GUIDE TIL DEAS EKSTERNE EJENDOMSSERVICEFIRMAER

Transkript

1 DRIFTSWEB GUIDE TIL DEAS EKSTERNE EJENDOMSSERVICEFIRMAER

2 MÅLGRUPPE DEAS benytter elektronisk fakturering. Det har betydning for alle ejendomsservicefirmaer, der fungerer som vicevært på en ejendom administreret af DEAS. Denne vejledning er til dig, hvis du arbejder i et ejendomsservicefirma og: Din virksomhed fungerer som vicevært på en ejendom administreret af DEAS Hvis du bestiller og godkender ydelser og varer på ejendommens vegne Opfylder du ovenstående kriterier, skal du læse denne vejledning grundigt. Du skal vide hvordan du bestiller en ydelse, så fakturaen leveres som e-faktura Du skal have adgang til digital leveringsgodkendelse via DEAS hjemmeside Driftsweb 2

3 INDHOLD Driftsweb Hjemmeside til godkendelse af fakturaer > Sådan finder du Driftsweb > Adgangskode og brugernavn > Ret kodeord i 3 step > Indbakken > Vis bilagsdokument (se hele fakturaen) > Godkend faktura i 2 step > Afvis faktura i 2 step > Fejl i faktura/kreditnota Brug for hjælp 3

4 DRIFTSWEB - HJEMMESIDE TIL GODKENDELSE AF FAKTURAER Hjemmeside til godkendelse af fakturaer Du kan få en når der er fakturaer til godkendelse Tjek indbakken HVER DAG som fast rutine - fx efter frokost Virker på alle enheder: PC Tablet/Ipad Smartphone Indeholder også Kontaktinfo på medarbejdere tilknyttet ejendommen Drift og vedligeholdsbudgetter på ejendommen Beboerlister Saldo indvendig vedligehold Fraflyttere Tomgang Driftsweb er IKKE en erstatning for Unik Web: Viceværter

5 SÅDAN FINDER DU DRIFTSWEB Step 1: Gå ind på DEAS.dk og klik på Login Step 2: klik derefter på Login til Driftsweb

6 DRIFTSWEB - ADGANGSKODE OG BRUGERNAVN Har du ikke et kodeord, skal du kontakte ITsupport: Send en til 112@deas.dk og oplys følgende: > Hvem du er (firmanavn og CVR-nummer) > > Mobilnummer/Direkte nummer > Navn og Nummer på ejendomme du er tilknyttet Du skal rette kodeordet til et personligt kodeord FØRSTE gang du logger ind Brugernavn og Kodeord er personligt og må IKKE deles med andre Klik på LOG PÅ Ansvaret for en fakturagodkendelse er knyttet til brugerprofilen (brugernavn og kodeord)

7 DRIFTSWEB - RET DIT KODEORD - 3 STEP Ret dit kodeord første gang du åbner Driftsweb 7 Step 1: Klik på dit navn og klik derefter på undermenuen Kontooplysninger Step 2: klik på knappen SKIFT for at rette kodeord. PS: Brugernavn kan IKKE rettes. Step 3: Skriv først det gamle kodeord. Skriv det nye kodeord to gange klik derefter på OK

8 DRIFTSWEB - INDBAKKEN Du finder de fakturaer du skal godkende i indbakken. Step 1: I INDBAKKE vises en liste med alle de fakturaer du skal godkende. Klik på en faktura for at åbne den og se mere. Step 2: Vælg mellem Godkend, Afvis, Se bilagsdokument eller gå Tilbage til indbakken

9 DRIFTSWEB VIS BILAGSDOKUMENT (SE HELE FAKTURAEN) Sådan får du vist den faktura leverandøren har sendt. Step 3: Faktura åbnes. Step 1: Knappen Hent bilagsdokument åbner fakturaen så du kan se hvad leverandøren har skrevet. Step 2: Klik på knappen Åbn i den gule bjælke, der dukker op i bunden. (Vises anderledes på en Ipad eller smartphone)

10 DRIFTSWEB GODKEND FAKTURA 2 STEP Sådan godkender du en faktura. Step 1: Klik på knappen GODKEND hvis fakturaen er ok, og klar til leveringsgodkendelse. Step 2: Når du godkender en faktura kan du skrive konto-oplysninger i notefeltet og eventuelt andre kommentarer, som er relevant for modtageren. Knappen OK gennemfører godkendelsen Knappen ANNULLER går tilbage til fakturaen.

11 DRIFTSWEB AFVIS FAKTURA 2 STEP Sådan afviser du en faktura. HUSK du må kun afvise fakturaer du ikke kender til. Fejl i en faktura kræver en kreditnota og skal ikke afvises Step 1: Klik på knappen AFVIS hvis du ikke kender til fakturaen og derfor ikke kan godkende den. Step 2: Afvis KUN fakturaerdu IKKE kender til. Skriv ALTIDhvorfor du afviser fakturaen i notefeltet. Knappen OK gennemfører afvisningen Knappen ANNULLER går tilbage til fakturaen.

12 DRIFTSWEB FEJL I FAKTURA/KREDITNOTA Er der fejl i en faktura DU skal selv kontakte leverandøren og informere om fejlen Er der fejl i fakturaen, skal leverandøren fremsende en kreditnota og en ny korrekt faktura Fakturaen med fejl lader du stå i indbakken indtil du modtager kreditnotaen. Når du har modtaget kreditnotaen Godkend fakturaen med fejl skriv i notefeltet at fakturaen har fejl og kreditnota er modtaget Godkend kreditnota Godkend den nye korrekte faktura

13 BRUG FOR HJÆLP Der er flere hjælpemidler Ejendomsservicefirmaer/Viceværter Tal med Driftschefen Skriv en til e-fakturateamet på Se vejledninger på Angående adgangskode til Driftsweb - skriv en 112@deas.dk Leverandører E-fakturateamet skriv en til e-fakturateamet på efakturateam@deas.dk Ring til Indkøbschef Boe Siersbæk på Vejledninger på