Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø

Transkript

1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø At-intern instruks IN-4-1 Arbejdsmiljøemne: Psykisk arbejdsmiljø Ansvarlig enhed: AFC, Kontor for Ergonomisk og Psykisk Arbejdsmiljø Ikrafttræden: 13. oktober 2003 Senest revideret: 15. marts 2019 EMNE OG BAGGRUND Denne instruks handler om forhold, der knytter sig til Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø: Afsnit 1 indeholder instruktion i området for Arbejdstilsynets tilsyn med og afgørelser om psykisk arbejdsmiljø. Det omfatter dels instruktion i partsaftaler og dels instruktion i, hvilke problemer i det psykiske arbejdsmiljø Arbejdstilsynet kan træffe afgørelser om. Afsnit 2 indeholder instruktion i metoder til indsamling af data om psykisk arbejdsmiljø, herunder planlagte og aftalte gruppesamtaler med ansatte. Afsnit 3 indeholder instruktion i området for påbud med frist, undersøgelsespåbud og strakspåbud, når det gælder afgørelser om psykisk arbejdsmiljø, samt oversigt over kvalitetssikrede skabeloner i ATIS for disse afgørelsestyper. Desuden indeholder afsnittet instruktion i, hvornår der skal afgives rådgivningspåbud ved påbud om psykisk arbejdsmiljø. Afsnit 4 indeholder instruktion i forhold til grove overtrædelser. I bilaget til denne instruks beskrives udvidet dataindsamling i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø, herunder kilder til data og dataindsamlingsmetoder. Formålet med bilaget er at hjælpe og støtte dit arbejde med at indsamle data om problemer i det psykiske arbejdsmiljø. INSTRUKS 1. Området for Arbejdstilsynets tilsyn med og afgørelser om psykisk arbejdsmiljø 1.1 Partsaftaler Som tilsynsførende skal du ikke føre tilsyn med problemer i det psykiske arbejdsmiljø, hvis virksomheden kan dokumentere, at den har indgået en partsaftale på de pågældende områder. Se mere i kvalitetsprocedure RT-13: Aftaler, der begrænser Arbejdstilsynets tilsyn. Denne instruks gælder, hvor der ikke er indgået en sådan partsaftale. Instruksen gælder desuden, når en partsaftale er indgået, men en aftalepart ikke vil gå videre og rejse en fagretlig sag om påstået overtrædelse af en forpligtelse dækket af partsaftalen. I den situation genindtræder Arbejdstilsynets beføjelse til at føre tilsyn. 1.2 Vurdering af problemernes årsag Du må kun træffe afgørelse i sager, hvor problemer i det psykiske arbejdsmiljø direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Når du afdækker problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal du derfor altid først afklare, om der er grundlag for at gå nærmere ind i sagen ved at vurdere problemernes årsag. 1

2 Problemer i det psykiske arbejdsmiljø kan inddeles i to hovedgrupper på baggrund af en antagelse om, hvad årsagen til problemerne typisk er: Se afsnit om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der ikke er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, og om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Et problem i det psykiske arbejdsmiljø tilhører således som udgangspunkt en af hovedgrupperne, men kan flytte til den anden hovedgruppe. Det sker i den situation, hvor en nærmere afdækning af forholdene viser, at årsagen til problemet er en anden end den typiske. Du kan dog træffe afgørelse i sager om krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane, uanset årsagen til problemerne. I disse sager skal du således ikke først vurdere problemernes årsag Problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der ikke er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion Du skal ikke gå nærmere ind i en sag, hvis du vurderer, at problemerne i det psykiske arbejdsmiljø har direkte baggrund i: Ledelsens overordnede beslutninger om virksomheden Samspillet mellem ledelsen, de ansatte og deres repræsentanter Samspillet mellem de ansatte indbyrdes Forhold uden for virksomheden. Den type sager kan fx handle om: Løn- og pensionsforhold Avancements- og uddannelsesforhold Graden af medindflydelse på ledelsens overordnede beslutninger om virksomheden Usikkerhed i jobbet, fx ved nedskæringer på virksomheden Uoverensstemmelser og konflikter mellem kolleger eller mellem ledelse og ansatte, der er begrundet i forskelle i temperament, sym- og antipatier samt følelsen af at være forbigået. Gælder ikke situationer, hvor der forekommer krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane. Manglende belønning Manglende mening i arbejdet Manglende forudsigelighed ved væsentlige ændringer Manglende udviklingsmuligheder Overvågning af ansatte. Hvis du vurderer, at sagen ikke direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, skal du ikke gå nærmere ind i sagen. Beslutningen om, at du ikke går ind i sagen, er en almindelig procesledende beslutning og ikke en afgørelse. Hvis de ansatte eller ledelsen ønsker en begrundelse for din manglende håndtering af sagen, skal du oplyse, at Arbejdstilsynet ikke går nærmere ind i sagen, fordi den pågældende problemstilling bedst bliver løst af ledelsen og de ansatte, organisationerne eller ved hjælp fra eksterne arbejdsmiljørådgivere Problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion Du kan gå nærmere ind i en sag, hvis du vurderer, at problemerne i det psykiske arbejdsmiljø direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Hvis problemerne direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, har de typisk deres udspring i kravene i arbejdet, i 2

3 arbejdsprocessen, i arbejdsmetoder, de anvendte redskaber og produkter eller de fysiske rammer for at udføre arbejdet. Den type sager kan fx handle om: For lave eller for høje krav, fx Stor arbejdsmængde og tidspres eller Høje følelsesmæssige krav i arbejdet med mennesker, fx patienter, klienter eller kunder Uklare eller modsatrettede krav i arbejdet Ringe indflydelse på eget arbejde Ringe kollegial eller ledelsesmæssig støtte og feedback Fysisk eller psykisk vold Øvrige traumatiske hændelser i arbejdet Skifteholdsarbejde eller arbejde på forskudte arbejdstider Fysiske forhold, fx arbejdsstedets indretning, støj og temperatur. Herudover kan du som tidligere nævnt altid gå ind i sager om krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane, og træffe afgørelse i sagerne, uanset årsagen til problemerne. Dog er der en begrænsning for afgørelser om krænkende handlinger, der ikke har mobningens karakter, når de krænkende handlinger udelukkende foregår mellem ansatte, som er på samme niveau i virksomheden. Her kan du kun træffe afgørelse, hvis ledelsen har forsømt sin handlepligt, og ledelsen og/eller arbejdsmiljøorganisationen har kendskab til sagen. Hvis det ikke er tilfældet, kan du udelukkende afgive vejledning. Når du er i den situation, at der skal afgives vejledning i stedet for påbud, skal du oplyse virksomheden om, at Arbejdstilsynet har konstateret en overtrædelse i forbindelse med krænkende handlinger uden mobningens karakter mellem ansatte, men at Arbejdstilsynet vil afgive vejledning i stedet for påbud, fordi ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen ikke har kendskab til sagen. Når Arbejdstilsynet afgiver vejledning, kommer Arbejdstilsynet på besøg igen. Illustration af begrænsning for afgørelser om krænkende handlinger, der ikke har mobningens karakter 3

4 Bemærk, at seksuel chikane både kan forekomme i form af mobning og i form af krænkende handlinger uden mobningens karakter. 2. Metoder til indsamling af data om psykisk arbejdsmiljø Almindeligvis vil du i første omgang indhente data om virksomhedens psykiske arbejdsmiljø fra følgende kilder: Indledende møder med ledelse og arbejdsmiljøorganisation. Virksomhedens egne skriftlige materialer, fx arbejdspladsvurdering. Du har som tilsynsførende ret til at få udleveret tilgængelig dokumentation, jf. 76, stk. 5, i arbejdsmiljøloven. Det betyder, at du har ret til at få udleveret virksomhedens egne skriftlige materialer. Det, du ser på en rundgang. Samtaler, du fører med ansatte og ledelse i forbindelse med rundgangen. Du har ret til at tale med ansatte, uden at andre er til stede, jf. 76, stk. 6, i arbejdsmiljøloven. Bestemmelsen omfatter alle former for samtaler med ansatte undtagen planlagte og aftalte gruppesamtaler med ansatte. Forhåndsviden fra fx klager over arbejdsmiljøet og anmeldte arbejdsulykker og erhvervssygdomme. På baggrund af data fra disse kilder kan du vurdere, om du har de tilstrækkelige og nødvendige data, eller om der skal gennemføres udvidet dataindsamling. 4

5 2.1 Udvidet dataindsamling Når du vurderer, at der er behov for at gennemføre en udvidet dataindsamling for at afdække en virksomheds psykiske arbejdsmiljø yderligere, kan du bruge en eller flere af følgende dataindsamlingsmetoder: Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner. Når det gælder planlagte og aftalte samtaler med enkelte ansatte, har du ret til at gennemføre disse samtaler, uden at andre er til stede, jf. 76, stk. 6, i arbejdsmiljøloven. Planlagte og aftalte gruppesamtaler. Når det gælder planlagte og aftalte gruppesamtaler med ansatte, kan du gennemføre disse samtaler, når det er konkret arbejdsmiljøfagligt begrundet. Det vil sige, når du har en indikation af, at der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, og du samtidigt vurderer, at gruppesamtaler med ansatte vil være bedst egnede til at afdække problemerne. En repræsentant for ledelsen har ret til at være til stede under samtalerne, medmindre du vurderer, at der er risiko for, at formålet med gruppesamtalen derved forspildes. Dette følger af 76, stk. 7, i arbejdsmiljøloven. Du skal oplyse ledelsen om, at en repræsentant for ledelsen som udgangspunkt har ret til at være til stede under samtalerne. Gennemførelse af gruppesamtaler med ansatte er nærmere beskrevet i bilagets afsnit Observationer. Spørgeskemaer. Ledelsens og de ansattes accept er nødvendig, hvis du bruger spørgeskemaer, som de ansatte skal udfylde. Ledelsen skal således give sit samtykke til, at du bruger metoden. Spørgeskemaer benyttes kun i sjældne tilfælde. De fire dataindsamlingsmetoder er nærmere beskrevet i bilaget. Når du gennemfører udvidet dataindsamling, skal du også altid gennemføre samtaler med ledelsen om de indsamlede data. Du skal bl.a. tale med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i samtalerne med de ansatte. Formålet med dette er at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv medtages i dataindsamlingen. Du kan også indhente yderligere skriftlige data, som er tilgængelige på virksomheden, og som er relevante for, at du kan danne dig et mere komplet billede af de risikofaktorer, der er aktuelle på den konkrete virksomhed. Det kan fx være virksomhedens arbejdspladsvurdering, trivselsundersøgelser eller lignende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden, skriftlige arbejdsmiljøpolitikker samt oplysninger om voldsepisoder, virksomhedens egne registreringer af arbejdsulykker og nærved ulykker, sygefravær og personaleomsætning. Du har ret til at få disse oplysninger og til at få udleveret tilgængelig dokumentation, jf. 76, stk. 1 og 5, i arbejdsmiljøloven. Du kan få støtte til at indsamle relevant og nødvendig data om det psykiske arbejdsmiljø i spørgeguiderne til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø (se kvalitetsprocedure G-401: Psykisk arbejdsmiljø, spørgeguider til tilsyn). Spørgeguiderne kan både bruges ved møder med ledelse og arbejdsmiljøorganisation, rundgang i virksomheden, samtaler med enkeltpersoner, gruppesamtaler, observationer og møder med ledelsen. Du aftaler tilsynsforløbet i dialog med ledelse og arbejdsmiljøorganisation. Det er frivilligt for de ansatte at deltage i Arbejdstilsynets dataindsamling. De ansatte skal dog give dig alle oplysninger, der er nødvendige for at afdække det psykiske arbejdsmiljø, hvis du beder om det, jf. 76, stk. 1, i arbejdsmiljøloven. Det betyder, at Arbejdstilsynet ikke kan kræve af de ansatte, at de deltager i bestemte former for dataindsamling, fx gruppesamtaler med ansatte. De ansatte kan selv vælge, hvordan de vil give Arbejdstilsynet oplysninger. 5

6 Se bilaget for yderligere beskrivelse. 3. Påbud om psykisk arbejdsmiljø De almindelige retningslinjer for reaktioner mv. er beskrevet i kvalitetsprocedurerne, særligt i G-201: Reaktioner til virksomheden, G-205: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser, G- 203: Høring og G-209: Besøgsrapport ViVi og DT-2: Detailtilsyn kontrolbesøg. 3.1 Påbud med frist Området for påbud med frist om psykisk arbejdsmiljø Du skal afgive påbud med frist, når du konstaterer en sikkerheds- eller sundhedsmæssig risiko i det psykiske arbejdsmiljø i virksomheden. Arbejdstilsynet afgiver typisk påbud med frist inden for følgende risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø: Stor arbejdsmængde og tidspres Høje følelsesmæssige krav i arbejdet Uklare eller modsatrettede krav i arbejdet Fysisk eller psykisk vold Krænkende handlinger, herunder mobning eller seksuel chikane, dog med den begrænsning, der fremgår af afsnit Når du skal vurdere, om du skal afgive påbud med frist om psykisk førstehjælp ved risiko for traumatiske hændelser i arbejdet, kan du bruge At-intern instruks IN-4-4: Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet Rådgivningspligt Påbud om mobning, herunder seksuel chikane, som har mobningens karakter, udløser altid påbud om at bruge en autoriseret rådgivningsvirksomhed på arbejdsmiljøområdet til at bistå sig med at efterkomme påbuddet. Rådgivningsvirksomheden skal være autoriseret på det psykosociale område. Se Atvejledning Rådgivningspåbud om alvorlige og komplekse arbejdsmiljøproblemer. Afgørelser om psykisk arbejdsmiljø tæller med i opgørelsen af, om der skal afgives påbud til en virksomhed om brug af autoriseret arbejdsmiljøvirksomhed, når der er givet 5 eller flere afgørelser om overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Dog tæller afgørelser om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid ikke med i en sådan opgørelse. Se At-vejledning om mange arbejdsmiljøproblemer Kvalitetssikrede skabeloner i ATIS Der er en række kvalitetssikrede skabeloner i ATIS til påbud med frist om psykisk arbejdsmiljø, dels en generel skabelon til alle typer påbud om psykisk arbejdsmiljø og dels specifikke skabeloner til følgende risikofaktorer: Stor arbejdsmængde og tidspres, høje følelsesmæssige krav, krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane, fysisk og psykisk vold, natarbejde og psykisk førstehjælp ved risiko for traumatiske hændelser. Skabelonen til mobning indeholder også påbud om at bruge en autoriseret rådgivningsvirksomhed til at bistå sig med at efterkomme påbuddet. Skabelonerne kan ses på BMnet under Tilsyn/Kvalitetssikrede skabeloner. 3.2 Undersøgelsespåbud ( 21 påbud) Området for 21 påbud om psykisk arbejdsmiljø 6

7 Du skal afgive 21 påbud, når du finder, at der er en konkret mistanke om en sikkerheds- eller sundhedsmæssig risiko i det psykiske arbejdsmiljø i virksomheden. Området for 21 påbud om psykisk arbejdsmiljø er nærmere beskrevet i At-intern instruks IN-4-2: Arbejdstilsynets anvendelse af arbejdsmiljølovens 21 i forbindelse med psykisk arbejdsmiljø Rådgivningspligt 21 påbud om psykisk arbejdsmiljø udløser altid påbud om at bruge en autoriseret rådgivningsvirksomhed til at udføre undersøgelsen. Rådgivningsvirksomheden skal være autoriseret på det psykosociale område. Se At-vejledning Undersøgelsespåbud om psykisk arbejdsmiljø Kvalitetssikrede skabeloner i ATIS Der er en kvalitetssikret skabelon i ATIS til 21 påbud om psykisk arbejdsmiljø, inkl. rådgivningspåbud. Skabelonen kan ses på BMnet under Tilsyn/Kvalitetssikrede skabeloner. 3.3 Strakspåbud Området for strakspåbud om psykisk arbejdsmiljø Området for strakspåbud om psykisk arbejdsmiljø omfatter fx følgende tilfælde: Type 1 strakspåbud - hvor der er betydelig fare a) Hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af vold i arbejdet. Der kan fx være tale om alenearbejde med utilregnelige udadreagerende beboere. b) Hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid. Der kan fx være tale om, at en voldsomt udadreagerende pårørende til en beboer på et psykiatrisk center har truet personalet med, at han vil opsøge dem uden for arbejdstid. c) Hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af arbejdsrelateret vold i og uden for arbejdstid. Der kan fx være tale om, at borgere udøver vold mod de ansatte på arbejde samt udøver truende adfærd mod de ansatte udenfor arbejdstiden. d) Hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid, og de ansatte ikke er blevet vejledt i hensigtsmæssig håndtering af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstiden. e) Hvor du via egne iagttagelser konstaterer ulykkesrisici, der skyldes tidspres, hvor der er betydelig fare for alvorlig personskade. Type 2 strakspåbud hvor der ikke er betydelig fare, men hvor formålet med afgørelsen forspildes, hvis der ikke træffes foranstaltninger straks, og/eller hvor påbuddet faktisk kan efterkommes straks eller indenfor en kortere periode a) Hvor de ansatte kan risikere at blive udsat for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid, og der foreligger retningslinjer i virksomheden om, hvordan de ansatte skal vejledes i hensigtsmæssig håndtering af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstiden, men hvor denne vejledning ikke er givet til de ansatte. b) Hvor ansatte aktuelt har været udsat for en traumatisk hændelse, og der ikke er iværksat nødvendig psykisk førstehjælp. Se mere i kvalitetsprocedure G-207: Anvendelse af forbud og strakspåbud og IN-4-4: Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet. 7

8 3.3.2 Kvalitetssikrede skabeloner i ATIS Der er en kvalitetssikret skabelon i ATIS til strakspåbud om at iværksætte nødvendig psykisk førstehjælp efter en traumatisk hændelse i arbejdet. Skabelonen kan ses på BMnet under Tilsyn/Kvalitetssikrede skabeloner. 4. Grove overtrædelser I de tilfælde, hvor du afgiver type 1 strakspåbud, jf. ovenstående, skal du overveje, om overtrædelsen er så grov, at sagen skal overgives til centerjuristen med henblik på vurdering af, om Arbejdstilsynet skal indgive politianmeldelse om overtrædelsen. Arbejdstilsynet indgiver politianmeldelse, hvor der er en klar og veldokumenteret risiko for at blive udsat for vold eller andre traumatiske hændelser, og hvor arbejdsgiveren ikke har forebygget risikoen, eller hvor forebyggelsen er så begrænset, at det er åbenbart, at den ikke er effektiv. I sådanne tilfælde skal du oprette en rapport om grove overtrædelser, eventuelt efter nærmere drøftelse med centerjuristen. Se mere i kvalitetsprocedure G-204: Grove overtrædelser. 8

9 Bilag Udvidet dataindsamling Dette bilag beskriver udvidet dataindsamling, herunder kilder til data og metoder, du som tilsynsførende kan bruge i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Formålet med bilaget er, at du kan få hjælp og støtte til dit arbejde med at indsamle data om problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Bilaget indeholder en kort beskrivelse af forskellige kilder til data om virksomheders psykiske arbejdsmiljø, samt en beskrivelse af følgende fire dataindsamlingsmetoder, som du kan bruge, når du gennemfører en udvidet dataindsamling for at afdække en virksomheds psykiske arbejdsmiljø: a. Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner b. Planlagte og aftalte gruppesamtaler c. Observationer d. Spørgeskemaer Formålet med at beskrive metoderne er dels at give en indføring i metoderne, dels at give eksempler på situationer, hvor metoderne kan være særligt egnede at bruge. Metodebeskrivelsen er retningsgivende for, hvordan du tilrettelægger tilsynet med psykisk arbejdsmiljø på virksomhederne. 1. Planlægning af dataindsamling og håndtering af data Du skal tage konkret stilling til, hvilke dataindsamlingsmetoder der egner sig bedst i den enkelte virksomhed. Dit valg af metoder afhænger bl.a. af, hvilken virksomhed der er tale om, hvilket arbejde der udføres på virksomheden og af problemernes karakter. Du aftaler tilsynsforløb i dialog med ledelse og arbejdsmiljøorganisation, så tilsynet kan foregå under hensyntagen til virksomhedens planlægning og daglige drift. Du afgør i sidste ende selv valget af metoder. Når du har valgt metoder og aftalt tilsynsforløbet med virksomheden, sender du som hovedregel et brev til virksomheden. Brevet beskriver det aftalte tilsynsforløb, herunder fx hvilke kategorier af ansatte og ledere, der evt. skal gennemføres samtaler med. Der er også vedhæftet et brev særligt rettet mod de ansatte og ledere, der skal deltage i tilsynet. Data fra gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt øvrige data fra Arbejdstilsynets afdækning, herunder fra observationer, skal du altid præsentere for ledelsen før det afsluttende møde. Data skal præsenteres i anonymiseret form, som følge af den særlige tavshedspligt, jf. 79, stk. 2 i arbejdsmiljøloven. Du skal desuden tale med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i dine samtaler med ansatte for at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv indgår i den samlede vurdering af det psykiske arbejdsmiljø i virksomheden. Arbejdstilsynet træffer kun afgørelse, hvis data fra flere kilder samstemmende peger på, at der er problemer i arbejdsmiljøet. Det kan fx være data fra en samtale med ansatte, som bakkes op af oplysninger fra ledelsen eller af data fra virksomhedens egne undersøgelser af arbejdsmiljøet, fx arbejdspladsvurdering og trivselsundersøgelser. Arbejdstilsynet baserer således ikke sine afgørelser alene på data fra fx samtaler med ansatte. Hvis ledelsen og ansatte er uenige om data i en sag, kan Arbejdstilsynet således kun træffe afgørelse, hvis data fra andre kilder peger på, at der er problemer i arbejdsmiljøet. Hvis der ikke er andre kilder, som peger på problemer i arbejdsmiljøet, kan Arbejdstilsynet dog afgive et undersøgelsespåbud, hvis Arbejdstilsynet kan dokumentere en konkret mistanke om arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, jf. 21 i arbejdsmiljøloven. 9

10 2. Kilder til data om det psykiske arbejdsmiljø Du kan hente data om det psykiske arbejdsmiljø fra mange forskellige kilder. Kilder til data kan indeholde flere former for oplysninger om virksomheden, dens historie og udvikling. Følgende lister over kilder til data er ikke udtømmende. Data, der er tilgængelige for den tilsynsførende før tilsynsbesøget, fx: Anmeldte erhvervssygdomme med relation til psykisk arbejdsmiljø Anmeldte arbejdsulykker (vold, traumatiske hændelser mv.) Klager over arbejdsmiljøet Oplysninger om risiko fra medier, fagforeninger, praktiserende læger, AMK mv. Den tilsynsførende kan i forbindelse med tilsynet fx indhente data ved: Indledende møde med ledelse og arbejdsmiljøorganisation Samtaler med ansatte og ledelse i forbindelse med rundgang Planlagte og aftalte gruppesamtaler Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner Observationer Spørgeskemaer Samtaler med ledelsen Derudover kan hentes data fra virksomhedens egne skriftlige materialer, fx: Virksomhedens APV Trivselsundersøgelser eller lignende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden Skriftlige politikker om fx stress, mobning og vold Oplysninger om voldsepisoder, andre typer arbejdsulykker og virksomhedens egne registreringer af arbejdsulykker og nærved-ulykker. Arbejdsmiljøorganisationens opbygning og aktivitet Sygefravær (se At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, afsnit 2.5) Personaleomsætning (se afsnit 2.5 i samme vejledning) 3. Dataindsamlingsmetoder I det følgende gennemgås de fire dataindsamlingsmetoder, som du kan bruge, når du gennemfører en udvidet dataindsamling om virksomheders psykiske arbejdsmiljø. Når du gennemfører udvidet dataindsamling, skal du også altid gennemføre samtaler med ledelsen om de indsamlede data. Du skal bl.a. tale med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i samtalerne med de ansatte. Formålet med dette er at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv medtages i dataindsamlingen. 3.1 Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner Samtaler med enkeltpersoner består i en delvist struktureret samtale mellem udvalgte enkeltpersoner og dig. 10

11 Metoden er velegnet til at få relevante oplysninger om personers perspektiv på det psykiske arbejdsmiljø. Metoden giver mulighed for præcise oplysninger og lejlighed til at opdage særlige belastninger og udfordringer i arbejdet. Samtale med enkeltpersoner er mere detaljeret omtalt i At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, afsnit 2.2 under interviewmetoden Situationer og personer Samtaler med enkeltpersoner kan både være relevante, når Arbejdstilsynet ønsker at indhente oplysninger fra nøglepersoner, og når Arbejdstilsynet ønsker at indhente oplysninger fra ansatte og vurderer, at gruppesamtaler med ansatte ikke vil være hensigtsmæssige, fx i sager om mobning. Nøglepersoner kan fx være en arbejdsmiljørepræsentant, en tillidsrepræsentant, en sikkerhedsleder eller ansatte med særlige jobfunktioner, fx pedellen på en skole. På større virksomheder med mellemledere vil disse ofte være nøglepersoner, fordi de har indflydelse på de daglige arbejdsgange og mulighederne for at planlægge arbejdet. Samtaler med nøglepersoner kan give dig mere præcise beskrivelser af problemstillinger, når: Det er uklart, om der er problemer, hvad de handler om, og hvad der er gjort for at løse dem. Når der er tale om konfliktfyldt samarbejde, fx ved mobning og samarbejdsproblemer. Her er det godt at tale med flere parter hver for sig, inden du laver beskrivelsen. Der både er store arbejdsbelastninger og ledelsesmæssige problemer. Der er utryghed. Der er større organisationsændringer i gang Dagsorden Før en samtale udarbejder du en tematisk dagsorden for samtalen, som er en oversigt over de risikofaktorer, som det er relevant at inddrage i samtalen. På den måde bliver indholdet i samtalen sat delvist i system. Når du laver den tematiske dagsorden, skal du tage udgangspunkt i relevante risikofaktorer for den pågældende branche og jobgruppe og i den viden, som du allerede har fået om virksomhedens psykiske arbejdsmiljø, bl.a. fra det indledende møde Fremgangsmåde Du starter samtalen med at fortælle, hvad samtalen går ud på, og hvordan de emner, der bringes på bane, vil blive behandlet. Du oplyser om: Hvor lang tid du regner med, at samtalen varer. Hvad formålet med samtalen er - nemlig at få bedre fat i den enkeltes perspektiver og begrundelser. Hvorfor denne person er udvalgt som nøgleperson. Hvordan du, som en del af samtalen, samler op på de oplysninger, der kommer frem. I forbindelse med opsamlingen vil du afstemme med nøglepersonen, hvilke oplysninger Arbejdstilsynet kan gå videre med og præsentere for ledelsen i anonymiseret form. Hvordan data fra samtalen bliver brugt, fx at udtalelser ikke vil kunne ses i et senere påbud, fordi de bliver anonymiseret. I de situationer, hvor samtalen drejer sig om at afdække nøglepersonens eget psykiske arbejdsmiljø, og hvor nøglepersonen er en ansat med en særlig 11

12 jobfunktion, fx en mellemleder eller en vicevært, er det helt centralt at oplyse nøglepersonen om, at selv om Arbejdstilsynet anonymiserer data, vil det formentlig være muligt at identificere personen i et senere påbud. Her er det særlig vigtigt at fortælle nøglepersonen, at du i forbindelse med opsamlingen vil afstemme med personen, hvilke oplysninger Arbejdstilsynet kan gå videre med. Hvilke metoder du i øvrigt bruger, og om du gennemfører samtaler med andre nøglepersoner. Hvilke punkter der er på den tematiske dagsorden, fx forekomst, forebyggelse og konsekvenser af stor arbejdsmængde og tidspres eller høje følelsesmæssige krav Opsamling Som en del af samtalen samler du op på de oplysninger, der kommer frem, bl.a. for at være sikker på, at du har forstået nøglepersonens perspektiv på det psykiske arbejdsmiljø korrekt. I forbindelse med opsamlingen er der mulighed for, at du tester de antagelser, du har fået undervejs, med nøglepersonen, fx hvilke arbejdsmiljøproblemer der er til stede på virksomheden. Se også i Atvejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø afsnit 2.2. om fortolkende spørgsmål. Endelig skal du bruge opsamlingen til at afstemme med nøglepersonen, hvilke oplysninger du kan gå videre med. 3.2 Planlagte og aftalte gruppesamtaler Ved gruppesamtaler forstås samtaler, hvor du taler med flere personer fra virksomheden ad gangen, og hvor samtalerne aftales og planlægges med ledelse og arbejdsmiljøorganisation, inden de gennemføres. Der er tale om en delvis struktureret samtale. Gruppesamtaler er en dataindsamlingsmetode, som særligt anvendes til afdækning af problemer, hvor det ikke er muligt at konstatere overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen udelukkende ved at iagttage arbejdet og arbejdspladsens indretning. Før du gennemfører en gruppesamtale, er det vigtigt at overveje formålet, sammensætningen af deltagere, forløbet af samtalen og opsamlingen. Gruppesamtaler er særligt egnede til at indhente konkrete oplysninger, fx om kravene i arbejdet og de muligheder, der er for at leve op til kravene, samt eksempler fra dagligdagen. Derudover kan gruppesamtaler anvendes til at få indblik i de bagvedliggende forklaringer, årsager og indbyrdes sammenhænge mellem forhold i arbejdet. I gruppesamtaler afdækkes arbejdsmiljøet med afsæt i deltagernes forskellige perspektiver. Deltagerne kan således supplere, kommentere og udfordre hinandens beskrivelser. Det giver mulighed for at uddybe beskrivelserne, korrigere eventuelle misforståelser og tilkendegive divergerende opfattelser og forståelser af arbejdsmiljøet. Gruppen kan sammensættes på flere måder. Du kan holde en gruppesamtale, hvor gruppen består af såvel ansatte som ledelse på virksomheden eller i udvalgte afdelinger. Du kan også sammensætte gruppen alene med ansatte fra en faggruppe eller en afdeling, fx chauffører, plejepersonale på daghold, aftenvagter, nattevagter eller elever. Der kan være brug for at gennemføre begge typer gruppesamtaler alt afhængig af problemernes art og omfang. Det er her vigtigt at være opmærksom på, at der er visse oplysninger, der kan være vanskelige 12

13 at få frem, når ledelsen er til stede ved samtalen, ligesom der er oplysninger, du ikke vil få med, hvis de ikke er til stede. Der er tale om forskellige typer data. Det er virksomhedens ledelse og arbejdsmiljøorganisation, der i fællesskab har ansvaret for at udpege personer til at deltage i gruppesamtaler. Udpegningen sker på baggrund af Arbejdstilsynets ønsker til gruppens sammensætning, herunder ønsker til fx arbejdsfunktion, arbejdsområde, personalegruppe eller anciennitet. Du skal redegøre for, hvor mange personer der er behov for at tale med for at kunne oplyse sagen. Antallet skal stå i rimeligt forhold til virksomhedens størrelse og sagens karakter Gennemførelse af gruppesamtaler med ansatte Valg af gruppesamtaler med ansatte For at kunne gennemføre gruppesamtaler med ansatte skal du altid konkret vurdere, om det er arbejdsmiljøfagligt begrundet at gennemføre gruppesamtaler med ansatte i den enkelte virksomhed. Der indgår to elementer i denne vurdering: 1) Indikation af problemer i det psykiske arbejdsmiljø For det første skal du have en indikation af, at der er problemer i arbejdsmiljøet, der skal afdækkes yderligere. En indikation af problemer i arbejdsmiljøet kan fx være: Oplysninger, der kommer frem under indledende møder med ledelse og arbejdsmiljøorganisation eller under rundgang i virksomheden. Det kan fx være oplysninger om, at der er problemer med stor arbejdsmængde og tidspres. Det kan også være, hvis virksomheden ikke kan redegøre for, hvordan de arbejder med de problemer i arbejdsmiljøet, som kommer frem under det indledende møde, fx hvordan de håndterer høje følelsesmæssige krav i arbejdet med klienter, eller hvor det er vigtigt at høre fra de ansatte, om håndteringen virker. Observationer foretaget på rundgang i virksomheden. Det kan fx være observationer, der viser hyppige afbrydelser i koncentrationskrævende arbejde. Data fra virksomhedens egne skriftlige materialer, fx arbejdspladsvurdering, sygefraværsstatistik og trivselsundersøgelser. Det kan fx fremgå af virksomhedens arbejdspladsvurdering, at flere ansatte oplever, at de har svært ved at nå deres arbejdsopgaver, eller at arbejdsopgaverne er uklare. Et andet eksempel kan være, at virksomheden har et højt sygefravær og ikke kan udelukke, at det er relateret til det psykiske arbejdsmiljø. Klager over arbejdsmiljøet eller anmeldelser af arbejdsskader, fx at der er anmeldte voldsulykker eller anmeldte erhvervssygdomme, som indikerer problemer med mobning. 2) Bedst egnede metode Udover, at du skal have en indikation af, at der er problemer i arbejdsmiljøet, der skal afdækkes yderligere, skal du konkret vurdere, at problemerne i arbejdsmiljøet kan afdækkes bedre via gruppesamtaler med ansatte end ved udelukkende at benytte observationer, samtaler med enkeltpersoner, samtaler ved rundgang i virksomheden eller spørgeskemaer. Du skal således vælge den mindst indgribende dataindsamlingsmetode for virksomheden, men sådan at du får de data, som er nødvendige for at kunne konstatere, om der er overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen. For nærmere beskrivelser af, hvornår gruppesamtaler med ansatte kan være en egnet metode til at afdække problemer i det psykiske arbejdsmiljø, henvises til afsnit 3.2. Planlagte og aftalte gruppesamtaler. 13

14 Forklaring til ledelse og arbejdsmiljøorganisation om valg af gruppesamtaler med ansatte Du skal give ledelse og arbejdsmiljøorganisation en mundtlig forklaring på, hvorfor du ønsker at gennemføre gruppesamtaler med ansatte. Forklaringen tager afsæt i din konkrete arbejdsmiljøfaglige vurdering. Du skal oplyse, at baggrunden er, at der er indikationer af, at der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, som bedst lader sig afdække ved gruppesamtaler med ansatte, se afsnit 3.2. Du kan ikke oplyse om den konkrete indikation, eller hvilke data den er baseret på, da den kan være baseret på oplysninger, som du har særlig tavshedspligt om, jf. 79, stk. 2, i arbejdsmiljøloven Adgang for en repræsentant for ledelsen til at være til stede under gruppesamtaler med ansatte Ret til at være til stede for en repræsentant for ledelsen Som udgangspunkt har en repræsentant for ledelsen ret til at være til stede under gruppesamtaler med ansatte. En repræsentant for ledelsen kan være arbejdsgiver, dennes repræsentant eller en person, som ledelsen har udpeget til at deltage i gruppesamtalen, fx en repræsentant fra HR-afdelingen. Du skal oplyse ledelsen om denne ret. Formålet med gruppesamtalen med ansatte kan forspildes Dette udgangspunkt kan fraviges, hvis du vurderer, at der er risiko for, at målet med gruppesamtalen forspildes, hvis en repræsentant for ledelsen er til stede. Der kan fx være en risiko for, at formålet med gruppesamtalen forspildes, hvis du har en indikation af, at der kan være tale om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, hvor det kan være vanskeligt at få de relevante oplysninger frem, når ledelsen er til stede ved samtalen. Du kan endvidere have en indikation af, at der er forhold, der indikerer, at ledelsen kan være en del af et arbejdsmiljøproblem. Det vil altid bero på din konkrete vurdering, hvorvidt der er risiko for at formålet forspildes, hvis arbejdsgiver, dennes repræsentant eller en person, som arbejdsgiver har udpeget hertil er til stede ved samtalen. Der kan være tilfælde, hvor det vurderes, at formålet ikke forspildes, hvis der fx er en repræsentant fra en HR-funktion eller lignende til stede. I din vurdering kan du inddrage dit kendskab til virksomheden og virksomhedens arbejdsmiljø. Forklaring til ledelse og arbejdsmiljøorganisation om, at Arbejdstilsynet vil gennemføre gruppesamtale med ansatte, uden at en repræsentant for ledelsen er til stede Hvis du vurderer, at der er en risiko for, at formålet med gruppesamtalen forspildes, hvis en repræsentant for ledelsen er til stede ved en gruppesamtale, skal du i forbindelse med tilsynet give ledelse og arbejdsmiljøorganisation en mundtlig forklaring. Forklaringen tager afsæt i din konkrete vurdering af, at du kun vil kunne få de nødvendige oplysninger, hvis en repræsentant for ledelsen ikke er til stede under gruppesamtalen med ansatte. Du skal ikke dokumentere baggrund herfor over for ledelse og arbejdsmiljøorganisation. Du kan ikke give konkrete oplysninger om vurderingen af, at Arbejdstilsynet har behov for at tale alene med ansatte, da vurderingen kan være baseret på oplysninger, som Arbejdstilsynet har særlig tavshedspligt om, jf. 79, stk. 2, i arbejdsmiljøloven Dagsorden for gruppesamtaler 14

15 Uanset om det handler om en gruppesamtale udelukkende med ansatte, eller en gruppesamtale, hvor både ledelse og ansatte deltager, skal du før en gruppesamtale skrive en tematisk dagsorden for samtalen. En tematisk dagsorden er en oversigt over de risikofaktorer, som er relevante at inddrage i gruppesamtalen. Når du laver den tematiske dagsorden, skal du tage udgangspunkt i relevante risikofaktorer for den pågældende branche og jobgruppe og i den viden, som du allerede har fået om virksomhedens psykiske arbejdsmiljø, bl.a. fra det indledende møde Fremgangsmåde Forslag til forløb for gruppesamtalen Det er vigtigt at få afklaret forventningerne til gruppesamtalen med deltagerne. Du starter samtalen med at fortælle, hvor lang tid du regner med, at samtalen varer, hvad formålet er med tilsynet og med denne gruppesamtale, hvorfor gruppesamtaler bruges som metode, hvordan tilsynet afsluttes, og hvordan der eventuelt følges op. Desuden fortæller du om mulige reaktionsformer. Videre fortæller du, at du som en del af samtalen samler op på de oplysninger, der kommer frem. I forbindelse med opsamlingen vil du afstemme med deltagerne, hvilke oplysninger du kan gå videre med. Endelig fortæller du, hvordan data fra samtalen bliver anvendt, fx at de ansattes udtalelser vil blive anonymiseret i et eventuelt påbud. I nogle situationer vil det med stor sandsynlighed være muligt at identificere personerne i et senere påbud, selv om du anonymiserer data. Det kan fx være tilfældet i små virksomheder. Her er det vigtigt at fortælle deltagerne, at de formentlig ikke vil kunne holdes anonyme, og at du derfor i forbindelse med opsamlingen vil afstemme med dem, hvilke oplysninger du kan gå videre med. Du er mødeleder og gennemfører mødet som et "mildt styret interview", der tager udgangspunkt i den tematiske dagsorden. Som en del af gruppesamtalen samler du op på de oplysninger, der kommer frem. I forbindelse med opsamlingen afstemmer du med deltagerne, hvilke oplysninger du kan gå videre med Observationer Det er altid givtigt at komme rundt og se, hvor og under hvilke betingelser arbejdet på virksomheden foregår for at kunne vurdere arbejdsmiljøet og de psykiske belastninger. Ved almindelig rundgang på virksomheden danner du dig et indtryk. Ved en observation kigger du mere systematisk og detaljeret på arbejdsmiljøet. Det er af stor betydning, at du selv har været til stede og dannet dig et indtryk af kravene i arbejdet, fx når du skal vurdere, hvor meget opmærksomhed og koncentration der kræves af den ansatte i det konkrete arbejde. Du kan også bruge observationerne til at give konkrete eksempler på, hvordan det psykiske arbejdsmiljø udmønter sig i praksis. Hvis det fx under det indledende møde eller i APV en fremgår, at de ansatte oplever et stort tidspres og modstridende krav i arbejdet, vil det være godt at se efter eksempler på det i observationerne Situationer I følgende situationer kan det være en særlig god idé at foretage observationer: 15

16 Når det er nødvendigt at få indblik i flowet i arbejdet Når det er vigtigt at se særligt belastende situationer Når du skal vurdere forskellige typer af krav, som er vanskelige for de ansatte at beskrive Når de ansatte oplyser, at der er mange afbrydelser i arbejdet Når de ansatte oplyser, at der er et stort tidspres. Det er hensigtsmæssigt, at du og virksomheden i fællesskab aftaler, hvordan observationerne skal foregå, og hvem de skal omfatte. Det er derfor en god idé, at du inddrager ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen i din beslutning om, hvad og hvem du vil observere. Observationsmetoden har sine begrænsninger, så det anbefales, at du supplerer med andre metoder, se afsnit 2.3 i At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø Emner Observationerne skal tage udgangspunkt i de risikofaktorer, som er centrale for den pågældende branche og jobgruppe. Vær dog også opmærksom på andre forhold, fx hvis ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen oplyser, at belastningerne trænger sig på et helt andet og måske særligt sted Fremgangsmåde Fortæl fx på det indledende møde, at du gerne vil ud og se hverdagen på virksomheden eller en konkret afdeling på virksomheden på en typisk arbejdsdag. Udvælg afdelinger, hvor der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, og kom på tidspunkter, hvor der er aktivitet. Fortæl, at du gerne vil være flue på væggen, men at du er klar over, at din tilstedeværelse vil påvirke situationen. Fortæl, at det primære formål er at give Arbejdstilsynet et indtryk, et billede, en fornemmelse af dagligdagen på virksomheden. Du vil gerne se typiske arbejdssituationer, ikke med fokus på enkeltpersoner, men fx med fokus på: Kravene i arbejdet og arbejdsgangene Eventuelle arbejdsmæssige konsekvenser af stor arbejdsmængde, fx højt arbejdstempo og manglende muligheder for at holde pauser De ansattes samarbejde med hinanden og med ledelsen Kontakten til andre i arbejdet, fx patienter, elever eller kunder Muligheden for at opnå den aftalte kvalitet i arbejdet. Se også afsnit i At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø. Det er meget vigtigt, at de personer, der er på arbejde den dag observationerne skal foregå, er orienteret. I At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø fremgår det bl.a.: Metoden fokuserer især på de vilkår, som gælder i en given jobtype (fx montagearbejde, pædagogarbejde og plejearbejde), og som er ensartede for alle personer, der udfører job af denne type og observationerne foretages på basis af standardiserede observationsskemaer. Ved observationerne kan du fx tage afsæt i de problemer, der indgår i de relevante spørgeguider. Når det fx drejer sig om behandlende personale på sygehuse, er høje følelsesmæssige krav i arbejdet meget 16

17 relevante. Når det drejer sig om chaufførers kørsel efter tidsplaner, er stor arbejdsmængde og tidspres i arbejdet væsentligt. Data fra observationerne indgår i din samlede vurdering af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden. 3.4 Spørgeskemaer Beskrivelsen af denne metode er noget mere kortfattet end beskrivelsen af de andre metoder, fordi der henvises til At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, som det er nødvendigt at sætte sig ind i, hvis du skal benytte metoden. Spørgeskemametoden, som den er beskrevet i At-vejledningen, er en kvantitativ metode til at kortlægge det psykiske arbejdsmiljø. De skemaer, der anbefales i At-vejledningen, lever således op til nogle kriterier om gyldighed og pålidelighed, se At-vejledningen afsnit NFA har udarbejdet et spørgeskema, som findes i tre udgaver: En kort udgave til brug for virksomheder En såkaldt mellemlang udgave til brug for arbejdsmiljøprofessionelle En lang udgave til forskningsbrug. Alle tre skemaer kan downloades på NFA s hjemmeside ( Et andet værktøj af samme kvalitet, som ikke er nævnt i At-vejledningen, er Mogens Agervolds Spørgeskema til kortlægning af det psykosociale arbejdsmiljø. Udgivet af Arbejdsmiljøfondet i Den korte udgave af NFA s skema kan bruges af virksomheden til en første kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, fx ved kortlægning i forbindelse med APV. De længere udgaver som NFA s mellemlange spørgeskema og Mogens Agervolds psykosociale spørgeskema indebærer som regel, at sagkyndige skal inddrages, fx eksterne arbejdsmiljørådgivere. De længere udgaver kan benyttes i forbindelse med dokumentationsarbejde eller til at undersøge, om iværksatte foranstaltninger har nogen effekt. Et spørgeskema består af en række spørgsmål med forudbestemte svarmuligheder. Der kan være fordele ved at bruge et spørgeskema, bl.a. sikres det, at man kommer rundt om samtlige kendte arbejdsmiljøproblemer, og tidsforbruget til at udfylde spørgeskemaet er forholdsvis begrænset. En af ulemperne er, at spørgeskemaet ikke kan afdække, hvilke ansatte der er belastet, og hvad belastningen konkret består i. Når man bruger spørgeskemaer, får man desuden kun viden fra de personer, der udfylder skemaerne, men ikke fra de personer, der af forskellige årsager ikke indgår i undersøgelsen. Desuden skal minimum 15 deltagere udfylde spørgeskemaer, hvis anonymiteten skal bevares. Endelig kan det være vanskeligt at indfange problemer, der på den konkrete arbejdsplads ikke er typiske, men netop særlige for lige den arbejdsplads. Arbejdets art eller personsammensætningen kan eksempelvis medføre specielle typer belastninger, som ikke passer helt til de udvalgte spørgekategorier Situationer Spørgeskemaer er fx velegnet: Ved usikkerhed om data, fx belastningers udbredelse Ved modstridende data, fx i sager om mobning 17

18 Som en måde at opnå mere valid dokumentation Fremgangsmåde At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø beskriver forskellige trin i en undersøgelse, se afsnit 2.1.2: Spørgeskemaundersøgelsens opbygning, den skal bl.a. sikre anonymitet og høj svarprocent Udfyldning og indsamling af spørgeskemaer, fx på et personalemøde Statistisk bearbejdning af data fra spørgeskemaundersøgelsen Præsentation og afrapportering Analyse af resultaterne Opfølgning på undersøgelsen. Det er vigtigt at inddrage deltagerne undervejs i forløbet for at skabe tillid og tryghed. Det er især vigtigt i startfasen, hvor man skal afklare forventninger til hinanden, i analysen af resultaterne og i opfølgningen. I alle faser er det godt af få afgrænset deltagernes, ledelsens, Arbejdstilsynets og eventuelle konsulenters forskellige roller og ansvar. Det er af stor betydning at få deltagerne på banen allerede i de første analyser af resultaterne. Indflydelsen er med til at sikre en form for ejerskab og engagement i forhold til undersøgelsen. Et højt engagement øger sandsynligheden for, at undersøgelsens resultater vil blive taget alvorligt og brugt. 18