Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb

Transkript

1 Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb Auditforløb juni 2014

2 Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, Odense C Tlf: socialstyrelsen@socialstyrelsen.dk 2

3 Indledning Socialstyrelsen har i april 2014 gennemført det første auditforløb. Auditforløbet indgår i Socialstyrelsens opgave med at følge og understøtte socialtilsynene i deres opgavevaretagelse. På grundlag af auditforløbene opstiller Socialstyrelsen anbefalinger til de fem socialtilsyn, som kan styrke opgaveløsningen og en ensartet udvikling i praksis i socialtilsynene. Anbefalingerne opstilles på baggrund af sagsmaterialet og drøftelserne i auditforløbet og kan både udspringe af eksempler på god praksis i de konkrete sager, ligesom anbefalinger kan opstilles med afsæt i forhold i de konkrete sager, der vurderes at kunne forbedres. Foruden anbefalingerne fremhæves en række fokuspunkter. Det vil sige områder, hvor der vurderes at være behov for et fælles fokus i forhold til den videre udvikling af socialtilsynet. Fokuspunkterne kan inddrages i senere auditforløb eller læringsgrupper. Da dette auditforløb er det første, og derfor er en del af et udviklingsforløb, medtages en række udviklingspunkter for auditmetoden. Disse vil indgå i Socialstyrelsens videre arbejde med udviklingen af auditkonceptet. Genstand for auditforløbet har været to tilfældigt udvalgte sager fra henholdsvis socialtilsyn Nord og Socialtilsyn Hovedstaden. Begge sager omhandler tilbud på børneog ungeområdet. På auditmødet deltog i alt 11 ansatte fra de 5 socialtilsyn alle fra børne- og ungeområdet. På baggrund af nærværende auditforløb er der opstillet 3 anbefalinger til socialtilsynene. 3

4 Anbefalinger: 1. Anvendelse af målgruppeskrivelser i bedømmelse og vurdering. Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse understøtter, at anvendelsen af målgruppebeskrivelser tydeliggøres i bedømmelsen og vurderingen af kvaliteten. 2. Gennemsigtighed i kvalitetsvurderinger. Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse understøtter, at det tydeliggøres, hvilke datakilder der er anvendt, og hvordan disse indgår i bedømmelsen af indikatorerne og i vurderingen af tilbuddets samlede kvalitet. Dette skal skabe størst mulig gennemsigtighed i kvalitetsvurderingerne. 3. Sammenhæng mellem bedømmelse af indikatorer og den samlede vurdering af et tema. Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse sætter fokus på at tydeliggøre sammenhængen mellem bedømmelsen af indikatorer og den samlede vurdering af et tema, således at der sikres størst mulig gennemsigtighed i socialtilsynenes vurderinger og konklusioner. For alle tre anbefalinger gælder, at Socialstyrelsen efter 6 måneder følger op på, om deltagerne i auditforløbet har kunnet anvende de opstillede anbefalinger. Opfølgningen vil ske i form af spørgeskemaer til deltagerne. Derudover vil Socialstyrelsen udtage en stikprøve af sager i 4. kvartal 2014 med henblik på at vurdere anvendelsen af målgruppebeskrivelser, tydelighed i forhold til datakilder og sammenhængen mellem bedømmelsen af indikatorer og de samlede vurderinger på temaniveau. Resultaterne af disse stikprøver vil blive drøftet på fællesmødet for socialtilsynenes ledelser i 4. kvartal 2014, hvor der vil være en drøftelse af, hvordan de faglige ledelser i de 5 socialtilsyn har arbejdet med anbefalingerne. 4

5 Særlige fokusområder Med udgangspunkt i drøftelserne i auditforløbet kan der peges på følgende forhold, som det vil være relevant at sætte fokus på i den videre udvikling af socialtilsynet, og som eventuelt kan blive inddraget i senere auditforløb eller i læringsgrupper: Der er behov for, at Socialstyrelsens auditfunktion fortsat har fokus på at understøtte udviklingen af en ensartet praksis for bedømmelse af indikatorerne. Det er centralt, at tilsynskonsulenterne sikres let adgang til kvalificeret faglig sparring, og at den faglige sparringsstruktur også indeholder et tilbageskuende refleksionselement, så konsulenterne får lejlighed til at formulere, hvordan de ville have grebet opgaven an, ifald de kunne gentage sagsbehandlingen. Den faglige sparring(struktur), der har understøttet de to drøftede sager, kan med fordel opretholdes og gerne løbende videreudvikles. Herunder kan socialtilsynene med fordel indbyrdes udveksle erfaringer med måden at organisere den faglige sparring på i forhold til at kvalificere praksis for faglig sparring på tværs af socialtilsynene. Videreudvikling af auditkonceptet På baggrund af drøftelserne i auditforløbet kan der peges på følgende udviklingstiltag, der kan styrke og udvikle auditmetoden i relation til tilsynspraksis: Auditforløbene opfylder bedst sine formål, hvis det eller de forhold, der er i fokus for auditforløbet, kan vurderes på ens vilkår i alle de udvalgte sager. Hvis f.eks. auditdeltagerne skal vurdere dataindsamlingen i forberedelsesfasen, skal sagerne have den samme type forberedelsesfase, og i den situation er det er uhensigtsmæssigt at sammenligne en sag, som handler om regodkendelse med en sag, der har drejet sig om et uanmeldt tilsynsbesøg. Det foreslås, at der for hver sag, som udvælges, udarbejdes en dokumentliste med et samlet overblik over samtlige dokumenter i sagen. På baggrund af dokumentlisten foretager Socialstyrelsen sammen med sagsejer en vurdering af hvilke dokumenter, der skal udsendes til deltagerne. Ved planlægning af auditforløbene skal datoerne udmeldes i god tid, og der skal indlægges længere tid mellem formødet og selve auditmødet, end det var tilfældet ved det første auditforløb. Det længere tidsforløb skal sikre mulighed for at indpasse forberedelse til auditmødet i produktionsplanerne. 5

6 Det skal understreges for kommende deltagere i auditforløb, at det er meget vigtigt, at de enkelte deltagere kan være til stede ved alle 3 møder. Formål med auditforløbet Formålet med auditforløbet er overordnet: At understøtte koordinering af opgaveløsningen og fremme en ensartet udvikling af praksis i socialtilsynene. Gennem læringsorienterede forløb at understøtte den faglige dialog på tværs af socialtilsynene. At skabe rum til faglige refleksioner, der skal munde ud i anvendelige faglige anbefalinger. At sætte fokus på centrale aspekter af den samlede tilsynsproces på en måde, så læring og udvikling kan forplante sig i det fremadrettede arbejde med tilsynsprocessen Forløb og deltagere i auditforløbet Genstand for dette auditforløb har været to sager fra henholdsvis socialtilsyn Nord og Socialtilsyn Hovedstaden. Sagerne var tilfældigt udvalgt, og de omhandler begge tilbud på børne- og ungeområdet. Sagen fra Socialtilsyn Nord drejer sig om driftsorienteret tilsyn med et uanmeldt tilsynsbesøg, mens sagen fra Socialtilsyn Hovedstaden er en regodkendelsessag. Auditforløbet indledes med, at deltagerne udarbejder et vurderingsskema med en række temaer og spørgsmål, som skal bedømmes på en skala fra i høj grad tilfredsstillende til slet ikke tilfredsstillende/stillingtagen ikke mulig. Deltagerne har vurderet/auditeret dels skriftligt materiale, herunder tilsynsrapport og godkendelsesrapport, hvoraf de skriftlige bedømmelser og kvalitetsvurderinger i sagerne fremgår. Deltagerne har også auditeret sagsprocessen, herunder den faglige sparring i tilsynsforløbet. Drøftelserne har taget afsæt i to udvalgte indikatorer under temaet Målgrupper, metoder og resultater. På auditmøderne deltog i alt 11 ansatte fra de 5 socialtilsyn alle fra børne- og ungeområdet: - Fra Socialtilsyn Nord deltog 1 faglig leder samt 1 tilsynskonsulent - Fra Socialtilsyn Midt deltog 1 faglig leder samt 1 tilsynskonsulent 6

7 - Fra Socialtilsyn Syd deltog 1 faglig leder samt 1 tilsynskonsulent - Fra Socialtilsyn Øst deltog 1 faglig leder samt 1 tilsynskonsulent - Fra Socialtilsyn Hovedstaden deltog 1 faglig leder samt 2 1 tilsynskonsulenter Fokuspunkter og anbefalinger I det følgende redegøres for auditdeltagernes drøftelser på auditmødet. Der er ikke tale om en komplet gengivelse af auditmødets indhold, men en fremstilling af de mest centrale problemstillinger og læringsperspektiver på baggrund af de gennemgåede sager. Fejlbehæftet kvalitetsmodel i IT-understøttelsen Udgangspunktet for drøftelserne i auditforløbet var to udvalgte indikatorer i kvalitetsmodellen, henholdsvis indikator 3. a og 4. b. I forbindelse med drøftelserne konstateredes det, at nogle af indikatorerne i det understøttende IT-system, tillsyn.dk, ikke var i overensstemmelse med bekendtgørelsen. Den fejlbehæftede kvalitetsmodel har figureret i IT-systemet fra 1. januar 2014 og til medio marts 2014, hvilket er problematisk. Målgruppebeskrivelser og anvendelse af datakilder Auditdeltagerne drøftede med afsæt i de udvalgte sager anvendelsen af datakilder og havde særligt fokus på to aspekter: Betydningen af, at der refereres tydeligt til den foreliggende målgruppebeskrivelse og vigtigheden af, at der skabes gennemsigtighed i forhold til de datakilder, der ligger til grund for bedømmelsen af de enkelte indikatorer. Auditpanelet drøftede, hvilke datakilder de to socialtilsyn har benyttet sig af i tilsynsprocessen, det vil sige hvilke data, der var indsamlet i forberedelsesfasen og hvilke data, der var indsamlet under tilsynsbesøget og eventuelt rekvireret efterfølgende. Der var blandt deltagerne generelt enighed om, at der i de to sager er anvendt relevante datakilder, og at den triangulering, der er foretaget, er relevant og har bidraget til at belyse indikatorerne. 1 Deltagelsen af to tilsynskonsulenter fra Socialtilsyn Hovedstaden skyldes, at to konsulenter havde deltaget i den udvalgte tilsynssag, og at begge tilsynskonsulenter ytrede ønske om at deltage i auditforløbet. 7

8 Der blev dog peget på, at det med fordel kunne have været tydeligere, hvordan målgruppebeskrivelser er indgået i det samlede datagrundlag. Når anvendelsen af målgruppebeskrivelserne særligt betones, skyldes det, at auditdeltagerne vurderede, at denne beskrivelse er helt nødvendig, når tilsynskonsulenterne skal vurdere, hvorvidt de metoder, et tilbud anvender, er relevante i forhold til behov og problemstillinger hos tilbuddets konkrete målgruppe. På baggrund af ovenstående drøftelse anbefaler Socialstyrelsen, at den faglige ledelse sikrer, at anvendelsen af målgruppebeskrivelser tydeliggøres i bedømmelsen og vurderingen af kvaliteten. Auditgruppen vurderede endvidere, at der flere steder i det skriftlige materiale manglede en angivelse af, hvilke datakilder der er anvendt, og hvordan disse er indgået i bedømmelser af de enkelte indikatorer og i den samlede vurdering. Auditgruppen drøftede, hvorvidt det er et centralt udviklingsområde at tydeliggøre datagrundlaget for socialtilsynets vurderinger og konklusioner. Gruppen var delt i dette spørgsmål. Nogle i gruppen fandt det ikke relevant eller muligt at dokumentere de anvendte datakilder på indikatorniveau. Andre i auditgruppen vurderede, at dokumentation af datakilder på indikatorniveau er afgørende, især i forhold til at gøre det tydeligt, hvilke perspektiver og hvilken viden borgerne har bidraget med. Der blev peget på, at øget inddragelse af borgerne er et væsentlig element i Lov om socialtilsyn, og en del af auditpanelet påpegede vigtigheden af at tydeliggøre, hvordan samtaler, observationer, interviews og andre kilder til data indgår i bedømmelser og vurderinger. På baggrund af ovenstående drøftelser i auditforløbet opstiller socialstyrelsen følgende anbefaling: Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse sikrer, at det tydeliggøres hvilke datakilder der er anvendt, og hvordan disse indgår i bedømmelsen af indikatorerne og i vurderingen af tilbuddets kvalitet. Dette skal skabe størst mulig gennemsigtighed i kvalitetsvurderingerne. Bedømmelse af indikatorer I auditforløbet var der særligt fokus på bedømmelse af indikatorer i kvalitetsmodellen, og drøftelserne tog afsæt i to udvalgte indikatorer under temaet Målgrupper, metoder og resultater. Auditdeltagerne drøftede i denne forbindelse de udfordringer, der 8

9 er forbundet med bedømmelsen af indikatorerne. Fx at nogle indikatorer indeholder flere elementer, hvilket gør bedømmelsen kompleks. Der blev peget på, at det er en udfordring at udvikle en ensartet praksis for bedømmelse både i det enkelte socialtilsyn og på tværs af de fem socialtilsyn. Deltagerne var enige om, at der er behov for mere vejledning fra Socialstyrelsens side, blandt andet i forhold til forståelse af femtrins-skalaen. Socialstyrelsens repræsentanter informerede om, at der i øjeblikket pågår arbejde med at planlægge initiativer, der kan understøtte en ensartet bedømmelse af indikatorerne i kvalitetsmodellen. På baggrund af ovenstående drøftelser vurderes det, at der fortsat er behov for, at Socialstyrelsens auditfunktion har fokus på at understøtte udviklingen af en ensartet praksis for bedømmelse af indikatorerne. Sammenhæng mellem bedømmelse af indikatorer og vurdering af temaer Auditdeltagerne drøftede med afsæt i de to sager vigtigheden af at skabe gennemskuelighed for tilbuddene i forhold til, hvordan socialtilbuddene når frem til de samlede vurderinger af tilbudskvalitet. Det blev anført, at myndighedsrollen og håndtering af myndighedsrollen ikke kun skal have betydning for, hvordan tilsynskonsulenterne optræder og mundtligt kommunikerer med borger, personale og ledelser, men også har betydning for, hvordan man skriftligt argumenterer for de faglige vurderinger, man foretager. Auditdeltagerne var enige om, at det for begge sager gjaldt, at de forhold, som i indikatorerne omhandler i mindre grad, kunne genfindes i vurderingen af det tema, som indikatorerne er en del af. Det blev drøftet, hvordan det skriftlige arbejde kan styrkes, så den bedømmelse, der sker af de enkelte indikatorer, bringes videre til den samlede vurdering. Auditdeltagerne lagde i den forbindelse vægt på, at det skal være gennemsigtigt for tilbuddene, hvad der er lagt til grund for en vurdering. Auditdeltagerne drøftede de udfordringer, der er forbundet med at tydeliggøre sammenhængen mellem bedømmelsen af indikatorerne i kvalitetsmodellen og vurderingen af teamet, som indikatorerne er en del af. Der blev peget på, at en stor del af udfordringen består i at italesætte og tydeliggøre den store viden, som tilsynskonsulenten opnår i forbindelse med en tilsynsproces, og som kan have en tendens til at blive implicit. Auditdeltagerne vurderede således, at grundlaget for vurderingen af 9

10 temaerne i de to sager var tilstrækkeligt, men at en tydeliggørelse i den skriftlige afrapportering af forbindelsen mellem bedømmelsen af indikatorerne og vurderingen af temaerne kunne have styrket sagerne. På baggrund af ovenstående drøftelser i auditforløbet opstiller Socialstyrelsen følgende anbefaling: Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse sætter fokus på at tydeliggøre sammenhængen mellem bedømmelsen af indikatorer og den samlede vurdering af et tema, således at der sikres størst mulig gennemsigtighed i socialtilsynenes vurderinger og konklusioner. Faglig sparring i tilsynsprocessen Auditdeltagerne drøftede den faglige sparring i de to udvalgte sager, herunder kvaliteten af denne sparring, samt adgangen til faglig sparring. Drøftelsen skete på baggrund af en særskilt redegørelse for, hvordan den faglige sparring var foregået, da det ikke fremgår af de ordinære sagsakter, hvordan sparringen er foregået. Auditdeltagerne var enige om, at den faglige sparring i de to sager har været tilstrækkelig og meget relevant, og at den faglige sparring i høj grad har bidraget til at højne kvaliteten af de to sager. Der blev særlig lagt vægt på, at sagerne er blevet drøftet på flere niveauer, og at sparringen har været systematisk og gennemtænkt. Desuden blev der peget på, at der i begge sager var let adgang til relevant og kvalificeret faglig sparring, hvilket auditdeltagerne vurderer er afgørende. Derudover blev det fremhævet, at det har stor betydning, at den faglige sparringsstruktur også indeholder et tilbageskuende refleksionselement, så tilsynskonsulenterne får lejlighed til at genoverveje, hvordan vedkommende ville have grebet sagen an, hvis man tog fat på sagen på ny. På baggrund af ovenstående drøftelse vurderes det, at de sparringsstrukturer, der har understøttet de to drøftede sager, med fordel kan opretholdes og gerne løbende videreudvikles. Derudover kan socialtilsynene med fordel have et tværgående perspektiv og indbyrdes udveksle erfaringer med måden at organisere den faglige sparring. 10