The European Facilities Management Conference København maj 2004

Transkript

1 EuroFM 2004 The European Facilities Management Conference København maj 2004 Resumé Referenter: Grethe Vinther og Poul Kragelund Kragelund Kommunikation A/S 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Lionel Prodgers Chairman of EuroFM Åbning af European Facilities Management Conference 5 Franklin Becker Professor, Chairman for Design and Environmental Analysis, Cornell University, USA Addresing wicked problems (opening keynote).. 5 Workplace John Worthington Arkitekt, stifter af DEGW og professor ved Universitetet i Sheffield og ved Chalmers Tekniske Universitet i Göteborg Managing the distributed workplace blurring the boundaries between city planning and real estate management.8 Alexander Rieck Diplomingeniør ved Frauenhofer Instituttet i Tyskland Soft factors in the office..9 Eva Bjerrum og Anne Bøgh Hansen Forsker og forskningsassistent ved Alexandra Instituttet, Center for New Ways of Working New workplace design: Trend og strategic tool?...10 Margrit Lipczinsky Ledelseskonsulent i Lipczinsky & Boerner, Konstanz i Sydtyskland Psychology of spaces soft factors for success 11 Christian S. Nissen Generaldirektør i DR Combining social life and physical space vision and experiences in the new headquarter of the Danish Broadcast Corporation...12 Bethany Davis Director of Workplace Solutions, Facilities Manager, Nokia, Finland Mobile work and implications for the workplace...13 Marcel Storms Concept International, Holland New business dimensions in workplace design 14 Evelyne Balogh Project Manager, Oesterreichishe Kontrolbank, Østrig The interaction between office structures and organisational development - a new approach for effective change management 15 2

3 Karen Mosbech Arkitekt, leder af Afdelingen for Planlægning og Udvikling, Slots- og Ejendomsstyrelsen. Presentation of the book: The work enviroment...16 Oliver Wiel og Bjørn Berthelsen Saint-Gobin Ecophon SA, Danmark og Frankrig Managerial aspects of acoustic improvement in offices. The experience of a major French company 17 Kasper Danielsen Arkitekt, indehaver af Advice Group The competent choice...18 Steen Enrico Andersen Arkitekt, direktør i PLH Arkitekter Translating corporate values to the physical environment Using the corporate brand and culture in architecture and design.19 Education in Facilities Management Suvi Nenonen Forsker, Turku Polytechnic, Finland Education as a way to professionel development in Finland and in the European network...21 Chris Heywood Forsker ved Univsitetet i Melbourne, Australien Strategic facilities options development at project inception..21 Preben Gramstrup VKR holding, Danmark Going green won t cost the earth...22 ICT in Facilities Management Klaus Aengenvoort, etask, Tyskland Software in Facilities Management..24 A. Bolhàr-Nordenkampf CAFM computeraided Facilities Management, Østrig Integrated management information systems a holistic approach concerning IT and telecommunication.25 3

4 Michael May Professor ved Berlins University of Applied Sciences CAFM in europe Quo vadis?...25 Operation & Service Management Outsourcing Lars Jaeger Ernest & Young, London Re-evaluation of the organisation:case study of a changing business in a global market.27 Paul Morgan Program Development Director, Johnson Controls IFM, United Kingdom New world HR shared service..28 Ulf Nyberg Vice President, Ericsson Sverige, ansvarlig for koncernens arbejdspladser globalt Experience from the largest ScandinavianFM-outsourcing deal to date 29 Stuart Graham CEO, Skanska, USA & Sweden How does a CEO of the World s largest construction company see the global trend towards service?...30 Paul Stadlöder Dipl.-Ing., CFM Germany, Chairman of the CEN/TC 348, Facilities Management standards CEN/TC 348 European standardization of Facilities Management. Presentation of the European Committee for Standardization, CEN s preparation of Facilities Management covering operational, tactical and strategic levels to support primary processes...31 Laura Hill Director Nokia Real Estate & Facilities Europe, Middle East & Asia Experience in cross-national outsourcing. How to scope and describe service content, how to make supplier/partner evaluation...33 Mikkel Skov Business Relations Manager, Novo Nordisk Servicepartner, Denmark Strategic Facilities Management adds value. The Danish healthcare and biotech Novo Group founded a FM profit centre..34 Albert M.M. Pilger Managing Director, Pilger Facility Management, Austria New methods in outsourcingfacility support functions.35 4

5 Public Private Partnership (PPP) Mike Pearce Partner, EC Harris, Central Europe PPP in Central Europe What is the issue?...37 Tim Pearson Innisfree, England The financial investor s view on the service provision part of PFI/PPP projects 38 Tim Costello Partner, Product Group Head, Evershed, England The way PPP/PFI is dealt with in the local authority context..39 Carsten Jarlov Direktør Slots og Ejendomsstyrelsen, Danmark PPP and outsourcing in Denmark 40 Silvano Curcio Professor, direktør for Terotec Laboratory for the Innovation of Urban and Real Estate Patrimony Maintenance and Management Public Private Partnership, state of the art in Italy..42 Sigfús Jónsson Managing Director, Nysir AS, Island PPP/PFI in Iceland/PPP reality in Iceland..43 Frank Riemenschneider Dr., Professor, Fachhochschule Münster, Tyskland The first survey of German PPP projects.44 Kauko Tulla VTT Building and Transport The Nordic FM network and the real estate and building sector in the Nordic countries state of the art..45 Douglas Brown FRIAS, RIBA, DEGW Scotland PFI s role in delivering the New Government Workplace in the UK...46 Closing Keynote Sheila Sheridan Director for Facilities and Services, John F. Kennedy Scholl of Government, Harvard. Master in Education, MBA. Chairman of IFMA The future of Facilities Management from a Harvard experience (closing keynote).48 5

6 Åbning af European Facilities Management Conference. Lionel Prodgers, Formand for EuroFM Lionel Prodger åbnede konferencen med et blik ind i den nære fremtid for Europa og for Facilities Management-disciplinen. Vi er på vej ind i den udvidede familie i Europa, når EU får 10 nye medlemmer oven i de 15 eksisterende EU-lande. Der bliver flere om kagen, og det bliver nødvendigt for de store medlemmer at bøje sig. For hvordan sikrer man sig, at der er tilstrækkelig fokus og tilstrækkelige ressourcer til denne udvidede familie? Lionel Prodger opfordrede til at angribe problemstillingen fra Facilities Management-vinklen. Betragt problemstillingen med Facilities Management-øjne for at sikre den bedste og mest rationelle anvendelse af ressourcerne. For det er et makroøkonomisk problem, som vil påvirke de opgaver, som Facilities Management-disciplinen arbejder med. Derfor har jeg som et personligt ønske for The European Facilities Management Conference 2004 og for EuroFM, at vi her kan møde de nye EU-medlemmer i en ånd af storhed og generøsitet. Vi skal lukke op og dele viden, for det er de tunge medlemmer, der skal trække dette, fastslog Lionel Prodger. Adressing wicked problems (opening keynote). Franklin Becker, Professor, Chairman for Design and Environmental Analysis, Cornell University, USA Franklin Becker, der var blandt pionererne inden for Facilities Management, gjorde status over de vigtigste aspekter af den udvikling, der er sket siden starten omkring Facilities Management-professionen og tænkningen omkring Facilities Management har ændret sig meget gennem det kvarte århundrede, der er gået. Vi har bevæget os fra maskinrummet op til bestyrelseslokalet, og det var vores mål: at bevæge os op gennem virksomheden, så Facilities Management bevægede sig fra at være noget, der blot skulle få huset til at fungere, til at være en del af de vigtigste beslutninger. Vi skal forstå hvad der siges i bestyrelseslokalerne Det var vores håb, at Facilities Management skulle være en del af den fundamentale virksomhedsdrift. Vi skulle agere proaktivt, ikke reaktivt, fordi det handlede om forandring og om at forstå medarbejderes bekymring for forandring og frygten for at miste kontoret. Det gør det stadigt. Derfor skal vi forstå, hvad erhvervsledere bekymrer sig om, og vi skal forstå, hvad der siges i bestyrelseslokalerne, hvis vi vil arbejde der. Og vi skal erkende, at organisationsfolk ikke interesserer sig for Facilities Management. De er ligeglade med de fysiske rammer, men fokuserer i stedet på arbejdsmiljø og sundhed. Vi skal altså forandre tankesættet og tænkningen omkring Facilities Management. Men det kræver, at vi taler deres sprog. 6

7 Franklin Becker fokuserede derefter på én af Facilities Management-disciplinens største udfordringer, nemlig at håndtere organisatoriske dilemmaer uden lette løsninger Wicked problems with no easy answers. Det kan f.eks. være uforudsigelige organisationsændringer eller pludselige ændringer i medarbejderantallet. Vi ser typisk den konventionelle tilgang til problemet, hvor løsninger alene fokuseres på delobjekter. Men der er innovative muligheder, som f.eks. at arbejde på multifunktionelle løsninger og på mange niveauer samtidigt. Som eksempel på en kombinationsløsning, der arbejder på mange planer, omtalte Franklin Becker et callcenter. Her har man i planlægningen og indretningen af arbejdspladsen taget højde for, at bygningen hurtigt skal kunne forandres til en helt anden anvendelse, f.eks. varehus. Erfaringer om at understøtte samarbejde og videndeling Blandt Facilities Management-disciplinens bløde fokusområder er at understøtte samarbejde og videndeling på tværs af organisationen. Her er man imidlertid oppe mod en række antagelser og opfattelser, som ikke nødvendigvis er holdbare. Vi ser mange virksomheder samle alle medarbejdere i store hovedkvarterer. Men det resulterer ikke nødvendigvis i den ønskede interaktion og det forventede samarbejde. Aktuelle analyser viser, at interaktionen falder dramatisk, så snart medarbejderne ikke er på samme etage. Så hvis man tror, at det at samle alle medarbejdere i én stor konventionel bygning er den eneste løsning, så tager man måske fejl, fastslog Franklin Becker, der efterfølgende omtalte den vedvarende udfordring omkring det at skabe videndeling. Hvordan skaber man videndeling? Vi troede, at åbenplanskontor kunne understøtte videndeling, men det viste sig ikke at være tilfældet. Rum med medarbejdere fungerer bedst, bl.a. fordi de giver bedre arbejdsro og færre forstyrrelser, således at man lærer at aflæse folks kropssprog, før man henvender sig til dem. Konsekvensen er større effektivitet samtidig med en konstruktiv videndeling. Simuleringsmodel giver en værdifuld dialog Facilities Managements største udfordringer er ifølge Franklin Becker, at stort set alt, der arbejdes med, er usikkert. Hvor mange medarbejdere er der i organisationen? Hvilke fysiske rammer har vi? Netop den usikkerhed gør det tydeligt, at Facilities Management har alt for få værktøjer til at forudsige forandringer. For hvordan håndterer vi parametre som forventninger til antal medarbejdere og behov for plads? Og hvordan sammenholder man de konkrete ting med de bløde, spurgte Franklin Becker, der finder det vigtigt at integrere såvel økonomiske som Human Resource-faktorer: For der er ingen tvivl om, at medarbejderne har større betydning for virksomheden end alt det andet. På Cornell-universitetet har Franklin Becker som leder af IWSP (International Workplace Studies Program) medvirket ved udformningen af et værktøj, der inddrager både hårde og bløde faktorer. I denne simuleringsmodel forsøger vi at forudsige risikoprofilen ved forskellige løsningsmodeller, og vi omsætter alle parametre til økonomiske størrelser, så det er muligt at skitsere konkrete scenarier. Derigennem har vi opnået en struktureret debat, som kæder arbejdseffektivitet sammen med arbejdsplads- 7

8 løsninger og økonomisk udbytte. Det giver en dialog, som er værdifuld i beslutningsprocessen, fastslog Franklin Becker, der er overbevist om, at arbejdspladser stadig kan blive bedre. Facilities Management-disciplinen kan komme meget længere Vi kan gøre det bedre. Få kontorer skræmmer os, enkelte giver os mere energi, men typisk keder de os faktisk. Jeg tror, at vi kan skabe kontorer, som frigør et meget større potentiale, end vi hidtil har set. Gennem sine første 25 år er Facilities Management-disciplinen blevet meget mere sofistikeret, men der er stadig mulighed for at komme meget længere, påpegede Franklin Becker, der afsluttede med at opstille en række anbefalinger til, hvorledes Facilities Management får status som en fuldgyldig partner i virksomhedernes beslutningsprocesser: Vi skal sikre de små sejre, derfor er det vigtigt, at vi gør noget. Vi skal systematisere evaluering, så vi sikrer læring og videnopsamling. Vi skal tilrettelægge fælles initiativer, således at der samarbejdes på tværs om Facilities Management. Vi skal arbejde for, at virksomhederne aflægger regnskab efter TBLAmetoden (Triple Bottom Line Accounting), hvor sociale, miljømæssige og økonomiske faktorer i en afbalanceret form inddrages i alle projekter. Endelig er det afgørende at sikre sejre på mange forskellige niveauer, altså over for medarbejdere, kunder, aktionærer, omgivelser etc. Konsekvensberegning på scenarier En spørger ville vide, hvordan man i simuleringsmodellen værdisætter de bløde ting, så man får virksomhedens økonomer til at tro på det. Franklin Becker svarede, at man ikke har konkrete data på disse ting. Enhver vil sige, at det afviger fra virksomhed til virksomhed. Derfor handler det om formodninger og antagelser. Bliv enige om niveauer, altså om det er 1 eller 20 procent, det drejer sig om. For så snart der er foretaget antagelser, bliver det muligt at skabe scenarier og konsekvensberegne på disse. En fordel ved denne fremgangsmåde er, at den samtidig giver virksomheden større viden om, hvilke felter man ikke har viden om. Det i sig selv opkvalificerer, og det er dialogen, der er afgørende. For ved at skabe dialogen sikres, at beslutningen ikke træffer sig selv. En spørger henviste til, at Beckers eksempler omhandlede private virksomheder. På den baggrund ville han vide, hvorledes disse ting overføres på offentlige institutioner og organisationer. Franklin Becker svarede, at de underliggende forhold er de samme, uanset hvilken branche det drejer sig om. Traditionelt er offentlige virksomheder i Europa meget længere end i USA. Men i disse år er modellerne og tænkningen i høj grad ved at komme ind på f.eks. de amerikanske universiteter, som formentlig er nogle af de sværest bevægelige, sluttede Franklin Becker. 8

9 Workplace Managing the distributed workplace blurring the boundaries between city planning and real estate management. John Worthington, Arkitekt, stifter af DEGW og professor ved Universitetet i Sheffield og ved Chalmers Tekniske Universitet i Göteborg Worthington lagde ud med at skitsere, hvordan vores opfattelser af byer ændrer sig: Vi kan forbinde én by med uddannelse, en anden med shopping og en tredje med ferie. Vi har alle individuelle opfattelser af byer, og hvad de skal bruges til. Det er imidlertid ikke politiske grænser, der definerer vores opfattelser af byer og deres egenskaber, fastslog Worthington og understregede, at denne ændrede opfattelse af steder også gælder virksomheder og organisationer. Medarbejdernes opfattelse af organisationen er ikke bestemt af politiske grænser, men består i høj grad af formelle relationer og endnu vigtigere uformelle netværk, der er filtrede ind i hinanden. I dag er virksomhedernes fokus skiftet fra hardware til software, fra produktion til service, fra muskelkraft til viden. Det er nødvendigt, at facilities managere er opmærksomme på denne nye måde at opfatte job og virksomhed på, påpegede Worthington. Virksomhedens rum skal passe til opgaverne I de nye kontorer er der rum og tid til at arbejde parallelt på flere arbejdsopgaver, og virksomhedens rum er ikke længere skarpt opdelte. Vi ser en udviskning eller et overlap mellem forskellige funktioner i virksomheden, forklarede Worthington, og tilføjede at IT spiller en stor rolle, når der skal skabes både virtuelle og fysiske rum til medarbejderne. Som udgangspunkt kan man tale om tre slags rum med hver deres egenskaber. For det første er der det helt private rum, hvortil adgangen er beskyttet. For det andet er der det det privilegerede rum her skal man have et formål for at begive sig ind, altså en form for invitation. Eksempelvis skal man købe en kop kaffe på caféen. Og for det tredje er der så de helt offentlige rum, der altid er åbne og hvor alle frit kan færdes, for eksempel en park, forklarede Wortington. Paradokser i opfattelse af rum Men denne traditionelle skelnen mellem rum er nu præget af paradokser. For eksempel kan folk opleve at være allermest private og uforstyrrede i en offentlig park. Og med virtual reality kan vi føle, at vi er til stede ét sted, selv om vi fysisk er et andet sted. Vores rumopfattelse er altså ikke enten eller men både og og det er vigtigt for virksomhederne at overveje, pointerede Worthington. Dette fører til et paradigmeskifte inden for ejendomsadministration. Det leder til en ny måde at opfatte rum, på den måde vi ejer plads på og de forskellige muligheder i dette rum. Ligesom det betyder, at videnøkonomien kræver en ny forretningsstruktur. Man skal fokusere på at bryde ned til mindre enheder, at outsource og finde nye relationer. Udfordringen består altså i at identificere ændringerne og arbejde på tværs af rum og tid, at integrere forskellige funktioner og erfaringer. Når man indretter arbejdspladser, skal man skabe et miljø, der giver rum til 9

10 fuzzy thinking : Man skal turde tænke kritisk og forholde sig til wicked problems, nemlig de problemer vi ikke har en enkel løsning på, fastslog Worthington. Et eksempel: kursuscenter i hverdagene, Holliday Inn i weekenderne Et eksempel på et byggeri, der har flere funktioner under samme tag, er et kursuscenter for Shells ledelse, der fungerer som Holliday Inn, når der ikke er kurser. Shell og Holiday Inn havde brug for pladsen på forskellige tidspunkter: Shell mandag til torsdag, Holliday Inn i weekenderne. Shells konferencelokale bliver omdannet til carbaret-scene i weekenden. Her ser vi en optimal udnyttelse af pladsen og, uhyre vigtigt, en ny måde at tænke på, sagde Worthington. Dette giver øget værdi i virksomheden, fordi det fastholder og motiverer medarbejderne. Bygningen er altså både en vigtig plakatsøjle indad til og udad til i virksomheden. Derfor skal man huske disse tre E er, når man indretter virksomheder: Efficiency, Effectiveness, Expressions, understregede Worthington. Videndeling alle vegne også på trappen Husk at rummet bruges som ressource til at lære. Informationer lagres alle vegne ikke bare på biblioteket. Selv trappen er værdifuld; her er betydningsfuld kontakt, og der udveksles information. Førhen blev trappen set som værdiløs spildplads. Det er altså ikke selve bygningen, der er afgørende, men vores brug af den. Udfordringen er fysiske og organisatoriske ændringer, der skal understøtte hinanden. Det nytter ikke med nytænkende indretning, hvis man stadig har traditionel indstilling til arbejdsformer. Og man kan ikke bede om teamwork blandt medarbejderne, hvis de sidder i små celle-kontorer, sluttede Worthington. Soft factors in the office. Alexander Rieck, Diplomingeniør ved Frauenhofer Instituttet i Tyskland Vi ser nye fokusområder i virksomhederne. Vi har bevæget os fra mekanik, teknik og elektronik til mennesker, sundhed og hjerne. Og med computere, der kan mere og mere, men fylder mindre ændres kravene til bygningerne, forklarede Rieck. Vi har bevæget os fra arbejde, der var meget struktureret med faste arbejdstider og én arbejdsplads til at arbejde, hvor vi vil, når vi vil. Nu kan vi arbejde i toget på vej til arbejde med den bærbare computer. Det har mange fordele men er også en udfordring for ledelsen for det er blevet sværere at se og måle, hvad medarbejderne laver. IT skaber nye steder at arbejde Rieck skitserede, hvordan vores brug af IT har ændret sig de første pc er krævede meget viden at betjene, mens vi i dag har mere og mere brugervenlige værktøjer, computere der bare er der over det hele. 10

11 I ingeniørverdenen arbejder man allerede i virtuelle miljøer. Dermed opstår der et non-territorial workplace altså et sted, som ikke tilhører nogen bestemt. Det kan blandt andet bruges til at bringe ideer og mennesker sammen, hvilket især er en fordel i teams, der arbejder på tværs af lande, forklarede Rieck. Det er en udfordring for Facilities Management at skabe rammer, der matcher arbejdsstyrken. Man ved, at vi mennesker bliver mindre og mindre kreative med alderen, samtidig med at vi får mere og mere erfaring. Den europæiske arbejdsstyrke bliver ældre og ældre, og derfor er det nødvendigt at skabe et miljø, der kan stimulere ældre til at være kreative, påpegede Riecks. Soft factors en tilgang med mange dimensioner Når man vil øge sin succes ved hjælp af soft factors er der følgende tre faktorer at være opmærksomme på: For det første er der medarbejdernes individuelle niveau, der rummer personlighed, intelligens, kreativitet og gener. For det andet er der det, der motiverer, og her er blandt andet en god balance mellem arbejdsliv og fritid vigtig, da medarbejderne ellers brænder ud. For det tredje er der stemningen på kontoret: Her skal der være levende rammer og plads til kreativitet, forklarede Rieck. Man kan blandt andet påvirke kontorstemningen positivt ved at benytte harmoniske proportioner og det gyldne snit i indretningen. Derudover kan man påvirke luft og lugte i rummet, for erfaringen viser, at hvis et sted er rart at være, så bliver medarbejderne mere afslappede, arbejder længere og mere effektivt. Gode omgivelser giver flere hjerneceller Herefter gennemgik Rieck et videnskabeligt forsøg, der viser at mus, der er indespærrede i kedelige omgivelser har færre hjerneceller, end mus der bliver stimuleret. Så, hold hjernen igang, understregede Rieck. Det er uhyre vigtigt for en medarbejder at være en del af en attraktiv virksomhed. Man kan sørge for, at arbejdspladsen er attraktiv ved at tage hensyn til ergonomi, klima, lys, individualitet og så videre. Pointen er, at jo bedre folk har det, jo bedre performance og det giver resultater på bundlinjen. Du kan ikke være sikker på, at tingene forbedres, når du gennemfører ændringer. Men hvis du vil have tingene forbedret, er du nødt til at gennemføre ændringer, sluttede Rieck. New workplace design: Trend or strategic tool? Eva Bjerrum og Anne Bøgh Hansen, Forsker og forskningsassistent ved Alexandra Instituttet, Center for New Ways of Working Bjerrum og Hansen indledte deres oplæg med retoriske spørgsmål, som: Er det en arbejdsplads, eller er det en café? Er det en kontor eller en fabrik? Er dette en arbejdsplads eller et hjem? Er det arbejde eller adspredelse? I et forskningsprojekt har vi undersøgt både, hvad folk siger, de gør, og hvad de rent faktisk gør i deres kontorer. Vores undersøgelse viser, at der er forskellige klassiske fejl, når man vil indføre nye måder at arbejde på: For det første at fokusere mere på designet end på at der er rart at være. For det andet at 11

12 indføre absurde husregler fx de ti bud. For det tredje at introducere ændringerne som en beslutning frem for en proces. For det fjerde at ledelsen ofte ikke deltager i ændringerne, fortalte Bjerrum og Hansen. Opfattelsen af arbejde er en barriere Nogle steder er opfattelsen af arbejde en stor barriere for ændringer. En del medarbejdere opfatter deres arbejde som helt individuelt, som noget der kræver ro og koncentration. Og når man rykker ud i en åbent kontor med denne indstilling, volder det problemer. Med denne indstilling opfattes lyde som forstyrrelser, ikke som rigtigt arbejde. Vores undersøgelser i et dansk advokatfirma med denne indstilling til arbejde viste faktisk, at der i virksomheden var mange små og uformelle møder i løbet af dagen. Og at der var meget arbejdstid, medarbejderne ikke regnede for rigtigt arbejde for eksempel at arbejde hjemme om aftenen eller at sludre om en sag. Det pågældende advokatfirma havde intentioner om at arbejde mere à la New Ways of Working, men der var ikke skabt rammerne til det. De, der arbejdede i grupper, gjorde det på grund af sociale og personlige relationer, frem for faglige. Ydermere er der den barriere, at eget kontor er forbundet med magt og position. Hvis man har arbejdet sig op til at få eget hjørnekontor, er det ikke noget man bare opgiver, forklarede Bjerrum. New Ways of Working kræver de rette rammer Herefter omtalte Bjerrum et andet advokatfirma, hvor det var lykkedes at indføre den nye måde at arbeje på: Advokatfirmaet Osborne Clarke i Bristol havde samme intention som det danske advokatfirma, men havde en officeplan, der undersøtttede dette. Dette firma var indrettet med et bibliotek i midten, med plads til både uformelle og formelle relationer. For som de siger i firmaet Hvor åbne er åbne døre, når det kommer til stykket? Hér har de anerkendt forstyrrelser som en vigtig del af en projektleders arbejde. Det har vi også set i en dansk dot com-virksomhed, der har erkendt, at en åbent miljø var nødvendigt for virksomhedens innovative arbejde, sluttede Bjerrum og Hansen. Psychology of spaces soft factors for success. Margrit Lipczinsky, Ledelseskonsulent i Lipczinsky & Boerner, Konstanz i Sydtyskland Moderne kontorer passer ikke til moderne mennesker Passer moderne kontorer til fremtiden? Nej! Således indledte Lipczinsky sit oplæg, hvorefter hun pegede på, at de flydende grænser mellem privat- og arbejdsliv fordrer medarbejdere, der er dygtige til selv-ledelse. Efter rygskader er stress den arbejdsrelaterede sygdom, der rammer flest medarbejdere, de såkaldte arbejdsnomader. Derfor er der behov for at tænke på rum og steder med en holistisk tilgang, forklarede Lipczinsky og gennemgik fire statements, der er udgangspunkt for hendes tilgang til kontorindretning. For det første henvender planlægning og design sig til mennesker, der ikke findes i virkeligheden: Folk der altid er på toppen og har overskud. Almindelige mennesker overbebyrdes med informationer og nyheder om terrorisme, katastrofer og arbejdsløshed, og det giver stress. 12

13 For det andet ignoreres vores grundlæggende fysiske behov i moderne kontorindretning. Mange glemmer, at vores psyke er gammeldags. For eksempel længes vi efter tryghed, men glasvægge kan give os følelse af at være overvåget. For det tredje er det meste arkitektur og design egocentreret og fokuseret på, at arkitekten vil vinde priser. Man fascineres af teknisk formåen; huse der ser ud som om de svæver eller blot hviler på tynde søjler. Vi ser mange aggressive bygninger med truende indgange og skarpe kanter og hjørner. Nogle arkitekter skaber cool e atmosfærer, hvor mennesker egentlig er et forstyrrende element. Man tænker slet ikke på de mennesker, der skal opholde sig der. For det fjerde glemmer man ofte, at bygninger har personlighed de består Ikke bare af sten og stål: We create the building, and it creates us, fastslog Lipczinsky. Psychology of spaces påvirker ydeevne Vi kan forbedre medarbejdernes ydeevne ved at fjerne elementer, der ubevidst distraherer, stresser og påvirker dem. Det et vigtigt at kigge på personernes placering i rummet for eksempel kan det skabe utryghed at sidde med ryggen til døren. Glasvægge i mødelokaler er også distraherende, både for dem inde i lokalet og dem udenfor. Hvorfor putter vi egentlig folk i glasbure? spurgte Lipczinsky. Sørg for at skabe backing og sikkerhed for medarbejderne og så bliver der plads til kreativitet. Hav ikke urolige billeder med frygt og angst hængende. Vis mig dit kontor, og jeg skal fortælle dig, hvem du er, og hvad du frygter, sagde Lipczinsky. Feng shui kan gøre medarbejderne mere effektive Feng Shui bruges i en holistisk tilgang til kontorindretning, der handler om at skabe balance og tage hensyn til forskellige funktioner i forskellige rum. Og her tages netop hensyn til, at menneske og rum interagerer. Erfaringen viser, at rum bliver mere behagelige at opholde sig i, når man tilføjer organiske, bløde former sammen med planter, lys, musik og dufte. Det handler om at skabe et miljø, mennesker kan lide at arbejde i. Man behøver ikke at lave kontoret helt om, men kan krydre det med de nævne elementer. Tænk over hvordan rummene påvirker os dét fører til succes, sluttede Lipczinsky. Combining social life and physical space vision and experiences in the new headquarter of the Danish Broadcast Corporation. Christian S. Nissen, Generaldirektør i DR Hidtil har DR været spredt i København på ti forskellige adresser, men i 1999 blev det besluttet at samle hele organisationen i ét stærkt multimediefirma på internationalt niveau. Først tror man, det er at bygge en ny bygning men så finder man ud af, at det er meget mere. Man starter med betonen mange år før, man flytter, og udfordringen er at skabe et miljø, hvor bygning og medarbejdere kan påvirke hinanden positivt, indledte Christian S. Nissen. 13

14 Målet er åbne, attraktive og fleksible arbejdsområder Der er fire forskellige parametre, der spillede en rolle i udviklingen af DR-byen: For det første er der forholdet mellem individet og arbejdspladsen. Her er målet at skabe attraktive og åbne arbejdsområder, hvilket er en udfordring John Worthington introducerede for DR. Der skal være rum, der kan tilpasses forskellige funktioner og behov. Vi besluttede, at det nye byggeri skulle være så fleksibelt, at det i princippet kan sælges til en bank eller et forsikringsselskab om ti år. Ikke fordi vi forestiller os at flytte om ti år, men fordi vores branche vil have ændret sig mere, end vi kan forestille os i dag. Og vi er nødt til at bygge meget fleksibelt, for vi ved ikke, hvad den fagre nye verden vil bringe. Der skal være plads til både kunst og masseproduktion Det andet niveau, vi kigger på, er forholdet mellem firmaet og bygningen. Bygningen skal være robust og fleksibel og skal kunne rumme arbejdsformer, der spænder fra kunst til masseproduktion. Bygningen er på kvadratmeter, og budgettet er på 400 mio. Euro. Fra vil stedet være arbejdsplads for DR-medarbejdere. Den nye digitale infrastruktur betyder, at den nye bygning også vil sige en helt ny virksomhed, en helt ny måde at arbejde på, forklarede Nissen. Bygningen skal spille levende sammen med resten af kvarteret Det tredje niveau er samspillet mellem bygningen og det omgivende kvarter. Vi ville skabe et levende og livligt kvarter, som både er en attraktiv arbejdsplads og et dejligt sted at besøge. Der skal være plads til uformelle møder, og der skal være liv hele dagen. Jeg tog på research rundt i verden for at undersøge, hvordan man skaber nye, levende bydele. Jeg spurgte arkitekter: Hvad skal der til for at skabe liv i en ny bydel? Og svaret var: 300 år! Men da vi ikke kan vente i 300 år, har vi prøvet at skyde genvej til målet via forskellige professionelle netværk, ved at have mange besøgende og ved at planlægge 200 live musik- og underholdningsarrangementer om året inden for og uden for vores bygninger. Derudover skal områdets restauranter og caféer være åbne for alle der vil altså ikke være deciderede medarbejderkantiner, forklarede generaldirektøren. DR-byen skal være del af internationalt videncenter For det fjerde vil Ørestad Nord, hvor DR-byen ligger, være et internationalt videncenter. Det sker blandt andet via projektet Crossroads Copenhagen, der er et professionelt netværk af offentlige institutioner og private, internationale firmaer. Hér er fokus på kultur, medier og kommunikation. Dette store projekt betyder, at vi er nødt til at tænke i radikale ændringer af bygningsdrift. Så Facilities Management spiller en vigtig rolle i etableringen af DR-byen, sluttede Nissen. Mobile work and implications for the workplace. Bethany Davis, Director of Workplace Solutions, Facilities Manager, Nokia, Finland IT i forskellige former gør arbejdskraften meget mobil vi vælger hvor, hvornår og hvordan vi arbejder. Men selv om medarbejdere stort set kan arbejde, hvor det skal være, så har mange stadig et behov for den 14

15 fysiske arbejdsplads. Nokia arbejder med at skabe effektive miljøer, der øger fleksibiliteten, mindsker udgifterne og forbedrer medarbejdernes arbejde, så virksomheden forbliver mobil, indledte Davies. For mange medarbejdere er virksomheden en ramme for uformelle møder, og det bliver på den måde også et spørgsmål om ledelsesstil at connecte medarbejderne det er altså ikke kun et spørgsmål om teknologi, faciliteter og sikkerhed, understregede Davies. Tre grader af mobilitet I Nokia arbejder vi med tre grader af mobilitet blandt medarbejderne. Der er de helt mobile, der arbejder uden for virksomhedens område. Der er dem, vi kalder campus mobile, som er på virksomhedens område men sjældent på deres plads. Endelig er der de desk based, der sidder fast på en plads. Udfordringen består i at finde løsninger, der passer alle tre grupper. Vi kigger derfor både på individet og fællesrummet, ligesom vi løbende tilretter vores faciliteter, forklarede Davies. Facility Management skal skabe indbydende arbejdspladser Sådan som vi ser det, er det ikke kun en udfordring at ændre arbejdspladsen, men også at ændre selve arbejdet. Arbejdspladsens værdi består af videndeling og et personligt forhold til arbejdspladsen. Derfor skal arbejdspladsen være indbydende og uformel, og der skal være intelligente IT-værktøjer, der letter arbejdet for medarbejderne. For Nokia er arbejdspladsen også uden for bygningen men det vigtigste er, at arbejdspladsen er et sted, medarbejderne føler sig hjemme, hvor de må komme, men ikke skal opholde sig, sluttede Davies. Spørgsmål Det øger muligvis Nokias produktivitet, at folk kan arbejde mange steder uden for bygningen. Men hvordan kontrollerer man det arbejdsklima, der er udenfor? Svar Vi har forskellige retningslinjer og råd til, hvordan man arbejder eksempelvis hjemme og i lufthavne. Hvis man arbejder mere end halv tid hjemme, hjælper Nokia med ergonomiske løsninger. Det meste af det, der foregår uden for Nokia, er mellem steder det vil sige på caféer og i lufthavne, og her er sikkerheden selvfølgelig vigtig. New business dimensions in workplace design. Marcel Storms, Concept International, Holland Det grundlæggende er, at kontoret ikke opfattes som et mål i sig selv, men derimod som et ledelsesværktøj, indledte Storms. Derfor er det vigtigt at udvikle klare koncepter for fremtidens faciliteter og kunder, og det er afgørende, at organisationen bevæger sig med, når man vil arbejde på nye måder. Økonomisk gevinst ved nye måder at arbejde på Den nye, fleksible måde at arbejde på kan også bruges til at udnytte pladsen mere effektivt og reducere omkostninger. Vi har lavet en undersøgelse blandt 82 virksomhedsledere, der tilsammen leder mio. ansatte. De færreste arbejdede aktivt med New Ways of Working, men 70 % mente at de ville bruge kontoret som aktivt ledelsesværktøj i fremtiden, og 82 % mente, at de kan påvirke virksomhedskulturen derigennem, forklarede Storms. 15

16 Selv om man skaber åbne og fleksible miljøer, er det dog stadig essentielt at fastholde mindre teams og enheder, som medarbejderne føler sig tættere knyttet til, pointerede Storms og fortsatte: 57 % af virksomhedslederne mente, at der er en sammenhæng mellem arbejdsmiljøet og produktiviteten i organisationerne. Det betyder, at det også er meget vigtigt at være opmærksom på, hvilke arbejdsopgaver der er egnet til hjemmearbejde, og hvilke der bedst varetages på kontoret understregede Storm. Spørgsmål Er det et mål at skabe hjemmelignende miljø, der gør arbejdspladsen mere afslappende? Svar Min vigtigste pointe er, at kontoret bruges som statement, og at det giver resultater på bundlinjen at skabe rare rammer for medarbejderne. The interaction between office structures and organisational development. - a new approach for effective Change Management. Evelyne Balogh, Project Manager, Oesterreichishe Kontrolbank, Østrig I alle forandringsprocesser er kommunikationen afgørende, og derfor benytter jeg blandt andet semiotik, altså læren om tegn og deres betydning, til at oversætte ledelsens sprog til arkitekturens sprog, indledte Balogh og forklarede, at kommunikation bygger på en general, kulturel enighed om, hvordan budskaber skal afkodes. Det er øjnene der ser, der definerer om eksempelvis glasvægge er udtryk for åbenhed eller overvågning. I arkitekturen er der forskellige mønstre, som vi afkoder. Fx bør bygninger indrettes, så man ikke skal gå gennem private rum for at komme til de offentlige rum. Og der er bestemte mønstre for sociale, uformelle rum, som oftest befinder sig tæt på kaffemaskinen, uddybede Balogh. Arkitekturen og organisationen skal kommunikere Over for arkitekturens sprog står organisationens sprog. I de sidste 15 år har arbejdsformerne ændret sig til at være mere projektorienterede, ligesom IT, optimering og medarbejdernes personlige udvikling spiller en rolle. Med de nye ændringer er det vigtigt, at strategi, struktur og kultur følges ad og bliver bundet sammen via kommunikation. New Ways of Working er en langstrakt proces, som kan have langsigtet virkning på organisationen. Facilities Management skal tænkes ind fra starten Hvis Facilities Management integreres i organisationen fra starten, kan det bruges til at håndtere de såkaldte wicked problems altså de problemer, der ikke har en simpel løsning og bruges strategisk. Facilities Management kan skabe rum, der kan tilgodese teamwork og en holistisk tilgang, sluttede Balogh. 16

17 Presentation of the book: The work enviroment. Karen Mosbech, Arkitekt, leder af Afdelingen for Planlægning og Udvikling, Slots- og Ejendomsstyrelsen Min bog bygger ikke på videnskab, men på erfaring indledte Mosbech. Her er ingen færdige svar, da bogen er tænkt som inspirationskilde. Mit ønske er at skabe en fælles platform, hvor byggebranchen, rådgivere, organisationer kan mødes. Det er vigtigt at være opmærksom på, at de fysiske rammer påvirker virksomhedens mål. Man kan tænke på forholdet mellem organisationen og bygningen som et venskab. Begge vokser, og det er et forhold, der skal plejes i en vedvarende proces ellers risikerer de at vokse fra hinanden, forklarede Mosbech. Derudover vil jeg understrege, at det er måden, vi bruger en bygning på, der er vigtig. Og det er nemmere at flytte mennesker og deres indstilling, end det er at flytte vægge. Bygningen skal understøtte virksomhedens mål Virksomhederne går fra at kigge indad til at kigge udad. Den traditionelle organisation er afløst af netværk, og den hierarkiske struktur erstattes af en flad. Medarbejderne går fra at arbejde ét sted til at arbejde alle vegne, og omgangsformen er skiftet fra formel til uformel. Vi går fra enkeltstående bygninger til klynger. Ledelsen sidder ikke længere isoleret, men er synlig. Rummet var før ejet og ulige. Nu har alle adgang til de samme rum, som bruges til forskellige formål. Min erfaring viser, at der skal være en balance mellem organisation, arbejspladsen, viden og IT. Det betyder blandt andet, at man ikke kan bede medarbejdere arbejde i teams, hvis der ikke er faciliteter til det. Derudover er det afgørende, at folk føler ejerskab til området. Det er her, man skal starte, hvis man vil ændre noget, påpegede Mosbech. Rammer til videndeling Omgivelserne påvirker vores humør vores humør påvirker vores resultater. Man skal kun gå i gang med sådanne ændringer, hvis man virkelig vil og har opbakning, ellers går det galt. I min bog er forskellige analyseværktøjer, fx spacebudget, som kan være en hjælp i processen, fortalte Mosbech. Videndeling er en vanskelig proces. Folk vil ikke af med guldet, før de forstår, at det også har værdi at give viden videre. Det kan give stress, hvis man er den eneste i organisationen, der kan en given ting. Og så skal man huske, at de fysiske rammer ikke er hele løsningen på videndeling, men en del af det. Dog sker der helt sikkert ikke noget, hvis man ikke har rammerne til det, sluttede Mosbech. 17

18 Managerial aspects of acoustic improvement in offices. The experience of a major French company. Oliver Wiel og Bjørn Berthelsen, Saint-Gobin Ecophon SA, Danmark og Frankrig I en ny, stor hollandsk undersøgelse, der evaluerer innovative arbejdsmiljøer, fremgår det, at nye arbejdsmiljøer er både bedre, venligere og billigere end traditionelle arbejdsmiljøer. Fordelene er blandt andet mere kommunikation blandt kolleger, indledte Berthelsen og fortsatte: Men der er også negative sider ved de nye kontormiljøer: Der er problemer med indeklima, lyd og koncentration. Det betyder altså, at akustikken på kontoret er vigtig. Den påvirker sundhed, komfort og medarbejdernes præstation, fastslog Berthelsen. Tag stilling til støj Det er vigtigt at udnytte alle organisationens muligheder og eliminere risici, når man planlægger kontorer. Der er altid en form for risiko ved at bygge nyt, da man aldrig helt ved, hvad man får men der er også mange muligheder. Derfor skal man være opmærksom på følgende udfordringer: For det første skal man stræbe efter at optimere mulighederne for at dele viden og kommunikere. For det andet skal man minimere sine risici; det vil blandt andet sige at undgå forstyrrelser. For det tredje skal man huske, at medarbejderne både påvirkes individuelt og kollektivt, og man skal finde den rette balance mellem disse to niveauer. Et bedre indeklima hvad angår støj skal ske gennem både fysisk lyddæmpning og medarbejdernes adfærd. Der skal altså være samtalerum, for de der skal tale sammen længere tid, og folk skal vænne sig til ikke at råbe på tværs af rummet osv., påpegede Berthelsen. Shell i Paris, et eksempel Efter at have været spredt på mange adresser flyttede Shell til én samlet lokalitet i en ny bygning. Shell er jo en stor international virksomhed med en stærk virksomhedspolitik. Og deres nye lokalitet var overordnet et vellykket projekt, selv om det viste sig, at de fik problemer med akustikken, forklarede Wiel. Herefter gennemgik Wiel fire beslutninger, Shell havde taget for det nye kontor: For det første skulle alle sidde i åbent rum. For det andet skulle der være vægt på ergonomi og komfort. For det tredje skulle medarbejderne involveres aktivt i hele processen. Og for det fjerde ville de benytte markedets bedste teknologi og dermed gøre medarbejderne endnu mere fleksible, ja mere fleksible end bygningen. Medarbejderne eneste klage over den nye lokalitet var akustikken for mange hårde overflader gav meget støj. Derfor blev der installeret forskellige lydabsorberende elementer, samtidig med at folk skulle lære at forstå, at man ikke kan få absolut ro i et åbent kontormiljø. Konklusion: Konkretiser god akustik Vores konklusion er, at det ikke er nok med gode intentioner. Og at man er nødt til at konkretisere, hvad god akustik er så man kan få den bedste løsning, sluttede Berthelsen og Wiel. 18

19 The competent choice. Kasper Danielsen, Arkitekt, indehaver af Advice Group Det er svært at være kunde i dag, og verden ændrer sig hurtigt. Derfor besluttede vi hos Advice Group at udtænke nogle værktøjer, der kunne hjælpe vores kunder til at træffe kvalificerede beslutninger vedrørende byggeri, indledte Danielsen. I dag ser vi helt nye måder at få informationer på, og i de kommende år vil information og IT stige eksplosivt. Og det betyder ændringer i firmaer, ledelse og videndeling. Imidlertid står de fleste bygninger i mindst 100 år, og man lejer ofte en lokalitet for mindst 10 år hvordan tilpasser man dette faktum med udfordringerne i udviklingen? spurgte Danielsen. Der er opstået et stort behov for branding, image og skræddersyede løsninger men hvad er skræddersyet om 10 år? Og hvordan forestiller vi os samarbejde i fremtiden? Svaret på disse spørgsmål er ofte fleksibilitet. Men hvad er fleksibilitet? At man kan flytte rundt på møblerne? Open space er fleksibelt og godt til meget men det er ikke løsningen på alle problemer. Derfor er vores mål at hjælpe vores kunder til at blive mere præcise i definition af deres behov og opfattelsen af arbejde, som i dag ikke kun foregår ved skrivebordet, forklarede Danielsen. Forandringer er processer, vi bevæger os konstant Herefter gennemgik oplægsholderen de forskellige værktøjer, virksomheden har udviklet til at rådgive kunder med. Vi foreslår vores kunder, at vi en gang om året kigger på organisationen og dens behov. For der er mange der glemmer, at byggeri, ombygning og så videre er en proces. Vi prøver at forklare det med det, vi kalder procestoget. Vi er ombord, og vi bevæger os hele tiden. Og så skal man huske, at alle forandringer påvirker hinanden som tandhjul så man kan ikke nøjes med kun at ændre for eksempel de fysiske rum. Advice Group benytter tre dynamiske værktøjer, når kundernes behov skal afklares: For det første analyserer vi relationerne mellem medarbejderne. For det andet analyserer vi space and place. I gamle dage regnede man i antal kvadratmeter pr. person i dag skal vi have præcise beskrivelser af, hvilke typer kvadratmeter, der skal bruges til hvad. Og endelig analyserer vi de forskellige funktioner i bygningen, sagde Danielsen. Fiskemarked og fødevaredirektorat Et godt eksempel på et fleksibelt rum er Campo dei Fiori i Rom her er fiskemarked tidligt om morgenen og derefter blomstermarked. Senere åbner restauranterne, og der færdes forskellige mennesker i løbet af hele dagen. I Direktoratet for Fødevarer har vi prøvet at bygge en bygning om med samme tankegang; her er nu to fontæner og open space, hvor folk sidder i små grupper, forklarede Danielsen, inden han sluttede: Alt dette er egentlig slet ikke nyt. Det handler om at finde den rette balance mellem æstetik og praktiske løsninger. 19

20 Spørgsmål Hvordan skal alt det innovative gribes an? Svar Man skal starte lidt forsigtigt, så man er sikker på at få hele organisationen med. Og så skal man huske at de, der sidder i open space, har brug for orden og struktur. Translating corporate values to the physical environment using the corporate brand and culture in architecture and design. Steen Enrico Andersen, Arkitekt, direktør i PLH Arkitekter Udfordringen i vores arbejde er at oversætte virksomhedernes brand og værdier til det, vi kalder brand expressions. Nøglen til succes består i at få brand og værdier til at spille sammen, indledte Andersen. De virksomheder, det endnu ikke fungerer i, er dem, der ikke har taget skridtet fuldt ud, forklarede Andersen og viste en slide med et stopfyldt, rodet cellekontor. Hér er et eksempel på, at virksomheden signalerer byg din egen jungle i en virksomhed, hvor de ydre rammer faktisk er moderne og tidssvarende. The Beach hos Deloitte Et sted, hvor det er lykkes at få brand, værdier og miljø til at spille godt sammen, er i Deloittes kontor i København. Her er indrettet et område, vi kalder The Beach, hvor der er plads til mange forskellige aktiviteter på én gang. Man kan slappe lidt af, man kan arbejde alene eller sammen med andre. Stedet er meget fleksibelt, og man kan arbejde trådløst over det hele og medarbejderne er uhyre tilfredse: På en skala fra 1 til 5, har de givet karakteren 4,8, bemærkede Andersen. Det overordnede budskab var således, at hvis det lykkes at integrere brand og virksomhedskultur i miljøet, opnår man støtte fra medarbejderne. Spørgsmål I antager at alle virksomheder har corporate values men det er jo stadig ikke alle organisationer, der er bevidste om deres værdier. Eller også siger deres hjemmeside, at de har nogle værdier, som ikke fungerer i virkeligheden. Hvad skal disse virksomheder udtrykke med deres miljø? Svar Vores erfaring er, at de fleste prøver at formulere og arbejde med deres værdier, da det har stor betydning internt. I nogle virksomheder er vi meget involveret i deres identificering af værdier, og det synes vi er meget spændende. Spørgsmål Det lyder dejligt med The Beach men hvad hvis man har en dum chef, der overvåger en? Svar 20