Deltagere fra bestyrelsen: Villy Brejning, formand Holger Juel Hansen Søren B. Nielsen. Leif Devald Uffe Frejdal Nielsen Knud Johnsen

Transkript

1 Boligselskabet Domea København Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 21. september 2011 kl Hos Café Ciré, Valby Langgade 58, 2500 Valby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Domea København Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Selskabets dispositionsfond og arbejdskapital Bestyrelsens forretningsorden Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Katalogpakke Råderets-, husordens- og vedligeholdelseskatalog Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Personaleforhold Bevilling til aktiviteter med ejendomspersonalet Nybyggeri Inspirationstur Status på nybyggerier Boligselskabets afdelinger Udlejningsaftale med Københavns Kommune Verdishave - Etårsgennemgang Peder Lykke Centeret - Energioptimering Peder Lykke Centeret Status på nedrivningsprojektet Gudenåvej Engangserstatning for afværgeforanstaltning til forebyggelse af vandskader Gudenåvej Ansøgning om tilskud til forebyggelse af vandskader Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Villy Brejning, formand Holger Juel Hansen Søren B. Nielsen Leif Devald Uffe Frejdal Nielsen Knud Johnsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Jytte Jensen, Domea Kristine Jacobsen, Domea (Ref). Afbud fra: Jens Thestrup, næstformand Joan Thygesen Helle Edfort Petersen Preben S. Rasmussen Thomas Buch Barbara Ehrenberger, suppleant Peter Krogh, suppleant Domea Boligcenter Høje-Taastrup D. 5. oktober 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet af det seneste møde d. 25. maj Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet. Referat: Referat godkendt. 3 Boligselskabet Domea København 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Formanden orienterede om Almene Boligdage i Bella Center, der havde været meget spændende og opfordrede bestyrelsens medlemmer til at deltage næste gang. Orienteringen taget til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Villy Brejning orienterede om, at der er afholdt et møde i Domeas bestyrelse siden. Uffe Frejdal supplerede med, at man på mødet havde drøftet forskellige fokuspunkter. Et væsentligt fokuspunkt er økonomien. Derudover har man sat forskellige udviklingsprojekter i gang, og der er stor opmærksomhed på, at særligt webprojektet kører som det skal. Domeas bestyrelse har desuden været på studietur til Amsterdam for at se på boligbyggeri. Dette havde været meget spændende med mange Side 2 af 10

3 varierede indtryk, lige fra noget meget smukt, gammelt alment byggeri, til noget meget stort beton til mennesker, som havde gennemgået en meget vellykket renovering. Orientering taget til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Knud Johnsen orienterede om, at Københavns Kommune har været igennem en større renovering af plejehjem. Man forventer at behovet for plejehjemspladser om ti år vil være stigende, hvorfor der skal bygges flere plejehjemspladser. Kommunen ønsker at få indflydelse, så byggeriet bliver moderne og fleksibelt. Fra kommunens side er man meget positive overfor at opføre en del af disse pladser i alment regi. Jytte Jensen spurgte, om der var nyt om Drift- og vedligeholdelsesplanen/drifstaftalen for Verdis Have. Dette udestående gør det vanskeligt at få økonomien på plads. Knud Jonsen kendte ikke noget til dette, men vil forespørge i kommunen. Orientering taget til efterretning. 3.4 Selskabets dispositionsfond og arbejdskapital En oversigt over den samlede dispositionsfond og arbejdskapital i Boligselskabet Domea København vedlægges som bilag. Denne er tilnærmet bedst muligt ud fra senest godkendte regnskaber i de oprindelige selskaber. En præcis og opdateret oversigt kan fremlægges efter årsregnskabernes godkendelse. Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Kristine Jacobsen orienterede om selskabets fælles midler. Pia Christiansen supplerede om egentrækningsret. Holger Juel Hansen påpegede, at det fremskrivningerne ikke stemte overens med de af Frede Zeiler fremlagte tal i forbindelse med sammenlægningen. Dette undersøges af Domea. Side 3 af 10

4 3.5 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Forslag til forretningsorden tilpasset efter kommentarer på seneste møde fremlægges til godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver forretningsordenen. Referat: Kristine Jacobsen orienterede om, at den fremlagte forretningsorden er ændret i henhold til bestyrelsens ønsker på sidste møde. Disse ændringer drejer sig om en præcisering af suppleanters deltagelse på bestyrelsesmøder og indkaldelse af suppleanter til indtrædelse i bestyrelsen. Bestyrelsen drøftede kort formuleringen omkring at formandens stemme tæller dobbelt ved stemmelighed og den potentielle betydning af dette ved væsentlige beslutninger. Alle var dog enige om, at man havde tiltro til formandens rimelighed og sunde fornuft, skulle situationen opstå. Forretningsordenen enstemmigt vedtaget. 3.6 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Næste ordinære repræsentantskabsmøde i Domeas repræsentantskab bliver i sommeren På baggrund af drøftelse af sagen på sidste organisationsbestyrelsesmøde, har driftschefen efterfølgende sammentalt boligorganisationens lejemålsenheder i drift til i alt 723. Dette vil sige, at Boligselskabet Domea København kan stille med 4 repræsentanter/stemmer til Domeas repræsentantskab. Det indstilles til bestyrelsen at udpege op til 4 repræsentanter til Domeas repræsentantskab, hvoraf mindst én skal være beboervalgt. Referat: Leif Devald forespurgte, om det kunne have sin rigtighed, at Peder Lykke Centeret i denne sammenhæng kun tæller for 240 lejere, når man betaler administrationshonorar for 480 enheder. Uffe Frejdal svarede, at kun boligenheder tæller i denne sammenhæng. Dette undersøges af Domea. Da udpegning af repræsentanter først er nødvendigt til foråret, besluttede bestyrelsen at udskyde dette punkt til da. Side 4 af 10

5 3.7 Katalogpakke Råderets-, husordens- og vedligeholdelseskatalog På seneste møde vedtog bestyrelsen at tilbyde afdelingerne katalogpakken med husorden-, råderets- og vedligeholdelseskatalog. Det drejer sig om 13 afdelinger i Boligselskabet Domea København, der skal tilbydes pakken. Normalprisen for dette er kr. pr. afdeling, i alt kr. Efter aftale med organisationsbestyrelsen tilbyder Domea en rabat på 2000 kr. pr. katalogpakke, således at prisen, hvis alle afdelinger siger ja tak til tilbuddet, bliver kr. Tre af afdelingerne i BS Kærbo blev faktureret sidste år, i alt kr., som naturligvis skal trækkes fra prisen. Dvs. samlet pris for katalogpakken i Boligselskabet Domea København bliver kr. + moms. Der vil i forbindelse med udarbejdelsen af katalogerne blive afholdt en aften for afdelingsbestyrelserne med hjælp til tilretning af katalogpakken, da dette arbejde kan være noget af en mundfuld for afdelingsbestyrelsen at klare alene. Det indstilles til bestyrelsen at godkende prisen på katalogpakkerne, samt fastsætte en dato for afholdelse af aften med hjælp til tilretning af katalogpakken. Referat: Der var i bestyrelsen enighed om, at man stadig ønskede katalogpakken. En ordrebekræftelse fremsendes fra Domea. Aften for afdelingsbestyrelserne afholdes torsdag d. 3. november klokken hos Domea. Domea udarbejder invitation. Jytte Jensen bemærkede, at det kunne være en fordel, hvis afdelingsbestyrelserne hjemmefra havde drøftet standarden for en flyttelejlighed, gerne med ejendomsmester. Der aftales nærmere om dette mellem driftschefen og de enkelte afdelinger. 3.8 Personaleforhold Generel orientering Der orienteres nærmere på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Jytte Jensen orienterede om, at ejendomsmesteren i Rothesgade havde sagt op pr. 1/10 for i stedet at arbejde i et andet af Domeas boligselskaber. I stedet ansættes en medarbejder, der hidtil har været i løntislkud, som ejendomsfunktionær, mens flyttesyn m.v. varetages af en anden ejendomsmester. Pia Christiansen orienterede om, at der er gang i en strukturændring blandt boligrådgiverne. Hvis dette kommer til at berøre Domea København, vil organisationen blive orienteret. Orienteringen taget til efterretning. Side 5 af 10

6 3.9 Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Med vedlagte brev af 21. januar 2011 til organisationsbestyrelsens formand har Domea anbefalet et obligatorisk uddannelsesforløb for boligorganisationens ledende ejendomsfunktionærer og disses stedfortrædere. Forløbet indebærer en afklaring af medarbejdernes aktuelle kompetenceniveau og et efterfølgende tilpasset kursusforløb. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om baggrunden for forløbet. Holger Juel Hansen ønskede at vide, om det var Domeas egne folk eller eksterne, der skulle undervise. Dette undersøges af Domea. Holger Juel Hansen ønskede i virkeligheden at vide, hvilken service, man på ejendomskontorerne kunne forvente fra Domeas IT-afdeling. Pia Christiansen svarede, at dette var man ved at afklare og at dette ville blive gjort klart. Knud Johnsen påpegede, at kurser på tekniske skole og hos andre aktører typisk var billigere og foreslog, at man undersøgte dette. Flere bestyrelsesmedlemmer anførte, at Domeas programmer var specialtilpasset Domea, og at Domeas kurser tog højde for dette. Jytte Jensen orienterede om, at hun lagde vægt på, at ejendomsfolkene skulle hjælpe hinanden og støtte op om hinandens kompetencer. Uffe Frejdal påpegede, at Domeas IT-afdeling ikke geografiks kan servicere hardware i f.eks. Nordjylland, og derfor er der kutyme for ekstern support på ejendomskontorerne. Orientering taget til efterretning Personaleforhold Bevilling til aktiviteter med ejendomspersonalet Driftschefen ønsker at få en bevilling på 5000 kr. fra dispositionsfonden til aktiviteter med ejendomspersonalet. Formålet med dette er at styrke ledelsen af og sammenholdet blandt de ansatte i selskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender bevillingen på 5000 kr. Referat: Jytte Jensen orienterede yderligere om baggrunden for punktet. Efter en kort drøftelse bevilligede bestyrelsen 5000 kr. til aktiviteter med ejendomspersonalet. Pengene tages fra arbejdskapitalen. Side 6 af 10

7 4 Nybyggeri 4.1 Inspirationstur Den tidligere vedtagne inspirationsturen foreslås afholdt d oktober. Turen vil have særligt fokus på nybyggerier, og detailplanlægges af Domea. Det indstilles til bestyrelsen at fastsætte datoerne for inspirationsturen. Referat: Inspirationsturen afholdes d november. Domea udarbejder nærmere program. 4.2 Status på nybyggerier Der gives en orientering om status på nybyggerier i selskabet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Villy Brejning orienterede om, at man skal udvide i plejecenteret i Randers/Rothesgade ved at bygge ud i en bue med glas og stål. Arbejdes sættes formodentlig i gang i løbet af efteråret. D. 6. oktober kl i Domea afholdes der præsentation af projektet i Teglholmen hos Domea. I Verdis Have er der afholdt ét-årseftersyn, der resterer et fortov, der skal laves derude. Det indkomne tilbudt på Ragnhildsgade var for dyrt i forhold til budgettet. Det undersøges, om tilbuddet kan tilpasses, så projektet passer til det afsatte beløb. Ellers skal projektet eventuelt i nyt udbud. Der er givet udsættelse på projektet på 12 måneder fra kommunen. Orienteringen taget til efterretning. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Udlejningsaftale med Københavns Kommune Ny udlejningsaftale med Københavns Kommune vedlægges som bilag. Aftalen følger den overordnede rammeaftale indgået mellem kommunen og alle boligselskaber i kommunen. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Punktet udsættes til næste møde. Side 7 af 10

8 Verdishave - Etårsgennemgang Der orienteres nærmere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Orientering givet under pkt Peder Lykke Centeret - Energioptimering Der orienteres nærmere på mødet. Bilag m. beregninger vedlagt som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om bevilling af midler til energioptimering i Peder Lykke Centeret. Referat: Holger Jule Hansen orienterede yderligere om baggrunden for ansøgningen. Der i afdelingen er tale om varmeregninger på oppe omkring kr. for hvad der vurderes at være et almindeligt forbrug. Efter en længere drøftelse nåede bestyrelsen ikke til enighed om hvorvidt tiltaget skulle iværksættes eller ej. Det var Domeas anbefaling, at afvente møde med kommunen d. 11. oktober om sagen. I mellemtiden vil Domea lave beregninger, undersøge vurderinger på tidshorisont og komme med mulige løsningsforslag. Bestyrelsen vil træffe en beslutning via mail ud fra oplæg fra Domea efter ovennævnte møde Peder Lykke Centeret Status på nedrivningsprojektet Der orienteres nærmere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Dette blev drøftet under pkt Gudenåvej Engangserstatning for afværgeforanstaltning til forebyggelse af vandskader Region Hovedstaden har etableret et anlæg til rensning af forurenet grundvand fra tidligere aktiviteter på ejendommen. I den anledning er der opsat en container til renseudstyr og der er etableret 2 afværgeboringer, hvorfra grundvand pumpes til rensning. Region Hovedstaden tilbyder i den anledning afdeling Gudenåvej en engangserstatning på kr ,- til dækning af de gener og begrænsninger afdelingen er blevet oplagt. Side 8 af 10

9 I forbindelse med sagen skal der tinglyses deklaration vedr. den udførte afværgeforanstaltning. Alle omkostninger til drift, vedligeholdelse og reparation af anlæg og boringer påhviler alene region Hovedstaden. De relevante dokumenter vedlægges som bilag. Da tinglysningen skal ske på vegne af Boligselskabet Domea København, må dette afvente, at selskabet bliver oprettet med CVR-nummer. Dette er igangsat og forventes på plads snarest. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen på afdelingens vegne accepterer den tilbudte erstatning. Tinglysningspapirerne vil blive fremsendt til underskrift så snart CVR-nummer er på plads. Referat: Godkendt Gudenåvej Ansøgning om tilskud til forebyggelse af vandskader Afdeling 6402 Gudenåvej har både i 2010 og 2011 været ramt af omfattende vandskader i forbindelse med skybrud. Afdelingens beliggenhed i forhold til de omkringliggende bebyggelser gør, at overfladevand ved skybrud løber mod afdelingens kældernedgang og forårsager oversvømmelser i kældrene. Dette betyder hver gang, at tørretumbleren bliver ødelagt, at der sker omfattende skader på beboeres indbo og fællesfaciliteter. Ved seneste skybrud er også kældertrappe og renovationslift blevet ødelagt. I haveanlægget er en mur i skel til nabo væltet. For at undgå gentagelser er det nødvendigt, at lave forebyggende foranstaltninger således vandet ikke kommer i kælderen. Disse foranstaltninger er: 1. Etablering af afløbsrende foran kælderhul 2. Sikring af jord i kælderhulet med støttemure 3. Etablering af svanehals på aftræk til tørretumbler. Omkostninger til dette udgør ca ,- incl. oprydning efter den væltede mur. Afdelingens økonomi er stram, og afdelingen kan derfor selv kun rejse ca kr. medregnet erstatning. fra Region Hovedstaden. Der forgår endnu forhandlinger med forsikringsselskab og bagbo om udgiften til reetablering af den væltede mur. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at yde et tilskud fra boligorganisationens dispositionsfond kr. til forebyggelse af fremtidige vandskader i afdelingen. Referat: Pia Christiansen spurgte til dækning fra forsikringsselskabet. Jytte Jensen svarede, at det i første omgang var et afslag, men at der forhandles. Tilskud på kr. fra dispositionsfonden godkendt. Side 9 af 10

10 6 Mødeplanlægning Domea fremlægger forslag til fremadrettet mødeplan. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødeplanen. Referat: Der afholdes organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde d. 13. december klokken på café Cire, Valby Langgade. 7 Eventuelt Referat: Intet under dette punkt. Side 10 af 10