UDVIDELSESBLOKKE Oprettet: Rev.: kr Pas/kørekort

Transkript

1 Politikområde Borgerservice 1. Pas/kørekort I alt : PAS/KØREKORT administrationen personaleressourcer. Normering af Borgerservice i den ny kommune blev fastlagt ud fra en detaljeret opgørelser over faktisk timeforbrug på opgaverne i de gamle kommuner. Kommunen afsatte imidlertid ikke ressourcer til at varetage den ny opgave med pas og kørekort, da man overtog denne fra politiet pr. 1. januar. Det har desuden vist sig at opgaven er langt mere omfattende end først forventet. Der søges derfor om en personaletilførsel svarende til 4 årsværk. Ud fra politiets oplysninger kræver opgaven med pas/kørekort 2,5 årsværk i Svendborg Kommune. Der blev ikke særskilt afsat ressourcer til denne opgave, ligesom DUT på ca kr. ikke blev tilført området. I konsekvens heraf er normeringen til PAS/Kørekort taget fra andre funktioner i Borgerservice. Det har vist sig at ikke alle dele af opgavevaretagelsen har været indeholdt i opgørelserne fra politiet, således indgår ikke medgået tid til børnepas, skærpede krav til pasfoto som medfører dobbeltekspeditioner samt ikke mindst informationsopgaven. Herudover må det på baggrund af optællingerne fra første halvår 2007 konstateres, at der alene på pas forventes ca flere henvendelser end forudsat i statistikmaterialet, svarende til en forøgelse på 20 % på årsbasis. For så vidt angår kørekort tegner der sig samme billede, altså ca 2000 flere henvendelser, svarende til en forøgelse på 50 % på årsbasis. Den enkelte ekspedition er samtidig mere tidskrævende end tidligere, da kommunen i modsætning til politiet skal indhente oplysninger hos anden part (embedslægen). Endelig skal det nævnes, at opgaven vedrørende booking af teori og køreprøver ikke er medregnet i optællingen da denne først er i drift pr. juni Samlet set svarer dette til et ressourcetræk på i alt 4 årsværk. Der er således tale om en væsentlig mere omfattende opgave i forhold til det oprindeligt forudsatte. Det samme billede der tegner sig for landets øvrige kommuner. I den aktuelle situation er de medarbejdere der varetager pas og kørekort opgaven hentet fra andre funktioner i Borgerservice, herunder skattefunktionen. Disse funktioner er således aktuelt underbemandede. Der er 6 medarbejdere under uddannelse til opgaven, og opgaven binder aktuelt 4 medarbejdere hele åbningstiden. Det må samtidig konstateres at dette er for få ressourcer til at løse opgaven, da der er lange ventetider for borgerne.

2 Politikområde Sekretariatet 1. Medarb. Rejsehold Mål2 sekretariatet Film Fyn 336 I alt : Medarbejder til Rejseholdet I forbindelse med kommunesammenlægningen blev Direktørområdet Erhverv tilført en medarbejder, som skulle indgå overordnet på området og arbejde konsulentbaseret med fokus på større, tværgående opgaver, typisk af ad hoc karakter. Denne medarbejder er imidlertid blevet udlånt til andet job. Området har stadig brug for denne type stilling for at være med til at sikre de udviklingstiltag, der forsat vil være på direktørområdet fx inden for Borgerservice, Jobcenter og Erhvervskontor. Der vil være tale om en stilling som projektleder/projektansvarlig for en række opgaver, der typisk har ad hoc karakter. Derfor vurderes det mest rationelt, at den pågældende forankres i sekretariatet. Eksempler på sådanne opgaver der ikke vil kunne løftes optimalt inden for de eksisterende rammer er erhvervsstrategi, integrationsrådets start, koncept for digitalisering af borgerservice, initiering af uddannelsestiltag inden for film og medier. Det vil øge muligheden for at deltage i tværgående projekter. 2: Videreførelse af Mål2-sekretariatet Svendborg kommune har i en del år haft et mål2-sekretariat med en medarbejder. Dette har til dels været finansieret af Svendborg kommune og EU. Denne ordning udløber til udgangen af Svendborg kommune vil forsat have brug for den viden, man har fået om EUprogrammer til anvendelse for kommunen, men også for borgere og virksomheder. Det vil sige udarbejdelse af ansøgninger for kommunen, samt vejledning og rådgivning af borgere og virksomheder, som skal ansøge om midler fra EU i henhold til EU s forskellige programmer. Det er tale om det 7. rammeprogram, Mål2 arbejde, herunder klynger, oplevelsesfyrtårne nye forretningsområder m.v. Der vil være andre opgaver, som kan lægges i denne stilling f.eks. vurdering af projekter fra direktørområderne i relation til mulig EU/regionale tilskud samt bidrag med implementering af erhvervsstrategi. Vækstforum og relateret mod Erhvervskontoret. Endvidere vil en del af stillingen være finansieret af Forskerparken, på nuværende tidspunkt anslået til 10 t. ugentligt, idet kommunen er forpligtet til at stille sekretærbistand til rådighed. Det er naturligt at der er et link mellem Forskerparken og kommunen, specielt i forhold til EU-ansøgninger idet disse virksomheder der hører til der vil være potentielle ansøgere

3 Der er i budget 2008 afsat den samme nettobevilling som i 2007, men da finansieringen fra EU bortfalder og beløbet som Forskerparken betaler ikke svarer til dette beløb, vil der være behov for tilførelse af midler. Den viden der ligger på dette område vil kunne anvendes på tværs i organisationen, men henblik på at sikre at vi får del i de midler som kan være til rådighed, samt til at rådgive i forbindelse med EU-ansøgninger. 3: FilmFyn og afledte tiltag I regi af SUS er en strategirapport vedr. FilmFyn under færdiggørelse. Rapportens hovedkonklusioner er, at en videreførelse af FilmFyn på det nuværende økonomiske grundlag efter bortfald af Mål2 midler ikke giver de fornødne gevinster. Der anbefales et scenarie 2, hvorefter FilmFyns budget øges med bidrag fra kommunerne og Kulturministeriet, og at en del af de kommunale tilskud anvendes til uddannelsesinitiativer med regional støtte til konceptudvikling. Omfanget af det anbefalede kommunale tilskud kendes inden for et par uger. SUS har iværksat et strategiarbejde for FilmFyn. Rapporten vil blive afleveret inden for et par uger. Rapporten anslår 2 strenge: 1. Investeringer i filmproduktioner og deres afledte, kommercielle gevinster for området. 2. Investeringer i uddannelsesinitiativer mv. bl.a. med det sigte at skabe flere relevante medie-kompetencer i området. Endvidere opererer rapporten med 3 scenarier: 1. FilmFyn med uændret budget (ca. 10 mill) ingen yderligere tilvækst af erhverv mv. samt risiko for, at eksisterende investeringer (fx filmstudiet) viser sig urentabelt som følge af få filmoptagelser 2. FilmFyn med forøget budget (ca mil.) over en 3 årig periode, finansieret af kommuner og Kulturministeriet yderligere tilvækst af erhverv, fastholdelse af eksisterende som iværksættelse af uddannelsesinitiativer. Det vurderes, at FilmFyn i denne skikkelse har fornøden kritisk masse, og at projektet fortsat kan forblive et Sydfyn-projekt 3. FilmFyn med forøget budget (ca mil.) med inddragelse af Odense samt yderligere fynske kommuner. Det vurderes, at der bør iværksættes uddannelsesinitiativer inden for film og medier dels for at modvirke de mange tilfælde, hvor unge dropper ud af uddannelsessystemet, dels for at oparbejde lokale kompetencer, der matcher de jobs, der følger af filmproduktioner mv. Det vurderes, at regionen vil yde bidrag til konceptudvikling af uddannelsesinitiativer. Temaundervisning i visse dele af uddannelsessystemet.

4 Politikområde Jobcenteret Konsuletnt/controler Telefoner I alt : Rettidighedskonsulent/controller Beskæftigelsesområdet er kendetegnet ved, at kommunernes indsatser styres ved krav om rettidighed. Hvor konsekvenserne af manglende rettidighed straffes ved fratagelse af statsrefusion indtil rettidigheden er genoprettet. Denne form for regulering gælder for alle målgrupper i jobcentret (kontanthjælp, sygemeldte og ledighedsydelse) Det kræver at der egentlig indarbejdes produktionsstyring i Jobcentret. Derfor er der i lighed med den statslige del af jobcentret - behov for ansættelse af intern controller i jobcentret som kan udvikle og overvåge egentlig produktionsstyrings redskaber. Samtlige indsatsområder i jobcentret er omfattet af regler om rettidighed. Det er typisk krav om jobsamtaler, opfølgningssamtaler og aktiveringstilbud som skal leveres indenfor bestemte intervaller. Konsekvenser af manglende rettidighed er dårlige tal i diverse benchmarkings tal som offentliggøres af Beskæftigelsesministeriet. Hertil kommer at kommunen ikke er berettiget til at hjemtage statsrefusion på ydelserne til borgerne i de perioder, hvor rettidigheden ikke er overholdt. Disse ændrede krav kræver at jobcentret er nødt til, at ændre den traditionelle arbejdsmåde, hvor den enkelt jobrådgiver styrer egen sagsstamme til organisering af arbejdsopgaverne som tager udgangspunkt i egentlig produktionsstyring. Med det formål at modvirke tab af statsrefusion. Controllerfunktionen er også nødvendig i forhold til arbejdet med de kvartalsvise produktionsmålinger, som skal sikre at jobcentret konstant har overblik over hvor der er behov for at sætte ind. Hertil kommer udarbejdelse af diverse analyser mv. i forbindelse med den årlige beskæftigelsesplanen og resultatrevisionen. Endelig vil en oprettelse af stillingen sikre jobcenterchefen mulighederne for at fastholde det rette strategiske ledelsesfokus. Ingen bemærkninger. 1: Telefoner Jobcenter Svendborg blev etableret pr i lokaler som tidligere havde tilhørt henholdsvis Stat og Svendborg Kommune. I forbindelse med etableringen var det ikke muligt at få ensartet telefoner i jobcentrets 4 etager. De to forskellige telefonsystemer gør telefonbetjeningen af borgerne ineffektiv og utilfredsstillende for såvel borgere som ansatte i jobcentret.

5 Jobcentret har siden kæmpet med effektiv telefonbetjening af borgerne. Den væsentligste årsag til problemerne er at der i stuen og på 1 sal er etableret IP-telefoni og på 2 og 3 sal er analogtelefoner i to forskellige versioner. Problemerne som opstår som konsekvens af de forskellige telefoner giver ineffektiv betjening af borgerne og koster mange administrative ressourcer. Jobcentrets medarbejdere har ikke enkeltmands kontorer, men arbejder med samtalerum og betjening i Jobbutikken. Det betyder at der er behov for at omstille sin telefon, når man forlader sin faste plads. Analogtelefonerne har ikke display hvilket gør det umuligt at se om telefonen er flyttet til andet lokalnummer, ligesom man f.eks. ikke kan viderestille telefonen til mobiltelefonen (det er aktuelt for teamet af jobkonsulenter som primært arbejder ude i byen) Det er på analogtelefonerne ej heller muligt, at se om der venter samtaler (kø på linien) eller om der er mistede opkald, hvor medarbejderne kan ringe borgeren op. Derved undgås at borgerne gentagne gange ringer op uden at få kontakt, eller at der skal anvendes administrative ressourcer på at skrive elektroniske telefonbeskeder. Det vurderes at etablering af IP-telefoni vil frigive mange administrative personaleressourcer (tæt på 1 fuldtidsstilling), som så kan anvendes til mere relevante opgaver af administrativ karakter i Jobcentret (f.eks. betaling af regninger, indscanning i Acadre m.v.) Men mindst lige så væsentligt vil det give borgerne mulighed for, at komme i kontakt med den rigtige medarbejder ved første opringning. Borgerservice betjener også telefoner til Jobcentret i omstillingen. Det vil have afsmittende effekt også i omstillingen da flere opkald ville kunne betjenes direkte fra jobcentret.