INFORMATIONSKULTUR. En kvantitativ og kvalitativ analyse af kommunale organisationer

Transkript

1 INFORMATIONSKULTUR En kvantitativ og kvalitativ analyse af kommunale organisationer Det Informationsvidenskabelige Akademi (IVA) Specialet August 2012 Udarbejdet af: Pia Vang Hansen Vejleder: Niels Ole Pors Antal ord:

2 TAKSIGELSER Jeg vil gerne have lov til at sige tak til de personer og organisationer, der har gjort det muligt for mig at skrive dette speciale. Først og fremmest vil jeg gerne takke min tidligere chef og kollega Mette Deding for at være medvirkende til at skabe kontakten mellem mig og de kommunale undersøgelsessteder Dernæst vil jeg gerne takke undersøgelsesstederne og deres medarbejdere for deres deltagelse i spørgeskemaundersøgelsen. I særdeleshed vil jeg gerne takke kontakt- og interviewpersonerne hos de respektive steder. Afslutningsvist vil jeg gerne takke min vejleder Niels Ole Pors for hans værdifulde råd og vejledning gennem hele perioden. Uden deres deltagelse ville dette speciale ikke have været muligt. i

3 ABSTRACT Author: Title: Keywords: Pia Vang Hansen [Information culture. A qualitative and quantitative analysis of municipal organizations.] Information culture, municipal organisations, public organisations, Denmark This thesis is based on a study of the information cultures in 4 Danish municipal organizations. The purpose is to investigate their existing information culture and establish the concept of information culture in general. The methods include a literature review, a quantitative survey and 7 research interviews. The literature review establish that the aspect of information culture used in relation to private organizations also can be used in connection with public organizations. The findings of the surveys show a possibility of common characteristics between the 3 of the 4 organizations. It is argued that this most likely is due to a similar field of operation. ii

4 ABSTRAKT Forfatter: Titel: Nøgleord: Pia Vang Hansen Informationskultur. En kvantitativ og kvalitativ analyse af kommunale organisationer Informationskultur, kommuner, kommunale organisationer, offentlige organisationer, Danmark Dette speciale er baseret på studiet af informationskulturerne i 4 danske kommunale organisationer. Formålet er at undersøge deres eksisterende informationskulturer og at generelt afdække begrebet informationskultur. Hertil er brugt metoderne litteraturoversigt, spørgeskemaundersøgelser og 7 forskningsinterviews. Litteraturoversigten klarlægger, at det aspekt omkring informationskultur, som bruges ift. private organisationer, også kan bruges i relation til offentlige organisationer. Resultatet af den kvantitative og den kvalitative undersøgelser viser sandsynlighed for fællestræk mellem 3 af de 4 organisationer. Det hævdes, at dette sandsynligvis skyldes et fælles virkefelt. iii

5 INDHOLD 1 Indledning Problemformulering Metode og empiri Teorigrundlag Opbygning af teoriafsnit Litteratursøgning Empiri Præsentation af undersøgelsessteder Den kvantitative del af undersøgelsen Kvalitative forskningsinterview Forskellen mellem Choo et al. og Widén-Wulffs undersøgelser Analyse Gennemgang af resultater Hvordan manifesterer de valgte kommuners informationskultur sig? Teori Definition af begrebet informationskultur Information Kultur Hvilke fortolkninger findes der af informationskultur i forhold til organisationer? Informationskultur: konstant tilstedeværelse vs. opståen ud fra behov Forskellige informationskulturer Relevante begreber Informationsstyring Informationsadfærd og -værdi Informationssøgning og -brug Øvrige kommentarer Opsummering Kommunale organisationer I hvilken udstrækning kan omstående fortolkninger bruges i forhold til kommunale organisationer? Analyse Gennemgang af resultater iv

6 INDHOLD, FORTSAT Gennemgang af kvantitative resultater Gennemgang af kvalitative resultater Hvad kendetegner informationskulturen i den enkelte organisation? Er der fælles kendetegn ved kommunernes informationskultur, som kan skyldes deres fælles arbejdsområde? Konklusion Litteratur Monografier Artikler Elektroniske ressourcer Oversigt over appendiks v

7 1 INDLEDNING Nærværende speciale behandler emnet informationskultur. Jeg fattede interesse for emnet i forbindelse med faget Informationsadfærd og systemdesign, som jeg fulgte på IVA s kandidatstudie i efteråret Gennem litteratursøgningen til en konstitueret opgave om emnet fandt jeg det interessant, at et område af organisationskulturender i vores tidsalder, med det informationsflow, som det indebærer, ikke har den store opmærksomhed i nutidens organisations- og informationslitteratur. Min interesse for emnet blev vækket yderligere, da jeg gennem læsning af den eksisterende litteratur blev opmærksom på, at forskere som Gunilla Widén-Wulff (2001, p. 252) og Mariam Ginman (1988) i deres tekster gjorde opmærksom på, informationskulturen kan have stor indflydelse på områder som organisationers omsætning og medarbejdertilfredshed. På baggrund af dette fandt jeg det fascinerende, at organisationer i praksis kan virke uden, at ledelsen og medarbejderne er bevidste, om den informationskultur de eksisterer i, og som påvirker deres organisationer samt dens og deres forhold til viden og information. Gillian Oliver (2011, p. 125) og Robert W. Bauchspies, jr. (1998, p. 10) skriver, at alle grupper af mennesker har en informationskultur. Endvidere fleste undersøgelser, som jeg har været i berøring med i forbindelse med den konstituerede opgave, har behandlet informationskultur ift. private organisationer. Derfor blev jeg interesseret i at belyse informationskulturen i offentlige organisationer nærmere. Muligheden herfor blev skabt, da jeg igennem min tidligere arbejdsplads fik kontakt til 4 danske kommunale organisationer. Derfor skal denne undersøgelse ses ift. kommunale organisationer og ikke offentlige organisationer generelt. Selve undersøgelsens metode bygger på 2 eksisterende undersøgelser, der har det tilfælles, at de ser informationskultur som organisationens normer og værdier i forhold til praksis omkring information (Widén-Wulff, 2001, p. 7; Choo et al. 2006, p. 493). De 2 undersøgelser afviger fra hinanden: Widén-Wulffs undersøger i sin afhandling fra 2001 (p. 3) 4 punkter med direkte eller indirekte relation til informationskultur, heriblandt spørgsmålet om hvilke variationer der findes i informationskulturen mellem lignende organisationer. Choo et al. (2006, p. 492) undersøger hvilken indflydelse informationsstyring og informationskultur har på informationsbrugen. Informationskulturen er en del af organisationskulturen og har ligesom organisationskulturen en afgørende betydning for organisationers virke (Oliver, 2004, p. 288; Travica, 2005, p. 215; 2008, p. 7; 2010, p. 2, 7; Widén-Wulff, 2001, p. 7). Jf. Widén-Wulff (2007, p. 40) er det gennem analyse af det interne miljø, at informationskulturen bliver synlig og derigennem bliver det nemmere at udvikle interaktionen og samarbejde. 1

8 Det er min antagelse, at de undersøgte organisationer har en informationskultur, som de ikke er bevidste om forud for undersøgelsen. Endvidere er det min antagelse, at der vil være fællestræk mellem undersøgelsesstederne. Ud af undersøgelsesstederne har 3 en funktion, der er direkte tilknyttet den kommunale base, og det er især i forbindelse med dem, at jeg forestiller mig, at der vil være fællestræk. 1.1 PROBLEMFORMULERING Formålet med denne undersøgelse er at afdække informationskulturen i kommunale organisationer gennem en analyse af disses interne miljø. Dette gøres ved en empirisk undersøgelse af 4 videnstunge kommunale organisationer. Desuden er det min ambition at bidrage til forståelsen af informationskultur i forhold til kommunale organisationer. Derfor stiller jeg spørgsmålene: 1. Hvad er informationskultur? a. Hvilke fortolkninger findes der af informationskultur i forhold til organisationer? b. I hvilken udstrækning kan disse fortolkninger bruges i forhold til kommunale organisationer? 2. Hvordan manifesterer de valgte kommuners informationskultur sig? a. Hvad kendetegner informationskulturen i den enkelte organisation? b. Er der fælles kendetegn ved kommunernes informationskultur, som kan skyldes deres fælles arbejdsområde? 2

9 2 METODE OG EMPIRI For at afdække ovenstående undersøger jeg først på et teoretisk plan, hvad informationskultur er. Dette gøres med henblik på at få afklaret min egen forståelse for begrebet og definere den over for læseren. Desuden er formålet at gøre mig rustet til at analysere empirien. Denne litteraturundersøgelse baseres på eksisterende litteratur, hvoraf dele er materiale, som jeg har kendskab til forud for denne undersøgelse, søgninger i relevante databaser og snowballing. Processen som er gennemgået i forbindelse med søgningerne uddybes nærmere i afsnittet om litteratursøgning. For at opnå et fyldestgørende svar på specialets problemformulering har jeg valgt at lade specialet stå på 3 ben: Den teoretiske tilgang, der tager udgangspunkt i den litteratur, som findes om informationskultur. En kvantitativ tilgang med udgangspunkt i en spørgeskemaundersøgelse hos 3 kommuner og et kommunalt behandlingscenter. En kvalitativ tilgang, der består af kvalitative forskningsinterviews af medarbejdere hos de 4 undersøgelsessteder. Jeg forventer at kunne drage fordel af undersøgelsesstedernes ensartethed i forhold til fortolkningen af resultaterne. Jeg har valgt at bruge den triangulerende metode, fordi brugen af forskellige datakilder er med til at minimere risikoen for bias (Denzin, 1978, p. 21ff. p. 322). Dvs. at ingen af datakilderne, hverken spørgeskemaerne eller interviewene, står alene over for teorien. Et andet argument for at triangulere undersøgelsen er, at den kvantitative undersøgelse kan være problematisk og have svært ved at stå alene, hvis mængden af teori og konkret viden om feltet som i dette tilfælde er begrænset (Hansen & Hjorth Andersen, 2000, p 36). Det kan eksempelvis vise sig i forhold til operationaliseringen af begreberne. Derfor vil jeg gennem den triangulerende metode forsøge at kompensere for de enkelte metoders svagheder ved at basere undersøgelsens resultat på flere søjler. Endvidere er målet med denne metode at skabe et krydsfelt, hvor de 2 tilgange til empirien kan diskutere med teorien. Målet med dette er at opnå en diskussion og analyse, som både er praktisk og teoretisk funderet. I betragtning af specialets rammer har jeg valgt at lade mig inspirere af eksisterende undersøgelsers metode i forhold til både spørgeskemaet og interviewguiden i stedet for at designe nyt. Jeg er opmærksom på, at denne disposition kræver en kritisk tilgang til de 2 metoders udformning samt mulighed for en vis vaklen i forhold til min egen begrebsdefinition. Jeg mener dog, at jeg på denne måde kan fokusere bedre på undersøgelsens fokus. Nemlig de resultater som henholdsvis de 2 undersøgelser frembringer og definitionen af det teoretiske begreb. Man kan sige, at den operationelle definition af begrebet informationskultur støtter sig til Choo et al. (2006, 2008) i forhold til spørgeskemaet og af Widén-Wulff (2001) i forhold til 3

10 interviewguiden, mens den teoretiske baseres på en teoretiske begrebsdefinition, der baseres på de 2 tidligere nævnte og andre forfatteres tilgange eller fortolkninger af emnet. Endvidere vil jeg bestræbe mig på at forholde mig kritisk til de eksisterende undersøgelser og metoder. Det er min forventning, at dette kombineret med det triangulerende aspekt vil gøre mig opmærksom på eventuelle bias, der kan opstå eller er opstået på baggrund af de valgte metoder. 2.1 TEORIGRUNDLAG Opbygning af teoriafsnit Afsnittet bygges op omkring 3 ben: Først en definition af den semantiske betydning af informationskultur. Dvs. at de 2 termer i det sammensatte ord defineres. Derefter ser jeg nærmere på selve begrebet informationskultur og forskellige forfatteres fortolkninger af dette. Gennemgang af begrebet foretages skematisk og belyser de forskellige aspekter, som begrebet indeholder fordelt udover de forskellige forfattere. Både forfatternes og min egen forståelse af begrebet bygges op omkring definitioner af informationskultur samt de grupperinger, som også bruges i spørgeskemaet og i øvrigt gennem specialet: Informationsstyring Informationsadfærd og -værdi Informationssøgning og -brug De enkelte artikler vil blive kodet i forhold til grupperingerne i spørgeskemaet (se Appendiks 1). Det vil ikke være muligt at udfylde skemaet for alle grupperinger i alle artiklers tilfælde. De forfattere, jeg har valgt at inddrage i min undersøgelse, udgør blandt andre Chun Wei Choo og hans medforfattere på Working with information: information management and culture in a professional services organization samt Information culture and information use: an exploratory study of three organizations Pierrette Bergeron, Brian Detlor og Lorna Heaton Den finske forsker Gunilla Widén-Wulff, som bidrager med sin afhandling og diverse artikler Mariam Ginman, der var vejleder for Gunilla Widén-Wulff på førnævnte afhandling Adrienne Curry og Caroline Moore med artiklen Assessing information culture an exploratory study Gillian Oliver Bob Travica med artiklen Information politics and information culture: A case study samt andre artikler, der primært er fundet gennem snowballing. 4

11 2.1.2 Litteratursøgning Litteratursøgningerne er foretaget i databaser med adgang via IVA s bibliotek. Databaserne er valgt ud fordi de dækker Library and Information Science (LIS)-området og/eller samfundsvidenskaberne. Der er endvidere søgt i samtlige tidsskrifter, monografier mv. som var til rådighed hos Sage Journals og SpringerLink. I forhold til opsamling af litteratur, som jeg ikke allerede har kendskab til gennem gennemgang af kendt litteratur, forventer jeg, at fundet af for mig ukendt litteratur vil være begrænset. Dette skyldes, at det er min fornemmelse, at det er et relativt uudforsket emne (Bauchspies, 1998, p. 8). Tabel 1 viser en oversigt over databaser, der er søgt i, med før screeningen er gennemført. Database Google Scholar Library Information Science & Technology Abstracts 2 70 Sage Journals 3 9 Science Citation Index Expanded 4 4 Social Sciences Citation Index 5 20 SpringerLink 6 12 Tabel 1 Databaser og hits før screening Antal hits Søgetermen har i alle søgningerne været information culture. I Google Scholar samt i de databaser som havde adgang via Web of Science (Science Citation Index Expanded og Social Sciences Citation Index) blev der udelukkende søgt i titlen for at undgå for meget støj, da det ikke var muligt at begrænse søgningen til abstraktet. I de øvrige databaser er der søgt på termen i titel og abstrakt. 1 Lokaliseret 11. maj 2012 på pq=&as_oq=&as_eq=&as_occt=title&as_sauthors=&as_publication=&as_ylo=&as_yhi=&hl=da 2 Lokaliseret 11. maj 2012 på 2f270f6b7274%40sessionmgr115&vid=4&hid=105&bquery=(TI+(%22information+culture%22))+OR+(AB+(%22in formation+culture%22))&bdata=jmripwx4acz0exblptemc2l0zt1lag9zdc1saxzl 3 Lokaliseret 11. maj 2012 på 4 Lokaliseret 11. maj 2012 på GeneralSearch 5 Lokaliseret 11. maj 2012 på GeneralSearch 6 Lokaliseret 11. maj 2012 på 5

12 2.2 EMPIRI Choo et al. (2006) beskriver informationskultur generelt som et relativt ubeskrevet område inden for forskningslitteraturen, og da det ikke er lykkedes mig at lokalisere litteratur, som koncentrerer sig om informationskultur i offentlige organisationer, nærmere betegnet kommuner, må jeg konkludere, at informationskultur i denne type organisationer er et relativt ubeskrevet emne inden for den danske og udenlandske litteratur. Derfor udgør nærværende speciales empiri primært nyindsamlet viden. Denne viden indsamles via spørgeskemaundersøgelser samt kvalitative forskningsinterviews af 2 medarbejdere ved hvert undersøgelsessted. Det skal bemærkes, at informationskultur findes som et skjult element i områder som f.eks. knowledge management, organisationskultur eller virksomhedskultur og sociale netværk (Choo et al. 2006; Ginman, 1987; Marchand et al. 2001; Oliver, 2011; Widén- Wulff, 2009; Widén-Wulff et al. 2008), hvor det ses som en del af helheden og ikke som et område, der skal behandles for sig. På samme måde behandles dele af informationskulturen som selvstændige områder. Det drejer sig f.eks. om informationsadfærd, et emne som flere af IVA s egne forskere behandler 7. Jeg har valgt at koncentrerer mig om forfattere og artikler, som behandler informationskultur som et selvstændigt emneområde Præsentation af undersøgelsessteder Genstandsfeltet er kommunale organisationer i Danmark, hvis virkefelt i alles tilfælde ligger inden for det sociale område. De adspurgte udgør en stikprøve fra 4 kommuner i Danmark. De er valgt ud i samarbejde med personer, som jeg er kommet i kontakt med via min tidligere chef hos SFI Campbell, Mette Deding. Selve udvælgelsen af grupperingerne er foretaget af kontaktpersonerne eller den enkelte kontaktpersons leder og udgør hele afdelinger (enkelte eller flere) i de deltagende kommuner. 3 af undersøgelsesstederne har deres virke på kommunernes rådhuse. Den 4. som er et behandlingscenter, er kommunalt tilhørende, men har ikke nogen direkte daglig kontakt med kommunen. Da de alle er blevet lovet fuld anonymitet, vil de i det følgende blive nævnt Kommune A, Kommune B og Kommune C samt Behandlingscentret. Se Appendiks 2 for en kort gennemgang af de enkelte undersøgelsessteder. Bortset fra Behandlingscentret gælder det for undersøgelsesstederne, at deltagerne i spørgeskemaundersøgelsen sidder i funktioner, der bruger it som en vigtig del af deres daglige arbejde. Kontakten til kommunerne blev stadfæstet i en kontrakt (se Appendiks 3), som beskrev de gensidige forpligtelser. 7 og 6

13 2.2.2 Den kvantitative del af undersøgelsen Spørgeskemaet, som blev udsendt til undersøgelsesstederne, er baseret på et spørgeskema udarbejdet af Choo et al. i forbindelse med en undersøgelse af virksomheder i Canada (2006, 2008). Forfatternes ambition med spørgeskemaet var at udvikle en metode til afdækning af informationskulturen i virksomheder (Choo et al. 2008, p. 797). Da det, efter min mening, er lykkedes for dem, har jeg derfor ikke foretaget andre forandringer til spørgeskemaet end at tilføje nogle baggrundsspørgsmål og nogle spørgsmål, som omhandler brugen af intranettet i organisationen. Jeg er opmærksom på, at Choo et al. (2008, p. 802) tager deres forbehold og udtrykker et behov for at tilpasse skemaet yderligere. Spørgeskemaet uddybes nærmere i afsnittet Spørgsmål og Variabler Detaljer vedrørende spørgeskemaundersøgelsen Undersøgelsen blev foretaget via internettet. Respondenterne fik adgang til spørgeskemaet via internetsiden Obsurvey.com 8. For at holde undersøgelsesstederne adskilt fik hvert sted sit eget link til et selvstændigt spørgeskema. Med henblik på at optimere antallet af respondenter fik de linket tilsendt via en kendt kontaktperson sammen med et introduktionsbrev, som fortalte om hensigten med projektet (se Appendiks 4). Brugen af internettet har både fordele og ulemper. En af fordelene er, at der et godt incitament til at besvare skemaet, når den potentielle respondent er i færd med at læse mailen, hvis linket som i dette tilfælde bliver sendt via . På den anden side er det kun optimalt i afdelinger, som de undersøgte, fordi de fleste medarbejdere bruger it i deres dagligdag (Hansen, Marckmann & Nørregård-Nielsen, 2008, p. 159ff.). Endvidere har man ingen kontrol med svarsituationen, og der er et stort potentielt objekt- og partielt bortfald ved internetundersøgelser, grundet denne manglende kontrol (Hansen & Hjorth Andersen, 2000, p. 99). Perioden for udsendelsen af linket til spørgeskemaet var medio marts til ultimo april, og spørgeskemaet var aktivt til besvarelse i gennemsnitligt 14 dage pr. undersøgelsessted. Den store spredning i udsendelsesperioden skyldtes tilpasning til undersøgelsesstedernes tidsplan Pilotundersøgelse Ideelt set burde der i forbindelse med udarbejdelsen af spørgeskemaet have været foretaget en pilotundersøgelse med personer fra målgruppen eller tilsvarende. Dvs. medarbejdere i en offentlig virksomhed eller organisation, for at undersøge hvordan skemaet fungerer i sin helhed (Hansen, Marckmann & Nørregård-Nielsen, 2008, p. 118ff.). Da dette ikke var muligt, blev der tale om en rent teknisk afprøvning af spørgeskemaet med studerende ved IVA. En 8 Obsurvey.com er valgt til opbygningen af spørgeskemaet, da systemet giver mulighed for at en opbygning, som er overskuelig og visuelt tiltalende. Endvidere er det muligt at hente de indkomne data ned som csv-filer, hvilket muliggør konvertering til Excel og senere SPSS, som i dette tilfælde bruges til behandlingen af dataene. 7

14 konsekvens af dette er, at alle aspekter af spørgeskemaets kvalitet ikke bliver vurderet forud for den egentlige undersøgelse (Hansen & Hjorth Andersen, 2000, p. 139). Lige som de egentlige respondenter fik de studerende adgang til spørgeskemaet via et link til Obsurvey.com. I dette tilfælde skete det via et opslag på biblnet (de studerendes intranet). De studerende blev bedt om at udfylde spørgeskemaet i forhold til IVA. 30 studerende deltog i pilotundersøgelsen og 8 gennemførte hele undersøgelsen. Af de 30 var der 5, som havde valgt at bruge det ekstra kommentarfelt til at kommenterer spørgeskemaet. Heraf var der 2, som syntes at skemaet var for langt, og 2 som ikke kunne forholde sig til det. De to, der ikke kunne forholde sig til det, valgte jeg at se bort fra, da det var forholdet studie/arbejdsplads, som de havde problemer med. 1 forholdte sig positivt. Taget spørgeskemaets berøringsfelt i betragtning mente jeg ikke, at det var muligt at forkorte skemaet, men jeg er bevidst om, at det er omfattende, og at det vil indebære risiko for bortfald i selve undersøgelsen Opbygning af spørgeskema Spørgeskemaet starter ud med nogle baggrundsspørgsmål 9. Hensigten med dette er at skabe et billede af respondenterne. Efter baggrundsspørgsmålene følger spørgsmål med direkte relevans for informationskultur. Nemlig spørgsmål vedrørende informationsstyring, informationsadfærd og -værdi samt informationssøgning og -brug. Disse spørgsmål har fået en Likertskala på 5 som svarmulighed. Her er 1 udtryk for meget uenighed og 5 udtryk for meget enighed i udsagnet. Likertskalaen er en klassisk holdningsskala, hvor respondenten har mulighed for at udtrykke, hvor enige eller uenige de er i et udsagn (Hellevik, 2006, 165). Skaleringen 1-5 betyder, at respondenten har muligheden for at svare hverken/eller. 3 udgør således en neutralkategori. Denne kategori er medtaget for at undgå, at markante holdninger overvurderes (Hansen & Hjorth Andersen, 2000, p. 112ff). Svarmuligheden ved ikke er taget med velvidende, at flere respondenter sandsynligvis vil vælge dette. Alligevel er det gjort ud fra den betragtning, at det ikke er alt, som en person har en mening om (Hansen, Marckmann & Nørregård-Nielsen, 2008, p. 84ff). Endvidere er der ikke noget, som tyder på, at denne svarmulighed i forhold til holdningsspørgsmål har anden betydning, end at det samlede antal svar stiger (Hansen & Hjorth Andersen, 2000, p. 114). I forbindelse med denne undersøgelse bruges denne ekstra svarmulighed med henblik på at give større incitament til at fortsætte med undersøgelsen, selvom respondenten er i tvivl om svaret. Svaret ved ikke medtages i besvarelsen som missing data. Der er foretaget flere tiltag for at forbedre svarprocenten og gøre spørgeskemaet mere. F.eks. bruges kategorien ved ikke og svarmuligheden hverken/eller. Derudover er der valgt at undlade at bruge tvungent svar. Dette er gjort ud fra den betragtning, at tvungent svar i enkelte situationer kan være medvirkende til et øget bortfald, eller et uinteresseret og/eller 9 Spørgsmål

15 tilfældigt svar fra respondentens side (Hansen, Marckmann & Nørregård-Nielsen, 2008, p. 153). Jeg er opmærksom på at et spørgeskema med en længde, som bruges her, og brugen af internettet, som formidler, bærer risikoen for, at partielle bortfald vil forekomme. Jeg har dog valgt at tage besvarelser med partielle bortfald med i undersøgelsen og tager højde for dette i behandlingen af dataene Spørgsmål og Variabler Spørgsmålsgrupperne, informationsstyring, informationsadfærd og -værdi samt informationssøgning og -brug, er delt i serier. Hver især udtrykker disse de enkelte variabler. Sidst i dette afsnit bliver de enkelte spørgsmålsserier gennemgået, og der gives eksempler på spørgsmålene. Se Appendiks 1 for hele spørgeskemaet. Som tidligere nævnt er spørgeskemaet baseret på Choo et al. (2006, 2008). Choo et al. (2006, 2008) har baseret den gruppering, som omhandler informationsadfærd og -værdi på bogen Information orientation. The link 2 business performance af Marchand et al. (2001). Den oprindelige undersøgelse af Marchand et al. var rettet mod afdelingsledere og underdirektører. Choo et al. har ændret den til at være rettet mod alle medarbejdergrupper i organisationen (2006, p. 494; 2008, p. 794). Spørgsmålsgruppen om informationssøgning og - brug tager udgangspunkt i en model om the outcome space denoting the phenomenom of information use fra en upubliceret doktorafhandling af Joyce Kirk fra 2002 om brugen af information (p. 272). Brugen af Choo et al. (2006, 2008) har været medvirkende til, at jeg i denne undersøgelse ikke er kommet i direkte berøring med den operationaliserende proces. Dvs. at jeg ikke selv direkte har omformet det teoretiske begreb informationskultur samt brugen af information til operationelle begreber eller deciderede spørgsmål i spørgeskemaet. Jeg har oversat det eksisterende spørgeskema og har foretaget tilføjelser, hvor jeg mente, at det var relevant. Dette er gjort ud fra den betragtning, at jeg forud for denne undersøgelse ikke ved nok om emnet, og derfor ikke ser mig kvalificeret til at på egen hånd designe et spørgeskema, der til fulde kan afdække informationskulturen i organisationer. Da der er tale om en videnskabelig undersøgelse, skal dataindsamlingen være systematisk, dvs. at skemaet skal være konstrueret således, at hver enkelt respondent kun kan svare én gang på hvert spørgsmål eller variabel (Hansen & Hjorth Andersen, 2000, p. 24). Dette betyder, at hver enkelt respondent i forhold til de fleste variabler kun kan svare 1, 2, 3, 4, 5 eller ved ikke. I det følgende vil grupperne og deres spørgsmålsserier kort blive behandlet. Da Choo et al. (2006 & 2008) tager udgangspunkt i Marchand et al. (2001), tages der udgangspunkt i dette materiale. 9

16 Informationsstyring I sig selv kan informationsstyring ikke ændre en virksomheds medarbejderes adfærd i forhold til information og viden. Dette skyldes, at det primært forholder sig til det funktionelle og ikke det strategiske område (Marchand et al. 2001, p. 98) Den eksplicitte informationsstyring 10 Spørgsmålene forholder sig til det formelle i relation til deling af information og graden, som den nødvendige viden er til rådighed i. Disse spørgsmål er stilles med henblik på at få medarbejdernes fornemmelse for organisationens officielle indstilling til informationsstyring afdækket. Et eksempel på et udsagn i denne gruppe er: Min organisation har en formel strategi eller formelle regler for håndtering af information og viden Den stiltiende informationsstyring 11 I denne del af spørgeskemaet spørges ind til mulighederne for udvikling af egen specialviden. Spørgsmålene stilles med henblik på at få afdækket mulighederne for kompetenceudvikling. Et eksempel på et udsagn i denne gruppe er: Min organisation har formelle mentor programmer og/eller elevordninger Informationsadfærd og -værdi Jf. Marchand et al. (2001, p. 99) er informationsadfærd og -værdi et udtryk for en virksomheds evne til at fremme adfærd og værdier i medarbejderne med henblik på at opnå en effektiv brug af information. Derfor drejer spørgsmålene i denne gruppe sig om at afdække af hvorledes respondenterne opfatter integritet, gennemsigtighed samt deling af information og kontrol. Informationskulturen udgør organisationens kommunikationsklima. Hvor forståelsen af informations- og vidensressourcerne danner basis for at forstå informationsadfærden i en gruppe eller organisation (Widén-Wulff & Soumi, 2007, p. 47) Integritet 12 Integriteten relaterer sig til sammenhængen i værdier og handlinger og kan ses som fornemmelsen af at have en følelse af ærlig sammenhæng mellem motiv og handling Spørgsmål Spørgsmål Spørgsmål

17 Integritet viser sig i et individs eller en organisations adfærd og værdier (Marchand et al. 2001, 104) og er grundlaget for brugen af information og har som sådan direkte indflydelse på de formelle retningslinjer for informationsbrug i en organisation (Marchand et al. 2001, p. 102). Et eksempel på et udsagn er: Mine nærmeste kollegaer holder ofte information for sig selv Gennemsigtighed 14 Gennemsigtighed eller åbenhed i organisationen gør det muligt at opbygge tillid i organisationen (Marchand et al. 2001, p. 104). Jf. Marchand et al. (2001, p. 110ff.) dækker denne serie 4 faktorer: åbenhed, både med ens egne tanker og overfor andre Retfærdighed Tillid mellem mennesker Åbenhed overfor andre, selv når de er negative Spørgsmålene i dette afsnit handler blandt andet om medarbejdernes forhold til det at tage fejl og lære af dem. Et udsagn, som udtrykker organisationens grad af gennemsigtighed, er: Mine nærmeste kollegaer deler ofte information og viden om fejl åbent Deling 15 Spørgsmålene vedrørende deling af viden og information handler om åbenhed. De er med til at vise, hvor introverte medarbejderne er i forhold til information. Jf. Marchand et al. (2001, p. 114) er der flere forudsætninger for at dele information og viden, blandt andet om fællesskabsfølelsen og fælles forståelse samt opfattelsen af tillid mellem medarbejderne i organisationen. Bl.a. udsagnet, jeg deler ofte information og viden med mine nærmeste kollegaer, bruges til at afdække niveauet af åbenhed i organisationen Kontrol 16 Denne serie kan deles op i 2 undergrupper: organisationens deling af viden omkring virksomhedens resultater og medarbejderens brug af denne viden og fornemmelse for 13 Lokaliseret den 18. maj 2012 på 14 Spørgsmål Spørgsmål Spørgsmål

18 vigtigheden af hans eller hendes arbejde i forhold til organisationen. Marchand et al. (2001, p. 123) definerer kontrol af information i relation til informationsadfærd og -værdi som muligheden for medarbejdere for at styre og holde øje med deres egen præstation. Udsagn som Jeg modtager information, der omhandler min organisations opnåede resultater giver mulighed for at måle, i hvor høj grad medarbejderen mener, at der er mulighed for at styre og holde øje med egen præsentation er til stede Informationssøgning og -brug Denne gruppering er en kombination af spørgsmål baseret på Choo et al. og spørgsmål, som er blevet tilføjet i forbindelse med denne undersøgelse Proaktiv brug af information 17 De spørgsmål, som hører til i denne serie, omhandler den aktive brug af information i forhold til eksempelvis forbedring af de services, som medarbejderne tilbyder. At være proaktiv i relation til brugen af information handler jf. Marchand et al. (2001, p. 118ff.) blandt andet om at skabe en brug af information, der kan være værdifuld i forhold til beslutningstagningen i organisationen. Eksempel på et udsagn i denne gruppering: Jeg bruger information til at reagere på forandringer og udvikling uden for min organisation Uformel brug af information 18 Formålet med spørgsmålene i denne gruppe er at afdække medarbejdernes forhold til henholdsvis uformel og formel information. Jf. Marchand et al. (2001, p. 122) kan brugen af uformel information ses som en kontrol af den formelle information. Et eksempel på et udsagn er: Jeg stoler mere på uformelle informationskilder (f.eks. kollegaer), end jeg stoler på formelle kilder (f.eks. rapporter og notater) Informationssøgning og -brug Denne serie indeholder spørgsmål vedrørende måden, medarbejderen generelt søger information på samt brugen af intranettet i forhold til informationssøgning og -deling af information og viden. 17 Spørgsmål Spørgsmål

19 Kodning For de variabler som har Likertværdi, gælder det, at måleniveauet er ordinalt. Dette skyldes, at svarkategorierne ( meget uenig, uenig, hverken/eller, enig og meget enig kan rangordnes entydigt på baggrund af ordenes betydning og uden, at de tillagte talværdier tillægges nogen betydning (Hansen & Hjorth Andersen, 2000, p. 117ff) Kvalitative forskningsinterview Interviewene vil blive foretaget som 6 selvstændige interviews med medarbejdere fra de afdelinger, som er direkte tilknyttet til de enkelte rådhuse og et fokusgruppeinterview med 2 medarbejdere fra Behandlingscentret (se Appendiks 7 til Appendiks 13). Formålet med de kvalitative forskningsinterviews og fokusgruppeinterviewet er at beskrive og forstå de centrale temaer, som han eller hun oplever. Formålet er altså at forstå deres livsverden og det organisationsmiljø de arbejder i (Kvale, 2003, p. 40ff.). I forhold til informationskultur er formålet således at beskrive og forstå, hvorledes den interviewede forstår information og viden samt hvilke værdier og normer og hvilken praksis, der knytter sig til denne oplevelse. Da det kvalitative forskningsinterview er temaorienteret, giver det jf. Kvale (2003, p. 42) 2 muligheder for analyse: Enten iht. den livsverden, som han eller hun beskriver, eller ift. personen. Jeg vil her bruge førstnævnte metode, da det er forståelsen for information og adfærd herfor, der interesserer mig. Det er altså interviewpersonens forståelse af information, viden og de værdier, normer og praksis iht. information, som er genstand for min interesse og denne undersøgelse. Det er denne forståelse, som jeg vil forsøge at fortolke ud fra samtalerne med undersøgelsespersonerne. Specifikt vil min interviewundersøgelse bestå af semistrukturerede livsverdeninterviews. Dette bevirker, at jeg kan styre interviewene i forhold til specialets formål samtidigt med, at den interviewede får mulighed for at udbrede synspunkter, der ikke nødvendigvis har direkte relation til de oprindelige spørgsmål. Som i tilfældet med spørgeskemaundersøgelsen har jeg søgt inspiration til interviewguiden (se Appendiks 5), som den kvalitative del af denne undersøgelse er bygget op omkring. Her kommer inspirationen fra den interviewguide, som Gunilla Widén-Wulff (2001) bruger i sin afhandling om Informationskultur som drivkraft i företagsorganisationer. En afhandling, der behandler emnet informationskultur i finske forsikringsvirksomheder. I Widén-Wulffs interviewguide fokuseres der på bestemte emner med relation til respondenternes forhold til information og brugen af denne. Det gør sig også gældende her, og jeg har derfor valgt at støtte mig til hendes undersøgelse, frem for at starte helt forfra. Interviewguiden rummer forslag til spørgsmål, som er relevante for specialets emne og giver dermed enkle retningslinjer. Selve interviewene optages på lydfiler og sammenfattes i meningskondenserede referater (se Appendiks 7 til Appendiks 13, vedlagte Cd-rom indeholder lydfilerne). For at gøre det overskueligt, er referaterne sat ind i en dataoversigt, som lægger sig op af interviewguiden. Tilslut er de sendt til godkendelse hos de enkelte interviewdeltagere. 13

20 Denne godkendelsesprocedure er gennemført for at undgå en narrativ analyse, som fortæller en ny historie og udvikler videre på temaerne i de oprindelige interviews (Kvale, 2003, p. 197) forud for den egentlige fænomenologiske analyse. Widén-Wulffs (2001) har i sin undersøgelse brugt meningskategorisering til analysen. Her er valgt en fænomenologisk tilgang til interviewene, da denne løsning sætter den kvalitative analyse bedst i spil over for den kvantitative analyse. Jeg forsøger således at nå frem til informationskulturens beskrivelse (Kvale, 2003, p. 67) gennem forståelse af verdenen fra interviewpersonens synspunkt (Kvale, 2003, 129ff.). Gennem samtale er det derfor intentionen at opnå nuancerede beskrivelser af den formodede informationskultur, som interviewpersonerne eksisterer under i de enkelte organisationer. Spørgeskemaundersøgelsen og referaterne samt de dertilhørende lydoptagelser udgør undersøgelsens empiri Interviewpersoner Som udgangspunkt lægges der op til, at der skal interviewes en menig medarbejder og leder fra hvert sted. Dette gøres med ønsket om at afdække, om der eksisterer en fælles forståelse mellem ledelsen og medarbejderne. Udvælgelsen af interviewdeltagerne blev foretaget af kontaktpersonen og ud fra udgangspunktet om hvem, der havde tid (se Appendiks 6 for overblik over interviewpersoner) Interviewguide Formålet med interviewguiden (se Appendiks 5) er opnå muligheden for at foretage en logisk analyse, der samtidig giver plads til spontanitet og spiller op til spørgeskemaet samt teorien. Emnerne for interviewspørgsmålene gennemgås kort nedenfor Baggrund For at skabe et billede af interviewpersonen stilles først nogle baggrundsspørgsmål omkring personen og afdelingen Samarbejde på tværs af afdelinger Det kan være svært nok at kommunikere internt i afdelingen, men da jeg er bevidst om, at det kan være endnu mere krævende at kommunikere uden for afdelingerne, vil jeg gerne se nærmere på området. Dette er også relevant i forhold til at etablere et indtryk af åbenhed over for udenforstående. 14