Baggrundsmateriale - Sektor Administration

Transkript

1 #BREVFLET# Click here to enter text. Dokument: Neutral titel Baggrundsmateriale - Sektor Administration Sekretariat SUN Sundheds- og Kulturforvaltningen Danmarksgade Aalborg Init.: THED Sektorens formål er administration af Sundheds- og Kulturforvaltningen herunder Økonomi og IT samt betjening af Udvalget og de råd der henhører herunder. Derudover er opgaven, at formulere de politikker og strategier der efterspørges, samt håndtere støtte til frivilligt socialt arbejde og drift af frivillige huse. Derudover hører sundhedskonsulenterne normerings- og budgetmæssigt også under sektoren. Administration i Sundheds- og Kulturforvaltningen kan anskues enten ud fra sektor administration eller ud fra den administration som hele forvaltningen har centralt og decentralt. I dette notat vil administration tage afsæt i sektor administration og vil suppleres med information om den øvrige administration i forvaltningen, så vidt muligt. For den øvrige del af forvaltningen kan der opgøres administration for følgende områder: bibliotek, administration KLF og kørselskontoret. Hertil kommer administration på kommunale institutioner og i Aalborg Idrætspark, som ikke umiddelbart kan adskilles fra det øvrige budget. Nedenfor er de opgaver som varetages inden for Sektor Administration stillet op og det er skitseret hvad der er kan-opgaver og skal-opgaver for at give et billede af hvad der er muligt at justere på. Opgaver Sektor Administration Opgave Betjening af Sundheds- og Kulturudvalget Dagsordenener, referater, planlægning og koordinering, udarbejdelse og omsætning af strategier og politikker Økonomi, bogføring, fakturering, regnskab, økonomiopfølgning og support hertil, økonomisystem, IT First-line-support, indkøb, lincenshåndtering, LOS Kommunikation Internt og eksternt Dokumentation Dokumentation af aktiviteter og effekter, ledelsesinformation, analyser Betjening af råd og udvalg Handicap-, Ligestillings-, Integrations-, Uddannelses-, Frivilligrådet og MED-organisation Frivilligt socialt arbejde ( 18) Puljeadministration, drift af frivillighuse Sekretariatsbetjening af rådmand og direktør Planlægning og koordinering Tilgængelighed Administration af pulje, tilgængelighedsplaner mv. Udvikling Sikre udvikling af kvaliteten af forvaltningens kerneydelser Sundhedsstrategi Skal -opgave udsende dagsordener og føre protokol. leverer Årsbudgetter og regnskab som skal revisorgodkendes Retssikkerhedsloven foreskriver at kommunen skal have et Handicapråd. Arbejdsmiljøloven foreskriver at der skal være en MED-organisation. Servicelovens 18 foreskriver at: Kommunalbestyrelsen skal årligt afsætte et beløb til støtte af frivilligt socialt arbejde. Ministeriet laver opfølgning på at niveau stemmer overens med det tilførte udgiftsniveau (DUT). Ifølge sundhedsloven foreskrive at kommunen skal etablerer forebyggende og sundhedsfremmende tilbud til borgerne

2 I den nedenstående tabel er det angivet hvilke administrationsopgaver det varetages udenfor sektor administration og det er skitseret hvad der er kan-opgaver og skal-opgaver. Administrationsopgaver udenfor sektor administration Opgave Økonomi Bogføring, fakturering, økonomiopfølgning Betjening af Sundheds- og Kulturudvalget Dagsordenener, referater, udarbejdelse og omsætning af strategier og politikker Planlægning af kommunal flextrafik Call-center-funktion for flextrafik Kommunikation Internt og eksternt Kulturinstitutioner Fritid (Aalborg Idrætspark) Kultur Fritid Kollektiv trafik (kørselskontor) Kulturinstitutioner Skal -opgave leverer Årsbudgetter og regnskab som skal revisorgodkendes udsende dagsordener og føre protokol. Puljeadministration Landdistrikt Fritid Kultur Ifølge Folkeoplysningsloven skal kommunen skal kommunen sikre, at der ydes tilskud efter objektive kriterier. Økonomi Sektor Administration (i kr) Foreløbigt Regnskab overslag 2017 Støtte til frivilligt socialt arbejde Råd og Nævn Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Sektor Administration i alt Beregningsgrundlag for omprioriteringsbidrag For den øvrige del af forvaltningen er der administrative udgifter til følgende områder i budgettet. Hertil kommer administration på kommunale institutioner og i Aalborg Idrætspark. Økonomi øvrige administration i SUN (i kr) Foreløbigt Regnskab Omprioriteringsbidrag overslag 2017 er administration KLF administration Kollektiv Trafik Kørselskontor Øvrig Administration i SUN i alt Omprioriteringsbidrag 2/5

3 Nøgletal For at beskrive budget for Sektor Administration og administration i SUN nærmere er der nedenfor opstillet en række tabeller der er opgør økonomi og normeringer på en række områder: IT-aftaler m.v. dækker over de udgifter som administrationen har til aftalen med IT-centeret i BF, andre koncern aftaler på IT, samt de udgifter der er til licenser mv. Lønomkostninger er er udgiften til løn, som er blevet fordelt på: Fagkonsulenter medarbejdere der primært har opgaver knyttet til fagområderne sundhed, landdistrikt, kultur, fritid, bibliotek. Administration medarbejdere der primært har opgaver indenfor administration, dvs. økonomi, IT, Dokumentation, intern udvikling, råds- og udvalgsbetjening, call-center mv. Ledelse ledere som er lønnet under konto 6. Det skal bemærkes at der i nedenstående opgørelse ikke er medtaget refusioner i lønudgiften, med mindre det er angivet. Refusion veksler fra år til år afhængigt fx barsler og længerevarende sygdom. Øvrige driftsomkostninger er beregnet, som rest af budget/forbrug når udgifter til løn og IT er trukket fra. Det dækker udgifter til driften af administrationen såsom: udvalgs-møder og -rejser, uddannelse, kopi, rejser, møder, m.v. Sektor Administration Råd og nævn Adm. bygning Administration Heraf IT-aftaler m.v Heraf Øvrige driftsomkostninger* Heraf lønomkostninger i alt** , ,14 - fagkonsulenter administration ledelse **) forbrug korrigeret for 2 flex-refusioner Sektor Kultur, Landdistrikter og Fritid Administration Heraf IT-aftaler m.v. 227 Heraf Øvrige driftsomkostninger* 142 Heraf lønomkostninger i alt** , ,76 - fagkonsulenter administration ledelse /5

4 Sektor bibliotek Administration Heraf Øvrige driftsomkostninger* 0 0 Heraf lønomkostninger i alt , ,91 - administration Sektor Kollektiv Trafik Administration - Kørselskontor Heraf Øvrige driftsomkostninger* 543 Heraf lønomkostninger i alt , ,00 - administration Administration i alt i SUN Fordeling af administration Fordeling af lønudgifter Administration % Heraf IT-aftaler m.v % Heraf Øvrige driftsomkostninger* % Heraf lønomkostninger i alt % 100% - fagkonsulenter % - administration % - ledelse % Udfordringer Den generelle udfordring for administration er at få balance mellem forventninger til serviceniveau - internt og eksternt - og de rammer som budgettet sætter for servicen. Der kan være basis for effektiviseringer indenfor for administrationsområdet, hvilket der er sat analyser i gang for at undersøge, men disse analyse står ikke klar i forhold til implementering i budget midler til frivilligt socialt arbejde Pris og løn udviklingen udhuler gradvist den margen der har været mellem statstilskuddet som årligt fås via bloktilskud og det budget som er afsat. Kommunen er forpligtet til at have et tilskud på niveau med statstilskuddet. Nedenfor ses udviklingen for de seneste år frem til budgetoverslag BO BO 2017 teret kr kr kr kr. Statstilskud kr kr kr kr. Forskel kr kr kr kr. 4/5

5 Økonomi og opgaver Når der fra et budgetår til det næste spares på administration centralt i kommunen, fx lønkontor, er der risiko for at der kan ske en forskydning af opgaver fra centralt hold til forvaltningerne. Det betyder at der opleves større opgavebyrde på administrative opgaver, som der ikke følger ressourcer med til. Løsningen bliver ofte at bede den decentrale administration om at løse dele af opgaver. Der kan således opleves en opgaveglidning ved centrale administrative besparelser, som rammer dobbelt når der også skal spares på forvaltningens egne administrative midler. Dokumentation Der er i disse år stigende fokus på at dokumentere de indsatser som kommunerne leverer. Dokumentation er på flere områder af forvaltningen blevet udviklet de senere år, herunder sundhed. Der forventninger om at dokumentation i højere grad kan rulles ud til flere dele af forvaltningens virke for derved at være med til at forbedre forvaltningens styring og prioritering samt de politiske beslutningsprocesser. IT og digitalisering Med de øgede krav om digitalisering og den omstilling samt drift af It udstyr som digitalisering medfører er der stigende behov for håndtering af IT-udstyr og support. Support af IT og IT-udstyr er med til at sikre implementeringen og større sandsynlighed for at indhente eventuelle effektiviseringsgevinster. 5/5