Etisk forretningsregelsæt. Compass Group PLC. Februar 2011

Transkript

1 Etisk forretningsregelsæt Compass Group PLC Februar 2011

2

3 INDHOLD Introduktion Meddelelse fra Richard Cousins 3 Etisk forretningsregelsæt 4 Få hjælp og rådgivning 5 Speak Up 6 Visioner og værdier 7 Compass-måden Fødevaresikkerhed 8 Ansvarlig forsyningskæde 9 Personlig integritet Interessekonflikter Insiderhandel 11 Gaver og beværtning Erhvervsintegritet Konkurrence og monopol Hvidvaskning 16 Bestikkelse og korruption Nye territorier, nye sektorer, repræsentanter og konsulenter 18 Rapportering og bogføring 19 Datasikkerhed 20 Ansættelse Sundhed og sikkerhed Retfærdig behandling og ligestilling 23 Arbejde uden chikane/mobning 24 Virksomhedsaktiver Varemærkebeskyttelse 25 Fortrolighed 26 Fysiske aktiver 26 Informationssikkerhed 27 Ekstern aktivitet Kontakt med regeringer og offentlige tilsynsmyndigheder 28 Samfundsmæssige og velgørende aktiviteter 29 Politisk aktivitet 30 Ekstern kommunikation 31 Miljø 32 Reference Politikker og yderligere oplysninger 33 Kontaktpersoner 34

4 INTRODUKTION Meddelelse fra Richard Cousins Som en markedsførende virksomhed inden for fødevare- og supporttjenester har vi sat de allerhøjeste standarder for kvaliteten af den service, vi yder, og den måde, hvorpå vi driver vores forretning. Når du arbejder inden for Compass Group, hvad enten det er for Eurest, ESS, Restaurant Associates, Medirest, Morrison, GRSA, Chartwells, Sofra Yemek eller noget andet medlem af Compass Group PLC, kan dine handlinger påvirke, hvordan vi opfattes. Vores succes og fremtid afhænger af, at vi hver især handler professionelt, ansvarligt og i henhold til de standarder, der er fremsat i det etiske forretningsregelsæt. Dette etiske forretningsregelsæt fremsætter vores forpligtelse til redelig forretningsførelse: at behandle alle - kunder, kolleger, investorer, leverandører og underkontrahenter - med ærlighed, integritet og respekt. Alle enkeltpersoner inden for Compass Group deler ansvaret om at arbejde ud fra de standarder, der er fremsat i det etiske forretningsregelsæt, og at drive vores forretning på en professionel, sikker, etisk og ansvarlig måde. Dette er uden undtagelse eller kompromis. Det etiske forretningsregelsæt samler vores politikker om overholdelse og etiske anliggender og skal følges af alle medarbejdere på tværs af koncernen. Du bedes sikre, at du gør dig bekendt med det etiske forretningsregelsæt og de politikker, der refereres til deri. Det etiske forretningsregelsæt er baseret på vores anskuelser og værdier, og det demonstrerer vores forpligtelse til at inkorporere de værdier i den måde, hvorpå vi driver forretning. Det etiske forretningsregelsæt refererer også til Compass program Speak Up, som lader medarbejdere i firmaet tale med en uafhængig person og i fortrolighed, hvis de er i tvivl om, hvad de skal gøre under bestemte omstændigheder, eller hvis de er bekymret over, at det etiske forretningsregelsæt bliver overtrådt. Vi har alle et ansvar for at sige til. Det etiske forretningsregelsæt bakkes fuldstændigt op af Compass Group PLC's bestyrelse og seniorledelsen. Richard Cousins Koncerndirektør Februar 2011 Sp: Hvorfor har vi brug for et etisk forretningsregelsæt? Sv: Det etiske forretningsregelsæt er et bevis på vores forpligtelse til at opnå og bibeholde etiske standarder på højeste niveau, overalt hvor vi driver forretning. Det etiske forretningsregelsæt fremsætter, hvad Compass forventer af sine medarbejdere, forretningspartnere og leverandører og giver vejledning i, hvordan Compass medarbejdere bør integrere Compass værdier i deres dagligdagsarbejde verden over. Sp: Hvordan gælder det etiske forretningsregelsæt i forskellige lande? Sv: Som en global forretning med aktiviteter i mange lande verden over vedkender Compass, at love og regulativer varierer fra land til land, eller endda fra stat til stat. Vi skal alle tage ansvar for at sikre overholdelse af lovene i det land, hvor vi arbejder. Hvis der opstår nogen konflikt mellem de vejledende principper, der er fremsat i det etiske forretningsregelsæt, og de lokale love i det land, hvor du arbejder, skal du altid følge og anvende det, som sætter den højeste adfærdsnorm.

5 INTRODUKTION Etisk forretningsregelsæt Det etiske forretningsregelsæt gælder uden undtagelse for alle, der arbejder for Compass. Dette omfatter midlertidigt personale og personale, der arbejder for fremmed regning, og det er uanset sted, rolle eller anciennitetsniveau. Vi har hver især et ansvar for at gøre os bekendt med indholdet i det etiske forretningsregelsæt, og hvis der er noget, du er i tvivl om, bør du tale med din liniechef. Vi bør hver især sikre, at vi fuldt ud forstår, hvad der forventes af os i vores roller, og hvordan politikkerne, der er indeholdt i det etiske forretningsregelsæt, gælder for os. Vi, såvel som Compass' medarbejdere, skal ikke engagere nogen kontrahenter, repræsentanter, konsulenter, leverandører, klienter, kunder, forretningspartnere eller nogen andre tredjeparter, hvis forretningspraksis er i strid med det etiske forretningsregelsæt. Hvis du engagerer nogen tredjepart til at handle på vegne af Compass, er det dit ansvar at sikre, at de gøres bekendt med det etiske forretningsregelsæt, og at de indvilliger i at handle i henhold hertil. Hvor det er muligt, skal du søge en kontraktmæssig forpligtelse fra tredjeparten til at overholde det etiske forretningsregelsæt, og du skal aktivt lede tredjeparten for at sikre, at denne fortsat handler i henhold hertil. Enhver krænkelse af det etiske forretningsregelsæt fra en tredjeparts side eller eksempler på adfærd, der ikke er i overensstemmelse med Compass' værdier (som fremsat senere), skal rapporteres til din liniechef. Du skal forsøge at udrydde al sådan adfærd, og hvor det er nødvendigt overveje at opsige forholdet. Husk også, at ansættelse af professionelle rådgivere eller konsulenter først skal godkendes i henhold til koncernens godkendelsesvejledning. Der må ikke ansættes nogen konsulenter eller professionelle rådgivere uden denne forudgående godkendelse. I lande, hvor vi deltager i et joint venture, bestræber vi os på at anvende det etiske forretningsregelsæt, som om vi fuldt ud driver forretningen, og vi vil proaktivt søge at påvirke vores forretningspartnere til at indføre lignende principper. Alle medarbejdere er pålagt at følge det etiske forretningsregelsæt og politikkerne indeholdt heri (inklusive nye medarbejdere, der slutter sig til Compass Group gennem akkvisitioner eller vundne kontrakter). Hvis ikke det etiske forretningsregelsæt følges, kan det medføre disciplinære foranstaltninger op til og inklusive afskedigelse. Hvis du er ansvarlig for at føre tilsyn med eller lede kolleger inden for Compass, har du yderligere et ansvar for at sikre, at: Du er en god rollemodel for dine nærmeste underordnede og går foran med hensyn til at udvise god etisk adfærd; Alle dine nærmeste underordnede er bekendt med det etiske forretningsregelsæt og har mulighed for at diskutere, hvordan det gælder for deres rolle og naturligvis eventuelle bekymringer, de måtte have - du kunne eventuelt overveje at gøre dette til en del af den årlige medarbejdersamtale, og Det etiske forretningsregelsæt rent faktisk overholdes af dem, der rapporterer til dig - hav dette i tankerne, når du fastsætter mål og tilrettelægger arbejdsprojekter, og tag straks affære, hvis du får kendskab til eventuelle krænkelser af det etiske forretningsregelsæt ved øjeblikkeligt at eskalere sagen til din egen liniechef eller den lokale juridiske afdeling.

6 INTRODUKTION Få hjælp og rådgivning Det kan føles nemmere at tie stille eller ignorere uetisk adfærd, men vores forpligtelse til integritet betyder, at ingen af os bør ignorere et juridisk eller etisk problem, som bør håndteres. Vi har alle et ansvar for at rapportere alle potentielle eller reelle krænkelser af det etiske forretningsregelsæt eller enhver adfærd, som er i uoverensstemmelse med Compass' værdier og forretningsprincipper. Denne pligt gælder, hvad enten det angår dig direkte, eller hvis du får kendskab til et problem, der involverer en kollega eller en tredjepart med forbindelse til Compass. Hvor det er muligt, skal du overveje først at diskutere ethvert opstået juridisk problem eller problem vedrørende forretningsadfærd med din liniechef. Hvis du er utryg ved at tale med din liniechef, eller det ikke er passende for omstændighederne, kan du også få rådgivning og vejledning fra: dit lokale juridiske team, koncernens juridiske team, din personaleafdeling koncernens interne revision; eller din lokale seniorledelse. Referenceafsnittet, som du finder på side 33 til slut i det etiske forretningsregelsæt, indeholder nyttige kontaktoplysninger. Du kan også bruge vores facilitet Speak Up; oplysninger herom er at finde på side 6. Sp: Indeholder det etiske forretningsregelsæt alt det, jeg har brug for at vide? Sv: Du finder eksempler på situationer, som kan opstå i løbet af din ansættelse, i hele det etiske forretningsregelsæt sammen med vejledning til, hvordan Compass forventer, at du opfører dig i de pågældende situationer. Det er imidlertid umuligt at dække ethvert muligt scenario, og som en verdensførende professionel organisation forventer Compass, at samtlige deres medarbejdere tager personligt ansvar for at handle i henhold til de principper, der er indeholdt i det etiske forretningsregelsæt. "Spørgsmål og svar" har både til hensigt at besvare specifikke spørgsmål, der måtte opstå, og mere generelt illustrere, hvordan vi forventer, at du opfører dig.

7 INTRODUKTION Speak Up Speak Up er en koncernomspændende facilitet hos Compass, hvorved vores medarbejdere i al fortrolighed kan fremlægge deres bekymringer over adfærd og handlinger, som de føler kan være utilbørlige, usikre, uetiske eller endda ulovlige, og som de føler, de ikke kan tage op med deres liniechef eller via normale procedurer. Medarbejdere kan gøre dette via en fortrolig telefonlinje og et fortroligt websted, som drives af en uafhængig specialistudbyder, og som er tilgængelig 7 dage om ugen, 24 timer i døgnet. Vores omdømme er baseret på de standarder, vi sætter for kvaliteten af vores tjenester, vores driftsstyring og -praksisser samt vores etik og integritet. Hvis disse standarder kompromitteres, undermineres vores omdømme, og forretningens sikkerhed og fremtidige succes bringes i fare. Vi kan ikke tillade, at dette sker. Vi deler alle ansvaret for at drive vores forretning på en professionel, sikker, etisk og lovlig måde. Nøglen til at opnå dette er at have en kultur med åben og ærlig kommunikation, hvor vores medarbejdere føler, at de over for deres liniechefer eller overordnede kan tage aktiviteter eller adfærd op, som de føler krænker disse standarder, og som potentielt sætter dem selv, deres kolleger, vores klienter og kunder, vores forretning og vores omdømme i fare. Selvom vi mener, at vi allerede har en sådan kultur, vil vi sikre, at alle vores medarbejdere føler sig bemyndiget til at bringe sådanne problemer på banen. Det er imidlertid ikke altid så enkelt. Medarbejdere føler sommetider, uanset årsag, at de ikke kan udtrykke deres bekymringer. Med programmet Speak Up kan vores medarbejdere i fortrolighed bringe problemer på banen, som, de føler, bringer deres sikkerhed, deres kollegers sikkerhed eller vores klienters, kunders og forretningspartneres, vores standarder eller vores omdømme i fare. Alle problemer håndteres af uafhængige specialister, som ikke er ansat af Compass Group. Kontakten med Speak Up er helt fortrolig, og der er ingen krav til dig om at afgive personlige oplysninger, medmindre du er tryg ved at gøre det. Det vil imidlertid bidrage til at sikre en komplet undersøgelse, hvis du videregiver dine personlige oplysninger. Alle rapporter videresendes til en specielt uddannet sagsbehandler, som foretager en fortrolig undersøgelse af det rapporterede problem. I mange lande er Speak Up-hjælpelinien blevet oprettet på mere end ét sprog, f.eks. Kasakhstan, hvor der er ansatte, som taler kasakhstansk, russisk og engelsk. Hvis du ønsker feedback eller en opdatering, kan du kontakte Speak Up igen ved hjælp af det unikke identifikationsnummer cirka 14 dage efter, at din originale rapport blev foretaget. Compass vil ikke tolerere nogen repressalier for at have rapporteret et problem, bragt en bekymring på banen eller hjulpet med en undersøgelse. Enhver person, der er involveret i repressalier mod en enkeltperson, som i god tro har bragt bekymringer på banen, vil blive underkastet disciplinære foranstaltninger. Sp: Min chef har bedt mig om at gøre noget, som, jeg ikke mener, er rigtigt. Jeg forsøgte at diskutere det med ham, men han gav mig bare besked på at komme i gang. Jeg er bekymret for, at min chef vil modarbejde mig, eller at jeg vil miste mit job, hvis jeg ringer til Speak Up for at tale om det. Et link til yderligere oplysninger om Speak Up-programmet er at finde i Referenceafsnittet i det etiske forretningsregelsæt på side 32. Sv: Vi vil altid opfordre dig til at tale med nogen, hvis du får kendskab til et problem, som bekymrer dig. Hvis du ikke kan tale med din liniechef om det eller nogen anden seniorkollega, anbefaler vi, at du ringer til Speak Up. Alle problemer, du rapporterer eller bringer på banen, vil blive undersøgt, og vi vil ikke tolerere nogen repressalier mod dig for at have rapporteret sagen. Du skal gøre det rigtige og rapportere sagen.

8 VISION OG VÆRDIER Vores visioner og værdier indfanger i ord Compass' ånd og det, vi står for. De leder vores medarbejderes beslutninger, handlinger og adfærd, kan ses i vores kunders oplevelse af den tjeneste, vi leverer hver dag på global plan, og driver vores præstation og vækst. Vores vision præciserer det, vi ønsker at være. At være en udbyder af kontraktmæssig foodservice og supporttjenester, som er kendt for vores fantastiske medarbejdere, vores fantastiske service og vores fantastiske resultater. Vores mission præciserer, hvordan vi vil opnå dette mål. Alle hos Compass er forpligtet til konstant at levere den allerbedste service på den mest effektive måde til vores kunders, aktionærers og medarbejderes fælles bedste. Vores vejledningsprincipper disse præciserer, hvad der leder vores beslutningstagning. Sikkerhed, sundhed og miljø først aldrig at bringe vores kunders og medarbejderes sundhed og sikkerhed i fare og at administrere den påvirkning, vores forretning har på miljøet, på ansvarlig vis, Levering til klienter og forbrugere at vinde vores kunders fortsatte loyalitet ved konstant at vise, hvorfor vi er første valg til kvalitet, service, værdi og innovation, Udvikling af vores medarbejdere og værdsættelse af mangfoldighed at anerkende vores medarbejderes mangfoldighed og bidrag, Vi skaber et arbejdsmiljø, der er udfordrende, og som leverer muligheder og støtte, så alle kan udvikle sig, lære og få succes, Profitabel vækst at give aktionærer værdi gennem disciplineret, varig vækst, der er understøttet af stærk ledelse, og som bidrager til og løfter fordelene ved vores globale størrelse, samt Konstant fokus på præstation og effektivitet at levere den højeste kvalitet og præstation, mens vi på ubønhørlig vis presser på for at blive den billigste, mest effektive udbyder. Vores værdier disse præciserer det, vi samlet tror på, og leder vores adfærd. Åbenhed, tillid og integritet vi sætter til enhver tid de højeste etiske og professionelle standarder. Vi ønsker, at alle vores forhold bliver baseret på ærlighed, respekt, rimelighed og en forpligtelse til åben dialog og gennemskuelighed, Lidenskab for kvalitet vi brænder for at levere de allerbedste fødevarer og tjenester, og vi er stolte over at opnå dette. Vi bestræber os på at reproducere succes, lære af fejl og udvikle de idéer, den innovation og de procedurer, som vil hjælpe os med at forbedre og lede vores marked, Vind gennem teamwork vi opfordrer til individuelt ejerskab, men arbejder som et team. Vi værdsætter alle medarbejderes ekspertise, individualitet og bidrag, og vi arbejder på at støtte hinanden, og vi deler uden videre god praksis i forfølgelsen af fælles mål, Ansvar vi tager ansvaret for vores handlinger, individuelt og som koncern. Hver dag, overalt prøver vi at komme med et positivt bidrag til sundhed og velvære for vores kunder, de samfund, vi arbejder i, og den verden, vi lever i, og Vi kan vi anlægger en positiv og kommercielt bevidst vi kan -tilgang til de muligheder og udfordringer, vi står overfor. Hvis du står over for en situation, hvor du er i tvivl om den korrekte fremgangsmåde, kan du finde det nyttigt at stille dig selv følgende spørgsmål: 1. Er fremgangsmåden lovlig? 2. Er den på linie med Compass' værdier? 3. Er den i strid med vores ledende principper? 4. What would others think about this? and 5. Ville du være tryg ved, at det blev rapporteret i en avis? Hvis du stadig har bekymringer efter at have overvejet disse punkter, skal du sørge for at søge vejledning fra din liniechef, din lokale personaleafdeling eller dit lokale juridiske team.

9 COMPASS-MÅDEN Compass er stolt af sin fantastiske mad og fantastiske service. Vi arbejder med nogle af de mest berømte kokke i verden og ansætter dem, som vi mener, er de bedste inden for vores branche. De menuer og retter, som vores kokke skaber, er nærende og velafbalancerede fødevarer af høj kvalitet. Det er vores innovation, der gør os til en markedsførende virksomhed. Vi tilstræber ubønhørligt at levere den højeste kvalitet på den mest effektive måde. Fødevaresikkerhed Vores primære anliggende er, at den mad, vi serverer, tilberedes ud fra de allerhøjeste standarder med kvalitetsprodukter og -ingredienser. Som et absolut minimum vil vi overholde al relevant lovgivning og godkendte retningslinier om fødevaresikkerhed. For at sikre best practice har vi udviklet en fælles minimumsdriftsstandard og et adfærdssæt, som skal udøves alle de steder, vi driver forretning. Disse er baseret på sund videnskab, regulatoriske krav og branchens best practice. Vi måler løbende vores overholdelse af disse standarder og implementerer præstationsmål for at forsikre vores klienter og kunder om, at vi leverer mad, der er sikker at spise, mens vi opfylder deres kvalitetsforventninger. Alle medarbejdere, som arbejder med fødevarer, forventes at sørge for, at: Mad altid tilberedes under sanitære forhold, som ikke udgør en fare for kontaminering, At de får de oplysninger, den undervisning og de værktøjer, der er nødvendige for at kunne udføre deres arbejde på en hygiejnisk og korrekt måde, og De overholder alle virksomhedens politikker og procedurer til fødevaresikkerhed. Ledelsen fører tilsyn med, at vores medarbejdere overholder og indordner sig disse standarder. Sp: Jeg har bemærket, at en af mine kolleger sommetider glemmer at vaske hænder, inden hun tilbereder mad. Skal jeg sige noget til hende? Sv: Dine hænder kan let sprede bakterier i køkkenet og på fødevarer, så det er utroligt vigtigt, at du altid vasker hænder grundigt, inden og efter al tilberedning af mad, samt efter at du har været på toilettet eller rørt ved skraldespande. Mind din kollega om dette, og, hvis det er relevant, bring det på banen over for din liniechef. Et link til vores hensigtserklæring om fødevaresikkerhed er at finde i Referenceafsnittet i det etiske forretningsregelsæt.

10 COMPASS-MÅDEN Ansvarlig forsyningskæde Som en koncern køber Compass varer og tjenester fra et bredt udvalg af leverandører fra store internationale organisationer til lokale specialistleverandører over hele verden. Hvor det er muligt, indkøber vi fødevarer og ingredienser fra lokale avlere og producenter, køber fra økologiske producenter og deltager i fairtrade-initiativer. Vi lægger stor vægt på bæredygtige indkøb. Vi anerkender, at der i nogle lande vil være leverandører, som vil have vanskeligere ved at opfylde de strenge standarder, der forventes af store internationale selskaber. I de tilfælde forventer vi, at sådanne leverandører opfylder kravene i Compass' audit af små/mellemstore virksomheder og udviser løbende forbedring. Som et minimum vil vores indkøbsaktivitet overholde relevante standarder for fødevaresikkerhed samt sundhed og sikkerhed, retningslinjer, virksomhedsregulativer, love og standarder i de lande, hvor vi driver forretning, og afspejle vores løbende forpligtelse til bæredygtige fødevareindkøb og virksomhedsansvar. Compass bestræber sig hele tiden på at finde den rette balance mellem opbygning af langsigtede forsyningsforhold baseret på samstemmende værdier og adfærd samt kvalitet og pris. Leverandører vælges og fastholdes gennem en ikke-diskriminerende udbuds- og licitationsproces. Vores valg af leverandører sker, hvor det er muligt, på baggrund af en gennemgang af leverandørens politik og aktiviteter, hvad angår praksisser for virksomhedsansvar. Vi forventer, at vores større leverandører opfylder et robust sæt kriterier for virksomhedsansvar, og vi opfordrer til og hjælper med indførelsen af best practice blandt alle leverandører, og vi forventer, at alle vores leverandører overholder loven og anerkender vores etiske retningslinjer. Hvis din rolle involverer valg af eller arbejde med leverandører, bør du sørge for, at dit forhold, fra søgnings- og udvalgstidspunktet frem til forsyning og betaling, udføres i henhold til de ledende principper ved ansvarlig og etisk handel. Som et minimum vil vi handle inden for det grundlæggende regelsæt til det etiske handelsinitiativ, som er et internationalt anerkendt regelsæt til arbejdspraksis, hvor nøgleelementerne er, at: Associeringsfriheden og retten til overenskomstforhandlinger bliver respekteret, Arbejdsforholdene er sikre og hygiejniske, Der ikke må bruges børnearbejde, Der bliver betalt eksistensminimum, Arbejdstiden ikke er overdreven høj, Der ikke udøves diskrimination, Der ydes regelmæssig beskæftigelse, og Der ikke tillades barsk eller umenneskelig behandling. Du kan finde yderligere oplysninger om vores samarbejde med leverandører ved at læse vores erklæring om indkøbs- og forsyningspolitik. Et link hertil er indeholdt i Referenceafsnittet i det etiske forretningsregelsæt. Sp: En af de leverandører, som er kommet med et forretningstilbud til Compass, har indikeret, at hvis vi oplyser ham, hvilken pris de andre potentielle leverandører tilbyder, vil han garantere os en større besparelse. For Compass kunne dette være fantastiske nyheder fra et økonomisk perspektiv, men jeg føler mig lidt utryg. Hvad skal jeg gøre? Hvis du er bekymret over vores leverandørers adfærd eller over en eller flere Compass-medarbejders forhold til leverandører, skal du tale med enten din liniechef eller din lokale indkøbschef. Sv: Du gør rigtigt i at føle dig utryg. Du gør rigtigt i at føle dig utryg. Mens det er vigtigt altid at varetage Compass interesser bedst muligt, skal du aldrig dele leverandøroplysninger med andre leverandører. Det er ikke alene en krænkelse af fortroligheden, men det kan muligvis også være en lovovertrædelse. Du skal forklare leverandøren, at det, han foreslår, er uetisk og ikke tillades af Compass. Du skal rapportere sagen til din liniechef, og du bør måske også overveje, om denne leverandør er en, du ønsker fortsat at gøre forretning med.

11 PERSONLIG INTEGRITET Interessekonflikter Medarbejderne skal være omhyggelige med at sikre, at der ikke opstår nogen interessekonflikter reelle eller opfattede mellem de arbejdsopgaver, de skal varetage som Compass-medarbejdere, og eventuelle interesser uden for arbejdet. Interessekonflikter kan opstå på mange måder: Andre arbejdsmæssige interesser og tilhørsforhold: Hvis du påbegynder arbejde for andre virksomheder, mens du er ansat hos Compass, eller hvis du knyttes til andre organisationer, kan det skabe en interessekonflikt. For eksempel: hvis du har en finansiel interesse i en anden virksomhed eller organisation, hvis du beklæder en stilling som bestyrelsesmedlem eller konsulent, hvis du tilbyder tjenester uden for din stilling hos Compass, eller hvis du har et andet job. Hvis nogen af ovennævnte relaterer til en virksomhed eller organisation, der kan anses som værende en af Compass' konkurrenter, kunder, kontrahenter eller leverandører, kan der opstå en interessekonflikt. Nogle forhold af denne type er aldrig acceptable - du bør ikke arbejde for eller levere tjenester til nogen virksomhed eller organisation, som du har med at gøre gennem dit arbejde hos Compass. Hvis du overvejer at tage ekstra arbejde uden for Compass, der kan resultere i en opfattet eller reel interessekonflikt, bør du oplyse det til din liniechef og få vedkommendes skriftlige godkendelse til at tage det pågældende arbejde. Arbejde med nære familiemedlemmer: Hvis du får kendskab til, at et nært familiemedlem arbejder for eller leverer tjenester til en konkurrent, klient, kontrahent eller leverandør, bør du diskutere sagen med din liniechef. Som hovedregel bør et familiemedlem ikke have noget med dig at gøre forretningsmæssigt og så vidt muligt heller ikke med nogen i din afdeling eller nogen, som kan rapportere til dig. For så vidt angår det etiske forretningsregelsæt anser vi et "nært familiemedlem" for at omfatte en ægtefælle, partner, forælder, stedforælder, barn, stedbarn, søster eller bror, stedsøster eller -bror, nevø, niece, tante, onkel, bedsteforælder, barnebarn eller svigerforælder. Bestyrelse Vi vedkender, at som en professionel organisation kan vores medarbejdere sommetider blive bedt om eller inviteret til at sidde i bestyrelsen for en anden organisation, og det kan under nogle omstændigheder skabe en interessekonflikt eller et juridisk problem. Inden du accepterer en stilling som bestyrelsesmedlem for en organisation (inklusive non-profitorganisationer), skal du først indhente en skriftlig godkendelse fra den administrerende direktør i dit land. Sp: Vi skal rekruttere mere cateringpersonale i den afdeling, hvor jeg arbejder. Min datter leder efter deltidsarbejde, inden hun vender tilbage til universitetet, og jeg tænkte på, om jeg kan anbefale hende til en stilling? Sv: Hvis du mener, at din datter egner sig til en stilling og har de rette personlige egenskaber og erfaring, vil vi opfordre dig til at tale med din liniechef og anbefale, at hun kommer i betragtning. Du skal gøre det klart, at du er i familie med hende, og du bør ikke på nogen måde være indblandet i rekrutteringsprocessen, og det bør ikke være en stilling, som du direkte fører tilsyn med eller arbejder tæt sammen med. Du kan få yderligere rådgivning og bistand angående interessekonflikter fra din liniechef, dit lokale juridiske team eller din lokale personaleafdeling.

12 PERSONLIG INTEGRITET Interessekonflikter (forts.) Investeringer Interessekonflikter kan opstå, hvis der investeres i konkurrenter, leverandører eller kunder. Al "væsentlig interesse" i en konkurrent, leverandør eller kunde kræver forudgående skriftlig godkendelse fra den administrerende direktør i dit land. For så vidt angår dette etiske forretningsregelsæt defineres en "væsentlig interesse" som enhver økonomisk interesse, der reelt kan eller opfattes som værende i stand til at påvirke din dømmekraft. Investeringer i børsnoterede virksomheder, som er noteret på en anerkendt børs (såsom CAC 40, NYSE eller London Stock Exchange), hvor dit ejerforhold er mindre end 1 % af den pågældende virksomhed, er acceptable. Mange reelle eller potentielle interessekonflikter kan løses på en måde, der er acceptabel for både Compass og enkeltpersonen. Det vigtige er at fremhæve den potentielle konflikt, så en passende fremgangsmåde kan aftales. Hvis du er bekymret for, om du (eller en kollega) har en interessekonflikt, skal du oplyse det til din liniechef. Hvis du ikke oplyser om en interessekonflikt, kan det medføre disciplinære foranstaltninger. Insiderhandel Handel med "intern viden" er en forbrydelse i Storbritannien, USA og mange andre lande. Intern viden er væsentlige oplysninger om en virksomhed, som virksomhedens bestyrelse og medarbejdere kender til, men som ikke er blevet offentliggjort for offentligheden. Det kan også relatere til en anden børsnoteret virksomhed. Det er ikke tilladt at dele intern viden eller at bruge den til at købe eller sælge aktier. Du bør ikke købe eller sælge aktier i Compass (eller i nogen anden børsnoteret virksomhed), hvis du er i besiddelse af intern viden. Du bør ikke bede andre om at handle på dine vegne eller betro andre den interne viden, du har. Ingen intern viden bør offentliggøres af nogen forretning uden forudgående skriftlig godkendelse fra enten koncerndirektøren, koncernens investorrelationer, koncernens medierelationer eller den juridiske chef og direktionssekretær, som vil: Sikre, at den interne viden gøres tilgængelig som påkrævet ved lov, Offentliggøre den interne viden via London Stock Exchange (eller anden tilladt mekanisme) og Gøre meddelelser tilgængelige på Compass Group PLC's websted. Kontaktoplysningerne for disse afdelinger er at finde i Referenceafsnittet i dette etiske forretningsregelsæt. Sp: Vi har arbejdet på at indgå en joint ventureaftale med en ny forretningspartner, som, hvis det lykkedes, virkelig kunne øge begge virksomheders forretning. Jeg ved, at min søster og svoger har aktier i den anden virksomhed, og at de har overvejet at sælge dem. Jeg vil gerne sikre, at de får det bedste afkast på deres investering og beder dem om at beholde aktierne, til vores forretningsforhold bliver offentliggjort. Får jeg ballade for at gøre det? Sv: Ja. De oplysninger, du har om det nye joint venture-forhold, er fortrolige og må ikke videregives. Det vil sandsynligvis blive anset som væsentlige oplysninger, da investorer (såsom din familie) sikkert ville overveje oplysningerne, når de tager en beslutning, hvad angår deres aktier. Du må ikke offentliggøre oplysningerne. Væsentlige oplysninger er oplysninger, som sandsynligvis vil påvirke virksomhedens aktiepris, når offentligheden får kendskab til dem. For eksempel oplysninger om en ledelsesomstrukturering, nye produktoplysninger, betydningsfulde nye kontrakter, meddelelser eller prognoser om store processer eller indtægter. Du kan få yderligere rådgivning og bistand angående interessekonflikter og insiderhandel fra din liniechef, dit lokale juridiske team eller din lokale personaleafdeling.

13 PERSONLIG INTEGRITET Gaver og beværtning Vi er klar over, at det at give og modtage gaver eller beværtning kan hjælpe med at opbygge goodwill i forretningsforhold, men det er kun passende under visse omstændigheder. Under ingen omstændigheder bør en medarbejder tilbyde, give eller acceptere nogen gave eller beværtning, der kan tolkes som en påvirkning af en forretningsbeslutning, uanset værdien heraf. Overvej følgende punkter, når du står over for en mulighed for at give eller modtage gaver eller beværtning: Hvad er din hensigt, når du tilbyder en gave eller beværtning, eller hvad tror du, forretningspartnerens hensigt er med at tilbyde dig det samme? Er hensigten at opbygge et forretningsforhold eller at påvirke en forretningsbeslutning såsom belønning for en liciteret kontrakt? Er gavens eller beværtningens natur beskeden, eller kan den få dig (som modtager) til at føle dig forpligtet til at give noget igen? Har du undersøgt, om gaven/beværtningen er lovlig i både modtagerens og tilbudsgiverens land? Vær særligt forsigtig, når du overvejer at tilbyde gaver eller beværtning til statsembedsmænd, da nogle lande ikke tillader dette. Har du undersøgt, om modtageren af gaven eller beværtningen har lov til at modtage den i henhold til deres gavepolitik? Huer det dig at begrunde det at give eller modtage gaven eller beværtningen? Hvis det ikke føles rigtigt, er det sikkert heller ikke rigtigt. Gør det nogen forskel, hvilken slags gave eller beværtning jeg tilbyder? Der er nogle former for gaver og beværtning, som aldrig bør anses som acceptable. Du bør ikke give, tilbyde, modtage eller godkende: Gaver eller beværtning, der involverer tredjeparter, som er involveret i en konkurrencemæssig udbuds- eller licitationsproces, som du er - eller kan anses som værende - involveret i, Gaver eller beværtning, som ville være ulovlig i henhold til lokale love såsom at tilbyde en statsembedsmand en gave, der kan opfattes som bestikkelse i henhold til lokal lov - sørg for, at du er bekendt med dine lokale juridiske forpligtelser, Kontanter (eller likvide aktiver) eller betaling af en anden persons personlige regninger eller udgifter, Nogen form for beværtning, der kan udgøre en krænkelse af dette etiske forretningsregelsæt, eller som kan anses som uanstændigt eller upassende som led i et forretningsforhold, eller som kan have en negativ virkning på Compass omdømme, samt Gaver eller beværtning, som du ikke er villig til at rapportere eller søge godkendelse til internt, uanset om der er tale om personlig beværtning eller virksomhedsbeværtning. Sp: Jeg har i mange måneder ligget i forhandling med en lokal regeringsinstans om udlicitering af supporttjenester. Nu er jeg blevet inviteret med til en lokal embedsmands datters bryllup. I min kultur forventes det, at gæster giver pengegaver til brylluppet. Er det acceptabelt? Sv: Vi er klar over, at kulturelle forskelle sommetider stiller os i vanskelige situationer, og mens vi gerne vil tage hensyn til de enkelte landes kulturer, er det strengt forbudt at tilbyde pengegaver uanset omstændighederne. Det kan være passende at tilbyde en ikkepengegave, men du skal først diskutere sagen med din liniechef og få dennes forudgående godkendelse, inden du giver nogen gaver.

14 PERSONLIG INTEGRITET Gaver og beværtning (forts.) Du skal altid søge forudgående godkendelse fra din liniechef, inden du tilbyder eller accepterer nogen gaver eller beværtning. For Top 10-lande Du skal altid søge godkendelse fra din administrerende direktør (eller anden relevant person, der er udpeget af din administrerende direktør), inden du tilbyder eller accepterer nogen gave eller ikke-budgetteret beværtning*, som for hver modtager kan overstige følgende grænser i en vilkårlig 12-måneders periode, der starter den 1. oktober: Beværtning (inklusive måltider), der overstiger det lave beløb på (a) pund sterling eller (b) den lave lokale grænse, der er fastsat af den administrerende direktør i dit land, Gaver til en værdi af mere end 100 pund sterling (eller en lavere lokal grænse), eller Rejse eller overnatning, der gives eller tilbydes som beværtning. Desuden skal der søges forudgående godkendelse fra din koncernadministrerende direktør til a) al beværtning til en værdi af mere end pund sterling (for op til 5 personer), b) al beværtning til en værdi af mere end pund sterling (for mellem 6-10 personer) eller c) gaver til en værdi af mere end 500 pund sterling. Der skal altid søges AIC-godkendelse til gaver til en værdi af mere end pund sterling og til beværtning til en værdi af mere end pund sterling. For alle lande uden for Top 10 Du skal altid søge godkendelse fra din administrerende direktør (eller anden relevant person, der er udpeget af din administrerende direktør), inden du tilbyder eller accepterer nogen gave eller ikke-budgetteret beværtning*, som for hver modtager kan overstige følgende grænser i en vilkårlig 12-måneders periode, der starter den 1. oktober: Beværtning (inklusive måltider), der overstiger det lave beløb på (a) pund sterling eller (b) den lave lokale grænse, der er fastsat af den administrerende direktør i dit land, Gaver til en værdi af mere end 100 pund sterling (eller en lavere lokal grænse), eller Rejse eller overnatning, der gives eller tilbydes som beværtning. Desuden skal der søges forudgående godkendelse fra din koncernadministrerende direktør til a) al beværtning til en værdi af mere end pund sterling (for op til 5 personer), b) al beværtning til en værdi af mere end pund sterling (for mellem 6-10 personer) eller c) gaver til en værdi af mere end 250 pund sterling. Der skal altid søges AIC-godkendelse til gaver til en værdi af mere end pund sterling og til beværtning til en værdi af mere end pund sterling. Top ti-lande: US, Canada, Brazil, Germany, Spain, France, UK, Italy, Australia and Japan. * Beværtning (hvad enten den ydes på et koncerndrevet sted eller købes fra en tredjepart), som allerede indgår i et omkostningssteds budget, der af det relevante lands GMD er blevet godkendt som en del af rammerne for det pågældende regnskabsårs budget, og som er omfattet af periodiske revisioner i løbet af regnskabsåret, er ikke omfattet af de ovenfor anførte økonomiske grænser og anses for allerede at være blevet passende undersøgt og autoriseret. Kravene i denne politik, hvad angår tidspunktet, hvor der blev tilbudt beværtning og så videre (f.eks. ikke under en licitation) gælder.

15 PERSONLIG INTEGRITET Gaver og beværtning (forts.) Bemærk, at disse værdier er koncernens standarder, som er fremsat i koncernens godkendelsesvejledning, og den kan ind imellem blive ændret. Den lokale politik om gaver og beværtning i det land, hvor du arbejder, kan sætte strengere grænser, som du skal overholde. Det er dit ansvar at gøre dig bekendt med både de grænser, der gælder i dit land, og de grænser, der er fremsat i koncernens godkendelsesvejledning. Accept af gaver Vi er klar over, at det i nogle lande og kulturer anses som en fornærmelse at afvise en gave, som du bliver tilbudt, men som ellers ville være en krænkelse af det etiske forretningsregelsæt. Under sådanne omstændigheder kan du acceptere gaven, men du skal øjeblikkeligt rapportere det til din liniechef, som vil rådgive dig om, hvorvidt du kan beholde gaven, om den skal returneres til giveren eller sælges, hvorefter provenuet doneres til velgørenhed. Under ingen omstændigheder skal du acceptere nogen pengegaver (eller likvide aktiver, såsom en bankcheck, postanvisninger, fondsaktiver eller betaling af personlige regninger eller udgifter). Besøg af repræsentanter fra regeringer, joint ventures, offentlige eller statsejede virksomheder Som følge af naturen af vores forretning får vi sommetider besøg af repræsentanter fra regeringer, joint ventures eller statsejede virksomheder på vores kontorer eller steder verden over, hvor vi driver forretning. Mens det er acceptabelt at fremme, demonstrere og forklare fordelene ved de tjenester, som Compass tilbyder, må der ikke gøres forsøg på at påvirke eventuelle beslutninger ved at tilbyde personlige fordele. Fortegnelser og godkendelse af gaver og beværtning Alle gaver, beværtning og forretningsmåltider, som tilbydes til eller af Compass medarbejdere (hvad enten de accepteres eller afvises), skal godkendes af din liniechef. Du bør gemme en kopi af alle dine udgiftsopgørelser, som effektivt vil udgøre en fortegnelse over gaver og beværtning, som du står for. Hvis du selv bliver tilbudt nogen gaver eller beværtning, skal du desuden informere din liniechef herom, så det kan blive registreret, uanset om du accepterer tilbuddet eller ej. Alle liniechefer bør registrere alle gaver og beværtninger, der tilbydes dem eller de personer, som rapporterer til dem. Et eksempel på et sådant register kan fås fra koncernens juridiske afdeling. eventuelle bekymringer eller problemer ved at kontakte Speak Up. Forudgående godkendelse fra din liniechef skal opnås, inden du indvilliger i at afholde nogen besøgende embedsmænds udgifter til rejse, logi eller forplejning.

16 ERHVERVSINTEGRITET Konkurrence og monopol Compass tager sin overholdelse af konkurrenceloven - sommetider refereret til som monopollovgivning meget alvorligt. Krænkelser af konkurrenceloven vil ikke blive tolereret. Lovene om konkurrence kan variere fra land til land, og nogle love kan endda gælde for forretning, der udføres uden for oprindelseslandet. Konsekvenserne af at krænke konkurrenceloven kan være alvorlige for både virksomheder og enkeltpersoner. I EU kan en virksomhed idømmes en bøde på op til 10 % af den årlige omsætning i den koncern, som virksomheden er en del af, for deltagelse i konkurrencebegrænsende adfærd. I nogle lande, herunder USA, Brasilien og Storbritannien, kan personer, som er kendt skyldige i bestemte konkurrencebegrænsende praksisser, få fængselsdomme. En af de faktorer, der ofte overvejes af myndighederne, når de vurderer, om en virksomhed har handlet konkurrencebegrænsende, er den markedsandel, virksomheden besidder. I mange jurisdiktioner er det ulovligt at bruge konkurrencebegrænsende metoder til at opnå eller bibeholde et monopol eller en fremtrædende position. Du bør tage kontakt til dit lokale juridiske team, hvis forretningsområdet, hvor du arbejder, har en væsentlig markedsandel. I nogle lande kan det at afkræve forskellige priser af forskellige kunder anses som værende konkurrencebegrænsende. Hvis du er involveret i fastsættelsen af priser på varer eller tjenester i dit forretningsområde, skal du sætte dig ind i den gældende, lokale lov. Du må endelig tale med dit lokale juridiske team for at få vejledning. DU MÅ ALDRIG: aftale (eller blot diskutere) den pris, som Compass vil sælge varer eller tjenester til, med konkurrenter, forsøge at diktere kunder den pris, de skal videresælge varer og tjenester, som de får leveret af Compass, til, automatically adopt suppliers recommended retail prices - make your own pricing decision and record it; indvillige i kunstigt at skabe et marked, dvs. ved at aftale, hvordan kunder/kontrakter med en ikke-compass-virksomhed vil blive delt eller ved at udstykke forskellige eksklusive territorier til hinanden, manipulere tilbud eller licitationer eller have nogen kommunikation med konkurrenter angående tilbud eller licitationer (undtagen, for eksempel, i forbindelse med et officielt fælles tilbud eller joint venture, der håndteres af dit lokale juridiske team) og aftale med nogen anden virksomhed kunstigt at begrænse produktionen af varer eller forsyningen af tjenester. UDEN FØRST AT RÅDFØRE DIG MED DIT LOKALE JURIDISKE TEAM MÅ DU IKKE: opkræve priser, som ligger under de samlede omkostninger, med den hensigt at skubbe en konkurrent ud af markedet, nægte at forsyne en eksisterende kunde (undtagen hvor kunden, for eksempel, nægter at betale regninger), aftale eksklusive kontrakter på mere end 5 år og indgå aftaler, som giver Compass fortrinsret til fremtidige foodservice- og supporttjenestemuligheder på et givet sted. Bemærk, at du bør rådføre dig med koncernens juridiske afdeling, hvis du ikke har et lokalt juridisk team i det land, hvor du arbejder. Sp: Vi bliver presset af kunderne til at revidere vores kontrakter efter de seneste stigninger i fødevarepriserne, især på hvede. Det ville være virkelig gavnligt at vide, hvad vores primære konkurrenter foretager sig, da vi er nødt til at forblive konkurrencedygtige, mens vi sikrer, at vi tilbyder vores kunder den bedst tænkelige pris. Det må da helt sikkert være i vores kunders bedste interesse, hvis vi diskuterer dette med vores konkurrenter og når en fælles overenskomst? Konkurrenceloven regulerer handler med konkurrenter, kunder, distributører eller andre tredjeparter verden over. De forbyder aftaler, arrangementer og fælles forretningspraksisser, som væsentligt forhindrer, begrænser eller forvrænger konkurrence (eller har til hensigt at gøre dette). Sv: Det vil være ulovligt at diskutere prisfastsættelsesplaner eller muligheden for at fastsætte priser med vores konkurrenter, selv hvis du mener, at det ville være til fordel for vores kunder at gøre det. Både du og virksomheden ville risikere retsforfølgelse, hvis du gjorde det, og det ville endvidere skade Compass omdømme.

17 ERHVERVSINTEGRITET Konkurrence og monopol (forts.) Brancheforeninger Compass' medarbejdere skal være særligt forsigtige, når de overvejer at tilslutte sig brancheforeninger, så de ikke bringer sig selv i fare for at deltage i, eller blive opfattet som deltagende i, nogen konkurrencebegrænsende adfærd. Du bør ikke tilslutte dig en brancheforening uden godkendelse fra den administrerende direktør i dit land, som vil henlægge sagen til godkendelse hos koncernens juridiske afdeling. Medarbejdere rådes til at føre omhyggelige fortegnelser over alle møder med konkurrenters repræsentanter. Brancheforeninger bør ikke bruges som et forum til at aftale en fælles tilgang til et kommercielt spørgsmål såsom prisnedslag. Selv passiv deltagelse i møder, hvor der for eksempel diskuteres prisaftaler for markedet, kan bringe dig og Compass i alvorlig fare. Du bør gøre det klart, at du ikke er tryg ved diskussionerne og efterlade mødet øjeblikkeligt. Derefter bør du straks rapportere sagen til dit lokale juridiske team. Hvis du er i tvivl om din deltagelse i brancheforeningsmøder, bør du rådføre dig med dit lokale juridiske team. Hvidvaskning Vi forventes alle at overholde lovene til bekæmpelse af hvidvaskning. Det er Compass politik ikke at acceptere betaling for varer eller tjenester, der foretages under kontrakt fra vores kunder (i modsætning til slutkunder), i form af kontanter, rejsechecks, tredjepartsbetalinger eller postanvisninger. Vi vil som regel forvente, at betalinger fra kunder kommer fra bankkonti, der bærer den fakturerede kundes navn. Alle betalinger, som Compass foretager til en leverandør eller anden tredjepart, skal også foretages til en bankkonto, der bærer navnet på den kontraherede tredjepart. Alle undtagelser hertil skal være forhåndsgodkendt på skrift af enten dit lokale juridiske team eller din økonomidirektør. Det er den lokale ledelses ansvar at sikre, at Compass driver sin forretning i henhold til alle lokale juridiske krav, herunder overholdelse af alle krav til valutarapportering. Sp: En af vores mindre klienter har for nylig kontaktet mig for at spørge, om de kunne afvikle vores faktura fra flere forskellige konti. Er det okay? Sv: Du gør rigtigt i at undersøge, om dette er acceptabelt. Vi skal være yderst forsigtige med hensyn til denne slags anmodninger, da det kan være et tegn på hvidvaskning. Henlæg denne sag til din liniechef eller dit lokale juridiske team, inden du svarer kunden, da der kan være en oprigtig årsag til kundens anmodning. Hvidvaskning er processen, hvorved kriminelle personer forsøger at skjule og forklæde den sande oprindelse og ejerskab for penge, der er opnået gennem kriminelle aktiviteter, og kan også henvise til finansieringen af terrorisme. Penge kan filtreres gennem en række transaktioner for at "rense dem" og få dem til at se ud, som om de kommer fra legitime kilder. Du kan få yderligere rådgivning og bistand vedrørende konkurrence, monopolproblemer og hvidvaskning fra dit lokale juridiske team eller kontakte koncernens juridiske afdeling. Kontaktoplysningerne er at finde i Referenceafsnittet i dette etiske forretningsregelsæt.

18 ERHVERVSINTEGRITET Bestikkelse og korruption Bestikkelse er det at give eller modtage en gave, betaling eller anden begunstigelse for at opnå en forretningsmæssig fordel. En bestikkelse behøver ikke reelt at blive betalt eller givet - det er nok, at nogen anmoder om den eller tilbyder den. En bestikkelse kan blive et problem uanset, om den involverer private brancher eller regeringer. Enhver form for bestikkelse eller korruption er uacceptabel, og vi er forpligtet til gennemskuelighed i hele vores forretningsadfærd. De fleste lande har love, der forbyder korruption. En overtrædelse af nogen af disse love er en alvorlig forbrydelse, som kan medføre bøder til Compass og fængselsstraffe til enkeltpersoner. Vi er forpligtet til at skabe et arbejdsmiljø, hvor alle vores medarbejdere opretholder de højeste standarder af integritet og professionalisme. Dette er særligt vigtigt i vores forretninger med regeringsmæssige, føderale, statslige, offentlige og lokale embedsmænd i alle lande. Du bør altid overholde følgende grundlæggende regler, uanset om du har at gøre med en person fra en privat virksomhed eller en regering: Tilbyd eller foretag aldrig nogen uautoriserede betalinger, Forsøg aldrig at foranledige nogen til at gøre noget ulovligt eller upassende, Rapportér altid alle mistanker eller alt kendskab til upassende betalinger, der bliver tilbudt eller modtaget, og Tilbyd eller acceptér aldrig penge (eller noget af værdi), gaver eller returkommissioner for at opnå kontrakter eller forretning. Sp: Jeg er i øjeblikket i gang med en licitationsproces blandt kartoffelleverandører. En af de potentielle leverandører har tilbudt mig billetter til en stor fodboldkamp denne weekend. Han kan ikke selv tage med, men har sagt, at jeg kan få to billetter og gå med en ven. Kan jeg acceptere disse billetter? Sv: Du bør være utrolig forsigtig med at acceptere disse billetter. Da du er midt i licitationsprocessen, kan det opfattes, som om du accepterer bestikkelse, og invitationer såsom denne bør høfligt afslås, mens licitationsprocessen står på. Du bør ikke tilbyde eller acceptere nogen gaver eller beværtning, der kan blive opfattet som en påvirkning af en forretningsbeslutning. Se politikken om gaver og beværtning (et link til denne politik er at finde i Referenceafsnittet i dette etiske forretningsregelsæt) for yderligere oplysninger. Compass Groups politik om bedrageri bekræfter koncernens nultolerance-tilgang til bedrageriske, uærlige eller vildledende aktiviteter eller adfærd, og den er tilgængelig på Mercury, så alle medarbejdere kan henvise dertil efter behov. Du kan også finde et link til den i Referenceafsnittet. De etiske retningslinjer styrker koncernens overordnede tilgang til at drive etisk forsvarlig forretning. De er også tilgængelige for alle medarbejdere på Mercury, og et link dertil er at finde i Referenceafsnittet i det etiske forretningsregelsæt.

19 ERHVERVSINTEGRITET Bestikkelse og korruption (forts.) Smørelse Smørelse er betaling af pengesummer til en embedsmand (eller anden person) som en måde til at sikre, at de enten udfører deres pligter hurtigere eller i det hele taget. For eksempel for at sikre, at tolden hurtigt frigiver et vareparti. Det er Compass' medarbejdere forbudt at betale smørelse. Du bør ikke foretage sådanne betalinger, selv hvis det drejer sig om nominelle beløb eller er "normal" praksis i det land, hvor du arbejder. Nye territorier, nye sektorer, repræsentanter og konsulenter Som led i vores risikovurderingsproces skal etableringen af en forretning i et nyt land eller territorium, hvor Compass ikke allerede driver forretning, eller lanceringen af et nyt forretningsområde eller en ny division i et eksisterende land først godkendes af koncerndirektøren og koncernens økonomidirektør ved hjælp af proceduren, som er fremsat i koncernens godkendelsesvejledning. Foruden dette er processen til valg af konsulenter og repræsentanter, der skal handle på vegne af Compass (som også er fremsat i koncernens godkendelsesvejledning), blevet ændret. Slå op i koncernens godkendelsesvejledning for at se de seneste finansielle grænser, ud over hvilke der skal søges godkendelse. Disse er blevet væsentligt reduceret siden 1. februar Sp: Vi har modtaget et stigende antal besøg fra statsembedsmænd, som er ansvarlige for at udstede vores sundheds- og sikkerhedslicenser. De forventer at blive inviteret ud at spise og har bedt os om cigaretter og sommetider kontanter. Jeg er bange for, at hvis jeg nægter det, vil de ikke udstede vores licenser, så vi ikke kan drive vores forretning. Hvad skal jeg gøre? Sv: Mens det er bydende nødvendigt, at vi driver vores afdelinger med alle de korrekte licenser og godkendelser, er det strengt forbudt at tilbyde gaver eller penge til at fremme udstedelsen af licenser. Du bør øjeblikkeligt rapportere denne sag til din liniechef. Du finder yderligere oplysninger om vores politik om bestikkelse og korruption ved at sikre, at du er bekendt med de etiske retningslinjer (et link til disse er at finde i Referenceafsnittet i dette etiske forretningsregelsæt) og også ved at søge yderligere vejledning fra dit lokale juridiske team.

20 ERHVERVSINTEGRITET Rapportering og bogføring Det er afgørende, at Compass' registrerer sine finansielle og ikke-finansielle oplysninger nøjagtigt og objektivt. Regnskabsaflæggelse Alle ordrebøger, fortegnelser og regnskaber skal afpasses efter Compass' regnskabspolitikker og procedurevejledning. Vejledningen er en samlet referencekilde om overholdelse af internationale standarder for regnskabsaflæggelse for alle forretningsområder, og den gør alle Compass' forretninger i stand til at rapportere under et samlet, klart præciseret sæt politikker. Husk på følgende grundlæggende regler: Alle fortegnelser skal være nøjagtige og komplette, og de bør give en nøjagtig oversigt over forretningen på et hvilket som helst tidspunkt, Underbyggende dokumentation bør indsamles på transaktionstidspunktet, Regnskabsfortegnelser og -dokumentation bør gemmes i henhold til lokale juridiske og skattemæssige krav, men under alle omstændigheder ikke mindre end seks år, Årlige regnskabsopgørelser og -dokumenter i forbindelse med akkvisitioner og andre betydningsfulde transaktioner bør gemmes permanent, og Samarbejd fuldt ud med alle interne eller eksterne revisioner, mens du sikrer, at du giver revisorerne nøjagtige oplysninger og giver dem ubegrænset adgang til dokumenter og kolleger (altid omfattet af juridiske restriktioner). Du må aldrig: Forfalske nogen fortegnelser finansielle eller ikke-finansielle, Sælge eller på anden vis overføre nogen Compass-aktiver uden korrekt dokumentation og autorisation ifølge koncernens godkendelsesvejledning, Lave nogen falske eller vildledende regnskabsposter eller udgiftsopgørelser, eller Destruere oplysninger for at skjule dårlige praksisser. Hvis du mener, at der ikke anvendes korrekte finansielle procedurer, eller at der laves falske eller vildledende poster, skal du omgående rapportere dine bange anelser til din liniechef. Hvis du ikke er tryg ved at bringe denne sag på banen med din liniechef, skal du overveje at tale med din lokale økonomidirektør, personaleafdeling eller Speak Up. Sp: Vi har haft et virkelig succesrigt halvår og har overgået vores mål. Vi forventer ikke, at de næste par måneder vil blive lige så nemme, og jeg spekulerer på, om jeg bør bogføre nogle af vores nye kundeindtægter i næste kvartals tal for at udjævne vores præstation. Jeg tror ikke, det vil have en negativ indvirkning på kunden, og jeg ændrer ikke de faktiske tal. Er det okay? Sv: Nej. Al aktivitet med henblik på at flytte salg eller profit kan resultere i en forvanskning af vores finansielle position og er uacceptabelt. Sørg for, at al rapportering er nøjagtig og ikke vildledende. Du kan få yderligere rådgivning og bistand om nøjagtig rapportering og bogføring fra din liniechef, lokale økonomiteam eller koncernens økonomiafdeling. Koncernens regnskabspolitikker og procedurevejledning samt koncernens godkendelsesvejledning indeholder yderligere oplysninger og vejledning om dette emne, og der er adgang til dem via Mercury eller via linkene, der er indeholdt i Referenceafsnittet i det etiske forretningsregelsæt.