Fruering og Vitved Menighedsråd

Transkript

1 Fruering og Vitved Menighedsråd 1 Referat af fællesrådsmøde Torsdag den 20. september Referatet sendes til: MR- medlemmer, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 14. august Økonomi, herunder godkendelse af de reviderede årsregnskaber for 2011 og revisionsprotokollater for 2011, samt endelig godkendelse af budgetter for 2013, v. Anne Marie. (Bilag: revisionsprotokollater for Fruering og Vitved kirkekasser samt budgetter for 2013 for de kirkekasser) 4 Ny konfirmandstue Beslutning om det videre forløb efter modtagelse af skrivelse fra provstiet. (Bilag: brev fra provstiet dateret den 6. september 2012) 5 Opfølgning efter orienteringsmøder/opstillingsmøder i Fruering den 11. september og i Vitved den 13. september. 6 Søskende Jensens legat (Bilag:Udateret skrivelse fra kommunen) 7 Referat fra mødet med biskoppen den 14. august (Bilag: Referat dateret den 21. august 2012) 8 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 9 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 10 Orientering ved sognepræsten 11 Orientering ved kontaktpersonen 12 Orientering ved kirkeværger 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant 15 Organistsamarbejdet 16 Orientering ved folkevalgte kasserere 17 Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang. Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Alle var mødt. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 335: Septembers himmel er så blå Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 14. august 2012 Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

2 2 Pkt. 3 Økonomi, herunder godkendelse af de reviderede årsregnskaber for 2011 og revisionsprotokollater for 2011, samt endelig godkendelse af budgetter for 2013 Regnskaber for 2011 Regnskaber for 2011 er kommet tilbage fra provstiets revisor uden bemærkninger og skal fremsendes til provstiet med en underskrift fra formændene for Fruering og Vitved menighedsråd på at det reviderede regnskab inklusive revisionsprotokollat har været behandlet i et menighedsrådsmøde. Revisionsprotokollater blev forelagt og underskrevet af alle. Konklusion: Fruering og Vitved kirkekassers regnskab for 2011 blev godkendt og underskrevet. Regnskabet sendes til revisor og til provsti. Budgetter for 2013 Niels Peter foreslår at det i budgettet for Fruering anføres, at såfremt der bliver behov for betaling af planlægningsudgifter til konfirmandstueprojektet i 2013, skal disse midler tages af kassebeholdningen i Fruering kirkekasse. Konklusion Budgetter for 2013 for Fruering og Vitved kirkekasser blev godkendt og underskrevet og sendes til provstiet. Budgetsamrådsmøde den 4. september 2012 i Hørning sognegård Niels Peter gav en kort orientering fra mødet og kunne oplyse, at skatteudskrivningsgrundlaget for provstiet var øget med ca. 6,0 mio. kr. i forhold til første budgetsamråd og der betyder at anlægsrammen var blevet forhøjet til ca. 9 mio. kr. De ekstra midler har provstiet valgt at anvende til indfrielse af to lån og hensætte yderligere 1 mio. kr. til en kommende kirke i Højvangen. Provstiet har valgt at fastholde regulering af driftsrammen på 0 %. Det blev på mødet oplyst, at der samlet i sognenes kirkekasser er en kassebeholdning på ca. 8 mio. kr. der ikke røres ved i budgettet for 2013, men det kan forudsættes, at provstiet til næste år vil rette blikket mod de kirkekasser der ligger med relative store kassebeholdninger. Der er forudsat et budget reserve på 2,0 mio. kr. (5 % midler). Provsten oplyste, at Skovby fik et godt tilbud på køb af et hus til anvendelse til en konfirmandstue og finansiering af dette køb er taget af budget reserven (1,3 mio. kr.). Tidligere indlagt midler til ny konfirmandstue i Fruering er taget af bordet med den begrundelse, at hvis der opstår behov for økonomiske midler i 2013, skal de tages af kassebeholdningen i Fruering kirkekasse. På budgetsamrådsmødet orienterede personalekonsulenten om fælles køb af den variable el til kirker og præstegårde. Der blev udleveret et overslag på, hvad der kunne have været sparet med udgangspunkt i de seneste 4 år. Sammenlagt for Fruering og Vitved var besparelsen i størrelsesorden kr. årligt. Det blev besluttet at denne vurdering tages op i præstegårdsudvalget.

3 Pkt. 4 Ny konfirmandstue Der foreligger et brev fra provstiet dateret den 6. september 2012, hvori provstiet påpeger, at de tænker økonomisk ansvarligt og derfor vil de ikke umiddelbart godkende en placering af en kommende konfirmandstue i præstegården, men ønsker at få belyst en placering ved kirken for derved at sikre en tidssvarende placering mange år frem. Konklusion i brevet er, at menighedsrådene pålægges at få udarbejdet en skitse fra en tegnestue, der, som de skriver, placere bygningen flot ind i landskabet på det fredede areal udenfor kirkegården og i forlængelse af graverkontoret. Niels Peter oplyste, at det på opstillingsmødet i Virring var blevet påpeget, at placeringen også være i Virring! Inge-Gerd refererede til et medlemsmøde i Præsteforeningen, som hun havde været med til den 18. september 2012 i Hørning Sognegård, hvor lektor Anita Engdahl ved institut for præsteuddannelse i København påpegede vigtigheden i at fokusere på det lokale i og omkring kirke og sogneliv. Anita Engdahl sagde på mødet: Nedlæg sognegårdene og fokusere på det lokale. Budskabet ligner meget vores argumenter for at fastholde konfirmandundervisningen så tæt på præstegården, som nu et landsogn kan opfylde. Det blev besluttet, at præstegårdsudvalget retter henvendelse til Skanderborg Kommune med det formål at få oplyst omfang og indhold til et projekt, hvortil der skal søges dispensation til beliggenheden på den gældende fredning, da det er Skanderborg Kommune der skal behandle dispensationsansøgningen. Når svaret fra Skanderborg Kommune foreligger, mødes præstegårdsudvalget og beslutter hvilke arkitektfirmaer der anmodes om at fremkomme med et tilbud på, hvad det vil koste at få udarbejdet provstiets ønskede skitseprojekt. Udvalget forventer, at der til menighedsrådsmødet i november kan foreligge priser fra flere arkitektfirmaer, som menighedsrådene må vurderer og træffe en beslutning ud fra. Økonomien der er forbundet med at få udarbejdet et nyt skitseprojekt skal ifølge provstiet tages fra kassebeholdningen i Fruering kirkekasse. Eli påpegede, at han syntes at den påkrævede vedligeholdelse af Fruering kirke indvendig bør prioriteres højere end en eventuelt kommende konfirmandstue. Der var enighed om at den indvendig vedligeholdelse i kirken presser på og punktet tages op på næste års syn. Pkt. 5 Opfølgning efter orienteringsmøder/opstillingsmøder Fruering Svend oplyste at der mødte 17 op til orienteringsmødet og der blev opstillet en kandidatliste med 9 personer og 7 stiller. Vitved Ulla oplyste at der mødte 11 op til orienteringsmødet og der blev opstillet liste med 5 kandidater og 3 suppleanter, samt de nødvendige antal stillere. 3

4 Det blev drøftet, hvad man kan gøre for at få flere til at møde op til opstillingsmøderne. Måske skal man gøre mere ud af at præciserer, at man sagtens kan møde op uden at skulle føle sig presset til at lade sig opstille til valget? Pkt. 6 Søskende Jensens legat Anne Marie har modtaget kopi af en ansøgning om tilskud fra Søskende Jensens Legat fra John Mikkelsen, der er et af de tre bestyrelsesmedlemmer. Sammen med ansøgningen har John Mikkelsen oplyst, at bestyrelsen har fået en anmærkning fra Indenrigsministeriet om, at der ikke må gives tilskud kirkebladet fra legatet, men der kan søges om tilskud til kirkelige formål. Inge-Gerd var forundret over at John Mikkelsen ikke havde henvendt sig til hende, da legatet ikke er møntet til menighedsrådene, men til specielle kirkelige formål. Pengene fra legatet har ikke været anvendt til udgivelse af kirkebladet men blevet anvendt til gavn for ældre mennesker. Konklusion på henvendelsen blev, at Inge-Gerd søger om midler fra fonden som hun har gjort tidligere og til formål der opfylder legatets formål. Beløbets størrelse der kan søges ligger mellem kr. Pkt. 7 Referat fra mødet med biskoppen Det foreliggende referat fra mødet med biskoppen den 14. august 2012 tages til efterretning, og det kan konstateres, at der er en himmelvid forskel på baggrund og formål med mødet og mødet og referatets indhold. Pkt. 8 Orientering ved formanden for Vitved menighedsråd Der er modtaget indbydelse til efterårsmøde i Århus Stifts Menighedsrådsforening, der afholdes den 5. november 2012 kl på Diakonhøjskolen. Der er causeri ved provst Anders Bonde, Lyngå medemnet: Humor som sjælesorg. Det blev aftalt at interesserede kan tilmelde sig til Legarth senest den 25. oktober 2012 og Legarth vil foretage en samlet tilmelding. Arne orienterede om tilbudsgivningen på udskiftning af varmeanlægget i Vitved kirke. Tilbudene er blevet evalueret og ordren er overdraget til Per Schultz, Vitved. Varmeanlægget finansieres via provstiets 5 % midler, der anvendes til uforudsete udgifter som for eksempel et nedbrudt varmeanlæg. Pkt. 9 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Niels Peter orienterede om et tilbud fra TDC på bredbåndsnet og telefoni m.m. til henholdsvis præstegården og til graverkontoret. Tilsyneladende ser det ud til at oplægget kan være interessant sammenlignet med de udgifter vi har i dag, men det er vanskelig at sammenlige tilbuddet med det var i dag. Det blev besluttet at Niels Peter anmoder Brian Ladefoged om at vurderer tilbuddet fra TDC og sammenholde dette med det vi har i dag, hvorefter der tages stilling til TDCs tilbud. I præstegården er der både fibernet og kirkenet (folkekirkens system). Arne oplyste at Telia henvendte sig om et lignende tilbud som TDC umiddelbart før menighedsrådsmøder med henvisning til at de tog kontakt til menighedsrådsformændene. Niels Peter oplyste, at Holger har anmodet om en lønforhandling, som man skal anmode om inden den 15, september hvis dette 4

5 ønskes. Dette forhandlingsmøde afholdes af Niels Peter, Inge-Gerd og Holger. Tilbagemelding skal ske senest 15. november. Der er modtaget provstiets godkendelse af tillæg til forpagtningsaftale med Poul Holm på jordlejen. Der er modtaget takkekort fra familien for deltagelse ved Anne Sørensens begravelse. 5 Pkt. 10 Orientering ved præsten Ældreklubben er startet op igen og med mange fremmødte fra både vores sogne men også fra Stilling og Hørning, hvilket er glædeligt. Konfirmand undervisningen er begyndt og begyndte i kirken. Den 30. september er der gospelhøjmesse i Fruering kl Inge-Gerd oplyste at i bladet Solbjerg Nu er der en trykfejl, da der står kl Mini konfirmanderne er begyndt og alle 32 stykker kommer samme dag. Der er nu begyndt et nyt hold 8. klassers forældre til at forestå udbringning af kirkebladet. Baby salmesang begynder den 28. september 2012 kl og forløber over 8 gange. Inge-Gerd oplyste, at der i Vitved vil blive 2 gudstjenester i efteråret med en vikar fra Stilling, da præsten i Stilling er gravid. Der afholdes traditionen tro goddag og farvel fest for de nye menighedsråd og for de afgående og dette sker den 23. november Eva, Ulla og Inge-Gerd danner et udvalg der fastlægger arrangementet. Formænd og præst sørger for udsendelse af indbydelser. Der er Alle Helgen den 4. november 2014 og menighedsrådene sørger for kirkekaffe. Onsdag den 31. oktober 2012 skal konfirmanderne (32 stykker) til et arrangement i Slotskirken kl Ungdomspræst Peter Tast indbyder og emnet for arrangementet er Dit liv dit valg. Gurli tilbyder at hjælpe til. Pkt. 11 Orientering ved kontaktpersonen Der har været afholdt personalemøde den 21. august Holger skal på kursus i uge 39. MUS-samtaler pågår. Det er svært at håndtere de løse fridage, hvilket blev drøftet på personalemødet. Der afholdes planlægningsmøde den 24. oktober 2012, hvor Alle Helgen og julen planlægges. Graverne har været på GIAS kursus, op på mødet opstod en forvirring omkring Vitved sogn, da Vitved sogn på papiret hører til Sønder Provsti og der arbejdes med forskellige kirkegårdstakster i de to provstier. Der skal foretages en tilpasning provstierne imellem. Inge-Gerd videre bragte en tak fra Gitta fordi menighedsrådene giver hende lov til at deltage i sang undervisning. Inge-Gerd roste personalet for en ualmindelig flot pyntning i begge kirker til høstgudstjenesterne. Pkt. 12 Orientering ved kirkeværger Fruering Svend har udarbejdet et notat der vedrører Fruering menighedsråd og det er besluttet, at dette notat behandles på et særskilt møde for Fruering menighedsråd. Dette møde blev aftalt til tirsdag den 2. oktober 2012 kl på graverkontoret i Fruering. Vitved Ulla oplyste at der fortsat er gravstedsholder der ikke betaler trods adskillige rykker. Pågældende gravstedsholder har ifølge vedtægter en frist til den 22. september og derefter går sagen til inkasso som aftalt på det forrige menighedsrådsmøde.

6 6 Det blev besluttet at Magda og Ulla tager kontakt til en advokat i Skanderborg og anmoder advokaten om rette henvendelse til pågældende gravstedsholder. Ulla fik grøn lys til at investere i ramper til brug til kørestole brugere. Dan Sand har givet et tilbud på eksklusive moms. Ulla har været til undervisning i brug af GIAS. Peter informerede om, at der er alvorlige problemer med de større træer på kirkegården. Peter rettede i første omgang kontakt til kirkegårdskonsulenten, men hun havde ikke forstand på træer og henviste til skovridder Niels Terp Hansen, Hornslet. Der kommer en rapport fra skovridderen, men konklusionen er at kastanjetræet er gået ud og det ses ved at det smider bladene og barken sidder løs. Asketræer ud mod Vitvedgade er ved at død og er angrebet af svampe, hvilket betyder at de bør fældes omgående ifølge skovridderen. Ovennævnte beløber sig foreløbig til ca kr. eksklusive moms til fældning og ca kr. eksklusive moms til trærodsfræsning. Det blev besluttet at arbejdet skal sættes i værk og provstiet orienteres, når rapporten fra skovridderen foreligger. Hækken ud mod Vitvedgade og hækken mod den gamle parkeringsplads er ved at dø og bør ifølge Peter fjernes det er vigtigt at diget ikke bliver berørt. Pkt. 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Niels Peter tager kontakt til Skanderborg Kommune angående indhold og omfang af det materiale som en dispensationsansøgning skal indeholde for at kommunen kan behandle en ansøgning om dispensation til en gældende fredningsdeklaration. Når dette svar fra Kommunen er modtaget afholder præstegårdsudvalget et møde hvor det besluttes hvilke arkitektfirmaer der skal anmodes om et overslag og oplæg til indhold til et skitseprojekt, der opfylder de krav som kommunen forlanger i en dispensationsansøgning. Præstegårdsudvalget forventer at kunne have et svar fra Kommunen og et eller flere tilbud fra et arkitektfirma til næste menighedsrådsmøde i november måned. Udvalget vurderer, om vi skal se os om efter ny udbyder af variabel el, som foreslået på budgetsamrådsmødet. Pkt. 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger GIAS systemet fungerer ikke endnu. Holger oplyste, at der kan fås koder gennem Brandsoft og i øjeblikket er behovet kun i forbindelse med oprettelse af legat gravsteder. Holger havde sammen med kirkegårdslederen på Skanderborg Slotskirke besøgt Maylands Planteskole i Sdr. Omme, der har et stort udvalg af stauder. Dorthe er stadig tilknyttet kirkegården i Fruering til alles glæde. Holger pointerede, at den arbejdsgiver der får Dorthe som ansat kan glæde sig. Gurli Til jubilæumet den 28. oktober 2012 er der brug for frivillige hjælpere. Koncerten begynder kl og vare ca. 2,5 timer. Under pausen ca. kl skal der udskænkes forfriskning 2-3 steder i kirken.

7 Efter koncerten mødes vores egne kor og der serveres smørebrød. Følgende tilbød sig som hjælpere: Svend Legarth Inge-Gerd Gitta Niels Peter Eva Kormedlemmerne kommer kl og den fysiske opstilling af borde til udskænkning og drikkevarer klarer Gurli. 7 Pkt. 15 Organistsamarbejdet Gurli havde ingen bemærkninger til samarbejdet. Gurli påpegede, at der er væsentlig forskel i indholdet i hendes gældende ansættelsesbrev og hendes nuværende arbejdsforhold? Dette betyder at Gurlis ansættelsesbrev skal tilpasses? Det er aftalt med provsten, at nuværende samarbejde blandt organisterne på tværs af sognegrænserne skal evalueres til sommeren 2013, hvilket betyder, at en tilpasning af ansættelsesbrevet bør tages op med personalekonsulenten nu af hensyn til menighedsrådene som arbejdsgiver, men konklusionen kan blive at det skal vente til evaluering af samarbejdet har fundet sted. Pkt. 16 Orientering ved folkevalgte kasserer Ingen bemærkninger. Pkt. 17 Eventuelt Hvordan ligger sognegrænserne i Anebjeggård udstykningen? Spørgsmålet blev stillet af Inge- Gerd da det har betydning for hvilket tiltag vi som menighedsråd kan og bør foretage overfor kommende sognebørn. Det har i den tidligere menighedsrådsperiode været afholdt et møde blandt menighedsrådene i Skanderborg, Stilling og Fruering vedrørende Anebjerggård udstykningen. Det blev besluttet at Niels Peter retter henvendelse til Skanderborg Kommune angående sognegrænser. Ulla ønskede oplyst hvor mange mennesker der bor i Højvangen, og hvor mange af disse der er medlem af folkekirken? Mødet sluttede kl