Marts 2014 Gældende fra skoleåret 2013/14. Administrationsgrundlag for. Befordringstilskud

Transkript

1 Marts 2014 Gældende fra skoleåret 2013/14 Administrationsgrundlag for Befordringstilskud 1

2 0. Indledning Lov og regelgrundlag Friskoleloven Tilskudsbekendtgørelsen Revisionsbekendtgørelsen Finansloven Fordelingssekretariatets vedtægt Formål Afgrænsning Tilskudsmodel Indledning Syge/invalide elever Generelt befordringstilskud til befordring til skole Tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygningsforløb Frister Ansøgnings og indberetningsfrister Udbetalingsfrister Klageadgang Regnskab og revision m.v Regnskab og revision Stikprøver Skolernes oplysningspligt Dokumentationskrav Modregning i skolepenge Bankoverførsel Check Kontant Slutafregning Elektronisk kommunikation Tilskudsinddragelse Tilbagebetaling af tilskud

3 0. Indledning Dette dokument er administrationsgrundlaget for Fordelingssekretariatets befordringstilskud, der består af dels et tilskud til befordring af syge og invalide elever, dels et generelt befordringstilskud til befordring af elever til skole og dels et tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygningsforløb. I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau, de regler og bestemmelser, der knytter sig til administrationen og anvendelsen af befordringstilskuddet. Tilskuddet til befordring fordeles mellem skolerne af Fordelingssekretariatet, hvis vedtægter godkendes af Undervisningsministeriet. Ifølge disse vedtægter fastsætter bestyrelsen for Fordelingssekretariatet de nærmere retningslinier for fordeling af tilskuddene. Disse nærmere retningslinier administrationsgrundlaget er vedtaget af Fordelingssekretariatets bestyrelse. Administrationsgrundlaget kan ikke ændres uden bestyrelsens godkendelse. I forlængelse af administrationsgrundlaget er udarbejdet detaljerede forretningsgangsbeskrivelser og brugervejledninger. Administrationsgrundlaget, forretningsgangsbeskrivelserne og brugervejledningerne suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev ServiceNyt, som udover servicemeddelelser, løbende information og vejledning også kan indeholde meddelelser med retsvirkning for skolerne og tilskudsadministrationen f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrundlag, ændringer i praksis m.v.. 1. Lov og regelgrundlag Fordelingssekretariatets virksomhed hviler i vid udstrækning på det samme lovgrundlag, som gælder for friskoler og private grundskoler, dvs.: Friskoleloven (Bekendtgørelse nr. 166 af 25. februar 2013 af lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer) Tilskudsbekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr. 702 af 30. juni 2008 om tilskud til friskoler og private grundskoler med senere ændringer) Revisionsbekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr af 8. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved frie grundskoler m.v. med senere ændringer) Herudover er Fordelingssekretariatet omfattet af: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Finansloven Sekretariatets vedtægter 3

4 De bestemmelser fra ovenstående, der direkte vedrører befordringstilskuddet, er gengivet nedenfor. Love og bekendtgørelser kan findes i deres fulde udstrækning på Fordelingssekretariatets vedtægter kan findes på Fordelingssekretariatets hjemmeside FRISKOLELOVEN 11, stk. 3. Undervisningsministeren kan bestemme, at tilskuddene efter stk. 1, nr. 3, og 17, stk. 1 3, fordeles mellem skolerne af den selvejende institution Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, hvis vedtægter godkendes af undervisningsministeren. Fordelingssekretariatet fordeler endvidere tilskuddet efter stk. 1, nr. 5, mellem skolernes foreninger. Fordeling af tilskud til lærernes efteruddannelse kan fordelingssekretariatet efter regler, der fastsættes af undervisningsministeren, overlade til skoleorganisationer og lignende, der virker inden for lovens område. Undervisningsministeren kan tillægge fordelingssekretariatet yderligere opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område. Fordelingssekretariatet kan fra skolerne indhente de oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af dets opgaver i henhold til 1. og 3. pkt. Med forældrenes samtykke kan fordelingssekretariatet efter anmodning fra en fri grundskole elektronisk indhente de økonomiske oplysninger fra skattemyndighederne, der er nødvendige for varetagelsen af sekretariatets opgaver i henhold til 17, stk. 1. Forvaltningsloven og offentlighedsloven gælder for fordelingssekretariatets virksomhed. Undervisningsministeren kan fastsætte nærmere regler om administrationen af fordelingssekretariatets opgaver. 17, stk. 2. Staten yder tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter mellem skole og hjem af syge eller invaliderede elever inden for bevillinger, der fastsættes på de årlige finanslove. 17, Stk. 3. Staten yder tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygning inden for en bevilling, der fastsættes på de årlige finanslove. Tilskuddet fordeles til de enkelte skoler af Fordelingssekretariatet, jf. 11, stk. 3, som fastsætter kriterier for fordelingen, herunder om egendækning. Tilskuddet udbetales forud til Fordelingssekretariatet. Fordelingssekretariatet skal føre et særskilt regnskab for ordningen. 40. Afgørelser, som efter bemyndigelse i denne lov er truffet af skolerne, Deutscher Schul und Sprachverein für Nordschleswig samt det fordelingssekretariat, der er nævnt i 11, stk. 3, kan ikke indbringes for undervisningsministeren. Det samme gælder afgørelser om anvendelse af bevillinger, der er afsat på finansloven TILSKUDSBEKENDTGØRELSEN 13. Skolen er forpligtet til at sørge for hel eller delvis befordring mellem skolen og hjemmet, såfremt eleven ikke er i stand til at befordre sig selv på grund af sygdom eller invaliditet. Stk. 2. Skolen kan i tvivlstilfælde forlange, at forældrene indhenter en lægeerklæring eller anden sagkyndig erklæring til brug for vurdering af elevens befordringsbehov. Stk. 3. Efter kriterier fastsat af Fordelingssekretariatet kan en skole enten selv etablere en særlig befordringsordning, eventuelt mod en vis betaling fra eleven, eller indgå en aftale med forældrene om, at forældrene mod en vis godtgørelse selv sørger for befordringen. 4

5 1.3. REVISIONSBEKENDTGØRELSEN 8. Reglerne i 1 7 gælder også for Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, Deutscher Schul und Sprachverein für Nordschleswig samt Friplads og Vikarkassen for private, selvejende gymnasier, studenter og hf kurser for de tilskud, de modtager fra statskassen. Stk. 2. Revisor skal stikprøvevis kontrollere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love, administrative forskrifter og vedtægter. Revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om størrelsen af udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de udbetalte tilskuds berettigelse. Revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolernes revisorer FINANSLOVEN Der ydes tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter for syge og invaliderede elever og tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygning. Tilskuddene administreres af Fordelingssekretariatet, der får udbetalt den samlede bevilling ved finansårets begyndelse. Øvrige ikke aktivitetsbestemte tilskud omfatter endvidere bl.a. tilskud til nedbringelse af skolepenge, betaling for ophold på en kostafdeling, forældrebetaling for skolefritidsordning samt elevbefordring ved frie grundskoler og tilskud til tyske mindretalsskoler mv FORDELINGSSEKRETARIATETS VEDTÆGT 2. Fordelingssekretariatet har til formål at fordele følgende tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til lov om friskoler og private grundskoler m.v.: Tilskud til befordring af syge og invalide elever. Tilskud til befordring i forbindelse med brobygning. Tilskud til nedbringelse af skolepenge, nedbringelse af betaling for ophold på kostafdelinger og nedbringelse af forældrebetalingen for skolefritidsordninger. Tilskud til vikarudgifter, sygeundervisning og særlige lærerlønudgifter. Tilskud til lærernes efteruddannelse og kursusdeltagelse. Tilskud til varetagelse af skoleforeningernes fælles opgaver om tilsyn. Fordelingssekretariatet varetager herudover en række opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område, som Undervisningsministeriet har henlagt til Fordelingssekretariatet, jfr. bilag 1. Stk. 2. Fordelingssekretariatet kan efter aftale påtage sig øvrige opgaver for Undervisningsministeriet, offentlige myndigheder og skoleforeninger. 3. Bestyrelsen er ansvarlig overfor undervisningsministeren. Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere principper og retningslinjer for fordeling af de tilskud og varetagelse af de opgaver, der er nævnt i 2. 7, Stk. 2. Bestyrelsen og Fordelingssekretariatet er berettiget til at indhente enhver oplysning fra friskoler og private grundskoler, som er nødvendig for varetagelsen af dens opgaver i henhold til 2. 5

6 Fordelingssekretariatet kan fra skolerne indhente supplerende dokumentation og materiale. Såfremt dette ikke findes tilfredsstillende eller fyldestgørende, kan tilskud stoppes helt eller delvist. Stk. 3. Ethvert spørgsmål vedrørende friskoler og private grundskolers ret overfor Fordelingssekretariatet afgøres af bestyrelsen. 2. Formål Befordringstilskuddene er tilskud, som ikke er en del af skolernes samlede driftstilskud. Tilskuddene er med til at sikre forældrenes ret til at lade børnene undervise i en fri grundskole gennem at støtte elevers befordring til skole, befordring til skole for syge og invalide elever samt befordring til brobygningsinstitutioner og hjem. 3. Afgrænsning Alle tilskudsberettigede skoler under lov om friskoler og private grundskoler og indmeldte, tilskudsberettigede og befordringsberettigede elever herpå med en adresse i Danmark kan få tilskud til befordring af syge og invalide elever samt tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygning. Alle tilskudsberettigede skoler excl. de tyske mindretalsskoler under lov om friskoler og private grundskoler og indmeldte, tilskudsberettigede og befordringsberettigede elever pr. 5/9 herpå med en adresse i Danmark kan få tilskud til generel befordring af elever mellem skole og hjem. En skole er tilskudsberettiget fra det tidspunkt, hvor Fordelingssekretariatet fra Undervisningsministeriet får oplyst, at skolen er tilskudsberettiget. En elev er tilskudsberettiget, når eleven opfylder de krav, der er fastsat herom i tilskudsbekendtgørelsen. En elev er befordringsberettiget, når eleven opfylder de krav, der er fastsat herom i administrationsgrundlaget. Elever, der tilbydes offentligt befordringstilskud eller tilbydes hel eller delvis befordring ved det offentliges foranstaltning, kan ansøge om befordringstilskud, men vil blive reduceret med 50% i tilskud. 4. Tilskudsmodel 4.1. INDLEDNING Det samlede befordringstilskud består af tre særtilskud: Tilskud til befordring af syge og invalide elever. Generelt befordringstilskud til befordring mellem skole og hjem. Tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygningsforløb. 6

7 4.2. SYGE/INVALIDE ELEVER Befordringstilskud til syge og invalide elever omfatter tilskudsberettigede elever ved alle tilskudsberettigede, frie grundskoler i Danmark (incl. de tyske mindretalsskoler). Skoler med elever med svære handicap, skal dog som hidtil søge befordringstilskud gennem Kvalitetsog tilsynsstyrelsen. Der ydes kun tilskud til syge og invalide elever med gyldigt CPR nummer og afstandsmæssigt fra skolens eller brobygningsinstitutionens officielle hovedadresse og til den adresse, som eleven er registreret på i folkeregisteret, og til elever, som efter bekendtgørelse om folkeregistrering, ikke skal folkeregistreres, og fra skolen og til disse elevers registrerede hjemmeadresse. Den fysiske sygebefordring vil normalt foregå mellem skolen/brobygningsinstitutionen og forældrenes adresse(r). Efter konkret ansøgning kan sygebefordringen dog også foregå mellem skolen/brobygningsinstitutionen og andre for elevens velfærd relevante adresser. Der ydes altid kun tilskud indenfor de fastsatte maksimumafstande. Elever, der har hjemmeadresse uden for Danmark og går i skole i Danmark, kan ikke få tilskud til befordring af syge og invalide elever gennem Fordelingssekretariatet. Tilskuddet administreres og fordeles af Fordelingssekretariatet efter ansøgning fra skolen. Ansøgningen skal indeholde en skole /forældreansøgning og en erklæring fra sygehus/læge om, at befordring er nødvendig samt angivelse af befordringens varighed og art. Sammen med ansøgningen indsendes samtykkeerklæring vedrørende behandling og videregivelse af helbredsmæssige oplysninger. Ansøgning skal indsendes hurtigst muligt efter at skole /forældreansøgning og sygehuserklæring /lægeerklæring, samt samtykkeerklæring er indhentet og før der iværksættes befordring af eleven. Ifald eleven er berettiget til befordringstilskud vil skolen modtage et tilskudstilsagn fra Fordelingssekretariatet. Et tilskudstilsagn gælder maximalt for det skoleår, hvori ansøgningen er indgivet. Såfremt der opstår ændringer i en elevs situation, således at befordringsbehovet ændres efter at der er givet et tilskudstilsagn, er skolen forpligtet til hurtigst muligt at give Fordelingssekretariatet meddelelse herom. Der ydes normalt kun tilskud til befordring på skoledage i tidsrummet fra mandag til fredag og frem til kl Der gives kun tilskud til befordring med billigst mulige befordringsmiddel vurderet i forhold til elevens sygdom eller invaliditet. Ved forældrebefordring skal der aflægges et kørselsregnskab. Der ydes tilskud efter statens lave kilometersats. Ved kørsel med skolens egen bus/ indlejede vognmand ydes ligeledes tilskud efter statens lave kilometersats. En skole med to eller flere syge/invalide elever kan arrangere samkørsel for disse elever under forudsætning af, at samkørslen samlet set er mere økonomisk end befordring af eleverne enkeltvis. Der ydes ikke befordringstilskud ud over de for det generelle befordringstilskud fastsatte, maksimale afstandsgrænser. Derimod er der ingen minimumafstand for syge og invalide elever. Ved overskridelse af den maksimale afstand sker der en forholdsvis nedskæring af tilskuddet. 7

8 Der ydes tidligst tilskud fra den dato, hvor der foreligger en sygehuserklæring/ lægeerklæring og en af skolen og forældrene underskrevet ansøgning og samtykkeerklæring. Ved dato uoverensstemmelse er det sygehuserklæring/lægeerklæringens datering, der er gældende. Fordelingssekretariatet dækker udgiften for sygehuserklæring/lægeerklæring. Bilagsdokumentationen for befordringen indsendes i kopi af skolen til Fordelingssekretariatet. Tilskuddet udbetales til skolen, når denne dokumentation foreligger og er godkendt. Der føres et akkumuleret bevillingsregnskab for bevillingen til befordring af syge og invalide elever. Underdækning på bevillingen inddækkes gennem den akkumulerede bevillingssaldo eller overførsler fra den generelle befordringsbevilling GENERELT BEFORDRINGSTILSKUD TIL BEFORDRING TIL SKOLE Det generelle befordringstilskud omfatter de pr. 5. september 2010 indmeldte, tilskuds og befordringsberettigede elever ved alle tilskudsberettigede, frie grundskoler i Danmark (excl. de tyske mindretalsskoler). Det generelle befordringstilskud fordeles proportionalt til skolerne i forhold til det pr. 5. september 2010 af Fordelingssekretariatet beregnede antal befordringsberettigede kilometre for indmeldte, tilskuds og befordringsberettigede elever på hver skole. Det beregnede befordringstilskud til skolerne fastsættes således at de udbetalte befordringstilskud samlet set ikke overstiger den årlige befordringsbevilling fra staten. Beregningen pr. 5. september 2010 fastfryses og bruges som fast fordelingsnøgle med følgende, nedenstående korrektioner og ændringsmuligheder: De skoler, der har søgt og fået befordringstilskud i 2010/11, får hvad der svarer til ca. 50% af, hvad de fik i skoleåret 2010/11. De 50% svarer nogenlunde til, hvad befordringsbevillingen fra staten er blevet beskåret med i forhold til Lukkede skoler udtages af tilskudsberegningen. Nye skoler og skoler, der ikke har søgt befordringstilskud i 2010/11, kan i et af Fordelingssekretariatet udarbejdet regneark indberette deres befordringsberettigede elever efter de nuværende regler. Fordelingssekretariatet foretager en konkret, manuel afstandsberegning på De Gule Sider (korteste rute) eller et andet beregningssystem efter Fordelingssekretariatets valg. De elever, der opfylder afstandskriterierne, medtages i tilskudsberegningen. Efter at beregningen er udført, får skolen hvad der svarer til ca. 50 % af hvad den ville have modtaget, hvis skolen havde søgt i 2010/11. Nye skoler og skoler, der ikke har søgt, stilles således lige med de skoler, som har fået tilskud i 2010/11. Hvis en skole mener og kan begrunde, at skolens befordringsberettigede elevkilometre, er steget med mere end 25% i forhold til 5. september 2010, kan skolen anmode om genberegning. Denne foretages af Fordelingssekretariatet efter principperne for nye skoler. Registreringen må alene omfatte de pr. 5. september på skolen indmeldte, tilskuds og befordringsberettigede elever med gyldigt CPR nummer til den adresse, eleven er registreret på i folkeregisteret, og elever, som efter bekendtgørelse om folkeregistrering, ikke skal folkeregistreres og til disse elevers registrerede hjemmeadresse. 8

9 Elever, der har hjemmeadresse uden for Danmark og går i skole i Danmark, medgår ikke i fordelingen og må ikke registreres. Befordringsberettigede elever er de elever, der opfylder minimumkriterierne for afstand til skole: Klassetrin Minimumafstand i km. Bh.kl. 3.kl. 2,5 4.kl. 6.kl. 6,0 7.kl. 9.kl. 7,0 10. kl. 9,0 Minimum afstanden skal være længere end 2,5, 6,0, 7,0, 9,0 km. Dette betyder, at afstanden til skole og hjem skal være 2,55 forhøjet til 2,6, 6,05 forhøjet til 6,1, 7,05 forhøjet til 7,1, 9,05 forhøjet til 9,1 km. for at minimumkriteriet er opfyldt. For maksimumafstanden gælder de anførte afstande direkte. En elev kan kun være befordringsberettiget op til den i afstandskriterierne anførte maksimumafstand. Klassetrin Maksimumafstand i km. Bh.kl. 3.kl. 12,5 4.kl. 6.kl. 16,0 7.kl. 9.kl. 16,0 10. kl. 17,0 Afstanden måles altid fra skole til elevens folkeregisteradresse (og ikke omvendt eller på andre måder) af Fordelingssekretariatet. Den målte afstand er altid den korteste strækning, som eleven pr. 5/9 i det pågældende år kan færdes på til fods eller på cykel. Afstandsmålingen foregår alene efter de principper, som Fordelingssekretariatets afstandsmålingsprogram bruger. Afstandsmålingen er objektiv og kan kun fraviges, hvis der foreligger faktiske hindringer eller hvis programmet ikke kan beregne afstanden. I disse tilfælde tilvejebringer Fordelingssekretariatet en alternativ målemetode. Det af Fordelingssekretariatet beregnede befordringstilskud pr. skole udbetales til skolerne ultimo december og skal således anvendes til at yde befordringstilskud i hele det skoleår, hvori udbetalingen foretages. Skolerne vil i.f.m. udbetalingen modtage et tilskudstilsagn. Skolerne kan herudover af egne midler yde befordringstilskud, herunder til ordninger, der er fælles for skolernes elever og andre frie grundskolers elever, f.eks. i form af en busrute. Det er skolernes beslutning, hvordan tilskuddet fordeles blandt eleverne. Skolernes anvendelse af det tildelte befordringstilskud skal dog overholde følgende overordnede retningslinier: Befordringstilskud skal gives til befordring mellem skolen og forældrenes bopæl eller dettes nærhed. Befordringstilskud ydes normalt til befordring med billigste befordringsmiddel. 9

10 En skole kan enten selv eller sammen med andre skoler etablere en særlig befordringsordning eller indgå en aftale med forældrene om, at forældrene mod en vis godtgørelse selv sørger for befordringen. Skolen er forpligtet til at sørge for hel eller delvis befordring til skolen såfremt eleven ikke er i stand til at befordre sig selv på grund af sygdom eller invaliditet. Skolen kan søge tilskud herom i den særlige pulje for syge/invalide elever, som administreres af Fordelingssekretariatet. Det er skolens ansvar og opgave at anvende det modtagne tilskud til drift, indkøb og udbetaling af: Tilskudsstøttede rejsehjemler (buskort, klippekort, døgnkort, færge og togbilletter etc.), Tilskudsstøttede befordringsmidler (egen bus, indlejet vognmand, fælles bus etc.), Direkte befordringstilskud (forældrebefordring, cykelgodtgørelse etc.) til skolens forældre/elever. Al kontakt med leverandører af elevbefordring varetages således af skolen selv og uden Fordelingssekretariatets mellemkomst. Skolen skal have forbrugt/ udbetalt det modtagne tilskud inden udgangen af skoleåret. Evt. ikke forbrugt/ udbetalt tilskud skal returneres til Fordelingssekretariatet TILSKUD TIL NEDBRINGELSE AF BEFORDRINGSUDGIFTER I FORBINDELSE MED BROBYGNINGSFORLØB. Tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygningsforløb omfatter de pr. 5. september indmeldte og tilskudsberettigede elever i 9. og 10. klasse, herunder også kostelever, ved alle tilskudsberettigede, frie grundskoler i Danmark. Tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygning fordeles proportionalt til skolerne i forhold til de pr. 5. september i det pågældende skoleår indmeldte, tilskudsberettigede elever i 9. og 10. klasse på hver skole, der ansøger om tilskud. Dog således at elever i 9. klasse vægtes med en faktor 1, mens elever i 10. klasse vægtes med en faktor 5 jfr. Undervisningsministeriets skøn over udgiftsfordelingen af befordringsudgifter til brobygningsforløb for elever i henh. 9. og 10. klasse. Skoler med elever i 9. og 10. klasse, der ønsker at få andel i tilskuddet, skal ansøge herom senest den 31. oktober. Fordelingssekretariatet vil foretage tilskudsfordelingen på basis af elevtal indberettet af skolerne til Undervisningsministeriet. Det er skolens ansvar at sikre, at antallet af elever i 9. og 10. klasse, herunder kostelever, på skolen pr. 5. september indsendes til Fordelingssekretariatet senest den 31. oktober. Skolerne skal indsende tilskudsskema Skema B (frie grundskoler). Det af Fordelingssekretariatet beregnede befordringstilskud pr. skole udbetales til skolerne senest i december og skal således anvendes til at yde befordringstilskud til brobygningsforløb i hele det skoleår, hvori udbetalingen foretages. Skolerne vil i forbindelse med udbetalingen modtage et tilskudstilsagn. Det er skolernes beslutning, hvordan tilskuddet fordeles blandt eleverne. Skolernes anvendelse af det tildelte befordringstilskud skal dog overholde følgende overordnede retningslinier: Befordringstilskud skal gives til befordring mellem brobygningsinstitution og forældrenes bopæl eller dettes nærhed. 10

11 Befordringstilskud ydes normalt til befordring med billigste befordringsmiddel. En skole kan enten selv eller sammen med andre skoler etablere en særlig befordringsordning eller indgå en aftale med forældrene om, at forældrene mod en vis godtgørelse selv sørger for befordringen. Skolen er forpligtet til at sørge for hel eller delvis befordring til brobygningsinstitutionen, såfremt eleven ikke er i stand til at befordre sig selv på grund af sygdom eller invaliditet. Skolen kan søge tilskud herom i den særlige pulje for syge/invalide elever, som administreres af Fordelingssekretariatet. Det er skolens ansvar og opgave at anvende det modtagne tilskud til drift, indkøb og udbetaling af: Tilskudsstøttede rejsehjemler (buskort, klippekort, døgnkort, færge og togbilletter etc.), Tilskudsstøttede befordringsmidler (egen bus, indlejet vognmand, fælles bus etc.), Direkte befordringstilskud (forældrebefordring, cykelgodtgørelse etc.) til skolens forældre/elever. Al kontakt med leverandører af elevbefordring varetages således af skolen selv og uden Fordelingssekretariatets mellemkomst. Skolen skal have forbrugt/ udbetalt det modtagne tilskud inden udgangen af skoleåret. Evt. ikke forbrugt/ udbetalt tilskud skal returneres til Fordelingssekretariatet. 5. Frister 5.1. ANSØGNINGS OG INDBERETNINGSFRISTER Der kan løbende i skoleåret ansøges om befordringstilskud til syge og invalide elever. I oktober måned vil Fordelingssekretariatet udsende en mail til alle tilskudsberettigede skoler. Skolerne vil blive bedt om, at bekræfte, at de ønsker tilskud til generel befordring. Skoler med elever i 9. og 10. klasse, der ønsker at få andel i tilskuddet til brobygningsforløb, skal ansøge herom senest den 31. oktober UDBETALINGSFRISTER Tilskud til transport af syge og invalide elever anvises hurtigst muligt efter at skolen til Fordelingssekretariatet har fremsendt den samlede dokumentation for transportudgiften. Det af Fordelingssekretariatet beregnede generelle befordringstilskud pr. skole og befordringstilskud til befordring til brobygningsinstitution udbetales til skolerne ultimo december. 6. Klageadgang Afgørelser, som er truffet af Fordelingssekretariat, kan ikke indbringes for undervisningsministeren eller Undervisningsministeriet. 11

12 Ethvert spørgsmål vedrørende friskoler og private grundskolers ret overfor Fordelingssekretariatet afgøres af sekretariatets bestyrelse. 7. Regnskab og revision m.v REGNSKAB OG REVISION Det er skolernes ansvar, at det modtagne befordringstilskud og tilskudsudbetalinger til forældre/elever regnskabsføres og revideres i overensstemmelse med lovgivningen og de særlige regnskabs og revisionsbestemmelser, som gælder for de frie skoler. Det skal regnskabsmæssigt være muligt at differentiere mellem de forskellige typer af befordringstilskud. Det er Fordelingssekretariatets ansvar at føre regnskab for hver tilskudsbevilling. Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet skal revideres af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor. Fordelingssekretariatet skal udarbejde en redegørelse for fordelingen af tilskuddene blandt skoler samt regnskab for indtægter og omkostninger. Regnskabet indsendes sammen med revisionsprotokollen til Undervisningsministeriet STIKPRØVER Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan stikprøvevis kontrollere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love og bestemmelser og at tilskuddet er anvendt til dets formål SKOLERNES OPLYSNINGSPLIGT Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om størrelsen af det fra skolen udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de fra skolen udbetalte tilskuds berettigelse. Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolens leder, bestyrelse og/eller revisor DOKUMENTATIONSKRAV Enhver fri skole i Danmark er i henhold til bekendtgørelse om regnskab ved frie grundskoler forpligtet til at bogføre i overensstemmelse med Bogføringsloven. Det fremgår bl.a. heraf: Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette så vidt muligt benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Skolerne skal én gang årligt afgive en ledelseserklæring underskrevet af skolelederen og bestyrelsesformanden om, at det modtagne tilskud er regnskabsført og revideret i overensstemmelse med lovgivningen og de særlige regnskabs og revisionsbestemmelser, som gælder for de frie skoler, og er anvendt til formålet. 12

13 MODREGNING I SKOLEPENGE Udbetales befordringstilskuddet til forældrene i form af modregning i skolepengene skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation, hvoraf følgende fremgår: Hvert enkelt barns navn og cpr.nr. Størrelsen af det enkelte barns befordringstilskud. Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. Dokumentation for at befordringstilskuddet er godtgjort forældrene ved modregning i skolepengebetalingen BANKOVERFØRSEL Udbetales befordringstilskuddet til forældrene i form af bankoverførsel, skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation for hver enkelt udbetaling, hvoraf følgende fremgår: Barnets navn og cpr.nr. Størrelsen af det enkelte barns befordringstilskud. Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. Underskrevet anmodning fra forældrene påført et kontonummer, hvortil befordringstilskuddet ønskes overført. Bilag hvoraf bankoverførslen fremgår med specifikation af de enkelte beløb og hvilke kontonumre beløbene er overført til. Kontoudtog fra banken hvoraf bankoverførslerne fremgår CHECK Udbetales befordringstilskuddet direkte til forældrene med check, skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation for hver enkelt udbetaling, hvoraf følgende fremgår: Checkkopi af check udstedt til forældrene og hvoraf nedenstående oplysninger fremgår: Barnets navn og cpr.nr. Størrelsen af det enkelte barns befordringstilskud. Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. Kontoudtog fra banken hvorpå de udstedte checks ses hævet KONTANT Udbetales befordringstilskuddet kontant til forældre/elever skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation for hver enkelt udbetaling, hvoraf følgende fremgår: 13

14 Barnets navn og cpr.nr. Størrelsen af det udbetalte beløb. Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. Forældrenes kvittering for modtagelsen af beløbet. Anvendes/udbetales befordringstilskuddet på anden vis er det skolens opgave og ansvar at der foreligger den fornødne dokumentation for tilskuddets anvendelse. Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan i alle tilfælde kræve, at dokumentationen attesteres af skolens leder, bestyrelse og/eller revisor SLUTAFREGNING Alle i kalenderåret afsluttede sager vedr. befordring af syge og invalide elever skal indsendes til afregning i Fordelingssekretariatet senest 1. februar i det følgende kalenderår. Overskridelse af denne frist kan betyde, at der ikke ydes tilskud. Fordelingssekretariatet kan herudover fastsætte andre administrative tidsfrister. 8. Elektronisk kommunikation Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at skolernes indrapportering til Fordelingssekretariatets sagsbehandlingssystemer skal foregå elektronisk med mindre der i hvert enkelt tilfælde er truffet aftale om andet mellem skolen og Fordelingssekretariatet. Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at kommunikationen mellem Fordelingssekretariatet og skolerne i videst muligt omfang skal foregå elektronisk og at skolerne som minimum skal tilvejebringe en fungerende e mail adresse og at denne periodisk skal åbnes og tømmes. Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang gøre ansøgningsmateriale, blanketter, erklæringer, vejledninger m.v. elektronisk tilgængelige på Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang kommunikere elektronisk med skolerne og deres revisorer. Kommunikationen vil foregå til de e mail adresser, som skolerne har meddelt til Fordelingssekretariatet og de e mail adresser til skolerevisorer, som skolerne har meddelt til Fordelingssekretariatet. Fordelingssekretariatet påtager sig ikke ansvar for fejl og mangler i tilskudsadministrationen og udbetalinger som følge af fejl og mangler i skolernes eller revisorernes e mailadresser og/eller skolernes IT tekniske infrastruktur eller driften heraf. 9. Tilskudsinddragelse Det er Fordelingssekretariatets pligt at kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud, der af skolerne ikke er behørigt dokumenteret og/eller er udbetalt i uoverensstemmelse med love og bestemmelser og nærværende administrationsgrundlag og/eller er anvendt i uoverensstemmelse med tilskuddets formål. 14

15 10. Tilbagebetaling af tilskud Eventuelt overskydende tilskud til generel befordringstilskud og tilskud til nedbringelse af befordringsudgifter i forbindelse med brobygning vil blive opkrævet af Fordelingssekretariatet inden den 31. oktober. Skolen vil modtage en erklæring om anvendelse af det modtagne tilskud, som skal underskrives af skolens leder og bestyrelsesformand. 15