opslag på kriteriet på begyndelsen af indførslerne i det valgte index. Sætter du flueben i Exact match, skal hele kriteriet matche. Vælg evt. Vælg evt. Inddater eller vælg eventuelt datoer Knapper Opdater filter Slet filter Udskriv Vælg Godkend ordre Afvis ordre Tryk på denne knap, hvis du har ændret filteret Tryk på denne knap, hvis du ønsker at nulstille filteret Udskriver ordreinformation. Status ændres ikke Overfører forslaget til ordreoversigten under faneblad Ordrens status ændres fra ONW til NEW. Desuden indsættes OPAC som ordrens Ordrenr.2. Herefter kan Samlet ordreafgivelse anvendes (se afsnit 3.3) Marker eventuelt flere før du klikker Åbner et vindue til inddatering af årsagen til afvisningen. Denne tekst bliver også vist i lånerstatus på Web OPAC Ordrestatus ændres til LC (library cancelled) Side 16

17 3.3 Samlet ordreafgivelse Med denne funktion kan du færdiggøre og afsende flere ordrer til samme leverandør på én gang. Dette forudsætter enten at alle ordrer har samme indhold i Ordrenr.2 eller at de er oprettet vis Web OPAC. Felter Index Tekst i index Filial Ordregruppe Fra/Til dato Vælg index: ACQ-ORDER-NUM, der indexerer indholdet i Ordrenr.2 OPAC-REQUEST: Ordreforslag oprettet via Web OPAC, og som er behandlet under funktionen Web OPAC indkøbsbest. (se afsnit 3.2) Anvendes sammen med indexet ACQ-ORDER-NUM. Inddater indholdet i Ordrenr.2 Inddater OPAC, hvis der er tale om en viderebehandling af Web OPAC indkøbsbest. (se afsnit 3.2) Vælg evt. Vælg evt. Inddater eller vælg eventuelt datoer Knapper Opdater filter Slet filter Udskriv ordre Vælg Bestil / Bestil alle Tryk på denne knap, hvis du har ændret filteret Tryk på denne knap, hvis du ønsker at nulstille filteret Udskriver ordreinformation. Status ændres ikke Overfører forslaget til ordreoversigten under faneblad Marker en eller flere ordrer, der skal behandles og vælg Bestil. Vælger du Bestil alle gælder ordreafgivelsen alle ordrer i listen. Et vindue popper op til inddatering af ordreinformation. Se afsnit Side 17

18 3.3.1 Bestil / Bestil alle Når man vælger Bestil eller Bestil alle popper et vindue op til udfyldelse af ordreinformation. Felter Leverandør Vælg fra leverandørregistret ved at klikke på Status for samlet ordre Status for de afsendte ordrer Ordre afsendt (SV) Klar til afsendelse (RSV) Materialetype Vælg (obligatorisk) Indkøbsmetode Vælg (obligatorisk) Format Mhp Verde Ordregruppe Eventuelt Antal eks. Udfyld antal eksemplarer pr ordre Note om antal Udfyld eventuelt Beholdning Marker, hvis beholdningen skal oprettes oprettes Budget Vælg, hvis biblioteket anvender obligatorisk budgettilknytning Pris i alt Kan ikke udfyldes. Prisen tages fra den foreløbige ordre Klik på OK, hvorefter den samlede pris popper op også selv om den er Klik på Ja for at fortsætte (hvis det er i orden), og den samlede ordre udskrives. Side 18

19 Processen afslutter med et pop up vindue til oprettelse og fordeling af eksemplarerne, hvis man har markeret dette i forrige pop up: Felter Filial Afdeling Antal enheder Bestilte enheder Enheder i alt Knapper OK Tilføj Slet Luk Vælg Vælg Udfyld med antal til den valgte filial Antal enheder, der allerede er placeret på en filial Antal enheder t i bestillingen Når man har fordelt de bestilte enheder på de respektive filialer, afslutter man med klik på OK Tilføjer de valgte parametre Sletter en linje i listen over enheder Lukker vinduet uden at gemme. Man bliver spurgt om man vil lukke Side 19

20 4. Genfinding Genfinding af en ordre kan foretages ved hjælp af direkte søgning, opslag i ordreindexer eller i søgemodulet. 4.1 Direkte søgning Man skal søge en ordre frem med henblik på at registrere modtagelse m.m. Man kan foretage direkte opslag ved hjælp af funktionen i øverste værktøjslinje. Her kan man foretage opslag på fx ISBN, titler, ordre- og systemnumre. Resulterer opslaget i mere en 1 hit, vil man få vist posterne i søgemodulets korte oversigt. Herfra kan man vælge en titel i fuldt format, før det overføres til indkøb. 4.2 Opslag i ordreindex Anvender du opslag i ordreindex, aktiveres et filter, hvorigennem opslaget foretages. Opslaget aktiveres ved tryk på F7 eller tryk på dette faneblad i navigationsruden Ordreindexet vises i højre del, hvor øverste rude viser det senest anvendte filter, midterste del en liste over de ordrer, der hitter på kriterierne. Nederste del viser mere information om den markerede ordre. Du kan ændre på de foreslåede kriterier i ordreindexet for at foretage et opslag, der passer til den aktuelle situation. Vælg eller indtast ændrede kriterier og tryk Opdater filter. Der foretages opslag på kriteriet på begyndelsen af indførslerne i det valgte index. Sætter du flueben i Exact match, skal hele kriteriet matche. Side 20

21 Marker en ordre i listen og dobbeltklik eller tryk Vælg. Dette skifter til ordreoversigten, hvor den valgte ordre vises. 4.3 Søgemodul Man kan også foretage søgning i søgemodulet. Søg materialet frem og få det vist i fuldt format. Herfra kan du overføre til indkøb ved tryk på knappen Indkøb. Endelig kan du også overføre en ordre fra et andet modul eller en anden klient ved hjælp af funktionen Oversigt i Navigationsruden. Fra katalogiseringsklienten er desuden en direkte genvej. Side 21

22 5. Modtagelse Du kan registrere et materiale modtaget på flere måder: Ved registrering af modtagelse på en ordre: Du kan modtage en ordre uden at registrere faktura, hvis denne fx registreres i et andet led eller kommer senere Ved registrering af faktura på en enkelt ordre: Du kan registrere en faktura på en ordre, inkl. modtagelse af ordren Ved registrering af en fællesfaktura, hvortil de enkelte ordrer tilknyttes. Også her kan du registrere modtagelser udover fakturadata Samlet modtagelse Modtagelse fremgår af ordrestatus, ligeså fakturastatus. Budgetterne justeres med det samme en faktura er registreret. 5.1 Modtage en enkelt ordre Man kan registrere en ordre for modtaget uden at registrere fakturaen, fx i den situation, hvor fakturaen kommer senere. Bemærk, at ordrens status ændres ikke fra SV (afsendt) til CLS (lukket), før fakturaen er registreret. Søg ordren frem og aktiver funktionen Modtagelse i navigationsruden. Tryk Tilføj i modtage-ruden, hvorved inputruden nederst bliver aktiv. Hvis der er inddateret en note i ordren (feltet Bibliotekets note), popper indholdet i noten op. Som standard foreslås modtaget det antal eksemplarer, der er bestilt, samt at modtagelsen er komplet. Ret antal, hvis du ikke modtager alle bestilte eksemplarer, og fjern fluebenet i Komplet modtagelse. Dette vil fremgå at ordreoversigten som modtagestatus Ptl. Du kan inddatere dato for afsendelse, men det er ikke obligatorisk. Dags dato foreslås som dato for modtagelse. Side 22

23 Tryk Tilføj. Materialet ændrer processtatus i henhold til opsætningen. Hvis der i ordren var opsat en handling, fx send mail, gennemføres den ved registrering af modtagelsen. Modtagestatus fremgår af ordreoversigten. Endvidere kan du se antal modtagne eksemplarer i navigationsruden: 5.2 Modtag enkelt ordre med faktura Hvis du modtager en faktura gældende for én ordre kan du registrere fakturaen direkte på ordren. Søg det modtagne materiale frem, og aktiver Faktura i navigationsruden. Aktiver Tilføj i højre rude, og der popper en dialog op til inddatering af fakturanummeret. Inddater fakturanummeret, hvorved inputruden nederst bliver aktiv. Udfyld som minimum nettopris og fakturadato. Fjern markeringen i Komplet faktura, hvis ikke alle eksemplarer er modtaget og ret antal enheder. Dette vil fremgå at ordreoversigten som fakturastatus Ptl. Afslut med tryk på Tilføj. Der foretages kontrol på om en eventuel prisstigning procentuelt falder indenfor den tilladte grænse, der er registreret på budgettet. Side 23

24 Der popper en lille dialog op, hvor du skal tage stilling til, om materialerne skal registreres som modtaget. Dette vil gælde alle eksemplarer knyttet til ordren. Svarer du ja, ændres eksemplarernes processtatuskode i henhold til opsætningen, og ordren lukkes. Knapper Tilføj Beregn Budgetter Tilføjer fakturaen til ordren Beregner den totale og lokale pris samt beløb i alt ud fra nettobeløbet (hvilket også sker ved klik på Opdater) Giver en liste over tilknyttede budgetter til ordren. Er der ikke et budget, har man mulighed for at gøre det. Se afsnit Se / Opdatere / Tilknytte budget Under registrering af en enkelt faktura kan man slå op på de til ordren tilknyttede budgetter. Er der ikke tilknyttet et budget kan det ske i forbindelse med registrering af enkeltfakturaen. Klik på knappen Budgetter for at se, opdatere eller tilknytte budgetter. Felter Tilføj budgetkode Rediger budgetsum Udfyld med budgetkode eller vælg et budget ved klik på Udfyldes ved anvendelse af flere budgetter med det beløb, der skal disponeres på valgte budget Side 24

25 Debiter procent Sum i faktura Beløb i lokal valuta Fakturaens valuta Sum dækket budget Knapper Tilføj budget Rediger sum Slet budget Balance Gendan fra ordre Skal det valgte budget disponeres for en procentdel af prisen, inddateres procenttallet her. Slet i så tilfælde at beløbet i Budgetsum at redigere Stammer fra ordren Stammer fra ordren Stammer fra ordren Udfyldes med den sum, som budgettet dækker Tilføjer det valgte budget til ordren Tryk her efter rettelse af summen i feltet Rediger budgetsum Sletter budgettet fra ordren Klik på denne knap for at se det valgte budgets balance. Dette kan ske inden man tilføjet et budget Henter budgettet registreret i ordren Er et budget ikke tilknyttet, popper først en besked op om dette, hefter vises den tomme budgetliste. Inddater eller vælg budgetkoden i feltet Tilføj budgetkode og klik på Tilføj budget. Skal man tilknytte flere budgetter kan man anvende metoden beskrevet i afsnit Fællesfaktura En fællesfaktura registreres med udgangspunkt i en leverandør og et fakturanummer. Inddater leverandørkode i første felt og fakturanummer næste felt i værktøjslinjen øverst. Kender du ikke leverandørkoden, kan du slå op i leverandørregistret ved at klikke på opslagsknappen til højre for feltet. Findes fællesfakturaen i forvejen, vil ruden til højre blive udfyldt med fakturaens data. Findes den ikke, skal du bekræfte oprettelsen. Dette skifter til fanebladet Faktura med fokus på Fællesfaktura. Højre rude er klar til udfyldelse af de fælles data. Når disse er oprettet, skal du tilknytte de enkelte ordrer som enkelt fakturaer. Udfyld som minimum nettobeløb og fakturadato i fællesfakturaens input-rude. Afslut med tryk på Opdater. Side 25

26 Første faneblad indeholder oplysninger om fakturaen, mens andet vedrører betalingen af fakturaen. Knapper Opdater Beregn Slet Skift fakturanr. Udskriv Lagrer de inddaterede oplysninger Beregner den totale og lokale pris ud fra nettobeløbet (hvilket også sker ved klik på Opdater) Sletter fællesfakturaen og de tilknyttede enkeltfakturaer Skifter man fakturanummer, vil også eventuelle budgettransaktioner, enkeltfakturaer samt eksemplarer blive opdateret Udskriver fakturaoplysninger, inkl. enkeltfakturaer I faneblad 1 kan man nøjes med at inddatere nettobeløb og fakturadato: Felter Nettobeløb Nettobeløb anført på fakturaen Forsendelse Forsendelsesgebyr (del af totalprisen) Ekspeditionsgebyr Ekspeditionsgebyr (del af totalprisen) Forsikring Forsikring (del af totalprisen) Rabat Rabat (beløb), der fratrækkes nettobeløbet Total Totalprisen (udregnes automatisk) Total inkl.moms Totalprisen (udregnes automatisk) Lokal pris Prisen omregnet til grundvalutaen (DKK) Ref.til faktura Til information Type Til information. Vælg eventuelt anden type Status Til information. Vælg eventuelt anden status Valuta Leverandørens valuta foreslås. Vælg om muligt en anden Kurs Den aktuelle kurs på valutaen Fakturadato Overskriv eller vælg fra kalender Modtage dato Dags dato foreslået, overskriv eventuelt Afsendt dato Udfyldes med fakturadato, med mindre du inddaterer en dato Moms Ikke en del af standard Debet / Kredit Debet er som standard afmærket Side 26

27 5.3.1 Tilknyt enkelt ordrer til Fællesfaktura Nu skal de respektive ordrer tilknyttes i form af enkelte fakturaer. Aktiver punktet Enkelt faktura i Navigationsruden. Registrerede enkelt fakturaer fremgår af parentesen ([antal enkelt fakturaer] [fællesfakturaens beløb] / [beløb i alt på registrerede enkelt fakturaer]). Tryk på Tilføj, og en lille dialog popper op, hvorfra du skal vælge ordren. Man kan foretage opslag i på bl.a. ordrenummer og leverandørkode. Giver opslaget ikke ét hit, men flere, skal du vælge fra ordreindexet. Når du har valgt en ordre udfyldes inputruden med ordrens data: Udfyld inputruden nederst med minimum nettobeløb. Fjern markeringen i Komplet faktura, hvis ikke alle eksemplarer er modtaget og ret antal enheder. Dette vil fremgå at ordreoversigten som fakturastatus Ptl. Afslut med tryk på Tilføj. Der foretages kontrol på om en eventuel prisstigning procentuelt falder indenfor den tilladte grænse. Du skal tage stilling til, om materialerne skal registreres som modtaget. Svarer du ja, ændres eksemplarernes processtatuskode i henhold til opsætningen. Gentag processen til alle enkelt ordrer er tilknyttet fakturaen. Side 27

28 Knapper Tilføj Beregn Budgetter Tilføjer ordren til fællesfakturaen Beregner den totale og lokale pris samt beløb i alt ud fra nettobeløbet (hvilket også sker ved klik på Opdater) Giver en liste over tilknyttede budgetter til ordren. Er der ikke et budget, har man mulighed for at gøre det. Se afsnit Der dannes en liste over enkeltfakturaer knyttet til fællesfakturaen. Man får en advarsel, hvis man forlader registreringen af enkeltfakturaer, før hele fakturabeløbet er fordelt på enkeltfakturaer. Det fremgår i øvrigt også af felterne over listen. Læg om nødvendigt beløbet på en eller flere enkeltfakturaer og opdater. Side 28

29 5.4 Samlet modtagelse Med denne funktion kan du modtage flere ordrer til samme leverandør på én gang. Funktionen hedder Samlet modtagelse, og den findes under fanebladet Opslag i ordreindex. Først vælger man de ordrer, der skal modtages. Man kan markere en eller flere ordrer. Felter Ordrenr.2 Filial Leverandør Fra/Til dato Inddater nummer eller tekst i Ordrenr.2 for at filtrere på ordrer med dette indhold i feltet Vælg evt. Filtrer eventuelt på leverandør. Der filtreres på ordrens leverandør med mindre Fakturanr. også er udfyldt. I så fald er det fakturaens leverandør, der anvendes i filteret Inddater eller vælg eventuelt datoer Knapper Opdater filter Slet filter Udskriv ordre Vælg Modtag / Modtag alle Tryk på denne knap, hvis du har ændret filteret Tryk på denne knap, hvis du ønsker at nulstille filteret Udskriver ordreinformation. Status ændres ikke Overfører forslaget til ordreoversigten under faneblad Marker en eller flere ordrer, der skal behandles og vælg Modtag. Vælger du Modtag alle gælder det alle ordrer i listen. Side 29

30 5.4.1 Modtag / Modtag alle Vælger man Modtag eller Modtag alle, popper et vindue op. Modtage dato er sat til dags dato, og den kan overskrives. Inddater eventuelt en Afsendt dato. Funktionen giver ikke mulighed for at ændre på antal modtagne eksemplarer, pris eller lignende. Er Opret faktura markeret, oprettes en faktura pr ordre med informationer fra ordren (pris, budget mv.). Der dannes også en fællesfaktura med udgangspunkt i enkeltfakturaerne. Klik på OK for at registrere modtagelserne. Dette giver et pop up med en opsummering af de udførte transaktioner: (Der ikke blev dannet faktura på den ene ordre, idet dens pris er 0.00) OBS! Denne funktion kontrollerer ikke for objektkoder (se afsnit 8.1.4) 5.5 Reserverede materialer Er det materiale, der registreres som modtaget, reserveret, vil der poppe en meddelelse op pr. eksemplar, der kan opfylde reserveringen. Dette sker dog ikke ved samlet modtagelse. Opfølgning på reservering skal ske i udlånsklienten. Side 30

31 6. Rykkere Rykning kan foregå manuelt fra den enkelte ordre. Rykning kan også ske fra et batchjob i servicemenuen, hvor dette sker med udgangspunkt i forventet modtagelsesdato. Rykning i servicemenuen knytter an til ordretypen: M monografi (p_acq_12): Rykkere eller rapport kan dannes for en given leverandør eller for alle, for en / flere / alle filialer samt for en / flere / alle ordreenheder Man kan vælge at får en oversigt over potentielle rykkere ved at danne en rapport uden at opdatere ordrerne Man kan fravælge udskrift af breve til leverandørerne O stående ordre (p_acq_11): Rapport over stående ordrer, hvor der ikke er modtaget et nyt bind indenfor det antal dage, der er registreret i feltet 'Max.dage til modt.' (ordrens faneblad 3). Der kan filtreres på en / flere / alle filialer samt på en / flere / alle ordreenheder Rykkerbreve skal sendes manuelt fra den enkelte ordre S tidsskrifter (p_acq_19): Rapport over tidsskriftsordrer, der endnu ikke er modtaget. Rykning skal ske manuelt fra den enkelte ordre. Rykkere på de enkelte tidsskriftshæfter dannes i jobbet, der er placeret under menupunktet Tidsskrifter: Dan rykkerbreve / rapporter (serial-44) NB! Hvis der er flueben feltet EDI kun ordrer i leverandørregistreringen, vil rykkerne blive ikke blive sendt via EDI. Side 31

32 6.1 Manuelle rykkere Man kan rykke ordrer enkeltvis fra funktionen Rykkere i navigationsruden under fanebladet Ordre. Denne funktion giver en oversigt over allerede afsendte rykkere. Tryk Tilføj for at igangsætte en rykning. Fokus skifter til nederste rude. Hvis der ønskes yderligere tekst på rykkeren end standardteksten, kan man udfylde feltet rykkertekst. Som rykkerdato foreslås dags dato, denne kan overskrives. Tryk på Tilføj og rykkeren udskrives / mailes / sendes via EDI. Forventet modtagedato opdateres automatisk i forhold til den foreslåede dato, hvis der er flueben i feltet nederst. Side 32

33 6.1.1 Svar fra Leverandør Svarer leverandøren på rykkeren, skal svaret tilknyttes selve rykkeren. Genfind ordren og aktiver Rykkere. Marker rykkeren og udfyld svaret i inputruden nederst. Udfyld svardato og selve svaret. Hvis svaret giver anledning til ændring af forventet modtagedato, skal denne opdateres: fjern fluebenet og vælg en anden dato en ordrens oprindelige. Side 33

34 7. Annullering af en ordre En ordre kan annulleres fra ordreoversigten. Tryk Udskriv / Annuller og vælg udskriftstype fra pop-op dialogen: Ordren får status LC biblioteket har annulleret (library cancelled). Beløbet nulstilles i budgettet. Er der oprettet eksemplarer i forbindelse med ordren, skal de slettes manuelt. Alternativt kan man opsætte systemet således, at processtatuskoden automatisk ændres. 8. Administration Under fanebladet Administration findes udover Job Manager en række registre, der anvendes i ordrestyringen. 8.1 Budgetter Hvis biblioteket har valgt at anvende budgetter, skal disse forefindes. Man skal have knyttet tilladelse til at anvende budgetterne til sit login. Budgetter, der er oprettet som årlige budgetter, kan fremskrives år efter år. Se afsnit 9. Dette forudsætter, at budgetkoden har efterstillet [år], fx MONO Side 34

35 Øverste rude til højre viser listen over budgetter, der matcher det opsatte filter. Til venstre for listen er de søge- og filtreringsmuligheder, du kan tage i anvendelse, for at få vist de budgetter, der vedrører dit arbejdsområde Filter Du kan søge og filtrere således at listen over budgetter tilpasses dit brug. Filtret lagres på pc en og anvendes indtil næste gang, du justerer det. 1. Vælg filtreringsmetode 2. Inddater tekst til filtrering: Skan: starten af budgettet Stikord: søgning på ord i navn, afdeling og eksternt budget Eksakt: det fulde budgetnavn Trunkering: anvend * (højre- og venstretrunkering, maskering) Gruppe: søgning på budgetgruppe eller overbudget 4. Vælg OK, og listen filtreres 3. Vælg eventuelt filter på filial, status og budgetår Man kan filtrere på filial. Derved fanges de budgetter, der er knyttet til denne filial og de budgetter, der IKKE har en filialtilknytning. Tilsvarende gælder for år. Reset nulstiller filtrene. Man kan kun resette, når metoden Skan eller Gruppe er valgt. Hvis der er flueben i feltet Med autorisation, filtreres således, at der udelukkende vises de budgetter, som det aktuelle login har tilladelse til at anvende, dvs. allokere, overføre til/fra, disponere og /eller forbruge. Side 35

36 8.1.2 Oprette budget Aktiver knappen Tilføj (eller Kopier) til venstre for budgetregistret for at oprette et nyt budget. Dette åbner en input-rude nederst. Udfyld først de to første faneblade: Faneblad 1: Felt Indhold Obligatorisk Afdeling Til information, søgbart Nej Eksternt budget Til information, søgbart Nej Budgetkode Max 50 tegn. Undgå blank Ja Suffix bør være ÅÅÅÅ af hensyn til videre- og overførsel af budget til efterfølgende år, fx 2011 (se afsnit 9) Overbudget Vælg fra register. Budgetter kan på den måde indgå i hierarkier Nej Anvend overbudget i fakturarapport Sæt flueben, hvis overbudget skal indgå i fakturarapport (acq-10) i stedet for budgettet Budgettype Vælg fra liste. Kun til information Nej Navn Budgettets navn, søgbart (60 tegn) Anbefales Fra / til Budgetårets start- og slutdato. Der kan disponeres Ja i dette tidsrum Budgetstatus Vælg fra liste Ja Budgetgrupper Vælg fra liste eller inddater. Første gruppe kan Nej anvendes i visse batchjobs Noter Til information Nej Faneblad 2 Felt Indhold Obligatorisk Objektkoder Marker eventuelt Ja Max over/under disponeret Max over/under forbrug Udtrykt i procent Begræns til under disp./forbrug Årligt budget Beløb eller procent, hvormed man kan overskride budgettet ved disponering ved oprettelse af ordre Beløb eller procent, hvormed man kan overskride budgettet ved betaling af faktura Sæt markering, hvis Max over/under disponeret og forbrug er udtrykt i procent. Hvis ingen markering er de udtrykt i koner og ører Sæt markering, hvis Max over/under disponeret og forbrug KUN gælder underdisponering og forbrug. Ingen markering: både over- og underdisponering og forbrug tilladt Sæt markering, hvis budgettet skal kunne fremskrives Nej Nej Nej Nej Nej Nej Side 36

37 Tryk på Tilføj, hvorved budgettet tilføjes registret. Herefter skal der allokeres beløb til budgettet. Aktiver faneblad 4. Transaktioner og tryk Alloker. Herved popper en dialog op: Vælg bevillingstype (Grundbev. eller blot Bevilling) og inddater beløbet i rubrikken Sum. Hvis du ikke vælger valuta, anvendes den valuta, der er opsat som værende standard (DKK). Skal budgettet fremskrives de følgende år, anbefales det at indsætte beløbet som grundbevilling første gang du indsætter på et budget. Derved indsættes tilsvarende beløb med eventuel procentvis stigning automatisk ved oprettelse af nyt budgetår. Se afsnit 9. Skal budgettet begrænses til ordrer til bestemte filialer, skal du aktivere faneblad 5. Marker de tilladte filialer. Faneblad 3 viser den til enhver tid værende aktuelle balance. Budgetinformationerne kan udskrives Budgethierarki Budgetter kan indsættes i et hierarki med henblik på at danne oversigter på det øverste niveau. Indsæt et allerede oprettet budget i overniveau i feltet Overbudget i registreringen af underbudgettet. Sæt flueben ud for feltet Anvend overbudget i fakturarapport, hvis budgettet skal indgå i budgetoversigter og fakturarapport. Et budget kan både have et overbudget og selv være overbudget til et andet. På denne måde kan man operere med flere niveauer i hierarkiet. Side 37

38 8.1.4 Objektkoder Objektkoder er knyttet til fakturering. Man kan begrænse anvendelsen af et budget til bestemte budgetkoder. Ved oprettelse af faktura kontrolleres fakturaens objektkode op mod budgettets objektkode. Man kan opsætte obligatorisk anvendelse af objektkoder. Dette indebærer, at man skal vælge objektkode ved registrering af alle fakturaer, også selv om budgettet tillader anvendelse af alle objektkoder Overførsel mellem budgetter Hvis der skal overføres et beløb fra et budget til et andet, skal du aktivere funktionen Overfør budget i Navigationsruden. Fremsøg de to budgetter det gælder, ved tryk på. Noter beløbet i feltet mellem de to budgetter. Overfør beløbet ved tryk på en af pil-knapperne. Man kan tilknytte en note til overførslen nederst i ruden. Overførslen opdateres straks i ruden. Den fremgår tillige af begge budgetters transaktionsliste. Side 38

39 8.2 Leverandører En ordre skal sendes til en leverandør, og leverandøren skal være oprettet i leverandørregistret. Dette register vedligeholdes under fanebladet Administration i Navigationsruden. Øverste rude viser listen over leverandører. Til venstre for listen findes søge- og filtreringsmuligheder Filter Du kan søge og filtrere således at listen over leverandører tilpasses dit brug. Filtret lagres på pc en og anvendes indtil næste gang, du justerer det. En leverandørregistrering kan ikke slettes, hvis der er ordrer knyttet til den. Man gør registreringen inaktiv. Man kan filtrere de inaktive leverandører fra. 1. Vælg filtreringsmetode 2. Inddater tekst til filtrering: Navn: starten af leverandørens navn Kode: starten af leverandørkoden Eksakt: den eksakte leverandørkode Stikord: Søgning på enkelte ord i ekstra kode, leverandørnavn, kontaktperson, land, materialetype og adresseinformation Brug * til trunkering 4. Vælg OK, og listen filtreres 3. Vælg eventuelt filter på filial og valuta Side 39

40 Man kan filtrere på filial. Derved fanges de leverandører, der er knyttet til denne filial og de leverandører, der IKKE har en filialtilknytning. Tilsvarende gælder for valuta. Reset nulstiller filtrene. Man kan kun resette, når metoderne Navn og Kode er valgt Oprette en leverandør Aktiver knappen Tilføj (eller Kopier) til venstre for leverandørregistret for at oprette en ny leverandør. Dette åbner en input-rude nederst. Det er en god ide at udfylde så mange felter på faneblad 2 og 3 som muligt, da disse data indgår i ordreoprettelse (så slipper man for at udfylde de samme data i hver ordre). Det er muligt at udfylde følgende felter over 4 faneblade: Faneblad 1: Felt Indhold Obligatorisk Leverandørkode Max 20 tegn, ingen blanke Ja Leverandør EDI Leverandørens EDI-kode. Op til 35 tegn Ja, hvis EDI EDI, kun ordrer EDI anvendes kun til ordrer, ikke rykkere Nej EDI type Vælg Ja, hvis EDI Ekstra kode Max 20 tegn, ingen blanke Nej Leverandør navn Max 80 tegn. Fremgår af leverandørregistret Ja Status Vælg fra liste (udfyld, hvis du vil kunne filtrere Nej på aktive leverandører) Sprog På breve / mails til leverandøren Ja Land Orienterende note, søgbar Nej Materialetype Orienterende note, søgbar Nej Note Orienterende note, søgbar nej Faneblad 2: Felt Indhold Obligatorisk Konto (M / S) Bibliotekets kontonr. (monografi / tidsskrift). Nej Kun til information Leverandør konto Leverandørens kontonr. Kun til information Nej Valuta 1-4 Vælg fra liste. Valuta 1 foreslås i ordrer Ja (Valuta 1) Rabat/ekstra - hvis biblioteket altid får rabat Nej + hvis biblioteket altid skal betale ekstra Procent Procentsatsen i rabat eller ekstra nej Ordreforsendelse En ordre i et brev ad gangen (LE) eller samlet i Ja en liste (LI), der afsendes via servicemenuen Side 40

41 Brev / listeformat Brev/liste sendes som Biblioteket kan anvende flere formuleringer på breve (ordrer, rykkere). Vælg fra liste Vælg forsendelsesform Ja Ja Faneblad 3: Felt Indhold Obligatorisk Kontaktperson Inddater eventuelt. Kun til information, søgbar Nej 1-5 som vedhæftet Vælg type for vedhæftede filer til Nej Lev.måde 1-3 Leverandørens leveringsmåde. Vælg fra liste Ja (nr.1) (MONO) Leveringsfrist 1- Antal dage fra ordreafgivelse til forventet modtagelse Ja (nr.1) 3 pr. leveringsmåde Lev.måde 4-5 Leverandørens leveringsmåde. Vælg fra liste Nej (TSS) Leveringsfrist 4-5 Leverandørens leveringsmåde. Vælg fra liste Nej Når leverandøren er oprettet, kan man begrænse brugen af denne til bestemte filialer. Dette gøres på faneblad 4, hvor man markerer de tilladte filialer. Afslut med at registrere leverandørens adresse(r). Side 41

42 Leverandøradresse Når grundregistreringen af leverandøren er foretaget, skal adresserne oprettes. Aktiver knappen Adresse til højre for leverandørregistret. Hvis alle adresser er identiske, kan du nøjes med at registrere ordreadressen på faneblad 1. Det gælder dog ikke EDI på faneblad 5. Her gælder følgende: Adresselinie 1: IP-adressen eller dens alias Adresselinie 2: Brugernavn Adresselinie 3: Password Side 42

43 8.3 Valuta Valutakurser kræves for overhovedet at kunne oprette en ordre og afsende den til en leverandør. En ordre skal have en pris (angivet i en valuta). Endvidere skal man ved oprettelsen af en leverandør beskrive hvilken valuta, man vil handle i. Under funktionen Valuta oprettes og vedligeholdes valutaer, dvs. valutakoder og -kurser. Bemærk! Danske kroner skal forefindes som en valuta. Også danske kroner uden moms. Listen over valutaer og kurser vises pr. en given dato, som standard dags dato. Hvis man overskriver datoen med en tidligere dato og trykker Søg kan man se valutakurserne pr. denne dato. Knapper Tilføj kurs Slet kurs Tilføj valuta Slet valuta Til opdatering af kursen på en eksisterende valuta. Tidligere kurser gemmes Sletning af den aktuelle kurs. Den forrige kurs indsættes Anvendes til oprettelse af en ny valuta. Tilføj først valutakoden, hvorved den lagres i listen. Marker den og tilføj valuta Sletning af den markerede valuta Side 43

44 8.3.1 Opdater (tilføj) en kurs Marker den valuta, hvor kursen skal opdateres og tryk Tilføj kurs. Derved åbnes nederste rude til input. Skriv kursen (= prisen for 1 enhed) og ret eventuelt datoen. Beløb skrives oveni de eksisterende tal: kroner oveni tallene før punktummet, ører oveni de to 0 er efter punktummet. Klik Tilføj. Denne kurs er nu den gældende for de kommende ordrer og fakturaer. 9. Nyt budgetår Oprettelse af nyt budgetår består af 3 trin: Først oprettes det nye budgetår Dernæst overføres disponeringer Til slut overføres restbalance Alle tre trin udføres via jobs i servicemenuen. Aktiver Servicemenu / Budgetstyring og vælg jobbene enkeltvis. Side 44

45 9.1 Opret nyt budgetår Vælg Servicemenu / Budgetstyring / Opret årlige budgetter (acq_05). Udfyld nyt budgetår Opretter grundbevilling med udgangspunkt i forrige års grundbevilling Procentvis stigning ift sidste års budget. Udfyld kun hele tal (der kan ikke registreres et fald) Udfyld uddata fil Hvis man ikke opretter grundbevilling, skal den senere oprettes manuelt for hvert enkelt budget. Side 45

46 9.2 Overfør disponeringer Når budgetterne er oprettet, skal man overføre disponeringer fra det forrige år til det nye år. Det skal gennemføres for henholdsvis monografordrer (acq_06_a) og stående ordrer / tidsskriftsordrer (acq_06_b), hvor ordrestatus er SV. Hvert job udskriver en rapport over fornyede dvs. overførte disponeringer. Du kan undlade at opdatere disponeringerne for at få udskrevet en rapport, inden du rent faktisk foretager overførslerne. Eksempel på overførsel af tidsskriftsordrer (acq_06_b). Rapport fil skal udfyldes Udfyld nyt budgetår Vælg Nej, hvis der kun skal dannes en rapport Vælg Tidsskrift eller Stående ordrer Procentvis stigning ift sidste års pris. Udfyld kun hele tal. Findes ikke for acq-06-a Side 46

47 9.3 Overfør restbeløb Når de udestående disponeringer er overført, kan restbeløbet fra det forrige budgetår overføres. Aktiver Servicemenu / Budgetstyring / Overfør restbalance (acq-07). Udfyld nyt budgetår CRO se nedenfor Flyt markeringen til Nej, hvis den negative balance ( underskud ) ikke skal overføres Uddata fil skal udfyldes CRO carryover Denne funktion overfører udisponerede midler fra forrige år til det nye. Afhængig af markeringen sker følgende: Ja: overfører det udisponerede beløb og lukker det gamle budget, så det får status NA Nej: lukker det gamle budget med status NA Side 47

48 10. EDI Aleph arbejder med EDI-standarderne UN/EDIFACT (EANCOM), UN/EDIFACT og EDItEUR. EDI kan anvendes til afgivelse af ordrer, rykning og modtagelse af beskeder fra leverandøren. EDI skal være opsat hos både biblioteket og leverandøren for at virke. Aleph understøtter følgende EDI-meddelelsestyper: Udgående (fra biblioteket til leverandøren): ORDERS: afsendelse af ordrer, både fra selve ordren og i batch ORDCHG: afbestilling fra ordren OSTENQ: rykker på ordrer: monografier: både fra selve ordren og I batch tidsskrifter: online, dvs. fra selv ordren stående ordrer: online, dvs. fra selv ordren OSTENQ: rykker på tidsskriftshefter, både fra tidsskriftsstyring og i batch Indkommende (fra leverandøren til biblioteket): INVOIC: modtagelse af faktura (både for tidsskrifter og monografier) ORDRSP: svar på ordrer og svar på rykkere (både for tidsskrifter og monografier) DESADV: Modtagelse af tidsskriftshæfter 10.1 Oprettelse af ordrer I oprettelsen af en ordre vælges en EDI-leverandør. Følgende felter er aktuelle i forbindelse med EDI på ordrens faneblad 3: Side 48

49 Vælg en leverandør opsat til EDI. Er ordreforsendelse LE, skal forsendelsesmåden være EDI (ved ordreforsendelse LI tages automatisk forsendelsesmåden som den er opsat i leverandørregistreringen). Se evt. afsnit 10. Når ordren færdiggjort, skal den sendes, og følgende sker afhængig af ordreforsendelsesmetoden: LI: besked om at ordren skal udskrives via et job (acq-14) i servicemenuen. Ordrens status ændres til RSV LE: besked om at ordren er gemt under et filnavn startende med edi Ordren ligger klar til afsendelse i print-kataloget på serveren, og ordrens status ændres til SV Afsendelse af EDI-ordrer Afsendelse af EDI-ordrer sker vis batchjobs i servicemenuen acq-14 Først skal der dannes en EDI-fil for ordrer med status RSV. Dette sker via et job i servicemenuens Ordrer og rykkere / Send ordreliste til en leverandør (acq-14). Udfyld: Rapportfil (filnavn, som resultatet gemme under i serverens printkatalog) Leverandørkode Opdater? Ja, hvis ordren skal afsendes (Nej, hvis der er tale om test) Gennemfør dette for hver EDI-leverandør. Jobbet danner en fil, der lægges klar til afsendelse i print-kataloget. OBS! Hvis man undlader at udfylde leverandørkode, sendes en liste til alle leverandører med ordrer med forsendelsesmetode LI, inkl. ordrer, der ikke skal afsendes via EDI. Side 49

50 edi-11 Dernæst skal EDI-ordrerne, der ligger i kataloget edi under print, sendes til leverandørerne. Dette sker via batchjobbet i servicemenuen EDI. / Send udgående EDI meddelelser (edi-11). Sæt jobbet i kø. Der er ingen parametre i batchjobbet. Det sender alle meddelelser, der ligger i printkataloget, også eventuelle rykkere i print-kataloget Rykkere Rykkere på ordrer og tidsskriftshæfter kan sendes online (direkte) fra ordren og fra tidsskriftsstyringen eller fra rykkerjobs i servicemenuen. OBS! Man kan kun sende rykkere via EDI, hvis ordrerne er bestilt via EDI. Rykkere via EDI forudsætter, at der ikke er flueben i feltet EDI kun ordrer i leverandørregistreringen Ordrer Online rykkere Klargøring af en rykker på en ordre online skal foregår på denne måde: 1. Find ordren frem og aktiver Rykker i navigationsruden 2. Tryk Tilføj og udfyld eventuelt supplerende oplysninger. Idet man gemmer rykkeren ved klik på Tilføj gives en tilbagemelding om at rykkeren er gemt og skal udskrives via jobbet edi-11 (se afsnit ) Rykning i batch Afsendelse af rykkere i batch sker via jobbet Ordrer og rykkere / Rykkerrapport og - breve for monografiordrer (acq-12). Rykkere til EDI-leverandører lagres i print-kataloget og udskrives via batchjobbet edi-11. Se afsnit Tidsskriftshæfter OBS! Rykkere af tidsskriftshæfter til SWETS sker med EDI. Er SWETS leverandør, skal subskriptionen opdateres med et Leverandør ordrenr.. Leverandør ordrenr. eller abonnementsnr. kan rekvireres hos SWETS. Side 50

51 Online rykkere Klargøring af en rykker på en ordre online skal foregår på denne måde: 1. Marker hæftet i funktionen Modtag og klik Ryk 2. Vælg Ny og vælg nederst i pop up vinduet en af formattyperne 90 95: 90: Manglende hæfte 91: Forkert hæfte leveret 92: Eksemplaret ødelagt 93: For mange eks. modtaget 94: For få eks. leveret 95: Anden årsag 3. Afslut med tilføj, hvorved rykkeren lægges til forsendelse i printkataloget. Udskriv via batchjobbet edi-11. Se afsnit Rykning i batch Afsendelse af rykkere i batch sker via jobbet Tidsskrifter / Dan rykkerbreve / rapporter (serial-44). Rykkere til EDI-leverandører lagres i print-kataloget og udskrives via batchjobbet edi-11. Se afsnit Annullering af en ordre En ordre kan annulleres fra ordreoversigten. Tryk Udskriv / Annuller og vælg udskriftstypen Udskriv afbestilling til leverandør. Brevet lagres i print-kataloget og udskrives via batchjobbet edi-11 (se afsnit ). Ordren får status LC biblioteket har annulleret (library cancelled). Beløbet nulstilles i budgettet. Er der oprettet eksemplarer i forbindelse med ordren, skal de slettes manuelt. OBS! Man kan kun sende afbestillingsbreve via EDI, hvis ordrerne er bestilt via EDI. Afbestillingsbreve via EDI forudsætter, at der ikke er flueben i feltet EDI kun ordrer i leverandørregistreringen. Side 51

52 10.5 Leverandøren Opsætning af leverandørens EDI sker i selve leverandørregistreringen. Dels på selve registreringen, faneblad 1: Udfyld som minimum Leverandør EDI EDI type Hvis man indsætter leverandørens EDI-kode som ekstra kode, kan man søge på koden. Desuden kan man få koden vist i leverandøroversigten. Hvis EDI kun skal anvendes til afgivelse af ordrer, og ikke til rykkere, skal der være flueben i feltet EDI kun ordrer. På faneblad 2 skal man registrere: Ordreforsendelse: vælg mellem LE (brev): status ændres til SV ved Send ordre og ordrerne lægges klar til EDI-afsendelse enkeltvis LI (liste): status ændres til RSV ved Send ordre og lægges først til afsendelse, når man har kørt batchjobbet Send ordreliste til leverandør (acq-14) Brev hhv. liste sendes som: EDI Hvis man sætter EDI begge steder, skal man være opmærksom på, at al korrespondance foregår via EDI. Nogle leverandører kan modtage ordrer via EDI, men ikke rykkere. Valg af ordreforsendelse og valg af brevtype har betydning for forsendelse af breve til leverandøren, dvs. ordrer og rykkere. Vælger man LI som ordreforsendelse samt forsendelsesmetode EDI, skal man være opmærksom på, at al korrespondance foregår via EDI. Nogle leverandører kan modtage ordrer via EDI, men ikke rykkere. I dette tilfælde kan man så opsætte således, at brev sendes som print eller mail, mens liste sendes som EDI. Rykkere genereret via service acq-12 sendes som brev. Side 52

53 Desuden skal leverandørens ftp-adresse og brugernavn opsættes på faneblad 5 i adresseregistreringen: 10.6 Opsætning af EDI (systemadministrator) Opsætning af biblioteket til at modtage og afgive meddelelser via EDI foregår i tab35 (XXX50). Kolonne 1: Filial eller ordreenhed (eller ADM biblioteket). Må ikke udfyldes med ##### Kolonne 2: leverandørkoden fra leverandørregistret (ikke EDI-koden) Kolonne 3: bibliotekets EDI-kode hos leverandøren Kolonne 4: bibliotekets EDI-type hos leverandøren Kolonne 7: bibliotekets VAT-nummer Kolonne 8: mail-adresse på biblioteket, hvortil fejlmeddelelser sendes edi_out_attr Opsætning af specifikke attributter til den enkelte leverandør på udgående EDImeddelelser. Kolonne 1: leverandørkode Kolonne 2: op til 100 switches hver på ét tegn switch 1 EDI-OUT-REMOTE-FILE-NAME: 0 sikrer at filnavnet får den rigtige syntaks switch 2 EDI-OUT-FTP-MODE: A switch 5 EDI-OUT-FTP-PASSIVE: N switch 6 EDI-OUT-FTP-SEND-COMMAND: P switch 7 EDI-OUT-BUDGET: Y frivillig switch 8 EDI-OUT-ORDER-ONLY: N OBS! switch 3 og 4 skal være blanke Side 53

54 Kolonne 3: label i tab_character_conversion_line, der angiver program og tabeller til tegnkonvertering edi_in_attr Opsætning af specifikke attributter på indgåede meddelelser. Kolonne 1: leverandørkode Kolonne 2: op til 100 switches hver på ét tegn Kolonne 3: label i tab_character_conversion_line, der angiver program og tabeller til tegnkonvertering UTIL G / 2 Opsæt følgende tællere i Util G / 2: last-edi-order: nummerering af edi-ordrer sendt fra biblioteket (EDImeddelelse ORDERS) last-edi-claim: nummerering af rykkere sendt fra biblioteket (EDImeddelelse OSTENQ) last-edi-order-change: nummerering af ændring dvs. annullering af EDIordrer sendt fra biblioteket (EDI-meddelelse ORDCHG) last-edi-message: nummerering af udgående EDI beskeder der er sendt fra biblioteket last-edi-log-no: nummerering af de logs, der er resultat af indgående EDImeddelelser (fx faktura / INVOIC eller statusmeddelelser / ORDRSP) Nyttig opsætning i genfinding af meddelelser i EDI loggen under faneblad Administration i accessionsklientens navigationsrude edi_incoming Her lagres de indgående EDI-meddelelser fra leverandørerne. Filen ligger her: XXX50/edi/in/edi_incoming edi/out Dette katalog XXX50/edi/out indeholder 4 underkataloger til udgående EDI: edi_outgoing: filer / ordrer i EDI-format edi_sent: afsendte EDI-filer, inkl. en logfil xml_processed: EDI-filer i XML-format xml_rejected: afviste filer Side 54

55 11. Statuskoder En ordre kan benytte følgende statuskoder: Kode NEW WP PS WB QSV CNB DNB RSV SV VC LC REJ RET CLS ONW Modtagestatus: Kode None Ptl Cmp Forklaring Ny, ikke afsendt Klar til proces Processering startet Bekræftelse på budgetdisponering mangler Forespørg før afsendelse Annulleret - intet budget Forsinket - intet budget Klar til afsendelse Ordre afsendt Annulleret af leverandøren Annulleret af biblioteket Afvist Returneret Ordre lukket OPAC nyt indk.forslag Forklaring Ikke modtaget Delvist modtaget Modtaget Side 55

56 12. Systemadministration 12.1 Batchjobs En del batchjobs kan med fordel opsættes til at blive afviklet automatisk. De kan også afvikles manuelt Send ordreliste til leverandør I registreringen af leverandøren fremgår det, om ordrer skal sendes / mailes enkeltvis eller i form af liste. Hvis de skal sendes som liste, skal det ske gennem et batchjob, Servicemenu / Ordrer og rykkere / Send ordreliste til en leverandør (acq-14). Angiv leverandørkode (eller slå op i leverandørregistret) og eventuelt filial, ordreenhed, indkøbsmetode og ordregrupper. Man kan danne en liste uden at afsende den ved at markere Nej ved Opdater? Listen udskrives eller mailes via Job Manager Rykkere Ud over manuelle rykkere, findes der forskellige muligheder for at opsamle rykkere via servicemenuen. De findes under menupunktet Servicemenu / Ordrer og rykkere / Rykkerrapport Rykkerrapport og breve for monografiordrer (p_acq_12): Marker om der kun skal dannes rapport til internt brug eller om der tillige skal dannes rykkerbrev, der sendes / mailes til leverandøren Rykkerrapport for stående ordrer (p_acq_11): Danner en rapport med henblik på at sende rykkere manuelt Rykkerrapport for tidsskriftsordrer (p_acq_19): Danner en rapport med henblik på at sende rykkere manuelt Side 56

57 12.2 Budgettilladelser En bruger (dvs. et login) kan have følgende tilladelser til at anvende budget: Allokere Overføre mellem budgetter Disponere Fakturere (forbruge) For at kunne opsætte budgettilladelser, skal man være logget ind med Alephbrugernavn. Vælg Rettigheder og udpeg det brugernavn, der skal have tilladelse til at anvende budgetter. Aktiver knappen Budgetter, hvorved en liste over mulige administrative biblioteker popper op. Vælg bibliotek og tryk OK. Dette viser en liste over de budgetter, loginnet har adgang til med tilhørende tilladelser. Denne bruger har adgang til at disponere budgetter for budgetårene 2010, 2011 og 2012 samt alle tilladelser til at anvende budgetter med koden startende med BOG. Man kan tilføje rettigheder for alle budgetter uden tidsbegrænsning: *-*. Tryk Tilføj og udfyld fx: Tilladelse til alle budgetter for alle år gives ved at give tilladelser til budgetkoden *-* og sætte 'flueben' i de rette felter. OBS! Hvis systemadministrator opretter en bruger med proxy til en eksisterende, kan man også oprette budget som proxy. Dvs. at den nye bruger har samme budgetrettigheder som den eksisterende. Hvis man lader feltet Budget proxy være tomt, skal man efterfølgende give den nye bruger budgettilladelser. Side 57