3.7 Tilmeldinger i DOFPro

Transkript

1 3.7 Tilmeldinger i DOFPro Om tilmelding i DOFPro Tilmeldingen i DOFPro er udformet med henblik på at gøre det hyppige - og for nogle skoler det daglige arbejde med tilmelding af deltagere - så let som muligt. En tilmelding startes typisk via genvejen Ctrl+T og afsluttes ved at lukke tilmeldingsvinduet med Ctrl+L. Indtil vinduet lukkes kan flere tilmeldinger føjes til. Enten andre personer til samme hold, andre hold til samme person eller andre deltagere til andre hold. Vigtigt: Vær opmærksom på, at en tilmelding i DOFPro afsluttes først, når tilmeldingsvinduet lukkes. Cpr-nummer som standard I nogle skoler foretrækker man, at det er fødselsdag/cpr-nummer feltet og ikke fornavn, der er det første søgefelt ved tilmelding af en deltager. Dette kan ændres under Skole>Indstillinger på fanebladet Tilmelding, i feltet Aktive felt Bemærkningsfelter I forbindelse med en tilmelding kan der ses og udfyldes - et bemærkningsfelt på i afsnittet Deltager. Dette bemærkningsfelt følger deltageren og ikke tilmeldingen. I afsnittet Tilmelding er der også et bemærkningsfelt som kun følger tilmeldingen. Der findes også et skjult bemærkningsfelt, der kun kan ses ved at vælge Find>Deltager. Hvis dette felt er udfyldt vises der i tilmelding en gul ikon ved bemærkningsfeltet Tilmeld en deltager Forudsætninger Hold skal have status Tilmeldingsklar eller Igangsat. Ved tilmelding kan du kun vælge mellem hold, der har status Tilmeldingsklar eller Igangsat. Øvrige hold vises ikke, når du søger efter hold i tilmeldingen. Sådan gør du: 1 Åben tilmeldingsvinduet med Ny>Tilmelding eller brug genvejen Ctrl+T. Bemærkning: Hvis man står på holdet kan du klikke på Ny tilmelding i funktionsrammen Hold yderst til højre og du kan fortsætte til punkt 3. 2 Find hold. Ved tilmelding, hvor man åbner tilmeldingsvinduet med Ctrl+T indtastes holdnummeret og de vigtigst holdoplysninger vises. Med henblik på at finde frem til holdet, så nemt som muligt, så er det muligt at bladre mellem de hold, der kommer tættest på det nummer, der er indtastet. Starter dine hold eksempelvis med årstallet, og du indtaster årstallet 2009, så finder DOFPro det første hold fra Du kan så gå til det næste ved at bruge pil ned. Når holdet er fundet trykkes på TAB eller Enter Fra holddelen flyttes til deltagerdelen med Tab eller Enter. 3 Find deltager. Som standard placeres markøren i feltet Fornavn. Efter indtastning af Fornavn flyttes markøren

2 med TAB til Efternavn. I forbindelse med flytningen til Efternavn finder DOFPro alle de personer i personkartoteket, der har det indtastede fornavn. De fundne personer ses i Automatch nederst i skærmbilledet. En deltager kan vælges fra Automatch listen ved at dobbeltklikke på vedkommende eller ved at taste CTRL+ENTER for at flytte ned til Automatch. Herefter markeres deltageren evt. ved at flytte piletaster og for at vælge deltageren trykkes ENTER. 4 Er deltageren ikke oprettet i forvejen indtastes vedkommende med de oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med en tilmelding. Når postnr. indtastes udfyldes refusionskuommune(til brug ved udenbysdeltagerliste) automatisk, hvis postnr. kun har en kommune. Men hvis man f.eks. indtaster 4000 for Roskilde, kommer der et rødt udråbstegn ud for refusionskommune, da dette postnr. indeholder 4 forskellige kommuner. Kommune ID'erne kan ses ved at holde musen over udråbstegnet og der tastes så det korrekte id manuelt. I DOFPro er det ikke nødvendigt at anvende fødselsdag eller cpr-nummer, men såfremt det anvendes, så undersøges det om et cpr-nummer allerede er anvendt. Det er ikke muligt at anvende samme cpr-nummer flere gange. 5 Herefter flyttes til selve tilmeldingsdelen: Delt.tilskudstype(Pris), der kan vælges mellem de typer der er oprettet på holdet Rabat, for at kunne vælge en rabat skal denne være oprettet under Administration>Rabatter Refusionskommune, bliver udfyldt automatisk ud fra deltagerdelen, men kan rettes hvis bopælskommune og refusionskommune ikke er identiske Forfaldsdato, udfyldes automatisk ud for det angivne i Skole>Indstillingerne, faneblad Indbetalingskort Pris, er et låst felt der får oplysningen fra Delt.tilskudstype feltet. Hvis man ønsker at give en særlig pris kan det låses op ved at sætte flueben i Angiv pris direkte og kan nu rettes til den ønskede pris. Venteliste, skal markeres hvis deltageren skal på venteliste. Tro og love modtaget, markeres hvis man har modtaget dette. 6 Tast CTRL + L eller Gem og gå til betaling for at foretage tilmeldingen og modtage betaling 7 Vinduet Betaling vises, og det er her muligt at modtage kontant betaling, oprette betalingskort evt. med ratebetaling m.m. Se afsnit 3.8 Betalinger

3 Holdoplysninger Tip: Placer markøren i Holdnummerfeltet og brug Piletasterne eller for at bladre imellem hold Deltageroplysninger Automatch vises nederst i skærmbilledet, hvis der er personer i DOFPro, der matcher det indtastede Tilmeldingsoplysninger Tilmeldingen afsluttes med Gem og gå til betaling eller Ctrl+L

4 3.7.2 Tilmeld en deltager til flere hold Sådan gør du 1 Tilmeldingssiden udfyldes som nævnt ovenfor, men i stedet for at afslutte tilmeldingen med Gem og gå til betaling, så vælges Gem og nyt hold 2 Indtast holdnummer for det hold, deltageren også skal tilmeldes og tryk på TAB. 3 Tjek oplysninger i afsnittet Tilmelding 4 Hvis deltageren skal tilmeldes et tredje hold vælges blot Gem og nyt hold igen. 5 Afslut tilmeldingen og gå til betaling med Gem og gå til betaling

5 3.7.3 Tilmeld flere deltagere til samme hold Sådan gør du: 1 Tilmeldingssiden udfyldes som nævnt ovenfor, men i stedet for at afslutte tilmeldingen med Gem og gå til betaling, så vælges Gem og ny deltager 2 Indtast deltageroplysninger for den næste deltager. 3 Tjek oplysninger i afsnittet Tilmelding 4 Hvis der skal tilmeldes flere deltagere til samme hold vælges blot Gem og ny deltager igen. 5 Afslut tilmeldingen og gå til betaling med Gem og gå til betaling. Se evt Enkeltvis betaling ved Gem og ny deltager under afsnit 3.8 Betalinger