Vi vil tættere på naturen! Vi vil være nysgerrige og lærende! Fordi vi kan mere i fællesskaber

Transkript

1 NOTAT Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød kommunen@alleroed.dk alleroed.dk Morten Knudsen 5. januar 2019 Allerød Kommunes politiske styringsmodel Visionen er det helt overordnede pejlemærke for kommunens styring og udvikling. Politikker, strategier og planer sætter retning for de enkelte serviceområder. Løbende tilpasninger i det konkrete serviceniveau sker i de årlige forhandlinger om budgettet og i de sager, der fremlægges for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd i årets løb. Arbejdet med opfølgning og effekt sker ligeledes løbende både i fagudvalgene og gennem de analyser der igangsættes. Kommunens kerneopgave er at skabe værdi for borgeren. Forvaltningen og kommunens virksomheder har til ansvar at omsætte den politiske styring i den service der leveres til kommunens borgere, indenfor de bevillinger byrådet afgiver. Allerød Kommunes politiske styringsmodel kan illustreres som vist i figuren. Figur 1. Allerød Kommunes politiske styringsmodel Vi vil tættere på hinanden! Vi vil tættere på naturen! Vi vil være nysgerrige og lærende! Fordi vi kan mere i fællesskaber Fordi vi ønsker grøn bæredygtig udvikling for fremtidige generationer Fordi fremtiden kalder på nye løsninger og nye måder at arbejde på I fremtiden vil vi værne om vores natur, og vi vil skabe en vækst og udvikling, der er ansvarlig, både når det handler om miljø, klima, energi og ressourcer. I fremtiden vil vi være nysgerrige og legende, innovative og lærende, når vi sammen udvikler Allerød. I fremtiden vil vi forme vores fællesskaber og samfund med omtanke for den enkelte, de mange og fremtidens generationer. Sammen hjælper vi hinanden med at skabe vilkårene for det gode liv hele livet. Politikker Budget Sager Opfølgning og effekt 1

2 Byrådets arbejde er i øvrigt tilrettelagt i styrelsesvedtægten og de spilleregler byrådet har besluttet. Den grundlæggende arbejdsdeling mellem forvaltning og byråd følger herudover styringsprincippet om central styring og decentral ledelse. Principperne for den politiske styringsmodel er: Visionen er det helt overordnede pejlemærke for kommunens udvikling Fokus er på kerneopgaven at skabe værdi for borgere, indenfor rammerne af de serviceydelser og myndighedsopgaver som kommunen har ansvaret for. Politikker og strategier sætter retning for de enkelte serviceområder De årlige budgetforhandlinger fastlægger ændringer i det konkrete serviceniveau og den tværgående prioritering Løbende tilpasninger sker i de sager, der fremlægges for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd i årets løb Styringsprincippet Central styring, decentral ledelse udgør den strategiske retning for Forvaltningens og de kommunale virksomheders arbejde i øvrigt. Elementerne i den politiske styringsmodel er nærmere beskrevet i de følgende afsnit. Visionen Allerød Kommunes vision er Tæt på hinanden Tæt på naturen, som blev vedtaget i januar Visionen sætter retningen for fremtidens Allerød og er en ledestjerne for udvikling og forbedring af Allerød, for os der bor her, og for fremtidige generationer. Visionen har tre kernelementer: Fællesskaber, naturen samt nysgerrighed og læring. De tre elementer bygger på Allerøds styrker og potentialer, men er også redskaber i at indfri visionen for fremtiden. For hvert af de tre kerneelementer er der formuleret pejlemærker for fremtiden. Vi vil tættere på hinanden! Vi vil tættere på naturen! Vi vil være nysgerrige og lærende! Fordi vi kan mere i fællesskaber Fordi vi ønsker grøn bæredygtig udvikling for fremtidige generationer Fordi fremtiden kalder på nye løsninger og nye måder at arbejde på I fremtiden vil vi værne om vores natur, og vi vil skabe en vækst og udvikling, der er ansvarlig, både når det handler om miljø, klima, energi og ressourcer. I fremtiden vil vi være nysgerrige og legende, innovative og lærende, når vi sammen udvikler Allerød. I fremtiden vil vi forme vores fællesskaber og samfund med omtanke for den enkelte, de mange og fremtidens generationer. Sammen hjælper vi hinanden med at skabe vilkårene for det gode liv hele livet. Politikker Byrådets politikker er den overordnede beskrivelse af Politikker serviceniveauet på et bestemt politikområde. Politikkerne indeholder desuden byrådets mål på området og fastsætter eventuelle fokusområder og forventede resultater. Alle politikker i Allerød Kommune skal ses i tæt sammenhæng med byrådet vision 2031: Tæt på hinanden tæt på naturen. Visionen skal derfor være retningssættende for såvel de overordnede politiske målsætninger i politikken som for de temaer der indgår i politikken. Det er byrådet der beslutter alle politikker i Allerød Kommune og fastlægger den overordnede opdeling af kommunens virksomhed i politikområder. Det er fagudvalget der har ansvaret for at formulere politikken i dialog med borgere og brugere på området, og sikre at politikken er koordineret med andre fagudvalgsområder. Det er også fagudvalget der har ansvaret for opfølgningen på politikken, samt at prioritere og fremlægge handlemuligheder for byrådet, indenfor de enkelte politikområder. Politikker omfatter et afgrænset fagområde, men kan godt gå på tværs af flere fagudvalg. Det er vigtigt, at der i politikudviklingen foregår en tværgående koordinering, da nogle politikker og strategier beskriver indsatser, der har betydning for flere politikområder. Man skal derfor ved udarbejdelse af politikker og strategier også være opmærksom på eksisterende politikker eller strategier inden for området. Byrådets politikker skal afspejle kommunens økonomiske rammevilkår og derfor må de ikke i sig virke udgiftsdrivende. Politikkerne skal understøtte kommunens styringsprincip ved at have fokus på helhed og 2

3 sammenhæng for borgerne i opgaveløsningen og tydelighed i den service, som borgerne oplever. Forvaltningen har det administrative ansvar for at udmønte politikkerne, indenfor de afgivne bevillinger. Politikker er korte og klare, og fylder typisk 5-10 sider. Alle politikker og strategier er tilgængelige på kommunens hjemmeside er i udgangspunktet tidsbegrænsede dokumenter, der beskriver håndteringen af en given konkret opgave eller problemstilling. indeholder typisk klare principper, metode, proces, ansvar, indsatsområder og succeskriterier. er derfor klart afgrænset, men kan både tværgående eller holde sig indenfor et enkelt politikområde. I nogle tilfælde er der i lovgivningen et konkret krav om, at der udarbejdes en bestemt strategi eller plan, som skal vedtages politisk. Udarbejdelsen af en strategi vil typisk udspringe af et politisk ønske om en forandring og dermed følge af en beslutning i byrådet eller et fagudvalg. Forvaltningen kan dog også igangsætte udarbejdelse af strategier eller planer, hvilket ligeledes typisk sker ved at der fremlægges en sag herom. Det er ikke obligatorisk at der udarbejdes en strategi eller plan på alle politikområder, ligesom der godt kan være tilknyttet flere strategier eller planer til nogle politikområder. Det afhænger af det konkret behov for indsats. Budget Budgetstrategien er den årlige proces for at lægge budgettet for det kommende år og de følgende overslagsår. Budgetprocessen fokuserer på de konkrete tilpasninger og politiske Budget prioriteringer i budgettet. Budgetprocessen er således et element i den overordnede og strategiske udvikling af kommunen, hvor også langsigtede udviklingstiltag og formuleringen af politikker og strategier spiller en væsentlig rolle. Formålet med budgetstrategien er at sikre et gennemarbejdet og velkvalificeret budgetmateriale, der kan danne grundlag for borgmesterens budgetforslag og de efterfølgende budgetforhandlinger. Det er i høj grad i forbindelse med budgetprocessen, at løbende konkrete ændringer i serviceniveauet sker, da det er her der tages stilling til de bevillinger der skal finansiere aktiviteterne. Ændringerne vedrører dog alene forskellen på serviceniveauet før og nu, altså selve ændringen, mens der ikke er fokus på hvordan serviceniveauet i øvrigt er i kommunen. Her er der altså tale om blokbudgettering/marginalbudgettering. Koblingen til byrådets og fagudvalgenes udviklingsarbejde i politikker og strategier, sker ved at relevante forslag til prioriteringer kan oversendes til budgetforhandlingerne. Sager På samme måde som i budgetprocessen træffes der også beslutninger i løbet af året, hvor der sker ændringer i serviceniveauet. Der er dog sjældent tale om tillægsbevillinger, da Sager disse så typisk bliver oversendt til budgetforhandlingerne, så de kan ses i sammenhæng med ønsker på andre områder. Den økonomiske styring hænger tæt sammen med realiseringen af byrådets vision og politikker, med hensyntagen til den kendte demografiske udvikling på de store serviceområder ældreområdet, skoleområdet og dagpasningsområdet. Byrådets politikker skal afspejle kommunens økonomiske rammevilkår og derfor må de ikke i sig virke udgiftsdrivende. Opfølgning og effekt Opfølgning og effekt 3

4 Kommunens kerneopgave er at skabe værdi for borgeren. Et centralt element i kommunens politiske styringsmodel handler derfor om hvordan kvalitet og udviklingen i kvaliteten dokumenteres og afrapporteres politisk. I dag udarbejdes forskellige materialer og sager til fagudvalgene, der viser hvordan kvaliteten er i de serviceydelser Allerød Kommune leverer. Opfølgning og Det eneste dokument der i dag udarbejdes, som går på tværs af alle områder er budgetnotat 3: Nøgletalskatalog. På nogle områder fremlægges endvidere en eller flere gange om året også systematisk kvalitetsvurderinger eller statistikker. Fx kvalitetsrapporten på folkeskoleområdet, modtagelse og integration af flygtninge og beskæftigelsesområdet. Ud over disse dokumenter, sker afrapporteringen af den leverede kvalitet ad hoc når der politisk er ønske om det. For at understøtte byrådets tværgående fokus på kvalitet og effekt på serviceområderne, udarbejdes lige nu særligt to notater årligt som en del af budgetprocessen: Budgetnotat 4: Nøgletalsnotat og Budgetnotat 5: Kvalitetsnotat. Kvalitetsnotatet er nyt i 2019 og giver et overblik over de kvalitetsindikatorer der i dag findes på de større serviceområder, ud over de almindelige økonomiske nøgletal. Herudover er den skriftlige dokumentation for at de politiske målsætninger opfyldes baseret på at Forvaltningen fremlægger sager om det, hvis der er afvigelser. Allerød Kommunes politiske styringsmodel bygger både på en høj grad af decentral ledelse og delegering til kommunens virksomheder, og kun få krav til skriftlighed om hvordan virksomhederne fagligt omsætter de politiske målsætninger til service for kommunens borgere. Byrådets spilleregler og styringsprincip Ud over de elementer der er beskrevet ovenfor i selve styringsmodellen, har byrådets styringsprincip om central styring og decentral ledelse, samt spillereglerne for byrådets arbejde, også stor betydning for kommunens styring. Kommunens styring bygger på princippet om central styring og decentral ledelse. Dermed ønsker byrådet at flest mulige frihedsgrader og ansvar delegeres til institutioner og det decentrale niveau. Forvaltningen understøtter byrådets politikker og økonomiske målsætninger i den løbende økonomiske sagsbehandling. Allerød Kommune ønsker derved: At skabe helhed og sammenhæng for borgerne i opgaveløsningen, med udgangspunkt i borgernes egne behov og ressourcer At skabe tydelig sammenhæng mellem Byrådets visioner og målsætninger, og den service borgerne oplever. At skabe et væsentligt ledelsesrum til ledelsen tættest på borgerne, til at lede enheden hensigtsmæssigt, indenfor de politisk fastsatte mål og rammer. At der er fokus på at skabe resultater for borgerne og at dette bæres af god ledelse og dygtige medarbejdere på alle niveauer. Styringsprincippet har især betydning for arbejdsdelingen mellem byrådet, Forvaltningen og de kommunale virksomheder. Styringsprincippet uddybes i Spilleregler for byrådets arbejde. Flere steder i byrådets spilleregler for byrådets arbejde, er der bestemmelser der handler om den politiske styringsmodel. Nedenfor er fremhævet nogle af de punkter, der især har betydning her for: Uddrag af Spilleregler for byrådets arbejde Vi arbejder i møder, og vi træffer vores beslutninger på møder - ikke på seminarer eller lignende. Vi holder ét ordinært byrådsmøde og ét møde i hvert udvalg pr. måned - bortset fra juli. Vi begrænser brugen af ekstraordinære møder, og 4

5 indkalder kun når det er absolut nødvendigt. Borgmesteren og udvalgsformanden har ansvaret for at forberede og afholde møderne. Det er umuligt for byrådet at få forelagt samtlige afgørelser og sager til beslutning. Vi har derfor delegeret en del af beslutningskompetencen til de stående udvalg og Forvaltningen. De bedste resultater skabes gennem dialog. Vi baserer derfor en høj grad af vores politiske arbejde på dialog med borgere, brugere og virksomheder. Det er de enkelte udvalg, der er ansvarlige for, at der på udvalgets område sker den nødvendige dialog om byrådets målsætninger. Ved større tværgående emner eller borgermøder har vi tradition for at hele byrådet inviteres. De enkelte udvalg har ansvaret for, at der bliver fulgt op på målsætninger og økonomien indenfor deres område i henhold til de principper for økonomisk styring, der er vedtaget i byrådet. Vi lægger vægt på at adskille den daglige drift og det politiske arbejde. Som udgangspunkt blander vi os ikke i selve driften, men fokuserer på de væsentlige politiske sager. Kommunens overordnede styringsprincip er Central styring, decentral ledelse, hvor der indenfor de fastlagte mål og rammer er et lokalt råderum i de udførende led i Forvaltningen og i virksomhederne. Vi tror på, at det giver de bedste resultater i det udførende arbejde, samtidig med at man ikke taber de politisk fastsatte mål og rammer af syne. Vores arbejdsdeling med Forvaltningen er baseret på gensidig tillid. Vi fastlægger mål, rammer og retningslinjer, mens Forvaltningen og virksomhederne har ansvaret for udmøntningen. Dialogen mellem byrådsmedlemmer og Forvaltningen går som udgangspunkt via Direktionen. Vi interesser os for principielle aspekter ved enkeltsager, så vi kan fastlægge retningslinjer for fremtiden. Men for konkret ekspedition henviser vi til Forvaltningen, fordi vi styrer via mål og rammer. Allerød Kommunes politiske styringsmodel er samlet det en variant af mål- og rammestyring, og skal forstås som en overbygning på den række af beslutninger, der træffes på enkeltsager i dagsordenspunkter. Styringsmodellen er enkel og ubureaukratisk, og understøtter dermed styringsprincippet om at skabe et væsentligt ledelsesrum til ledelsen tættest på borgerne, indenfor de politisk fastsatte mål og rammer. Styringsmodellen angiver en specifik rollefordeling, hvor byrådet sætter retning i form af vision og mål, mens administrationen har opgaven med at implementere og levere. 5