Det vi gør, det gør vi ordentligt

Transkript

1 Det vi gør, det gør vi ordentligt DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører / november 2012 STATUS SKILTNING PÅ EJENDOMMENE Her kan du læse om status på skiltningen på ejendommen, samt hvad du skal være opmærksom på. Læs mere side 3 VINTERFORANSTALTNINGER Selv om termometeret står på plusgrader og lunt vejr, så vær opmærksom på, at Kong Vinter kan slå til når som helst. Læs mere side 4 DET ER IKKE TILLADT AT MODTAGE GAVER FRA LEVERANDØRER Julen nærmer sig, derfor vil vi lige minde om vores gavepolitik. Læs mere inde i nyhedsbrevet. Læs mere side 3 HUSK Den 6. december 2012 er sidste frist for aflevering af kørselsregnskab, overarbejde, ekstratimer mv., hvis det skal med på lønsedlen for december Gitte Kobbernagel, sekretær Læs mere side 2 DEAS FACILITY SERVICES Når Rådhusuret passerer midnat, og vi træder ind i 2013, er det med stolthed, at vi kan se tilbage på de tiltag, der er gennemført og se fremad på de opgaver, vi skal i gang med at gennemføre.

2 DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /november 2012 / Side 2 af 7 DEAS FACILITY SERVICES VI ER PÅ RETTE VEJ Her tænker jeg dels på, at vi siger pænt farvel til Dan-Ejendomme as, og sikrer os, at alt med dette logo bortskaffes, og at vi siger goddag til et nyt og anderledes DEAS, hvor vi i højere grad vil fokusere på at være en kundeorienteret servicevirksomhed. Det er tydeligt, at den øgede synlighed af DEAS og af vores driftsydelser er noget, der er blevet efterspurgt ikke bare af vores kunder, men i den grad af kundernes kunder (lejerne). Den øgede skiltning, det øgede informationsniveau, uniformeringen af viceværterne i form af profiltøj er med til at gøre os mere synlige og dermed også mere kundeorienterede på de services, vi skal levere på ejendommene. Forandringsprocesser og nye koncepttiltag vil gradvist få indflydelse på vores dagligdag, og alt sammen er medvirkende til, at vi sammen kan skabe Danmarks Bedste Arbejdsplads, hvor medarbejdere trives, og hvor "Mennesker ønsker at bo, handle eller arbejde i ejendomme, vi har ansvaret for". Men intet kommer af sig selv. Det kræver, at alle er med på DEAS-Rejsen, og at vi står sammen og bakker op om de tiltag, der kommer. I år har vi gennemført en medarbejdertrivselsundersøgelse, og resultatet heraf skal bearbejdes. Derfor har vi igangsat tiltag i samarbejdsudvalget for viceværter og nedsat en arbejdsgruppe bestående af viceværter fra hele landet, som sammen skal arbejde med tiltag om trivselsundersøgelsen og forslag til forsat forbedringer heraf. Kommunikation er også i fokus på DEAS-Rejsen - både intern kommunikation og kommunikation med lejere er vigtig. Gennem kommende viceværtkursus i kommunikation og konflikthåndtering, der startede i november og udbydes i samarbejde med Niels Brock, vil vi give jer en række redskaber og samtaleteknik, så I er bedre rustet i jeres daglige dialog med lejerne. Nye koncepttiltag er også en del af DEAS-Rejsen. Kunder og lejere skal vide, at når DEAS står for opgaven, så bliver den løst efter koncepter, hvor kvalitet og service er i højsædet. Derfor arbejder vi i den kommende tid målrettet med DEAS-koncepter inden for driftsydelserne: Øget dokumentation for udførte renholdelses- og driftsopgaver, ensartede koncepter for flyttesyn, ibrugtagning af større erhvervslejemål osv. Målet er, at vi har dokumentation for de ydelser, der udføres på et år på ejendommen, og at vi kvitterer for, at ydelsen er udført i henhold til de kontraktaftaler, der er indgået med kunderne. Indkøbsfunktionen styrkes markant. Vi vil udvælge en række områder med økonomisk vægt for vores kunder. Det kunne være store områder, fx istandsættelser ved fraflytninger, servicekontrakter på elevator mv. og vvs-opgaver til den løbende vedligeholdelse, hvorefter vi vil udbyde ydelserne til en række leverandører, som herefter får opgaven til faste priser på alle kunder, hvor vi med fast hånd går ind og styrer leverancerne. Kun på den måde opnår vi den nødvendige stordriftsfordel. Jeg er overbevist om, at det ikke blot vil give mere tilfredse brugere på ejendommene, men også vil være billigere for kunderne, når opgaverne ikke løses forskelligt, men efter kvalitetssikre koncepter. God læselyst. Peter Bremer, driftschef

3 DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /november 2012 / Side 3 af 7 STATUS OG OPFØLGNING PÅ SKILTEPROJEKTET Vi har nu modtaget bestillinger af skilte til ejendommene fra jeres projektleder. Nogle af bestillingssedlerne har ikke været korrekt udfyldt. Vi har gennemgået alle bestillinger og tilrettet antallet, så bestillingen nu passer i henhold til skiltemanualen. Vi har herefter, foretaget den samlet skiltebestilling hos vores skilteleverandør, som udsender skiltene til jer med forventet modtagelse i begyndelsen af december. Vigtigt husk, at 1. alle skilte skal være opsat i henhold til skiltemanualen inden 15. december < 2. Ejendomsskiltet opsættes ved viceværtskontoret, klistermærkerne påføres ruden på indersiden af trappeopgangsdøren, og tilsvarende skilte monteres med fire skruer på ydersiden af dør. Opslagstavler opsættes i opgangene, og opslag sættes heri. 3. Trappevask-skiltet monteres inde i opgangen på samme side, som dørhåndtaget er placeret og i øjenhøjde. I skal huske at orientere alle firmer, der udfører trappevask om, at de fra 1. januar skal benytte DEAS trappevask-skilt, også selv om de i dag benytter egne skilte eller sedler. Der skal kvitteres for trappevask med underskrift og dato. Foretages dette ikke, indberettes denne afvigelse til jeres projektleder. Peter Bremer, driftschef DET ER IKKE TILLADT AT MODTAGE GAVER FRA LEVERANDØRER Julen nærmer sig, derfor vil vi lige minde om vores gavepolitik. Som vi skrev i Den Blå Tråd i marts 2012, er det fra og med marts 2012 ikke længere tilladt for medarbejdere administrative som viceværter at modtage gaver fra leverandører - medmindre det drejer sig om gaver, der modtages til særligt indbudte arrangementer, fx jubilæum eller lign. Ønsker en leverandør at takke for samarbejdet fx til jul skal du opfordre leverandøren til i stedet at give et bidrag til et godtgørende formål, fx Danmarks Indsamling, Kræftens Bekæmpelse, Hus Forbi (hjemløse og andre socialt udsatte) eller andet. Eventuelt modtagne gaver skal returneres. Baggrunden er, at vi ønsker, at der skal være helt rene og professionelle linjer mellem os og vores leverandører. Har du spørgsmål i forbindelse hermed, så kontakt din projektleder. René Larsen, afdelingsdirektør Ejendomsadministration - Investeringsejendomme

4 DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /november 2012 / Side 4 af 7 VINTERFORANSTALTNINGER Vinterens sne, sjap og kulde kan være over os når som helst. Derfor er det vigtigt, at du i samarbejde med din projektleder sikrer dig, at der er styr på vinterforanstaltningerne, herunder aftale om vejrligsovervågning, vagtplan og evt. ferie- og sygeafløser. Vinterforanstaltninger betyder også, at vintermateriel er klargjort, og maskiner og udstyr står klar til brug, ligesom der er bestilt rigeligt med salt hos vores saltleverandør, Nordical. Vær opmærksom på, om der skal opsættes snehegn, og at planter ikke tåler salt, at store mængder sne kræver, at man har forudset, hvor det evt. kan bortkøres. Følg med på DMI og Vejdirektoratets hjemmeside om vejr- og glatførevarslinger. Husk! Benyt opslag i opgange, hvis der skal informeres om vinterforanstaltninger, som kan vedrøre lejerne. Peter Bremer, driftschef DEAS TØJKONCEPT - KLAR TIL VINTER Nye artikler: Tak for jeres gode og relevante input til DEAS tøjkoncept, som vi fik under viceværtseminaret. Det er altid dejligt med feedback. Vi har lyttet til jer, og DEAS vinterheldragt nu klar til bestilling hos Hoffmann Firmatøj, så I skal blot aftale med jeres nærmeste leder om at få lov at åbne jeres konto ekstraordinært, hvis I skal bestille en vinterheldragt til den aktuelle vintersæson. Det samme gælder en mere traditionel overall/klapbuks og en v-hals pullover m/u ærmer. I kan se alle beklædningsdelene på webshoppen eller i én af butikkerne. Problemer med vintervindjakkerne? Vi har fået tilbagemeldinger fra flere viceværter, der føler, at det aftagelige foer "er for småt" i forhold til jakken. Hvis du også oplever dette, skal du afprøve jakken uden det aftagelige foer (foeret "lynes ud"). Såfremt jakken nu passer, og der fortsat er plads/vidde til foeret, så kontakt Hoffmann Firmatøj, med henblik på at få foeret ombyttet til en større størrelse. Manglende betalinger Hoffmann har en del penge ude at svæve, så I bedes sørge for at få fakturaerne attesteret og indsendt til betaling hos os hurtigt - fakturaerne blev mailet til jer med mailadresser. Resten modtog fakturaerne med posten. Hvis I har behov for fakturakopi eller andet vedr. fakturering/betaling, så kontakt Hoffmann Firmatøj/Jeanette K. Pedersen direkte: jp@hoffmann-as.dk eller tlf TRIVSELSUNDERSØGELSEN I JUNI Niels Koefoed, indkøbschef Vi har nu set alle resultaterne igennem fra undersøgelsen og lagt en plan for, hvordan vi skal arbejde videre med disse, så vi næste år forhåbentligt har fået øget vores trivsel, og dermed også får et bedre resultat end i år.

5 DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /november 2012 / Side 5 af 7 Hvis I er nysgerrige for at se, hvad I har svaret, kan I se resultaterne for i år på vicevært-intranettet, hvor I også kan se, hvad der skal arbejdes med, hvis vi skal gøre os forhåbninger om at komme i top- 10 i konkurrencen Danmarks Bedste Arbejdspladser i Planen for det videre arbejde er at samle en gruppe af jer viceværter, og derigennem arbejde videre med resultaterne og komme med input på, hvad vi kan gøre i DEAS for, at I forhåbentlig vil komme til at trives bedre, end I allerede gør. Vi har nu samlet en gruppe, som består af følgende deltagere: Navn Mikkel Rosenkvist 30201@de-ejendomskontoret.dk Martin Kjærsgaard 8031@de-ejendomskontoret.dk Rikki Linders 51581@de-ejendomskontoret.dk Hans-Henrik Jakobsen 61154@de-ejendomskontoret.dk Jan Heitmann city2drift@deas.dk Kim Nygaard Petersen EFKNP@de-ejendomskontoret.dk Vi har fastsat tre møder - i november, december og januar - hvor gruppen kommer til at arbejde med resultaterne og give deres input til, hvad der ligger af begrundelser bag tallene, og hvad der kan gøre tallene bedre. Men gruppen består jo kun af 6 personer, som skal prøve at tale for alle jer, så har du input, du gerne vil have, at de tager med i deres snak, så send gerne en mail så kan de tage det med til de fælles møder. Resultatet af møderne vil vi præsentere for jer her i Den Blå Tråd i marts HR-afdelingen DIT SAMARBEJDSUDVALG Vi har nu holdt to møder i samarbejdsudvalget (SU) for viceværter, som er et SU, oprettet specifikt med fokus på dig som vicevært og med fem viceværter som medarbejderrepræsentanter. Udover de fem viceværter sidder også fem ledere, som repræsenterer DEAS som arbejdsgiver inden for forskellige områder - adm. direktør Henrik Dahl Jeppesen, teknisk driftschef Peter Bremer, afdelingsleder i Aarhus Lars Lindegaard Olsen, HR-chef Peter Bornæs og driftschef Peter Blomgreen. Vi drøfter forskellige emner inden for dit arbejdsområde, som er relevante for din hverdag. Referatet fra første møde den 16. august 2012 blev offentliggjort i Den Blå Tråd fra august 2012 og kan desuden findes også på intranet for viceværter. Referatet fra sidste møde den 9. oktober 2012 er vedhæftet. Næste møde er den 5. december 2012, og hvis du har forslag eller input til punkter, du ønsker, vi skal tage med på dagsordenen, så kontakt endelig din repræsentant. Nedenfor kan du se, hvem der er repræsentant for dit område. Informationerne om repræsentanterne ligger desuden også på intranettet for viceværter under punktet SUvvært.

6 DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /november 2012 / Side 6 af 7 Christian Åskov Hansen er repræsentant for viceværter ansat direkte i DEAS, som arbejder på Sjælland. Christian kan kontaktes på telefon og @de-ejendomskontoret.dk. Bjarne Aabo Olsen er repræsentant for viceværter ansat direkte i DEAS, som arbejder på Fyn og de øvrige øer (udover Sjælland). Bjarne kan kontaktes på telefon og @deejendomskontoret.dk. Kim Nygaard Pedersen er repræsentant for viceværter ansat direkte i DEAS, som arbejder i Jylland. Kim kan kontaktes på telefon og efknp@de-ejendomskontoret.dk. Tonny Lynge-Hansen er repræsentant for viceværter ansat i -afdelingen i DEAS. Tonny kan kontaktes på telefon og fmtlh@deas.dk. Jan Schou er repræsentant for viceværter, som er ansat hos DEAS kunder. Jan kan kontaktes på telefon og @de-ejendomskontoret.dk. VICEVÆRT I NYE KLÆ R HR-afdelingen Der er nu gået et par måneder siden, du første gang så det nye DEAS arbejdstøj, og det er sikkert allerede blevet en naturlig del af din hverdag. En kold onsdag i november har vi inviteret vicevært Martin Kjærsgaard til en snak for at høre hans tanker om det nye DEAS arbejdstøj. Vi er lige kommet i gang med interviewet og starter med at tale om tøjets funktionalitet, og Martin siger: Jeg er glad for det nye arbejdstøj og fx bare den lille detalje, at vinterjakken er en to-i-enjakke, der både kan bruges i vinter- og overgangssæsonen, er godt tænkt. Under interviewet kommer vi ind på, at størrelserne på nogle af beklædningsdelene er lidt små, og Martin fortæller: Jeg tog ud til Hoffmann Firmatøj, fortalte om mine udfordringer med især vinterjakken, og jakken blev fluks ombyttet med en, der passede i størrelsen. Personalet var meget serviceminded, og jeg gik fra butikken med en god fornemmelse.

7 DEAS-nyhedsbrev til viceværter og inspektører /november 2012 / Side 7 af 7 Det er ikke nødvendigt at møde personligt op hos Hoffmann Firmatøj, når du skal købe nyt tøj, det kan ske via Hoffmanns web-portal, og som Martin siger: Min hverdag ude på ejendommen er travl, derfor er det en genial løsning at have muligheden for at bestille tøjet over web-portalen, og samtidig kan man også se, hvor mange point (=penge), man har til rådighed resten af året. Mange lejere har bemærket, at vi har fået nyt arbejdstøj, og flere har spurgt ind til vores nye navn og logo det tager vi så en snak om, og ofte giver de udtryk for, at de synes, at det er godt, at viceværten er blevet mere genkendelig og synlig ude på ejendommen. Faktisk er det vel lidt af en winwin-situation, for det nye arbejdstøj giver også mig en tryghed i min hverdag; lejerne er ikke i tvivl om, at jeg kommer fra DEAS, og her kan de søge hjælp og rådgivning, slutter Martin. Gitte Jacobsen, direktionssekretær NYE INDKØBSAFTALER Salt og opløsningsmidler: Husk, at I skal bestille salt og optøningsmidler hos Nordical på tlf I november-udgaven af Den Blå Tråd kunne I se aftalen i dens fulde længde. Skadeservice Danmark Vi har genforhandlet aftalen med Skadeservice Danmark og tilbydes nu 15% rabat på alle virksomhedens egne ydelser. Husk altid at gøre leverandørerne opmærksomme på, at I ringer fra DEAS. Den nye KONE-aftale implementeres I disse dage modtager ejendomme, hvor KONE udfører lovpligtigt serviceeftersyn, et nyt tilbud på ydelsen i henhold til den nyligt forhandlede aftale. Den gennemsnitlige årlige besparelse lyder på 45% i forhold til nuværende aftaler og tager blandt andet afsæt i at antallet af årlige eftersyn nedjusteres i henhold til inspektionsrapporterne. Hvis I modtager tilbuddet, skal I returnere tilbuddet i underskrevet stand eller sørge for at rette vedkommende får det hurtigt, da aftalen skal træde i kraft pr. 1. januar Havecenter/planteskole: Det er med glæde, at vi kan introducere en skarp aftale med Plantetorvet.dk, som er Danmarks førende online havecenter, hvor vi tilbydes 20% rabat på alle priser med undtagelse af Prima færdighække, hvor vi tilbydes 10% i rabat. I kan med fordel også bestille juletræer til ejendommene, hvis det ikke er for sent. Kontaktperson: Bjarne Schou Andersen, tlf , info@plantetorvet.dk. Låseservice: Vi har også indgået en fordelagtig aftale med det landsdækkende låseservicefirma, Låsepartner A/S, som mange af jer allerede bruger. Vi tilbydes 25% på alt materialeforbrug og timepris på kr. 465 (hverdage ml. 8-16). Timelønstillæg øvrig tid er 250 kr. Timelønnen er inklusiv servicevogn og øvrige gebyrer/afgifter. Indkøbshåndbogen opdateres snarest med de nye aftaler. Niels Koefoed, indkøbschef