Bilag 1 Proces og Indhold, bølge 2. Januar 2018

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Bilag 1 Proces og Indhold, bølge 2. Januar 2018"

Christen Rasmussen
5 år siden
Visninger:

1 Bilag 1 Proces og Indhold, bølge 2 Januar 2018

2 Baggrunden for arbejdet med M 2 Baggrunden for m 2 var et politisk ønske om at udnytte kommunens mange kvadratmetre smartere. Med udgangspunkt i Sammen om færre kvadratmeter, udviklingsstrategien og målsætningen om at komme tættere på borgerne har konsulentfirmaet Brøndum og Fliess derfor udarbejdet et inspirations-katalog, som indeholder forslag til en smartere udnyttelse af FMKs m 2.

3 Formålet med bølge 2 I bølge 2 er de administrative arbejdspladser i Faaborg undersøgt med det formål at opnå de ønskede gevinster. Det undersøges om Broby Bibliotek kan flyttes sammen med læringscentret på Broby skolerne afdeling Pontoppidan. Det undersøges om dele af Guldhøj kan afhændes.

4 Leverancerne i bølge 2 Leverancerne i bølge 2 handler om anbefalinger til Kommunalbestyrelsen om beslutninger på baggrund af undersøgelse af en række konkrete administrative arbejdspladser (spor 1, spor 7 og spor 13.1 i Brøndum og Fliess rapporten). Det drejer sig konkret om: Evt. fraflytning af Nørregade 2 med evt. indflytning i Bryggergården (spor 1). Evt. fraflytning af Nørregade 4 og med evt. indflytning i Mellemgade 15 (spor 1). Broby Bibliotek - læringscenter (Spor 7). Delvis salg Guldhøj undersøges (spor 13.1).

5 Procesplan bølge 2 PROCES FORMÅL TID MED møde Information om Sammen om færre m² Uge 45 Mulighedsanalyse Signal Arkitekter: Spor 1: Færre m² i Faaborg Adm. Uge 47 Ledermøde Deltagelse af berørte ledere; orientering og drøftelse Uge 49 Workshop Deltagelse af arbejdsgruppe; drøftelse og input Uge 50 Personalemøde Drøftelse i de enkelte afdelinger Uge 2 Ledermøde Gensidig orientering Uge 2 Workshop Deltagelse af arbejdsgruppe; drøftelse og input Uge 3 Ejendomsforum Drøftelse af output samt indstilling af rokader Uge 3 Sagsfremstilling Udarbejdelse af udkast Uge 4 Ledermøde Orientering og drøftelse Uge 4 Personalemøde Orientering og drøftelse Uge 5 MED møde Bemærkninger til Ejendomsforum og HU Uge 5 Ejendomsforum Sagsmateriale færdigbearbejdes Uge 6 Behandling i HU Behandling + bemærkninger Uge 8 Direktionen Beslutter Uge 8

6 Interessenterne i bølge 2, spor 1 Som skal informeres: * Medarbejdere og ledere i FMK (på InfoLet) * Koncernledelsen (kcl møder) Som skal involveres: * Kommunalbestyrelsen (sagsfremstilling) * HU og lokalmed (møder og workshops) * Medarbejdere og ledere på de berørte arbejdspladser (møder og workshops) Interessenter Som skal orienteres: Som skal høres: * Borgerne i FMK (via fmk.dk, pressemeddelelser)

7 Gevinsterne, som skal nås med bølge 2 For hver konkret flytning laves en opgørelse af gevinster og tab/omkostninger, som tilsammen udgør gevinsterne af bølge 1. Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Faglighed Medarbejdertrivsel Den faglige løsning af opgaverne, tværfaglig opgaveløsning og samarbejde på tværs. Udvalgte spørgsmål fra TU og fysisk APV Baseline udgøres af de drøftelser, som har været i MEDudvalg om faglighed, tværfaglighed og samarbejde på tværs. Spørgsmål fra TU17 og nuværende fysisk APV Enten uændret eller forbedret faglighed, tværfagligt samarbejde samt samarbejde på tværs. Uændret eller højere TU19 samt APV Hvornår måles der? Baseline fastlægges primo 2018 og gevinst medio 2019 Baseline efterår 2017 (TU17) og gevinst primo 2019 Hvem er ansvarlig for målingen? Den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum, efter drøftelse i MED. HR samt den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum, efter drøftelse i MED

8 Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Retssikkerhed (de fysiske rammer) Borgernes formelle og oplevede retssikkerhed, som påvirkes af de fysiske rammer. Måles som: Hvad er medarbejdernes indtryk af borgernes retssikkerhed i de nye fysiske rammer? Borgere, som er født den 1. og 15., spørges om: 3) Er du tilfreds med de fysiske rammers mulighed for fortrolighed? Medarbejdernes vurdering primo 2018 Borgernes vurdering primo 2018 Enten uændret eller forbedret retssikkerhed. Hvornår måles der? Baseline primo 2018 og gevinst medio 2019 Hvem er ansvarlig for målingen? Den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum

9 Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Borgernes serviceoplevelse (de fysiske rammer) Borgertilfredsheden, herunder adgang til enheden. Måles som: Udvikling i relevante indikatorer, som I måler på alligevel. Hvad er medarbejdernes indtryk af borgernes oplevelse med de nye fysiske rammer? Borgere, som er født den 1. og 15., spørges om: 1) Hvordan oplever du de fysiske rammer? 2) Hvordan oplever du mulighederne for parkering/offentlig transport hertil? Borgertilfredshed med de fysiske rammer pr. 1/ Enten uændret eller forbedret borgertilfredshed Hvornår måles der? Baseline primo 2018 og gevinst medio 2019 Hvem er ansvarlig for målingen? Den lokale leder, som melder ind til Ejendomsforum.

10 Gevinst Hvad måles der på? Baseline Hvad er den forventede gevinststørrelse? Økonomi Driftsudgifter og salgsprovenu Antal m ² Udviklingsomkostninger Implementeringsomkost ninger De nuværende driftsudgifter og antal m² Budgettet fastlægger en sparet driftsudgift på 0,4 mill kr. Der er afsat 1,5 mill. kr. til anlæg Hvornår måles der? Baseline fastlægges ultimo 2017 og gevinst ultimo 2018 Hvem er ansvarlig for målingen? Økonomi og Løn sammen med Ejendom. De lokale ledere bidrager med tal for udviklings- og implementeringsomkostningerne. Oplysningerne gives til Ejendomsforum.

11 Identificerede risici i bølge 2 Risici 1) Tidsplan skrider pga. kompleksitet 2) Salgsprovenu er overvurderet og implementeringsomkostninger er undervurderet 3) Medarbejdernes trivsel falder 4) Det faglige arbejde udføres med lavere kvalitet 5) Borgernes bliver utilfredse Handlinger, som skal afbøde risici 1) Tæt opfølgning af tidsplan 2) Stram styring af business-cases 3) Stor fokus på inddragelse og kommunikation 4) Stort fokus på den faglige opgaveløsning 5) Stort fokus på borgernes serviceoplevelse og retssikkerhed

12 Kommunikation Pressemeddelelse om rapporten (august) Rapporten og nyhed på InfoLet (august) Nyhed om bølge 2 på InfoLet (november) Site på InfoLet (yderligere udbygget i december) Alle akter i SBSys Info på møder og HU og LokalMED Status på bølge 1 og 2 på InfoLet og nyhedsbrevet Indblik (21/12) Opfølgningsmøde og workshop 2 (17/1)

13 Business case for bølge 2 Gevinster Udviklingsudgifter Implementeringsudgifter X kr. i sparet drift Afholdelse af workshop (direkte omkostninger og medarbejderressourcer) x kr. Ombygningsudgifter X kr. i salgsprovenu Konsulentbistand Signal x kr. Indretningsarkitekt Faglige (synergi)effekter Ejendomsforum x kr. Nye møbler og flytteudgifter Medarbejdertrivsel Projektstyringsomkostning inkl. styregruppe x kr. IT udgifter (hardware og systemtilpasning) Borgeroplevelse Medarbejderressourcer i Faaborg x kr. Afledte udgifter fx i form af produktivitetstab

14 Løsningsforslag i bølge 2 By, Land og Kultur samles på Mellemgade 15 Borgerservice forbliver pt i eksisterende lokaler i Mellemgade 15 Sundhed og Omsorg lokaliseres i Nørregade 2 og 4 samt FFV bygningen. Koncerndirektøren indleder dialog med Ungdomsrådet m.fl. Om flytning af Falsetten til FFV bygningen, hvorefter salget af Falsetten kan indgå i m² analysen. Resultatet behandles i en særskilt sagsfremstilling. Spor 7 og behandles i særskilte sagsfremstillinger.

Relaterede dokumenter

Bilag 1 Økonomisk oversigt bølge 1 og 2

Bilag 1 Økonomisk oversigt bølge 1 og 2 Økonomisk oversigt Bemærkninger til bølge 1 Bølge 1 godkendt på Kommunalbestyrelsesmødet den 19. februar 2018, pkt. 55 Der er til de rokadespor der indgår i Bølge