Dialogmøde. Udbud af serviceydelser

Transkript

1 Dialogmøde Udbud af serviceydelser 1

2 Dialogmøde Disposition Aflevering af alle materiale typer Påpladssætning og Hylderevision Håndtering af Reservering og Webbestillinger Bibliotekets indlån og udlån til andre biblioteker i hele landet Fordeling af post og pakker Kørsel Pedelopgaver 2

3 Servicemedarbejderne ARbejdsbeskrivelse Aflevering af alle materiale typer 3

4 Servicemedarbejderne ARbejdsbeskrivelse Aflevering af alle materiale typer Aflevering Kolding bibliotek har materialeafleverings - og sorteringsmaskine, så borgerne selv kan aflevere materialer. I alt blev der i 2014 afleveret materialer. Heraf er de afleveret af medarbejdere i sorteringsmaskinen f.eks. returmateriale, depot - og Biblioteket kommer (private hjem) og 24/7 materiale. For at skabe flow i sorteringsrummet skal 1. Bogkasser tømmes 2. Fyldte bogvogne skiftes og stilles frem til bogopsætterne 3. Problemer løses ved maskinstop f.eks. materiale der kommer i klemme på transportbåndet 4. Materiale fra Dumpen med chip registrerings fejl køres igennem sorteringsmaskinen 5. Materiale fra 24/7 afleveringsmaskinen køres igennem sorteringsmaskinen samt de øvrige interne afleveringer

5 Servicemedarbejderne ARbejdsbeskrivelse Aflevering af alle materiale typer Bibliotekets åbningstider Man - Tors 8-21 Fre 8-18 Lør Søn (okt - marts) Med selvbetjening: man-fre 8-10 Sorteringsmaskinen skal være kørende i åbningstiden. I tidsrummet man-tors er der ingen bemanding i sorteringsrummet Kompetencer Teknisk flair Der kan forekomme et vist støjniveau i sorteringsrummet. Høreværn er til rådighed Socialt imødekommende mht. borgere der stiller spørgsmål Synlig ift. borgere og personale Ambassadør for biblioteket Minus kørestol 5

6 Bogopsætterne ARbejdsbeskrivelse Påpladssætning og Hylderevision 6

7 Bogopsætterne ARbejdsbeskrivelse Påpladssætning og Hylderevision Bogopsætning I 2014 var der materialer til opsætning. 5. Fordeling af materialer Det afleverede materiale skal 1. Sorteres på bogvognen 2. Sættes på plads 3 etager. Gårsdagens materiale sættes op inden kl. 10 Hylderevision 3. 1 gang ugentligt foretages der hylderevision på et udvalgt område (står materialet korrekt?) 4. Indsamling af ukorrekt placeret materiale køres evt. gennem sorteringsmaskinen 5. Materialer kan f.eks bestå af cd er, lydbøger mm. Bøger Lydbøger Film Multimedier Musikcd er Andre materialer I alt 78,60 % 2,57 % 5,45 % 1,46 % 6,43 % 5,50 % 100 %

8 Bogopsætterne ARbejdsbeskrivelse Påpladssætning og Hylderevision Kompetencer Alfabetet forfra/bagfra Minus ord- og talblindhed God til at tale dansk Tænke selvstændigt Overblik over materialeområder Evt. weekend arbejde Skal kunne gå og stå meget og varetage fysiske løft af materialer Social mht. kontakt med borgere, når man skal henvise til et adspurgt område (borgere med forskellige personligheder) Ambassadør for biblioteket Pæn og anstændig beklædning 8

9 Servicemedarbejderne ARbejdsbeskrivelse Håndtering af reservering og webbestillinger 9

10 Servicemedarbejderne ARbejdsbeskrivelse Håndtering af reservering og webbestillinger Reservering og webbestillinger Når borgerne bestiller materialer via hjemmesiden, udløses der enten en reservering eller en webbestilling. En reservering sker hvis materialet er udlånt, mens det bliver en webbestilling hvis materialet er hjemme. I 2014 var der reserveringer og webbestillinger. 1. Reserveringer sorteres i sorteringsmaskinen når materialet afleveres af borgere. Ift. webbestillinger udskrives der 3 gange dagligt webbestillingslister, og man finder materialerne på hylderne 2. Materialet fra sorteringsmaskinen og de fremfundne materialer fra webbestillingslisterne scannes og forsynes med en reserveringsnote 3. Materialet placeres på afhentningshylden (reservationshylden) i nummerorden. 4. Materialet på hylden skal løbende skubbes sammen, samt ikke afhentet materiale indenfor fristen afleveres i sorteringsmaskinen

11 Servicemedarbejderne ARbejdsbeskrivelse Håndtering af reservering og webbestillinger IMS Forventet køb af IMS (Intelligent materiale styring) giver mulighed for præcist at identificere hvor et, eller flere materialer befinder sig på det lokale bibliotek og andre tilknyttede biblioteker/stationer. Tidsforbruget forventes at falde ved køb af denne nye teknologi. Kompetencer Alfabetet forfra/bagfra Minus ord- og talblindhed Tænke selvstændigt Overblik over materialeområder Skal kunne gå og stå meget og varetage fysiske løft Teknisk flair håndtering af PC/mobil evt. Ipad på almindelig brugerniveau Ambassadør for biblioteket Pæn og anstændig beklædning 11

12 Servicemedarbejder ARbejdsbeskrivelse Bibliotekets indlån og udlån til andre biblioteker i hele landet 12

13 Servicemedarbejder ARbejdsbeskrivelse Bibliotekets indlån og udlån til andre biblioteker i hele landet I 2014 lånte Kolding Bibliotek ca materialer fra andre biblioteker, og udlånte ca materialer til andre biblioteker Materialer til Kolding Bibliotek 1. Materialer fra andre biblioteker pakkes ud i postrummet og overleveres til bibliotekspersonalet på 2. sal 2. Efterfølgende afleveres materialet tilbage til opsætning på afhentningshylden Materialer fra andre biblioteker 3. Køresedler udskrives og vedlægges materialet, og der pakkes i kasser til afhentning

14 Servicemedarbejder ARbejdsbeskrivelse Fordeling af post og pakker 14

15 Servicemedarbejder ARbejdsbeskrivelse Fordeling af post og pakker Post og Pakker Der afhentes post på Kolding posthus inden kl. 9 evt. med sækkevogn eller cykel med lad 1. Afhentning og aflevering af post på posthus og postfilial 2. Udbringning af intern post mellem By- og Udviklingsforvaltningen, Koldinghus og Stadsarkivet. 3. Post og pakker frankeres og afleveres på posthus/postkasse efter kl. 16 Kompetencer Fysisk ift. at gå/cykle Orientere sig ift. postrunden

16 Chauffør ARbejdsbeskrivelse Kørsel 16

17 Chauffør ARbejdsbeskrivelse Kørsel Der bliver fragtet materiale til og fra følgende (alle hverdage): 4 gange ugentligt til lokalbibliotekerne: Christiansfeld, Vamdrup og Lunderskov 2 gange ugentligt til biblioteksstationerne: Vester Nebel, Sdr. Bjert, Almind, Jordrup og Hejls 3 gange ugentligt til Biblioteket kommer lånere (borgere i private hjem) 1 gang ugentligt til Kolding Arrest 1 gang ugentligt til Daginstitutioner og dagplejere Diverse kørsel I 2014 blev der kørt i alt km. Vamdrup Jordrup Lunderskov Vester Nebel Kolding Almind Sdr. Bjert Kompetencer Arbejde selvstændigt Fysisk mange tunge løft Logistisk job (planlægge sin rute) Betjening af GPS Social ift. borgere og bibliotekspersonale Ambassadør for biblioteket Kræver varevogn og kørekort Christiansfeld Kort over kørselsdestinationer i Kolding Kommune 17

18 Chauffør ARbejdsbeskrivelse Kørsel Før kørsel lokalbibliotekerne og biblioteksstationer 1. Chaufføren scanner reserveret materiale. Der vedlægges reserveringsbon og materialet pakkes i nummerorden 2. Materialerne pakkes i kasser evt. sammen med diverse materialer i varevognen 3. Lister udskrives over materialer, der skal fjernes fra afhentningshylder, på lokalbibliotekerne og biblioteksstationerne

19 Chauffør ARbejdsbeskrivelse Kørsel Under Før kørsel: Kørsel lokalbibliotekerne og biblioteksstationer Chaufføren Forældet materiale, scanner reserveret returmateriale og materiale fra udskrevet liste tages tilbage 5. materiale. Ordne reserveringshylden Der vedlægges 6. reserveringsbon Nye reserveringer og materialet sættes pakkes på hylden i 7. nummerorden. Materiale til bibliotekets personale sættes på kontoret. Lokalbibliotekerne 2. Materialerne og biblioteksstationerne pakkes i kasser evt. er selvbetjente, og der vil derfor ikke være sammen bibliotekspersonale med diverse materialer tilstede i når man kører til disse 8. varevognen. Tjek papir i printer og bonruller i afleveringsautomaten Der udskrives lister over ikke afhentet materiale og afviste reserveringer Efter kørsel 9. Alt afhentet materiale fra kørsel køres gennem sorteringsmaskinen

20 Chauffør ARbejdsbeskrivelse Kørsel Kørsel til Biblioteket kommer (private hjem), daginstitutioner og Kolding Arrest omfatter følgende: Efter kørsel 4. Alt returmateriale fra kørsel køres gennem sorteringsmaskinen Før kørsel Biblioteket kommer mm. 1. Pakning af materiale Under kørsel Biblioteket kommer mm. 2. Aflevering af materialer 3. Indsamling af returmateriale Diverse kørsel 5. Eksempler på diverse kørsel Møbler køres på genbrugsstationer Hente lyskilder i byggemarkeder

21 Pedel ARbejdsbeskrivelse Pedelopgaver 21

22 Pedel ARbejdsbeskrivelse Pedelopgaver Pedel Fuldtidsstilling 37 timer ugentligt. Mødetid 8-16 med behov for fleksibilitet Klassiske pedelopgaver eksempelvis Skift af lyskilder Papir/bon opfyldning Små reparationer Tilsyn af printere og tonerskift Specielle pedelopgaver eksempelvis Opstilling til arrangementer ud fra arrangementsblanketter Rengøring af sorteringsmaskinen Kontakt til håndværkere Kontrol af brandalarmeringssystem Kompetencer Fysisk tunge løft ift. opstilling af borde/stole Kommunikere med Kolding Biblioteks personale, borgere og håndværkere Overblik ift. de daglige opgaver Ambassadør for Biblioteket Blæksprutte 22

23 Dialogmøde Dialog-emner Er opgaverne egnet til Socialøkonomiske virksomheder Vil personer ansat på særlige vilkår kunne passe ind i et åbent biblioteksmiljø og hvad vil det kræve af bibliotekspersonalet? Hvordan sikres driftssikkerheden i opgaveløsningen? Vil det have en økonomisk påvirkning at en socialøkonomisk virksomhed løser opgaven? I hvilken grad kan forandringer i hverdagen håndteres? Hvilke krav er rimelige at stille i forhold til at sikre at opgaven kan håndteres? Hvilke udfordringer skal Kolding Kommune være særligt opmærksomme på? Ina Hviid

24 Dialogmøde Bolden er givet op Tilbagemelding vedrørende Hvilke opgaver kan være af interesse for jeres virksomhed Hvilke opmærksomhedspunkter er der? Hvilke opgaver har ingen interesse Hvorfor? Hvilke forhold skal biblioteket være opmærksomme på, hvis der indgås aftale med Socialøkonomisk virksomhed? Hvilke gevinster/fordele kan biblioteket få hvis der indgås kontrakt med Socialøkonomisk virksomhed? Hvilke krav/referencer kan vi med rimelighed kræve for at I kan sandsynliggøre at I kan løfte opgaven? Krav: registreret socialøkonomisk virksomhed? Sendes til mail: indkoeb@kolding.dk Ina Hviid

25 Dialogmøde Hvad nu? Indsamling af viden fra jer/markedet frist d. 30. januar 2015 Beslutning om udbud frist d. 4. februar 2015 Alle muligheder er åbne: Det hele udbydes a) krav om socialøkonomi b) almindeligt tjenesteydelsesudbud Opgaver hjemtages a) løses på almindelig vis b) løses ved brug af personer fra udsatte grupper Udbudsmateriale ca. ultimo marts måned (høring) Forventet tilbudsfrist 1. september Ina Hviid

26 Dialogmøde Udbudsret En social klausul er typisk et vilkår om rammerne for udførelsen af en kontrakt. Kravet indebærer en nærmere angivet social forpligtelse for den leverandør, der får opgaven. Formålet med en social klausul er, at hjælpe grupper, der har svært ved at finde eller bevare fodfæste på arbejdsmarkedet. Udvælgelseskriterier: Knyttes til egnethedsvurdering af virksomheden i forhold til kontraktens genstand (Økonomisk, finansiel, teknisk og faglig formåen). Tildelingskriterier: Knyttes til kontraktens genstand og være målbart. Krav i kontrakten: Krav om ansættelse af personer på særlige vilkår. Eller særligt udsatte personer til udførelsen af opgaven. Spørgsmål? Ina Hviid

27 Dialogmøde Tak for i dag og kom godt hjem 27