Quick Guide - Aplanner for Windows

Transkript

1 Quick Guide - Aplanner for Windows Version Indhold 1 Introduktion og oversigt Introduktion De vigtigste egenskaber for Aplanner for Windows Typiske brugere af Aplanner for Windows Terminologi Installer Aplanner for Windows på din computer Opret ny database Opret Medarbejdere (ressourcer) Opret aktiviteter Opret dagsopgaver... 9 Ugeplan billedet Start planlægningen Se på planen Dagplan visning Aktivitetsplan visning Vagtplan visning (Hvem laver hvad?) Rapporter Aplanner for Windows planlægningsmuligheder Oversigt Menuer Andre Genvejstaster Syntaks for redigering i Ugeplan billedets felter Licensnøgle Arbejde med databaser Introduktion Arbejde med databaser fra fil menuen Åbning af en database fra kommando linje Arbejde med data Introduktion Medarbejdere Planer (Projekter) Aktiviteter Page 1

2 4.5 Dagsopgaver Hvordan dagsopgaver fungerer Avancerede generelle Data funktioner Filtrering Import Tabel Planlægningsbilleder Generelle funktioner Dagplan billedet Hvordan tildeles aktiviteter til en ressource Andre Dagplan funktioner Ugeplan billedet Hvordan tildeles dagsopgaver til en ressource Andre ugeplan funktioner Aktivitetsplan billedet Vagtplan billedet Rapporter (Reports) Introduction How to Create a Report Options Detailed Description of the Reports Project Sum List Report Plan Report Work List Report Export to Outlook Activity Sums Report Flex List Report Project Resource Report Managing Financial Data in Plans/Projects Rates Introduction How to create and apply rates Advanced Rates How Prices are calculated Invoicing Introduction Preconditions for Invoicing Parameters Process Page 2

3 7.2.5 Options Invoice text Customizing the Invoices Customizing Invoices Integration med Outlook Integration med Outlook og synkronisering Installation og opsætning for administrator Installation og opsætning for medarbejder Synkroniseringsbilledet Fejlsøgning og begrænsninger Synkronisering for medarbejdere Format af med vagt oplysninger fra Aplanner for Windows Eksporter til Outlook kalender Installation og opsætning Eksport af data til Outlook Integrating with SMS Export to SMS via Outlook Plankopiering Introduktion Instruktion Sletning af en plan for en periode Kopier en plan til en anden Udrul en grundplan til en plan Lav en 5 ugers grundplan for 5 medarbejdere Kombiner en vagtplan med en mødeplan Byt vagt mellem to medarbejdere Begrænsninger Godkendelse af timer og data objekter Indledning Godkendelse af timer Godkendelse af objekter Kvalifikationer Indledning Oprettelse af kvalifikation Tildel kvalifikationer til en medarbejder Tildel kvalifikationer til aktiviteter og dagsopgaver Se på og arbejde med kvalifikationer Arbejde med kladder Page 3

4 14 Tilpasning af Aplanner for Windows Tilpasninger af Indstillinger Bruger Administration Oprettelse, ændring og sletning af en burger Definere detaljerede rettigheder for en bruger Installation Introduktion Komponenter i Aplanner for Windows Komponenter i WebAplanner, WebMobil System Konfiguration Installation af Aplanner for Windows Installation af en database i SQL Server 2008 (eller nyere) Installation af WebAplanner (Aplanner for Web) Installation af WebMobil (Aplanner Mobil) Folder Structure Database administration Backup og gendannelse Software Architecture Oversigt over Egenskaber Page 4

5 1 Introduktion og oversigt 1.1 Introduktion Med Aplanner for Windows kan du hurtigt oprette, vedligeholde og distribuere arbejdsplaner. Denne manual introducerer planlægningsprocessen og giver en reference til de mange funktioner, der findes i systemet. Nogle af disse mange funktioner kræver specielle licensnøgler for at aktiveres. Foruden Aplanner for Windows, findes en web løsning Aplanner for Web, der indeholder meget af Aplanner for Windows funktionaliteten samt forskellige løsninger til synkronisering af vagtplaner med Outlook kalendere. Bemærk: Afsnit 6 og 7, 9 og 16 er på engelsk. Disse afsnit er primært for brugere af konsulent- og projektplanlægningen, som udvider vagtplanlægningen med omkostningsberegninger, fakturering m.v. Men de engelske afsnit er medtaget i denne manual fordi vagtplan brugere har en licensmæssig ret til at anvende konsulent- og projekt- planlægningsfunktioner, hvis de findes nyttige. Udvidelse af funktionaliteten sker ved skift fra menuen indstillinger. 1.2 De vigtigste egenskaber for Aplanner for Windows Håndtere komplekse planlægningsprocesser, f.eks. arbejdsdage med flere forskellige aktiviteter og rulleskema planlægning, Holde styr på vagttid for medarbejdere, f.eks. timerapportering og flextid Producere et bredt udvalg af planlægnings rapporter Styre omkostninger for medarbejdere Prissætte og faktura tid brugt på opgaver og projekter Danne lønsedler til brug for løn afregning Integrere med Microsoft Office produkterne, herunder overførsel af vagtplaner til Outlook kalender Understøtte web og mobil dataindtastning 1.3 Typiske brugere af Aplanner for Windows Virksomheder, der leverer konsulentbistand internt eller eksternt Biblioteker, laboratorier og andre offentlige institutioner med relativ kompleks arbejdstidsplanlægning Service og drift virksomheder med medarbejdere på vagt Ledere med ansvar for ressourceplanlægning Mindre virksomheder, der har brug for et værktøj til at udføre forretnings planlægning for timebaserede ydelser Page 5

6 1.4 Terminologi Her gennemgås de vigtigste grundbegreber i løsningen: Begreb Ressource Aktivitet Dagsopgave (Tidligere også benævnt Vagt) Beskrivelse En ressource repræsenterer en medarbejder eller en ressource, du vil planlægge for. Det vil typisk være en enkelt person, men du kan også oprette ressourcer, der repræsenterer grupper eller andre ressourcer såsom maskiner, tennisbaner m.v. En aktivitet er, hvad en medarbejder (ressource) udfører inden for et bestemt tidsinterval. Aktiviteten kan afspejle, hvor medarbejderen er, f.eks. "I musik biblioteket". Den kan også være relateret til betalingsbetingelser eller omkostninger, f.eks. "Normalt arbejde" eller "Weekend arbejde". En dagsopgave beskriver en typisk arbejdsdag for en medarbejder, dvs. hvornår og hvilke aktiviteter medarbejderen udfører i løbet af en dag. En dag vagt kan være, at en medarbejder starter med arbejde kl. 10 i køkkenet og derefter serverer for kunderne i restauranten fra kl. 12 til kl. 5 I dette eksempel repræsenterer vagten to sæt af aktiviteter, der udføres i to perioder, nemlig: 10:00 12:00 Køkken arbejde 12:00-16:00 Servering i restauranten Så en vagt repræsenterer blot en arbejdsdag med en eller flere aktiviteter I Aplanner for Windows. Formålet med at anvende begrebet dagsopgave er, at dagsopgaver er objekter i Aplanner for Windows, og derfor kan flyttes omkring med klip, kopier og indsæt. Plan Medarbejder Opgave Projekt Plan Version (Tidligere benævnt Plan Dimension) En plan omfatter, som navnet angiver, planlagte opgaver for et antal medarbejdere. Du kan oprette mere end én plan i databasen. Dette er nyttigt, hvis du har en virksomhed med flere afdelinger, og medarbejdere kan arbejde for mere end én afdeling i en periode. En Plan med tilhørende Plan Version udgør en vagt kalender. En Plan kan konfigureres som grundplan (skabelon) eller som lønende (udrullet) vagtplan. I de fleste tilfælde kan Medarbejder anvendes som synonym for ressource. En ressource kan dog være noget andet jf. ovenstående. Synonym for vagt Synonym for plan Angiver versionen af planen. Plan versioner Budget, Planlagt og Aktuel, Kladde, Ubenyttede, Mødetider og Ferieønsker er standard, men brugeren kan tilføje ekstra plan versioner efter behov. Plan Version kan anvendes frit, men anvendes ofte i henhold til følgende konvention: Planlagt: Gældende plan, dvs. den plan, man laver dag til dag rettelser i. Budget: En kopi af den udrullede skabelon plan. Så kan man let sammenligne gældende plan med idealplanen, dvs. planen, som den så ud før ændringer. Aktuel: Indrapporterede timer, f.eks. via medarbejder timerapportering. Mødetider: Plan for medarbejdernes mødetider. Kan benyttes til kontrol af, at medarbejdere faktisk har mødetid, på de tider, hvor medarbejderen tildeles vagter. Ferieønsker: Kan benyttes af medarbejdere til indrapportering af ferieønsker. Ubesatte: Her placeres kopi af de vagter, der fjernes, f.eks. ved indlæggelse af feriedage. Ubesatte vagter kan herefter flyttes til andre medarbejdere eller slettes efter behov. Page 6

7 Kladde: Kan benyttes efter behov til afprøvning af ukendte funktioner i Aplanner for Windows. Ud over de nævnte kan der oprettes planversioner til mange andre formål, f.eks. Vinterplan og Sommerplan. 1.5 Installer Aplanner for Windows på din computer 1. Hent og installer Aplanner for Windows fra PlanAHead hjemmesiden 2. Installer Aplanner for Windows ved at klikke på den hentede installationsfil 3. Start Aplanner for Windows ved at dobbeltklikke på Aplanner for Windows ikonet på skrivebordet 1.6 Opret ny database En database er blot en Aplanner for Windows specifik databasefil. Vælg ny Database i menuen Filer. Du bliver bedt om at angive et navn på- samt placeringen af database filen. Dernæst vil du se et skærmbillede, der viser en (næsten) tom database. Ved førstegangsinstallation af Aplanner for Windows placeres en (næsten) tom database i folderen: \Dokumenter\Aplanner\Data. Når databasen er tom, vises en Kom godt i gang hjælpeside. Siden kan guide dig gennem de funktioner, du skal anvende for at komme i gang. Først skal der oprettes nogle medarbejdere, så nogle aktiviteter osv. Du kan altid genfinde Kom godt i gang billedet under menupunktet Hjælp på Aplanner for Windows. Man kan også oprette en database i SQL Server, men det kræver at man har administrator rettighed til SQL Server. Kunder/ brugere, der har databasen placeret hos PlanAHead, eller i egen driftsafdeling har ikke behov for at oprette database(r). Hvis databasen er placeret hos PlanAHead udleveres et databasenavn og en PIN kode, som anvendes, når Aplanner for Windows er installeret. Kunder/ brugere, som har databasen placeret i egen driftsafdeling får udleveret servernavn og databasenavn fra driftsafdelingen. I nogle tilfælde, skal brugeren ikke gøre noget, da Aplanner for Windows installeres under Citrix og fastlåses på en database. Page 7

8 1.7 Opret Medarbejdere (ressourcer) Vælg Medarbejdere fra menuen Data kataloger. Opret en ny medarbejder ved at klikke på knappen Indsæt. I eksemplet nedenfor kan du se tre medarbejdere Anders, Birte og Carl. Du kan opdatere ved at indtaste data direkte i tabellen. Alternativt kan du doblet klikke ud for en linje for at se og ændre detaljer, idet kun de mest anvendte oplysninger vises på oversigtsbilledet. Page 8

9 => Vær Opmærksom på start datoen for din nye medarbejder. Alle objekter i Aplanner for Windows har en start- og en slutdato. Før startdatoen, vil dine medarbejdere ikke blive vist i din plan. Desuden kan medarbejder kataloget organiseres ved at anvende sorteringsnøgler og farver for hver enkelt medarbejder. Vær også opmærksom på, at den gratis version af Aplanner for Windows kun tillader oprettelse af i alt 5 medarbejdere. Send en mail til support@planahead.dk, hvis du har behov for at købe en licens til flere medarbejdere. 1.8 Opret aktiviteter Som det næste opretter du nu de relevante aktiviteter. Vælg aktiviteter i menuen Data Kataloger, og opret nye aktiviteter ved at klikke på knappen Indsæt. I eksemplet nedenfor, er der allerede oprettet fire aktiviteter: Eftermiddag, Dag, Ferie og Nat. Du kan efter behov oprette dine egne. Aktiviteter anvendes som grundlag for alle timeoptællinger i systemet, så du kan oprette de aktiviteter, du ønsker at foretage timeoptælling for. 1.9 Opret dagsopgaver Efter at have oprettet aktiviteter kan du nu definere nogle typiske arbejdsdage (dagsopgaver). Start med at oprette dagsopgaven. Dette gøres på lignende måde som for medarbejdere og aktiviteter: Vælg Dagsopgaver fra menuen Data. Page 9

10 Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, er et par dagsopgaver allerede oprettet. Dagsopgaver oprettes udelukkende for at kunne registrere hurtigt på Ugeplan billedet (se senere). Når du opretter en ny dagsopgave ved at trykke Indsæt ser du billedet: Brug billedet til at lave en dagsopgave som vist nedenfor. Pile ikonerne benyttes til at oprette nye bokse til indtastning ovenfor eller neden for den vagt, du arbejder med. X knappen fjerner en boks. Bemærk de to grå felter over/ under aktiviteterne Køkkenarbejder hhv. Servering. De anvendes, når man vil ændre en dagsopgave, som er registreret på Ugeplan billedet. I det øverste felt vises Plan, og i det nederste vises eventuelle kommentarer til dagsopgaven. Page 10

11 Skift til egenskabssiden på fanebladet. Her har du mulighed for at ændre farve og navn på dagsopgaven. Det kan du også gøre direkte på oversigtsbilledet for dagsopgaver. Page 11

12 Du kan oprette andre dagsopgaver på samme måde. Vigtigt: du behøver ikke oprette alle dagsopgaver med alle mulige kombinationer af aktiviteter og tidsintervaller. Du skal kun oprette de dagsopgaver, som du anvender hyppigt på Ugeplan billedet (se senere). Mere sjældne dagsopgaver kan du altid oprette midlertidigt ved at dobbeltklikke på et felt på Ugeplan billedet. På Aplanner for Windows billedet kan du vælge, om du kun vil se oprettede dagsopgaver, eller alle de dagsopgaver, der automatisk opstår i takst med, at du planlægger. Page 12

13 Ugeplan billedet Nu bør du se følgende på ugeplan billedet (hvis ikke så vælg Ugeplan, og sæt datoen til at afspejle startdatoen for din plan) Start planlægningen Det er nemt at tildele vagter til en medarbejder, og du kan gøre det på flere måder: 1) Hvis du ikke har valgt nogen celler (medarbejder, dato) ved klik med musen, kan du blot trække en dagsopgave fra listen i venstre side til den celle, du ønsker at opdatere. Træk og slip (drag and drop) udføres med musen. Et cellevalg kan annulleres ved at trykke F6. 2) Du kan vælge en eller flere celler ved at klikke med musen. Når du herefter klikker på en dagsopgave i listen til venstre, udfyldes de valgte celler med dagsopgaven. 3) Du kan dobbeltklikke på en celle. Så får du en boks op, hvor du kan udfylde en dagsopgave. 4) Du kan skifte til Dagplan billedet (se nedenfor) og male dagsopgaven med musen. Det gøres ved at male aktiviteter på celler med tidsintervaller. 5) Du kan benytte kopier og indsæt, når de første celler er udfyldt. Kopieringsfunktionerne kan vælges fra Rediger menuen eller fra højre museknapmenuen. Page 13

14 Du har nu oprettet din første plan! Page 14

15 1.11 Se på planen Lad os se på de andre mulige visninger af den plan, du lige har oprettet: Dagplan visning Nedenfor ses et udsnit af dagplan billedet for en given dato. Hver linje i Dagplanen svarer til en celle på Ugeplanen. Mange planlæggere benytter dagplan billedet til at oprette vagter. Man kan f.eks. oprette de første vagter ved at male med aktiviteter på dagplanbilledet. Når det er gjort for nogle dage, kan man skifte til Ugeplan billedet og fortsætte ved at kopiere og indsætte Aktivitetsplan visning Nedenfor ses Aktivitetsplanen. Billedet svarer til Dagplan billedet, men viser i stedet, hvem der udfører hvilke aktiviteter, hvornår. På dette billede kan du male medarbejdere på celler med aktiviteter for tidsperioder. Billedet er isæt egnet til at vise, hvem der udfører hvilke aktiviteter. Page 15

16 Vagtplan visning (Hvem laver hvad?) Vagtplan visningen svarer til Ugeplan billedet, men viser i stedet hvem, der har hvilke dagsopgaver, og du kan male medarbejdere på celler med vagter og datoer. Billedet viser kun dagsopgaver, som er oprettet permanent i systemet via Data kataloget. Men boksen Kun oprettede vagter kan indstilles til at vise alle vagter (både de dagsopgaver, der er oprettet i Data Kataloget, og de dagsopgaver, som er registreret direkte på et planlægningsbillede). Endelig kan du indstille, så dagsopgaver vises nedbrudt i komponenter. Vagtplan billedet er især egnet til at vise, hvem der udfører hvilke opgaver. Det kan således anvendes til kontrol at, at man har korrekt vagtdækning. Page 16

17 1.12 Rapporter Du kan eksportere din plan på en række måder. Output er formateret, så det kan ses som en webside og kan indsættes direkte i Excel eller Word til yderligere forarbejdning (kan ændres fra menuen Filer). Nedenfor er vist en liste over rapporter, der er defineret for vagt planlægnings konfiguration. Aplanner for Windows konsulent hhv. projekt konfiguration indeholder en del flere rapporter. Rapporterne omfatter: En flexlist, som kan vise flextids-beregning for medarbejdere. Anvendelsen forudsætter, at der er oprettet ugenorm tider i medarbejder kataloget. Aktivitetssummer optæller timesummer for aktiviteter. Timesummer optæller timer for en eller flere plan versioner. Plan benyttes til at danne en planudskrift, f.eks. en feriekalender. Behovsliste kan benyttes i løsninger for mange medarbejdere til at se, hvor der er ledig kapacitet. Arbejdsliste tæller timer pr. medarbejder, aktivitet og totaler. Anvendes typisk til kontrol og afstemning. Timetabel udskriver rå timetransaktioner. Kan benyttes til søgning m.v. som Excel regneark. Vagtoptælling tæller vagter for en periode pr. medarbejder. Kan benyttes til kontrol af at vagterne fordeles jævnt mellem medarbejdere over en længere periode. Dubletkontrol benyttes hvis planer med timetransaktioner deles. Rapporten afslører eventuelle dobbelt bookninger af medarbejdere. Synkroniseringslog danner en rapport over gennemførte synkroniseringer. Den viser status på alle transaktioner mht. synkronisering. Saldoliste danner en start time saldo og en slut saldo for en periode Behovsrapporten sammenligner budgetteret kapacitet med planlagt. Kan benyttes til at kontrollere vagtdækning Medarbejderstatus, der viser forskellige stamdata og timeoptællinger for alle medarbejderne. Page 17

18 Som eksempel er vist en Arbejdsliste. Listen viser det planlagte arbejde for enten alle medarbejdere eller en enkelt medarbejder. Kan bruges til at informere folk om det planlagte arbejde for en given periode. Med denne gennemgang er du forhåbentligt kommet godt i gang med Aplanner for Windows. Der er mange flere funktioner i systemet, og som du kan bruge til at administrere flere dimensioner, færdigheder, kommercielle aspekter af din planlægning, gentagne planer osv. Disse er alle beskrevet i resten af manualen. Page 18

19 2 Aplanner for Windows planlægningsmuligheder 2.1 Oversigt Vagtplanlægnings applikationer dækker en bred vifte af løsninger fra simple kalenderprogrammer til fuldt integrerede ressourceplanlægning systemer (ERP Løsninger). Aplanner til Windows er rettet mod virksomheder og statslige institutioner, som har brug for et omkostnings effektiv værktøj til vagtplanlægning, der kan modellere komplekse planlægning situationer og holde styr vagttimer. Aplanner for Windows løsningen spænder over hele spektret. Derfor kan man gøre systemet lettere at bruge ved at vælge mellem tre forskellige planlægning tilstande: Vagt Planner (D) Som indeholder alle de grundlæggende funktioner til at foretage avanceret planlægning for medarbejdere. Konsulentbistand Planner (C) Som udvider Vagt Planner med funktioner til at administrere løn, rejseudgifter, ressourceomkostninger og mere avancerede rapporter til at styre ressourceforbrug Projekt Planner (P) Som udvider Konsulentbistand Planner med funktioner til fakturering og betalingsopfølgning. Desuden findes funktionalitet til at holde styr på incidenter og planlægge ændringer. (PlanAHead kan levere tilpassede versioner foruden dem, der er nævnt ovenfor) Du kan skifte mellem de forskellige tilstande, f.eks. starte med at arbejde med vagt planlæggeren og derefter på et senere tidspunkt ændre den til en konsulentbistand Planner på et par sekunder uden at miste nogen oplysninger. I resten af denne brugervejledning vil du se, hvordan menuer, egenskaber og rapporter afhænger af den valgte tilstand. 2.2 Menuer Tabellen nedenfor viser de forskellige menuer afhængig af valgt planner. Fil Menu Shortcut keys: Ctrl +1 Shortcut Keys Vagt Konsulent Projekt Ny database Ctrl +N x x x Åbn Ctrl + O x x x Log på Ctrl + L x x x Gem Crtl + S x x x Gem som F12 x x X Afslut Ctrl + Q x x X Vælg udskriftsmåde x x X Vis udskrift Ctrl + P x x x Egenskaber Ctrl + T x x x Plankopiering Ctrl + R x x x Luk Ctrl + W x x X Database (importer, eksporter, opgrader, fjern slettede objekter og foretag ændringer i Outlook synkroniseringstabellen) x x x Data Kataloger Menu Shortcut keys: Ctrl +3 Shortcut Keys Vagt Konsulent Projekt Page 19

20 Aktiviteter Ctrl + Shift x x x + A Planer Ctrl + Shift x x x + P Medarbejdere Ctrl + Shift x x x + R ( Ctrl + Shift + E) Kunder Ctrl + Shift x x + C (Ctrl + Shift + K) Rejser x x Kvalifikationer Ctrl + Shift x x x + S Vagter Ctrl + Shift x x x + D Takster x x Takst versioner x x Faktureret Ctrl + Shift x + I Uge beløb x Avancerede takster x Plan versioner Ctrl + Shift x x x + V Bemærkninger x x X Incidenter X Noter X Ændringer X Rapport Menu Shortcut keys: Ctrl +4 Shortcut Keys Vagt Konsulent Projekt Under rapport menuen finder du de rapporter, som kan dannes. Rapport menuen er behandlet i kapitel 6. Indstillinger Menu Shortcut keys: Ctrl +5 Shortcut Keys Vagt Konsulent Projekt Aplanner type x x X Egenskaber Ctrl + T x x x Vælg udskriftsmåde x x x Farver x x x Skrifttype x x x Start dato er i dag x x x Sprog x x x Juster rækkehøjde x x x Juster kolonnebredde x x x Fejlliste x x X Genopfrisk skærm hvert 5. minut X X X Skift adgangskode X X x Page 20

21 Hjælp Menu Shortcut keys: Ctrl +6 Shortcut Keys Vagt Konsulent Projekt Kom godt i gang billede X X X Genvejstaster x x x Download Demo Database Download Quick Guide F1 x x x Om Aplanner for Windows x x x Licens x x x Download Release Note x x x Kontekst Menu Højre Mouse knap menu Shortcut keys: Ctrl +M Shortcut Keys Vagt Konsulent Projekt Vis detaljer F4 x x x Inset ny INS x x x Flyt til (en valgt plan version) x x x Valider (mødetider, kvalifikationer, x x x hviletidskontrol, norm tidsberegning for periode) Slet DEL x x x Klip Ctrl + X x x x Kopier Ctrl + C x x x Sæt ind Ctrl + V x x x Flet (to vagter til en samlet vagt) Byt vagt x x x Fortryd ESC x x x (Ctrl + Z) Plan kopiering Ctrl + R x x x Vis udskrift Ctrl + P x x x Plan kommentar x x x Egenskaber x x x Aktivitetssummer Ctrl + S x x x Lås for opdatering Ctrl + K x x X Timerapport x x x Hjælp F1 x x x 2.3 Andre Genvejstaster I de fleste situationer kan du benytte tastaturet som alternativ til musen. Se i øvrigt listen over genvejstaster i Hjælp menuen. Shortcut Keys Alt Ctrl A Ctrl F Ctrl + M F1 F3 Fokus på hovedmenuen Vælg alt på plan tavlen Start søgning Åbn kontekst menuen Hjælp Søg efter navne på den viste plan Function Page 21

22 F4 F5 F6 F9 F12 INS DEL ESC TAB Arrows Shift + Arrow Home, End Return Vis detaljer fra hvor du er Genopfrisk data på et billede Skift fokus mellem plantavle og bokse til at vælge plan Opdater (OK knap) Gem som Indsæt Slet Afbryd (Afbryd knap) Skift fokus til næste boks m.v. Naviger i liste til at vælge Vælg et område på plantavlen Navigation på plantavlen Opdater (OK knap) 2.4 Syntaks for redigering i Ugeplan billedets felter Denne funktionalitet er udgået fra og med version I stedet er der åbnet mulighed for træk og slip (drag and drop) på planlægningsbillederne. 2.5 Licensnøgle Licensnøglen kontrollerer antallet af brugere samt hvor mange medarbejdere, der kan planlægges for. Du ser en fejlmelding ved forsøg på at oprette flere brugere eller medarbejdere, end licensnøglen angiver. Åbn Licens under Hjælp menuen for at se billedet: Her kan du indtaste din licensnøgle og trykke OK. Hvis licensen ses med RØD farve, er det fordi licensnøglen er tastet forkert. Licensnøglen er defineret til en bestemt type Aplanner, men du kan frit skifte mellem planner type under menuen indstillinger. Vigtigt: Licensen er knyttet til databasen og ikke til klientprogrammet Aplanner for Windows. Det betyder, at du frit kan installere alle de versioner af Aplanner for Windows, som der er behov for (på arbejdspladsen og derhjemme). De rettigheder, du via database login har til databasen er gældende for Aplanner for Windows og Aplanner for Web. Page 22

23 3 Arbejde med databaser 3.1 Introduktion Hver enkelt database gemmes på din computer som en XML fil eller som en database instans i Microsoft SQL Server. Databasen indeholder alle dine planlægningsdata. Når en XML database ikke er i brug kan du lave en backup af den ved at kopiere den til et backup medie. Back up af SQL server databaser gennemføres normalt ved at lave backup af data fra den computer, hvos SQL serveren er placeret. 3.2 Arbejde med databaser fra fil menuen Fil menuen for Aplanner for Windows ses nedenfor: Vælg Ny database. Herefter ser du billedet: Som det fremgår, er der 4 faneblade. Normalt oprettes en ny database som lokal database (XML fil). Du skal blot angive placering og navn, så oprettes en (næsten) tom database. Man kan også oprette en ny database i SQL server. Det kræver dog, at man har administrator rettigheder. Fanebladene Web Licens Web service kan ikke anvendes ved oprettelse. De benyttes til at skaffe sig adgang til en database, der er planeret hos PlanAHead A/S. Page 23

24 Hvis du vælger Åbn database, ser du igen billedet med de 4 faneblade. Her kan du vælge at åbne en lokal database, som er gemt i forvejen. Hvis du har adgang til en SQL Server database, eller en database på en Web server kan du åbne efter skift af faneblad Gem som anvendes til at gemme en kopi af en lokal database, eller til at lave dig en lokal kopi af en SQL server database. Hvis du har administrator rettigheder, kan du også benytte funktionen til at importere en lokal database i SQL server. Funktionen Luk benyttes til at lukke den eksisterende database og vælge en anden. Funktionen Afslut benyttes til at lukke Aplanner for Windows. Under nedlukningen gemmes dine personlige valg af skærmstørrelse, kolonnebredder m.v. Funktionen Database benyttes til eksport hhv. import af en database. Efter ønske kan PlanAHead A/S levere to batchprogrammer, som udfører tilsvarende funktionalitet. Nyhed: Fra og med Aplanner for Windows version 8.16 vil man ikke længere kunne vælge fanebladet Webservice. Det skyldes, at PlanAHead i stedet for en web licens udleverer et database navn og en PIN kode Åbning af en database fra kommando linje Aplanner for Windows kan startes fra et script, for eksempel hvis Aplanner skal anvendes under Citrix eller anden terminal server. Hvis du angiver filnavn som første argument, vil Aplanner for Windows åbne databasen ved opstart. Eksempel: C:\Program Files\PlanAHead\Aplanner for Windows\Aplanner.exe MyPlan.xml Opstart med en SQL server database sker ved at angive SQL server navn som argument 1 og database instans navn som argument 2. Eksempel: C:\Program Files\PlanAHead\Aplanner for Windows\Aplanner.exe MyDatabase MyPlan For detaljer henvises til installationsvejledningen for Aplanner for Windows. 4 Arbejde med data 4.1 Introduktion Medarbejdere, kvalifikationer, kunder og vagter er alle eksempler på stamdata som må oprettes og administreres i planlægningsprocessen. Du vil finde et menu punkt for hver type af data i Aplanner for Windows Data menu. Den tilgængelige liste afhænger af, hvilken planner type, du har valgt under menuen Indstillinger. Der er mange fællestræk I den måde, de enkelte data typer administreres. Hovedtyperne beskrives i det følgende, hvorefter der findes en beskrivelse af avancerede egenskaber for alle typer af data. Som nævnt er Data menuens indhold bestemt af, hvilken planner type, du anvender. Valg af planner type sker i første omgang via licensnøglen, men der kan skiftes planner type fra menuen Indstillinger. I de følgende tabeller anvendes D, C og P som forkortelse for de 3 planner typer: D refererer til Vagtplanner (Duty Planner) C refererer til Konsulentplanner (Consultancy Planner) P refererer til Projektplanner (Project Planner) Page 24

25 I oversigtsskemaer for egenskaber er vist, om egenskaben findes og kan opdateres for de 3 planner typer. Følgende statusmarkering er anvendt: X Egenskaben eksisterer ikke R Egenskaben eksisterer, men kan ikke opdateres U Egenskaber kan opdateres 4.2 Medarbejdere Du planlægger for ressourcer. En ressource kan repræsentere en hvilken som helst slags ressource, f.eks. en medarbejder, en maskine eller et mødelokale. Efter valgt af Medarbejdere fra the Data menuen, ses følgende oversigtsbillede (Dobbeltklik ud for medarbejder for at se detaljer): Fra dette vindue kan du indsætte nye medarbejdere, slette medarbejdere eller ændre egenskaber for en medarbejder. Bemærk Startdato og Slutdato. Disse to datoer definerer, hvornår ressourcen er aktiv. Man kan ikke planlægge med en ressource uden for den definere tidsperiode. En ressource (medarbejder) vil ikke kunne ses på Ugeplan billedet i perioder, hvor medarbejderen ikke er aktiv. Det anbefales at sætte Slutdato i stedet for at slette. Herved opnås mulighed for at bladre tilbage i tiden og se på gamle plandata. Du kan ændre nogle egenskaber, f.eks. navn ved at skrive direkte i felter på oversigtsbilledet. Men mange egenskaber vises kun på detailbilledet, som vises efter dobbeltklik ud for medarbejderen: Page 25

26 Page 26

27 På dette billede kan du se og ændre egenskaber. Aplanner for Windows understøtter i alt omkring 400 egenskaber, hvoraf mange kan ændres. En samlet oversigt over egenskaber findes i kapitlet Oversigt over egenskaber nederst i dette dokument. 4.3 Planer (Projekter) Hver Aplanner for Windows database kan indeholde adskillige planer. Du vil ofte lave planlægning for en projektopgave, men a fog til skal medarbejderen arbejde på en anden opgave. Her er nogle få eksempler: En restaurationskæde med 3 restauranter. De ansatte arbejder typisk I en restaurant, men nogle medarbejdere kan eventuelt arbejde I flere restauranter. Denne planlægningssituation kan håndteres ved at oprette 3 planer, en for hver restaurant. Aplanner for Windows gør det muligt at administrere de enkelte planer, og på samme tid administrere, at nogle medarbejdere deler indsatsen mellem flere planer. En entreprenør vil typisk danne et projekt pr kundeopgave. Ressourcer som medarbejdere og maskiner kan på skift allokeres til de forskellige projekter. Et driftscenter laver en plan til at dække 24/7 planlægningen. Aplanner for Windows giver dig fleksibilitet til at planlægge, som du har behov for. Når man definerer en plan er der nogle vigtige egenskaber, som bestemmer hvordan planlægningen skal foregå. Det drejer sig specielt om følgende: Tillad medarbejdere at arbejde delt mellem projekter. Begræns hvilke medarbejdere, aktiviteter og vagter, der hører til et givet projekt. Definer om, og på hvilken måde omkostninger skal allokeres til planer. Efter valg af Planer fra Data menuen ses følgende (Dobbeltklik ud for en plan for at se detaljer): Fra dette vindue kan du indsætte nye planer, slette planer og ændre egenskaber. Bemærk Start- og Slutdato, som anvendes på lignende måde som for medarbejdere ovenfor. Page 27

28 Du kan ændre nogle egenskaber ved at opdatere direkte på oversigtsbilledet, mens andre egenskaber kun kan ændres på detalje billedet: Som det fremgår kan du markere, at planen anvendes som grundplan for rulleskema planlægning. Du kan vælge hvilke medarbejdere, aktiviteter og vagter, der skal indgå i planen. Det er også muligt at dele planer, så medarbejdere kan anvendes i planlægningen i flere planer på en gang. Det kan være relevant, for vikarer, der arbejder i flere afdelinger. Dobbelt booking af en medarbejder kan normalt ikke finde sted, men vær opmærksom på følgende undtagelse: Hvis man opretter en vagt for den samme medarbejder i to planer, som ikke er delt, og herefter deler de to planer, vil der optræde en dobbelt bookning i databasen. Dobbelt bookningen ses ikke på ugeplan billedet, som blot anvender den senest oprettede vagt, men Outlook synkroniseringsprogrammet vil danne to kalenderposter. Du kan fjerne dobbelt bookninger ved at fjerne delingen, slette vagter for medarbejderen i den ene af planerne og dele igen. Yderligere detaljer kan ses ved at trykke på knappen Vis detaljer. En samlet oversigt over egenskaber findes i kapitlet Oversigt over egenskaber nederst i dette dokument. 4.4 Aktiviteter En aktivitet definerer, hvad en medarbejder foretager sig inden for en given tidsperiode. Faktisk drejer planlægning sig om at tildele aktiviteter til medarbejdere. Eksempler på aktiviteter: Aktiviteter, der definerer, hvor medarbejderen befinder sig: - Lobby, køkken, lager, børneafdeling. Aktiviteter med fokus på, hvad medarbejderen foretager sig: - Lave salt, Rengøring, Undervisning Page 28

29 Aktiviteter, der knytter sig til betaling - Normal, overtid +50 %, nattevagt, ferie. Aktiviteter oprettes og administreres som andre data. Efter valgt af Aktiviteter ses følgende (Dobbeltklik ud for en aktivitet for at se detaljer): Detalje billedet for en aktivitet ser således ud: Page 29

30 Tabellen nedenfor giver en oversigt over egenskaber for en Aktivitet: En samlet oversigt over egenskaber findes i kapitlet Oversigt over egenskaber nederst i dette dokument. Det er muligt at ændre navnet på en aktivitet på Ugeplan og Dagplan billederne ved indsættelse af kommentarfelt, som starter med #. Har man f.eks. en aktivitet Møde, som anvendes til flere forskellige ad hoc mødetyper, kan man ændre teksten for hver enkelt aktivitet, der vises på planen, f.eks. ved angivelse af kommentarfelt #Afdeling, #Kunde, #Bogvalg m.v. Hvis ikke der er tilføjet en kommentar vises navnet Møde. 4.5 Dagsopgaver For at gøre planlægningen hurtigere, defineres dagsopgaver, som blot er en lister over, hvad medarbejderen foretager sig på en hel arbejdsdag. En helt enkel dagsopgave er: Dag 8:00-16:00, mens en mere kompliceret dagsopgave er: Mødt 9:00-10:00, Skrankevagt 10:00-12:00, Mødt 12:30-14:00, Kundebesøg 14:00-17:00. Du kan oprette de mest anvendte dagsopgaver i kataloget med dagsopgaver under Data menuen. Øvrige dagsopgaver dannes automatisk af Aplanner for Windows, når du administrerer planer. Page 30

31 Efter valg af Dagsopgaver fra Data menuen ses (Dobbeltklik ud for en dagsopgave for at se detaljer): For at ændre egenskaber for en dagsopgave, og for at definere, hvad en dagsopgave består af skal du dobbeltklikke for at billede med detaljer. Følgende ses: Her kan du definere en eller flere opgaver, som skal varetages I løbet af en arbejdsdag. Ved tryk på fanebladet ses: Page 31

32 En samlet oversigt over egenskaber findes i kapitlet Oversigt over egenskaber nederst i dette dokument Hvordan dagsopgaver fungerer Dagsopgaver benyttes til at gøre dag til dag planlægningen på Ugeplan billedet hurtigt. Dobbeltklikker du på et felt på Ugeplan billedet ses vagtbilledet, og du kan ændre vagtsammensætningen. Hvis du ændrer en dagsopgave, slettes den gamle ikke, men der dannes en ny, som passer til dit ønske for sammensætningen af aktiviteter og tidsperioder. 4.6 Avancerede generelle Data funktioner Som allerede beskrevet ligner de enkelte Data billeder hinanden (bortset fra vagt billedet). På oversigtsbilledet findes et par avancerede muligheder, som beskrives i det følgende: Filtrering Vælg filtrering fra højre museknapmenuen. Herefter kan du sætte egenskaber for filtrering. Denne funktionalitet er specielt nyttig, hvis du har store datamængder. Page 32

33 4.6.2 Import Tabel Du kan importere tabel data til oversigtsbilledet på følgende made: 1) Lav et regneark med data. Overskrifter skal matche dem på oversigtsbilledet. 2) Vælg dataområde fra Excel og kopier til klippebordet 3) Vælg funktionen Importer fra højre museknapmenuen Bemærk: Undgå at importere direkte I database med SQL. Det kan skabe problemer, at automatisk tildeling af objekt numre og data validering springes over. 5 Planlægningsbilleder Så snart stamdata som ressourcer, aktiviteter og vagter er defineret kan du starte planlægningen. Aplanner for Windows har 4 planlægningsbilleder til at registrere eller se plandata. Dagplan billedet På dette billede kan du se, hvilke aktiviteter, der er booket af ressourcerne for en enkelt dag, og du kan opdatere billedet. Ugeplan billedet På dette billede kan du se ressource booking for nogle uger ad gangen, og du kan opdatere billedet Aktivitetsplan billedet Her kan du se hvilke ressourcer, der udfører hvilke aktiviteter I løbet af en enkelt dag. Billedet kan opdateres, men det anbefales at benytte dagplan eller ugeplan billederne til opdatering, da konsekvenserne her er nemmere at overskue. Vagtplan billedet Her kan du se, hvilke opgaver, medarbejdere udfører dag for dag. Billedet kan opdateres, men det anbefales at benytte dagplan eller ugeplan billedet til opdatering. Valget mellem planlægningsbillede til registrering kan tilrettelægges ud fra, hvad der er hurtigst i den aktuelle situation. Du har endvidere mulighed for at supplere med registrering via timeregistreringsbilledet, som startes via en ikon på planlægningsbilledet. I det følgende beskrives nogle generelle funktioner. Herefter beskrives de enkelte billeder i detaljer. Page 33

34 5.1 Generelle funktioner Lige under menuen for Aplanner for Windows ser du følgende knapper: Knapper anvendes til at styre planlægningsbillederne. Brugen af de enkelte knapper er beskrevet nedenfor. Stiften i øverste højre hjørne anvendes til at fjerne alle knapperne på en gang, eller sætte dem igen. De 4 knapper til venstre benyttes til at skifte mellem de 4 planlægningsbilleder, Ugeplan, Vagtplan, Dagplan og Aktivitetsplan. Næste kolonne indeholder muligheder for at indstille, hvad der vises: start dato, hvor mange uger, der skal vises, om weekender skal vises og hvilke typer vagter, der skal vises. For Dagplan og Aktivitetsplan kan man stille hvor mange timer, der skal vises og med hvilket tidsinterval. I tredje kolonne kan du vælge hvilken Plan, der skal vises samt hvilken Planversion, der skal vises på billedet. Du kan også vælge, hvilken Planversion, der skal vises på billede to, hvis to billeder er valgt. I fjerde kolonne kan du skifte mellem visning af et billede, to billeder lodret eller to billeder vandret. Det kan være en fordel at arbejde med to billeder, hvis man for eksempel har gemt ubesatte vagter, som skal placeres i planlagte vagter. Femte og sjette kolonne benyttes til at indstille sortering af rækkerne i planlægningsbilledet. Sorteringsnøgler kan sættes i data kataloger for Medarbejdere, Aktiviteter m.v. Herefter vises knapper til redigering. Disse findes også i højre museknap menuen. Yderst til højre vises knapper til brug for at vælge Aktiviteter eller Medarbejdere, der skal vises. Disse knapper er kun synlige fordi Filter knappen er trykket ned. Nederst på planlægningsbilledet finder du følgende: Ikonet angiver om der anvendes en lokal database, en SQL database eller en web database. Teksten viser databasenavn, brugernavn og dato tid. Herefter findes knapper til start af Plankopiering, Start af udskrivning, Hjælp, Fortryd, Opdatering af data samt frem og tilbage. Nyhed: Hvis du har rettigheder til at anvende Outlook synkroniseringen ser du endvidere en eller begge af følgende ikoner: Page 34

35 Ikonet med det grønne plus starter administrtor synkroniseringsbilldet, hvorfra der kan udsendes s med synkroniseringsdata til medarbejderne. Ikonet med den blå figur starter medarbejdersynkroniseringen, som omdanner en med synkroniseringsdata til kalenderposter. Page 35

36 5.2 Dagplan billedet Et eksempel fra Demo database er vist nedenfor. Der vises en dag ad gangen og bookede aktiviteter vises grafisk. Hvis du holder musen over et farvet felt, kan du se en liste over aktiviteter og perioder for hele dagen. Hvis teksten er blå/ grå skyldes det, at aktiviteten hører til en anden (delt) plan end den, der aktuelt vises Hvordan tildeles aktiviteter til en ressource Her har du flere muligheder at vælge imellem: 1) Du kan trække en aktivitet til en celle i planen. 2) Du kan vælge et antal felter med musen og benytte male funktionerne (male ikonet og boksen, hvor du kan vælge aktiviteter til at male med) 3) Du kan dobbeltklikke på et felt og dagens aktiviteter i den boks, du får op på skærmen. 4) Du kan vælge et område og kopiere det til et andet (Funktionerne kopier, klip og indsæt findes i kontekst menuen og rediger menuen) Andre Dagplan funktioner Her beskrives andre nyttige funktioner: Hvis du dobbeltklikker på en aktivitet eller ressource kan du se detaljerne. Du har mulighed for at ændre, f.eks. navn eller farve fra detalje billedet. Du kan aktivere filtrering ved at trykke på filter ikonet over planlægningsfelterne. Det kan være en fordel, hvis du har mange medarbejdere i planen. Fra kontekst menuen kan du indsætte en kommentar. Efter klik på en medarbejder i medarbejder kolonnen kan du oprette en ny medarbejder. Page 36

37 Tryk på timeregistreringsikonet, hvis du vil oprette data ved hjælp af timeregistreringsbilledet. 5.3 Ugeplan billedet Ugeplan billedet viser dagsopgaver for en periode på 2 uger. De dagsopgaver, der ses på billedet er enten dannet automatisk eller oprettet I stamdatakataloget under menuen Data Dagsopgaver. En automatisk dannet dagsopgave er en tekst bestående af de tre første bogstaver i en aktivitet efterfulgt af en tidsperiode. Hold musen over en vagt for at se detaljer. Hvis en dagsopgave stammer fra en anden (delt) plan end den, der ses på planlægningsbilledet, er teksten blå/ grå. Hvis der er knyttet en kommentar til vagten starter teksten med et Hvordan tildeles dagsopgaver til en ressource Her findes en række muligheder: Træk en dagsopgave til en plan celle med musen. Benyt male ikonet og boksen med fast definerede dagsopgaver til at male et udvalgt område. Det er en meget hurtig måde at oprette nye planer. Dobbeltklik på et felt og indtast aktiviteter og perioder i det billede, der dukker op. Benyt kopieringsfunktionerne, som kan vælges fra Rediger menuen eller kontekst menuen. Benyt byt vagt funktionen fra kontekst menuen. Vælg en række af felter ud for den ressource, der skal byttes fra og klik herefter på et felt ud for den ressource, der skal byttes med. Benyt timeregistreringsbilledet. Tryk på timeregistreringsikonet. Page 37

38 5.3.2 Andre ugeplan funktioner Hermed en liste over andre nyttige funktioner: Hvis du dobbeltklikker på en vagt eller en ressource, kan du se og opdatere detaljer. Klik på et felt i ressourcekolonnen. Herefter kan du oprette en ny ressource. Klik på filer ikonet for at filtrere, hvilke medarbejdere, dagsopgaver og kvalifikationer, du vil se. Fra kontekst menuen kan du indsætte en kommentar. Benyt funktioner i kontekst menuen til at flytte dagsopgaver til ubesatte dagsopgaver og fra ubesatte dagsopgaver. Funktionen er især nyttig i forbindelse med indlæggelse af nye ferie perioder. 5.4 Aktivitetsplan billedet Billedet viser, hvem, der er booket på hvilke aktiviteter. 5.5 Vagtplan billedet Billedet viser, hvem der udfører hvilke opgaver: Page 38

39 6 Rapporter (Reports) Dette afsnit er på engelsk og er fortrinsvis rettet mod brugere af projektplanlægningen. Vore danske brugere henvises dels til vores hjælpeside hvor der er mulighed for at se en kort beskrivelse og en liste med egenskaber for hver enkelt rapport. Desuden kan brugeren nemt afprøve de enkelte rapporter ved først at vælge et ugeplan billede med nogle data og herefter starte rapporterne en for en. Der er mange indstillingsmuligheder for rapporterne, men de fleste fortrykte indstillinger giver OK rapportering. 6.1 Introduction Aplanner includes a wide variety of methods to extract the planning data this can be used for: Sharing the plans on e.g. Intranet pages Provide employees with work-sheets Transfer duty plans to employees calendars, , mobile phones, etc. Extract data for salary systems Run a report to validate that plans do not violate e.g. union agreements on working times Create invoices and many more things. It is commonly referred to as reports. A report will always extract data when the report is run and it is not possible to change the data in the system using reports. Page 39

40 Below is given an overview of the reports available with the system: Report Description Duty Consultancy Project Project Sum List Shows aggregated sums for a project x x x Plan Provides a overview over planned work x x x Work List Provides a work list that can be given to resources x x x to show what they have been booked to do Export to Outlook Report that is used for exporting duty plans to the x x x Outlook calendar system Activity Sums Shows aggregation on activities x x x Flex list Creates a report with difference between norm x x x working hours and the planned work Project - Resource Provides an overview of bookings on a given x x project/plan Resource - Project Provides an overview of which projects resources x x are booked to Time Table Provides a complete extract of time bookings x x x Invoice Draft Show invoices before they are realised x Invoice Creates the invoices x Payment Follow-up Shows information about payments x Invoice Target Shows the planned revenue for the projects x Travel per project A summary report over travel costs booked to a x project Travel per resource A summary of travel costs per resource x Export SMS to A report used to send duty plans to phones using x x x Outlook SMS Saldo list A report that sums hour transactions x x x Each of the reports will be explained in more detail later in this chapter How to Create a Report Select a report from the Reports menu list. Then you will se a property window like this: Page 40

41 Update the properties in the window in order to configure your print and click OK to generate the output. Key F1 for help. Use the escape key to cancel. While the report is created a small box is shown in the upper left corner of the screen. While creating reporting you may cancel by pressing the cancel button. You may repeat creating the report by pressing on then printer icon. Press the details button to review your property selections for the report Options All reports are generated as HTML. You have an option to see the reports in Internet Explorer, Word or Excel or as attachment to an Outlook mail. Some reports may take time to generate so all reports are created in a background job. 6.2 Detailed Description of the Reports In the following sections each of the reports will be described Project Sum List Report This report is used to calculate the total number of hours booked to either resources or activities in a number of projects/plans in a given period. Properties Property Default value Description Page 41

42 From Date (print) <start of Week Plan Start date of the report View> To Date (Print) <end of Week Plan End date of the report View> Show List with Internet Explorer Defines which application the data is shown in (IE, Word, Excel, Outlook) Print Folder...\Aplanner\Data The folder where the report will be saved Project Selection <current project> Defines which projects/plans that are included in the report Show Activities No The value No means that the report shows hours booked to resources Setting it to Yes makes the report show hours booked to activities instead of resources. Example The output to the left has been run with the Show Activities property set to No. The output to the right has the value Yes Plan Report This report is used to create an image of the plan that can be distributed to for instance employees. It basically shows which Activities (not duties!) employees are assigned to for a specific period. Properties Property Default value Description From Date (print) <start of Week Plan Start date of the report View> To Date (Print) <end of Week Plan End date of the report View> Show List with Internet Explorer Defines which application the data is shown in (IE, Word, Excel, Outlook) Print Folder...\Aplanner\Data The folder where the report will be saved Project Selection <current project> Defines which projects/plans that are included in the report Page 42

43 Choose Activities all This filter can be used to limit the activities included in the output (for instance if you have activities for capturing sick leave and holidays and you don t want to show those in the plan you distribute) Select Resources all This filter can be used to limit the plan to selected resources. Show Activities No The value No means that the report shows activities for each day Setting it to Yes makes the report show the activities and which resources are booked to the activities (see example below) Show Inverted No If set to yes, the days are shown down (vertical) and the resources/activities across Show Times No If set to yes, the reports include the time the activity is planned to be performed Example Both reports have been defined with Show Times set to Yes. The output to the left has been run with the Show Activities property set to No. The output to the right has the value Yes. Tip: You can create a holiday plan, by selecting to make a report of all activities related to holiday (Choose Activities) Work List Report The work list report creates an overview of what selected resources have been planned to do or if the plan version is set to Actual, it can show the actual time spend on projects. These worklists can be given to employees. Properties Property Default value Description Select Plan Version Forecast Define which version you want in the report (Forecast, Budget or Actual) From Date (print) <start of Week Plan View> Start date of the report Page 43

44 To Date (Print) <end of Week Plan End date of the report View> Show List with Internet Explorer Defines which application the data is shown in (IE, Word, Excel, Outlook) Print Folder...\Aplanner\Data The folder where the report will be saved Project Selection <current project> Defines which projects/plans that are included in the report Choose Activities all This filter can be used to limit the activities included in the output (for instance if you have activities for capturing sick leave and holidays and you don t want to show those in the plan you distribute) Select Resources all This filter can be used to limit the plan to selected resources. Show Amount No When set to Yes the report will include a cost calculation (hours times rate) Count Zero Hours No Certain activities are defined with the property Zero Hours to Yes. This parameter is used to define if these activities should could be included in the hour count for the resources. Period Box Day Defines if the report summarizes based on a per day, per week or per month basis. Example The worklist is created with the parameter Show Amount set to Yes. The actual amount values are zero as there have not been defined any rates for these resources. Page 44

45 6.2.4 Export to Outlook This report is used to create the foundation for exporting planning data to a calendar system Activity Sums Report This report generates the sum of activities, i.e. it adds up the hours booked on each activity for each resource. Properties Property Default value Description Select Plan Version Forecast Define which version you want in the report (Forecast, Budget or Actual) From Date (print) <start of Week Plan Start date of the report View> To Date (Print) <end of Week Plan End date of the report View> Show List with Internet Explorer Defines which application the data is shown in (IE, Word, Excel, Outlook) Print Folder...\Aplanner\Data The folder where the report will be saved Page 45

46 Example The report provide a quick overview of how much time have been booked and to which resources in a given period Flex List Report If you have defined normal working hours for resources, this report can be used to compare planned time with normal working time. Please refer to the resource data. Properties Property Default value Description Select Plan Version Forecast Define which version you want in the report (Forecast, Budget or Actual) From Date (print) <start of Week Plan Start date of the report View> To Date (Print) <end of Week Plan End date of the report View> Show List with Internet Explorer Defines which application the data is shown in (IE, Word, Excel, Outlook) Print Folder...\Aplanner\Data The folder where the report will be saved Page 46

47 Select Resources all This filter can be used to limit the plan to selected resources. Example The report calculates the planned work compared to the norm daily working hours defined for each of the resources Project Resource Report The project resource report provides a day by day overview of the project (or week/month resolution). Properties Property Default value Description Select Plan Version Forecast Define which version you want in the report (Forecast, Budget or Actual) From Date (print) <start of Week Plan Start date of the report View> To Date (Print) <end of Week Plan End date of the report View> Show List with Internet Explorer Defines which application the data is shown in (IE, Word, Excel, Outlook) Print Folder...\Aplanner\Data The folder where the report will be saved Project Selection <current project> Defines which projects/plans that are included in the report Choose Activities all This filter can be used to limit the activities included in the output (for instance if you have activities for capturing sick leave and holidays and you don t want to show those in the plan you distribute) Select Resources all This filter can be used to limit the plan to selected resources. Period Box Day Defines the resolution (Day, Week, Month). Page 47

48 Date Vertical No Turns the report around so dates are down instead of across. Show Remarks Yes Includes any remarks added from the Week or Day plan view Example The report shows the planned activities day by day. 7 Managing Financial Data in Plans/Projects The management of financial data only applies to Project Planners please refer to Section 0 to see how to change the configuration of your planner to this mode. 7.1 Rates Introduction You can apply rates to your projects and resources to calculate cost or creating invoices based on actual time spend on projects. For each project, activity and resource you can assign a Rate. Different rates can be used for consultants, project managers, special projects, etc. You will also create Rate Versions to reflect that rates typically change over time. The system will multiple the resource usage with the valid rate version. The hierarchy is illustrated below: Rate Rate Version Page 48

49 To give an example, assume that you have a project where a Project Manager and a Software Developer are working. You would then define two different rates and a number of rate versions to reflect the evolution of the cost over time as shown below: Resource Rate Rate Version Project Manager PM_Rate rate_2009; rate = rate_2010; rate = SW Developer SW_dev_rate rate_sw; rate = If the PM is assigned to work 20 hours in Dec 2009 and 40 hours in Jan 2010, and the SW developer is assigned to work 100 hours throughout the entire project. Aplanner would calculate the cost/price of the project as: Price/Cost = 20* * *80.60 = Note, that all rates are defined as VAT excluded, i.e. VAT will be added when invoicing How to create and apply rates Select the folder Rate from the Data folder menu. Create a new Rate, e.g. Consultant rate. Once you have created a rate, you can apply Rate versions to the rate, i.e. information about the actual cost/price of the rate. To do this, you double click the field to the left of the Rate which will give you access to details about the rate and allow you to create rate versions. For each Rate version you will define: Property name Default value Explanation Name Name A free field text field to give the rate version a meaningful name Page 49

50 Parent Name <name of Rate> Defines which Rate the rate version belongs to Start Date <today s date> Defines the start date of when this rate version is valid Cost Rate Type Resource Units x Cost Rate Defines how the rate works, the option is between the default resource units and Steady Cost Rate. The default means that hours are multiplied with the rate, whereas the steady rate is a fixed rate per day Cost Rate 0,00 Defines the actual rate Remarks A free text field Created <today s date> Aplanner stores the time when the rate version was created. You can also create a special rate for travel expenses (mileage/kilometer compensation). This is used to translate mileage reported in travel reports to cost. You may now apply the rate to an Activity, a Project or a Resource (employee) by selection the Activity, Project or Resource object and updating the property Rate Advanced Rates It is possible to create a rate that applies only to a specific combination of Resource, Activity and Plan/Project. This is particular useful if you have agreed a special rate for a given resource in a given project How Prices are calculated When the system has to calculate prices for e.g. Work Lists or Invoices, it is done as follows: For every hour a Resource is booked to an Activity on a Project the cost is calculated as the time multiplied with the active rate versions. First of all the date is used to identify the correct rate version. Secondly, if rates and rate versions have been defined for the resource, the activity, and the project the hierarchy is as follows: 1. If an advanced rate version exists, this will be used for pricing (Resource, Activity, Rate) 2. If an Activity contains a Price Rate, it will be used 3. If a Project contains a Price Rate, it will be used 4. The Resource Price Rate will be used. 7.2 Invoicing Introduction The Project Planner has invoicing functionality. You may invoice hours and travels for each project or you may invoice a fixed price for a project. A fixed price project with negative fixed price is marked credit note. Aplanner adds VAT to the invoices. The VAT rate is defined under the menu File -> Properties -> VAT. The default value is 25%. As part of the invoicing process, Aplanner will create a number of documents: Page 50

51 The Invoice itself containing a unique invoice number, information about who is invoiced, text about what is being invoiced and a breakdown of the invoiced price based on resource usage and expenses. Travel expense report a list of travel expenses booked to the project and invoiced. Specification of hours A list of hours booked by the resources to the project which will be invoiced. These will be created for every project to be invoiced. In addition to this, a Summary report will also be created showing a line for each invoice with the invoiced sum. Sum List report Summary of all the invoices created. The invoicing process typically consists of running two reports: 1. Invoice Draft which creates a draft version of all the invoices and reports you can use this to validate your invoices. 2. Invoice which creates the real invoices Preconditions for Invoicing Only projects where you have defined the property Do invoice to Yes will be invoiced. Projects must also have a Customer assigned (the entity receiving the invoice). You can create customers from the Data menu, and you can subsequently define a Customer for a project. Furthermore, a project will only be invoiced if it contains data to be invoiced as explained in the following. Aplanner has a number of features to ensure that you will not invoice the same work more than once. Fixed Priced Projects If you have a fixed priced project, you will have to setup the Project (Plan) properties as follows: Plan -> Fixed price = the value to be invoiced Plan -> Is Fixed Price = Yes By default new plans/projects are not fixed price. The Plan also has a property called Contract Amount. This property is used to store information about the project and is not used in any invoicing. However, it is included in the Invoice Follow-up report to compare actual invoices against the total contract amount. Once a fixed priced project has been invoiced, it cannot be invoiced again. In the Data menu you will find Invoices which is a list of all invoices, you should be able to find the earlier created invoice from the list. Non-Fixed Priced Projects For other projects that can be invoiced, you are able to create an invoice if you define a invoicing period that has not been invoiced before. Aplanner will then create an invoice based on the data found in the invoice period. Page 51

52 7.2.3 Parameters The parameter forms for Draft Invoice and invoice are shown below. The properties involved are listed in the table below: Property Default Use Project Selection The current project shown in the Week Plan Use this property to limit the number of projects, e.g. if you prefer to create an invoice for one project only. From Date Inherited from the current plan view From Date and To Date determines the time scope for the invoicing (Invoicing Period) To Date Inherited from the current plan view Do. Print Folder Inherited from the Application settings The folder in which all invoicing reports are placed. Invoice Date Today The invoice date shown on all invoices for the period Select Plan version Actual The plan dimension (Budget, Forecast or Actual) from where invoicing data is to be gathered. Only Sum List Yes If Yes only the sum list is displayed in the browser. The detailed specifications are just saved in the print folder. It is recommended to select Yes to avoid many browsers to pop up on the screen. Show Hours No The hour sum is shown on the invoice if yes. If no the hour sum field is not shown. Invoice textbox Text to be shown on the invoice. Used if the Invoice text on the project property page is empty. When you set the invoice text for a draft invoicing, the text is copied to the corresponding property for the Invoice. Show Invoiced No This property has only effect for Draft Invoices. If Yes already invoiced hours will be included Process Run the Draft Invoice for a selected set of projects for a given period and study the generated specifications. When OK run the Invoice to generate the invoices and invoice specifications. Page 52

53 Page 53

54 Example of a draft invoice for a project note that there are no logos. In Section 7.3 it will be described how you customize the invoice to your needs Options The Aplanner includes some added features to help you manage your invoices such as: You may use the Invoice Target list to keep track expected invoicing. Note, that the invoice target report does not include fixed price projects. You may use the payment module to keep track of invoice payments. You can define expenses such as travel costs from the property pages of the project/plan. Normally, this would be something you let employees do using the WebAplan interface (a simple web-interface for time and expense booking). Please contact PlanAHead for more details Invoice text The invoice text is generated as follows: If the Invoice text for the Project is none blank, this text is printed on the invoice. If the invoice text from the Invoice parameter set is none blank it is printed to the invoice (if the Project invoice text is blank) If both invoice text for the Project and the Parameter invoice text are blank the Project Name is printed to the invoice. The Invoice text from the Draft Invoice Parameter set is copied to the Invoice Customizing the Invoices The invoice text is generated as follows: 7.3 Customizing Invoices The invoices are based on templates that can be modified. The templates are found in the directory defined in File -> Properties -> Template Folder. It is recommended that you copy the templates from the default folder to a dedicated folder, and subsequently change the template folder to the new folder you created. You can then change the html files directly (or the style sheets). As an example, the invoice below has been created by changing the logo to PlanAHead s logo in the file UK_Invoice.htm. Page 54

55 Page 55

56 8 Integration med Outlook Kunder, der anvender flerbruger versionen af Aplanner for Windows, kan synkronisere vagtplanen med Outlook kalender, Google kalender, Novel Groupwise eller Lotus Notes. Synkroniseringen udføres af Aplanner for Windows. Aplanner for Windows kan efter administrators valg danne kalenderposte direkte, eller alternativt sende en til hver medarbejder med en synkroniseringsliste, som kan flyttes til Outlook kalenderen ved hjælp af et tilføjelsesprogram til Outlook. Fordelen ved førstnævnte valg er, at der kan sendes kalenderposter til andre kalendere end Outlook. Ulempen er, at der ofte dannes mange kalenderposter, og Outlook derfor må konfigureres, så mail serveren ikke overbelastes. Desuden skal administrator anvende en dedikeret Outlook konto til synkronisering, så kopi af alle udsendte kalenderposter ikke havner i administrators egen kalender. Fordelen ved sidstnævnte valg er, at der kun sendes en enkelt mail til hver medarbejder, og at der ikke behøves en dedikeret Outlook konto. Ulempen er, at der kun kan sendes kalenderposter til Outlook og at der skal installeres et tilføjelsesprogram i medarbejdernes Outlook.. Synkroniseringen omfatter følgende funktionalitet: Nye vagter, som er oprettet i Aplanner for Windows overføres til kalender. Vagter, som ikke længere findes i Aplanner for Windows, annulleres i kalender. I tidligere versioner var de muligt at importere vagter fra Outlook. Funktionen anvendes sjældent i praksis og er temmelig ressourcekrævende. Derfor er funktionen udgået efter version Hvis funktionen anvendes, kan man rekvirere Aplanner Administrator synkronisering version Eksempel på synkronisering: I Aplanner for Windows oprettes en vagt: EKS 10:00-12:00, UDL 13:00-15:00. Denne vagt overføres til kalenderen som to aftaler EKS fra 10:00 til 12:00 og UDL fra 13:00-15:00. Ændres vagten i Aplanner for Windows til EKS 10:00-12:30, UDL 13:00-15:00 vil kalenderen blive opdateret med en annullering af EKS 10:00 til 12:00 samt en ny oprettelse af EKS fra 10:00 til 12:30. Oprettes en aftale i kalenderen MØDE 12:00 til13:00 vil Aplanner for Windows vagten blive ændret til EKS 10:00-12:00, MØD 12:00-13:00, UDL 13:00-15:00. Ved den efterfølgende synkronisering vil vagten EKS 10:00-12:30 blive annulleret, og vagten EKS 10:00 til 12:00 blive oprettet. 8.1 Integration med Outlook og synkronisering Installation og opsætning for administrator 1) Først oprettes en Windows brugerkonto og den dedikerede Aplanner for Windows konto oprettes i Outlook Benyt en lokal post folder (.pst). 2) Herefter installeres tilføjelsesprogrammet Aplanner for Windows for den dedikerede Outlook konto Installation og opsætning for medarbejder 3) Tilføjelsesprogrammet AplannerOutlokInboxSync installeres i medarbejderens Outlook. Programmet undersøger hvert 15. minut, om der er kommet en synkroniserings . Hvis der er oprettes kalenderposter. Nyhed: Fra og med Aplanner for Windows er det ikke længere nødvendigt at foretage installationer som beskrevet ovenfor forudsat at man anvender synkroniseringen. Gør man det behøver man kun adgang til Aplanner for Windows, hvorfra synkroniseringen kan gennemføres via ikonerne: Ikonet med det grønne plus er administrators synkronisering.det andet ikon er medarbejder synkroniseringen. Page 56

57 8.1.3 Synkroniseringsbilledet Administrator benytter følgende billede i Aplanner for Windows til at starte en synkronisering Plan og Plan Version vælges hver gang man starter op. Datointerval kan ændres. Man får en advarsel, hvis datointervallet er mere end 30 dage. Medarbejdere kan fjernes fra synkroniseringslisten ved at fjerne flueben. Der skal vælges mellem at udsende s med synkroniseringslister eller udsendelse af kalenderposter. Undlad at sende poster til Outlook kan benyttes til at genetablere synkroniseringsdatabasen efter en eventuel driftsfejl, Tryk på Synkroniser knappen for at starte en synkronisering. Benyt Pause og Genoptag knapperne for at afbryde synkroniseringen midlertidigt. Page 57

58 Benyt Stop knappen for at stoppe synkroniseringen før den er gennemført. Benyt Print knappen til at danne en synkroniseringsrapport. Afslut knappen lukker synkroniseringsbilledet. Grundmekanismen i synkroniseringen er som følger for hver enkelt medarbejder: 1) Vagter for den valgte plan og periode hentes i databasen forudsat at adresse eksisterer for medarbejderen og der er sat flueben ved synkronisering for medarbejderen hhv. aktiviteten. 2) Vagter for perioden, som allerede er udsendt til Outlook hentes i databasen. 3) De vagter, som ikke allerede er synkroniseret sendes til Outlook, og markeres i databasen som synkroniseret. 4) Vagter som er udsendt, men efterfølgende slettet sendes til Outlook som annulleringer Fejlsøgning og begrænsninger Der er ingen kontrol i Aplanner for Windows af, om en medarbejders er korrekt. Hvis der er angivet en vil programmet forsøge at sende til medarbejderen under synkroniseringen. Men du kan kontrollere i Outlook for Aplanner kontoen, om forsendelsen er sket korrekt. Du vil modtage en mail med en fejlmelding, hvis forsendelsen fejler. Der kan angives mere end en konto for en medarbejder. Adskil adresserne med komma eller semikolon. Når synkroniseringen foretages fra Aplanner or Windows skal Aplanner have tilladelse til at sende Outlook s. Hvis dette ikke er tilfældet sættes synkroniseringen på pause for hver enkelt medarbejder, og der vises et Outlook billede, som administrator kan benytte til afsendelse af for medarbejderen. Herefter trykkes på start synkronisering knappen for at fortsætte. Hvis en medarbejder sletter en kalender post, der stammer fra Aplanner for Windows, gendannes den ikke automatisk. Men hvis kalender posten slettes i Outlook for Aplanner kontoen, vil der ske en genoprettelse ved næste synkronisering. Hvis en vagt skal annulleres forsøger synkroniseringsprogrammet at finde vagten i Outlook. Hvis det lykkes udsendes en annullering. Hvis ikke udsendes en vagt, som starter med teksten *** Annulleret ***. I dette tilfælde må brugeren så selv fjerne vagten fra Outlook Synkronisering for medarbejdere Fra og med Aplanner version 8.15 findes der mulighed for at anvende et letvægts synkroniseringsmodul, som automatisk omdanner s med kalenderlister til kalenderposter Format af med vagt oplysninger fra Aplanner for Windows Et eksempel ses nedenfor. Alle s med synkroniserings opdateringer fra Aplanner for Windows har overskriften Aplanner for Windows Synkroniseringsdata. Synkroniseringsmodulet for medarbejdere benytter overskriften til at udvælge s til behandling. Der dannes en linje pr. vagtændring med følgende indhold: + eller for oprettelse hhv. annullering. Dato for vagten Aktiviteten Fra tidspunkt Til tidspunkt Navn på plan Navn på plan version Navn på medarbejderen En kode, der benyttes i Outlook ( Outlook busy status ) En entydig synkroniseringsnøgle omkranset af <> Page 58

59 Page 59

60 8.2 Eksporter til Outlook kalender Denne funktion kan anvendes af IT kyndige, som selv ønsker at tilpasse synkroniseringsprogrammet med Visual Basic Installation og opsætning Installer tilføjelsesprogrammet AplanOutlook2007 eller AplanOutlook2010 på din administrator Outlook. Hvis du selv ønsker at tilpasse Outlook integrationen kan du i stedet vælge at installere et sæt Visual Basic makroer, som grundlæggende udfører den samme funktion som tilføjelsesprogrammet Eksport af data til Outlook Start rapporten Eksporter til Outlook fra rapport menuen. Den har følgende parameter billede. Outlook sted, tekst og emne udfyldes efter behov. Benyt følgende variable til at tilpasse teksten: <Date> <Resource> <Project> <Activity> Omsættes til plan dato Omsættes til navnet på medarbejderen Omsættes til navnet på planen Omsættes til aktivitetsnavnet Page 60

61 <From> <To> < > Omsættes til Fra tid Omsættes til Til tid Omsættes til medarbejderens adresse Når listen er dannet kan du starte menupunktet PlanAHead fra Outlook tilføjelsesprogrammer for at distribuere til medarbejdernes kalendere. Der oprettes vagter i kalendere, men gamle vagter fjernes ikke!. Når distributionen foregår dannes en række s (appointments). Lav evt. En Outlook regel, der placerer disse i en separat folder. Rapporten Synkronisering fungerer som Eksporter til Outlook med følgende ændringer: 1) Der kan ikke angives oplysning om emne m.v. Det dannes automatisk. 2) Der vedligeholdes en synkroniseringstabel, så der kun foreslås udsendt nytilkomne eller annullerede vagter. Annullerede vagter sletter ikke tidligere vagter, men markerer tydeligt i kalenderen, at her er tale om en annullering af en eksisterende vagt. 9 Integrating with SMS 9.1 Export to SMS via Outlook Telecom providers offer SMS Gateway solutions that can convert s to SMS messages. The Export to SMS report generates a HTML report and also a temporary file named AplanSMSOutlook.txt. This file contains the information needed to generate Outlook s to the Telecom provider s SMS Gateway. You will need to install an Outlook plug-in to generate s automatically. Your IT support (or PlanAHead A/S) may adapt the solution to your specific needs. The parameter view for the report is shown below. The From Date and To Date determine the date interval for planned activities to send to outlook. You must also supply the of your telecom suppliers SMS gateway. This address is used for sending the SMS. An is created and sent to the resource s mobile number followed by the SMS gateway address. Page 61

62 10 Plankopiering 10.1 Introduktion Det er let at arbejde med funktionerne indsæt, slet, kopier, klip og sæt ind under planlægningen. Men i nogle tilfælde er der behov for at anvende den avancerede plankopiering. Den typiske arbejdsproces for planlægning med rullende skemaer er: Lav en grundplan ved anvendelse af indsæt, slet, kopier m.v. Afstem grundplanen ved inspektion af arbejdsplan rapporten for grundplanen. Benyt Plankopiering til at udrulle grundplanen i gældende plan over mange uger. Plankopiering kan endvidere benyttes til følgende: Sletning af en gammel plan for en periode. Fremstilling af et rullende grundskema, hvor et antal medarbejdere skiftes til at udføre vagter uge for uge. Flytning af arbejdsopgaver fra en medarbejder til en anden. Fremstilling af planer, som kombinerer vagtplanlægning med mødetidsplanlægning Instruktion Når du starter Plankopiering, ser du et billede som vist nedenfor. Felterne udfyldes fra venstre mod højre. Plankopieringen gennemføres, når du trykker på fluebenet. Du kan fortryde en plankopiering ved at trykke på fortryd knappen. 1) Vælg fra dato (kopier fra) 2) Vælg til dato (kopier fra) 3) Vælg plan version (kopier fra) 4) Vælg projekt (kopier fra) 5) Sæt flueben i slet feltet og tryk godkend, hvis du vil slette det valgte projekt og tidsinterval. 6) Vælg fra dato (kopier til) 7) Vælg til dato (kopier til) 8) Vælg plan version (kopier til) 9) Vælg projekt (kopier til) 10) Sæt flueben i flet, hvis du ønsker, at flette kopieret indhold med de planer, der allerede findes i kopier til tidsintervallet. 11) Sæt flueben i udrul, hvis navne på medarbejdere skal ombyttes for hver uge, der kopieres (automatisk udlægning af grundplan for udrulning) 12) Vælg det antal gange, kopieringen skal finde sted. For hver gentagelse flyttes kopier til intervallet frem. 13) Medarbejder tabellen er normalt udfyldt, så Anne kopieres til Anne osv. Men du kan undlade at kopiere en medarbejder ved at fjerne fluebenet ud for medarbejderen. Du kan endvidere ændre hvem, der kopieres til hvem ved at justere til medarbejder feltet. Page 62

63 Fra og med version er Plankopieringsbilledet forsynet med felter, så kopiering af specifikke ugedage eller skæve helligdage kan udelades. I det følgende beskrives nogle eksempler på anvendelse af plankopiering Sletning af en plan for en periode Udfyld felterne i området Kopier fra og tryk OK (flueben) Kopier en plan til en anden Udfyld felt 1 4 i Kopier fra området. Udfyld felt 6-9 i området Kopier til og tryk OK Udrul en grundplan til en plan Vælg grundplanen i Kopier fra området, felt 1-4. Vælg planen, der skal udrulles i området Kopier til. Vælg det antal gange, som grundplanen skal repeteres i den udrullede plan Lav en 5 ugers grundplan for 5 medarbejdere Opret en grundplan for en uge for de 5 medarbejdere Udfyld området Kopier fra med den grund planen på en uge Udfyld området Kopier til med en uge, hvor grundplanen skal kopieres til Set Gentag til 5 (uger) Klik på udrul og tryk OK. Nu dannes der en 5 ugers grund plan, hvor vagterne i en uge ombyttes successivt mellem medarbejderne Kombiner en vagtplan med en mødeplan Lav en grundplan med vagter a la Skranke 10:00-12:00, Lukkevagt 16:00-19:15 Lav en grundplan med mødetider a la Mødt 10:00-19:30 Page 63

64 Kopier grundplanen med vagter til en ny plan Kopier mødeplanen til samme nye plan, men med flueben sat i flet. Nu dannes en kombineret plan a la Skranke 10:00-12:00, Mødt 12:00-16:00, Lukkevagt 16:00-19:15, Mødt 1915:1930. På den måde kan man danne en plan for vagter, en plan for mødetider og en kombineret plan, der viser begge dele, Byt vagt mellem to medarbejdere Opret en medarbejder XXX Kopier Anne til XXX for en periode Kopier Bent til Anne for perioden Kopier XXX til Bent for perioden 10.3 Begrænsninger Der kan højst kopieres 100 medarbejdere ad gangen. Har du flere end 100, kan du benytte dig af funktionen til at udvælge medarbejdere til en plan for at begrænse antallet. Hvis du kopierer fra og til samme plan og plan version, må datointervallerne ikke overlappe. Du kan ikke kopiere en plan oven i sig selv. Hvis flere medarbejdere har samme navn, får du en fejlmelding. Fjern flueben fra disse medarbejdere eller omdøb medarbejderne, så de får et unikt navn. 11 Godkendelse af timer og data objekter 11.1 Indledning Aplanner for Windows understøtter roller hvor nogle brugere rapporterer timer, rejse objekter m.v. mens andre brugere godkender. Godkendere kan godkende og fastfryse rapporterede data Godkendelse af timer Godkendelse sker ved hjælp af egenskaben Lukkedato for timeregistrering. Den globale lukkedato findes under egenskaber for Aplanner for Windows (Se Fil menuen). Lukkedatoen nedarves til lukkedatoen for hver enkelt plan. Når lukkedatoen er sat, er timer fra før eller inklusiv lukkedatoen låst for opdatering. Hvis du sætter lukkedatoen til kan brugeren rapportere timer for , men ikke fra eller før Godkendelse af objekter Man kan godkende hvert enkelt objekt i en tabel ved anvendelse af godkendelsesbilledet. Hvis en bruger har rettighed til at anvende billedet, kan det aktiveres fra højre museknap menuen. Nedenfor er vist et eksempel. Billedet viser aktiviteter, der ikke er godkendt. Vælger brugeren et antal objekter og trykker på godkend knappen, sættes en godkendelsesdato. Samtidig ændres status for aktiviteterne til Kan læses, men ikke opdateres. Brugeren kan åbne for opdatering igen ved at vælge et antal aktiviteter og trykke på knappen fjern. Page 64

65 12 Kvalifikationer 12.1 Indledning Du kan definere kvalifikationer for medarbejdere og benytte disse til søgning efter tilgængelige ressourcer med en given kvalifikation. Du kan også definere kvalifikationer, der hører til aktiviteter. Når du planlægger med Dagplan billedet sker der en validering af, at kvalifikation hos medarbejder stemmer med kvalifikation af aktivitet. Endelig kan de definere kvalifikation for en vagt. Når du planlægger med Ugeplan billedet sker der en validering af, at kvalifikation hos medarbejder stemmer med kvalifikation af vagt Oprettelse af kvalifikation Vælg Kvalifikationer fra Data menuen, og opret de kvalifikationer, der er behov for Tildel kvalifikationer til en medarbejder På billedet egenskaber for medarbejder, vælger du egenskaben kvalifikationer. Tildel kvalifikationer ved at sætte kryds ud for udvalgte kvalifikationer. Page 65

66 12.4 Tildel kvalifikationer til aktiviteter og dagsopgaver Tildelings sker på same måde som for medarbejdere. Valideringen på Dagplan og Ugeplan accepterer, hvis blot en af medarbejderens kvalifikationer matcher Se på og arbejde med kvalifikationer På Ugeplan billedet kan du sætte et filter, så du kun ser medarbejdere med givne kvalifikationer. 13 Arbejde med kladder Når du anvender Ugeplan billedet kan du vælge flyt til Kladde fra højre museknap menu. Systemet kopierer Ugeplan indholdet til kladden. Benyt kladden til at lave større ændringer. Du kan acceptere en kladde ved at flytte den tilbage til den ønskede Plan version. 14 Tilpasning af Aplanner for Windows Du kan tilrette Aplanner for Windows på mange måder, som beskrevet i det følgende Tilpasninger af Indstillinger De fleste tilpasninger kan gennemføres fra menuen Indstillinger. I det følgende beskrives kort, hvad du kan udføre: Indstillinger Menu Aplanner type Beskrivelse Her kan du vælge mellem Vagtplanner, konsulentplanner eller projektplanner alt afhængigt af dit behov for funktionalitet. Page 66

67 Egenskaber Vælg dette menupunkt for at se og opdatere global egenskaber for Aplanner for Windows. Vælg udskriftsmåde Her kan du vælge, om udskrivning skal ske til din browser, til Word, til Excel, eller til Outlook. Farver Du kan vælge farver for Aplanner for Windows og Web Aplanner her Skrifttype Standard skrifttypen er Arial 8. Du kan vælge en anden her. Start dato er i dag Marker dette menupunkt, hvis Aplanner altid skal starte op med dags dato. Hvis du ikke markerer husker Aplanner i stedet den startdato, du arbejdede med ved seneste afslutning. Sprog Sproget er dansk, men du kan skifte til engelsk her. Juster rækkehøjde Rækkehøjde kan sættes automatisk, eller du kan vælge en højde. Juster kolonnebredde Kolonnebredden kan sættes automatisk, eller du kan vælge en bredde. Fejlliste Her kan du se detaljer om fejl, der er opstået under benyttelsen af Aplanner.. Benyttes typisk i forbindelse med support henvendelse til PlanAHead A/S Skift adgangskode Her kan du ændre din adgangskode Bruger Administration Adgang til en Aplanner database kræver et brugernavn og en adgangskode. Hver bruger tildeles et sæt af rettigheder, som beskrevet nedenfor. Aplanner for Windows leveres med en bruger ved navn User og med blank adgangskode. Desuden findes en skjult, intern bruger PlanAHeadUser til systemformål. Bemærk: Brugeradministrationen anvendes meget sjældent. Derfor anbefales at kontakte support@planahead.dk, hvis du har behov for at ændre opsætningen af brugerrettigheder Oprettelse, ændring og sletning af en burger. Du kan oprette, ændre og slette brugere fra Bruger kataloget, som findes i menuen Fil Egenskaber Brugere. Brugere dannes på samme måde, som andre stamdata i Aplanner. Page 67

68 Hvis du vælger detaljer for en burger kan du ændre de egenskaber, som er vist I tabellen nedenfor. Page 68

69 Egenskabsnavn Fortrykt Beskrivelse Navn - Login burger navnet Bemærkning En fri tekst med oplysning om brugeren Bruger tilladelser Se nedenfor Vælg plan version Brug denne egenskab til at udvælge plan versioner, som brugeren må anvend. Vælg projekter Brug denne egenskab til at vælge de projekter, brugeren må arbejde med. Vælg ressourcer Definer hvilke ressourcer, brugeren kan arbejde med Oprettelsesdato Angiver, hvornår brugeren blev oprettet Adgangskode Sæt adgangskode for en burger. Bemærk at ændrede egenskaber først træder I kraft, når brugeren har logget ind igen Definere detaljerede rettigheder for en bruger Du kan tilpasse adgangsrettigheder, så en burger kun kan se de menu punkter og billeder, der er behov for. Dette kan sikre mod fejlbetjening, men også simplificere, så brugeren ikke forstyrres af funktioner og billeder, hun ikke har behov for. Mange tilladelser kan angives ved simpel afkrydsning på bruger tilladelser billdet. Men der også gives tilladelser på et mere detaljeret niveau: Fra bruger kataloget vælger du detaljer. Herfra kan du modificere bruger adgangsrettigheder. Du kan konfigurere en bruger adgang ved at indtaste U for opdatering, R for læseadgang og X for blokering. De 3 kolonner på billedet med adgangsrettigheder er: - User, som giver adgang til et givet sæt af objekter (f.eks. aktiviteter) - Menu, som giver adgang til et menupunkt - Filter, som styrer adgangen til at se andres data. Page 69

70 Tip: Hvis du skal oprette mange brugere kan det betale sig at lave en enkelt burger med korrekt opsætning og oprette øvrige brugere ved kopiering fra den korrekt opsatte burger. Tip: Mange klarer sig med få navngivne brugere med retiighed til alt samt en fællesbruger med læseadgang. 15 Installation I dette kapitel gennemgås de tekniske detaljer for forskellige installationsmuligheder for Aplanner for Windows, Aplanner for Web og WebMobil. Læseren af dette kapitel er typisk den IT medarbejder, som står for installation og drift af Microsoft server(e). Derfor forudsættes et vist kendskab til Windows, SQL Server og Internet Information Server Introduktion Komponenter i Aplanner for Windows Aplanner for Windows er en.net Windows applikation. De involverede komponenter er: Windows applikationen Aplanner for Windows fra PlanAHead A/S.NET Framework 4.0 Client Profile fra Microsoft Et Setup program til Aplanner for Windows (.msi fil) fra PlanAHead A/S, som også inkluderer.net Framework, hvis der er behov for at installere det på PC en/ Serveren Komponenter i WebAplanner, WebMobil WebAplanner er en ASP.NET 4.0 applikation til Internet Information Server 7 eller nyere..komponenterne er: Komponenterne for Aplanner for Windows jf. ovenstående. Page 70

71 WebAplanner ASP.NET applikationen fra PlanAHead A/S WebMobil ASP.NET application fra PlanAHead A/S Internet Information Server IIS 7 eller nyere fra Microsoft.NET Framework 4.0 fra Microsoft Microsoft SQL Server 2008 Express System Konfiguration Aplanner for Windows kan konfigureres på mange måder afhængig af størrelsen på din organisation og specifikke driftsbehov. Nedenfor er beskrevet nogle udvalgte eksempler, Kontakt evt. PlanAHead A/S for yderligere information. Enkelt bruger konfiguration Installer Aplanner for Windows på en PC. Ingen konfiguration er nødvendig. Databasen (XML fil) og andre relevante filer placeres i fastlagte foldere på PC en. Teknisk information om filer og foldere kan ses i kapitel 16 og i release notes til Aplanner for Windows.. Flerbruger konfiguration på lokalt computer netværk Denne konfiguration er langt den almindeligste. Se billedet nedenfor: En database til drift (og databaser til test og uddannelse efter behov) lægges i SQL Server på fil serveren. Databasen tilgås fra brugere, som har Aplanner for Windows installeret på deres PC er. Installation processen er i korte træk: 1. Log dig på serveren som administrator 2. Installer og konfigurer SQL Server på fil serveren 3. Download Aplanner for Windows på fil serveren. Der oprettes automatisk en tom database, når du installerer Aplanner for Windows. 4. Opdater licensnøglen i databasen med en flerbrugerlicens købt hos PlanAHead A/S. Dette gøres ved at vælge Licens fra Hjælp menuen og indtaste licensnøglen. 5. Gem databasen i SQL Server ved at vælge Gem som fra fil menuen. 6. Placer eventuelt skabeloner og hjælpefiler i fælles foldere på serveren. Peg på folderne ved at sætte egenskaber i databasen (Se fil menu, egenskaber i Aplanner for Windows). Kun relevant, hvis du vil anvende skabeloner til fakturering m.v. 7. Installer Aplanner for Windows på brugernes PC er og instruer brugerne om navn på SQL Server og database instans. Page 71

72 Citrix eller terminal server konfiguration Aplanner for Windows installeres på Citrix server. Databasen installeres på SQL Server. Brugerne får adgang fra Citrix klient. Benærk: PlanAHead A/S udfører produkttest i terminalserver miljø, men ikke i Citrix miljø. Internet konfigurationer Du kan kombinere Aplanner for Windows med WebAplanner og WebMobil, som er internet løsninger der udvider Aplanner for Windows funktionaliteten. Bruger administration og administration af øvrige stamdata udføres fra Aplanner for Windows. Brugerne kan arbejde med Dagplan, Ugeplan, Timerapport og Rejserapport fra en browser, samt se en liste over egne vagter i WebMobil applikationen. Denne konfiguration er specielt nem at vedligeholde, da du ikke behøver at installere Aplanner for Windows på brugernes PC er. Men WebAplanner og WebMobil skal installeres og konfigureres på Internet Information Server. Som alternativ eller supplement kan du anvende Aplanner for Windows med en database placeret på web serveren. Installer SQL Server og WebAplanService på web serveren (Cloud løsning) Page 72

73 15.2 Installation af Aplanner for Windows 1 Vælg download side and klik på Aplanner for Windows download knappen. 2 Kør den downloadede fil (*.msi) for at installere Aplanner for Windows. Installationsprocessen tager normalt under et minut. 3 Klik på Aplanner for Windows ikonet på skrivebordet for at starte Aplanner for Windows. 4 Vælg eventuelt Download Demo Database fra Hjælp menuen for at downloade og køre demo database Installation af en database i SQL Server 2008 (eller nyere) Installation af SQL Server 1) Log på serveren med administrationsrettigheder. 2) Hvis ikke du har en SQL Server i forvejen skal du downloade og installere SQL Server Express version inklusive værktøjer fra Microsoft download side. 3) Hvis brugerne skal tilgå SQL server via netværk, skal SQL Server konfigureres til netværksdrift. Opsætning af netværk og netværkskonfigurering af SQL Server ligger uden for denne manuals rammer. Der henvises til relevante Windows og SQL server dokumentation. Installation af database første gang 1) Log på serveren med administrationsrettigheder. 2) Download Aplanner for Windows på fil serveren. Der oprettes automatisk en tom database, når du installerer Aplanner for Windows. Den kan du tilpasse inden den lægges i SQL Server. 3) Opdater licensnøglen i databasen med en flerbrugerlicens købt hos PlanAHead A/S. Dette gøres ved at vælge Licens fra Hjælp menuen og indtaste licensnøglen. Page 73

74 4) Gem databasen i SQL Server ved at vælge Gem som fra fil menuen. Denne funktion er kun mulig, hvis du har administrartor rettigheder til SQL serveren. Første billede nedenfor viser den lokale database (XML fil) og andet billede viser indtastningen af server navn og instans. 5) Placer eventuelt skabeloner og hjælpefiler i fælles foldere på serveren. Peg på folderne ved at sætte egenskaber i databasen (Se fil menu, egenskaber i Aplanner for Windows). Dette er kun nødvendigt, hvis der er behov for at tilrette skabeloner for fakturaer mv. til virksomhedens brug. 6) Log på Microsoft SQL Server Management Studio. Vælg folderen Security for den netop installerede database: Page 74