Forslag til vedtægter for Foreningen Destination Hærvejen

Transkript

1 Forslag til vedtægter for Foreningen Destination Hærvejen 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Foreningen Destination Hærvejen. Foreningens hjemsted er Viborg. 2 Formål Foreningens formål er: - At udvikle Hærvejen, som en international destination for vandreog cykelturisme. - At skabe mersalg langs Hærvejen. - At øge erhvervsmodningen og -udviklingen langs Hærvejen i Viborg Kommune, Silkeborg Kommune og Ikast-Brande Kommune. - At udvikle og markedsføre Hærvejen som turistmål i Viborg Kommune, Silkeborg Kommune og Ikast-Brande Kommune. - At tiltrække flere turister, skabe øget omsætning og beskæftigelse langs Hærvejen i Viborg Kommune, Silkeborg Kommune og Ikast- Brande Kommune. 3 Medlemsforhold Medlemskreds Viborg Kommune, Silkeborg Kommune, Ikast-Brande Kommune samt VisitViborg, Turisme Silkeborg, VisitIkast-Brande er medlemmer. Som øvrige medlemmer kan optages virksomheder, organisationer, foreninger og andre, som har et turist- eller erhvervsmæssigt sigte langs Hærvejen, og som støtter op omkring foreningens formål. Anmodning om optagelse indgives til VisitViborg. Hvis optagelse nægtes, skal denne behandles på førstkommende bestyrelsesmøde. Udmeldelse Udmeldelse skal ske skriftligt til VisitViborg, og med mindst 6 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. Opsigelsesvarslet for de deltagende kommuner er dog mindst 12 måneder til udgangen af et regnskabsår. Kontingent Ovenstående tre kommuner betaler følgende kontingentbidrag til foreningen pr. år i 2012, 2013 og 2014:

2 Viborg Kommune kr Silkeborg Kommune kr Ikast-Brande Kommune kr Efter 2014 er kommunerne ikke bundet til at betale kontingent til foreningen. Bidraget fra kommunerne forfalder pr. 1. januar og skal være betalt senest den 5. januar. Øvrige medlemmer af foreningen betaler et årligt kontingent, der fastsættes på generalforsamlingen. Kontingentet betales ved regnskabsårets start og senest den 31. januar. 4 Generalforsamling Myndighed/kompetence Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed i alle anliggender. Tidspunkt og indkaldelse Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt i marts måned. Indkaldelse med angivelse af dagsorden skal finde sted med mindst fire ugers varsel ved særskilt brev/mail til de enkelte medlemmer. Møde- og stemmeberettigede Møde- og stemmeberettigede er alle medlemmer, der har betalt kontingent. Hvert medlem har en stemme, og der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning kan dog anvendes, hvis et af medlemmerne ønsker det. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Ved sådanne personvalg anvendes reglen om simpelt flertal også. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antal fremmødte, dog undtaget nedenstående særregel vedr. vedtægtsændringer. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Formandens beretning. 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. 4. Fremlæggelse og godkendelse af budget samt handlingsplan. 5. Orientering om de af kommunerne og turistforeningerne udpegede

3 bestyrelsesmedlemmer (de i 3 under medlemskreds anførte kommuner og turistorganisationer udpeger hvert et medlem til bestyrelsen). 6. Valg af to bestyrelsesmedlemmer blandt foreningens øvrige medlemmer. 7. Indkomne forslag. 8. Eventuelt. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal skriftligt være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen. Forslag om vedtægtsændringer, der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest den 31. december året forud for generalforsamlingens afholdelse. 5 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen efter behov, og skal indkaldes, når mindst ¼ af foreningens medlemmer på skrift fremsender et begrundet krav herom til bestyrelsens formand. I sidstnævnte tilfælde, skal den ekstraordinære generalforsamling afholdes senest seks uger efter modtagelsen af begæringen herom. Indkaldelsesfristen for den ekstraordinære generalforsamling skal ske med mindst fire ugers varsel ved særskilt brev/mail til de enkelte medlemmer. 6 Bestyrelsen og bestyrelsesmøder Bestyrelsen består af i alt seks medlemmer, der udpeges af de deltagende kommuner og turistforeninger, idet de i 3 under medlemskreds anførte kommuner og turistorganisationer udpeger hvert et medlem til bestyrelsen. Hvis et eller flere af disse medlemmer udmeldes af foreningen, reduceres antallet af bestyrelsesmedlemmer tilsvarende. Øvrige medlemmer af foreningen udpeger to bestyrelsesmedlemmer til bestyrelsen. En medarbejder fra Midtjysk Turisme tildeles også en observatørpost i bestyrelsen. Umiddelbart efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig, herunder valg af formand. Der afholdes minimum tre bestyrelsesmøder om året. Formanden indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelse sker senest otte dage før, skriftligt pr. brev eller mail, med angivelse af dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fire bestyrelsesmedlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Der tages referat af bestyrelsens beslutninger. Hvis mindst fire bestyrelsesmedlemmer fremsætter ønske om ekstraordinært bestyrelsesmøde over for formanden, afholdes mødet senest to uger efter,

4 at anmodningen er kommet til formandens kundskab. Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overordnede ledelse og økonomi. 7 Arbejdsgrupper Bestyrelsen nedsætter en følgegruppe bestående af fem repræsentanter fra øvrige medlemmer samt en lokal repræsentant fra hver af de tre kommuner. Følgegruppen indkaldes minimum til to møder om året. Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til løsning af nærmere specificerede opgaver. I arbejdsgrupperne kan indgå personer, der ikke tilhører medlemskredsen samt medarbejder fra Midtjysk Turisme. Arbejdsgruppernes virke er altid tidsbegrænset, og bestyrelsen fastsætter de respektive arbejdsgruppers funktionsperiode og økonomi. 8 Foreningens daglige ledelse Foreningen ledes i overensstemmelse med nærværende vedtægter samt generalforsamlingens og bestyrelsens beslutninger. Foreningens sekretariat er hos VisitViborg, og der ansættes en projektleder som tovholder og ansvarlig for udførelse af projektets aktiviteter og til at forestå foreningens daglige ledelse. 9 Økonomi, regnskab og revision Foreningens regnskab følger kalenderåret. Viborg Kommune forestår og er ansvarlig for betaling og bogføring af bilag samt for regnskabets udarbejdelse. Foreningens regnskab revideres af den til en hver tid udpegede revisor for Viborg Kommunes regnskab. 10 Tegningsregler og hæftelse Foreningen tegnes udadtil af formanden i forening med projektlederen eller et bestyrelsesmedlem. Der kan ikke optages lån eller ske pantsætning eller købes fast ejendom. 11 Vedtægtsændringer Forslag til vedtægtsændringer skal optages i fuld ordlyd på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamlings dagsorden. Vedtægterne kan ændres ved vedtagelse på en generalforsamling eller en ekstraordinær generalforsamling med 2/3 flertal af de fremmødte repræsenterede stemmeberettigede medlemmer.

5 I tilfælde af ændringer til vedtægterne skal de kommuner, der er medlemmer på ændringstidspunktet godkende ændringerne. 12 Opløsning Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på to hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær. Begge generalforsamlinger er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. I tilfælde af opløsning skal foreningens formue efter generalforsamlingens nærmere beslutning tilgå turistmæssige formål i foreningens geografiske område. 13 Datering Ovenstående vedtægter er vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den xx.xx