Projektaftale. Sagsnr P P20 Godkendt dato Dato Januar 2018 Revideret dato Sagsbehandler Lotte R. Fredberg

Transkript

1 Sagsnr P P20 Godkendt dato Dato Januar 2018 Revideret dato Sagsbehandler Lotte R. Fredberg Projektaftale Projekt Ansvarlig enhed Projektejer Projektansvarlig Budgettemaanalyse af lokale gevinster ved indførelse af fællesoffentlige it-løsninger (Monopolbruddet) (Generelle systemomkostninger samt gevinster på baggrund af ændrede arbejdsgange via KY og KSD) Center for Politik og Udvikling Digitaliseringsforum Digitaliseringsforum udpeger en projektansvarlig Projektets baggrund Denne projektaftale godkendtes allerede af Økonomiudvalget i dec som udgangspunkt for en budgettemaanalyse. Siden er Monopolbruddet forsinket. I skrivende stund kender vi endnu ikke den fastlagte tidsplan. Når tidsplan og endeligt omfang bliver kendt forventeligt i kvartal 2018, så udarbejdes en fornyet projektaftale for projektet, som der arbejdes efter. Formålet med budgettemaanalysen er uændret. Effektiviseringsgevinsterne søges opgjort både besparelsen på systemomkostningerne samt effektiviseringsgevinsterne som følge af effektiviserede arbejdsgange. Den i december 2016 godkendte projektaftale: Baggrund nærværende projekt: Projektet udspringer af det allerede eksisterende Monopolbrudsprojekt, som har været i gang i Næstved Kommune siden starten af Her besluttede direktionen i februar 2015, at nedsætte en projektorganisation, som har fungeret siden da. Hovedformålet med nærværende projektaftale er at få gennemført en budgettemaanalyse, så de i projektet skitseret gevinster genanalyseres og bliver beskrevet med det formål at få indarbejdet i Direktionens råderumspulje til budget Baggrund for Monopolbrudsprojektet (Tekst fra oprindelig projektaftale vedr): Monopolbrudsprojektet er en del af Økonomiaftalen for 2013, hvor det blev besluttet, at en række ITløsninger fremover skal udvikles som landsdækkende løsninger. Alle landets kommuner har forpligtet sig til at deltage i udbuddet og efterfølgende at implementere en række løsninger som erstatning for monopolbrudssystemerne. Kombit forventer, at ved at IT-løsningerne bliver konkurrenceudsat og udbudsforpligtigelsen bliver løftet i fælleskommunalt regi, forventes det at den samlede betaling, som kommunerne kommer til at afholde for de nye løsninger, vil være minimum 25 pct. lavere end hvis kommunen fortsætter med nuværende betingelser og løsninger. Herudover er de nye systemer er en god anledning til at få kigget arbejdsgange og sagsgange efter i sømmene. Denne kortlægning indgår som et vigtigt element i hvert delprojekt, og det er den enkeltes kommunes ambitionsniveau, som er afgørende for evt. tiltag og mulig gevinst. Side 1 af 5

2 Projektets effekt Beskriv projektets forventede effekt for brugere og/eller borgere. Budgettemaanalyse vedr. Monopolbruddet deles i to delprocesser. 1. foråret 2017: 1. del omhandler de gevinster, som forventes ved indførelse af de fællesoffentlige it-løsninger. Der vil dels være billigere systemomkostninger over tid, og dels vil der være ændrede arbejdsgange i forbindelse med indførelse af KY (Kommunernes Ydelsessystem) og af KSD (Kommunernes Sygedagpengesystem), som forventes at vil give nogle gevinster. 1. del bliver gennemført i foråret 2017 og vil lede direkte til oplæg til gevinster, som kan indgå i budget Proces og metode er nærmere beskrevet længere fremme i dette dokument. Evt. en 2. del I efteråret 2017 bør det vurderes, om der skal gennemføres en 2. del, som omhandler en analyse af, hvilke potentielle gevinster der må komme med indførelse af SAPA (Sags- og partsoverblikssystem), STS (støttesystemerne) samt bredere anvendelse af Serviceplatformen, Datafordeleren samt lign. forudsætningssystemer. Denne del er ikke yderligere beskrevet Projektets resultater Beskriv projektets konkrete resultater (fx leverede kurser, godkendt politik, ny vejstrækning) Projektets resultater på 1. del vil være: A. BC med overblik over besparelser på systemomkostninger En Business Case hvoraf estimering på udviklingen i systemomkostninger for perioden fremgår. Via denne beskrivelse af udviklingen i systemomkostninger i de kommende år, vil det fremgå, hvorvidt der er et potentiale (besparelser på systemomkostninger), som kan indarbejdes i budgetterme for 2018 og frem B. BC inkl. beskrivelse af potentielle gevinster på Sygedagpenge (understøttes af KSD) Der vil med støtte fra Digitaliseringsforening Sjællands proceskonsulenter i foråret 2017 bliver gennemført en analyse af Sygedagpengeområdet og de arbejdsgange m.m. som bliver berørt i forbindelse med indførelse af det nye sygedagpengesystem KSD. Målet for denne analyseproces er, at der skal ligge gevinstdiagram, gevinstrealiseringsplan samt en BC for opgaveområdet. Af dette vil potentielle gevinster fremgå. C. BC inkl. beskrivelse af potentielle gevinster på ydelsesområdet (understøttet af KY) Der vil med støtte fra Digitaliseringsforening Sjællands proceskonsulenter i foråret 2017 bliver gennemført en analyse af ydelsesområdet og de arbejdsgange m.m. som bliver berørt i forbindelse med indførelse af det nye ydelsessystem KY. Målet for denne analyseproces er, at der skal ligge gevinstdiagram, gevinstrealiseringsplan samt en BC for opgaveområdet. Af dette vil potentielle gevinster fremgå. D. Provenuet fra salg af KMD-ejendomme I forbindelse med salg af KMD ejendomme får Næstved Kommune over en årerække udbetalt provenu af salget. Dele af provenuet skal finansiere medlemskab til Digitaliseringsforeningen Sjælland samt indkøb af snitflader m.m. i forbindelse med monopolbruddet, men der vil være et forventet overskud af provenuet. Budgettemaanalyse skal afdække dette evt. overskud og størrelse på dette. Ovenstående fire resultater er en del af leverancerne i det oprindelige projekt, og vil blive løst/kortlagt i regi af det oprindelige projekt og resultaterne af analyserne vil blive overleveret

3 til nærværende projekt. De to fagspecifikke gevinstdiagrammer og gevinstplaner vil kunne danne grundlag for udarbejdelse af egentlige drejebøger for, hvordan fagområdet får gennemført relevante forandringer samt realiseret forskellige former for gevinster (med støtte fra proceskonsulent). Ressourcer Beskriv det forventede ressourceforbrug, dvs. forventning om årsværk og budget til indkøb. Da monopolbrudsprojektet er etableret, vil nærværende projekt være med til at sætte fokus på vigtigheden af, at få prioriteret at disse analyser bliver gennemført. Allokering af ressourcer til analyserne er endnu ikke aftalt i oprindelige projekt, men bør ske som skitseret nedenfor. Opgave A: Programlederen driver i forvejen denne opgave med løbende revidering af en samlet pengestrømsanalyse for Monopolbruddet. Der trækkes her på ressourcer efter behov hos henholdsvis Økonomi og fra KMD kontroller (Henriette Henmar) fra CID. Økonomichefen er desuden med i den løbende opsamling af pengestrømsanalysen (som løbende behandles i egen styregruppe og Direktionen efter aftale). Opgave B & Opgave C: Center for Arbejdsmarked skal afsætte tid til gennemførelse af nedenstående proces for såvel sygedagpengeområdet som for ydelsesområdet. Dvs. den gennemføres først for KSD og så for KY. Der er fra Digitaliseringsforeningens side estimeret med 1-2 proceskonsulenter til gennemførelse af opgaven. Kommunen er selv ved at få uddannet to proceskonsulenter til denne opgave, så det kan evt. blive disse eller nogen fra en anden kommune. CAM skal stille følgende til rådighed: Formøde (med proceskonsulent) Workshop 1 Gevinsttræ og målsætning Workshop 2 Business case, gevinstrealiseringsplan, -profiler og - ejere Workshop 3 Værdistrømsanalyse Opsamlingsmøde Reserve tid til evt. ekstra møde Til ydereligere workshop for opgaveområdet Respektive forandringsejere Respektive gevinstejere 4-6 slutbrugere 2 timer 2-3 timer ½ dag Opgave D Denne del udarbejdes af Steen Andersen og Heidi Larsen. : en skal samle op på opgaverne A-C og levering til sagsfremstilling. - Møde proceskonsulent og for henholdsvis KY og KSD = 3 timer - Bearbejdning og levering af oplæg til sagsfremstilling = max 12 timer

4 Da projektlederen på nærværende projekt desuden er programleder på Monopolbrudsprojektet, vil der kunne navigeres i opgaverne, så de understøtter flere formål. Det foreslås, at de endelige oplæg sendes til behandling i Styregruppen for Monopolbruddet inden levering til direktionen. Succeskriterier Beskriv de målbare succeskriterier mht. effekt, resultater og evt. ressourcer. Projektet succeskriterier er: At få leveret oplæg inkl. beskrivelse af mulige emner til budget 2018 til tiden Tidsfrister Angiv projektets tidsfrister (hvornår skal resultaterne være leveret?). Budgettemaanalysen skal være færdig til medio maj 2017 mhp. at kunne indgå i arbejdet med budget Projektets bidrag til politikker, strategier, fagudvalgsmål mv. Beskriv eventuel kobling til ovennævnte Projektet ligger i direkte forlængelse af effektiviseringsstrategien Ekstern finansiering Angiv hvorvidt der søges om ekstern finansiering, se Kasse- og Regnskabsregulativet bilag 6.5. Ingen Projektets forudsætninger og risici Beskriv væsentlige forudsætninger og/eller risici som kan forsinke projektets gennemførsel. Forudsætninger: Opgave A: KOMBIT kan levere nye faktuelle beskrivelser af konsekvenser vedr. nuværende forsinkelser af Monopolbrudsleverancerene, så evt. tidsforskydninger og andre konsekvenser kan indarbejdes i de lokale business cases. Opgave B + C: At CAM er villig til at gennemføre de respektive workshops i løbet af februar-april Projektets organisering og rollefordeling Beskriv hvem der har hvilke roller i projektet. Projektejer: Digitaliseringsforum Projektansvarlig: : Den reviderede projektaftale forholder sig til projektorganiseringen. Overdragelse til drift

5 Beskriv væsentlige forhold mht. projektets overdragelse til drift, herunder også økonomi. Dette projekt er ikke et projekt, som overdrages til drift. Projektet vil afføde en række Implementeringsprojekter og opgaver med realisering af gevinster, som der bør udarbejdes en eller anden form for afrapportering og leveringsmåling på.