PROGRAMVEJLEDNING. Kulturprogrammet ( )

Transkript

1 KULTURPROGRAM Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur EUROPA-KOMMISSIONEN PROGRAMVEJLEDNING Kulturprogrammet ( ) Generaldirektoratet for Uddannelse og Kultur Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE FØRSTE DEL: GENERELT... 4 KAPITEL I Indledning... 4 I.1 Baggrund... 4 I.2 Formål med programvejledningen... 5 I.3 Hvem kan deltage?... 6 I.4 Mål og aktionsdele for kulturprogrammet... 7 I.5 Forbindelser til år med fokus på specifikke emner på EU-plan I.6 Hvem forvalter programmet I.7 Budget I.8 Kalender KAPITEL II Ansøgnings- og udvælgelsesprocedure II.1 Ansøgninger II.2 Udvælgelsesprocedure II.2.1 Kriterier for støtteberettigelse II.2.2 Udelukkelseskritierier II.2.3 Udvælgelseskriterier II.2.4 Tildelingskriterier II.3 Høring af programudvalget og Europa-Parlamentet II.4 Tildeling af tilskud II.5 Offentliggørelse af udvælgelsesresultater KAPITEL III Finansielle betingelser og øvrige betingelser III.1 Finansielle betingelser III.2 Former for tilskud III.3 Beregning af tilskuddet III.3.1 Budgetbaseret finansiering III.3.2 Finansiering efter takst III.4 Tilskudsaftale eller beslutning om tilskud III.5 Kontrakter som led i gennemførelsen / underentreprise III.6 Rapporteringsforpligtelser III.7 Revisionsattest for årsregnskaber III.8 Betalingsprocedurer III.9 Revision III.10 Synlighed, PR, udnyttelse og udbredelse af resultater III.11 Søgning efter partnere og oplysninger om aktioner, der allerede modtager finansiering III.12 Retsgrundlag ANDEL DEL: SPECIFIKKE AKTIONSDELE KAPITEL IV Samarbejdsprojekter (aktionsdel 1) IV.1 Indledning IV.2 Indsendelse af ansøgninger IV.3 Hvem kan ansøge? IV.4 Hvilke projekter er støtteberettigede? IV.4.1 Flerårige samarbejdsprojekter (aktionsdel 1.1)

3 IV.4.2 Samarbejdsprojekter (aktionsdel 1.2.1) IV.4.3 Kultursamarbejdsprojekter med tredjelande (aktionsdel 1.3) IV.5 Udvælgelseskriterier IV.6 Hvilke udvælgelseskriterier er der fastsat? IV.7 Finansielle betingelser IV.8 Anvendelse af en tilskudsaftale / beslutning om tilskud IV.9 Betalingsordninger KAPITEL V Litterære oversættelsesprojekter (aktionsdel 1.2.2) V.1 Indledning V.2 Indsendelse af ansøgninger V.3 Hvem kan ansøge? V.4 Hvilke projekter er støtteberettigede? V.5 Udvælgelseskriterier V.6 Hvilke udvælgelseskriterier er der fastsat? V.7 Finansielle betingelser V.7.1 Finansiering efter takst V.7.2 Budgetfinansierede tilskud udelukkende til poesi V.8 Tilskudsaftale / Beslutning om tilskud V.9 Betalingsordninger KAPITEL VI Støtte til organisationer, der er aktive på europæisk plan på kulturområdet (aktionsdel 2, driftstilskud) VI.1 Indledning VI.1.1 Fire kategorier a) Ambassadører b) Støttenetværk c) Festivaler d) Politikstøttestrukturer for kulturdagsordenen VI.2 Indsendelse af ansøgninger VI.3 Hvem er berettiget til at ansøge? VI.4 Støtteberettigelsesperiode VI.5 Udvælgelseskriterier VI.6 Hvilke tildelingskriterier er der fastsat? VI.7 Finansielle betingelser VI.7.1 Begrænsning af budgetforhøjelse i forhold til tidligere budgetår VI.7.2 Maksimale beløbsgrænser VI.7.3 Gradvis nedtrapning af driftstilskud (reglen om gradvis aftagende støtte) VI.8 Sådan beregnes tilskuddet VI.8.1 Finansiering efter takst VI.8.2 Budgetbaseret finansiering VI.9 Betalingsordninger KAPITEL VII Ordliste (nøgleord) Alle begreber og nøgleord, som er skrevet med kursiv i teksten, uddybes yderligere i ordlisten (kapitel VII) 3

4 FØRSTE DEL GENERELT KAPITEL I Indledning I.1 Baggrund Kultur er et forholdsvist nyt aktionsområde for Den Europæiske Union (EU), i det mindste ud fra et juridisk synspunkt, idet retsgrundlaget for EU's indsats på dette område først blev indført i 1992 med Maastrichttraktaten 1. Dette har til formål at tilskynde til og støtte et europæisk samarbejde for derigennem at fremhæve Europas fælles kulturarv. Europa-Kommissionen (i det følgende benævnt "Kommissionen") fremmer kultur 2 på to måder: - Via politikker, hovedsageligt kulturpolitik 3, men også ved at tage hensyn til det kulturelle aspekt på andre områder af interesse for EU, som f.eks. konkurrenceeller industripolitik, - via finansiel støtte, hovedsageligt gennem kulturprogrammet ( ) 4 (i det følgende benævnt "programmet") samt via andre foranstaltninger, f.eks. inden for rammerne af regionalpolitik 5. Disse to aspekter er tæt forbundet, da programmet er udformet med henblik på at fremme udviklingen af en kulturpolitik og ultimativt fremme fælles kulturelle værdier for derved at styrke de europæiske borgeres fælles kulturarv. Denne programvejledning har fokus på de fleste dele af kulturprogrammet; alle øvrige EU-foranstaltninger ligger uden for vejledningens emneområde. Den er gældende for dagen for dens offentliggørelse 6 på webstedet for Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur 7 (herefter benævnt "forvaltningsorganet"). Den engelske udgave er den originale tekst. Kommissionen forbeholder sig ret til at ændre programvejledningen, hvis det skønnes nødvendigt for at tage højde for bl.a. Kommissionens arbejdsprogram og Rådets arbejdsplan for kultur. Eventuelle opdaterede udgaver vil blive offentliggjort på forvaltningsorganets websted. 1 Artikel 151, tidligere 128 og snart artikel 167 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, så snart Lissabontraktaten træder i kraft Culture policy website: 4 Indført for perioden ved Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1855/2006/EF af 12. december 2006 og offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende L 372 af 27. december Meddelelsen om programvejledningen er offentliggjort i EUT C 141/27 af 7. juni

5 I.2 Formål med programvejledningen Denne programvejledning tager sigte på at hjælpe alle, der er interesseret i at udvikle projekter eller ønsker at modtage finansiel støtte til deres løbende aktiviteter under kulturprogrammet ( ). Vejledningen indeholder oplysninger både om programmets aktiviteter og aktionsdele og dermed om, hvilke former for aktiviteter, der er støtteberettigede. Den indeholder desuden detaljerede oplysninger om, hvilke oplysninger der er nødvendige for at ansøge, og om, hvilket niveau af tilskud der tilbydes. Vejledningen redegør for udvælgelsesproceduren og for de generelle regler, der er gældende for de ansøgere til EU-tilskud, der er udvalgt som følge af denne procedure. På baggrund af ovenstående indeholder vejledningen oplysninger om alle de kriterier, der er gældende for at ansøge om finansieringsmidler under kulturprogrammet 8, og oplyser dermed de kulturelle aktører om alle de finansieringsmuligheder, der er tilgængelige i henhold til dette program frem til For at sikre stabilitet og forudsigelighed indeholder vejledningen for det andet en kalender for indsendelse og vurdering af ansøgninger, som er gældende for hele programperioden. Dette vil gøre det muligt for de organisationer, der er interesserede i at udvikle aktiviteter under dette program, at foretage en mere effektiv og langsigtet planlægning. For det tredje er alle de forenklingsforanstaltninger, der er indført under det nuværende kulturprogram, indarbejdet i denne vejledning. Den indeholder samtidig en detaljeret og stabil definition af alle de krav, som de enkelte projekttyper skal opfylde. Derudover sammenfattes alle de karakteristika for programmet, som er fælles for alle aktionsdele, hvilket giver et godt overblik over, hvordan den enkelte aktionsdel relaterer sig til programmets generelle mål. Alle formularer og dokumenter, som er nødvendige for at ansøge om finansieringsmidler, kan downloades fra de internetadresser, der er anført i de relevante kapitler i vejledningen. Ansøgninger i papirform skal indsendes til den postadresse, der anføres under kapitel II, afsnit 1. Det vil i fremtiden også blive muligt at indsende sin ansøgning via internettet. 8 En eller flere indkaldelser af forslag kan dog undtagelsesvist stadig offentliggøres separat, hvis der er tale om særlige aktioner, som ikke er omfattet af denne programvejledning eller som er indføjet i efterfølgende udgaver af vejledningen. 5

6 I.3 Hvem kan deltage? I.3.1 Støtteberettigede aktioner og ansøgere Kulturprogrammet støtter projekter, organisationer, PR-aktiviteter og forskning inden for alle grene af kultur, undtagen den audiovisuelle sektor, hvor der findes et særskilt program kaldet MEDIA 9. Kulturelle aktører, herunder kulturvirksomheder, kan deltage i kulturprogrammet, så længe de optræder i kulturelt nonprofitøjemed. For at være støtteberettiget skal ansøgeren: - være en offentlig 10 eller privat organisation, som er en juridisk person, hvis hovedaktivitet ligger inden for det kulturelle område (kulturelle og kreative sektorer), og - have juridisk hjemsted i et af de støtteberettigede lande. Fysiske personer kan ikke ansøge om støtte under dette program. I.3.2 Støtteberettigede lande Følgende lande er støtteberettigede under dette program: - EU-medlemsstater 11 - EØS-lande 12 (Island, Liechtenstein, Norge) - kandidatlande (Kroatien, Tyrkiet og Den Tidligere Jugoslaviske Republik Makedonien) og Serbien. Landene i det vestlige Balkan (Albanien, Bosnien-Hercegovina og Montenegro) kunne blive støtteberettigede i fremtiden, med forbehold af, at der indgås et aftalememorandum om betingelserne for hvert enkelt af disse landes deltagelse i programmet 13. Alle lande, som ikke er med på ovennævnte liste over støtteberettigede lande, benævnes tredjelande En offentlig organisation betragtes som en organisation, hvis omkostninger helt eller delvist pr. definition finansieres over det offentlige budget enten via de centrale, regionale eller lokale myndigheder. Disse omkostninger finansieres ved offentlige midler, der i henhold til loven tilvejebringes gennem skatter, bøder eller gebyrer, uden forudgående ansøgningsproces, der kunne bevirke, at de ikke fik tildelt midler. Organisationer, der er afhængige af statslig støtte og modtager tilskud år efter år, men som i det mindste i teorien kan komme i en situation, hvor de ikke modtager støtte et år, betragtes som private organisationer. 11 De 27 EU-medlemsstater: Østrig, Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Den Tjekkiske Republik, Estland, Finland, Frankrig, Tyskland, Grækenland, Ungarn, Irland, Italien, Letland, Litauen, Luxembourg, Malta, Nederlandene, Polen, Portugal, Rumænien, Slovakiet, Slovenien, Spanien, Sverige, Det Forenede Kongerige. 12 Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. 13 Yderligere oplysninger om udviklingen vedrørende disse tredjelande vil blive meddelt på forvaltningsorganets websted: 6

7 I.4 Mål og aktionsdele for kulturprogrammet I.4.1 Mål for programmet Kulturprogrammet er blevet etableret for at styrke europæernes fælles kulturområde, der er baseret på en fælles kulturarv, gennem udvikling af samarbejdsaktiviteter blandt kulturelle aktører fra støtteberettigede lande 14 med henblik på at fremme udviklingen af europæisk medborgerskab. Programmet har tre specifikke mål: - fremme af den tværnationale bevægelighed for personer, der arbejder i kultursektoren - fremme af den tværnationale udbredelse af kunstværker og kunstneriske og kulturelle frembringelser - fremme af den tværkulturelle dialog. Programmet er baseret på en fleksibel, tværfaglig strategi og har fokus på de behov, som kulturelle aktører gav udtryk for i forbindelse med de offentlige høringer forud for udformningen af programmet. De aktiviteter, der støttes af programmet kan inddeles i tre kategorityper, svarende til programmets aktionsdele. Disse aktionsdele præsenteres i anden del af denne programvejledning, som også indeholder en liste over kriterier og ansøgningskrav. Nedenfor følger en kort beskrivelse af de enkelte aktionsdele. I.4.2 Programmets aktionsdele Støtte til kulturprojekter (aktionsdel 1) Der ydes støtte til kulturorganisationer til projekter, der tager sigte på samarbejde på tværs af grænserne samt skabelse og gennemførelse af kulturelle og kunstneriske aktiviteter. Hovedformålet med denne aktionsdel er at bistå organisationer, f.eks. teatre, museer, faglige sammenslutninger, forskningscentre, universiteter, kulturinstitutter og offentlige myndigheder fra forskellige lande, der deltager i kulturprogrammet, med at samarbejde, således at forskellige sektorer kan arbejde sammen og udvide deres kulturelle og kunstneriske rækkevidde på tværs af grænserne. Denne aktionsdel er opdelt i fire kategorier, som er beskrevet nærmere nedenfor. Aktionsdel 1.1: Flerårige samarbejdsprojekter (varighed fra tre til fem år) Den første kategori har til formål at fremme flerårige, tværnationale kulturelle forbindelser ved at tilskynde til, at mindst seks kulturelle aktører fra mindst seks støtteberettigede lande samarbejder og arbejder inden for og på tværs af sektorer 14 Se kapitel I.3.2. for en liste over støtteberettigede lande. 7

8 med henblik på at udvikle fælles kulturelle aktiviteter i en periode på tre til fem år. De disponible midler udgør mellem mindst EUR og højst EUR pr. år, men EU-støtten kan højst udgøre 50 % af de samlede støtteberettigede omkostninger. Støtten har til formål at medvirke til at iværksætte et projekt eller udvide dets geografiske rækkevidde og gøre det bæredygtigt efter støtteperioden. Aktionsdel 1.2.1: Samarbejdsprojekter (varighed op til 24 måneder) Den anden kategori vedrører aktioner, der gennemføres af mindst tre kulturelle aktører, som arbejder inden for og på tværs af sektorer, fra mindst tre støtteberettigede lande i en periode på højst to år. Der lægges særlig vægt på aktioner, der kan bane vejen for samarbejde på lang sigt. De disponible midler udgør mellem EUR og EUR, men EU-støtten kan højst udgøre 50 % af de samlede støtteberettigede omkostninger. Aktionsdel 1.2.2: Litterære oversættelsesprojekter (varighed op til 24 måneder) Den tredje kategori vedrører litterære oversættelsesprojekter. EU-støtten til litterær oversættelse har til formål at øge kendskabet til vore europæiske medborgeres litteratur og litterære kulturarv ved at fremme udbredelsen af litterære værker mellem landene. Der kan ydes støtte til forlag til oversættelse og publicering af litterære værker inden for fiktion fra et europæisk sprog til et andet europæisk sprog. De disponible midler udgør mellem EUR og EUR, men EU-støtten kan højst udgøre 50 % af de samlede støtteberettigede omkostninger. Aktionsdel 1.3: Samarbejdsprojekter med tredjelande (varighed op til 24 måneder) Den fjerde kategori har til formål at støtte kultursamarbejdsprojekter, der tager sigte på kulturudvekslinger mellem de lande, der deltager i programmet, og tredjelande, der har indgået associerings- eller samarbejdsaftaler med EU, forudsat at disse aftaler omfatter bestemmelser om kultursamarbejde. Hvert år udvælges et eller flere tredjelande til det pågældende år. Landet/landene offentliggøres hvert år på forvaltningsorganets websted mindst fire måneder inden den ansøgningsfrist, der angives i kapitel I.8. Aktionen skal skabe et samarbejde med en konkret international dimension. Samarbejdsprojekterne omfatter mindst tre kulturelle aktører fra mindst tre støtteberettigede lande og kultursamarbejde med mindst en organisation fra det udvalgte tredjeland og/eller omfatter kulturelle aktiviteter, der gennemføres i det udvalgte tredjeland. De disponible midler udgør mellem EUR og højst EUR, men EU-støtten kan højst udgøre 50 % af de samlede støtteberettigede omkostninger. Støtte til organisationer, der er aktive på europæisk plan på kulturområdet (aktionsdel 2) Kulturorganisationer, der arbejder eller ønsker at arbejde på europæisk plan på kulturområdet, kan modtage støtte til deres driftsomkostninger. Denne aktionsdel 8

9 tager sigte på organisationer, der fremmer en følelse af fælles kulturelle erfaringer med en reel europæisk dimension. Det tilskud, der tildeles under denne aktionsdel, er i form af støtte til driftsomkostningerne i forbindelse med de tilskudsmodtagende organisationers løbende aktiviteter. Dette adskiller sig markant fra alle andre tilskud, der tildeles under programmets øvrige aktionsdele. Kapitel III.2. indeholder en mere detaljeret beskrivelse af støtte til driftsomkostninger og tilskud til projekter. Fire kategorier af organisationer er støtteberettigede under denne aktionsdel (kapitel VI indeholder en mere detaljeret beskrivelse af hver enkelt kategori): a) Ambassadører b) Støttenetværk c) Festivaler d) Politikstøttestrukturer for kulturdagsordenen, yderligere opdelt i to underkategorier: i) strukturerede dialogplatforme ii) politikanalysegrupperinger Der er maksimumstilskud til rådighed, afhængigt af den kategori, der ansøges om, men EU-støtten kan højst udgøre 80 % af de samlede støtteberettigede omkostninger. Støtte til analyser samt indsamling og formidling af information og støtte til aktiviteter, der maksimerer virkningen af projekter inden for europæisk kultursamarbejde (aktionsdel 3) Der kan søges om støtte til analyse- og indsamlingsaktiviteter, som bidrager til at indsamle og behandle resultater for at imødekomme behovet for tydelige kvantitative beviser i kultursektoren, og til at evaluere disse resultater i lyset af programmets mål. Det er også nødvendigt at informere kunstnere og kulturorganisationer om kulturprogrammet på mere lokalt plan. Der er til det formål oprettet kulturkontaktpunkter 15 i alle støtteberettigede lande. Programmet støtter gennemførelsen af analyser og undersøgelser inden for europæisk kultursamarbejde og europæisk kulturpolitikudvikling. Støtten har til formål at øge mængden og kvaliteten af information og data med henblik på at tilvejebringe sammenlignelige data og analyser vedrørende kultursamarbejde på EU-plan, bl.a. om bevægeligheden for skaberne og aktørerne på kulturområdet, udbredelsen af kunstværker og kunstneriske og kulturelle frembringelser og den tværkulturelle dialog. Programmet støtter endvidere indsamling og formidling af information samt aktiviteter, der tager sigte på at maksimere projekternes virkning. Det fremmer udvekslingen af erfaringer og god praksis og formidler information om programmet og om tværeuropæisk kultursamarbejde i bred forstand. 15 Se kapitel I.6.3. for flere oplysninger. 9

10 I.5 Forbindelser til år med fokus på specifikke emner på EU-plan Programmet sigter endvidere på at skabe forbindelser til år, hvor der var fokus på et specifikt emne på EU-plan. 2008: Det europæiske år for tværkulturel dialog, som er et af programmets overordnede mål 2009 : Det europæiske år for kreativitet og innovation 2010 : Det europæiske år for bekæmpelse af fattigdom og social udstødelse Der kan også skabes forbindelser til år efter 2010, hvor der eventuelt måtte blive sat fokus på andre emner. I.6 Hvem forvalter programmet I.6.1 Europa-Kommissionen Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Uddannelse og Kultur (GD EAC) er ansvarlig for programmet og forvalter direkte visse af dets aktiviteter, mens de fleste aktiviteter er gennemført 16 via Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur, som hører under GD EAC og også har sæde i Bruxelles (Belgien). Følgende aktiviteter, som alle bortset fra den sidstnævnte hører under programmets aktionsdel 1.3, forvaltes direkte af Kommissionen og er ikke medtaget i denne vejledning (specifikke retningslinjer for disse aktiviteter kan findes på det af Kommissionens websteder, som er anført efter hver enkelt aktivitet): - Støtte til europæiske kulturhovedstæder 17 - Uddeling af europæiske priser på kulturområdet 18 - Støtte til samarbejde med internationale organisationer 19 - Særaktioner 20 - Støtte til indsamling og formidling af information og til aktiviteter, der maksimerer virkningen af projekter inden for europæisk kultursamarbejde 21 (aktionsdel 3.3). 16 Kommissionens beslutning af 16. april 2007 om uddelegering af beføjelser til Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur med henblik på udførelse af opgaver vedrørende gennemførelse af fællesskabsprogrammet inden for undervisning, audiovisuelle medier og kultur, herunder navnlig anvendelsen af bevillinger på EU s budget C(2007) 1842, som ændret den 26. maj

11 I.6.2 Forvaltningsorganet Alle andre aktiviteter under programmet, som anført nedenfor, gennemføres af forvaltningsorganet. De er alle underlagt denne vejledning, undtagen de to sidstnævnte: - Flerårige samarbejdsprojekter (aktionsdel 1.1. se kapitel IV for flere oplysninger) - Samarbejdsprojekter (aktionsdel se kapitel IV for flere oplysninger) - Litterære oversættelsesprojekter (aktionsdel se kapitel IV for flere oplysninger) - Kultursamarbejdsprojekter med tredjelande (aktionsdel 1.3. se kapitel IV for flere oplysninger) - Støtte til organisationer, der er aktive på europæisk plan på kulturområdet (aktionsdel 2 se kapitel VI for flere oplysninger) - Støtte til kulturkontaktpunkter (aktionsdel 3.1) - Støtte til analyser inden for kultursamarbejde (aktionsdel 3.2). I.6.3 Kulturkontaktpunkter Kulturprogrammet gennemføres centralt, hvilket gør det vigtigt, at der på nationalt plan stilles oplysninger og vejledning til rådighed for personer, der ønsker at ansøge om tilskud under dette program. Mens denne vejledning tager sigte på at opfylde de generelle informationsbehov, er kulturkontaktpunkterne blevet oprettet i alle støtteberettigede lande med det formål at bistå de organisationer, der ønsker at ansøge om tilskud, med den nødvendige vejledning om, hvordan programmet fungerer, og at yde konkret bistand til udfyldelsen af ansøgninger. Kulturkontaktpunkterne er ansvarlige for at fremme programmet og adgangen til det for at sikre en målrettet, effektiv og brugernær udbredelse af praktiske oplysninger om programmets gennemførelse, dets aktiviteter og finansieringsmuligheder. Disse kulturkontaktpunkter samfinansieres af både kulturprogrammet og de enkelte lande, og bistår desuden programpromotorer med deres aktiviteter for at udbrede kendskabet til programmet. Der findes en liste over kontaktpunkter på: I.7 Budget Programmet har et samlet budget på 400 mio. EUR 22 i perioden Støtteberettigede tredjelande bidrager også til programmets budget. 11

12 De samlede årlige bevillinger, herunder til aktioner, som ikke indgår i programvejledningen, kan variere fra ca. 43 mio. EUR til ca. 58 mio. EUR, afhængigt af året. På forslag fra Kommissionen godkendes fordelingen af det årlige budget pr. aktionsdel (i overensstemmelse med nedenstående cirkatal) af programudvalget. Over hele programperioden er omkring 77 % af det samlede budget afsat til aktionsdel 1, 10 % til aktionsdel 2 og omkring 5 % til aktionsdel 3. De øvrige bevillinger er afsat til dækning af programmets generelle, administrative og tekniske udgifter. Tildelingen af tilskud er betinget af, at budgetmyndigheden vedtager det årlige budget for de forskellige aktionsdele, der omhandles i denne vejledning. Den årlige fordeling af midler offentliggøres på forvaltningsorganets websted, så snart den er vedtaget. 12

13 I.8 Kalender Ansøgningsfristerne er gældende for hele programperioden og er fastlagt som angivet nedenfor: Aktionsdel 1.1 Aktion Flerårige samarbejdsprojekter Aktionsdel Samarbejdsprojekter Aktionsdel Litterære oversættelsesprojekter Aktionsdel 1.3 Kultursamarbejdsprojekter med tredjelande* Ansøgningsfrist Udvælgelsesresultater offentliggøres senest 1. oktober 31. marts det følgende år 1. oktober 31. marts det følgende år 1. februar 31. juli det samme år 1. maj 30. september det samme år Startdato 1. maj det følgende år 1. maj det følgende år Varighed 3 til 5 år Maks. 24 måneder 1. september Maks. 24 måneder 1. november Maks. 24 måneder *de udvalgte tredjelande vil blive offentliggjort på forvaltningsorganets websted Aktionsdel 2 Årligt driftstilskud til organisationer, der er aktive på europæisk plan på kulturområdet: a) Ambassadører b) Støttenetværk c) Festivaler d) Politikstøttestrukturer til kulturdagsordenen Aktionsdel 2 Rammepartnerskaber (3 år) med organisationer, der er aktive på europæisk plan på kulturområdet a) ambassadører b) støttenetværk c) festivaler d) politikstøttestrukturer til kulturdagsordenen 1. november 31. marts det følgende år 1. november 2000 Det regnskabsår, der følger efter indsendelsen af ansøgningen 31. marts 2011 Regnskabsåret 2011 Regnskabsåret Regnskabsårene

14 Hvis ansøgningsfristen falder i en weekend eller på en helligdag i ansøgerens land, vil der ikke blive givet forlængelse, og ansøgerne skal tage højde for dette, når de planlægger at indgive ansøgning. I perioden mellem ansøgningsfristen og offentliggørelsen af udvælgelsesresultater finder følgende procedurer sted: - Vurdering og udvælgelse af ansøgninger - Høring af repræsentanter fra de støtteberettigede lande i programudvalget og Europa-Parlamentet vedrørende udvælgelsesresultaterne, hvilket strækker sig over mindst seks uger. Ansøgerne underrettes først om udvælgelsesresultaterne, når disse procedurer har fundet sted (se kapitel II.5). 14

15 KAPITEL II Ansøgnings- og udvælgelsesprocedure II.1 Ansøgninger Forslag skal indgives inden den angivne frist for hver enkelt aktionsdel af programmet ved hjælp af det officielle ansøgningsskema, som kan downloades fra forvaltningsorganets websted. 23 Ansøgningspakker returneres ikke efter endt udvælgelsesprocedure. Forslag skal indsendes med post (poststemplets dato er afgørende), med et kurerfirma (som dokumentation for rettidig aflevering gælder en registreret afleveringskvittering fra posttjenesten) eller afleveres personligt af ansøgerne senest kl. 16 på datoen for ansøgningsfristens udløb. I dette tilfælde gælder en modtagelseskvittering, underskrevet og dateret af den embedsmand i den centrale posttjeneste, som tog imod ansøgningen, som dokumentation for rettidig aflevering. Denne posttjeneste er åben mandag til tirsdag fra kl til og fredag fra kl til Den er lukket lørdag og søndag og på Kommissionens feriedage 24. Der kan ikke foretages ændringer i ansøgningsmaterialet, efter at ansøgningen er indsendt. Hvis det er nødvendigt at få afklaret visse aspekter nærmere kan forvaltningsorganet kontakte ansøgeren for at få flere oplysninger. Forslagene sendes (eller afleveres personligt) til følgende adresse: Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur Kulturprogrammet ( ) Aktionsdel [angiv navn og nummer på den aktionsdel, hvortil ansøgningen er gældende] Avenue du Bourget 1 (BOUR 04/13) B 1140 Bruxelles Belgien II.2 Udvælgelsesprocedure Tildelingen af EU-tilskud er underlagt principperne om gennemsigtighed, lige behandling og ikke-forskelsbehandling. Der er på den baggrund fastsat en række kriterier, som har til formål at sikre en gennemsigtig udvælgelsesprocedure (f.eks. kriterier for støtteberettigelse, udelukkelseskriterier, udvælgelseskriterier samt tildelingskriterier). Der må under udvælgelsesproceduren ikke videregives oplysninger om resultatet af individuelle ansøgninger. Forslag vurderes i henhold til en generel procedure, som omfatter følgende trin. 23 De relevante link til hver enkelt aktionsdel er anført i anden del af programvejledningen januar nytårsdag, 2. januar dagen efter nytårsdag, påskemandag, 1. maj, 9. maj Europadag, Kristi himmelfartsdag, pinsedag, 21. juli Belgiens nationaldag, 15. august Mariæ himmelfart, 1. november Allehelgensdag, 24. december juleaften, 25. december juledag, 31. december nytårsdag. 15

16 II.2.1 Kriterier for støtteberettigelse Første trin er en vurdering af forslagene for at sikre, at de opfylder alle programmets generelle kriterier for støtteberettigelse samt de specifikke kriterier for hver enkelt aktionsdel. Et forslag er støtteberettiget, hvis: - Det opfylder kriterierne for støtteberettigelse og de betingelser, der er gældende for den specifikke aktionsdel, for hvilken der indsendes ansøgning. - Det er indsendt inden for den tidsfrist for indsendelse af forslag, der er fastsat i kalenderen i kapitel I.8 (poststemplets dato gælder som indsendelsesdato). Forslag, der indsendes via fax eller er ikke støtteberettigede. - Det er udfærdiget på et af EU's officielle sprog 25. NB: For at fremskynde vurderingsproceduren (uden at det på nogen måde går ud over selve vurderingen) anbefales det, at ansøgninger udfærdiges på et af Kommissionens tre arbejdssprog (engelsk, fransk og tysk). - Det indsendes ved hjælp af det officielle ansøgningsskema behørigt udfyldt og underskrevet (original underskrift af den person, der er bemyndiget til at indgå juridisk bindende aftaler på vegne af ansøgerorganisationerne). Håndskrevne forslag er ikke støtteberettigede. - Det indeholder en officiel forside, en kopi af ansøgningsskemaet, alle bilag til ansøgningsskemaet samt det nødvendige supplerende materiale. Forslag, der ikke er fuldstændige og gyldige (hvis f.eks. originaldokumenter mangler) inden den fastsatte ansøgningsfrist, er ikke støtteberettigede. - Det er underskrevet. Hvis en eller flere af ovenstående betingelser ikke er opfyldt inden den fastsatte frist for indsendelse af forslag, betragtes ansøgningen som værende ikke-støtteberettiget og er derfor udelukket fra udvælgelsesproceduren. Forvaltningsorganet forbeholder sig ret til at afvise ethvert ufuldstændigt forslag. II Retlig status Ansøgerne skal for at påvise, at deres retlige status gør dem støtteberettigede, indsende følgende dokumenter sammen med ansøgningsskemaet:

17 Offentligretlige juridiske personer formularen vedrørende retlig status* behørigt udfyldt og underskrevet en kopi af det officielle dokument, der bekræfter oprettelsen af den offentligretlige enhed, som f.eks. en juridisk resolution, et lovdekret eller en retsafgørelse Privatretlige juridiske personer formularen vedrørende retlig status* behørigt udfyldt og underskrevet 26 En kopi af det officielle dokument, der bekræfter oprettelsen af den privatretlige enhed som f.eks. statstidende eller handelsregister (dette dokument skal indeholde oplysninger om den privatretlige enheds navn, adresse og registreringsnummer) en kopi af momsregistreringsbeviset (i lande, hvor handelsregisternummeret og momsregistreringsnummeret er det samme, indsendes kun det ene af disse beviser) foreningsvedtægter (vedtægter for enheden) * Formularer vedrørende retlig status kan downloades fra følgende adresse: II.2.2 Udelukkelseskritierier Ansøgere skal dokumentere, at de ikke befinder sig i nogen af de situationer, der beskrives i artikel 93, stk. 1, artikel 94 og artikel 96, stk. 2, litra a), i finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget 27 (i det følgende benævnt finansforordningen) som anført nedenfor. 26 Du skal ikke angive momsregistreringsnummer, hvis du ikke er momspligtig. 27 Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002, med senere ændringer. 17

18 Ansøgere er udelukket fra at deltage i programmet, hvis de befinder sig i en eller flere af nedenstående situationer: - hvis boet er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller er begæret taget under en af disse behandlinger, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed, eller som befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national ret - de ved retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om deres faglige hæderlighed, - de i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret - de ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger eller skat i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor de er etableret, i den ordregivende myndigheds land eller i det land, hvor aftalen skal effektueres - de ved en retskraftig dom er dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller en hvilken som helst anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets finansielle interesser - de er pålagt en administrativ sanktion, som nævnt i artikel 96, stk. 1, i finansforordningen. Ansøgere kan ikke tildeles økonomisk støtte, hvis de på datoen for tildeling af tilskuddet: - befinder sig i en interessekonflikt - har afgivet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som den ordregivende myndighed har krævet med henblik på deres deltagelse i proceduren for tildeling af tilskud, eller ikke har forelagt de krævede oplysninger - befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, som beskrives i artikel 93, stk. 1, i finansforordningen - ved sanktion er udelukket fra kontrakter og tilskud finansieret over budgettet for en periode på højst ti år. I overensstemmelse med artikel 93 til 96 i finansforordningen kan ansøgere, der har afgivet urigtige oplysninger, eller som i forbindelse med en tidligere procedure vedrørende tildeling af tilskud ikke har overholdt deres kontraktlige forpligtelser, pålægges administrative og økonomiske sanktioner. Ved underskrivelse af ansøgningen erklærer ansøgeren, at ingen af de forhold, der er anført i artikel 93, stk.1, artikel 94 og artikel 96, stk. 2, litra a), i finansforordningen, gør sig gældende for ham. 18

19 II.2.3 Udvælgelseskriterier II Operationel og finansiel kapacitet Forslag, der opfylder kriterierne for støtteberettigelse og udelukkelse, underkastes en grundig evaluering med udgangspunkt i ansøgerorganisationernes operationelle og finansielle kapacitet. Dette gør det muligt at vurdere, hvorvidt: - ansøgerorganisationerne har de nødvendige faglige kompetencer og kvalifikationer til at gennemføre de foreslåede aktiviteter (operationel kapacitet). Ansøgerne skal i den forbindelse indsende: en aktivitetsrapport for de seneste to år (cirka ti sider pr. aktivitetsrapport) 28 cv for det personale, der er ansvarligt for den overordnede koordinering/gennemførelse af den foreslåede aktion på vegne af den involverede organisation eller for gennemførelsen af organisationens arbejdsprogram (højst fire sider pr. cv) - ansøgerorganisationerne har stabile og tilstrækkelige finansielle ressourcer til at sikre driften af de foreslåede aktiviteter under hele projektets varighed eller i hele det år, hvorfor tilskuddet er gældende, og til at deltage i finansieringen (finansiel kapacitet). 28 Den officielle aktivitetsrapport er tilstrækkelig dokumentation. Ansøgere anmodes om at indsende et resumé på engelsk, fransk og tysk med det formål at fremskynde evalueringen, hvis aktivitetsrapporten er udfærdiget på et af de andre officielle EU-sprog. 19

20 Ansøgerne skal i den forbindelse indsende: formularen med bankoplysninger behørigt udfyldt og underskrevet af banken (originale underskrifter er påkrævet). Dette dokument kan downloades fra følgende adresse: formularen vedrørende finansiel kapacitet for deres land. Dette dokument kan downloades fra følgende adresse: resultatopgørelse samt balance for det seneste afsluttede regnskabsår (ikke ældre end 18 måneder). De to sidstnævnte krav er ikke gældende for: - offentlige organisationer og offentligretlige internationale organisationer, som er oprettet via mellemstatslige aftaler, samt særlige organer, der er oprettet af sådanne organisationer. II Eksterne revisionsberetninger Tilskud til projekter Hvis det tilskud, der ansøges om, overstiger EUR, skal ansøgningen ledsages af en revisionsberetning, udarbejdet af en registreret og uafhængig ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det senest disponible regnskabsår (regnskaberne må højst være dateret 18 måneder tilbage). Dette er kun gældende for ansøgerens (koordinatorens) regnskaber. Driftsomkostninger Alle ansøgninger om et driftstilskud (aktionsdel 2), der overstiger EUR, skal ledsages af en revisionsberetning, udarbejdet af en registreret og uafhængig ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det senest disponible regnskabsår (regnskaberne må højst være dateret 18 måneder tilbage). NB: Dette krav er ikke gældende for offentlige organisationer og offentligretlige internationale organisationer samt videregående eller højere uddannelsesinstitutioner eller modtagere med solidarisk hæftelse, hvis der er tale om aftaler vedrørende flere modtagere. 20

21 II.2.4 Tildelingskriterier Tildelingskriterierne udgør grundlaget for vurderingen af forslagenes kunstneriske og kulturelle kvalitet i forhold til programmets generelle og specifikke målsætninger samt den enkelte aktionsdels hovedområde og karakteristika. Der er fastsat tildelingskriterier for hver enkelt aktionsdel (se anden del). Støtteberettigede forslag vurderes af et evalueringsudvalg. Evalueringsudvalget består af tjenestemænd fra forvaltningsorganet og Kommissionen og bistås af uafhængige eksperter fra de støtteberettigede lande 29. Evalueringsudvalget udarbejder en anbefaling vedrørende tildeling af tilskud. Det udarbejder en liste over organisationer eller projekter, der har opnået en tilstrækkelig pointscore til at være berettiget til at modtage et tilskud. II.3 Høring af programudvalget og Europa-Parlamentet Enhver udvælgelse starter med, at der sendes en liste over forslag, til hvilke der ansøges om samfinansiering, til programudvalget, der består af repræsentanter for de støtteberettigede lande. Efter at programudvalget har udtalt sig om de forskellige forslag, videresendes listen til nærmere behandling i Europa-Parlamentet i overensstemmelse med ret til indsigt. Denne høringsproces varer mindst seks uger. II.4 Tildeling af tilskud Udvælgelsesproceduren er først afsluttet, når ovennævnte høringsproces er fuldført, hvorefter listen over de forslag, der er udvalgt til at modtage samfinansiering, kan offentliggøres. De støtteberettigede forslag med den højeste pointscore modtager tilskud, indtil de disponible midler alle er blevet tildelt. De udvalgte ansøgere får tilsendt en tilskudsaftale/beslutning om tilskud, hvori er angivet beløbet af det tildelte EU-tilskud samt betingelserne for dets tildeling (ønskes der flere oplysninger om tilskudsaftalen/beslutningen om tilskud, henvises der til kapitel V.8). II.5 Offentliggørelse af udvælgelsesresultater Listen over udvalgte forslag offentliggøres på forvaltningsorganets websted: Ansøgere, der ikke er blevet godkendt, modtager et brev med angivelse af den pointscore, deres forslag opnåede, og med begrundelser for afslaget. 29 De uafhængige eksperter udvælges på grundlag af en åben indkaldelse af interessetilkendegivelser. 21

22 KAPITEL III Finansielle betingelser og øvrige betingelser III.1 Finansielle betingelser Som det er tilfældet med alle former for EU-tilskud, er finansielle bidrag, der tildeles under kulturprogrammet, underlagt reglerne i finansforordningen, som f.eks. de almindelige betingelser 30. Bestemmelserne i finansforordningen skal finde anvendelse. Dette kapitel indeholder en række regler, der er gældende for alle tilskud under kulturprogrammet. Anden del indeholder mere specifikke regler, som er gældende for alle tilskud, der tildeles under de enkelte aktionsdele. III.1.1 Tilskuddets størrelse Det tildelte beløb kan aldrig være større end det beløb, der ansøges om. Det beløb, der tildeles via tilskudsaftalen/beslutningen om tilskud, er et maksimumbeløb, der under ingen omstændigheder kan øges. Det endelige beløb tildeles først efter en vurdering af den foreløbige (hvis en sådan foreligger) og endelige rapport, og beløbet kan blive nedsat efter inspektion af den konkrete gennemførelse af aktionen. Det skal være muligt for tilskudsmodtageren og de sekundære tilskudsmodtagere (hvis relevant) at identificere de beløb, der indbetales af forvaltningsorganet, ud fra tilskudsmodtagerens og de sekundære tilskudsmodtageres (hvis relevant) bankkonto. III.1.2 Samfinansiering EU's tilskud må ikke dække hele finansieringen af aktionen. Ansøgerne skal vise deres engagement i aktionen ved at finde supplerende finansieringskilder udover EUtilskuddet. Dette kan f.eks. ske gennem indtægtsgivende aktiviteter, ved at indskyde egne midler eller ved at ansøge om støtte fra andre organisationer (f.eks. lokale, regionale eller nationale myndigheder, fonde osv.). Dokumentation for samfinansiering skal vedlægges den endelige rapport. Tilskud, der beregnes i henhold til en finansiering med et fast tilskudsbeløb (se kapitel III.3), berøres ikke af denne bestemmelse. III.1.3 Ingen dobbeltfinansiering 30 Er vedhæftet til tilskudsaftalen og beslutningen om tilskud, som er tilgængelig på forvaltningsorganets websted. 22

23 Det er kun muligt at modtage et enkelt tilskud finansieret over EU-budgettet til de enkelte aktioner. Det er muligt, at en organisation kun tildeles et enkelt driftstilskud pr. regnskabsår. Organisationer, som har ansøgt om eller har planer om at ansøge om et andet EUtilskud under kulturprogrammet eller under et hvilket som helst andet EU-program, skal angive dette tydeligt i sin ansøgning og skal underrette forvaltningsorganet om resultatet af denne samtidige ansøgning. Hvis en organisation modtager et driftstilskud og et tilskud til projekter, medregnes organisationens personaleudgifter ikke i det støtteberettigede budget for projektet, idet disse personaleudgifter i princippet dækkes af driftstilskuddet. Samme bestemmelse er gældende for de 7 % af de indirekte udgifter (se kapitel III.3.1), som også dækkes af driftstilskuddet. III.1.4 Støtteberettigelsesperiode ikke-tilbagevirkende kraft Støtteberettigelsesperioden for udgifter i forbindelse med gennemførelsen af en samfinansieret aktion er angivet i tilskudsaftalen/beslutningen om tilskud. Der kan ikke ydes tilskud med tilbagevirkende kraft til allerede afsluttede aktioner. Der kan kun ydes tilskud til allerede påbegyndte aktioner i tilfælde, hvis ansøgeren kan dokumentere, at det var nødvendigt at igangsætte aktionen, inden aftalen/beslutningen blev underskrevet. I disse tilfælde må tilskudsberettigede udgifter dog ikke ligge forud for datoen for indgivelsen af ansøgningen om tilskud. III.1.5 Nonprofit 31 Et tilskud må ikke have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste. Dette betyder i praksis følgende: hvis de samlede indtægter ved en aktion er større end de endelige samlede omkostninger ved aktionen, vil EU-tilskuddet blive reduceret i overensstemmelse hermed på baggrund af analysen af den endelige rapport, hvor der tages højde for oplysningerne i ansøgningen (artikel 173 i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen: "Aktionens budget eller driftsbudgettet, der vedlægges ansøgningen, skal udvise ligevægt mellem udgifter og indtægter, jf. dog bestemmelserne om mulige udsving i valutakurserne, og angive de omkostninger, der er berettigede til finansiering over fællesskabsbudgettet". Hvis der opnås en fortjeneste, kan det medføre, at tidligere udbetalte beløb inddrives. Tilskud, der beregnes i henhold til en finansiering med et fast tilskudsbeløb til litterære oversættelser (se kapitel III.3), berøres ikke af denne bestemmelse. III.1.6 Garanti Forvaltningsorganet kan kræve, at en organisation stiller en garanti, inden der ydes tilskud, for at mindske de finansielle risici i forbindelse med forfinansieringen. 31 For yderlige oplysninger henvises til reglen om nonprofit i artikel 165 i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen. 23

24 Forvaltningsorganet vurderer på baggrund af formularen vedrørende finansiel kapacitet og organisationens officielle regnskaber (se kapitel II.2.3.1), om en garanti er påkrævet. Formålet med denne garanti er at få en bank, et pengeinstitut, tredjemand eller de øvrige modtagere til at indtræde som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist eller at hæfte umiddelbart for de sekundære tilskudsmodtageres forpligtelser. Denne finansielle sikkerhed, udtrykt i euro (herefter "EUR"), skal tilvejebringes af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut, der er etableret i en EU-medlemsstat. Hvis modtageren er etableret i et andet støtteberettiget land, kan forvaltningsorganet acceptere, at en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i dette land, stiller en sådan garanti, hvis det mener, at denne bank eller dette pengeinstitut giver den samme sikkerhed og har de samme karakteristika som garantier stillet af en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i en medlemsstat i en anden EU-medlemsstat. Garantien kan erstattes af en fælles eller flere forskellige garantier stillet af en tredjepart eller en fælles garanti fra de tilskudsmodtagere, der deltager i aktionen, og som er med i den samme tilskudsaftale/beslutning om tilskud. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller saldobetalinger til modtageren på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen/beslutningen om tilskud. Dette krav gælder ikke offentlige organisationer og offentligretlige internationale organisationer, som beskrevet i kapitel II III.2 Former for tilskud Kulturprogrammet indeholder to former for tilskud: - Tilskud til projekter (flerårige samarbejdsprojekter (aktionsdel 1.1), samarbejdsprojekter (aktionsdel 1.2.1), litterære oversættelsesprojekter (aktionsdel 1.2.2) og kultursamarbejdsprojekter med tredjelande (aktionsdel 1.3). Projekter er aktioner med en begrænset levetid, i løbet af hvilken der gennemføres specifikke, foreslåede aktiviteter. Projektomkostninger skal være direkte forbundet med gennemførelsen af de specifikke, foreslåede aktiviteter. - Tilskud til driftsomkostninger (strukturstøtte) til en organisation, der er aktiv på europæisk plan på kulturområdet (aktionsdel 2). Driftstilskud adskiller sig fra projekttilskud ved at være finansielle tilskud til dækning af de omkostninger, der er nødvendige for en ordentlig udøvelse af en organisations almindelige og løbende aktiviteter. Disse omkostninger omfatter personaleudgifter, udgifter til interne møder, publikationer, information og formidling samt andre omkostninger, der er direkte forbundet med organisationens arbejdsprogram. III.3 Beregning af tilskuddet Tilskuddet beregnes enten på grundlag af: - et detaljeret budget (se kapitel III.3.1) 24

25 eller - som faste tilskudsbeløb 32 (se kapitel III.3.2). III.3.1 Budgetbaseret finansiering Budgetbaserede tilskud beregnes på grundlag af et afbalanceret og detaljeret budgetoverslag, udtrykt i EUR. Beregningen af det endelige tilskudsbeløb er baseret på et detaljeret endeligt regnskab ledsaget af udgiftsbilag. Det maksimale tilskud må ikke overstige en maksimal sats for støtteberettigede omkostninger til den pågældende aktion. Der er fastsat et maksimalt tilskud for de forskellige aktionsdele. Det behandles nærmere under de specifikke aktionsdele i anden del. På tilsvarende vis skal en fastsat procentdel af de samlede anslåede støtteberettigede omkostninger (afhængigt af den specifikke aktion) finansieres fra andre kilder end EU-budgettet. Ansøgere skal kunne dokumentere, at den resterende del af de samlede omkostninger ved aktionen er dækket af (sikret) samfinansiering. Ansøgeren skal angive kilderne til og beløbene for alle andre former for finansiering, der modtages eller anmodes om i løbet af den støtteberettigede periode og til enhver anden aktion. Modtagere og sekundære tilskudsmodtagere (når relevant) påtager sig at gennemføre de aktioner, der er omhandlet i ansøgningen om tilskud. Enhver ændring af aktionen kræver forudgående skriftlig aftale med forvaltningsorganet. Hvis der i den endelige oversigt over udgifter er medtaget udgifter, som ikke figurerer i ansøgningen om tilskud, kan forvaltningsorganet anmode om hel eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet. Aktionens budget eller driftsbudgettet, der vedlægges ansøgningen, skal udvise ligevægt mellem udgifter og indtægter og tydeligt angive de omkostninger, der er berettigede til finansiering over EU-budgettet. Ansøgere skal, ved at udfylde felterne til dette formål i ansøgningsskemaet, oplyse kilder og beløb for andre midler, som er modtaget, eller om hvilke der er indgivet ansøgning i samme regnskabsår, for så vidt angår de pågældende aktioner, eller til enhver anden aktion og til rutinemæssige aktiviteter. Ansøgere fra lande uden for euroområdet skal anvende den officielle omregningskurs for EUR, som er offentliggjort af Kommissionens Generaldirektorat for Budget 33 i måneden forud for indsendelsen af deres ansøgning. 32 Denne form for samfinansiering forudsætter en beslutning fra Kommissionen

26 III Støtteberettigede omkostninger Støtteberettigede omkostninger er omkostninger, som faktisk er afholdt af tilskudsmodtageren eller den sekundære tilskudsmodtager (hvis relevant) af et tilskud, og som opfylder alle de følgende kriterier: - De er afholdt i den periode, hvor aktionen løber, som angivet i tilskudsaftalen/beslutningen om tilskud, medmindre der er tale om omkostninger til afsluttende rapporter og revisionsattester vedrørende årsregnskabet og de tilgrundliggende regnskaber for aktionen - De skal have tilknytning til aftalens genstand og være anført i det samlede anslåede budget for aktionen - De er nødvendige for gennemførelsen af den aktion, som tilskuddet vedrører - De kan identificeres og kontrolleres, navnlig skal de være registreret i modtagerens regnskaber og fastlagt i overensstemmelse med de regnskabsstandarder, som gælder i det land, hvor modtageren er etableret, og i overensstemmelse med modtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning - De opfylder kravene i den gældende skatte- og social- og arbejdsmarkedslovgivning - De er rimelige og berettigede og opfylder kravene til forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig med hensyn til sparsommelighed og produktivitet. Tilskudsmodtagerens eller den sekundære tilskudsmodtagers interne regnskabs- og revisionsprocedurer skal give mulighed for direkte at afstemme de udgifter og indtægter, der er opgivet i forbindelse med aktionen, med de tilsvarende regnskaber og bilag. Støtteberettigede omkostninger er opdelt i to hovedkategorier: Støtteberettigede direkte omkostninger Støtteberettigede direkte omkostninger er omkostninger, der er direkte knyttet til gennemførelsen af aktionen, og som derfor kan henføres direkte til aktionen. Dette omfatter navnlig: - Omkostninger til det personale, der deltager i aktionen, inklusive lønninger plus sociale bidrag og andre lovpligtige lønrelaterede omkostninger, forudsat disse omkostninger ikke overstiger de gennemsnitlige satser, der normalt skal betales af tilskudsmodtageren eller, hvis relevant, af den sekundære tilskudsmodtager. 26