Referat af afdelingsmøde i Afdeling 88 Skæphøj, tirsdag den 19. september 2018

Transkript

1 Referat af afdelingsmøde i Afdeling 88 Skæphøj, tirsdag den 19. september 2018 Tilstede: 12 husstande Afdelingsbestyrelsen: Organisationsbestyrelsen: Katja Hillers Administrationen m.v.: Claus Leiszner Lene Willis (ref.) 1 Velkomst ved Østjysk Bolig 2 Valg af dirigent Dagsorden 3 Valg af stemmeudvalg 4 Fremlæggelse af beretning 5 Behandling af forslag: Forslag nr. 1: Anskaffelse af fællesfryser Forslag nr. 2: Oprettelse af aktivitetsudvalg Forslag nr. 3: Højden på hækken 6 Godkendelse af afdelingens driftsbudget Valg til afdelingsbestyrelsen a. Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år b. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år c. Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år 8 Eventuelt Ad. 1 Claus Leiszner byder velkommen. Ad. 2 Claus Leiszner blev valgt som dirigent. Ad.3 Susanne, Tove og Claus vælges som stemmeudvalg. Ad. 4 - Ad. 5 Forslag nr. 1: Anskaffelse af fællesfryser Forslagsstiller: Vores frysere er ret små, og især ved juletid mangler der plads. Jeg ønsker, at der opstilles en stor fælles kummefryser i det gamle vaskeri. Der stemmes om forslaget: 4 stemmer for 20 stemmer imod Forslaget blev ikke vedtaget

2 Forslag nr. 2: Oprettelse af aktivitetsudvalg Forslagsstiller trækker forslaget. Forslag nr. 3: Højden på hækken Forslagsstiller: Det er svært at nå op i en hækhøjde på 1,80 m, når hækken skal klippes og den tager meget af lyset ind i lejemålet. Forslaget ændres til, at det kun omhandler hækkene rundt om haverne ved rækkehusene og ikke mellem husenes haver. Der stemmers om forslag nr. a: Hækhøjden må max være mellem 1,5-1,6 m 8 stemmer for 6 stemmer imod 10 blank Forslaget blev vedtaget Ad. 6 Claus Leiszner gennemgik afdelingens nøgletal for budgettet for Nettohuslejen stiger med 2,65 %. Stigningen skyldes: Ejendomskatter Vandafgifter Konto 114 Renholdelse falder og er lagt over på konto 116 på planlagt periodisk vedligeholdelse Budgettet blev enstemmigt godkendt. Claus Leiszner gennemgik planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) for 2019: Gennemgang af fliser på stisystemer kr. Der skal etableres en ny faskine og et bassin kr. Spørgsmål: Hvorfor har der ikke før været sat penge af til faskinen? Katja svarer: Det er fordi, man forventede, at afdelingen kunne koble sig på den klimaløsning, der var planlagt, men som ikke bliver til noget. Nu har kommunen forlangt, at der skal etableres en ny faskine. Spørgsmål: Konto legeplads kr. i år Hvad dækker dette beløb? Vi har ingen legeplads. Svar fra projektafdelingen: Det er en fejl i PPV-skemaet, og beløbet bliver trukket ud af skemaet. Ad 7 Inden valg til afdelingsbestyrelsen var der et par spørgsmål vedr. Grundejerforeningen: Skal afdelingsbestyrelsen have kontakt med grundejerforeningen? Katja svarer: Sagen vedr., hvordan bestyrelsen i Grundejerforeningen efterlever vedtægterne, er nu overgivet til Skanderborg Kommune. Organisationsbestyrelsen vil ikke pålægge afdelingsbestyrelsen på nuværende tidspunkt at kommunikere med Grundejerforeningen. Kan man splitte grundejerforeningen op i to? Katja svarer: Det er noget, kommunen bestemmer. Der opfordres til, at Østjysk Bolig udsender information til alle beboere omkring status på samarbejdet med Grundejerforeningen. Allerhelst vil beboerne gerne have et informationsmøde. 2

3 Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år - Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år. - Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år - Der kunne ikke vælges en afdelingsbestyrelse. Ad 8 Forsamlingen var enige i, at Susanne forsat må være tovholder på afholdelse af aktiviteter i afdelingen. Aktivitetsudvalg: Susanne nr. 35 Evt. Heidi nr. 38 Anders spørger lige hjemme først Tove nr. 43 Der opfordres til at komme med gode ideer og initiativer til fælles aktiviteter. Der er problemer med at visne blade suser rundt. Når gartneren kommer, blæser han dem ind under hækken. Spørgsmål: Er der én parkeringsplads pr. husstand. Eller må man parkere med flere biler? Katja svarer: Der er ikke nogen regler for, hvor mange biler hver husstand må parkere på p-pladserne. Der opfordres til, at man tager hensyn til andre, og parkerer med bil nr. 2 og 3 f.eks. langs vejen. Spørgsmål: Kan der blive ryddet sne senere om morgenen? Jeg ønsker, at der bliver ryddet sne senere end kl Driftsafdelingen svarer: Der kan ikke gives garanti for, at kan blive ryddet sne senere, men Driftsafdelingen er i dialog med leverandøren. Der er et klimaprojekt i gang, og de husstande, der bor tættest på området, har modtaget et høringsbrev i e- Boksen. Katja gennemgik projektet. Hvis der ikke kommer indsigelser, igangsættes projektet i løbet af efteråret. Kommentar: Plantebæltet er kun blevet beskåret og ikke vedligeholdt. Katja svarer: Det er ikke vores plantebælte, men Grundejerforeningens. Derfor skal man kontakte Allan Overgaard herom. Der er hækplanter, der er gået ud. Det er svært at komme igennem til Driftscenteret pr. telefon. Der henstilles til, at man lukker affaldsposerne, inden de kommer i beholderen, og at man husker at affaldssortere. Spørgsmål: Hvornår foregår vask af containere? Driftsafdelingen svarer: Der vaskes containere to gange årligt. I oktober og maj måned. 3

4 AFDELINGSMØDE Afdeling 88 Skæphøj Onsdag den 19. september 2018 kl I beboerhuset Skæphøj Indkomne forslag Budgetudkast 2019

5 F O R R E T N I N G S O R D E N F O R A F D E L I N G S M Ø D E A F D E L I N G 88 S K Æ P H Ø J 1. Der afholdes beboermøde 1 gang årligt, hvor budgetter godkendes, og hvor afdelingsbestyrelsen vælges. Afdelingsbestyrelsen godkender afdelingens årsregnskab. 2. Afdelingsbestyrelsen består af: En formand og to afdelingsbestyrelsesmedlemmer. To vælges på ulige år, et afdelingsbestyrelses- medlem på lige år- Der vælges to suppleanter, som er på valg hvert år. 3. Afdelingsbestyrelsen konstituere sig selv (beslutningen herom er truffet på beboermøde den 29. januar 2004). Afdelingsbestyrelsen konstituere sig således hver år efter beboermødet med en formand, en kasserer og en sekretær. 4. Afdelingsbestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalgt til at varetage andre beboerinteresser. 5. Afdelingsbestyrelsen administrerer et rådighedsbeløb bevilget via budgettet. Heraf afholder afdelingsbestyrelsen udgifter til beboermøde og andre møder samt sociale formål. 6. Suppleanter indbydes til at deltage i afdelingsbestyrelsesmøder, dog uden stemmeret. 7. Lejere og andre kan indbydes til at medvirke i afdelingsbestyrelsen uden stemmeret. 8 Der føres beslutningsreferat/protokol. Der indsendes referat til administrationen. Ry den 16. marts 2004

6 Dagsorden 1 Velkomst ved Østjysk Bolig 2 Valg af dirigent. Der skal vælges dirigent til at styre mødet 3 Valg af stemmeudvalg. Der skal vælges stemmeudvalg til at tælle stemmer 4 Fremlæggelse af beretning Hvad er der sket i det sidste års tid 5 Behandling af indkomne forslag Forslag nr. 1: Anskaffelse af fællesfryser Forslag nr. 2: Oprettelse af aktivitetsudvalg Forsalg nr. 3: højden på hækken 6 Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 7. Valg til afdelingsbestyrelsen Afdelingens budget for 2019 gennemgås. a. b. c. Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år Pt. har afdelingen ingen afdelingsbestyrelse Er det noget for dig? 8 Eventuelt Ordet er frit

7 Forslag nr. 1 Anskaffelse af fællesfryser: Vores frysere kan ikke rumme alverden. Jeg har erfaret at det kniber med en and til juletid og en islagkage i sommertiden Forslag: Vi anskaffer en stor kummefryser som kan stå i det rum hvor der tidligere var vaskeri. Hvis der er flertal for ideen til beboermødet, vil jeg opfordre til at vi nedsætter et udvalg som kan arbejde videre med ideen: Herunder hvordan med økonomien, kan den betales af boligforeningen? Kan interesserede f.eks. købe en andel i en fryser eller kan den betales over huslejen? Tvungen eller frivillig ordning, adgang til rummet, rengøring mv. Rent praktisk kan vi placere vores mad i fryseren i en pose eller en kasse med vores husnummer skrevet på. Forslag stillet af Brith Bejder Forslag Fælles fryser Projekt: Anskaffelse af fælles fryser Leverandør: Anskaffelsessum: kr ,00 Finansiering: Engangsbeløb på konto 115, almindelig vedligeholdelse Huslejeændring ved valg af forslag udgør i 2019 kr ,00 Huslejeberegning: Huslejeberegning M² Ny leje pr. måned i 2019 Stigning pr. måned 1 lejemål på 65, lejemål på 66, lejemål på 82, lejemål på 83, lejemål på 99, lejemål på 106,

8 Forslag til beboermødet i Skæphøj. At vi opretter et aktivitetsudvalg Forslag nr. 2 Susanne Lohmann Skæphøj 35 Forslag nr. 3 Baggrund: I øjeblikket klipper gartnerne hækkene udvendigt og studser toppen, men først når en hæk er 1,8m fastholder gartnerne højden. Det blev diskuteret sidste år og jeg har fået højden bekræftet. I første omgang var jeg bare glad for, at det ikke er beboerne der skal holde en hæk på 1,8m. Men da haverne er små og hækkene flere steder har en god "starthøje" da de gror højt/på skråninger, har jeg følgende forslag: a) Højden som gartnerne fremover skal fastholde er 1,5-1,6m (højst) hvis det ikke vedtages b) Højden som gartnerne fremover skal fastholde er 1,6-1,7m (højst) Hvis a eller b vedtages: Forslag: Boligforeningen sørger for at hække over ny vedtaget højde bliver klippet ned. Mvh Vivi-Ann Overgaard, Skæphøj 44

9 Østjysk Bolig Udgifter Afdeling 88 Skæphøj Budget for perioden 01. Januar december 2019 Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE UDGIFTER * NETTOKAPITALUDGIFTER (beboerbetaling) , OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER 106 Ejendomsskatter , Vandafgift , Renovation , Forsikringer , Afdelingens energiforbrug: 1. El og varme til fællesarealer , El og varme til ungdomsboliger 0, Målerpasning m.v , Bidrag til foreningen: 1. Administrationsbidrag , Tillægsydelse 0, Dispositionsfond , Afd. pligtmæssige bidrag til byggefonden: 1. A-indskud 0, G-indskud 0, OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER IALT , VARIABLE UDGIFTER 114 * Renholdelse , * Almindelig vedligeholdelse , * Planlagt og periodisk vedl. og fornyelser: 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af tidligere henlæggelser , Fælleskonto A-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Fælleskonto B-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Istandsæt. ved fraflyt. m.v.: (B-ordning) 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af henlæggelser , * Særlige aktiviteter: 1. Drift af fællesvaskeri 0, Andel i fællesfaciliteters drift , Drift af møde- og selskabslokaler , Diverse udgifter 1. Advokatomkostninger 0, Afdelingsmøder og fester m.v 214, Beboeraktiviteter 2.979, Afdelingsbestyrelsen 822, Beboerblad 0, Kontingent til BL 4.976, Kursus afdelingsbetyrelsen 0, EDB udgifter 1.909, Telefonudgifter 471, Div udgifter ifm ejendomsfunkt , Diverse udgifter afdelingsbestyrelsen 0, RKI 0, Repræsentantskabskursus 5.693, Boligsociale aktiviteter 0, Diverse udgifter 9.981, VARIABLE UDGIFTER IALT ,

10 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser HENLÆGGELSER 120 Planl. og periodisk vedl. og forny. (kt. 401) , Istandsættelse ved fraflytning A-ordning: (kt. 402) 0, Fælleskonto B-ordning: (kt. 403) , Indvendig vedligeholdelse B-ordning: (kt. 404) , Tab ved frafl. (konto 405) 0, Andre henlæggelser (konto 406) 0, HENLÆGGELSER IALT , SAMLEDE ORDINÆRE UDGIFTER IALT , EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER 125 Ydelse vedr. realkreditlån til forb.arb. m.v.: 1. Afdrag (konto 303.1) 0, Renter m.v. 0, Heraf dækket ved løb. off. Tilskud 0, Afskr. på forbedringsarb. m.v. 1. (konto 303.1) , Ydelse vedr. realkreditlån til bygn.skader: 1. Afdrag (konto 303.2) 0, Renter m.v. 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Tab ved lejeledighed m.v. 1. Årets udgift 0, Heraf dækket af tidligere henlæggelse 0, Tab ved fraflytninger 1. Årets udgift 0, Heraf dækket af tidligere henlæggelse 0, Andre renter: 1. Renter af gæld til boligorganisationen 5.090, Morarenter vedr. prioritetsydelser 0, Diverse renter 0, Ydelser vedr. driftsstøtte: 1. Driftstabslån 0, Midlertidige driftslån 0, Beboerindskudslån 0, Særstøttelån 0, Andre driftstøttelån 0, Afvikling af: 1. Underskud fra tidligere år (konto 407.1) , Underfinansiering (konto 411/412) 0, Korrektion vedr. tidligere år 0, Beboerrådgivere, sociale viceværter m.v. 0, EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER I ALT , UDGIFTER IALT , Årets overskud, der anvendes til: 1. Afvikling af underfinansiering 0, Overført til opsamlet resultat 0, Udgifter og evt. overskud i alt ,

11 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Indtægter Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE INDTÆGTER Boligafgifter og lejer: 1. Almene familieboliger , Almene ældreboliger 0, Private familieboliger 0, Almene ungdomsboliger 0, Erhverv 0, Institutioner 0, Institutioner 0, Kælderrum m.v. 0, Garager 0, Indvendig vedligeholdelse B-ordning , Istandsættelse køkken og bad 0, Individuel modernisering 0, Hund og kat 0, Andre lejeindtægter 0, * Renter 0 Renter mellemregning med boligorganisation , Renter individuel modernisering m.m. 0, Andre renteindtægter -44, Andre ordinære indtægter: 1. Tilskud fra boligorganisationen 0, Drift af fællesvaskeri 0, Andel af fællesfaciliteters drift 0, Drift af møde- og selskabslokaler , Indeksoverskud 0, Overført fra opsamlet resultat 0, Bidrag merinvestering solcelleanlæg 0, ORDINÆRE INDTÆGTER IALT , EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER 204 Driftsikring og anden løb. særlig driftstøtte 0, Ydelse vedr. beboerindskudslån 0, Korrektion vedr. tidligere år , Ekstraordinære indtægter 0, EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER IALT , INDTÆGTER IALT , Nødvendig merindtægt/underskud , Indtægter og evt. underskud i alt ,

12 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Huslejeberegning for boliglejemål Areal boliglejemål Huslejeændring m2 Nyt budget Nuværende Ændring Nettohusleje pr. kvm. pr. år. 932,19 908,12 24,07 B-ordning pr. m2. pr. år. 25,00 25,00 0,00 Gennemsnitlig husleje incl. B-ordning 957,19 933,12 24,07 Nettohuslejeændring i % 2,65 Huslejeberegning Nuværende leje Stigning Ny leje Ændring af husleje hvis budgettet stiger kr. 1 lejemål på 65,0 m ,68 1 lejemål på 66,0 m ,70 12 lejemål på 82,9 m ,14 8 lejemål på 83,3 m ,15 8 lejemål på 99,6 m ,57 6 lejemål på 106,6 m ,75

13 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen Nettokapitaludgifter Prioritering ved nominallån: Henlæg. svarende til prioritetsafdrag , Prioritetsrenter , Aministrationsbidrag , Ydelsesstøtte fra staten 0, ,1 Reservefondsandel 0, Afdragsbidrag 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Ungdomsboligbidrag 0, Ydelser vedr. afviklede prioriteter m.v. eller omp. 0, Ydelser vedr. afviklede prio. (Indbetales til LBF.) 0, Ydelser vedr. negativ ydelsesstøtte( LBF Nybyggeri) , Nettokapitaludgifter i alt , Renholdelse.1 Driftscenter , Trappevask/vinduespolering m.v 0, Grønneområder/vinterforanstaltninger , Renholdelse i alt , Almindelig vedligeholdelse.1 Terræn , Bygning, klimaskærm , Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 0, Bygning, tekniske installationer , Materiel 4.206, Almindelig vedligeholdelse i alt , Planlagt vedligeholdelse og fornyelser.1 Terræn 0, Bygning, klimaskærm 0, Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 0, Bygning, tekniske installationer , Materiel 0, Planlagt vedligeholdelse og fornyelser i alt ,

14 Østjysk Bolig Afdeling 88 Skæphøj Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen /203 Særlige aktiviteter 1. Drift af fællesvaskeri 0, Indtægt af fællesvaskeri 0, Netto udgift 0, Andel i fællesfaciliteters drift , Indtægt fællesfaciliteters drift 0, Netto udgift , Drift af møde og selskabslokaler , Indtægt af møde og selskabslokaler , Netto udgift , Nettoudgift af særlige aktiviteter i alt , Renter mellemregning - sats i procent 1,74 2,00 2,25 2,00-0,25 Henlæggelser pr. 31/ Regnskab 401 Planlagt periodisk vedligeholdelse , A-ordning 0, B-ordning fælleskonto , B-ordning lejlighedskonti , Tab på flyttere , Resultatkonto Regnskab 1. Saldo Primo ,32 Årets underskud 2017 (konto 210) ,46 Årets overskud 2017 (konto 140) 0,00 Budgetmæssigafv. af underskud 2017 (kt 133.1) ,00 Overført til drift 2017 (konto 203.6) 0,00 2. Ultimo saldo ,14

15 LANGTIDSPLAN AFD. 88 Skæphøj Budgetperiode: Bygningsareal: 3229 m2 Opført: 2004 Antal boliglejemål: 36 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings- og stiarealer Parkerings- og stiarealer Tv-inspektion af kloak Kloak (fornyelsesplan - strømpeforin Faskine Udvendig belysning Maling af skur Legeplads Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Facade Tag Altan Vinduer og døre Justering døre og vinduer Køleskabe/komfurer/emh Gulve Fælleshus Røgalarmer Elanlæg Vand måler Varmeveksler Teknisk install. varme Vaskemaskine og tørretumbler Ventilationsanlæg 100 Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Nøgletal Henlæggelse i kr./m² 93,22 137,81 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 Henlæggelses saldo i kr./m² 209,35 280,27 396,10 488,70 610,72 721,90 693,40 811,09 756,58 870,55 945, , , , , ,04

16 LANGTIDSPLAN AFD. 88 Skæphøj Budgetperiode: Bygningsareal: 3229 m2 Opført: 2004 Antal boliglejemål: 36 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings- og stiarealer Parkerings- og stiarealer Tv-inspektion af kloak Kloak (fornyelsesplan - strømpeforin Faskine Udvendig belysning Maling af skur Legeplads Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Facade Tag Altan Vinduer og døre Justering døre og vinduer Køleskabe/komfurer/emh Gulve Fælleshus Røgalarmer Elanlæg Vand måler Varmeveksler Teknisk install. varme Vaskemaskine og tørretumbler Ventilationsanlæg Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto 401 Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Henlæggelse i kr./m² 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 151,75 Henlæggelses saldo i kr./m² 1.366, , , , , , , , ,54 925, , ,28 185,82 301,64 976, ,50