Agenda / Follow up / Beslutninger

Transkript

1 Møde 10. december 201 GVI Opdateret 10. december 201 Tilstede Jesper Sørensen Rene Jensen Jackie Nissen Thomas Willer Ulrik Nissen Ulrik Borch Fraværende Thomas G Nielsen Steen Bormann Grund Ordinært møde - 1 -

2 Agenda / Follow up / Beslutninger Dato/nr Emne Ansv arlig Beskrivelse/ Beslutningers 1. Valg af referent. TGN TGN og Ulrik står for referat og for fremsendelse til bestyrelsen. Det tilstræbes at referat fremsendes senest -8 dage efter afholdt bestyrelsesmøde. Dead line Grundet travlhed er dette ikke overholdt denne gang. Thomas Willer lægger på hjemmeside 2. Fordeling af poster/arbejdsopgav e til de 8 bestyrelses medlemmer. Samt kontakt info. Jesper Sørensen Steen Bormann Jesper Sørensen: Formand Møde med kommune Dame fodbold Støtte til anlægsformand Støtte til ungsdomsformand Kommercielle team Økonomi De enkelte beskrivelser på hver enkelt bestyrelse medlem vil løbende blive opdateret. Rene Jensen Steen Bormann: Jackie Nissen Ulrik Borch Næstformand Sponsorer Thomas Willer Rene Jensen: Ulrik Nissen Thomas G. Nielsen Kasser 2 division 2 Senior Jackie Nissen: Børne og Ungdomsfodbold Kamp klar Dommer klubben Indmeldelse og udmeldelse Ulrik Borch: Anlæg og cafeen Dialog med Kommune Thomas Willer Web side Sekunda hold - 2 -

3 Kommercielt team Ulrik Nissen Kommunikation Sponsorater Marketing / Branding WEB / hjemmeside Thomas G. Nielsen Strategi, Vision Struktur Værdier og Værdisæt Handlingsplan Gennemgang af Vedtægter Workshop Sparring og højre hånd for formanden 3. Strategi og visioner for denne bestyrelse og det vi skal kendes på.. Opfølgningspunkter A/ Lukkede hold i GVI B/ Fyrværkeri 201 C/ Profil avis. D/ Gennemgang af 2.div/2.senior E/ Gennemgang af hjemmesideprojekt F/ Gennemgang af ungdomsarbejdet G/ Sponsorer TGN TGN oppdaterer dette punkt Alle dokumenter ligger på GVI hjemmeside og opdateres løbende. Strategiske prioriteter er opdateret pr. 1. oktober 201 Ad A: Gennemgang af øvrige seniorhold ved TW Der blev gennemgået for vores lukkede seniorhold og oldboys, veteraner og masters. Konklusionen blev at det ikke har været et godt forår for vores seniorhold, vi har været ramt af alt for mange karantæne domme samt kampe hvor vi ikke har kunne stille hold, og hold der er blevet trukket midt i turneringen. Det er ikke noget vi som Bestyrelse og klub kan leve med, da det er med til at skade det omdømme vi gerne vil have. En stor del af problematikken er den store del af lukkede hold som vi har, det giver ikke nogen fleksibilitet på nogle af holdene. Derfor er der blevet spillet med spillere som har haft karantæne og andre spillere der ikke er spille berettiget. Der skal derfor åbnes op på nogle af de lukkede - 3 -

4 H/ Anlæg m.m. hold, samt indskærpes overfor holdene hvad for værdier man repræsentere når man spiller i GVI. Det skal derud over sikres at alle holdene kender til brugen af kampklar, der skal muligvis indføres en GVI bøde ifølge med den vi får af KBU, når der ikke er styr på tingene. TW kommer således med et sæt spilleregler for hvad det vil sige at have et hold i GVI, samt et økonomisk overblik for hvad det koster at starte et lukket hold. Det er startet et nyt lukket hold og det fungere fint Ad B: / Fyrværkeri 201 Jesper og Thomas Salget opstartes fra den 27. december til og med den 31. december. Endvidere opstartes en test af salg på GVI hjemmeside fra den 20. decmeber til den 26. decmeber. Der tilbydes 10% rabat på web, dette for at teste presalg. TGN står for den praktiske del med at finde frivillige og lave en vagtplan. Som udgangspunkt er der altid et bestyrelsesmedlem på vagt i perioden. Ellers kører alle de aktiviteter som er sat i gang. Ad C: Profil avis. Ulrik Nissen og Steen Version 3 der udkommer i trykt version i foråret overblik over hvilke artikler der skal indgå skal er igangsat og der afholdes redaktions møde i januar 2015 Ad D: Gennemgang af 2.div/2.senior - RN RJ har informeret at der er holdt samtaler med samtlige spillere og trænere i 1. Senior truppen med henblik på næste sæson. Der er også lavet en aftale med en ny træner til vores 2.senior, hans vigtigste opgave bliver at bygge bro mellem vores 1. Senior og vores bedste ungdomsspillere. Der vi derfor blive iværksat flere tiltag der skal bringe holdene tættere på hinanden, samt tage hånd om vores bedste U19 spillere. Bestyrelsen arbejder på at finde en løsning på muligheden for sæsonkort og trænerkort som kan bruges til indgang til divisionskampe. - -

5 TV fra vores hjemmekampe. Der har været vist to kampe og vi er blevet lovet en kamp mere før at bestyrelsen træffer beslutning om vi ønsker at fortsætte. Ad E: Gennemgang af hjemmesideprojekt ved UN og TW. Der mangler pt. ressourcer - en web master der kan redigerer m.m. Der kommer en ny platform fra DBU vi kommer til at forholde os til Der arbejdes på en del sponsorater Fyrværkeri tager en masse tid og der udsendes info til alle medlemmer m.m. Mailingsliste til alle medlemmer Fodbold skoler sælges via GVI shop i 2015 TGN er tovholder på mulighed for at indmelde sig direkte på hjemmesiden med PBS. TGN har fremsendt oplæg til bestyrelsen og der mangler umiddelbart feedback og implementering. Der er lagt en midlertidig version på sitet, men vi mangler den endelige elektroniske version. Ad F: Gennemgang af ungdomsarbejdet ved JN. Der er problemer med at der bliver afregnet for trænernes udlæg og løn. Herunder diverse betaling af stævner. Footsal skal undersøges som alternativ Skal der kræves ekstra for talent træning m.m. Kunne der laves en træningsweekend hvor der laves særskilt betaling. Arbejdet med den BLÅ TRÅD i vores børne og ungdomsfodbold er færdig og implementeres blandt trænerne og der afholdes træner aften hvor bl.a. den Blå tråd præsenteres

6 Ad G: Gennemgang af sponsor udvalgsarbejdet ved SB og UN. Der arbejdes med avis annoncerne og på at sælge trøje sponsorer til vores 1. Senior og bande reklamer. Der bliver også i sponsorudvalget arbejdet på at finde lidt større sponsorere til nogle nye events og arrangementer, noget vi glæder og til at arbejde videre med i efteråret. Ad H: Gennemgang af anlægsudvalget ved JS Hegn og indgangsparti forventes færdig til sæson start 2015 Hegn ved kunsten er pillet ned grundet 2 division kampe og er desværre blevet ødelagt og skal reetableres Forvalter der følges løbende op på de forskellige opgaver der er i funktion beskrivelsen. Generelt er der flere klager over rengøring i klubhuset Anlægsbudget er blevet brugt og de sidste 50 tkk på er brugt reparation af lysanlæg Bestyrelsen forsøger via kommunen at få skiftet lysanlæg til LED pærer, hvilket vil give besparelser på forbrug og vedligehold Der vil blive ryddet sne på kunsten en gang om ugen dette foretages af kommunen UB har inden mødet informeret om at Gentofte Kommune overvejer om der er økonomi til at anlægge en kunstbane mere i GVI, der kan endnu ikke siges noget om hvornår, men blot at det har været stort ønske for klubben side, for at kunne tilbyde alle vores medlemmer ordentlige træningsforhold i vinter månederne. Senest melding er at kunstbane er medtaget i budget for På den nuværende kunstbane undersøges pt. muligheden for at få repareret de lunker som er opstået herunder muligheden for at få dette lavet - 6 -

7 under garantien. Ulrik B har denne opgave. Fjernvarme i slutningen af December er det planen at der skal etableres fjernvarme i GVI. Bestyrelsen forudse en række problemer med adgang til klubben og vil derfor orientere beboer omkring dette via GVI hjemmeside. Græsslåmaskine der er brugt forholdsvis mange penge reparationer og maskinen trænger til et hovedeftersyn og dette påregnes gennemført primo 2015 Låsesystem i GVI: der har i bestyrelsen længe været et ønske om at få opgraderet vort låsesystem i klubben. Men der har pt. ikke været økonomi til dette. Der undersøges løbende mulighed for at finde en løsning eller en delløsning på de mest nødvendige adgangsveje. Støtterne Der er indgået en god aftale med Støtterne i forbindelse med lanceringen af GVI WebShop og Støtterne kan sælge alt hvad GVI har i sortiment 5. Økonomi v/ rene Budget skal overholdes for de enkelte afdelinger Store omkostninger til træner pakker (100 stk.) og rekvisitter og bolde m.m. giver et stort engangsbeløb der igen gør vi er tilbagevisende med betalinger af træner lønninger grundet manglende cashflow Rene laver en økonomisk oversigt og fremsender til alle i bestyrelsen Fra januar 2015 til og med marts 2015 er det aftalt at alle i bestyrelsen sørger for at der ikke igangsættes tiltag eller indkøbes noget uden det er aftalt med bestyrelsen Der er pt. udeståender på enkelte sponsorater. Vi er gået fra til i ubetalte kontingenter Rene - 7 -

8 Diverse økonomi: RJ fremlagde dd regnskab til bestyrelses medlemmerne, alle bestyrelses medlemmerne har fået et budget med deres poster fremhævet. RJ venter stadig på en fuldt opdateret hovedbog fra Gentofte Kommune ang vores anlægs forbrug. UB følger op på at vi får dem løbende. Økonomien blev gennemgået, og vores budget ser ud til at holde. Vi er dog stadig ramt af en dårlig egenkapital / likviditet, og at der stadig er medlemmer der ikke er tilmeldt Nets. TGN og Tusse har fat på Nets delen Økonomien er på vej på ret køl, men der skal fortsat holdes et godt øje til udgifterne og der har været enkelte bemærkninger fra vores Revisor Overordnet Budget 201 er som aftalt på generalforsamling til rådighed for en gennemgang af et bestyrelsesmedlem 6. Hvordan inddrager vi ekspertise udefra. 7.evt 1. Overblik over GVI nøgler 2. Alle GVI betalinger skal køre via BS eller faktura gebyr på DKK. 50,- Kristian Boye Henriksen er tilknyttet som kommunikations ekspert og chefredaktør på Profilavis, samt andet løbende branding Daniel Bundgaard er tilknyttet til at uddanne trænere i GVI og medansvarlig på GVI s Blå tråd Ad 1: Vi skal have inddraget alle H nøgler, der passer til kontoret. Steen laver oversigt over hvilken nøgler der passer hvor og hvem der har hvad. Sat på hold og afventer evt. nyt låsesystem Ad 2: Projekt kører (Rene, Jakkie og TGN). Oprettelses gebyr på DKK. 250 mangler afklaring - 8 -

9 Bordet rundt: ( ) Jesper Der er planer for en ny kunstbane i Ulrik B Jackie Fodbold GFO / Lektiecafe der sendes oplæg til bestyrelsen Vi mangler til tider trænere (Primært bredden) og vi skal have gjort mere for at få aktiveret forældre m.m.. Action Jackie, Jesper og Rene Rene Medhjælper til Sune (Omklædningsrum) i weekenden Steen Ulrik Nissen: Willer Skal der være Optakt og nedtakt til hver kamp Der skal gives adgang til børnetrænere Thomas Hvad gør vi med Cafeen og de mange kunder på enkelte dage Vi skal have iphones klar til nytårssalg og andre arrangementer GVI strategiske prioriteter følges og mange er fint på vej. Opdateret version lægges på GVI hjemmeside - 9 -